商業施設（ショッピングセンター）における入退館管理システムとは、施設に出入りする人を管理するシステムです。

多くの来訪者や従業員を効率的かつ安全に管理するには、手作業や目視による入館処理だけではなく、入退館管理システムを導入することが推奨されます。

そこで本記事では、入退館管理システムの必要性や導入するメリット、認証技術について解説します。入退館管理ができるおすすめのアプリも紹介するので参考にしてください。

入退館管理システムとは

入退館管理システムとは、商業施設における人々の出入りを制御・管理・記録するシステムです。

ICカードや暗証番号、生体認証などの豊富な技術が活用されており、出入りする個人を識別できます。また、所属や役職などのさまざまな属性から、扉の開閉やロックなどの制御をすることも可能です。

入退館管理システムは大型ビルやオフィスのほか、ショッピングセンター、店舗など多くの場所で利用されています。近年では、クラウド型の入退館管理システムや人事労務関連と連携できるシステムも普及し、活用の幅が広がっています。

商業施設（ショッピングセンター）で入退館管理が必要な理由

商業施設において入退館管理が必要な理由は、主に不審者の入館を防ぐためや、出入りした人の記録を残すためです。

不審者の入館を防ぐため

商業施設で不審者の入館を防ぐためには、徹底した入退館管理が欠かせません。商業施設には不特定多数の人が頻繁に出入りしているため、関係者を装った不審者が侵入する可能性も考えられます。

しかし、入退館管理システムを導入すれば、部外者の侵入防止に効果的な対策を取ることができます。たとえば暗証番号や生体認証などによる入退館管理だけでなく、ICカードリーダーの利用状況の監視など、さまざまなシステムを活用することで商業施設内のセキュリティを確保できます。

いつ・どこに・だれが入館したかという記録を残すため

商業施設において、いつ・どこに・だれが入館したかという記録を残すことは重要です。施設に多数の人が出入りしている中で、万が一の事故が発生した場合には、迅速な対応が求められるためです。

入退館管理を行い入館した人物や時間を記録することで、事故発生時に滞在人数や関係者を把握するための重要な資料になります。そのほか、従業員の出勤・退勤時間の確認や不審者の特定をする際にも、入退館の記録は役立ちます。

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商業施設（ショッピングセンター）で入退館管理システムを導入するメリットとは

商業施設で入退館管理システムを導入するメリットには、セキュリティの強化や機密情報の管理ができることが挙げられます。また、関係者の入退館状況が把握できる点や、入退館管理業務の効率化につながることもシステム導入のメリットです。

セキュリティの強化につながる

入退館管理システムを導入し、ICカードや生体認証技術を使用することで、不正な出入りを防止することができ、セキュリティの強化につながります。

さらに入退館管理システムを活用することで、特定の場所への出入り制限や、部外者の侵入防止なども容易にできるようになります。たとえば、一部の施設やエリアにおいて従業員のみが入れるようにしたり、指定時間内のみ入館できるようにしたりといった制限をかけることも可能です。

また、システムによってはタイムスケジュールによる管理や在室管理、遠隔監視など、多彩なセキュリティ機能を備えているものもあります。

これらのように入退館管理システムを利用することによって、不正な侵入などのリスクを軽減し、安全な環境を維持することができるのです。

関係者の入退館状況が把握できる

商業施設に入退館管理システムを導入することで、関係者の入退館状況が把握できます。入退館管理システムは、誰がいつ該当箇所へ入退館したのかを記録するものです。

関係者の入退館状況が把握できることは、セキュリティ面で重要なだけではなく、従業員の労務管理を行う上でもメリットがあります。従業員の勤怠管理や労働時間の把握、勤務時間外の不正な出入りの防止などに役立ちます。

入退館管理業務の効率化につながる

入退館管理システムを導入することで、手作業による入退館管理業務を削減できます。例えば、名簿を使った入退館管理の業務をシステムで自動化することが挙げられます。

また、手間を削減するだけではなく、入退館手続きの時間を短縮できます。具体的には、ICカードや生体認証などによる入退館管理システムを導入することで、手続きをスムーズに行うことができます。

このように、入退館管理システムを導入することで、手作業の削減や時間の短縮が可能です。

機密情報の管理対策ができる

入退館管理システムを導入することで、誰がどの部屋に出入りしたかを把握することができ、これにより、機密情報の漏洩を防ぎやすくなります。

また、入退館管理システムではゾーンセキュリティを強化できます。ゾーンセキュリティとは、役員や幹部・マネージャーなど、特定の人の出入りしか許可しないといったセキュリティ方法です。機密情報を多く取り扱う企業や、技術開発・研究などを行う企業にとっては、特に有効です。

入退館管理システムで用いられる主な認証技術

入退館管理システムで用いられる技術としては、主にテンキー認証やICカード認証のほか、バイオメトリクス認証やスマートフォン認証が挙げられます。

テンキー認証

テンキー認証は、事前に設定した番号を入力することで扉を解錠する方法です。比較的簡単に設置でき、導入・運用コストを抑えられる点がテンキー認証のメリットです。また、認証のためのカードやデバイスを持ち歩く必要がなく、手軽に使える点や紛失しない点も、来訪者や従業員にとっては使いやすいポイントとなります。

ただし、あくまでも入退館を制御するためのものであり、従業員の入退館状況などは記録できません。そのため、テンキー認証単体ではセキュリティレベルはそれほど高くないといえるでしょう。

テンキー認証は小規模な施設や、高いセキュリティレベルを求めていない場所での利用が適しています。また導入コストが低いため、予算の制約がある場合にも利用しやすい選択肢となります。具体的には、オフィスビル内の各フロアやセクションにテンキー認証を導入し、入館を制御するといった方法があります。特定の部署や担当者のみが該当エリアに入ることが可能となる管理方法です。

ICカード認証

ICカード認証は、ICチップが入ったカードや入館証をかざすことで入り口が解錠される方法です。ICカードを利用した入退館管理システムは、人の出入りが記録に残るため、何らかのトラブルが発生した際に入館者を特定できます。そのため、セキュリティ対策として非常に有効であり、出入りに制限を設けたい場所での利用や入館許可がない人の侵入を防ぐ目的などで利用される企業が多いです。

ICカード認証のメリットとしては、生体認証のような指紋登録などの作業が不要な点が挙げられます。カードを受け取った従業員は、すぐに入退館手続きが可能となります。

一方、ICカードそのものを破損・紛失する恐れもあります。また盗難された際には、盗難やカードのコピーにより、不正に入館されるリスクもゼロではありません。

ただし生体認証よりも導入が比較的簡単でコストも抑えやすくなっています。ICカード認証は最も主流な認証方法のひとつであり、セキュリティ性が高く、利用しやすい点がメリットです。

バイオメトリクス認証

バイオメトリクス認証は、指紋や静脈、網膜、顔、声などの人間の身体的特徴の情報を用いた解錠方法で、生体認証とも呼ばれています。身体的特徴は個々人によって違うため、なりすましのリスクが低く、セキュリティレベルや安全性が高いと言われています。

指や顔をスキャンするだけで認証が完了するため、入退館が非常にスムーズにできます。従業員や外来者にとってストレスの少ない認証方式というだけでなく、企業側も入館処理を行う手間がかかりません。また、本人の指紋や顔などを使うため、ICカードやスマートフォンを使った認証方式と異なり、紛失や盗難のリスクが低いというメリットがあります。

ただし、導入コストが比較的高い点はデメリットになると言えます。

スマートフォン認証

スマートフォン認証は、スマートフォンに搭載された認証機能を利用するものです。スマートフォン認証のメリットとしては、ICカードなどの物理的なカードを発行する必要がないことや、指紋認証や顔認証に比べて導入コストが低いことが挙げられます。

ただしスマートフォン自体を紛失したり盗難されたりした場合には、認証が不可能になるといったリスクがあります。

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商業施設での「はたLuck®」の活用事例

この章では、実際の商業施設において「はたLuck®」を活用している事例を紹介します。

株式会社ダイドーフォワード

『アプリひとつでここまで解決できる！アナログな企業にこそ試してほしいSC運営の業務効率化』

神奈川県小田原市でエリア最大級のショッピングモール「ダイナシティ」を運営する、株式会社ダイドーフォワード。約2,000名に及ぶテナントスタッフの入退館管理や連絡業務を効率化し、よりテナントに寄り添った運営サポートを実現するため「はた Luck®」の導入を決定されました。

導入事例(ダイドーフォワード)をダウンロードする

株式会社横浜岡田屋

『デジタルツールで業務効率化に成功。館を支えてくれるテナントさんの働きやすい環境づくりも実現』

横浜岡田屋は、神奈川県内で都市型ショッピングセンター「MORE’S（モアーズ）」を運営しています。少人数による、より効率的な施設運営を実現するために、デジタルツールの導入を検討されていました。他のツールもあるなかで「はたLuck®︎」を選んだ理由や導入経緯、その後の変化について聞いています。

