無料で使えるシフト作成ツール6選！選び方や活用のメリットも解説

アルバイトやパートのシフト作成を全て手作業で行うとなると、膨大な工数がかかります。勤務時間の合間を縫ってシフトを回収して作成するのは大きな負担がかかるのではないでしょうか。

なかには、そういったシフト作成業務の負担を削減できるシフト作成ツールの導入を検討している人もいるかもしれません。導入コストをできるだけ下げるために、無料で使えるシフト作成ツールを利用したいと考えている人も少なくないでしょう。

この記事では、無料で使えるシフト作成ツールやアプリ、有料のシフト作成ツールとの違いなどについて解説します。

シフト作成ツールとは

シフト作成ツールとは、シフトを効率的に作成、管理できるツールです。

これまでほとんどの会社は、シフトを紙やExcelで作成していました。しかしこの方法では、従業員から回収したシフトを手作業で入力しなければなりません。特に従業員を多く抱える店舗では大きな負担がかかります。勤務時間外に作成しなければならないケースもあるかもしれません。

しかし、シフト作成ツールを使えば、ある程度自動化されるため、そういった手間と時間を大幅に削減できます。

シフト作成ツールを活用するメリット

シフト作成ツールを活用すれば、シフトを作成する管理者側、従業員側の双方にメリットがあります。各メリットについて詳しく見ていきましょう。

シフト管理者側のメリット

まずは、シフトを作成するシフト管理者側のメリットを紹介します。

シフト管理・作成の労力を減らせる

シフト作成ツールを活用すると、シフトの作成にかかっていた労力を減らせます。シフトの調整や更新も簡単にできるので、変更があるたびに何度も手作業で入力する必要はありません。自動作成機能付きのシフト作成ツールを活用すれば、自動でシフトを作成してくれます。

なかには、従業員がシフト希望を提出すると、シフト作成ツールにも自動的に反映してくれるツールもあります。

期限になってもシフトを提出しない従業員がいた場合、シフトの作成を開始できません。
毎月従業員にシフトの期限を伝えたり提出の催促をしたりするのは、負担の大きい作業です。

しかし、シフト作成ツールを活用すれば、スマートフォンのアプリなどを経由してシフトを回収できるので手間を省くことが可能です。

加えて、未提出の従業員には自動的にアラートで提出を催促できます。個別に連絡して回収する手間がかからなくなります。

入力ミスや写し間違いを減らせる

手作業でシフトを作成すると、従業員のシフト希望を1文字ずつ紙やExcelに入力するため、入力ミスや写し間違いが多くなります。

しかし、シフト作成ツールなら集めたシフト希望を自動でシステム反映できるので、人為的なミスは大幅に減少するでしょう。これまで転記に掛かっていた時間も減らせます。

適正なシフトを組める

従業員全員の希望をなるべく聞きつつ、問題なく営業できるようにシフトを組むのは簡単ではありません。なぜなら、従業員ごとのスキルや時間帯によって必要となる人員が異なるため、複雑になるからです。

しかし、シフト作成ツールなら、従業員のスキルや必要な人員などを設定しておくことで、迅速かつ効率的に最適なシフトを作成することができます。人員の余剰な配置が避けられ、人件費の削減も可能です。

従業員側のメリット

ここからはシフト作成ツールを導入した際に従業員側にどのようなメリットがあるのか紹介します。各メリットについて詳しく見ていきましょう。

シフト希望を簡単に伝えられる

紙やExcelでのシフト作成の場合、従業員は、わざわざ店舗に行ってシフトを提出しなければなりません。しかし、シフト作成ツールならいつどこからでも提出ができます。また、急遽シフト希望を変更したい場合も、チャットなどで簡単に伝えられます。

いつでもどこでもシフトを確認できる

シフト作成ツールはスマホのアプリと連動していることが多いため、店舗責任者が共有すると、スマホから簡単にシフトを確認できます。紙ベースのシフトのように、店舗に行って確認する必要がありません。

無料シフト作成ツールの選び方

シフト作成ツールの導入にお金をかけたくない会社もあるでしょう。無料のシフト作成ツールを選び方について紹介します。

必要な機能があるか

無料のシフト作成ツールを選ぶ際は、必要な機能があるのかを確認してください。

なぜなら、無料ツールの場合、機能が制限されていることが多いからです。無料で使えない機能がある場合でも、有料オプションで必要な機能を利用できるツールを選びましょう。

