【2023年最新】シフト表の作成・管理ができるおすすめアプリ14選

シフト表の作成・管理には膨大な工数がかかります。

毎月必ず発生する作業だからこそ、効率化したいと考える方も多いのではないでしょうか。

シフト表の作成・管理の工数を減らすには、シフト管理アプリの活用がおすすめです。

アプリを導入すれば、手書きやExcelと比べて、かなりの工数を削減することができます。

この記事では、シフト作成・管理にアプリを利用するメリットや、おすすめのアプリについて解説します。

シフト作成・管理にアプリを使うメリット

シフト管理者は、毎月店舗で働くスタッフのシフト作成をしなければいけません。

手書きやExcelでシフト表を作成する場合もありますが、そもそもの工数がかかるうえ転記ミスが起きてしまうことも少なくなく、手作業でのシフト作成には限界があります。

そこでおすすめなのが、シフト管理アプリの活用です。ミスなく簡単にシフト作成・管理ができるようになります。

ここからは、シフト作成・管理にアプリを使う具体的なメリットを見ていきましょう。

シフトの管理者のメリット

シフトの管理者のメリットは4つあります。それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。

シフト表の管理工数を削減できる

紙やExcelでシフトを作成する場合、以下のような作業が必要です。

• スタッフに希望するシフトを提出してもらう
• シフト希望を見ながらExcelなどに入力
• スタッフのスキルや店舗の状況などを見て配置
• スタッフにシフトを共有

シフト表の作成は、スタッフのシフト希望やスキル・ポジション・曜日などを総合的に判断した上で行う必要があるので、非常に複雑です。

特にシフト管理者になってすぐのうちは、慣れないことも多く、かなりの時間がかかります。加えて、営業時間の間は店舗の通常業務で忙しく、営業時間の合間や営業時間外でシフト表を作成する方がほとんどです。

しかし、アプリでシフトを作成すれば、このような負担は大幅に軽減されます。店舗の通常業務に集中できる時間を確保することが可能です。

転記や共有時のミスを減らせる

紙やExcelの場合、転記ミスや共有忘れなどが起きやすくなります。スタッフから提出されたシフト希望を見ながら、間違えないように転記するのは根気のいる作業です。

さらに、調整作業も手作業で行う必要があり、間違えてしまったときの修正も大変です。

また、週に1〜2日ほどしか出勤しないスタッフの場合、店舗に貼り出したシフト表をすぐに確認できません。そのため、シフト表を確認するためにわざわざ店舗まで来なければいけないなど、スタッフにも負担をかけてしまいます。

加えて、シフト表を確認していない人がいても管理者側から確認できません。

一方で、シフト管理アプリを使えばスタッフのシフト希望が自動で反映されるので、転記ミスを防ぐことができます。

さらにシフトが確定したら自動的にスタッフに通知が届くため、共有忘れのリスクもないですし、スタッフも手元のスマホから簡単にシフト表が確認できるようになります。

複数人のシフト調整でも簡単

紙やExcelでシフト表を作る場合、複数人のシフト希望を見ながら調整するのはかなりの手間がかかります。

さらに、シフト希望を提出期限までに出さない人がいると、催促する手間もかかってしまいます。

しかし、シフト管理アプリを使えば入れ替え作業も簡単にできます。未提出のスタッフがいる場合も、自動でアラートを出してくれるので、わざわざシフト管理者が個別に催促する必要がありません。