導入事例(横浜岡田屋)をダウンロードする

入退館管理システムを導入するなら、「はたLuck®︎」がおすすめ

前の章では、スマートフォン認証やIC カード認証などを紹介しましたが、入退館管理システムを導入するなら「はたLuck®」がおすすめです。

入退館管理を「はたLuck®」でデジタル化することによって、セキュリティレベルの向上や業務の効率化が目指せます。

【商業施設・SC向け】はたLuckサービス概要資料、導入事例集

デジタル従業員証・入退館管理や、全従業員向けに一括配信が可能なお知らせ機能など、商業施設運営の業務効率化につながる機能をご用意しています。導入事例集も一緒にダウンロードが可能です。

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入退館管理のデジタル化でセキュリティレベルの向上が期待できる

「はたLuck®」にはアプリ上で入館証を発行できる機能があり、入退館管理をデジタルで行えます。アナログの入退館管理と比べると、なりすましによる入館を防ぎやすく、セキュリティレベルの向上が期待できる点が特徴です。

さらに、アプリの管理は施設管理者が行うことができるので、退職した従業員のアカウントをすぐに削除することも可能です。入館証を回収できなくなるといったリスクもありません。

紙やカード式従業員証の発行作業、従業員の棚卸し業務が効率化できる

「はたLuck®」ではデジタル入館証を発行できます。紙の入館証をデジタル化することで、入館証の発行・管理の効率化、入館手続きの簡素化、人員削減、人的ミスの削減などのメリットがあります。

従業員証の発行・管理の効率化

「はたLuck®」で入館証をデジタル化することによって、紙やカード式の従業員証の発行作業を行う必要がなくなります。入館証の管理や棚卸しなどの手間を削減でき、業務の効率化ができる点が特徴です。

特に従業員数の多い企業では、入館証の管理・発行に多くの工数がかかるため、デジタル化できる点は大きなメリットといえるでしょう。

入館手続きの簡略化

さらに、デジタル化することで簡略化できるのは入館証の発行・管理だけではありません。入館する際の手続きも、手作業よりデジタルの方が簡略化できます。

アナログの場合は警備員が目視で入館証をチェックしますが、「はたLuck®」のデジタル入館証ならQRコードを読み取るだけでよく、目視確認は必要ありません。

出入り口に用意された端末に、従業員が自ら読み込ませるだけで入退館の処理が可能です。人員を削減できる以外にも、アナログの場合に起こりがちな人的ミスをなくすこともできます。

これらのメリットにより、業務の効率化が図られ、スムーズな施設運営が実現します。

「はたLuck®︎」で商業施設のDX化を進めよう

商業施設には不特定多数の人が出入りしているため、不審者の入館を防ぐためにも入退館管理は重要です。また従業員の勤怠管理を行う上でも、入退館の記録は役に立つでしょう。

「はたLuck®」なら、デジタル入館証を発行できる上に、外来作業者の入退館管理もデジタルで行えます。物理的なカードの発行や管理などの手間が削減でき、業務の効率化につながることも期待できます。

商業施設の入退館管理を効率化したいと考えている場合は、ぜひ「はたLuck®」の導入を検討してみてください。

【商業施設・SC向け】はたLuckサービス概要資料、導入事例集

デジタル従業員証・入退館管理や、全従業員向けに一括配信が可能なお知らせ機能など、商業施設運営の業務効率化につながる機能をご用意しています。導入事例集も一緒にダウンロードが可能です。

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しかし実際の現場では、入館証を紛失するケースも少なくありません。そこで本記事では、入館証の管理における注意点や紛失のリスク・要因、 紛失を防止するために有効な対策などを解説します。

紛失を高確率で防げる方法やおすすめのツールも紹介するので参考にしてください。

入館証とは

入館証とは、特定の建物に入る際に身分を表す証明書のことで、会社の場合は社員証とも呼ばれます。カード型である場合が多く、 ICカードやプラスチックカードなどの種類があります。

入館証の発行や管理における注意点

入館証の発行や管理においては、注意しなければいけない点があります。たとえばカード発行の手間やコストがかかるほか、入館証の紛失や未回収などのリスクが考えられます。

入館証発行の手間やコストがかかる

入館証・社員証のカードは、社員が入社する度に発行しなければなりません。特に商業施設などアルバイト・パートが多く働く業態では入れ替わりが多く、入館証の発行にかかる手間やコストも大きなものになります。

ただしコストを抑える方法もあり、小型のシールプリンターなどで表面のシールを印刷する方法がそのひとつです。シールをプラスチックカードなどの表面に貼り付けることで入館証として使えます。

入館証を紛失するリスクがある

入館証の管理において、もっとも大きな注意点ともいえるのは、入館証を紛失するリスクがあることです。物理的にカードがなくなる損害だけではなく、紛失によって考えられる、さらなるリスクがあります。

入館証の紛失によるリスク

入館証を紛失することによるリスクは、個人情報の流出や建物への侵入などのセキュリティリスク、企業イメージの低下などが挙げられます。入館証には名前や顔写真が載っている他、会社名なども記載されています。紛失すると、その入館証を拾った人には、そうした名前や顔写真などが伝わってしまうでしょう。

また入館証を目視することで建物への立ち入りを許可している場合、なりすましによって建物へ入られる可能性もあり、セキュリティ面で不安があります。

入館証の紛失は、なくした本人にリスクがあるだけではなく、企業として信用を失うことにもなりかねません。紛失した本人以外の個人情報も流出するのではないかと疑惑の目を向けられたり、ずさんな管理体制に対して信用を失ったりするリスクがあります。

ここからは、入館証を紛失してしまう要因についても、見ていきましょう。

入館証を紛失する要因

入館証を紛失する状況として多く挙げられるのは、カードホルダーから抜け落ちてしまったり、カバンから入館証が出てしまったりといった状況です。たとえばカードホルダーが破損していて、隙間から入館証が落ちてしまうといった事例があります。

カバンの中に入館証を入れている場合には、荷物の出し入れの際に入館証も出てしまい、落としてしまうこともあります。また、飲み会などで紛失するケースもよく見られます。カバンごと紛失したり、知らぬ間に手元から入館証を離してしまったりなど、さまざまです。

このような状況を引き起こす要因としては、危機意識の低さからくるずさんな管理の他、過労による集中力低下などもあります。

さらに、カバンごとひったくりに遭う可能性も考えられます。紛失を完全に防ぐことは難しいですが、少なくとも本人の危機意識で気を付けられる点に関しては、徹底するようにしましょう。

入館証の携帯を忘れる場合がある

入館証は紛失のリスクだけではなく、必要な時に携帯していない可能性もあります。たとえば出勤する際に自宅に置いたままにしてしまい、所持するのを忘れるケースです。

その場合、会社に入れず自宅まで入館証を取りに戻ることもあります。また企業によっては、そうした入館証を取りに戻る時間を遅刻や欠勤扱いにするなどといった事務処理も必要となってしまいます。余計な手間や時間を使わずに済むよう、忘れずに携帯しましょう。

従業員の退職後に回収できないリスクがある

入館証を従業員の退職後に回収できないというリスクもあります。入館証を返し忘れた社員には、返却するために会社まで来てもらうか、書留などで郵送してもらう必要があります。人によっては、返却が億劫でなかなか応じないこともあります。

そういった事態を避けるためにも、退職する際に入館証をいつ返却するかといったタイミングなどを、あらかじめ規程で定めておきましょう。ただし早めに返却してしまうと、最後の出勤日に入れないといった状況にもなり得ることを加味する必要があります。

入館証・社員証は社員の所有物ではなく、会社からの貸与物なので、退職するのであれば返却する義務があります。さらにセキュリティ上の観点からも、必ず返してもらわなければなりません。

入館証の紛失や不携帯を防ぐ対策

ここまでは入館証の注意点をお伝えしました。 ここからは、実際に入館証の紛失や不携帯を防ぐための対策を紹介します。

スタッフの指導を徹底するのはもちろんのこと、スマートタグなどの紛失防止グッズを利用したり、指紋認証・顔認証などを導入したりするのも有効です。また、入館証をデジタル化するといった方法もあります。

スタッフへの指導を徹底する

まずはスタッフへの指導を徹底することが重要です。個人の意識だけに任せきりにせず、会社として教育を行いましょう。

入館証を紛失することの重大さや、紛失を避けるために厳重に管理することの大切さを伝えます。新入社員のみならず、他業種や小規模の会社から転職で入った中途採用者などにも指導が必要です。

具体的にスタッフ個人が気をつけるべき管理方法としては、カバンに入れる際は同じ位置にしまうことです。紛失には「そもそも、どこに置いたか思い出せない」というケースもあるため、定位置を決めることで紛失しにくくなります。

またファスナー付きの内ポケットなどに入れるのも、荷物の出し入れの際に落としにくく、有効な方法です。カードケースが劣化などにより破損していないかどうかも定期的にチェックしましょう。