給与システムとの連携ができるか

無料のシフト作成ツールは、直接給与システムと連携できないことがあります。その場合、データ出力およびインポートに手間と時間がかかるので注意が必要です。

業務負担を減らしたいのであれば、有料ツールの契約も検討しましょう。給与システムとの連携が可能なツールを使った方が、従業員の給与計算が楽にできます。

無料で使えるシフト作成ツール6選

ここからは無料で使えるシフト作成ツールを6つ紹介します。シフト作成ツールの利用を検討している人は、ぜひ参考にしてください。

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、出勤管理、シフト管理、休暇・申請管理、工数管理（単独利用不可）の4つの機能が使える勤怠管理システムです。

従業員数約500名未満の中小企業であれば、30日間無料でそれぞれの機能を利用できます。また無料期間終了後はシフト管理のみを使うこともできます。1つの機能を使いたい場合は月額200円で利用可能です。他の機能も使いたい場合は1つ増えるごとに100円ずつ増額されます。

ジョブカン勤怠管理のシフト管理では、以下のような機能を利用可能です。

• スマホやパソコンからのシフト申請
• シフト作成（複雑なパターン対応）
• LINEから直近7日間のシフトを確認可能
• スタッフからのシフト希望を自動反映
• 人員の過不足判定
• シフト自動作成機能
• 早番や遅番などパターンの決まっているシフト作成可能

シフト作成だけでなく、勤怠管理も利用したい会社におすすめのシステムです。

oplus

出典：oplus　

oplusは、100ユーザーまでなら無料で利用可能なシフト・勤怠管理サービスです。

無料プランでは、以下のような機能を使うことができます。

• シフト提出や管理
• メッセージの一斉送信
• シフト提出締切日のリマインド
• ヘルプ要請
• 日、週、月別のシフト管理

また、自動シフト機能もオプション（1ユーザー300円）で付けられます。出勤インターバルの設定や出勤日数の均等化など細かいシフトの作成にも対応しているので使いやすいでしょう。

なお、有料版であるProプランは1ユーザー100円で利用可能です。

ハーモス勤怠

ハーモス勤怠は、有料プランでも月額100円から利用できる勤怠管理システムです。

利用人数が30名以下であれば無料プラン、31名以上の場合は1名あたり月額100円（税抜）の有料プランが適用（1ヵ月間の無料トライアルあり）されます。

無料のプランでもシフト管理機能と勤怠管理機能の利用が可能です。

ただし、無料プランではデータ保存期間1年、バナー広告を外せない、CSV出力が1時間に一度のみといった制限があります。

Rグループ

出典：Rグループ

Rグループは、利用人数制限なしのグループウェアを無料で利用できるサービスです。

ドラッグ&ドロップでシフト作成が簡単にできる他、従業員がシフト申請をした後に管理者がロックする機能や就業時間・休憩時間などを細かく登録できます。

タイムカードやチャットでのコミュニケーション、全員に情報を告知する機能も搭載されています。

調整さん

出典：調整さん

調整さんは、ログインなしでイベントの出欠確認や日程調整が無料でできるツールです。

飲み会や打ち合わせの日程調整に使われることの多いツールですが、シフト管理もできます。

シフトを作成したい場合は、1ヵ月分の日程を日程候補としてイベントページに作成した上で、従業員にスケジュールを入力してもらいましょう。

TIME CARD

出典：TIME CARD

TIME CARDは、無料で利用可能なクラウド勤怠管理システムです。シフト管理だけでなく、給与計算、休暇管理、日報、勤怠管理などの機能があります。

シフト管理では以下のようなことができます。

• シフトの作成および従業員への共有
• シフトのパターンからワンタッチで作成できる
• シフトの有無や勤務予定時間を日別、月別、現在、過去、未来に分けて確認できる
• 店舗や勤務パターン毎にシフトに必要な人数の設定が可能

また、スマレジのPL管理機能を使って、予実と経費も考慮した損益も確認可能です。プレミアムプラスワン以上なら労働時間に上限のある外国人留学生のシフト作成も簡単にできます。

ただし、無料のスタンダードプラン（従業員30名まで）で使える機能は、勤怠管理機能のみです。シフト作成機能を使いたい場合は、プレミアム（10名まで2,420円、11名以上からは一人あたり税抜385円）以上のプランに加入しましょう。

無料のスマホ専用シフト作成アプリ4選

スマホのアプリからでもシフト作成ができるツールもあります。ここからは、無料のスマホ専用シフト作成アプリを4つ紹介します。

assift

出典：assift　

assiftは、スマホだけでなくパソコンにも対応しているシフト作成アプリです。

作成したシフトはURL化して、LINEやメールなどで共有できます。

スタッフごとに働ける曜日や希望のシフトパターンを設定して、ボタン一つでシフト表を自動作成できます。

ユーザー数10人までは無料で利用できますが、11人からは250円（以後5人増加ごとに250円追加）の費用が発生するので注意が必要です。

なお、最初の2か月は人数にかかわらず無料で利用できます。

TapShift

出典：TapShift　 

TapShiftは、タップで簡単にシフトを作成できるアプリです。主な機能は以下の3つです。

• シフトの自動入力機能
• 祝日表示や月初めの表示機能
• 複数人のシフトをまとめて表示できる

無料版は50件までのシフト入力に対応しています。

スマートシフト

出典：スマートシフト

スマートシフトは、Androidにも対応しているシフト作成アプリです。

スマートシフトは、カレンダーから日付をタップして時間を選択するだけでシフト希望を作成できます。シフト提出と同時にスクロールでの調整が可能で、調整済みと同時に全員に共有されます。