また、欠員が出てしまった場合でも、アプリから近隣の店舗に補填要員を要請することができるものが多いです。

適正シフトに基づいたシフト作成が可能

シフト管理アプリを利用すると、店舗・曜日・時間ごとに必要な人員をポジション別に設定したり、必要な人件費と実際の人件費を比較しながらシフトを組んだりできます。

このようなシフト作成をサポートする機能があることで、ムリ・ムラ・ムダのないシフト管理を実現できます。手作業よりも、正確かつ簡単に管理できる点もメリットです。

法律や勤務条件に違反しない労務管理ができる

シフト管理者にとって、スタッフの労務管理も重要な仕事の1つです。

店舗では、特定のスタッフが長時間働いていたり、連勤していたりするケースも珍しくありません。扶養の関係で労働時間をある程度抑えたいスタッフもいるでしょう。

そのような状況で、手作業でスタッフ全員の労務管理を行うのは簡単ではありません。

しかし、シフト管理アプリを導入すれば、シフト表の作成時に労働基準法や所定労働時間などに反しているとアラートで通知してくれます。

不適切なシフト管理は、会社の社会的な信用度にも影響を与えかねません。

気づかないうちに法定労働時間を超えて働いているというような、思わぬトラブルを避けるためにもシフト管理アプリの活用はおすすめです。

シフト作成・管理アプリの選び方

シフト作成やシフト管理が可能なアプリは多くの会社が提供しているため、選び方がわからない人も多いのではないでしょうか？

ここからは、シフト作成やシフト管理のアプリの選び方について5つのポイントをご紹介します。

自社の業種に合っているか

医療機関、サービス業、一般企業の事務職など、自社の業種によって適切なシフト管理アプリは異なります。

特に看護師や介護士の場合は、日勤のみの仕事とは異なり日勤・夜勤・早番・遅番など勤務体系が独特です。

そのため、アプリが自社の勤務体系に対応しているのか確認しておく必要があります。

また、飲食業やサービス業のように学生が多く働く業種の場合は、プライベートの予定も一括で管理できるアプリがおすすめです。

スキマ時間で働く人も多いため、スケジュール管理が把握しやすく、出勤忘れをするリスクも減らせます。

どこまで自動作成するか

完全自動でシフトを作成できるアプリが理想ですが、そういったアプリの場合、企業独自のルールやスタッフ個人の希望なども含めてすべて自動でシフトに反映するのが難しい場合がほとんどです。

自動化できる部分と自身で作業が必要な部分を確認した上で、もっともシフト作成が効率化できるアプリを選ばなければなりません。

例えば、複雑なシフトを作成したい場合は、社内ルールや労働基準法の遵守、イレギュラー（急な欠勤やスケジュールの変更）などに対応したアプリを選びましょう。

どうしてもアプリで対応できない部分については適宜修正を行うという流れにすると、シフト作成時の負担を大幅に減らせます。

見やすく使いやすいか

高機能なアプリであっても高校生から年配まで幅広い年代のスタッフが使いこなせるものでなければ、定着が進みません。できるだけ、操作が簡単で見やすいアプリを選びましょう。

テスト導入が可能なアプリであれば、実際に現場のスタッフにお試し価格で使ってもらってから導入できるので安心です。

柔軟なシフト体制に対応できるか

シフト体制は会社の業種によっても異なります。スタッフが全員9時〜18時くらいで働く正社員であれば、どのアプリを使っても問題ありません。

しかし、夜勤・早番・遅番のように特別な時間に働くスタッフを抱えている店舗もあります。

特に看護師や介護士などの職業は夜勤があるため、日勤の勤務体系しかない会社と比べると、やや特殊です。

柔軟なシフト体制に対応できるアプリを選ばなければなりません。

プッシュ通知やアラート機能があるか

シフト管理のアプリを選ぶ際に、プッシュ通知やアラート機能があるかどうかも確認しておきましょう。プッシュ通知は確定シフトの共有やシフト希望の催促をするときに活用できる機能です。

