店舗運営やスタッフ教育に欠かせない「マニュアル」。マニュアルを該当者全員へスピーディーに展開することで、スタッフのサービス品質が向上し、売上にも好影響を及ぼします。

そんなマニュアル展開に効果的なツールが「マニュアル共有ツール」です。同ツールを導入することで、マニュアル作成・共有・更新等の作業の効率化を図ることができます。この記事ではそんなマニュアル共有ツールの選び方やおすすめツールを紹介します。

マニュアル共有ツールとは

マニュアル共有ツールとは、業務手順や各種ルールがまとめられたマニュアルを従業員・スタッフ間で共有できるツールのこと。文章や画像に加えて視覚的に分かりやすい動画も共有可能なツールやマニュアル作成もできるツールなど、ツールによって機能は様々です。

マニュアル共有ツールを導入するメリット

マニュアル共有ツールを導入する5つのメリットを解説します。

マニュアルの共有と検索が容易になる

紙のマニュアルの場合、マニュアルを共有するためには人数分の紙を印刷・配布しなければなりません。また共有されたスタッフ側も該当箇所をペラペラと紙をめくりながら探す必要があります。

一方、マニュアル共有ツールの場合はマニュアルをアップロードするだけで該当者全員に共有が可能です。またスタッフも検索機能を使うことで、効率的に調べたい内容を探すことができます。

マニュアルの更新が効率化される

繰り返しになりますが、紙のマニュアルの場合は、マニュアル更新の度に印刷・配布をしなければなりません。一方、マニュアル共有ツールを用いれば、データのアップロードや修正をするだけで、簡単にマニュアルを更新することができます。

常に最新のマニュアルを提供できる

マニュアル共有ツールは更新・アップロードした内容がすぐに反映されるのが特徴です。そのため、スタッフへは常に最新のマニュアルを展開することができます。

アクセス権限を設定し、適切なスタッフにのみマニュアルを公開できる

マニュアル共有ツールによっては、閲覧できるスタッフを限定する「アクセス権限の設定」が可能です。アクセス権限を設定することで、適切なスタッフにのみマニュアルを公開することができるようになります。

利用状況を分析できるため、マニュアルの改善に役立つ

マニュアル共有ツールによっては、誰が・いつ・どのコンテンツを・何回閲覧したか、といった閲覧状況を確認することが可能です[歩庄1] 。閲覧箇所や閲覧回数などのデータを参考にすることで、より浸透しやすいマニュアルへと改善することができます。

マニュアル共有ツールを選ぶ際のポイント

マニュアル共有ツールの選定時に押さえておくべきポイントを7つ紹介します。

必要な機能を搭載されているかどうか

マニュアル共有ツール選定にあたり、必要な機能が搭載されているかどうかは重要です。具体的には以下の機能の有無を確認しましょう。

・マニュアル作成の手間を省く機能

・マニュアル活用を促す機能

・閲覧権限の設定機能

・マニュアルの閲覧状況確認機能

順に解説します。

マニュアル作成の手間を省く機能があるかどうか

マニュアル共有ツールでマニュアル作成もしたい場合は、マニュアル作成の手間を軽減する機能の有無もポイントです。具体的には、フォーマットに入力することでマニュアルを作成できる「テンプレート機能」や「（外国籍スタッフがいる場合は）翻訳機能」などもあると便利でしょう。

マニュアル活用を促す機能があるかどうか

マニュアルの浸透のためには、マニュアル共有機能に加え、マニュアル活用を促進させる機能も搭載するツールを選ぶことが大切です。例えば、任意の情報へ素早くアクセスするための「ピン留め機能」や投稿されたマニュアルに対する「コメント機能」、マニュアル閲覧を促す「連絡機能」などがあれば、よりマニュアル活用が推進することでしょう。

閲覧権限の設定ができるかどうか

マニュアルによっては、特定の役職や雇用形態の人だけに閲覧を許可したい場合もあるでしょう。そのため、公開範囲を調整できる閲覧権限があるかどうかはツール選定にあたって大事なポイントです。

マニュアルの閲覧状況を確認できる機能があるかどうか

閲覧状況の確認機能も重要です。同機能を活用し、マニュアルを見ていないスタッフへ閲覧を促すことで、マニュアルの浸透を図ることができるためです。また、閲覧状況の確認機能があることで、スタッフの「マニュアルを確認しよう」という意識がより強くなる効果も期待できます。

ツールの使い勝手がよいか

どんなに優れた機能を搭載したマニュアル共有ツールであっても、ツールの操作性が複雑で難しければ、なかなかツールは浸透しません。そのため、UI/UXの優れた、使い勝手のいいツールを選ぶことが大切です。使い勝手のよさについては、例えば口コミサイトやアプリストアの口コミが参考になるでしょう。

料金は予算内におさまるか

マニュアル共有ツールの料金が予算内におさまるかどうかも、事前に確認します。ツールによっては個別に見積もりを取る必要があったり、料金が掲示してあったりしても、自社にとってどのプランが最適なのか判断が難しいケースもあります。そのような場合は、必ず問い合わせをしましょう。

セキュリティ面に不安はないか

マニュアルが漏えいしてしまうと、自社の競争力低下を招きかねません。そのため、マニュアル共有ツールには必要十分なセキュリティ環境が求められます。特に昨今は自身のスマホで業務を行うBYODが進んでいますが、例えば勤務時間前後のみツール利用を許可する機能や退職者IDの無効化機能などのセキュリティ機能があれば、情報漏えいリスクを下げることができる[歩庄2] でしょう。

サポート体制は充実しているか

特にマニュアル共有ツール導入直後は、ツールの操作方法や機能について不明点が出てくる可能性があります。その際、サポート体制が充実していれば問題を迅速に解決できます。サポート体制の充実度については、オンラインマニュアルの有無やカスタマーサービスの対応時間・連絡方法（電話・メールなど）などをチェックした上で、判断しましょう。

無料デモなどがあるか

無料デモを利用することで、ツールの操作性や導入後の展開イメージ等を手軽に確認することができます。特に操作性（使い勝手）はツール選定において重要なポイントです。無料デモが利用できる場合は積極的にお試し利用をしてみましょう。

導入実績があるかどうか

導入実績が豊富なツールほど、多くの企業に支持されていることになります。そのため、導入実績の豊富さも確認しておきましょう。またツールによっては、実際にツールを導入した企業の声をまとめた導入事例がホームページで公開されています。同じような課題を抱える企業の導入事例が公開されていれば、選定時の参考になるでしょう。