よって、従業員に簡単にシフトを共有可能です。また、ユーザーからは広告が邪魔な位置に表示されないので使いやすいと評価されています。

シフト作成アプリ

出典：シフト作成アプリ

シフト作成アプリは、Androidのみに対応しているシフト作成アプリです。

一部の割当は手動で調整する必要がありますが、ルールに合わせて自動で割当が可能です。

連続勤務日数の上限、翌日に割当不可能なシフトについても、あらかじめ設定が可能です。

無料で使えるシフト作成ツールの注意点

無料で使えるシフト作成ツールは、費用がかかりません。しかし、有料版のツールとは異なり不便な点もあるので注意が必要です。ここからは無料のシフト作成ツールの注意点を紹介します。

利用人数や機能などが制限される

無料版のシフト作成ツールは、全ての機能を無料で使えるわけではありません。よって、無料版でも現在のシフト作成の負担を軽減できるかを確認しておく必要があります。

無料のシフト作成ツールの代表的な制限は以下の通りです。

• 一定の人数までしか無料で使えない
• 人数制限に加えて、機能の制限もある
• 無料の期間に制限がある

従業員数が多い会社や業種によっては、無料版だけでは対応できないこともあるので注意しましょう。

他システムとの連携に劣る

パソコン向けのシステムであれば、既に導入している勤怠管理システムや給与システムとの連携も可能です。

しかし、スマホでしか使えないアプリでは、連携ができないことが多いので注意しましょう。

自動作成でカバーできる部分が狭い

自動作成に対応している無料のアプリは、基本的なパターンしか対応していないケースもあるので注意が必要です。

細かい条件についても自動反映できないことがあるので、必ず利用前に確認しておきましょう。

シフト作成ツールなら「はたLuck」がおすすめ

小売や飲食など店舗サービスを展開していてシフト作成ツールを探している人におすすめなのが「はたLuck」です。

はたLuckは無料で使える機能はありません。しかし、シフト作成時の負担を減らせる機能が備わっているツールです。

はたLuckを使うメリットについて見ていきましょう。

アプリ内でシフトの作成・調整・共有が完結する

従業員が提出したシフトは自動的に管理画面に反映されるので、転記ミスや写し忘れといったミスは発生しません。

また、期限までにシフトを出さなかった従業員にアラートで通知する機能もあるので、連絡する手間も省けます。

完成したシフトはアプリで共有できるため、店舗にあまり来られない従業員にも簡単に連絡できます。

適正シフトを簡単に作成できる

はたLuckには、適正シフト機能が搭載されています。あらかじめ店舗別、曜日別、時間別に必要なリソースをポジション別に設定しておくことで、初めてシフトを作る管理者でも最適なシフトを作成可能です。

売上や客数といった予算に応じたシフトも作成できるので、人数の過不足も把握しやすくなります。

固定の勤務シフトをあらかじめ登録できる

はたLuckには固定の勤務シフトをあらかじめ登録できる機能があります。いつも同じ曜日に働いているスタッフや休日の曜日が決まっているスタッフについては、固定の勤務シフトを設定しておくことで、シフト作成にかかる時間を短縮可能です。

シフト作成ツールを活用してシフト管理の負担を減らそう

シフト作成ツールを活用すれば、シフト作成にかかる負担を大幅に減らせます。従業員のシフトを回収する手間が省けるだけでなく、転記ミスも起きにくくなるので、安心して利用できます。

導入コストをあまりかけたくないという理由で、無料のシフト作成ツールを検討する人もいますが、必ずしもおすすめとは言えません。無料のツールは、機能が制限されたり無料期間が限られていたりするからです。

費用面だけでなく、シフト管理の負担をどのくらい減らせるのかも考慮しながらシフト作成ツールを選びましょう。

シフト作成ツールの導入を検討している人には、はたLuckをおすすめします。はたLuckならアプリからシフトの作成や従業員への共有が可能です。ヘルプの募集や適正シフトの作成も簡単にできます。シフト作成業務の手間を一気に削減したいと考えているなら、導入を検討してみてはいかがでしょうか。