アプリを使わない場合、これらの作業をすべて個別に対応する必要があるので、多くの時間がかかります。

また、長時間労働が続いている場合や外国人留学生の労働時間が上限を超えそうな場合は、アラートが表示されるアプリもあります。

シフトの作成だけでなく労務管理の負担も減らせるのです。

無料で使えるシフト作成・管理アプリ5選

シフトの作成や管理をするために、まずは無料でアプリを使ってみたいと考えている人も多いのではないでしょうか。

有料のものと比べて機能は制限されますが、基本的なシフト作成・管理であれば十分活用できるでしょう。

無料アプリを使いたい場合は、これから紹介する5つのアプリをおすすめします。

スマートシフト

スマートシフトは、パソコンの操作に慣れていない人でも利用しやすいシフト管理ソフトです。

カレンダーから日付を選択するだけでシフト提出ができるなど、シンプルな操作性が特徴です。

シフト機能以外にも、チャットや従業員一覧など便利な機能が搭載されています。

シフト表Lite

シフト表Liteは、スタッフごとにシフトパターンや勤務可能日数などの登録を行えば、自動的にシフトを作成できます。

スマホ1つでシフト表の作成や管理が簡単にできるので、初めて利用する人でも安心して利用可能です。

oplus

oplusは初期費用・月額料金がともに無料のシフト・勤怠管理サービスです。

有料のプランと無料のプランがありますが、無料でもシフト希望の提出から管理・確定まで一通り利用することができます。

ただし、上限が100IDなので、それ以上の人数が使う場合は有料プランを検討する必要があります。

有料プランであれば、複数拠点の管理や労務管理、打刻機能など無料プランにはない機能も利用できます。

R-GROUP

R-GROUPは、利用人数に制限のない完全無料で使えるグループウェアです。

管理者がシフトパターンを登録しておけば、ドラッグ&ドロップで配置していくだけで、簡単にシフトが作れます。

完成したシフト表は、シフトごとに色分けされるなど視認性が良い点もメリットです。

調整さん

調整さんは、URLをスタッフに送るだけでシフトの出欠表が作成できます。

一般的なアプリのようにログインをする必要がなく、飲み会の日程調整などシフト作成以外の用途にも利用可能です。

また、パソコンだけでなくスマホにも対応しています。ただし、細かい条件でのシフト作成や自動作成ができない点には注意しましょう。

自動でシフト作成・管理ができるアプリ9選

適切な人員配置を行うためには、ポジションやスキル、曜日や時間帯などさまざまな条件を考慮してシフトを作らなければいけません。

煩雑なシフト作成をより効率化するためには、自動でシフト作成・管理ができるアプリがおすすめです。

ただし、アプリによってどの工程まで自動で作成できるのかは異なるので、自社に合うものを選びましょう。

ここからは、自動でシフトの作成・管理ができるアプリを9つ紹介します。

はたLuck

「はたLuck(R)」はチェーン店や多店舗運営に特化したシフト管理アプリです。適正なシフト作成・管理をサポートする機能が充実しています。

「はたLuck(R)」には以下のような機能があります。

• シフト希望の提出・調整・確定までアプリ内で完結。回収したシフト希望は自動でシフト表に反映
• 「早番」「遅番」などの勤務時間帯とポジションをあわせたシフトパターンを設定できる
• 外国人留学生などスタッフの属性にあわせた労務アラート機能
• 売上や客数など予算に合わせて適正な人員配置を設定する予算連動マスター機能

コロナ禍をきっかけに人手不足が加速化する店舗サービス業にとって、最適な人員配置は
大きな課題です。

「はたLuck(R)」では、適正なシフト管理を実現する様々な機能を搭載しています。

さらに、シフト作成状況や欠員状況などのシフトに関するデータを集計し、店舗や曜日、ポジションごとなど多角的にシフトを分析することができます。

分析結果から、ポジションの拡充や人員の再配置などの改善策を考案することが可能です。

そのほか、本部・店舗・スタッフ間のコミュニケーション機能やエンゲージメント向上機能、マニュアル機能など店舗運営に役立つ機能も搭載されている点が特徴です。

Shiftmation

Shiftmationは、人工知能でシフト表を自動作成できるアプリで、以下の機能があります。

• 人工知能によるシフトの自動作成
• 毎日の休憩や当番業務の自動割り当て
• 自動作成後に過不足が見やすい

自動作成後には過不足をグラフや数字で表示されるので、簡単に修正することができます。

また、月間勤務シフトの自動作成結果をもとに休憩や当番業務などのタスクも自動で割り当てます。

プランは３種類あり、スタンダードプランやプレミアムプランを選ぶと、スタッフへのメール配信や外部カレンダーとの連携も利用可能です。

さらにチャットサポートもあるので困った時はすぐに問い合わせることができます。

Airシフト

Airシフトは、シフトの収集・作成・調整・共有といった基本的な機能を利用でき、以下のような機能もあります。

• スタッフ用アプリ「シフトボード」のチャットでやり取りできる
• タイムカード・勤怠管理も無料で使える
• スタッフのシフト希望と設定した必要人員をもとに下書きシフトをAIが自動提案するアシスト機能