おすすめマニュアル共有ツール12選

ここでは、おすすめしたいマニュアル共有ツールを12種類ご紹介します。

はたLuck

「はたLuck」は、動画や画像を活用した各種マニュアルを作成・共有できるツールです。利用ID数は20万人以上（2023年11月時点）に上ります。

「はたLuck」を利用することで、スタッフは時間・場所問わず、業務時間内の好きなタイミングでマニュアルを閲覧できます。また公開・更新したマニュアルは、情報の発信・管理・確認・報告を一元化する「連絡ノート機能」で周知徹底が可能。マニュアルの浸透を図ることも可能です。

そのほか、「はたLuck」にはシフトの提出・回収・作成等ができる「シフト管理機能」や利用状況を数値化する「レポート機能」等も搭載。マニュアル共有だけに留まらない活用が期待できます。

Teachme Biz

「Teachme Biz（ティーチミービズ）」は写真や動画を使ったマニュアルをクラウド上で作成・共有ができるツールです。動画・画像の編集機能が搭載されており、同ツール上でマニュアルを簡単に作成することができます。運営会社・株式会社スタディストによると 「マニュアル作成時間75％削減」という実績データも算出できたようです。

また、自動翻訳機能も20言語に対応しており、外国籍スタッフの多い現場でも活躍することでしょう。

トースターチーム

「トースターチーム」はマニュアルのAI自動作成および管理ができるツールです。累計登録者数は2,000社以上。同ツールでは、タイトルを入力するだけでAIが自動でマニュアルを作成します。あとは適宜編集をすることで、マニュアルが完成。完成したマニュアルは3つのレイヤーで管理が可能です。検索機能もあるため、マニュアルを効率的に探すことができます。

COCOMITE

「COCOMITE（ココミテ）」は、オンライン上でマニュアル作成・運用ができるサービスです。同ツールでは基本レイアウトに沿って情報を入力することで、マニュアルの作成および更新が可能。また、フォルダ・ファイルの共有リンクを取得できるため、スピーディーなマニュアル共有も実現します。

そのほか、電話サポートやオンボーディングサポートも受けられるため、導入後もスムーズに社内展開できることでしょう。

Create!JobStation

「Create!JobStation（クリエイト ジョブステーション）」はマニュアルに記載されているような定型業務の標準化を目指すツールです。同ツールでは、業務工程毎に画像およびリンクを使って分かりやすいマニュアル作成が可能。作成したマニュアルにチェックリストを設定することで、従業員・スタッフは手順を確認しながら業務を進めることもできます 。

同ツールでは、2週間の無料トライアル（全機能の利用可）も申し込めるため、導入検討時にはお試し利用をしてみましょう。

Stock

「Stock（ストック）」はマニュアル含め各種社内情報をノートにストックできるツールです。同ツールの運営会社・株式会社Stockが「最もシンプルな情報ストックツール」と謳っている通り、操作性のシンプルさが特徴です。そのため、ITが苦手なスタッフにもスムーズに浸透することでしょう。

そのほか、ノートへの記載内容は全て自動的にバックアップされているため、いつでも過去の時点の内容に復元することができます。

Talknote

「Talknote（トークノート）」はリアルタイムな情報共有・情報アップデート等の機能を搭載したツールです。同ツールにはノートを作成して情報を共有する「ノート」やチャット形式でやり取りできる「メッセージ」、タスク管理に便利な「タスク管理」など多様な機能が搭載されています。マニュアルについても動画やノートで共有が可能です。

多彩な機能があるため、マニュアル共有だけでなく、その他業務の効率化やコミュニケーション活性化なども視野に入れて運用することができるでしょう。

DocBase

「DocBase（ドックベース）」はマニュアルのほか、日報や議事録など様々な社内情報を作成・共有できるツールです。マニュアルはテンプレート機能を使うことで、情報の漏れなく作成が可能。複数人がリアルタイムで同時にマニュアル編集もできるため、他の人の作業が終わるまで待つ必要はありません。

また外部共有機能を使えばDocBaseのアカウント保有者だけでなく、DocBaseアカウントを持っていない人へもマニュアルを共有することができます 。

flowM

「flowM（フローム）」は業務フローを自動記録・保存することで、簡単にマニュアルを作成できるツールです。同ツールでは「開始ボタンをクリック→通常業務→停止ボタンをクリック」の3ステップを踏むだけで、業務フローを自動で記録し、Excelファイルで出力。出力したExcelファイルデータを整理することで、正確なマニュアルを作成することができます。マニュアル共有の前に、属人化した業務のマニュアル化を図りたい企業におすすめです。

tebiki

「tebiki（テビキ）」は直感的な操作で動画マニュアルの作成・編集ができるツールです。同ツールでは、現場の作業をスマートフォンで撮影するだけで字幕が自動生成されるため、より分かりやすい動画マニュアルの作成が可能です。また、シーンのカット・静止ができる映像編集機能や重要ポイントを強調するために丸や矢印などの図形を動画に挿入する機能なども搭載。手軽に本格的な動画マニュアルを作成したい企業におすすめのツールです。

Notion

「Notion（ノーション）」はメモやタスク、Wiki（誰でもコンテンツを編集できるシステム）などの多彩な機能を搭載するツールです。同ツールでは、テンプレート を活用してマニュアルを作成したり、作成したマニュアルをスタッフへ簡単に共有することできます。そのほか、AIも搭載されており、文章作成・ブレインストーミングなどのサポートも受けられます。

無料プランも用意されているため、まずは無料でお試し利用をしてみて、利用状況に応じて有料プランに切り替えてもいいでしょう。

マニュアル共有ツールなら「はたLuck」がおすすめ

マニュアル共有ツール12選でも紹介した「はたLuck」について、より詳しい機能・メリットを紹介します。

動画や画像を使って手順を視覚化できる「マニュアル機能」

「はたLuck」では文章に加え、動画や画像でマニュアルを作成・共有することができます。文章では伝えづらい接客マニュアルや調理マニュアルなども動画・画像を交えてマニュアル作成することで、効率的にマニュアルの浸透を図ることができます。

スタッフが好きなときに業務マニュアルを確認できる

「はたLuck」で公開されているマニュアルは、スタッフがスマートフォンから業務時間内の好きなタイミングで見返すことができます。そのため、スタッフは気になったタイミングでマニュアルを確認したり、自分のペースで学習することが可能です。企業側としても、スタッフが好きなときにマニュアルを見返せる環境を整えることで、サービス品質の向上につなげられるメリットがあります。

教育コストの削減が図れる

接客・配膳方法や新メニューの案内などをアナログな手法で共有するのは非効率＝教育コストがかかります。例えば、紙のマニュアルを共有するにしても、印刷・配布の手間がかかるほか、正確に伝わらなかった場合は都度教えなければなりません。

一方、「はたLuck」では動画や画像で分かりやすくマニュアルの内容を伝えられるほか、スタッフはいつでもスマートフォンでマニュアルを見返すことができるため、企業側としては教育の時間＝教育コストを削減することができます。