また、ストラップを利用して入館証を首から下げるのも有効です。首から下げた状態で、さらに胸ポケットや内ポケットなどに入れると、落としづらくなります。

スマートタグなどの紛失防止グッズを利用する

入館証の紛失を防ぐだけでなく、実際に紛失した場合にも強い味方となるのがスマートタグなどの紛失防止グッズです。

スマートフォンなどのデバイスと連携すると、デバイスとスマートタグの距離が離れることによってアラームが鳴る仕組みです。昨今では各メーカーからさまざまなグッズが販売されています。

スマートフォンとの連携が切れた場所や時間をアプリ上に表示できる点も便利です。万が一どこかのお店に置き忘れていたりする場合は見当がつきます。

形状はタブ型・シール型・カード型など、さまざまなタイプがあるので使いやすいものを選ぶと良いでしょう。3cm角程度の小さなタグや、厚さ2mm程度で普通のクレジットカードと同じような厚みのスマートタグもあります。

指紋認証や顔認証などを導入する

指紋認証や顔認証などの生体認証を利用することによって、入館証そのものを発行しないという手段もあります。物理的な入館証が存在しなければ、紛失することがありません。

また、本人の顔や指紋で入館するのであれば、携帯するのを忘れて入れないといったこともないでしょう。生体認証には、顔認証や指紋認証の他に静脈認証などもあります。

生体認証は登録している本人でなければ入れないため、なりすましによる入館がほぼ不可能で、セキュリティ性は高いです。 ただし、設備を導入する必要があるため、費用がかかる点はデメリットでしょう。

電子錠を導入する

電子錠の施錠・解錠をデジタル化するサービスも存在します。入退館の際の施錠・解錠もデジタルで対応できるようになり、入館証紛失の対策としてもおすすめです。

デジタル化することによって、記録を残せる点も特徴で、セキュリティの強化にもつながります。

入館証をデジタル化する

紛失や不携帯の防止策としては、入館証をデジタル化する方法も有効です。

入館証そのものをデータで表示するため、物理的なカードが存在せず、紛失することがありません。その点では生体認証と同様ですが、導入するためのコスト面には違いがあります。

生体認証を行う設備機器のコストと比べると、デジタル入館証はコストを抑えた状態で導入できます。カード型の入館証をなくすという施策の中では、比較的取り組みやすいのがデジタル入館証だといえるでしょう。

また、従業員だけではなく外来者の入館受付をデジタル化する施策もあります。

たとえば建物内の清掃や設備の点検といったメンテナンス作業を行う人には、本来は入管処理が必要です。こうした従業員ではないけれども入館が必要な人に対しても受付をデジタル化できると、会社側は管理が簡単になり業務の効率化につながるうえ、 外来者側も入館証の紛失や不携帯の心配がなく、安心して作業にのぞめます 。

デジタル入館証を導入できるアプリ「はたLuck®︎」

入館証の紛失や不携帯を防ぐ方法としては、デジタル入館証が有効です。アプリ「はたLuck®︎」なら、デジタル従業員証を発行できる他、なりすましによる入館を防ぎセキュリティ面でも安心です。

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デジタル従業員証で入退館管理ができる

「はたLuck®︎」のアプリでは、デジタル入館証・従業員証を発行できます。即時発行が可能なうえに、入退館の際にはQRコードをかざすことによって入ることができます。従業員側は入館証を携帯する必要がなく、紛失の心配もない点が便利です。

また企業側にとっては、入館証の発行や管理の手間を削減できます。それだけでなく、退職した従業員のアカウントをすぐに削除できるため、入館証を回収できなくなる恐れもありません。

デジタル入館証のアカウントの管理は会社や施設管理者が行います。また、一度設定した後でも顔写真のデータを変更することができるといった点でも、アナログの入館証より利便性が高いです。

「はたLuck®︎」を活用した入館手順

この章では、実際に「はたLuck®︎」を活用して入館する手順を説明します。以下の手順でQRコードを発行し、入退館の手続きを進めましょう。

1. 従業員自身がスマートフォンを使い発行申請を行う
2. アプリ上でQRコードが発行される
3. 建物の出入口に設置された端末にQRコードをかざす
4. 入退館が可能になる

入退館に使うQRコードは、従業員自身のスマートフォン上で発行します。 出入口に設置された端末にQRコードをかざして、入退館を行う流れとなります。

QRコードの有効期限は5分間で、5分を超えると再度新しいコードを取得する必要があります。QRコードの使いまわしができないため、セキュリティ上も安心です。また、入館・退館時にはそれぞれ別の端末が設置されます。

「はたLuck®︎」の入退館管理での活用事例

この章では、実際に施設での入退館管理で「はたLuck®︎」を活用している商業施設の事例を紹介します。

株式会社ダイドーフォワード

『アプリひとつでここまで解決できる！アナログな企業にこそ試してほしいSC運営の業務効率化』

神奈川県小田原市でエリア最大級のショッピングモール「ダイナシティ」を運営する、株式会社ダイドーフォワード。約2,000名に及ぶテナントスタッフの入退館管理や連絡業務を効率化し、よりテナントに寄り添った運営サポートを実現するため「はたLuck®」の導入を決定されました。

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株式会社横浜岡田屋

『デジタルツールで業務効率化に成功。館を支えてくれるテナントさんの働きやすい環境づくりも実現』

横浜岡田屋は、神奈川県内で都市型ショッピングセンター「MORE’S（モアーズ）」を運営しています。少人数による、より効率的な施設運営を実現するために、デジタルツールの導入を検討されていました。他のツールもあるなかで「はたLuck®︎」を選んだ理由や導入経緯、その後の変化について聞いています。

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入館証の管理の効率化や紛失防止には「はたLuck®︎」がおすすめ

入館証は従業員の入退社のたびに発行・回収をする必要があるため、管理の効率化が欠かせません。またセキュリティ上の観点から、紛失を防止することも重要です。

「はたLuck®︎」であれば、アプリ上でデジタル従業員証を発行できるため、紛失する心配がありません。さらに退職者のアカウントはすぐに削除できるため、回収の手間がかからず、防犯上も安心です。物理的なカードを発行しないため、コストも削減できるでしょう。

入館証の管理や紛失防止に課題を感じている場合は、ぜひ「はたLuck®︎」を検討してみてください。

【商業施設・SC向け】はたLuckサービス概要資料、導入事例集

デジタル従業員証・入退館管理や、全従業員向けに一括配信が可能なお知らせ機能など、商業施設運営の業務効率化につながる機能をご用意しています。導入事例集も一緒にダウンロードが可能です。

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管理にかかる負担をどのように改善すべきか、頭を悩ませている方もいるのではないでしょうか。人員を増やしたり、業務そのものを見直したりといった対策もできますが、アナログな方法では対処が難しい部分もあるでしょう。

そこでショッピングセンターの管理業務における課題や負担を軽減する方法、DX化によって改善する際のポイント、おすすめのツールなどを紹介します。

ショッピングセンター管理業務とは

ショッピングセンターの管理業務としては、主に従業員証の管理、お客様やスタッフの入退館管理、テナントへの情報共有などが挙げられます。

ショッピングセンターには複数の店舗・テナントが入っているため、個別の店舗や自社ビルで営業している企業とは、管理の仕方が異なります。

ショッピングセンターそのものへのお客様の出入りや、スタッフの入退館に加えて、各テナントにおける従業員証の発行などを管理しなければなりません。そのためショッピングセンターにおける管理業務では、一般的な店舗よりもコストがかかるほか、人的な労力も必要になるといえます。

ショッピングセンター管理の負担を軽減する方法

ショッピングセンター管理の負担を軽減するには、人出を増やして業務を分散させたり、ツールを導入してDX化を進めることで効率化したりといった方法が挙げられます。そのほか、業務のやり方を見直すことも有効でしょう。

人手を増やし、業務を分散させる

スタッフ個人の負担を軽減するには、人手を増やして業務を分散させる方法が考えられます。

たとえば、ショッピングモールには出入口も複数あり、特に関係者出入り口では入退館を目視で確認しているケースが多くあります。さらに、ショッピングモール内で働くスタッフの従業員証の発行や破棄などの管理も、人力で行われていることが多々あり、一人ひとりにかかる負担は大きくなっています。

これらの負担を軽減させるには、 業務に従事する人員を増やし、一人あたりが担当する範囲や量を軽減させることも一つの方法でしょう。

ツールを導入し、DX化を進める

業務の負担を軽減するには、ツールを導入してDX化し、作業を効率化するという方法もあります。前述の人手を増やす方法の場合は、全体の作業量そのものは変わりません。また、一人あたりの負担は軽減できても、全体の人件費が増えるといった問題も考えられます。

しかしDX化によって効率化することで、作業負担が減ったり、工程を軽減することが可能です。結果として人件費などのコストを抑える効果も見込めるでしょう。

たとえるなら、これまで手洗いしていた食器洗いを食洗機で行うようにしたり、お掃除ロボットを取り入れることで掃除機をかける時間を省いたりといったイメージです。

ショッピングモールの管理業務においては、相当な人的リソースが必要となる入退館管理や従業員証の発行、情報伝達などをデジタル化することによって、大幅に負担を軽減できるでしょう。

