シフト表作成の課題はアプリで解決!おすすめのアプリを紹介

シフト管理 店舗DXコラム
最終更新日:2022.09.12

ExcelやGoogleスプレッドシートを使った手作業でのシフト表の作成で、苦労している店長やSV(スーパーバイザー)、スタッフも多いのではないでしょうか。

手作業でシフト表を作成するとなると、シフト希望の回収からシフト確定までさまざまなプロセスで時間と手間を取られるだけでなく、転記ミス・伝達ミスなども起こりがち。しかし、シフト表作成アプリを活用すれば、それらの課題を解決し、シフト表作成の大幅な効率化ができます。

今回は、シフト表作成における課題がアプリでどのように解決されるかを解説します。あわせておすすめのアプリもご紹介しますので、シフト表作成で悩んでいる方はぜひ参考にしてください。

シフト表をアプリで作成することで解決する課題

それでは最初に、シフト表をアプリで作成することで、どのような課題が解決されるのかを見ていきましょう。

【課題①】シフト表作成に時間と手間を取られる

ExcelやGoogleスプレッドシートを利用しての手作業で、シフト表を作成する場合の課題としてまずあげられるのは、時間と手間を取られることです。シフト表の作成手順は以下のようになるでしょう。

  1. 手書きのメモやチャットツール、口頭、店舗に貼り出したカレンダーに書き込むなどの方法で、スタッフからシフト希望を集める
  2. スタッフの希望と、ポジション・時間ごとの必要人員を考慮してシフト表の原案を作成する
  3. スタッフの希望通りにシフトが組めない場合には、チャットツールや電話でスタッフと個別に連絡を取って調整する
  4. 完成したシフト表を店舗の控室に貼り出すなどして、スタッフに伝達する

しかし、以上の手順それぞれに対して多大な時間と手間がかかります。

まず、スタッフのシフト希望を集めるのが大変です。スタッフの全員が期限までにきちんと提出してくれるとは限りません。また、出勤日数が少ないため、提出期限までに店長と顔を合わせないスタッフがいたりもするでしょう。毎月のシフト作成のたびに、期限までにシフト希望が出ていないスタッフに提出を促すのは、時間と手間を取られるばかりでなく精神的にも負担となります。

次に、シフト表の原案を作成するのも手間がかかります。原案を作成するためにはスタッフの希望をシフト表に転記して、必要人員と照らし合わせながら人員の調整をおこないます。この作業にはどうしてもまとまった時間が必要です。通常業務の合間に時間が取れない場合には、残業したり、家に持ち帰ったりすることも多いのではないでしょうか。

さらには、スタッフの希望に添えない場合の個別の調整にもかなりの工数が必要です。特に学生スタッフが多い場合は、「年末年始やお盆は帰省でシフトに入れないスタッフが多い」「シラバスの変更で学期ごとに勤務できる時間が変わる」など、調整が難しくなるケースもあるでしょう。

シフト表作成にアプリを利用すれば、多大な時間と手間を取られるシフト表の作成を大幅に効率化してくれます。

【課題②】転記ミスがある

シフト表の原案を作成する際、スタッフのシフト希望をExcelなどの表へ転記することになります。

しかし、手書きのメモやチャットツールなどを参照しながらの転記は、時間と手間を取られるばかりか、ミスが発生するおそれもあります。何人ものスタッフの希望を転記していれば、間違いが起こるのも致し方ないといえるでしょう。転記ミスでシフト修正が必要になれば、さらに多くの時間と手間がかかってしまいます。

シフト表作成アプリを利用すれば、スタッフそれぞれがアプリに直接、自分の希望を入力できます。転記の必要がないため、転記ミスもなくなります。

【課題③】スタッフへの伝達ミスが起こる

完成したシフト表をスタッフへ伝達する際にもミスが起こることがあります。シフト表共有のための手っ取り早い方法は、シフト表を店舗の控室などに貼り出すことです。

しかし、出勤日数が少ないスタッフなどなら、貼り出したシフト表をすぐに確認できないこともあるでしょう。また、この方法は管理者の側からしても、誰がシフト表を見たのかの確認が困難です。

シフト表を見た人がハンコを押すようにすれば、誰がシフト表を見たかの確認は一応できます。しかし、ハンコを押し忘れたスタッフへは、個別の連絡が必要となってしまいます。

