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業務マニュアルの作り方とは?コツや手順をわかりやすく解説

業務効率化を図る上で欠かせないマニュアル作り。


しかし、具体的にどう作ったらいいのか悩んでいる人も少なくないでしょう。


マニュアルを作る際は事前準備を行い、順序よく作成することが大切です。


今回の記事ではマニュアル作成のコツや手順についてわかりやすくご紹介します。


マニュアルの作り方の前に知っておきたい基本事項


ここでは、マニュアルを作る前におさえておきたい基本事項について解説します。


マニュアル作成の目的


まず、マニュアル作成の主な目的は以下の4つです。目的に沿ったマニュアルを作成するためにも、いま一度確認しましょう。


業務の効率化


マニュアルの主な目的のひとつとして、「業務の効率化」が挙げられます。


マニュアルがあることで、業務の最中に作業手順で行き詰まったり、悩んだりする時間を削減できます。


また、マニュアルを参照することで、ミスの予防や確認する側のチェック工数の軽減にも繋がります。


業務品質の維持・向上


業務をマニュアルとしてまとめることで、業務品質の維持・向上を図れます。


さらに、基本的な業務手順はもちろん、業務担当者の経験に基づくコツや知識についても共有することで、業務担当者でなくても一定以上の品質で商品やサービスを提供できるでしょう。


業務の属人化を防ぐ


マニュアルを整備することで、社内で属人化していた業務を減らすことができます。


「この仕事はAさんしかわからない(できない)」といった業務が多いと、その人が体調不良で休んでしまったりすると業務が回らなくなってしまいます。


マニュアルがあれば誰でも手順に従って業務を進められるので、このような属人化のリスクを低減できます。


教育コストの削減


マニュアルがあることで、新入社員や異動してきた社員の教育にかける時間が減り、教育コストを削減することができます。


さらに、業務をマニュアル化することで業務が標準化され、「教える人によって手順が異なる」といったリスクも削減可能です。

マニュアルと手順書の違い


マニュアルと手順書の違いは「目的」「役割」「記載内容」の3項目で、下記のように異なります。


手順書マニュアル
目的スキルを問わず
均一な成果が得られるようにする
安定した品質の提供と
業務の効率化を目指す
役割手順を具体的に説明する手順の他、経営方針や理念、
組織構成も説明する
情報量少ない
(範囲が限られている)
多い
(多岐にわたる)