仕事に必要な情報共有ができる「連絡ノート機能」

「はたLuck」にはスタッフ全員または特定のスタッフへ情報発信ができる「連絡ノート機能」があります。同機能を使えば、マニュアルの公開や更新などに関する情報も即座にスタッフへ共有することができます。また、同機能には発信した情報を誰がチェックしたのか、閲覧状況を確認する機能も搭載。マニュアルの伝達漏れを防ぐことが可能です。

「はたLuck」のマニュアル機能の活用事例

「はたLuck」のマニュアル機能を活用した事例として、株式会社大戸屋様の活用例を紹介します。

株式会社大戸屋

定食屋「大戸屋ごはん処」を展開する株式会社大戸屋。日本のみならず世界でもチェーン店を運営する同社は、調理工程や味・品質を一律に保つ必要があり、「マニュアルの周知徹底」という課題を抱えていました。

「はたLuck」導入後は、スタッフが自身のスマートフォンでマニュアルを閲覧できるようになり、調理工程の均一化が進みました。調理方法も動画で共有することで「はたLuck®」導入前よりも「分かりやすくなった」というスタッフの声も寄せられています。

導入事例(大戸屋)をダウンロードする

インタビュー動画URLをダウンロードする

マニュアル共有ツールを導入して業務効率化を図ろう

マニュアル共有ツールを導入することで、マニュアルの共有や検索・更新作業等が効率化します。

また、スタッフ側としても最新マニュアルをいつでもスマートフォンで確認できるようになるため、安心して業務にあたることができます。マニュアル共有ツールの導入はマニュアルを共有する側・共有される側、双方に大きなメリットがあると言えるでしょう。

はたLuckサービス概要資料、導入事例集

店舗サービス業向け、商業施設向け、それぞれのサービス概要資料をご用意しています。導入事例集も一緒にダウンロードが可能です。

資料ダウンロード

今回の記事ではマニュアル作成のコツや手順についてわかりやすくご紹介します。

はたLuckサービス概要資料、導入事例集

店舗サービス業向け、商業施設向け、それぞれのサービス概要資料をご用意しています。導入事例集も一緒にダウンロードが可能です。

資料ダウンロード

業務マニュアルを作る目的

より成果の出やすいマニュアルを作成するためにも、まずはマニュアルを作る目的を確認しましょう。

業務マニュアルを作成する目的は、業務をスムーズに遂行することや仕事の質を均一化すること、また効率化やコスト削減などがあります。そのために作業内容や手順を伝えるものが、マニュアルです。

職場には多くの従業員が存在し、個人によって判断基準や考え方が異なります。 仕事の進め方を統一せずに各従業員のやり方に任せていると、完成する商品や提供するサービスが異なるものになるうえ、効率も悪くなってしまいます。しかし、それでは企業として成り立たない場面も多いでしょう。

業務をマニュアルとしてまとめることで、業務品質の維持・向上を図れます。さらに、基本的な業務手順はもちろん、業務担当者の経験に基づくコツや知識についても共有することで、業務担当者でなくても一定以上の品質で商品やサービスを提供できるでしょう。

業務マニュアルの作成がもたらす効果

では、業務マニュアルを作成するとどういった効果が期待できるのか、解説します。

業務の属人化を防ぐ

業務マニュアルを整備することで、社内で属人化していた業務を減らすことができます。

「この仕事はAさんしかわからない（できない）」といった業務が多いと、その人が体調不良で休んでしまったときに業務が回らなくなってしまう可能性も否定できません。そういった場合に、業務マニュアルがあれば誰でも手順に従って業務を進められるので、このような属人化のリスクを低減できるのです。

業務効率が向上する

業務マニュアルの主な目的のひとつとして「業務の効率化」も挙げられます。業務マニュアルがあることで、業務の最中に作業手順で行き詰まったり、悩んだりする時間を削減できます。

また、業務マニュアルを参照することで、ミスの予防や確認する側のチェック工数の削減にもつながるでしょう。

効率的に人材育成ができる

業務マニュアルがあると、新入社員や異動してきた社員の教育にかける時間が減るため、教育コストを削減できます。マニュアル化することで業務が標準化され、「教える人によって手順が異なる」といったリスクも減らすことができます。

業務マニュアルの作り方

業務マニュアルを作成する際は、どのような手順で進めればよいのでしょうか。順番に見ていきましょう。

手順①利用目的や利用者を明らかにする

業務マニュアルを作成するときには、まず業務マニュアルを使う対象者と目的を明確にしましょう。マニュアルは業務の手順だけでなく、記載内容が多岐にわたることが特徴です。

そのため、対象者と目的を明確にしておかないと記載内容に一貫性がなくなる可能性があり、読み手に伝えたいことが伝わらなくなってしまいます。

使用対象者になりうるのは、たとえば管理職など従業員を教育する立場の人や、お客様と直接接したり、商品を作ったりする現場スタッフなど、さまざまです。

現場のスタッフが対象であれば、実際の作業を想定し、より細かいチェックリストなども必要になります。一方で管理職が対象であれば、現場レベルでの細かい視点だけではなく、部署全体や会社全体を俯瞰し、広い視野で物事を進められるようなマニュアルであるべきでしょう。

また、効率化やコスト削減を目的としたマニュアルなのか、業務の質を保つことが目的なのかによって、注力すべきポイントも変わります。

手順②業務マニュアル作成のスケジュールを決める

何も考えずに業務マニュアルの作成に取りかかると作成途中で挫折してしまったり、マニュアルが必要な時期に間に合わないといった事態になりかねません。そのため、着手する前にマニュアル作成のスケジュールを決めることが大切です。

完成期日から逆算するほか、通常業務以外にどの程度の時間をマニュアル作成に費やせるのか考えるようにしましょう。

また、作業開始日や完成日、かかる日数などを計画するだけではなく、業務マニュアル作成の工程を細かく区切り、いつまでにどの段階まで終わらせる必要があるかを決めておくことがポイントとなります。タスクを細かく分けて日程を決めておくことによって、現在の状況がスケジュールどおり進んでいるかどうかを確認できます。

予定よりも遅れていることが途中でわかれば、その段階で計画を再調整することが可能です。完成予定日を設定し直すか、あるいは期日を変更しないのであれば、スピードアップを図るか作業内容の見直しなどが必要になるでしょう。

業務マニュアル作成に携わる人数を増やして遅れを取り戻すことも方法のひとつです。スケジュールを決める際は、工数だけでなく人材が確保できるかどうかもあわせてチェックしておく必要があります。

