ホテルのシフト作成は、24時間稼働や部門間の連携など、複雑な条件が絡み合うため、多くの管理者が頭を悩ませる業務です。一般的なExcelや手書きの管理では限界があり、結果としてスタッフの不満や離職につながるリスクもあります。

本記事では、ホテルのシフト作成が難しい理由やよくある失敗例、そして効率化するための具体的なポイントを徹底解説します。ツールを活用した成功事例も紹介しますので、ぜひ自社のシフト管理の改善に役立ててください。

ホテルのシフト作成が難しい4つの理由

ホテルのシフト作成は、業界特有の働き方や運営体制があるため、難易度が高い業務です。一般的な企業とは異なり、以下の4つの理由からシフト管理が複雑になります。

• 24時間体制のシフトが必要となる
• 繁忙期と閑散期の人員差が大きい
• ポジション別に必要スキルが異なる
• 休みが取りにくく離職が増えやすい

それぞれの理由について、詳しく解説します。

24時間体制のシフトが必要となる

ホテルのシフト作成は、24時間絶え間なくスタッフを適切な人数で配置しなければならないため非常に複雑です。日勤や夜勤といった複数の勤務帯が入り乱れ、時間帯によって発生する業務が大きく変化するためです。

例えばフロント業務一つをとっても、以下のように時間ごとに役割が変わります。

• 日中のチェックイン対応
• 深夜の館内巡回や締め作業
• 早朝のチェックアウト対応　など

日勤から夜勤への引き継ぎ時間の設定や、深夜割増賃金の計算など、考慮すべき労務項目が多岐にわたります。途切れないサービスとスタッフの健康管理を両立させるシフト組みは、手作業では限界があります。

繁忙期と閑散期の人員差が大きい

宿泊予約の状況に合わせて、必要なスタッフの数を柔軟に調整することは非常に困難です。ホテル業界は季節や曜日による需要の波が激しく、常に一定の人員体制を維持するわけにはいかないためです。

ゴールデンウィークや年末年始などの超繁忙期には、フロントも客室清掃も最大限のスタッフが必要になりますが、1月中旬の平日などは最小限の人数で店舗を回す必要があります。急な団体客の予約やインフルエンザ流行などによる直前のキャンセルに合わせ、シフトを前日に組み直す作業は管理者に多大な負担をかけます。

正確な需要予測に基づいた、過不足のない人員配置が常に求められます。

ポジション別に必要スキルが異なる

ホテルには多様な業務があり、ポジションごとに必要なスキルが異なるため、誰でも自由に配置できるわけではありません。フロント、清掃、レストランなどの各部門で、専門的なシステム操作や接客の知識が求められるためです。

例えば、ベッドメイキングのプロフェッショナルであっても、予約管理システムを使ったフロントのチェックイン業務をすぐに行うことはできません。さらに語学対応が可能なスタッフや、深夜帯の責任者になれるスタッフなど、特定のスキルを持った人材が休むと途端に業務が回らなくなるリスクが潜んでいます。

個人の能力を正確に把握し、パズルのように人員をうまく組み合わせる作業は時間のかかる作業です。

休みが取りにくく離職が増えやすい

ホテルのシフト作成では、スタッフが希望通りに休みを取れず、不満が蓄積して離職につながりやすいという課題があります。世間が休む土日や祝日、大型連休が最も忙しい業界であり、家族や友人との予定を合わせにくいためです。

夜勤による不規則な生活リズムで体力的な負担も大きく、一人が辞めると残ったスタッフの出勤日数が増え、さらに疲弊するという悪循環に陥ります。誰か特定の人物にばかり土日出勤や夜勤が偏らないよう、全員が納得できる公平なシフトを継続して組むことは非常に難しい課題です。

ホテルのシフト作成でよくある失敗

シフト作成をこれまでの自己流で進めると、思わぬトラブルや重大な経営リスクを抱えることになります。現場でよく見られる失敗は、以下の3つです。

• Excelでシフトを管理してしまう
• スタッフの希望が反映されない
• 法令違反のシフトを組んでしまう

これらの失敗について、具体的に見ていきましょう。

Excelでシフトを管理してしまう

Excelによるシフト管理は、入力ミスや最新版の確認漏れが発生しやすく、業務効率を著しく下げる原因となります。管理用の関数やマクロが複雑になりすぎて、作成した担当者しか操作できず、属人化を招いてしまうためです。

