シフト表作成はアプリがおすすめ！無料と有料の違いや注意点、シフト作成方法を解説

ExcelやGoogleスプレッドシートを使った手作業でのシフト表の作成で、苦労している店長やSV（スーパーバイザー）、スタッフも多いのではないでしょうか。

手作業でシフト表を作成するとなると、シフト希望の回収からシフト確定までさまざまなプロセスで時間と手間を取られるだけでなく、転記ミス・伝達ミスなども起こりがち。

しかし、シフト表作成アプリを活用すれば、それらの課題を解決し、シフト表作成の大幅な効率化ができます。

今回は、シフト表作成における課題がアプリでどのように解決されるかを解説します。あわせておすすめのアプリもご紹介しますので、シフト表作成で悩んでいる方はぜひ参考にしてください。

シフト表をアプリで作成することで解決する課題

それでは最初に、シフト表をアプリで作成することで、どのような課題が解決されるのかを見ていきましょう。

【課題①】シフト表作成に時間と手間を取られる

ExcelやGoogleスプレッドシートを利用しての手作業で、シフト表を作成する場合の課題としてまずあげられるのは、時間と手間を取られることです。シフト表の作成手順は以下のようになるでしょう。

1. 手書きのメモやチャットツール、口頭、店舗に貼り出したカレンダーに書き込むなどの方法で、スタッフからシフト希望を集める
2. スタッフの希望と、ポジション・時間ごとの必要人員を考慮してシフト表の原案を作成する
3. スタッフの希望通りにシフトが組めない場合には、チャットツールや電話でスタッフと個別に連絡を取って調整する
4. 完成したシフト表を店舗の控室に貼り出すなどして、スタッフに伝達する

しかし、以上の手順それぞれに対して多大な時間と手間がかかります。

まず、スタッフのシフト希望を集めるのが大変です。スタッフの全員が期限までにきちんと提出してくれるとは限りません。また、出勤日数が少ないため、提出期限までに店長と顔を合わせないスタッフがいたりもするでしょう。

毎月のシフト作成のたびに、期限までにシフト希望が出ていないスタッフに提出を促すのは、時間と手間を取られるばかりでなく精神的にも負担となります。

次に、シフト表の原案を作成するのも手間がかかります。原案を作成するためにはスタッフの希望をシフト表に転記して、必要人員と照らし合わせながら人員の調整をおこないます。この作業にはどうしてもまとまった時間が必要です。通常業務の合間に時間が取れない場合には、残業したり、家に持ち帰ったりすることも多いのではないでしょうか。

さらには、スタッフの希望に添えない場合の個別の調整にもかなりの工数が必要です。特に学生スタッフが多い場合は、「年末年始やお盆は帰省でシフトに入れないスタッフが多い」「シラバスの変更で学期ごとに勤務できる時間が変わる」など、調整が難しくなるケースもあるでしょう。

シフト表作成にアプリを利用すれば、多大な時間と手間を取られるシフト表の作成を大幅に効率化してくれます。

【課題②】転記ミスがある

シフト表の原案を作成する際、スタッフのシフト希望をExcelなどの表へ転記することになります。

しかし、手書きのメモやチャットツールなどを参照しながらの転記は、時間と手間を取られるばかりか、ミスが発生するおそれもあります。何人ものスタッフの希望を転記していれば、間違いが起こるのも致し方ないといえるでしょう。

転記ミスでシフト修正が必要になれば、さらに多くの時間と手間がかかってしまいます。

シフト表作成アプリを利用すれば、スタッフそれぞれがアプリに直接、自分の希望を入力できます。転記の必要がないため、転記ミスもなくなります。

【課題③】スタッフへの伝達ミスが起こる

完成したシフト表をスタッフへ伝達する際にもミスが起こることがあります。シフト表共有のための手っ取り早い方法は、シフト表を店舗の控室などに貼り出すことです。

しかし、出勤日数が少ないスタッフなどなら、貼り出したシフト表をすぐに確認できないこともあるでしょう。また、この方法は管理者の側からしても、誰がシフト表を見たのかの確認が困難です。