スタッフの業務のやり方を見直す

管理の負担を軽減するには、スタッフの業務のやり方を見直すことも重要です。

業務のやり方を見直すためには「どこで時間がかかっているか」「 何が原因で負担が発生しているのか」「手間や労力がかかる作業は何か」などを突き詰めて一つずつ考えていく必要があります。

ボトルネックになっているものがわかれば、その一つひとつに対して対策を考えていけます。

考えた結果、そもそも作業そのものが不要な場合もあるかもしれません。また、必要な業務であっても手順を変えて効率化したり、一部を削減したりなど、さまざまな対策が考えられます。

このような業務の棚卸しは、人員の採用やDX化と並行して、業務のやり方を随時見直すとより効果的です。

ショッピングセンター管理をDX化する際のポイント

ショッピングセンター管理のDX化においては、情報伝達やコミュニケーションの円滑化や入退館管理などのデジタル化のほか、セキュリティ性の高さがポイントとなります。

情報伝達・コミュニケーションを円滑にする

ショッピングセンターには複数のテナントが入っているため、情報伝達が複雑化するという課題があります。施設の運営側は各店舗スタッフとは直接つながりがないため、施設全体に関わるような防災訓練や点検などの周知徹底が難しいのが現状です。

さらに災害など緊急事態時には、営業時間が急に変更になったり、休館になったりすることもあるため、スピーディーに連絡を取ることが求められています。

そういった情報を全館のスタッフに一斉通知できるシステムを構築することによって、防災訓練や営業時間変更などといった重要なお知らせが行き届かないといったリスクを、限りなく減らせます。

運営側は通知の手間を削減でき、 スタッフ側も必要な情報を逃すことがなくなるため、双方にとってメリットがあるといえます。

研修や入退館管理など業務のデジタル化を実現する

入退館管理や従業員証の発行などのデジタル化も実現できます。通常、ショッピングセンター内の店舗で新しいスタッフを雇用した場合は、従業員証を発行します。スタッフが入れ替わるたびに従業員証の発行作業が発生するため、手間や時間がかかる上、コストもかかります。

しかし、ツールを導入して管理をDX化することによって、これらの作業をデジタル化でき、効率化することができます。

たとえばICカードなどの物理的な従業員証の発行が不要となり、個人のスマートフォンを従業員証として使用できるシステムもあります。カードの発行や破棄にかかる手間や、管理コストを大幅に削減できるでしょう。

また、社員研修などをオンラインで開催することができるようになります。会議室などの場所の確保が不要となるほか、スタッフの移動時間も削減できます。さらにオンラインであれば、コロナ禍以降においても研修を開催しやすいといったメリットもあります。

このようにDX化を進めることで、さまざまな業務効率の改善やコストカットが期待できるでしょう。

セキュリティ性の高い入退館管理を実施する

ショッピングセンターではスタッフの入退館時に、従業員証の確認を行います。しかし、物理的なカードを目視で確認する従来の方法では、万が一従業員証が偽造されていても見抜けないリスクも否定できません。

また、目視で確認するだけのアナログの管理方法の場合、入退館時間やスタッフ名などを記録していないケースが多く、セキュリティの観点から万全な体制とは言えません。

管理をデジタル化することによって、入退館の時間や人物名がデータとして残ります。施設内に残っているスタッフなども容易に把握できるため、セキュリティ性の高い管理が行えます。

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＞商業施設における入退館管理システムの役割とサービスを解説

ショッピングセンター管理の業務改善にはツールの導入がおすすめ

ここまでは、ショッピングセンター管理の負担を軽減する方法やポイントをお伝えしてきました。これらのポイントを踏まえると、ショッピングセンター管理の業務改善にはツールの導入がおすすめです。

情報伝達・コミュニケーションが円滑になるほか、研修や従業員証の発行などをデジタル化することによって業務を効率化できます。さらに、DX化による確かな入退館管理とログの保存によって、セキュリティ性の高い施設運営を実現できます。

手作業による従業員証の発行や情報の伝達、目視による入退館管理など、アナログ方式で改善できる範囲に限界があることは否めません。ツールを導入してDX化することによって、業務効率やセキュリティ性の大幅な改善が期待できます。

ショッピングセンターで「はたLuck®」を導入した事例

ここでは「はたLuck®︎」を導入し、ショッピングセンターのDXに取り組まれている会社を紹介します。

株式会社ダイドーフォワード

『アプリひとつでここまで解決できる！アナログな企業にこそ試してほしいSC運営の業務効率化』

神奈川県小田原市でエリア最大級のショッピングモール「ダイナシティ」を運営する、株式会社ダイドーフォワード。約2,000名に及ぶテナントスタッフの入退館管理や連絡業務を効率化し、よりテナントに寄り添った運営サポートを実現するため「はた Luck®」の導入を決定されました。

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株式会社横浜岡田屋

『デジタルツールで業務効率化に成功。館を支えてくれるテナントさんの働きやすい環境づくりも実現』

横浜岡田屋は、神奈川県内で都市型ショッピングセンター「MORE’S（モアーズ）」を運営しています。少人数による、より効率的な施設運営を実現するために、デジタルツールの導入を検討されていました。他のツールもあるなかで「はたLuck®︎」を選んだ理由や導入経緯、その後の変化について聞いています。

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「はたLuck®︎」はショッピングセンター管理業務をサポートするツール

ショッピングセンター管理業務を改善するためにツールを導入するなら、「はたLuck®︎」がおすすめです。

「はたLuck®︎」では、従業員証のデジタル化やセキュリティレベルの高い入退館管理、スタッフへの情報伝達などが容易に行えます。そのほか、館内で使えるクーポンの発行によりスタッフの満足度を向上させる仕組みもあります。それぞれ紹介していきます。

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従業員証のデジタル化

「はたLuck®︎」には「デジタル従業員証」の機能があり、従業員証をアプリ上で即時発行できるので便利です。

物理的なカードを発行しないため、従業員証を発行する手間や時間を削減できるほか、紛失などの心配もありません。さらに退職時に従業員証を回収する必要もないので、未回収のままになるトラブルも防げます。

デジタル従業員証は、 スタッフが自分の端末から申請を行うことによって、アプリ上でQRコードが発行される仕組みとなっており、管理者の発行工数を削減できます。

入退館管理と連動させたセキュリティレベルの向上

「はたLuck®︎」では、ショッピングモールなどの施設のマニュアル閲覧や、オンライン研修の視聴などを、入退館管理と紐づけることができます。

たとえば「研修動画やマニュアルは、入館中のみ閲覧可能」といった設定ができます。店舗外での閲覧や、社外へのデータ持ち出しなどの情報漏洩を防止でき、セキュリティの向上につなげられます。

施設で働く従業員一人ひとりに情報を届けることができる

「はたLuck®︎」には「OPC情報配信」の機能があり、施設で働く従業員一人ひとりに情報を届けることができます。

OPC情報配信とは、施設のオペレーションセンターからのお知らせのことです。ショッピングセンターの運営側から、テナントで働くスタッフ個人の端末に一斉に情報発信ができる仕組みとなっています。

従来ではテナントのスタッフ個人とのつながりがなく、運営側から直接連絡することはできませんでしたが、DX化によって可能になりました。実際に導入した店舗からは「コロナ禍や災害などによる営業時間変更の情報がリアルタイムで届いて便利」といった声があります。

さらに配信した情報の開封率をチェックできるため、重要な情報が行き渡っているかどうかを運営側で確認できることも安心につながります。

入退館管理のデジタル化も実現

「はたLuck®︎」では、入退館管理もデジタル化できます。ショッピングモールへ出入りする際は、デジタル従業員証のQRコードを読み取ることによって、入退館管理をできるシステムです。さらに、読み取ったデータもログとして残ります。

QRコードは、スタッフ自らが申請を行うことによってアプリ内で発行され、申請から承認までのすべてがデジタル化されています。

また、一定時間を経過するとQRコードは更新され、使い回しができない仕組みとなっているため、セキュリティ性も高いといえます。

クーポンの発行で従業員満足度を向上

「はたLuck®︎」では、クーポン発行の機能も実装に向けて開発しています。たとえば、入館中の従業員だけが利用できるクーポンを発行することで、スタッフの満足度を向上することも可能となる予定です。

よい仕事をしてくれたスタッフへクーポンを送ることができれば、その場で評価でき、働きがい向上にもつながると考えられます。従業員証や入退館管理と同じシステムを使うことによって、クーポンの見逃しも防げるでしょう。

さらに、従業員向けにクーポンを発行することによって、来客の少ない閑散タイムの収益化も狙えるといった、テナント側にもメリットがあります。

「はたLuck®︎」でショッピングセンター管理の課題解決を目指そう

ショッピングセンターの管理業務においては、従業員証や入退館の管理、情報の周知など、さまざまな課題があります。 これらの管理の負担を軽減し、業務を改善するには、「はたLuck®︎」のツールを導入するのがおすすめです。

デジタル従業員証をアプリ上で即時発行できるため、カードの発行や廃棄に手間がかかりません。さらに入退館管理もデジタル化でき、ログをデータで残せるだけでなく、一定時間で QRコードが更新されるなど、セキュリティ性も高いといえます。