また、シフトに変更があるたびにファイルを印刷してバックヤードに貼り直したり、スタッフが古いシフト表の写真をスマートフォンに保存して出勤日を間違えたりするトラブルも頻発します。

手作業での修正や共有には限界があり、結果として現場の混乱を引き起こすため、Excelでの管理はおすすめできません。

スタッフの希望が反映されない

スタッフの希望休や労働時間の要望が無視されたシフトは、職場のモチベーション低下に直結します。シフトの空白を埋めることや人件費を削ることだけを優先すると、スタッフのプライベートな予定が軽視されてしまうためです。

例えば、子どもの学校行事や家庭の事情で事前に休みを申請していたにもかかわらず、無理に出勤させられることが続けば、会社への不信感が一気に募ります。現場の士気を保ち、お客様に質の高いサービスを提供するためにも、スタッフのライフスタイルに寄り添う姿勢が欠かせません。

法令違反のシフトを組んでしまう

適切な労務管理を行わずにシフトを組むと、知らず知らずのうちに労働基準法に違反してしまう危険性があります。ホテルのような複雑な勤務形態では、月間の残業時間の正確な計算や、法定休日の取得管理が非常に難しいためです。

繁忙期に14連勤といった無理なシフトを組んでしまったり、退勤から次の出勤までの勤務間インターバルが十分に確保できなかったりすると、企業として大きな罰則を受けることになります。コンプライアンスを守り、スタッフの健康を維持するためには、正確なルールに基づいたシフト運用が必須です。

ホテルのシフト作成を効率化するポイント

複雑なシフト作成をスムーズに進めるためには、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。効率化を実現するための具体的なコツは、以下の3つです。

• 繁閑に応じた人員基準を事前に決める
• 急な欠員の対策を決めておく
• シフト作成ツールを活用する

それぞれのポイントを解説します。

繁閑に応じた人員基準を事前に決める

シフト作成を効率化するには、時間帯や稼働状況ごとの必要な人員基準を、あらかじめ明確に定めておくことが重要です。基準がないまま管理者の勘に頼ってシフトを組むと、無駄な人件費が発生したり、深刻な人手不足によるクレームが起きたりするためです。

例えば、宿泊客が50名の場合はフロント2名と清掃4名を配置する、100名を超える日は朝食ホールのスタッフを2名増員するなど、業務量から逆算して必要な人数を数値化します。明確なルールと基準を設けることで、作成担当者が変わっても迷わずに最適なシフトを組めるようになります。

急な欠員の対策を決めておく

当日の体調不良などによる急な欠員に備えて、あらかじめリカバリーのルールを決めておくことが不可欠です。事前の対策がないと、管理者が休日を返上して電話をかけ続けたり、本来の業務が完全にストップしてしまったりするためです。

急な欠員に対応するには、フロントスタッフがチェックアウトのピーク後に客室清掃のサポートに入るといった、マルチタスク化が有効です。そうすると従業員が複数の業務を兼任でき、応援を呼びやすい体制になります。緊急時の連絡網やヘルプの要請手順をマニュアル化し、被害を最小限に食い止めましょう。

シフト作成ツールを活用する

シフト作成の課題を根本的に解決するには、ホテル業に特化した専用のシフト作成ツールを活用するのが最も効果的です。希望シフトの収集から人員の調整や給与システムとの連携までをデジタル化することで、管理者の作業時間を大幅に削減できるためです。

また、スマートフォンのアプリを通じて全スタッフの希望をワンクリックで自動集計し、夜勤の回数制限や連続勤務の警告を自動で出してくれる機能もあります。現場の紙やExcelをなくし、最新のテクノロジーを活用したシステム化を進めることが、正確で効率的なシフト管理への最短ルートとなります。

効率的なシフト作成をおこないたい方は、ぜひ、以下からはたLuckの資料をダウンロードしてください。

はたLuckでホテルのシフト作成を効率化した企業事例2選

実際にシフト管理ツールである、はたLuckを導入し、施設運営の課題を解決した事例として、株式会社ロイヤルホテルの事例を紹介していきます。導入効果について、見ていきましょう。