■目的


手順書とマニュアルでは目的が異なります。


手順書は一つずつの作業を細かく具体的に記した書類であるのに対し、マニュアルには一連の業務について流れや注意事項が記載されています。


わかりやすくするために、室外機の交換を例に考えてみましょう。


手順書であれば失敗なく、従業員が同じ品質・結果を出せるように細かい手順がまとめられています。


それに対し、マニュアルであれば全体の工程や設置前後に実施する業務など、室外機交換以外の情報も含まれます。


このように手順書とマニュアルではそもそもの目的が異なります。


■役割


手順書の役割は、業務の手順を誰にでもわかるように細かく説明することです。


一方で、マニュアルは業務の手順だけでなく背景や理由など全体像を説明し、作業前後のプロセスや影響範囲についても言及しています。


業務を標準化し、従業員それぞれの解釈や作業手順の統一化を図るのがマニュアルの役割といえます。


■情報量



手順書は、一人でも完結できる程度の作業について手順や進め方をまとめるケースが多く、情報量としては少なめです。


それに対し、マニュアルは業務全体のノウハウや作業手順、そもそもの目的など記載内容が多岐にわたるため、情報量としては多くなります。


マニュアル作成の準備

5つのチェックリスト



マニュアルを作成するにはまず事前準備が必要です。


準備の際は、以下の4つの点を意識することが大切です。


マニュアルを使う対象者と目的を明確にする


マニュアルを作成するときには、まずマニュアルを使う対象者と目的を明確にしましょう。


マニュアルは業務の手順だけでなく、記載内容が多岐にわたることが特徴です。


そのため、対象者と目的を明確にしておかないと記載内容に一貫性がなくなる可能性があり、読み手に伝えたいことが伝わらなくなってしまいかねません。

マニュアル作成のスケジュールを決める


何も考えずにマニュアルの作成に取りかかると作成途中で挫折してしまったり、マニュアルが必要な時期に間に合わないといった事態になりかねません。


そのため、着手する前にマニュアル作成のスケジュールを決めることが大切です。



完成期日から逆算するほか、通常業務以外にどの程度の時間をマニュアル作成に費やせるのか考えるようにしましょう。


また、工数だけでなく人材が確保できるかどうかもあわせてチェックしておく必要があります。


業務内容や作業手順を整理する


目的とスケジュール感が明確になったら、マニュアルに記載する業務の内容や作業手順を整理しましょう。


業務内容の洗い出しをする際は現場の担当者にきちんと話を聞くことに加え、上司にもその内容で漏れがないかどうか確認してもらうようにしましょう。


フォーマットを決める


ここまで決まったら、いよいよマニュアルのフォーマットを決めましょう。


文字の大きさやフォントを決めておくことで、マニュアルの作成にスムーズに取りかかれます。


マニュアルの作り方


フォーマットが決まったらマニュアル作成に取りかかりましょう。


マニュアルの作成手順は以下の通りです。


手順①構成や見出しを作る


闇雲にマニュアルを書き始めるのではなく、まずは構成や見出しを作ることから始めましょう。


いきなり本文から書き始めてしまうと内容に一貫性がなくなったり、作成途中で構成の見直しが必要になったりするリスクがあります。


そのため、まずは目次を作り構成や見出しを整えた上で、具体的な記載内容について肉付けしていくことが大切です。


手順②フォーマットに沿って業務内容をまとめる


構成や見出しが完成したら、事前準備で定めたフォーマットに従って本文を作成していきましょう。


このとき、文字の大きさやフォント、大まかなデザインを事前にしっかりと決めておくことで作成がスムーズに進みます。


手順③マニュアルを仮運用する


ある程度内容が完成したら、マニュアルを仮運用しましょう。


なお、仮運用前に担当者に目を通してもらうことも大切です。


その時点で情報の抜け漏れがないか確認し、早めに修正しておくことで後から大幅に修正する必要がなくなります。


仮運用時も担当者にチェックしてもらったからと安心せず、何か問題が起きていたり、わかりにくかったりすることはないかを周囲に確認しましょう。


手順④修正点や改善点を反映する


仮運用が終わったら、その中で得られた改善点や修正点を反映していきます。


反映した後は、リリースして問題ないかを担当者にレビューしてもらいましょう。


手順⑤担当者を決めて定期的に更新する


マニュアルや手順書は一度完成したからといって、それで終わりではありません。


実際に業務の中で活用していくうちに、改善点や修正箇所が見つかるケースも少なくないからです。


また、新たな手順が追加されたり、既存のやり方が見直されたりしたときは都度更新することが大切です。


必ず担当者を決めて、業務手順が変わった際にはマニュアルも更新するように徹底しましょう。


