シフト自動作成機能のメリット・デメリットと注意点。自動作成の精度を上げるコツを解説します！

シフトの自動作成は手間や時間を削減し、人的ミスを防げるほか、最適な人員配置が容易になるといったメリットがあります。しかし、パターン通りにシフト作成ができないといったデメリットも存在しています。

本記事では、シフト自動作成のメリット・デメリットや、自動作成の精度を上げるために必要なことを解説します。

シフトを自動作成するメリット

シフトの自動作成には、作業の手間・時間を削減できるほか、人的ミスの防止や最適な人員配置を行えるといったメリットがあります。

シフト作成の手間・時間を削減できる

シフトの調整作業は、組織の管理者にとって最も頭を悩ませることの一つでしょう。

従業員の希望を正確に把握し、それに応じた形でシフトを組むことは重要です。しかし、従業員の多くが直前にならないと予定を把握できないことも少なくありません。そのため、月末など締め切り間際になって急いでシフトを作成しなければならないことも多いのではないでしょうか。

こうした課題に対してシフトの自動作成システムを導入することは有益です。従業員のシフト希望を一元管理し、シフト表の作成プロセスを効率化することが可能です。

さらに、自動作成を利用することで、従業員の勤務時間や給与の計算などの煩雑な作業が不要となります。システム内部で自動的に計算や集計が行われるため、効率も大幅に向上します。

集計作業からシフトの作成まであらゆる段階を自動化することで、シフト表を簡便かつ迅速に用意でき、作業に要する時間を劇的に短縮できます。

人的ミスを防げる

アナログな管理手法では、人的ミスが発生しやすいことも、シフト作成における問題です。たとえば、シフト希望の提出忘れやシフト共有時の見落とし、転記ミスなどが挙げられます。これらの要因が重なると、人件費計算に誤差が生じたり、労務管理においても正確な把握が難しくなったりすることがあります。

一方で、シフトの自動作成システムを導入すると、問題があればアラート機能が作動して通知されるため、エラーが明確に示されます。その結果、シフトの重複などの潜在的な問題を未然に防ぐことが可能となり、効率的かつ円滑なシフト運営を実現できるのです。

最適な人員配置が行いやすい

従業員数が多い店舗では、個々の希望勤務時間やスキルを考慮することが難しくなります。そのような状況下で、最適な人員配置をするには細やかなシフト調整が必要です。管理者は個々の希望を満たしたシフトの作成に頭を悩ませることとなるでしょう。

しかし、シフトの自動作成システムを導入すれば、従業員の数やスキルのバランス、時間帯ごとのニーズなどを管理することが可能です。最適な人員配置を容易に実現し、無駄なコストを削減することができるでしょう。効率的なシフト管理がより手軽にできるようになります。

シフトを自動作成するデメリットや注意点

シフトの自動作成には、注意点もあります。たとえば、条件を細かく設定する必要があったり、パターン通りにはいかなかったりといったデメリットも考えられます。また、スタッフの希望の偏りに対処しにくいのもデメリットの一つです。

パターン通りにはいかない

シフトの自動作成システムでは、事前に登録したパターンに従って作成できるものもあります。

各従業員に適切なシフトをパターンごとに登録することで、これまでエクセルなどでシフトを管理していた方の作業は大幅に効率化されます。決められたパターン通りに勤務する職場では、この方法で運用できるでしょう。

しかし、シフトについて従業員から要望が出た場合、パターン全体を調整しなければなりません。パターンをそのままずらすべきか、個別の希望を入れずに通常通りのパターンを適用し続けるべきなのかは、シフト作成の担当者が判断する必要があります。つまり、人の手を全く使わずに完全に自動作成するのは難しいと言えるでしょう。

条件を細かく設定する必要がある

シフトの自動作成には、数理計画法などを活用した手法があります。これを用いて、各スタッフの希望や多岐にわたる勤務条件を登録すると、条件に合うシフト表を自動的に作成できるのです。

この機能を使用すると、シフト表内の各セルの入力作業は自動化されます。条件を一度入力するだけでよく、シフト作成の手間を大幅に軽減することが可能です。

しかし、細かい勤務条件を入力しなければならない点は、注意が必要です。人間なら直感的に理解できる事柄であっても、システムには反映されないことが多々あります。特に初めてシフトの条件を登録する際には、その作業に時間がかかることを覚えておきましょう。

ツールは常に最適解を提供するわけではありません。抱えている課題に適切に対処できるか、自店舗のシフト作成方法に合うかは、同じシステムであっても店舗によって異なります。自動作成という言葉だけにとらわれず、さまざまなシフト作成サービスが存在するということを認識しておくことが重要です。