手順③業務内容の棚卸しを行う

業務内容を洗い出す

目的とスケジュール感が明確になったら、業務マニュアルに記載する業務の内容を整理しましょう。業務内容の洗い出しをする際は現場の担当者にきちんと話を聞くことに加え、上司にもその内容で漏れがないかどうか確認してもらうようにしましょう。

1つの部署やポジションで行うべき業務は膨大な量であることが予想されるため、ここでの棚卸しが業務マニュアルの精度を左右するといえます。 たとえば営業担当者であれば、店頭での接客のほか、DMを活用したフォローや顧客育成、集客イベントの開催など、業務内容は多岐に渡ります。それらを一つずつ書き出していきましょう。

作業工程や手順を整理する

さらに、それぞれの業務内容の作業手順を整理します。店頭での接客なら「初回来店のお客様には何をどのような順番で説明するか」「どのような内容をヒアリングする必要があるか」などを具体的にしておきましょう。集客後のDMについては「どのツールを使い、どのタイミングで、どのような内容を送るか」といった手順もマニュアル化できます。

このような業務は、マニュアルがなければ担当者個人の感覚で行われる傾向があります。しかし、ベストなタイミングや方法、手順などを細かく決めておくことによって、誰が実行しても一定の成果を得ることが可能になるのです。 その効果を得るために業務内容の棚卸しをし、重要なポイントや効率の良い手順を明らかにしておきましょう。

作業に必要なものを洗い出す

作業手順を明確にしたら、必要なものも書き出しておきましょう。業務マニュアルには工程だけでなく、使用するものもあわせて記載するためです。

実際に作業する様子を見たり、思い出したりしながら、使っているものを書き出します。

例として、以下のような項目で、それぞれ必要なものを洗い出していきます。

• 使用するツール
• 道具や機械
• 必要な書類・資料・伝票など
• 書類の原紙・サンプル
• データ・ファイル
• 担当者名・連絡先

作業ごとの懸念点・注意点を洗い出す

マニュアルには手順や必要なものだけでなく、注意点も記載するようにしましょう。あらかじめ記載しておくことによって、同じ失敗を未然に防ぐことができるからです。

結果的に仕事の質が上がって、顧客満足度や売上アップにもつながりやすくなります。また教育面を考えても、注意すべき点は先に伝えておいた方が良いでしょう。

そのために作業工程ごとの懸念点も洗い出しておきます。

手順④構成案（目次・見出しなどの骨組み）を決定する

業務内容の棚卸しが完了したら、本文を書き始める前に構成案を作りましょう。構成案とは、マニュアルの骨組みのようなものです。本の目次をイメージすると 分かりやすいかもしれません。

構成案を作らずに本文を書き始めると、方向性が定まらずにわかりにくい内容になってしまったり、書くべき項目が漏れていたりすることがあります。そうなるのを避けるため、はじめに構成案を作ります。

構成作りの大まかな流れは、以下の通りです。

1. 記載すべき項目を ピックアップする
2. ピックアップした項目を大分類にグルーピングする
3. 大分類の中でさらに細かく分類して目次を作る

前の手順③で洗い出した項目の中から、業務マニュアルに記載すべき内容をピックアップします。

次に、ピックアップした内容をいきなりひとつずつ順番に並べるのではなく、まずは大きな分類に分けます。似たような項目をグルーピングするイメージです。

たとえば飲食店の業務マニュアル なら、洗い出した項目をホールスタッフ用や厨房用などに分類するといったイメージです。

さらにその大分類の中で細かい作業ごとに分類します。分類したものを分かりやすい順番に並べて、目次を作っていきましょう。

手順⑤本文を作成する

構成や見出しが完成したら、本文を作成していきましょう。本文作成時のポイントは以下のとおりです。

• トラブルやイレギュラーへの対応を盛り込む
• 必要に応じて画像や動画を入れる
• 専門用語には注釈をつける

業務マニュアルには、想定されるトラブルの対応例も補足で盛り込むようにしましょう。過去のミスやトラブルがなぜ起きてしまったのか、どのように対応したのかを記載することで、同様の事態が起こることを防げます。

また、新入社員にも理解できるように難しい言葉には解説をつけ、画像や動画を用いて視覚的に分かりやすくすることも大切です。

本文作成の際には、フォーマットやレイアウトなどの大まかなデザインをあらかじめ決めておくとスムーズに進む上に、作成後に調整する際に軽微な変更で済みます。WordやExcelで使えるテンプレートがWeb上で配布されているので、それらを活用するのも良いでしょう。イメージに近いフォーマットが見つかれば、白紙の状態から自身で作るよりも、大幅に時間が短縮できます。

手順⑥業務マニュアルを運用・改善する

ある程度内容が完成したら、業務マニュアルを仮運用しましょう。そして、仮運用前に担当者に目を通してもらうことも大切です。その時点で情報の抜け漏れがないか確認し、早めに修正しておくことで後から大幅に修正する必要がなくなります。

仮運用時も担当者にチェックしてもらったからと安心せず、何か問題が起きていたり、わかりにくかったりするところがないかを周囲に確認しましょう。

仮運用が終わったら、その中で得られた改善点や修正点を反映していきます。反映した後は、リリースして問題ないかを担当者にレビューしてもらいましょう。

わかりやすい業務マニュアルを作る人がやっていること

ここからは、さらに読みやすく活用されやすい業務マニュアルを作るためのコツを8つご紹介します。

作業の全体像を掴む

わかりやすい業務マニュアルを作るためには、まず業務の全体像を把握することが大切です。

全体像を掴んでいない状態で部分的に説明をすると、全体で見たときに整合性の取れない内容になってしまう可能性があります。

全体像を把握できないとマニュアルを読む人も混乱してしまい、理解がしにくい状態となります。結果として、活用されないマニュアルになってしまうかもしれません。

作業手順の中の一部分にいきなりフォーカスするのではなく、まずは全体の流れに焦点をあて、その上で手順を説明していきます。その中で一つ一つの手順において、注意する点や具体的なやり方などを挙げていくと、わかりやすい業務マニュアルができます。

さらに業務マニュアルの冒頭に目次をつけて全体像を記しておくと、読み手も業務の流れをイメージできるようになり、各工程を理解しやすくなります。目次があれば確認したい箇所だけを閲覧できるので、特定の業務工程を見なおす場合にも便利です。

5W1Hを意識する

業務マニュアルや手順書に限らず、人に伝わる文章を書くときは「5W1H」を意識することが大切です。

「いつ」「どこで」「誰が」「なにを」「なぜ」「どうやって」をわかりやすく記載することで、誰が見てもわかりやすい文章になります。5W1Hを意識することで、マニュアル化する業務の対象や範囲も明確になります。

たとえば来店した顧客にDMを送付する業務の場合、ただ単に「顧客にDMを送る」とマニュアルに記載するだけでは、現場にはなかなか定着しないことが予想できます。「顧客にDMを送る」という一文だけの場合、そもそも誰が行うのかも明確になっていません。