株式会社ロイヤルホテル

株式会社ロイヤルホテルでは、従業員のエンゲージメント向上や職場内のコミュニケーションを円滑にするため、ツールを導入しています。

従来は紙の連絡ノートや私用トークアプリを使用していたため、勤務日数の少ないスタッフへの情報伝達漏れや、公私混同による連絡の取りづらさといった課題がありました。

そこで、既読状況が把握できる機能やスタッフ同士で感謝を伝え合えるツールを導入した結果、全員へ確実かつタイムリーに情報共有ができるようになり、スタッフのモチベーション向上や職場の雰囲気改善につながっています。

「エンゲージメント」が見えるから、意識が変わる。行動するから、現場が変わる。 | はたLuck

株式会社GENDA GiGO Entertainment

アミューズメント施設などを幅広く運営する株式会社GENDA GiGO Entertainmentでは、大規模な店舗運営の標準化を推進するために、ツールを導入しています。

店長が手作業でシフト作成や連絡事項の転記を行っていたため、事務作業による負担が大きく、本来の接客やスタッフ育成に集中できないという問題がありました。そこからシフト管理ツールを活用することで、各店舗のシフト状況や人員配置を本部でもリアルタイムに把握できるようになり、事務作業にかかる時間を大幅に削減できました。

店舗サービス業で働く「人」の価値向上に真っ向から挑む | はたLuck

はたLuckの資料は以下からダウンロードできますので、興味のある方はぜひ参考にしてください。

まとめ

ホテルのシフト作成は、24時間体制や部門ごとの専門スキルなど、複雑な条件をクリアしなければならない難易度の高い業務です。Excelや手作業での管理には限界があり、転記ミスや法令違反のリスク、さらには不満を抱えたスタッフの離職を招く原因にもなります。

業務量に基づいた人員基準の設定やマルチタスク化を進めると同時に、専用のシフト作成ツールを導入してデジタル化を図ることが根本的な課題解決への近道です。本記事で紹介した具体例やツールの活用事例を参考に現場の事務負担を減らし、安定した人員配置と効率的なホテル運営を実現してください。

はたLuckでは、ホテル運営でのシフト作成の悩みを解決します。事務作業の効率化を行い、安定したホテル運営を目指している方はぜひ以下から問い合わせてみてください。

宿泊業のシフト作成は、24時間体制や部門間の連携が必要であり、多くの管理者が苦労する業務です。エクセルや手書きの管理では、複雑な条件に対応しきれず、担当者の負担が増大してしまいます。

本記事では、ホテルや旅館のシフト作成を効率化するコツや、難しい理由をわかりやすく解説します。ツールの選び方や、企業の成功事例も紹介しますので、ぜひシフト管理の改善に役立ててください。

宿泊業のシフト作成の4つのコツ

宿泊業のシフト作成を効率化するには、事前の基準設定とツールの活用が最も効果的です。効率化を成功させるための具体的なコツは、以下の4点です。

• 時間帯ごとの最低人員基準をあらかじめ設定する
• スタッフのマルチタスク化で柔軟な配置転換を実現する
• 夜勤・早朝シフトのローテーションは公平性を保つ
• シフト管理ツールでスマホ完結の運用を目指す

それぞれのポイントについて、詳しく解説します。

時間帯ごとの最低人員基準をあらかじめ設定する

シフト作成においては、時間帯ごとに必要な最低人員の基準を、事前に定めておくことが重要です。基準がないままシフトを組むと、人手不足や過剰配置が発生し、現場の混乱を招くためです。

チェックインが集中する夕方や、チェックアウト時の午前中などは、業務量に応じた人数を明確にしましょう。基準を数値化しておくことで、誰でも迷わずに、適切な人員配置を行えるようになります。

スタッフのマルチタスク化で柔軟な配置転換を実現する

シフト管理を安定させるためには、スタッフのマルチタスク化を進めることが効果的です。複数部門の業務を兼任できる人材がいれば、急な欠員や特定の時間帯の混雑にも対応しやすくなります。

具体的には、フロント担当者がレストランの配膳を手伝う仕組みや、客室清掃のサポートに入る体制を整えましょう。業務の幅を広げることで、限られた人数でも効率よく、施設全体を運営することが可能です。

夜勤・早朝シフトのローテーションは公平性を保つ

宿泊業特有の夜勤や早朝のシフトは、スタッフ間の公平性を保ちながら、ローテーションを組む必要があります。特定の人物に負担が偏ると、体調不良やモチベーションの低下を招き、離職につながるでしょう。