OPC情報配信機能による一斉通知で、営業時間の変更などもスタッフ全員へスムーズに伝えられます。ショッピングセンターの管理業務にお悩みの方は、ぜひ「はたLuck®︎」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

【商業施設・SC向け】はたLuckサービス概要資料、導入事例集

デジタル従業員証・入退館管理や、全従業員向けに一括配信が可能なお知らせ機能など、商業施設運営の業務効率化につながる機能をご用意しています。導入事例集も一緒にダウンロードが可能です。

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従来のアナログな手法での管理では、テナントの数が多ければ多いほど、管理者の負担は増えていきます。このようなテナント管理の負担を軽減する方法のひとつが、デジタルツールを活用したDX化です。

この記事では、テナント管理のDX化を進めるメリットを解説していきます。また、テナント管理に役立つツールのご紹介もしていますので、DX化を検討されている方はぜひお役立てください。

テナント管理の業務内容

テナント管理における特徴のひとつは、スタッフのほとんどが直接雇用ではなく、テナントごとに雇用されている点です。また施設によっては、飲食店やアパレル、美容室、クリニックなど、複数の業種のテナントを管理するケースもあります。

多業種かつ複数のテナントが入居している施設では、スタッフの入退館管理やテナントからの問い合わせ対応など、多岐にわたる管理業務が発生します。それぞれの業務内容について、詳しく見ていきましょう。

施設従業員の管理（入退社/入退館等）

テナント管理における主な業務のひとつが、施設従業員の入退社/入退館などの管理です。

施設内のテナントに新しいスタッフが入った際は、施設関係者であることを証明するための従業員証を発行するケースがほとんどです。

新しいスタッフが入った場合、各テナントの店長から施設への届け出が行われ、その後従業員証を発行する流れとなります。
なお施設によっては、従業員証を発行する前に、新しいスタッフに向けてその施設で働く上で必要な研修を行うこともあります。その場合はまず仮の従業員証を発行し、研修後に正式な従業員証を発行するので、発行業務に2倍の手間がかかります。

またスタッフが退職した場合は、従業員証を回収しなければいけません。各テナントのスタッフはアルバイトやパートであることも多く、人員の入れ替えが不定期、かつ頻繁に起こります。回収もれが発生しないよう、各テナントに発行している従業員証の利用実態を定期的にチェックする必要があります。

加えて、スタッフの入退館管理も重要です。セキュリティの観点から、ほとんどの施設では入退館時に従業員証のチェックをおこないます。従来から多くの施設で取られているチェック方法は、スタッフが受付で提示した従業員証を目視で確認するやり方です。また、スタッフの出勤時間にはばらつきがあるため、施設の営業時間中は常に人員を配置する必要があります。

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＞商業施設における入退館管理システムの役割とサービスを解説

施設運営に関わる情報共有、依頼、問い合わせ対応

施設の運営に関わる情報共有、各テナントからの依頼や問い合わせへの対応も、テナントの管理において多く発生する業務です。

通常は、テナント管理者側と各テナントのスタッフとは、直接の連絡手段を持っていません。そのため、情報共有・依頼・問い合わせなどは、各テナントの店長を介してやりとりするケースがほとんどです。

たとえば、防災訓練や設備点検、営業時間の変更など施設に関わる情報は、まず各テナントの店長に伝え、店長から各スタッフへと周知されます。なお、各テナント共有の休憩室がある施設では、休憩室に紙で掲示する場合もあります。各テナントからの依頼・問い合わせにおいても同様に、店長を介して対応するケースがほとんどです。

しかしこれらの方法では、各スタッフに情報が伝わるまでのスピードが遅く、スタッフ全員に確実に情報が伝わっているのかどうかが確認できない上に、手間がかかります。

退去時の原状回復工事に関わる各種調整

各テナントは、退去する際には内装を入居時の状態に戻した上で退去しなければいけません。これを「原状回復」と言います。テナント管理者は、退去における原状回復工事に関わる各種調整を行う必要があります。

通常、原状回復費用はテナント側が100％負担します。原状回復の範囲は施設によって異なりますが、ほとんどの場合は経年劣化や破損も修理し、入居時と同じ状態に戻す必要があります。

原状回復の範囲は、多くの場合入居時に交わした契約書に記載されています。退去の連絡が来たら、テナント管理者はその内容にもとづいて原状回復を依頼します。しかし、「つい最近変えたばかりの電球も新品と交換するのか」「この破損は入居時からあったのでは？」といった問い合わせがテナントからある場合も少なくありません。

またほとんどの場合、原状回復工事には施設指定の業者を使いますが、中には「工事費用をおさえるために別の業者を手配したい」とテナントから相談されるケースもあります。これらの調整業務には、膨大な手間がかかります。

契約更新に関わる業務

テナントの賃貸契約には、必ず契約期間が定められています。契約期間は、2年もしくは3年であるケースが多く、更新時期が近づいたタイミングで、テナント管理者は契約更新についての連絡をおこないます。

テナントが更新を希望する場合は、契約更新書類を取り交わします。更新料の支払い手続きもあわせておこないます。また契約更新のタイミングで、テナントから契約の諸条件の見直しを求められることもあります。この場合、テナントとの交渉や契約内容の変更などの業務が生じます。

なお、施設によっては賃貸借契約が自動更新となっているケースもあります。この場合、テナントからの退去の意思表示、もしくはテナント管理者側からの解約通知をおこなわない限りは、契約は自動更新されます。

レポーティング・入出金の管理

施設全体の運営状況をまとめるレポーティングや入出金の管理も、テナント管理者が行う業務です。

レポーティングでは、各テナントの入金状況や未収金状況などを記録し、月次・年度ごとにレポートを作成します。施設全体の収支やキャッシュフローを把握するための重要な業務です。

入出金管理では、賃料や共益費、水道光熱費などをテナント側へ毎月請求し、入金があったかどうかを確認します。また、水道局や電力会社、工事業者などへの支払いも、滞りなく行う必要があります。

レポーティングや入出金管理は、日々、各テナントへの対応で忙しいテナント管理者にとっては大きな負担となる業務です。

テナント管理のDX化を進めるメリット

このように、テナント管理業務は多岐にわたります。従来は紙ベースでの管理など、アナログな手法で業務を行うケースがほとんどでしたが、管理業務のDX（デジタルトランスフォーメーション）を進めることで、大きなメリットがあります。

施設運営にかかる業務負荷低減を図れる

テナント管理のDX化を進めることで、施設運営における業務負荷を大幅に減らすことができます。

たとえば、従業員証をデジタル化すると、発行・回収にかかる業務負担を低減できます。従業員証の発行手続きができるアプリを使用すれば、スタッフからアプリ上で申請をしてもらい、テナント管理者はアプリ上で従業員証を発行することができるので、双方にとって手続きが容易となります。

また個人のスマートフォンを従業員証代わりにできるので、現物のカードを管理する手間がなくなり、効率化につながります。

デジタル従業員証を利用すれば、誰が何時に入退館したかをデータとして残すこともできます。館内にいるスタッフを把握できるようになり、管理体制の強化にも役立ちます。

施設で働く従業員一人ひとりに情報を届けることができる

各テナントのスタッフ一人ひとりに直接情報を届けられるアプリを導入すれば、施設からの情報を簡単に共有できるようになります。

防災訓練や設備点検のお知らせのほか、火災や地震など緊急を要する災害時の連絡も、全スタッフにスピーディーに届けることが可能です。スピーディーな情報共有は、危機管理の面においても大きなメリットがあります。

オンライン上で研修を実施できる

アプリを介してオンライン上で研修を行うことも可能になります。
集合研修や紙ベースでのマニュアル共有など、従来の方法では多くの手間やコストがかかっていました。オンライン研修やマニュアルのデータ化・動画化などを行うことで、業務の効率化につながります。またコロナ禍のように対面研修を開催しにくい状況下であっても、問題なく研修をおこなえます。

スタッフの従業員満足度向上に寄与できる

テナント管理のDX化は、管理者側のメリットに加えてスタッフの働きやすさにもつながります。従業員証のデジタル化による発行手続きの簡略化、スムーズな情報共有など、施設とスタッフの連携がスムーズに取れるようなシステムを構築し、従業員満足度の向上を目指しましょう。

テナント管理の効率化にはツールの導入が必須

デジタル化が進む昨今、あらゆる業界でDXの導入が進んでいます。ショッピングセンターや商業施設においても、例外ではありません。

しかし、DX化に興味を持ちながらも「そもそも何から始めたらいいのかわからない」という理由から、DX化に踏み切れないケースも多いのではないでしょうか。

そこで役に立つのが、テナント管理に役立つ機能が備わっている、専用のデジタルツールです。テナント管理に特化したツールを導入することによって、従来のアナログなやり方では膨大な手間やコストがかかっていた管理業務の効率化を進めることができます。