欠員が出た場合などシフトの調整をしたい場合は、シフトボードでかんたんにスタッフとやり取り可能です。

さらに、タイムカード機能や特定の人事労務管理ツールとのデータ連携機能など拡張性が高い点が特徴です。

利用開始月と翌月は無料で体験できます。

らくしふ

らくしふはLINEおよびLINE WORKSを活用したシフト管理アプリで、以下の機能があります。

• LINEやLINE WORKSを通して自動でシフト回収ができる
• 無駄な人件費を削減できるモデルシフト機能
• シフトデータと勤怠データを連携して予実管理ができる

シフトの提出がLINEでできるのはもちろん、シフト提出開始の連絡や未提出者への催促なども自動でできます。

また、設定した人数や人件費を見ながら、適正なシフト作成をサポートします。

さらに、人件費や総労働時間などを用いた「人事売上高」を見ながらシフト表を作成できるなど、人件費管理まで対応できます。

勤務シフト作成お助けマン

勤務シフト作成お助けマンは、JRシステムが提供するシフト作成アプリで、主に以下の機能があります。

• 「勤務シフト作成お助けマンDay」「勤務シフト作成お助けマンTime」の2種類のアプリを提供
• 独自の最適化エンジンでシフト表を自動作成
• 「連続勤務は５日まで」「高校生は22時以降は勤務をさせない」など柔軟な条件を設定できる

勤務シフト作成お助けマンでは、早番や遅番、夜勤向けの「勤務シフト作成お助けマンDay」とアルバイト・パートなどのスタッフ向けの「勤務シフト作成お助けマンTime」を提供しています。

勤務シフト作成お助けマンDayの場合、総労働時間・担当可能シフト・スタッフの組み合わせなど細かい条件を設定可能です。

勤務シフト作成お助けマンTimeは、連続勤務や外国人留学生の勤務時間制限、休憩時間の配分など法令を遵守しながらのシフト作成が簡単にできます。

2ヵ月間の無料テスト導入もあるので、シフトの精度や使用感なども確かめることができます。

ジョブカン

ジョブカンは、勤怠管理とシフト管理が一体になったアプリで、以下の機能を利用できます。

• LINE からシフト確認ができる「LINEシフト確認」
• 曜日ごとに必要な人数やシフトパターンをもとにしたシフト自動作成機能
• 打刻などの出勤管理

ジョブカンは、LINEから直近7日後までのシフトを確認できます。

加えて、早番や遅番などのパターンが決まっているシフトも作成可能です。

また、シフト作成だけでなく勤怠管理もできるため、打刻・スタッフの勤務状況の確認・休暇申請なども可能です。

「出勤管理だけ」「シフト管理だけ」といった必要な機能だけを利用することもでき、カスタマイズ性が高い点もメリットの１つです。

R-Shift

R-Shiftは、小売業・サービス業向けのシフト管理システムです。

• AIが1分でシフトを自動作成
• スタッフのスキルなどを考慮した作業割当も自動で作成可能
• 店長同士で自店舗の人員不足を確認して店舗間応援ができる

さまざまな条件を考慮した複雑なシフト表でもAIが自動で作成できます。

スタッフのスキルや経験年数も考慮した作業割当表も作成できるので、生産性が向上します。

さらに、他店舗も含めて不足人員や余剰人員を時間帯毎に確認できるので、店舗間での応援もしやすくなるでしょう。

Optamo

Optamoは、自社の技術である組み合わせ最適化アルゴリズムを応用してシフト表やタスク表を自動作成できるクラウドサービスです。

• シンプルなシフト表作成やタスク割当など求める要件によって3つのプランを用意
• スタッフのスキルを元に最適なシフトを作成できる
• 複雑なタスクの割当もできる

Optamo Lite Rは、シフト表作成に特化したプランで、シンプルなシフト表を作成したい方におすすめです。

スタッフ個人のスキルなど複雑な条件を考慮したシフト作成が必要なら、Optamo for Shiftが良いでしょう。スタッフ画面を利用したシフトの提出や確認が可能です。