初回の接客をした営業担当が送るのか、社内で担当を振り分けるのかといったように、「誰が」を決めておく必要があります。そのほか、「いつ」は来店から何日後に送るのか、「どうやって」はどのツールで送るのかなどを明確にしておきましょう。

そのうえで、なぜそれを行う必要があるのかを明記することによって、従業員が業務マニュアルを遵守徹底する可能性が高まります。

特に手間のかかる業務の場合、それを行う理由がわからなかったり、やる必要性を感じなかったりすると、実行しない従業員も出てきます。手順どおりにその業務を行うことによってどのような効果があるのか、行わなければどのようなリスクがあるのかなどを示しておくと良いでしょう。

5W1Hをしっかりとマニュアルに盛り込むには、それらを記載する欄をフォーマットに設けることもひとつの方法です。フォーマットを活用すると書き忘れが防げるほか、マニュアルを読む従業員にとっても、概要が一目で分かりやすいというメリットがあります。これによって、より伝わりやすい業務マニュアルになるでしょう。

考え方と行動を分ける

業務マニュアルを作る際は考え方と行動を明確に分けて記載しましょう。

たとえば「考え方」とは判断基準や行動指針などです。 一方の「行動」とは具体的にやるべきことで、手順・量・回数などを明確に記載します。

「行動」として書かれた内容は、業務マニュアル通りに進めれば誰が実施しても同じような結果になることが想定されます。反対に「考え方」は人によって違うので、本人はマニュアル通りに動いたつもりでも、同じ結果にはならないことが多々あるのです。

仕事を円滑に進めるためには考え方も大切ですが、業務マニュアルとして大事なのは、誰が実施しても同じ品質になるようにすることです。

そのため、考え方と行動は明確に分けて、やるべきことを具体的に書きましょう。

作業内容を担当者別や時系列で整理する

業務業務マニュアルには、工程をそのまま並べるだけではなく「この作業では何に気をつければ良いか」といった注意点やポイントを、手順ごとに解説しましょう。

また過去の失敗事例などから、注意すべき点などをあらかじめ業務マニュアルで提示しておくと、同じミスを回避しやすくなるでしょう。

基準を明確化する（作業時間・合否・チェックポイントなど）

業務マニュアルでは基準を明確に示しておくことが重要です。「長時間」「すぐに」のような、人によって捉え方の異なる言葉を使うのは避けましょう。量や時間などは数字で示します。

また、チェックポイントや合否を見極めるポイントも、感覚的なものではなく、明確な基準を定めておきましょう。

図やイラストを活用する

文章のみの業務マニュアルはどうしても単調で、理解するのに時間がかかりやすくなります。そのため、必要に応じて画像やイラスト、図解を取り入れながらマニュアルを作成することを心がけましょう。

特に「どのくらいまで火を通せば良いのか」「トッピングはお皿のどこに置けば良いのか」など視覚的に伝えないとわかりにくい業務は、画像や動画を使うのが上手なマニュアル作成のコツです。

そのほか、全体的な業務の流れを文章だけではなくフローチャートで示したり、店舗内をエリア別に担当する場合はフロアマップを載せたりなど、図やイラストがあるほうが理解が進みやすい場面は多々あります。

わかりやすい業務マニュアルは読む時間を短縮できるので、その分、業務に集中できます。また文章だけの説明と比べると、図やイラストがある方が個人による解釈の違いが生まれにくくなります。内容が正確に伝わることによって仕事の質が上がることも期待できるでしょう。

テンプレートを活用する

分かりやすい業務マニュアルを作るには、テンプレートを活用するのもひとつの方法です。

業務マニュアルに記載する内容は各企業によって異なりますが、記載するフォーマット（書式）は、必ずしもオリジナルである必要はないのです。テンプレートを活用すればゼロから作る時間を省けます。

さらに、見やすいフォーマットを利用すれば、それをもとに作成したマニュアルも分かりやすくなることが期待できます。

業務マニュアルを運用するコツ

前の章では業務マニュアルを作成するコツをお伝えしましたが、マニュアルは作って終わりではありません。しっかりと運用することで、意味のあるものになります。

業務マニュアルを運用する際のコツは、定期的に内容を見直すことや、いつでも閲覧できるようにすること、 共有しやすい形式にすることなどが挙げられます。

定期的に内容の見直しを行う

業務マニュアルや手順書は一度完成したからといって、それで終わりではありません。実際に業務の中で活用していくうちに、改善点や修正箇所が見つかるケースも少なくないからです。

また、新たな手順が追加されたり、既存のやり方が見直されたりしたときは都度更新することが大切です。必ず担当者を決めて、業務手順が変わった際には業務マニュアルも更新するように徹底しましょう。

たとえば現場でトラブルやクレームがあった場合には、その対策を検討し、すぐに業務マニュアルに盛り込むことが重要です。従業員への注意事項も個人へ口頭で伝えるだけでは、その場限りで終わってしまいます。

しかし、業務マニュアルに反映させておけば、注意を受けた本人は都度マニュアルを見ながらチェックすることにより、抜け漏れを防げます。さらに他の従業員にも同じ内容を伝えられるので、ミスを未然に防ぐことができます。

また、業務マニュアルを見直すのはトラブルがあったときだけではありません。売上が好調な店舗があれば、なぜ成功しているのかを分析し、他の店舗や部署でも応用できるようにマニュアルに記載しておきましょう。

業務マニュアルを好きなときに閲覧できるようにする

業務マニュアルの内容を現場に定着させるためには、各担当者が必要なときに閲覧できる状態にしておくことが重要です。

何か不明点が発生した場合に、業務マニュアルを見てやり方を確認できれば、社内統一のルールや考え方が身につく上に、決められた手順にそって進めることができます。

一方、業務マニュアルをすぐに見られる状態になければ、各々が自分の判断で進めてしまうかもしれません。そうなると、せっかく作ったマニュアルの内容も現場に反映されなくなってしまいます。

たとえば飲食店の厨房で働いているけれども、業務マニュアルは事務所に保管しているといった状態です。反対に、必要なときに閲覧できる状態とは、どの従業員でもアクセスできる場所や、実際に働く現場の近くにある状態を指します。

ただし、部外者でも見られる位置に保管するのは、守秘義務やセキュリティ上よくありません。従業員だけがすぐに開ける場所に置いておくのが理想です。 たとえばクラウド上に保管しておき、スタッフだけが知っているパスワードをかけるなどもひとつの手段です。