テナント管理に役立つツール「はたLuck®」

「はたLuck®︎」は、ショッピングセンター、商業施設に特化した施設マネジメントアプリです。テナント管理に役立つ機能を多数備えています。

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ここからは、「はたLuck®︎」の代表的な機能をご紹介していきます。

セキュリティ対策を施した入退館管理の実現

「はたLuck®︎」の「デジタル従業員証」を使うと、アプリ上で従業員証を即時発行でき、QRコードでの入退館ができるようになります。デジタル従業員証を利用することで、発行・管理の手間やコストを減らすことができます。また現物のカードを発行しないので、紛失リスクも少なくなります。

デジタル従業員証の利用方法は下記の通りです。

利用手順

1. スタッフが自分の端末から従業員証の発行申請を行う
2. 「はたLuck®︎」アプリ上でQRコードを発行する
3. 施設入口の端末にかざして入退館手続きを行う

発行されたQRコードは、一定時間が経過するごとに更新されるので、何度も使うことはできません。

また、入退館ステータスに応じて、スタッフのアプリ利用に制限をかけることもできます。たとえば「入館中のステータスになっている間しかマニュアルを閲覧できない」といった設定も可能なので、セキュリティの向上にもつながります。

緊急時や福利厚生など必要な情報をすぐに共有可能

施設で働くすべてのスタッフに直接お知らせを配信できる「OPC情報配信」は、スムーズな情報共有を実現できる機能です。

急な営業時間の変更や災害情報など、緊急事態が発生した際にも全スタッフにスムーズに情報共有を行うことができます。また施設側の管理画面では、配信したお知らせの開封率を確認できます。

スタッフ研修をスマートフォン上で実現

アプリ上で研修をおこなえる「e研修」も、テナント管理の効率化に役立つ機能です。e研修機能を使うと、従来は集合型・対面式で行っていた研修を、スタッフのスマートフォン上で実施できるようになります。

アプリ上で研修用の画像やテキスト、動画などを配信でき、各スタッフが都合の良いタイミングで研修を受けられるようになるので、配布資料の準備や日程調整の手間も削減できます。また、マニュアルなど必要な情報に各スタッフが直接アクセスすることも可能です。

スタッフ限定で利用できるクーポンの発行

「はたLuck®︎」には、施設で働くスタッフのみが使えるクーポンを発行できる機能も備わっています。アプリを介してスタッフ全員にもれなくクーポンを届けられるので、スタッフのモチベーション向上にもつながります。

またクーポンは「入館中」のステータスになっているスタッフのみが利用できるようになっているので、閑散タイムにクーポンを発行してテナント店舗の売上向上に役立てることも可能です。

「はたLuck®︎」のテナント管理でのDX事例

この章では、実際に施設でのテナント管理に「はたLuck®︎」を活用している商業施設の事例を紹介します。

株式会社ダイドーフォワード

『アプリひとつでここまで解決できる！アナログな企業にこそ試してほしいSC運営の業務効率化』

神奈川県小田原市でエリア最大級のショッピングモール「ダイナシティ」を運営する、株式会社ダイドーフォワード。約2,000名に及ぶテナントスタッフの入退館管理や連絡業務を効率化し、よりテナントに寄り添った運営サポートを実現するため「はたLuck®」の導入を決定されました。

導入事例(ダイドーフォワード)をダウンロードする

株式会社横浜岡田屋

『デジタルツールで業務効率化に成功。館を支えてくれるテナントさんの働きやすい環境づくりも実現』

横浜岡田屋は、神奈川県内で都市型ショッピングセンター「MORE’S（モアーズ）」を運営しています。少人数による、より効率的な施設運営を実現するために、デジタルツールの導入を検討されていました。他のツールもあるなかで「はたLuck®︎」を選んだ理由や導入経緯、その後の変化について聞いています。

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「はたLuck®︎」を使い、テナント管理業務を改善しよう

「はたLuck®︎」には、テナント管理業務の効率化に役立つ機能がそろっています。さらに、シフト作成機能や私用SNS感覚で使えるトーク機能など、テナント店舗向けの機能も備わっているので、施設側・テナント側の双方にメリットがあります。

「従来のアナログなやり方では業務負担が大きい」「テナントとスムーズに連携が取れない」といった悩みを抱えている方はぜひ、ツールを活用したDX化を進めましょう。

詳細な機能や、施設の状況に合わせた効果的な導入方法などについては、「はたLuck®︎」のオンライン相談会でお気軽にご相談ください。

【商業施設・SC向け】はたLuckサービス概要資料、導入事例集

デジタル従業員証・入退館管理や、全従業員向けに一括配信が可能なお知らせ機能など、商業施設運営の業務効率化につながる機能をご用意しています。導入事例集も一緒にダウンロードが可能です。

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商業施設の管理業務内容

商業施設の管理業務とひとくちに言っても、各テナントや施設全体の管理、売上金の管理やお客様対応まで多岐に渡ります。まずは商業施設の管理業務について確認しましょう。

テナントの管理

商業施設におけるテナントの管理とは、契約更新の通知や交渉などを指します。入居テナントが多ければ多いほど、個々の要望やクレームへの対応は大きな負担となります。このほか、毎月の賃料や管理費、電気水道料の請求や入金確認などの売上金の管理も含めてテナント管理業務と呼ぶ場合もあります。

売上金の管理

商業施設の運営を継続するうえで、売上金の管理は必須です。売上金の管理業務には、毎月の賃料や管理費、電気水道料の請求や入金確認などが含まれます。全テナントが賃料を滞りなく入金してくれれば問題ありませんが、入居テナントの事情により、賃料を滞納された場合は契約事項に則って都度対応する必要があります。

施設の管理

商業施設をはじめとした建物の維持管理には、施設の管理が不可欠です。施設の管理には、清掃や空気環境、水質チェックなどの衛生管理、電気や水道、空調、エレベーターなどの建物設備管理のほか、建物の構造・劣化チェックをはじめとした中長期的な建物・設備保全、警備・防災業務などがあります。こうした施設管理業務は、商業施設を利用する人の快適さを維持するだけでなく、建物としての資産価値を守るうえでも重要です。

お客様対応・雑務

商業施設の管理業務には、施設の受付や、お客様からの要望、クレームへの対応が含まれることもあります。ときには、蛍光灯や電球が切れている、室内が暑い、寒い、乾燥しているといった細かな要望にも迅速に応えなければなりません。お客様が快適に買い物を楽しむことができる施設づくりも売上に関わる重要な業務の一つです。

商業施設の管理業務を行うポイント

商業施設の管理業務のポイントは、コミュニケーションをとることです。スタッフ間では正確かつ迅速な情報伝達が、施設のオーナーや出店企業とは日頃からコミュニケーションを取ることがそれぞれ求められます。

状況を正しく把握し、指示を出す

商業施設管理業務では、万が一トラブルが発生した場合でも影響を最小限に食い止めなければならないため、状況を正しく把握して指示を出す必要があります。特に警備・防災業務に関しては、対応のスピードが求められます。リモートでも正確かつ迅速な情報伝達をするためには、現場で対応するスタッフとすぐに連絡が取れるコミュニケーションツールが不可欠です。

施設のオーナーやテナント企業とコミュニケーションを取る

商業施設を管理するうえでは、施設のオーナーや売上金を納めてくれるテナント企業とコミュニケーションをとり、不満や困りごとに早い段階で対処しておくことが大切です。しかし、日々の業務に追われているオーナーやテナント企業が多く、定例会議以外に交流の場を持つのは難しいでしょう。さらに、会議で共有できるのは要件のみで、十分なコミュニケーションをとることはできません。

このような状況が続くと、家賃の滞納などのトラブルが起きたときにしか接点を持つことができず、最悪の場合は事前相談もなく撤退されてしまうことにもなりかねません。こうした事態を防ぐためにも、日頃からテキストベースであっても、コミュニケーションをとっておくことが大切です。

商業施設の管理におけるDX化の必要性

商業施設が競争力を高めるためには、商業施設管理業務のDX化が必要です。DXとは、Digital Transformation（デジタルトランスフォーメーション）の略で、企業がデジタル技術を活用し、ビジネスモデルや組織全体を変革していくことを指します。以下では、商業施設管理業務におけるDX化の必要性について解説します。

施設で働く一人ひとりに情報を届けられない

商業施設管理業務にはたくさんのスタッフがかかわっており、一堂に会する機会がほとんどないため、施設で働くスタッフ全員に情報を行き届かせるのは至難の業です。しかし、情報共有がうまくいかず、出勤しているスタッフ間で情報共有に抜け漏れがあると、トラブルに発展することもあります。特に施設のセキュリティや警備に関する情報が行き届いていない場合は、甚大な被害を及ぼすことにもなりかねません。

そのため、全スタッフに向けて情報を正確かつ迅速に届けられるコミュニケーションツールの導入などを検討し、業務の品質向上を目指す必要があります。

施設で働く人のモチベーションを上げる方法が少ない

商業施設の管理に携わるすべてのスタッフの働きぶりを把握することは難しく、評価につながりにくいため、スタッフのモチベーションを上げる機会がどうしても少なくなってしまいます。また、仕事の特性上、他のスタッフと顔を合わせることが少ないこともモチベーションを維持しにくい理由のひとつです。こうしたスタッフのモチベーション低下は、離職率の増加にもつながります。