従業員の希望の偏りに対処しにくい

シフトを自動作成する際、労働条件を順守するだけでは十分とはいえず、従業員の希望も考慮する必要があります。

しかし、従業員の希望は単純な内容にとどまりません。平日のみ勤務可能な場合や、遅番・早番が諸事情により難しいというケースもあるでしょう。そういった従業員一人ひとりの事情にも、配慮が求められます。その上で、特定の従業員に極端な負担が集中することのないようにシフトを組むことが求められます。

スタッフの希望が反映されていないシフトの修正や、多くの希望が集まる日の調整については、自動作成のみで対処するのは難しく、人の手による入力が不可欠です。

シフト自動作成の精度を上げるために必要なコツ

シフトの自動作成は、万能ではありません。精度を上げるためには、作業全般を細かく確認したり、雇用契約の見直しを実施したりする必要があります。

決まったシフトはあらかじめ登録しておく

シフトを作成していると、「このスタッフはいつも決まった曜日に出勤希望を出している」というケースがあります。そういったスタッフのシフトは、固定で登録しておくと便利です。手入力の場合はコピペを活用、シフト作成ツールを導入する場合は該当の機能があるかを確認しましょう。毎回入力するのに比べて、人的ミスのリスクや作業コストの削減につながります。

作業全般を細かく再確認する

高い精度でシフトの自動作成を行うには、店舗業務の見直しと再構築が欠かせません。

まず店舗内の業務プロセスを徹底的に把握し、整理することが重要です。業務のサイクルや実施曜日、担当従業員の人数など、状況を適切に把握することが求められます。得られた情報にもとづき、各日におけるムダや不安定な要素を見極め、業務を効率的に進めるための再構築を進めるとよいでしょう。

雇用契約の見直しを行う

シフトの自動作成の精度を上げる上で、特に重要なのは、従業員との雇用契約の見直しです。

優れた自動作成システムを導入しても、雇用契約がニーズに適合しなければ業務効率の向上は難しいでしょう。ムリ・ムラ・ムダの排除を図るためには、必要な時に適切な人数の従業員を確保することが不可欠です。

ここで求められるのは、従業員の雇用契約の再検討です。従業員が希望通りの曜日や時間帯に勤務できる環境を整える必要があります。また、新たに雇用する従業員の条件も慎重に吟味しなければなりません。人員が必要な曜日や時間帯、必要なスキルを明確にし、その要件に適った人材を求めることが鍵となります。

従業員の雇用契約を見直し、適切な人材を選定することによって、自動作成されるシフト表の正確性も向上することでしょう。

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シフト自動作成のシステム・方法の種類

シフトの自動作成と一口にいっても、エクセルのマクロやプログラミングによるもの、AIを利用した方法など、さまざまな種類があります。

エクセルのマクロを使用した自動作成

エクセルのマクロを活用することで、シフトを自動作成する方法があります。

マクロを使うと、次月のシフト表において、個々の従業員の勤務曜日や時間帯を自動的に展開する仕組みを構築することが可能です。入力したデータに対しては、論理的なチェックにより、入力ミスを検知する仕組みを組み込むことができます。作成されたシフト表内において、従業員ごとの月間労働時間等を自動的に計算する機能を盛り込めます。

ただし、基本的な項目の自動化はできますが、複雑なアルゴリズムの組み込みや膨大なデータ処理には限界があるのが、マクロの特徴です。

プログラミングによる自動作成

プログラミング言語を使った自動作成システムでは、エクセルで実現できないような機能もつけられます。

たとえば、各従業員に公休日数を割り当てたり、業務の繁閑に応じて必要となる人数を確保したりといったことが、自動で行えます。また、出勤可能な従業員に最適なシフトを自動で割り当てることも可能です。

自動で行える範囲はエクセルよりも広いですが、シフトの管理者が満足する水準で自動作成することは、現時点においては難しいといえるでしょう。

AI（人工知能）を利用した自動作成

AIを使ったシフト作成では、さまざまな項目を自動化できています。土日の公休が公平に配分されるほか、早番・遅番などを均等に割り当てることができます。

また、AIを活用することで、従業員のスキルを最大限に活用したシフトや、人件費の予算に配慮した最適なシフトの作成も可能になっています。AIを活用したシフトの自動作成は、労働環境の改善と業務の効率化の双方で大きな成果を上げているのです。