更新・共有しやすいツールを利用する

各自が好きなときに業務マニュアルを閲覧できるようにするには、共有しやすいツールを使うのも重要なポイントです。

前述したように、業務マニュアルのデータをクラウド上で保管するのも良いでしょう。また関係者だけがアクセスできるマニュアル用のサイトを作ったり、アプリ上で共有したりするのも方法のひとつです。

反対に、共有しにくいツールは紙のマニュアルです。 紙に印刷されたアナログのマニュアルは、現物を保管している場所でしか閲覧できません。現場と保管場所が離れている場合や、リモートワークで自宅にいる場合は確認できなくなってしまいます。

さらに、マニュアル運用においては更新しやすいツールであることも重要です。作業手順が変わった場合などに、随時マニュアルを更新する必要があります。

もし紙に印刷したアナログのマニュアルであれば、内容の修正も印刷も大変に感じ、更新自体が滞ってしまうことにもなりかねません。手軽に修正し、すぐに共有できるツールを選びましょう。

業務マニュアルを作成できるツール

ここまでは、業務マニュアルの作成や運用のコツをお伝えしました。ここからは、実際に業務マニュアルを作るときに使うツールを紹介します。

パワーポイント・Googleスライド

パワーポイントやGoogleスライドは、プレゼンテーションのスライドを作るツールです。

図やイラスト、画像、表などを貼れるため、デザインを多用するマニュアルを作るときに向いています。文字もデザインも自由にレイアウトでき、 視覚的に分かりやすい資料を作れます。

Word・Googleドキュメント

WordやGoogleドキュメントは書類を作成するツールです。図や画像が少なく、文章が多いマニュアルにはWordが向いています。ページ割を指定できたり、見出しや目次を設定したりできる点が便利です。

ただし、Excelのような表計算はできないため、数字を多用するマニュアルには向いていません。

Excel・Googleスプレッドシート

Excel・Googleスプレッドシートは表計算ができるツールです。帳簿のように数字をたくさん使うマニュアルに向いています。グラフを作成することも可能です。

Excel・Googleスプレッドシートならではの特徴は、1つのファイルの中にシートをいくつも作れる点です。内容別にシートを分けるなど、活用方法は幅広くあります。

ただし、画像や文字のレイアウトはパワーポイントほど自由にできないため、デザイン重視のマニュアルには向いていません。

動画

動画は、画像・イラストや文章だけでは分かりにくいことを伝える際に向いています。

たとえば飲食店の調理方法や、接客する際の話し方などは、動画のほうがわかりやすいでしょう。

動画を用いた業務マニュアルは、近年増えつつある形式です。動画データを用意し、アプリやクラウド上などで共有します。

関連記事を読む

＞動画マニュアルの基礎知識を解説！メリットや作り方とは

わかりやすい業務マニュアルの作成・閲覧なら「はたLuck®︎」

業務マニュアルの作り方や効果について解説しましたが、せっかく質の高いマニュアルを作成しても、適切に活用されなければ意味がありません。

作成したマニュアルをいつでもどこでも確認できるようにするのが「はたLuck®︎」です。

はたLuckサービス概要資料、導入事例集

店舗サービス業向け、商業施設向け、それぞれのサービス概要資料をご用意しています。導入事例集も一緒にダウンロードが可能です。

資料ダウンロード

ここからは、「はたLuck®︎」を活用して得られる主なメリットについて解説します。

好きなときに業務マニュアルを確認できる

「はたLuck®︎」では「マニュアル」機能を搭載しています。管理画面からマニュアルを投稿すれば、従業員一人ひとりが自分のスマートフォンから好きなタイミングで確認することができます。わざわざ紙のマニュアルを確認したり誰かに聞いたりする手間が省けるほか、困ったときにすぐ手元のアプリからマニュアルを確認することで、疑問を解消できるのも魅力でしょう。

また、いつでもすぐに確認できることは、マニュアルの内容を周知徹底する上でも重要なポイントです。現場から離れた場所にマニュアルが置かれ、必要なときに閲覧できない状態の場合、マニュアルの存在自体を忘れてしまうこともあります。

その点、スマートフォンから確認できるなら、各従業員の一番近くにあるといっても過言ではなく、現場にも定着しやすいでしょう。

教育コストの削減が図れる

「はたLuck®︎」の「マニュアル」機能を効果的に活用することで、新入社員が各自で予習・復習を行えるので、教育係である上司・先輩が直接指導する手間を最小限に抑えることが可能です。OJTにかかる時間を短縮でき、新入社員や中途社員が入った際の教育コストを削減できます。マニュアルを確認したかどうかをチェックできる機能もあるので、マニュアルの周知徹底も簡単に行うことができます。

また、マニュアルを共有できるのは同一の店舗内に限りません。たとえば全国展開しているようなお店であっても、「はたLuck®︎」の「マニュアル」機能を使えば、日本中の全店舗で同じマニュアルを見ることができるのです。

これにより、各店舗で個別にマニュアルを更新したり、教育したりする手間を減らせます。ほかの店舗スタッフによる知見やノウハウをマニュアルで共有できることも、教育コストの削減につながるでしょう。

動画や画像を使って手順を視覚化できる

「はたLuck®︎」を使えば動画や画像を使って、より手順をわかりやすく視覚化できます。どうしても文章だけだと伝わりづらいことも多く、動画や画像を効果的に用いてマニュアル共有ができるのは大きな強みです。

説明の内容が複雑になると、文章から読み取れる意図や解釈の仕方は、個人によって違いが出てしまいます。また細かな作業のポイントなど、人によってはイメージしづらい場合もあるでしょう。そのような場合にも、動画や画像で視覚的に伝えることによって、認識の違いをなくすことができます。

それにより品質のバラつきを抑えられるため、結果的にクレームなどを回避することにもつながるでしょう。特に動画は紙のマニュアルでは共有できないため、アプリを活用する「はたLuck®︎」ならではのメリットといえます。

「はたLuck®︎」の「マニュアル」機能の活用事例と実際に届いた声

大手外食チェーンストア「大戸屋ごはん処」を運営する株式会社大戸屋様は、本部と店舗間のコミュニケーションの効率化を測るために国内一部128店舗に「はたLuck®︎」を導入しました。

従来、各店舗1台のみの管理用パソコンを介してマニュアルを提供していました。しかし、「はたLuck®︎」を導入したことで、スタッフ一人ひとりにアプリを介して適切にマニュアルを届けることが可能となり、教育コストの軽減につながりました。

また、「はたLuck®︎」を導入したことでスマホから場所や時間を問わず情報を確認できるようになったことは、社内で大きく評価されています。

本部からも

「管理画面からマニュアルをアップするだけなので店舗への情報発信が簡単」
「動画も格納できるため、画像だけでは伝わりづらかった調理方法もわかりやすくなり、外国人スタッフにも伝わりやすくなった」