スタッフが業務連絡を気軽に行えるコミュニケーションツールを導入すれば、就業中の意識が高まり、小さな気づきが生まれやすくなります。さらに、普段は目立たないスタッフであっても、積極的な投稿を行うことでチーム内での認知度や評価が高まり、モチベーションの向上につながるでしょう。

従業員証の発行に手間とコストがかかる

ICカードの従業員証を採用している場合、従業員証を発行するたびに一定の手間やコストがかかります。そのため、繁忙期の応援など大量のスタッフを期間限定で採用する際は、コストパフォーマンスが悪くなってしまいます。従業員証を電子化できれば、カード発行・回収・廃止のための出社や手間が省け、業務効率化につながります。

入退館管理のセキュリティレベルが低い

名簿への記入などアナログな方法で入退館管理を行っていると、スタッフ以外の人の入館を防ぎにくく、セキュリティレベルに不安が残ります。また、ICカードなど物理的な社員証を用いる場合も、カードを紛失して他人の手にわたる危険性があるため、万全の方法とはいえません。

従業員証を電子化しておけば、従業員証を表示できるスマホなどの端末を紛失した場合にも、リモートから失効手続きがすみやかに行えます。セキュリティレベルを向上させるには、従業員証の電子化をはじめとした入退館管理のデジタル化が必要です。

商業施設の管理業務を「はたLuck®︎」で改善しよう

商業施設の管理業務のDX化を実現する方法の一つとして、「はたLuck®︎」の導入が挙げられます。「はたLuck®︎」には、デジタル従業員証による入退館管理機能や施設研修をオンラインで行える「e研修」機能、施設で働く従業員の手元に直接お知らせを配信する「OPC情報配信」など、商業施設の管理業務に必要な機能が搭載されています。

さらに、外来作業者の受付業務をデジタル化する「外来作業者連携」、施設で働くスタッフに館内で使えるクーポンを発行する「クーポン」機能などもあります。

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デジタル従業員証でペーパーレス化

従業員証をデジタル化することでペーパーレスを実現します。「はたLuck®︎」のデジタル従業員証は即時発行でき、ICカードなどの従業員証を発行するよりも時間と手間がかからないため、業務効率化にもつながります。

また、外来作業者にメールでQRコードを送付し、受付業務をデジタル化することも可能です。

入退館管理のデジタル化でセキュリティレベルを向上

「はたLuck®︎」のデジタル従業員証で入退館を管理すると、スタッフになりすました第三者の入館を防ぐことができます。また、万が一デジタル従業員証が入った端末を紛失しても、管理者がすみやかに失効できるため、第三者に悪用されるリスクが低くなります。

また、入退館や金庫室の施錠開錠をデジタル化し、記録も残す施錠管理機能も現在開発中です。施錠管理機能が実装されると、金庫室の鍵を紛失して第三者に渡る心配がなく、セキュリティレベルをさらに引き上げることができます。

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スタッフ全員に情報発信ができ、緊急時の対応も安心

「はたLuck®︎」のOPC情報配信は、必要な情報をスタッフ全員に共有できる機能です。タイムリーな情報共有が可能になるため、緊急時の対応など、情報伝達の正確性とスピードが求められる商業施設の管理業務にはうってつけといえます。

非番のスタッフもスキマ時間に確認できるため、出勤の頻度が少ないスタッフでも情報の抜け漏れが起きにくくなります。また、連絡事項を紙のノートに記載する場合と比べると、スタッフが出勤前にノートを確認する手間が省け、スタッフの負担も軽減されます。

コミュニケーション活性化によるモチベーションの向上

「連絡ノート」機能を活用することで、部門を超えたコミュニケーションが活性化され、スタッフのモチベーションアップにつながることもあります。

商業施設の管理業務に携わるスタッフの働きぶりを評価できる場面は少なく、スタッフのモチベーションが低下してしまいがちです。しかし、業務連絡や引き継ぎ業務、小さな気づきを気軽に発信してもらうことで、普段は目立たないスタッフの活躍が可視化され、管理者からの評価につながりやすくなります。自分の働きぶりを管理者に見てもらえていると思うと、スタッフのモチベーションも自ずと向上するはずです。

また、清掃や警備といった部門を超えた全体への連絡事項を共有したことで、他部門の業務への理解が深まり、横連携が強化された事例もあります。たとえば、清掃員でなくてもゴミを拾ったり、清掃員が壁から釘が出ていたのを見つけて施設担当に伝えたりといった意識の向上が見られました。

施設で働く人にクーポンを提供し、モチベーションを改善できる

施設で働くスタッフに館内で利用できるクーポンを発行できる機能も搭載されています。「はたLuck®︎」の利用データをもとに普段頑張っているスタッフに限定してクーポンを発行することもでき、モチベーション向上効果が期待できます。また、スタッフの館内での購買行動を促進するため、閑散期における施設の収益化にもつながります。

研修やマニュアルをデジタル化

「はたLuck®︎」に、電子マニュアルや研修動画をアップロードすることも可能です。スタッフがいつでも手元のスマートフォンで必要な情報に直接アクセスできる環境を整えておくと、スタッフを教育する管理者の負担を軽減するだけでなく、スキルの定着も期待できます。

施設のオーナーや出店企業とのコミュニケーションツールとしても

施設のオーナーや出店企業とコミュニケーションをとりたいときにも、「はたLuck®︎」は有効です。

「はたLuck®︎」には、必要な情報を発信・管理・確認・報告できる「連絡ノート」機能が搭載されています。施設全体にかかわる連絡事項を「連絡ノート」に投稿すれば、個別に連絡する手間が省け、管理業務の負担を軽減できます。連絡事項を確認後に「見ました」ボタンを押してもらうルールをつくっておけば、確認漏れによるトラブルが起きにくくなります。

「はたLuck®︎」の商業施設での導入事例

この章では、実際に施設での入退館管理で「はたLuck®︎」を活用している商業施設の事例を紹介します。

株式会社ダイドーフォワード

『アプリひとつでここまで解決できる！アナログな企業にこそ試してほしいSC運営の業務効率化』

神奈川県小田原市でエリア最大級のショッピングモール「ダイナシティ」を運営する、株式会社ダイドーフォワード。約2,000名に及ぶテナントスタッフの入退館管理や連絡業務を効率化し、よりテナントに寄り添った運営サポートを実現するため「はたLuck®」の導入を決定されました。

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株式会社横浜岡田屋

『デジタルツールで業務効率化に成功。館を支えてくれるテナントさんの働きやすい環境づくりも実現』

横浜岡田屋は、神奈川県内で都市型ショッピングセンター「MORE’S（モアーズ）」を運営しています。少人数による、より効率的な施設運営を実現するために、デジタルツールの導入を検討されていました。他のツールもあるなかで「はたLuck®︎」を選んだ理由や導入経緯、その後の変化について聞いています。

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「はたLuck®︎」を活用して、商業施設の管理業務をより効率的に

「はたLuck®︎」には、商業施設の管理業務を効率的に行える機能がたくさん備わっています。管理業務の一部をデジタルツールに任せると人為的なミスが減り、スタッフの業務効率化が進みます。人だからこそできる業務に注力できれば、結果的にさらに業務品質を高められるでしょう。

商業施設における管理業務の業務効率化や品質向上を目指し、業界内での競争力を高めたいとお考えの企業は、「はたLuck®︎」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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ここでは、商業施設ならではの課題とDXによる課題の解決法のほか、商業施設のDX事例をご紹介します。

商業施設ならではの課題

商業施設の大きな特徴に、働くスタッフの多くが直接雇用ではなく、各テナントに雇用されているスタッフであるという点が挙げられます。これは、ひとつの店舗ではなく、複数のテナントの集合で成り立つ商業施設ならではの特徴です。

バリエーション豊かなテナントが入っていることは、商業施設の大きなセールスポイントだと言えるでしょう。しかし、ひとつのテナントではなく複数テナントが入居しているからこそ生じてしまう課題も存在しています。

商業施設ならではの課題について、商業施設の運営側と、商業施設のテナントで働くスタッフ側それぞれの立場から見ていきましょう。

商業施設の運営側の課題

「複数のテナントが入居している」という商業施設の特徴に起因する運営側の課題は、大きく3つ挙げられます。

従業員証の発行に関する課題

商業施設内のテナントに新しいスタッフが入った際は、商業施設の関係者であることを示す従業員証を発行することが多いです。しかし、従業員証の発行には多くの手間や時間、コストがかかります。

商業施設の従業員証を発行する手順は、下記のような流れで行われます。

＜従業員証の発行手順＞

1. オペレーションセンターに各テナントの店長から届け出が行われる
2. 仮入館証を発行する
3. 新しく入ったスタッフに商業施設で働く上で必要な研修を行う
4. 正式な従業員証を発行する