連続勤務の回数や夜勤明けの休息時間をルール化し、全員が納得できるシフトを組むことが求められます。スタッフの健康を守り、長く働いてもらうためにも、労働条件の平等な割り振りは不可欠です。厚生労働省の定める基準に合わせたシフトを組みましょう。

シフト管理ツールでスマホ完結の運用を目指す

効率化の最終的なゴールとして、スマートフォンで完結できる専用ツールの導入を目指しましょう。紙やエクセルでのやり取りは、確認漏れや転記ミスの原因となり、管理者の大きな負担となります。

専用アプリを使えば、スタッフはいつでも希望を提出でき、確定したスケジュールも手元で即座に確認できます。デジタル化によってコミュニケーションを円滑にし、シフト管理にかかる時間を大幅に削減することが重要です。

宿泊業のシフト作成が難しい3つの理由

宿泊業におけるシフト作成には、業界特有の複雑な条件が絡み合っています。主な理由は、以下の3つです。

• 24時間体制で夜勤・深夜シフトの管理が複雑になる
• 予約状況によって必要人員が大きく変動する
• フロント・客室・料飲など多部門の連携管理が必要

これらの理由について、深掘りしていきます。

24時間体制で夜勤・深夜シフトの管理が複雑になる

宿泊業のシフト作成は、24時間体制での人員配置が求められるため、非常に複雑になります。昼夜を問わず顧客対応が必要であり、法定労働時間や深夜割増賃金などの計算も絡むためです。

さらに、夜勤から日勤への切り替えタイミングや、勤務間インターバルの確保など、配慮すべき項目が多岐にわたります。労働基準法を遵守しつつ、途切れないサービスを提供するための調整は、手作業では困難を極めます。

予約状況によって必要人員が大きく変動する

宿泊予約の増減に合わせて、必要なスタッフの数が日々変動することも、難易度を上げる大きな要因です。満室の日と空室が多い日では、フロントの対応人数や客室清掃の稼働量がまったく異なります。

団体客の受け入れや、当日の急なキャンセルなど、直前まで正確な業務量が読めないケースも珍しくありません。常に最新の予約データと連動させながら、過不足のないシフトを組む柔軟性が求められます。

フロント・客室・料飲など多部門の連携管理が必要

宿泊業は、複数の部門が連携してサービスを提供するため、部門を横断したシフト管理が不可欠となります。部門ごとにシフトを独立させてしまうと、施設全体での人員調整やヘルプの配置がうまくいきません。

レストランの朝食利用者が多い日は、フロントスタッフを応援に向かわせるなど、部門間の助け合いが必要です。全体の稼働状況を俯瞰し、最適なバランスで人員を振り分ける高度なマネジメント能力が問われます。

宿泊業のシフト作成の基本的な流れ

適切なシフトを作成するためには、決まった手順に沿って作業を進めることが大切です。基本的な流れは、以下の通りです。

• 月の必要人員を把握する
• スタッフのシフト希望を収集する
• 部門間の調整・最終確認を行う

それぞれのステップについて、順番に解説します。

月の必要人員を把握する

シフト作成は、月間の予約状況やイベント予定から、必要な人員を正確に把握することから始まります。業務量の予測を誤ると、スタッフの過労やサービス品質の低下を招いてしまうためです。

まずは、過去のデータや直近の予約台帳を確認し、日別および時間帯別の人員枠をスケジュール表に落とし込みましょう。全体の枠組みを正確に設計することが、その後のスムーズな調整作業につながります。

スタッフのシフト希望を収集する

スタッフのシフト希望を漏れなく収集することは、正確な勤務計画を立てるために不可欠な手順です。スタッフのプライベートな予定や希望休を把握しなければ、無理のない配置ができません。

提出期限を明確に定め、期日までに希望休や出勤可能日をシステム上で申告させる運用を徹底しましょう。全員の希望を迅速に集めることが、効率的なシフト作成のポイントです。

部門間の調整・最終確認を行う

全体のバランスを整え、無理のないスケジュールを完成させるためには、部門間の調整と最終確認が重要です。希望通りに配置すると必ず人員の過不足が発生するため、パズルのような組み替えが必要です。

人が足りない時間帯はスタッフに交渉して出勤をお願いし、部門間で応援を出せるかどうかも確認しましょう。最終的なすり合わせを丁寧におこなうことで、トラブルのないシフト運用が実現します。