などの声が多数届いており、業務効率化にも貢献しています。

インタビュー動画URLをダウンロードする

業務マニュアルの共有にお困りの際には「はたLuck®︎」にお任せ

質の高いマニュアルを効率よく作成し、社内で使いやすくするためにツールの活用を検討するのもひとつの手です。

店舗マネジメントツール「はたLuck®︎」は、実際に働いている従業員やスタッフのスマホに専用のアプリを入れることで、簡単にマニュアルの共有ができます。

マニュアル共有について悩んでいる方はぜひ、この機会に検討してみてはいかがでしょうか。

はたLuckサービス概要資料、導入事例集

店舗サービス業向け、商業施設向け、それぞれのサービス概要資料をご用意しています。導入事例集も一緒にダウンロードが可能です。

資料ダウンロード

ここでは、動画マニュアルのメリットや作り方、活用のポイントをまとめてご紹介します。動画マニュアル作成の参考にしてください。

はたLuckサービス概要資料、導入事例集

店舗サービス業向け、商業施設向け、それぞれのサービス概要資料をご用意しています。導入事例集も一緒にダウンロードが可能です。

資料ダウンロード

動画マニュアルの用途

動画マニュアルとは、動画形式で作成されたマニュアルのことです。

これまで、マニュアルは紙で作成されるのが一般的でした。しかし、近年では動画形式にするケースが増えています。文字や写真だけの紙のマニュアルに比べて、映像や音声で情報を伝えられる動画マニュアルは、簡単に多くの情報を伝えやすいと言えるでしょう。

動画マニュアルは、これからご紹介するさまざまな用途で利用されています。

業務手順マニュアル

接客業などにおける業務手順マニュアルを動画にすることで、調理や接客、清掃といった店内業務の具体的な進め方を映像で確認できます。文章や写真ではわかりづらかった細かい部分も、映像であれば省略されることなくすべて伝えられるため、どのように行動すればいいのかが一目瞭然です。

例えば飲食店の場合、メニューごとの調理手順やトラブル発生時の対応方法、電話応対の方法など、シーンに応じたマニュアル動画をそれぞれ作っておくと、必要なときに必要な情報がすぐに得られるでしょう。

研修教材

ビジネスにおける研修でも、動画マニュアルが教材として活用されています。名刺交換の方法や電話の受け方といった基本的なビジネスマナーを教える新入社員研修や、フランチャイズ店オーナー向けの店舗運営研修などに動画を活用して、受講者の理解を深めましょう。

先程ご紹介した業務手順マニュアルが具体的な業務の手順を示すものであるのに対し、研修に使われる動画教材では企業理念や経営方針などを含む、働く上での基礎知識を伝えるためにも使われます。

営業マニュアル

営業スタッフ向けのマニュアルにも、動画の活用が便利です。営業のアポイントの取り方や商談の進め方、クロージングの仕方といった実際のやりとりを動画にすることで、具体的なプロセスを伝えられます。動画であれば、初めて営業を行う従業員であっても、実際の契約までの流れをつかみやすくなるでしょう。

説明書

エンドユーザー向けの各種説明書も、紙ではなく動画で公開する企業が増えつつあります。商品の使い方やトラブル発生時の対応方法、お手入れ方法などを動画で解説することで、ユーザーが必要な情報をわかりやすく伝えられるという効果があります。インターネット上の動画であれば、紙のマニュアルのように紛失や汚損のリスクもありません。説明書を保管しておく手間や場所もいらないため、ユーザー側のメリットも大きいでしょう。

動画マニュアルのメリット

動画マニュアルの活用によって得られるメリットは数多くあります。ここでは、特に従業員向けの教育に動画マニュアルを活用することで得られるメリットを、5つご紹介します。

網羅的な学習が可能になる

紙のマニュアルをスタッフに「読んでおいて」と渡したとしても、すべてをきちんと読み込んでもらえるとは限りません。つい読み飛ばしてしまうこともあるでしょう。

動画であれば、最初から最後まで視聴してもらうことで、必要な情報を網羅的に伝えることができます。漏れなくすべての情報を確認してほしい場合に、動画マニュアルは効果的です。

情報を深く理解できる

テキストや画像ではイメージしにくい情報も、実際の行動を映像で見ることで深く理解することが可能です。

「塩をひとつまみ」といったように、人によってイメージが異なる内容を伝える際も、動画であれば実際にどのくらい塩を入れているのかが視覚的に理解できます。

業務の標準化がしやすい

全社で共通の動画マニュアルを学習教材として使用すれば、支店や店舗によって業務手順が違うといった事態を防げます。

例えば、チェーンの飲食店ではどこの店舗でも同じ手順で同じ味の料理を作り、同じクオリティのサービスで提供しなければなりません。しかし、店舗にスタッフ教育を任せていると、異なる手順で調理が行われていたり、サービスのクオリティに違いが出たりする可能性があります。 同じ動画マニュアルを使うことで、こうした店舗による差が出にくくなるでしょう。働くスタッフ側も、「先輩によってやり方が違って何が標準なのかわからない」と迷うことがなくなり、安心して業務にあたれます。

閲覧が容易である

動画マニュアルをインターネット上のクラウドなどに保管しておけば、いつ、どこからでも閲覧できます。紙のマニュアルのように「ほかの人が使っていて見られない」「出社しないと確認できない」といったことがなく、必要なタイミングですぐに必要な情報を得られ、習熟度の向上につながります。

また、業務手順別に複数の動画マニュアルを用意しておけば、必要な情報がどこに書かれているのかわからないということも起こりません。情報を探す時間が短縮できるため、業務効率化にもつながるでしょう。

外国人スタッフでも理解しやすい

外国人スタッフが多い店舗の業務手順マニュアルは 、テキストベースよりも動画マニュアルのほうが、効率良く教育を進められます。これは、動画マニュアルが目で見て実際の動き方を確認できる学習教材だからです。

日本語の習熟度があまり高くない外国人スタッフでも、動画マニュアルであればノウハウを習得しやすいでしょう。

動画マニュアルのデメリット

動画マニュアルには、メリットだけでなくデメリットもあります。利用する上で知っておきたいデメリットを4つご紹介します。

作成するためにはスキルが必要

動画マニュアルを作成するためには、動画編集のスキルが必要です。

ただ業務手順を撮影しただけの動画では、見てもらう人に内容を十分理解してもらうのは困難です。必要に応じて、説明のナレーションや字幕を入れたり、不要なシーンをカットしたりする必要があります。

作成に手間とコストがかかる

動画マニュアルは、一度作ってしまえば繰り返し閲覧できますし、複製にお金もかかりません。しかし、作成時にはまとまった手間とコストがかかります。

手間については、動画作成を外注すればある程度省けるかもしれません。とはいえ、具体的な動画の内容は、依頼した側が検討する必要があります。きちんとした内容の動画マニュアルを作るためには、相応の労力が必要だと言えるでしょう。