マニュアルの作り方のコツ


ここからは、さらに読みやすく活用されやすいマニュアルを作るためのコツを4つご紹介します。


5W1Hを意識する


マニュアルや手順書に限らず、人に伝わる文章を書くときは「5W1H」を意識することが大切です。


「いつ」「どこで」「誰が」「なにを」「なぜ」「どうやって」をわかりやすく記載することで、誰が見てもわかりやすい文章になります。


また、5W1Hを意識することで、マニュアル化する業務の対象や範囲も明確になります。


これによって、よりマニュアルが伝わりやすいものになるでしょう。

業務の全体像と目次をつける


どれだけ分かりやすいマニュアルを作っても、全体像がわからないと読み手には理解しにくくなってしまいます。


そのため、マニュアルの冒頭に目次をつけることはもちろん、全体像を記しておくことが大切です。


マニュアルの全体像や目次を記載しておくことで、読み手が業務の流れをイメージできるようになり、各工程を理解しやすくなります。


また、目次があれば確認したい箇所だけを見ることができるので、特定の業務工程を見なおす場合にも便利です。


画像や動画を用いて伝わりやすくする


文章のみのマニュアルはどうしても単調で、理解するのに時間がかかりやすくなります。


そのため、必要に応じて画像や動画、図解を取り入れながらマニュアルを作成することを心がけましょう。


特に「どのくらいまで火を通せば良いのか」「トッピングはお皿のどこに置けば良いのか」など視覚的に伝えないとわかりにくい業務は、画像や動画を使うのが上手なマニュアル作成のコツです。


想定されるトラブルの対応例を補足する


マニュアルには、想定されるトラブルの対応例も補足で盛り込むようにしましょう。


過去のミスやトラブルがなぜ起きてしまったのか、またどう対応したのかを記載することで、同様の事例が起こる事態を防げます。


また、万が一トラブルが起きてしまった場合でも、迅速な対応を講じることが可能です。


マニュアル閲覧におすすめのツール「はたLuck(R)」


業務マニュアルの作り方について解説しましたが、せっかく質の高いマニュアルを作成しても、適切に活用されなければ意味がありません。


社内のマニュアルをいつでもどこでも確認できるようにするのが「はたLuck(R)」です。


ここからは、「はたLuck(R)」を活用して得られる主なメリットについて解説します。


いつでもどこでもマニュアルを確認できる


はたLuck(R)ではマニュアル機能を搭載しています。管理画面からマニュアルを投稿すれば、従業員一人ひとりが自分のスマートフォンから好きなタイミングで確認することができます。


わざわざ紙のマニュアルを確認したり誰かに聞いたりする手間が省けるほか、困ったときにすぐ手元のアプリからマニュアルを確認することで、疑問を解消できるのも魅力でしょう。


教育コストの削減


はたLuck(R)のマニュアル機能を効果的に活用することでOJTにかかる時間を短縮でき、新入社員や中途社員が入った際の教育コストを削減できます。


マニュアルを確認したかどうかをチェックできる機能もあるので、マニュアルの周知徹底も簡単に行うことができます。


動画や画像を使って手順を視覚化できる


はたLuck(R)を使えば動画や画像を使って、より手順をわかりやすく視覚化できます。どうしても文章だけだと伝わりづらいことも多く、動画や画像を効果的に用いてマニュアル共有ができるのは大きな強みです。


はたLuck(R)のマニュアル機能活用事例


大手外食チェーンストア「大戸屋ごはん処」を運営する株式会社大戸屋様は、本部と店舗間のコミュニケーションの効率化を測るために国内一部128店舗に「はたLuck(R)」を導入しました。


従来、各店舗1台のみの管理用パソコンを介してマニュアルを提供していました。


しかし、「はたLuck(R)」を導入したことで、スタッフ一人ひとりにアプリを介して適切にマニュアルを届けることが可能となり、教育コストの軽減につながりました。



また、「はたLuck(R)」を導入したことでスマホから場所や時間問わず情報を確認できるようになったことは、社内で大きく評価されています。


本部からも

「管理画面からマニュアルをアップするだけなので店舗への情報発信が簡単」

「動画も格納できる為、画像だけでは伝わりづらかった調理方法もわかりやすくなり、外国人スタッフにも伝わりやすくなった」

等の声が多く届いており、業務効率化にも貢献しています。


マニュアルの作り方についてお悩みなら、はたLuck(R)にお任せ


質の高いマニュアルを効率よく作成し、社内で使いやすくするためにツールの活用を検討するのもひとつの手です。


店舗マネジメントツール「はたLuck(R)」は、実際に働いている従業員やスタッフのスマホに専用のアプリを入れることで、簡単にマニュアルの共有ができます。


マニュアル作成について悩んでいる方はぜひ、この機会に検討してみてはいかがでしょうか。