宿泊業向けシフト作成ツールの選び方

自社の施設に合ったツールを選ぶことで、シフト管理の課題を一気に解決できます。比較検討すべきポイントは、以下の通りです。

• 夜勤・深夜シフトの管理に対応しているか
• 繁忙期・閑散期の人員変動に柔軟に対応できるか
• 急な欠員を素早く補填できる機能があるか

それぞれの選び方のポイントを解説します。

夜勤・深夜シフトの管理に対応しているか

宿泊業向けのツールを選ぶ際は、夜をまたぐ勤務の管理がスムーズにできるかを確認しましょう。日をまたぐシフトは、労働時間の計算や深夜割増の集計が通常のツールでは対応できないことがあるためです。

宿泊業では、24時間表記や勤務間インターバルの自動警告機能が備わっているかを、テスト運用で確かめることをおすすめします。複雑な勤務形態を正確にシステム化できるツールを選ぶことが、労務リスクの回避につながるでしょう。

繁忙期・閑散期の人員変動に柔軟に対応できるか

季節や曜日による人員の増減に合わせて、柔軟に枠組みを変更できるツールを選びましょう。宿泊業は、ゴールデンウィークなどの繁忙期と平日の閑散期で、必要なスタッフ数が極端に変わるためです。

円滑に業務を回すには、過去のシフトパターンをテンプレートとして保存し、状況に合わせてワンタッチで呼び出せる機能があると便利です。需要の変動に即座に対応できる操作性の高さが、現場の負担軽減に直結します。

急な欠員を素早く補填できる機能があるか

当日の体調不良などで急な欠員が出た際に、スムーズに代わりの人員を探せる機能は必須条件です。宿泊業では、一人の欠員が現場のオペレーションに致命的な影響を与える可能性があるためです。

欠員を補填するには、ツール上でヘルプ募集を一斉送信し、出勤可能なスタッフがスマホからすぐに応募できる仕組みが理想的です。トラブル発生時のリカバリーを迅速に行えるシステム環境を整えることが、安定運営の鍵を握ります。

効率的なシフト作成をおこないたい方は、ぜひ、以下からはたLuckの資料をダウンロードしてください。

はたLuckで宿泊業のシフト作成を効率化した企業事例

実際に専用ツールであるはたLuckを導入して、宿泊施設のシフト管理を改善した事例を紹介します。

株式会社ロイヤルホテル

株式会社ロイヤルホテルでは、店舗マネジメントアプリ「はたLuck」を導入したことで、従業員エンゲージメントの向上と職場環境の大幅な改善を実現しています。以前は、以下のような課題を抱えていました。

• 負担の大きいエンゲージメント調査がやりっぱなしになっていた
• 私用の連絡アプリによる公私混同
• スタッフの意欲低下による接客への悪影響

しかし、「はたLuck」の機能を活用することで「感謝を伝え合う文化」と「確実な情報共有の仕組み」が構築され、スタッフの意識と行動が前向きに変化しました。

具体的には、以下のような機能の活用により大きな効果が生まれました。

• 「星を贈る」機能の活用： スタッフ間で感謝や称賛を可視化して送り合うことで、モチベーションが向上
• 「連絡ノート」機能の活用：出勤日数が少ないスタッフにも情報共有や引き継ぎが漏れなく行き渡るように
• 現場の変化： コミュニケーションの改善によって離職率が低下

「はたLuck」を通じてエンゲージメントの可視化と円滑なコミュニケーション体制を整えたことが、スタッフの定着や自発的な行動を引き出しました。結果として質の高いサービスと顧客満足につながる強い組織づくりを成功させています。

「エンゲージメント」が見えるから、意識が変わる。行動するから、現場が変わる。 | はたLuck

まとめ

宿泊業のシフト作成は複雑な条件が多く、手作業では担当者に大きな負担がかかります。時間帯ごとの基準設定やツールの活用を進めることで、確実な効率化と生産性の向上が見込めます。

そのためにも自社の課題に合ったシステムを選び、スムーズな情報共有と柔軟な人員配置を実現しましょう。本記事で紹介したポイントを参考に、現場の負担を減らす環境作りを進めてみてください。

はたLuckでは、シフト作成の悩みを解決します。シフト作成業務の効率化を目指したい方は、無料で相談できるため、ぜひ問い合わせてみてください。