アップデートが困難

マニュアルの内容に変更があった場合、紙の手順書であればその部分だけを書き換えたり、上からシールを貼って訂正したりすれば同じ物を使い続けられます。

一方、動画マニュアルの修正は、変更部分を再度撮影し、編集しなければいけません。「誤解を招かないように早急な修正が必要」という場合でも、修正内容を反映させるまでにはある程度の時間がかかってしまいます。

内容がうまく身につかないことがある

動画マニュアルは、見る人が真剣に見ていなかったとしても自動的に最後まで再生されてしまいます。そのため、動画を見て覚えたつもりになっていたが、実際には手順が身についていないといったことが起こる可能性もあります。

状況に応じて理解度チェックテストを行ったり、動画マニュアルで学んだことを現場で実演させたりといった工夫が必要です。

動画マニュアルの作成方法

動画マニュアルを自社で作成する場合は、動画作成ツールなどを活用するのがおすすめです。一般的な動画マニュアルの作成手順をまとめました。

1. 動画マニュアルの目的を明確にする

まずは、作成する動画マニュアルの目的を明確にしましょう。誰に、いつ、どのように見てもらい、何を伝えるマニュアルなのかを定めておくことで、用途に合わせた表現や内容にすることができます。

＜動画マニュアルの目的例＞

• 誰に：店舗調理スタッフ向けに
• いつ：新規メニューの発売日前に
• どのように：個人のスマートフォンで閲覧する
• 何を伝える：新規メニューの調理手順

2. 構成案を作成する

次に、動画マニュアルの目的に応じた構成案を作成します。具体的な内容のほか、動画の長さやBGM、ナレーション、字幕の有無などについても検討しておきましょう。なお、構成案を検討する際は、机上で内容を決めてしまわないようにしてください。漏れが出てしまわないように、現場の業務に即して作成する必要があります。

例えば、調理手順であれば、実際にオーダーを受けてから完成までに何をしているのかを実際の現場で一つひとつ確認しながら、すべての手順を構成に落とし込んでいく必要があります。

3. 台本を作成する

構成案をもとに、必要な情報を簡潔に伝えるための台本を作成します。文字でセリフやシーンの説明をするだけではイメージがつかみにくいため、絵コンテを作成しましょう。どのような映像を撮るのか、どのタイミングでどんなナレーションを入れるのか、細かく決めていきます。

なお、完成した台本は、作成に関わっていない第三者にチェックしてもらうのがおすすめです。客観的に見ることで、わかりにくい部分や冗長な部分が明らかになる場合があります。

4. 撮影・録音

台本ができたら、いよいよ実際の動画を撮影します。背景に不要な物が映り込んだり、問題のある音声が入ってしまったりしないように気をつけることが大切です。また、撮影した動画は、その場で問題がないか確認してください。うまく撮れていなかった場合は、適宜撮り直しを行います。

5. ナレーションを入れる

ナレーションを入れる場合は、動画の撮影後に行います。わかりにくい言い回しを避け、話すスピードや滑舌にも注意しましょう。

6. 編集する

最後に、不要なシーンをカットしたり、字幕や図版、写真の挿入をしたりして動画を編集します。

すべての手順を網羅的に解説することに主眼を置きすぎると、長すぎて主題がわかりにくい動画になってしまう可能性があります。必要に応じて情報の取捨選択や切り分けを行うことを意識してください。

動画マニュアル活用のポイント

作成した動画マニュアルを十分に活用するために、閲覧方法や管理方法にも留意することが大切です。続いては、動画マニュアル活用のポイントをご紹介します。

スタッフが見やすい環境を作る

せっかく動画マニュアルを作っても、必要な相手に見てもらえなければ意味がありません。手軽にマニュアルを閲覧できる環境を作りましょう。

アップデートした場合は必要な従業員に周知する

新しいマニュアルを公開したり、過去のマニュアルをアップデートしたりしたときは、従業員に周知して閲覧を促します。閲覧者がわかる動画共有ツールを使うと、誰がマニュアルを確認済なのかを本部側からチェックできるので便利です。

情報管理に留意する

社内向けの動画マニュアルは、外部に流出しないように対策をとる必要があります。一般的な動画公開サイトなどにアップロードするのではなく、社内の人間だけが見られるシステムを使いましょう。

動画マニュアルの活用に役立つ「はたLuck(R)」の「学習する」機能

店舗マネジメントツール「はたLuck(R)」は、複数の店舗や支店を抱える企業に適した機能を取り揃えたサービスです。搭載されている「学習する」機能は、動画マニュアルの活用に役立ちます。

動画、テキスト、画像のマニュアルアップロードが可能

「学習する」機能は、動画マニュアルにテキストや画像を添えることができるので、「映像だけ」「テキストだけ」といったマニュアルに比べ、わかりやすい情報伝達が可能です。

カテゴリ別に格納できて、必要な情報にアクセスしやすい

「学習する」機能では、カテゴリ別にマニュアルを分類できます。複数のマニュアルがある場合でも、必要な情報にすぐにアクセスできるでしょう。

閲覧者を一括で確認できる

マニュアルを見たスタッフと見ていないスタッフを店長や本部が確認できる、「見ました」機能によって、適切なフォロー体制をとることが可能になります。

これから閲覧すべき動画や見返したい動画をすぐに確認できる

閲覧者は、自分に必要なマニュアルを「ピン留め」しておくことができます。いつでも好きなタイミングで確認できるため、習熟度向上につながります。

シフトに入っている時間だけなど、閲覧制限をかけることも可能

マニュアルはスタッフ個人のスマートフォンから閲覧することになりますが、シフトの時間のみ閲覧可能といった制限をかけることができますので、セキュリティ対策も万全です。業務時間外に仕事の連絡が届かないようにすることで、スタッフの心理的負担を和らげることもできます。

動画マニュアルを活用し、スタッフの理解度を深めよう

テキストや画像で構成された従来のマニュアルと動画マニュアルを組み合わせて使うことで、両者の足りない部分を補い合うことができます。動画マニュアルを活用し、店舗や支店におけるサービスクオリティの向上に役立てましょう。

そのためには、スタッフが動画マニュアルを閲覧しやすい環境を構築することが大切です。

はたLuck(R)には、動画公開機能に加え、スタッフの育成に役立つさまざまな機能がそろっています。オンライン相談会も行っていますので、お気軽にご相談ください。

はたLuckサービス概要資料、導入事例集

店舗サービス業向け、商業施設向け、それぞれのサービス概要資料をご用意しています。導入事例集も一緒にダウンロードが可能です。

資料ダウンロード