ただ、一方で、AIの欠点は正しい判断を行うためには膨大なデータを用いる点です。シフト表のように正解がないものの場合、正しいものであるかの判別は難しいのです。

管理者が満足するシフトをAIで作成するには、その管理者が作成したシフト表のデータを蓄積する必要があります。しかし、シフト作成をする機会は通常、月1回程度です。膨大なデータを蓄積することは簡単ではないでしょう。

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「はたLuck®」を活用したシフト作成

シフトの自動作成ツールには、さまざまな注意点があることも分かってきました。そこで利用したいのが、自動作成ではないものの、便利な機能が豊富なシフト作成ツールです。

「はたLuck®」には、店舗でのシフト作成が楽になる機能が搭載されています。

希望シフトの収集や確定シフトの確認がアプリでできる

「はたLuck®」を使用すると、シフトの作成、調整、共有がアプリ内で完了します。従業員が希望するシフトは、自動的に管理画面に反映されるため、転記ミスの心配はありません。

また、確定したシフト表はアプリから確認できるため、従業員は店舗まで行って確認する手間が省けます。

さらに急な欠員が出た際には、同じエリア内の従業員に対して一斉にヘルプ募集を呼びかけることができ、迅速に人員を補填することが可能です。

売上や客数などに沿ったシフト管理ができる

「はたLuck®」を使用すると、売上や来客数などの予算に合わせたシフト管理が実現可能です。シフトの作成時には、日ごとに設定された予算に基づいて、従業員の配置と人数を調整します。

あわせて「はたLuck®」には、売上目標や（想定）来客数などの情報を活用して必要な人員数を割り出す機能が搭載されているため、日ごとの適正な人員配置がスムーズに行えます。

勤務条件にあわせた労務アラートが表示される

従業員の希望シフトなどを考慮しながら、労務上の問題が生じないようシフトを組むのは、非常に困難な任務です。

「はたLuck®」には、カスタムアラートの機能が備わっており、労働基準法に違反するシフトが組まれた場合はもちろん、外国人留学生や社会保険未加入の従業員などを登録すれば、労働時間など条件に合わないシフトにもアラートが表示されます。

このような従業員の属性に関連する複雑なシフトも、容易に作成することが可能です。

適正シフトに基づいたシフト作成が可能になる

ムリ・ムラ・ムダを排除したシフトを作るためには、従業員のポジションや曜日・時間など、多岐にわたる要素を考慮する必要があります。シフトの管理では、経験や勘に頼ると、管理者ごとにシフトの品質にばらつきが生じ、非効率的な結果になることがあります。

「はたLuck®」では、店舗・曜日・時間帯ごとに必要な従業員数をポジション別に設定できます。そのため、適切なシフトを容易に作成することが可能です。シフトパターンを設けておけば、各パターンで必要な従業員数を基準に、最適な人員配置を行うことができ、効率化が期待できます。

あらかじめ固定シフトを登録しておける

「はたLuck®︎」の定期シフト機能を使えば、固定シフトをあらかじめ登録しておくことができます。「固定の勤務シフトで働いている」「休みの曜日が決まっている」など決まったシフトで働くスタッフがいる場合、毎回入力する労力が省けるのでおすすめです。

固定シフトを先にまとめて登録しておけば、あとは他のスタッフのシフトを埋めていけばOK。この機能を活用することで、適正なシフトをより迅速に、より正確にスタッフへ共有できるようになるでしょう。

ヘルプスタッフはアプリ上で簡単＆スムーズに確保できる

なかなかシフトが埋まらないときや、思わぬ欠勤が発生した際は、「はたLuck®︎」のヘルプ募集機能が便利です。アプリ上で募集をかければ、スタッフもオンラインで確認し、応募することができます。事前に情報提供やマニュアル共有もでき、お互いに不安のない状態でヘルプに入ってもらえる仕様です。

この機能は、「人」が「店舗」に紐づいているという固定概念を捨て、「人」が「複数の店舗」を選んで勤務するイメージで開発されました。近隣店舗間でスタッフを共有することで、人員活用の最適化・効率化も目指せます。

状況に適したシフト作成ツールを選ぼう

シフトを自動作成すると、手間や時間の削減、人的ミスの防止などが行えます。ただし、パターン通りにならないことや、従業員の希望の偏りへの対応が難しいといったデメリットもあります。

自動作成だけにとらわれず、自店舗に合ったシフト作成ツールを選ぶことが大切といえるでしょう。

「はたLuck®」は、希望シフトの収集やヘルプ募集がアプリで行えます。売上や客数に合わせた管理が行えるほか、勤務条件に基づく労務アラートもあり、適切なシフトの作成が可能です。シフト作成を効率化したい場合は、ぜひご検討ください。