シフト表作成アプリを利用すれば、スタッフは自分のスマートフォンからシフト表を確認できます。管理者へは、シフト表を誰が確認したかが一覧で表示されるため、シフトの伝達ミスは防げます。

【課題④】急な欠員が出たときの調整が大変である

シフト表が確定したあとに、急に都合が悪くなってしまったスタッフや、体調不良で欠勤するスタッフが出て、欠員が生じることがあります。その場合には、代わりに出勤できるスタッフを探すため、電話やチャットツールなどでほかのスタッフに連絡を取り、調整をしなければなりません。

しかし、代わりに出勤できるスタッフは、必ずしもすぐに見つかるわけではありません。連絡がつかないスタッフが多い、あるいは連絡は取れても都合のつくスタッフがなかなか見つからない、などで欠員が補充できないこともあるでしょう。その場合には、少ない人数で店舗を回したり、店長が代わりにシフトに入ったりが必要になることもあります。

シフト表作成アプリを利用すれば、欠員が出た場合には、欠員募集の通知をスタッフ全員にアプリから送れます。同じアプリを使用する近隣店舗にも募集をかけられ、スピーディーな欠員補充が可能です。

【課題⑤】適正なシフトを組めない

シフト表は、ただスタッフの希望日時を配分するだけでは足りません。「適正」に作成することが必要です。

適正なシフト表を作成するには、以下を考慮することがポイントとなってきます。

■スタッフのポジション把握
例えば、飲食店の場合なら、ホールスタッフが10人いても、キッチンスタッフがいなければ店舗運営はできません。それぞれの日に必要なポジションを、シフト内のスタッフでカバーできるシフトを組む必要があります。

■売上予測や予約状況に応じたシフト調整
例えば、午後から急に店が混み始めたからといって、即時にスタッフを増やせません。混雑具合はあらかじめ予測しておく必要があります。

■売上に対する人件費が適切かどうか

いくら売上が多くても、人件費が多すぎれば利益は出ません。売上と人件費のバランスは、半月などの細かいスパンで確認の必要があるでしょう。

これらを考慮しながらシフト表を作成するのは簡単ではありません。シフト表作成アプリを活用すれば、役割別や曜日別などの切り口で出勤の人数や時間を確認でき、適正なシフトを容易に作成できます。

シフト表をアプリで作成するときの注意点

以上のとおり、シフト表作成における多くの課題はアプリの活用で解決できます。しかし、シフト表作成アプリを利用する際には注意も必要です。

使い方を習熟しないと効果が薄くなる

注意点としてまずあげられるのは、使い方を習熟しないと効果が薄くなることです。シフト表作成アプリには以下のようなさまざまな機能があります。機能を使いこなせばシフト表を効率的に作成できますが、そのためにはアプリの使い方をしっかり理解する必要があるのです。

また、シフト表作成アプリは使いやすいものを選ぶことも重要です。たとえ機能が豊富でも、使いにくいアプリを導入すれば、シフト管理者やスタッフの負担は重くなります。直感的に操作ができるアプリを選ぶことで、定着もスムーズに進み、導入後すぐにシフト表作成の工数を軽減することが期待できます。

スタッフへ、アプリの使い方についてレクチャーが必要

シフト表作成アプリを現場へ浸透させるためには、アプリの使い方についてのスタッフへのレクチャーが必要です。スタッフのなかにはITツールの利用があまり得意でない人もいるでしょう。また、出勤頻度の低いスタッフなら、「パスワードを忘れてしまって使えない」などといったことも起こるかもしれません。

スタッフへのレクチャーは、利用開始から2~3カ月をかけ、集中的におこないましょう。導入のための専任担当者を置き、ベンダーのカスタマーサクセス部門と協力しながら、以下のような施策を実施します。

  • 社内での説明会を継続的に実施する
  • ツールを上手く活用している店長などの事例をヒアリングし、他店と共有する
  • SVから各店長に対して働きかけをおこなう

現場への浸透に不安がある場合には、導入支援が手厚いシフト表作成アプリを選ぶこともおすすめです。

アプリでのシフト表作成手順

実際にアプリでシフト表を作成する際の手順をご紹介します。

スタッフがアプリ上で勤務希望日を入力する

最初に、スタッフがアプリ上で勤務希望日を入力します。アプリはそれぞれのスタッフのスマートフォンで起動できるため、店舗へ行かなくても、いつでもどこでもシフト希望を提出できます。シフト提出の締切日に未提出だとアプリからアラートが届くため、提出忘れの心配もありません。