作成したシフトは、勤怠管理システムにCSV形式で取り込めるので、予実管理もしやすくなります。

Optamo for Taskはシフト管理とあわせて日別でのタスク割当も可能なプランです。シフトとタスクを一元管理したい方におすすめです。

シフオプ

シフオプは、株式会社リクルートジョブズが手がけるシフト作成・管理システムで、以下の機能があります。

• モデルシフト表示
• 労務アラート機能
• 人件費管理

シフオプを使えば、現場ごとに人数の過不足や人件費をリアルタイムで把握できます。

そのため、欠員の補充もスムーズに可能です。また、シフトを組んだときに法律が遵守されていない場合は、アラートにより通知されるのでコンプライアンスの強化を図れます。

さらに、簡単な操作でスタッフとやり取りできるので、自店舗や多店舗からのヘルプも募りやすくなります。

シフト作成・管理アプリなら「はたLuck(R)」がおすすめ

シフトの作成および管理ができるアプリを探している人には、店舗サービス業に特化した「はたLuck(R)」がおすすめです。

ここからは、「はたLuck(R)」の特徴について見ていきましょう。

はたLuck(R)の特徴

「はたLuck(R)」では、4つの特徴があります。順番に解説していきます。

アプリ内でシフト作成・調整・共有が完結

「はたLuck(R)」では、アプリ内でシフトの作成・調整・共有が完結します。

スタッフのシフト希望は、自動的に管理画面に反映されるので転記ミスは発生しません。

アプリから確定したシフト表の確認ができるので、スタッフはわざわざ店舗まで行って確認する手間が省けます。

さらに急な欠員が発生した場合には、同じエリア内のスタッフに一斉に募集をかけることができ、スピーディーな補充が可能です。

売上や客数など予算に沿ったシフト管理を実現

「はたLuck(R)」を利用すれば、売上や客数など予算に応じたシフト管理を実現できます。

シフトを作成する場合、1日ごとに決められた予算に基づいてスタッフと人数を決めなければなりません。

「はたLuck(R)」には予算連動マスター機能があり、売上や客数などの情報をもとに必要な人員配置がしやすくなります。

スタッフの勤務条件にあわせた労務アラートを表示

スタッフのシフト希望や最適な人員配置を考慮したうえで、労務上問題のない形でシフトを作成するのは至難の業です。

「はたLuck(R)」には労務アラート機能があり、労働基準法に違反するシフトが組まれた場合には自動でアラートが表示されます。

さらに、カスタムアラート機能もあり、外国人留学生や社会保険未加入のスタッフなどの勤務条件を設定すれば、条件違反のシフトに対してアラートが表示されます。

このようなスタッフの属性に基づいた複雑なシフト表でも、簡単に作成することができます。

適正シフトに基づいたシフト作成が可能

ムリ・ムラ・ムダのないシフトを作成するには、スタッフのポジションや曜日・時間などさまざまな条件を加味しなければいけません。

シフト管理者の経験や勘に頼ってしまいがちですが、管理者ごとにシフトの質にばらつきが出るうえ、非効率的でしょう。

「はたLuck(R)」では、店舗別・曜日別・時間別に必要な人員をポジションごとに設定でき、適正シフトを簡単に作成できます。

シフトパターンを設定すれば、パターンごとの必要な人数を基準にした最適な人員配置が作成でき、さらに効率的です。

シフト作成・管理アプリを活用して負担を減らそう

シフト作成・管理アプリを活用すれば、大幅に管理工数を削減できます。

転記や共有ミスなども起きにくくなるので、より確実にシフトを作成できるでしょう。

また、シフト作成・管理アプリを選ぶときは、自社の求めている条件に合うものを選ぶのが重要です。

例えばシフトを自動作成できるアプリでも期待通りのシフト表を作ることは難しく、部分的に自動化した方が効率的というケースも多いです。

こまでの工程がどれだけの精度で自動化できるのかは確認したほうが良いでしょう。

シフト作成・管理アプリを検討中の方には、「はたLuck(R)」をおすすめします。「はたLuck(R)」を使えば、アプリ内でシフト管理が完結するほか、適正シフトを実現する機能も充実しています。

ぜひ、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。