商業施設のスタッフにはアルバイトやパートが多いため、人員の入れ替えも不定期かつ頻繁で、スムーズに手続きが進まないこともあり、結果、時間やコストが膨れ上がってしまいます。
さらに、発行済みの従業員証の管理という問題もあります。スタッフが退職した場合は従業員証を回収しなければいけません。きちんと回収ができているかどうかを確認するためには、定期的に実際の利用実態とアカウントを照らし合わせる棚卸しが必要ですが、これにも多くの手間と時間がかかります。

入退館管理に関する課題

どの商業施設であっても、スタッフの入退館時には従業員証の確認を行います。しかし、受付で従業員証を提示する従来の方式では、細部までをしっかり確認することができません。
遠目に「それらしい従業員証を持っている」ということをチェックするだけでは、本当に本人の従業員証なのか、コピーや偽造されたものではないかといったことまではわからないでしょう。これでは、セキュリティが十分とは言えません。
また、目視での従業員証確認はしていても、入退館時間や誰が入館しているのかといった記録はとっていない場合がほとんどです。現在、施設内にいるスタッフを把握できていないことになりますから、万一の際の管理体制にも課題が残ります。

情報の周知に関する課題

通常、商業施設の運営側は、各テナントで働くスタッフと直接のつながりを持っていません。そのため、点検や防災訓練といった施設全体にかかわる情報は、バックヤードに紙で貼って周知する場合がほとんどです。しかし、このやり方では本当に情報が十分伝わっているか確認することができません。
特にコロナ禍や災害時においては、急きょ営業時間が変更されるケースなどもあるでしょう。このようなときも、各店舗を通してのやりとりとなるため、スピードと確実性が下がる上に、手間もかかります。

商業施設で働くスタッフ側の課題

商業施設で働くスタッフ側の課題は、「現地に行かないと営業時間などの情報がわからない」「申請書の提出や研修の受講など、入職後の従業員証発行手続きが面倒である」といったことが挙げられます。
どちらも、商業施設運営側の抱える課題と関連する内容です。

情報伝達と従業員証の発行については、運営側、スタッフ側双方が課題を感じていることだと言えるでしょう。なお、従業員証の発行手続きが面倒だからと、仮の従業員証のまま出入りを続けてしまうスタッフもいます。このようなスタッフの存在は、運営側にとっての管理上の課題にもなります。

商業施設がDXを進めることで課題を解決できる

商業施設がDXを進めることで、運営側やスタッフが抱える課題を解決することができます。

従業員証の発行に関する課題の解決法

従業員証をデジタル化することで、発行手続きが容易になります。特に、ICカードなどを発行することなく個人のスマートフォンを従業員証代わりにできるデジタル従業員証であれば、現物のカードを発行・管理する手間がなくなり、対応時間も短縮され、業務を大幅に効率化できるでしょう。
スタッフ側も、アプリ上から従業員証発行申請手続きができるため面倒がありません。退職時も、アプリの権限を無効化すれば手続きが完了するため、従業員証の返却・回収といった業務がなくなります。
また、定期的に行われる従業員証の棚卸し作業についても効率化や、パウチカードのような物理的な従業員証の制作コストのカットも可能です。

入退館管理に関する課題の解決法

入退館ログを取れるデジタル従業員証を利用することで、誰が何時に入退館したのかをデータとして記録することができます。館内にいるスタッフの把握も容易で、セキュリティレベルの向上に役立ちます。

情報伝達に関する課題の解決法

商業施設から各スタッフに対して通知を送れるシステムを構築することで、営業時間や防災訓練といった各種のお知らせを簡単に配信できるようになります。また、地震などの災害時にも一斉に各スタッフに通知が可能になります。これは、運営側にとってもスタッフ側にとっても大きなメリットです。
このほか、研修をオンラインで行うことで業務効率化を進めることも可能です。特にコロナ禍においては、人を集めにくく研修ができないといった問題もありますが、オンライン研修やマニュアル動画の閲覧といった方法であれば、このような状況下でも問題なく研修を行えます。

商業施設のDXは、施設を運営する側にとって多くのメリットがあると同時に、スタッフの働きやすさにもつながります。スムーズな情報伝達や従業員証発行手続きの簡便化、従業員証を持ち歩く必要がなくなるデジタル従業員証の導入などを通し、従業員満足度の向上を目指しましょう。

「はたLuck®︎」で商業施設のDXを進めよう

「はたLuck®︎」は、商業施設のDXに役立つ機能を複数搭載した店舗マネジメントツールです。ここからは、「はたLuck®︎」の代表的な3つの機能についてご紹介しましょう。

デジタル従業員証機能

デジタル従業員証機能とは、施設の入退館時に必要な従業員証をアプリで発行できるものです。現物のカードを発行しないため、発行・管理の手間やコストが削減できる上、紛失リスクも軽減できます。

利用手順は下記のとおりです。

＜デジタル従業員証の利用手順＞

1. スタッフが自分の端末から発行申請を行う
2. 「はたLuck®︎」アプリ上でQRコードを発行する
3. 商業施設入口の端末にかざすことで入退館手続きを行う

QRコードは一定時間経過すると更新されるため、使い回しはできません。さらに、入退館のステータスに応じたシステムの利用制御も可能です。「研修動画は入館中しか見られない」といった設定もできるため、セキュリティの向上につなげられます。

施設のオペレーションセンターからの情報発信機能（お知らせ機能）

施設のオペレーションセンターから、全テナントのスタッフ宛に一斉に情報発信ができる機能も商業施設のDX化に役立ちます。災害時や緊急事態発生時、スムーズに全スタッフに情報伝達ができるほか、福利厚生サービスなどのお得な情報の発信もできます。また、施設側の管理画面では、情報の開封率を確認することが可能です。

e研修機能

e研修機能とは、従来、大人数を集めて対面式で行っていた研修をアプリ内で行える機能です。テキストや画像、動画などを配信できるため、各スタッフの都合の良いタイミングで研修を受けたり、見返したりできます。

「はたLuck®︎」を利用した商業施設のDX事例

最後に、「はたLuck®︎」を活用した商業施設のDX事例をご紹介します。

三井不動産グループ

「三井ショッピングパーク ららぽーと」や「三井アウトレットパーク」を運営する三井不動産グループ様は、「はたLuck®︎」の機能を活用した「三井ショッピングパーク Staff Circle」を導入されています。

＜三井ショッピングパーク Staff Circleで利用できる主な「はたLuck®︎」の機能＞

• デジタル従業員機能
• 入退館管理機能
• 施設からの緊急連絡を含むリアルタイムでの業務連絡送信機能
• 店舗内コミュニティー機能
• 研修動画の配信機能
• スタッフ向け優待サービス情報配信機能

これまで各ショップの店長を通して行っていた情報伝達を運営側が直接行えるようにしたことで、情報をリアルタイムでスタッフ全員に行き渡らせることができるようになりました。発信された情報は、各スタッフのアプリからプッシュ通知が届くため、見落としのリスクも少なくなっています。
また、災害時の連絡なども直接行えるようになったことで、非常時にもスムーズな情報共有が可能に。スタッフからも、「コロナ禍での営業時間変更といった連絡が、リアルタイムで直接届いて便利」といった評価を得られているということです。

株式会社ダイドーフォワード

『アプリひとつでここまで解決できる！アナログな企業にこそ試してほしいSC運営の業務効率化』

神奈川県小田原市でエリア最大級のショッピングモール「ダイナシティ」を運営する、株式会社ダイドーフォワード。約2,000名に及ぶテナントスタッフの入退館管理や連絡業務を効率化し、よりテナントに寄り添った運営サポートを実現するため「はたLuck®」の導入を決定されました。

導入事例(ダイドーフォワード)をダウンロードする

株式会社横浜岡田屋

『デジタルツールで業務効率化に成功。館を支えてくれるテナントさんの働きやすい環境づくりも実現』

横浜岡田屋は、神奈川県内で都市型ショッピングセンター「MORE’S（モアーズ）」を運営しています。少人数による、より効率的な施設運営を実現するために、デジタルツールの導入を検討されていました。他のツールもあるなかで「はたLuck®︎」を選んだ理由や導入経緯、その後の変化について聞いています。

導入事例(横浜岡田屋)をダウンロードする

「はたLuck®︎」で商業施設のDXを進めよう

商業施設の業務効率化や従業員満足度の向上のために、従来のやり方を見直し、DXを進めましょう。
「はたLuck®︎」には、商業施設の課題を解決できる機能がそろっています。さらに、シフト作成機能のようなテナント向けの業務効率化機能も搭載されていますから、商業施設、スタッフ、テナントの三者にとってメリットがあります。

詳細な機能や、施設の状況に合わせた効果的な取り入れ方などについては、「はたLuck®︎」のオンライン相談会でお気軽にご相談ください。

【商業施設・SC向け】はたLuckサービス概要資料、導入事例集

デジタル従業員証・入退館管理や、全従業員向けに一括配信が可能なお知らせ機能など、商業施設運営の業務効率化につながる機能をご用意しています。導入事例集も一緒にダウンロードが可能です。

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