集まったシフト希望を元に、PCでシフトを作成する

集まったシフト希望をもとにして、シフト管理者がPCでシフト表を作成します。スタッフが提出したシフト希望はツールに自動で反映され、転記の必要がないために、転記ミスも防げます。適正シフトをあらかじめ登録しておけば、人員の過不足も一覧表で確認でき、シフト表を効率的に作成できます。

作成したシフト表は、スタッフが自分のスマートフォンから確認でき、わざわざ確認のために店舗へ行く必要はありません。スタッフの誰がシフト表を確認したかも一覧で表示され、シフト表の確認漏れを防げます。

欠員時にはアプリで欠員募集する

急な欠員が出たときには、アプリ上でスタッフ向けに一斉に通知し、欠員募集ができます。

アプリ「はたLuck(R)」で効率的にシフト表を作成しよう

効率的にシフト表を作成できる「はたLuck(R)」の機能と特徴をご紹介します。

シフトの回収から確定までを大幅に効率化できる

はたLuck(R)を利用すれば、シフトの回収から確定までを大幅に効率化できます。スタッフはそれぞれ自分のスマートフォンを使い、はたLuckR)の専用アプリからシフト希望を提出できます。管理者側のツールでは、スタッフが提出したシフト希望が自動的に反映され、シフト表を効率的に作れます。

期限までにシフト希望を提出しなかったスタッフへは、アプリから自動的にリマインドが届きます。シフト希望の回収に関して、管理者がわざわざリマインドしなくても自動で完了することが可能です。

人員の適正配置を実現する

はたLuck(R)の「適正シフト機能」を利用することで、人員の適正配置が実現できます。店別や曜日別・時間別に必要な人員を役割別に設定すれば、その条件に合致したシフトを簡単に作成できます。

適正シフト機能を使わずに、さまざまな条件に合致したシフトを管理者が手動で組むのは大変です。適正シフト機能により、適正シフトの作成が大幅に効率化するとともに、人員配置の最適化も実現できます。

急な欠員時にはエリア内スタッフへ募集をかけられる

欠員募集・調整機能を利用すれば、欠員募集も手軽です。急な欠員が出た場合、スタッフへ向けてアプリから一斉に、欠員募集通知を送れます。自店舗だけでなく、近隣店舗のスタッフにも募集通知を送れるため、よりスピーディーな欠員の補充が可能となります。

連絡ノート機能やトーク機能でスタッフとのコミュニケーションを活性化できる

はたLuck(R)にはそのほかにも、さまざまなコミュニケーション機能があります。連絡ノート機能は、紙のノートでの共有を電子化し、業務連絡の周知徹底を図るものです。キャンペーン情報なども全体で手軽に共有できます。さらに、業務連絡を確認したスタッフとしていないスタッフを一覧で表示できる機能も搭載されているため、未確認のスタッフに対してリマインドを行うことで、業務指示の実行力を向上させることも期待できます。

トーク機能は、仕事用の公式チャットツールです。私用SNSのIDを交換しなくても、日常生活で使っているチャットツールと同じ操作感でコミュニケーションが図れます。私用SNSで業務連絡を行うと、シフト外の時間にも連絡が届くため、スタッフの精神的負担につながることもあります。業務用ツールを使うことで、プライベートと仕事の切り分けを図ることが可能です。

アプリでシフト表を作成し、無駄な時間を削減!

ExcelやGoogleスプレッドシートを利用した手作業でシフト表を作成すると、多大な時間と手間を取られるのとともに、転記ミス・伝達ミスも起こりがちです。急な欠員が出たときの調整も大変で、適正なシフトを組むのも難しくなるでしょう。これらの課題は、シフト表作成アプリの活用で解決できます。

シフト表作成アプリは、はたLuck(R)がおすすめです。はたLuck(R)を活用すれば、シフトの収集から確定までを大幅に効率化できるとともに、人員の適正配置を実現し、急な欠員が出たときにもスムーズに補充ができます。はたLuck(R)を導入して、シフト表作成にともなう無駄な時間を削減しましょう。