シフト表を見た人がハンコを押すようにすれば、誰がシフト表を見たかの確認は一応できます。しかし、ハンコを押し忘れたスタッフへは、個別の連絡が必要となってしまいます。

シフト表作成アプリを利用すれば、スタッフは自分のスマートフォンからシフト表を確認できます。管理者へは、シフト表を誰が確認したかが一覧で表示されるため、シフトの伝達ミスは防げます。

【課題④】急な欠員が出たときの調整が大変である

シフト表が確定したあとに、急に都合が悪くなってしまったスタッフや、体調不良で欠勤するスタッフが出て、欠員が生じることがあります。その場合には、代わりに出勤できるスタッフを探すため、電話やチャットツールなどでほかのスタッフに連絡を取り、調整をしなければなりません。

しかし、代わりに出勤できるスタッフは、必ずしもすぐに見つかるわけではありません。連絡がつかないスタッフが多い、あるいは連絡は取れても都合のつくスタッフがなかなか見つからない、などで欠員が補充できないこともあるでしょう。その場合には、少ない人数で店舗を回したり、店長が代わりにシフトに入ったりが必要になることもあります。

シフト表作成アプリを利用すれば、欠員が出た場合には、欠員募集の通知をスタッフ全員にアプリから送れます。同じアプリを使用する近隣店舗にも募集をかけられ、スピーディーな欠員補充が可能です。

【課題⑤】適正なシフトを組めない

シフト表は、ただスタッフの希望日時を配分するだけでは足りません。「適正」に作成することが必要です。

適正なシフト表を作成するには、以下を考慮することがポイントとなってきます。

■スタッフのポジション把握

例えば、飲食店の場合なら、ホールスタッフが10人いても、キッチンスタッフがいなければ店舗運営はできません。それぞれの日に必要なポジションを、シフト内のスタッフでカバーできるシフトを組む必要があります。

■売上予測や予約状況に応じたシフト調整

例えば、午後から急に店が混み始めたからといって、即時にスタッフを増やせません。混雑具合はあらかじめ予測しておく必要があります。

■売上に対する人件費が適切かどうか

いくら売上が多くても、人件費が多すぎれば利益は出ません。売上と人件費のバランスは、半月などの細かいスパンで確認の必要があるでしょう。

これらを考慮しながらシフト表を作成するのは簡単ではありません。シフト表作成アプリを活用すれば、役割別や曜日別などの切り口で出勤の人数や時間を確認でき、適正なシフトを容易に作成できます。

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シフト表をアプリで作成するときの注意点

以上のとおり、シフト表作成における多くの課題はアプリの活用で解決できます。しかし、シフト表作成アプリを利用する際には注意も必要です。

使い方を習熟しないと効果が薄くなる

注意点としてまずあげられるのは、使い方を習熟しないと効果が薄くなることです。シフト表作成アプリには以下のようなさまざまな機能があります。機能を使いこなせばシフト表を効率的に作成できますが、そのためにはアプリの使い方をしっかり理解する必要があるのです。

また、シフト表作成アプリは使いやすいものを選ぶことも重要です。たとえ機能が豊富でも、使いにくいアプリを導入すれば、シフト管理者やスタッフの負担は重くなります。直感的に操作ができるアプリを選ぶことで、定着もスムーズに進み、導入後すぐにシフト表作成の工数を軽減することが期待できます。

スタッフへ、アプリの使い方についてレクチャーが必要

シフト表作成アプリを現場へ浸透させるためには、アプリの使い方についてのスタッフへのレクチャーが必要です。スタッフのなかにはITツールの利用があまり得意でない人もいるでしょう。また、出勤頻度の低いスタッフなら、「パスワードを忘れてしまって使えない」などといったことも起こるかもしれません。

スタッフへのレクチャーは、利用開始から2～3カ月をかけ、集中的におこないましょう。導入のための専任担当者を置き、ベンダーのカスタマーサクセス部門と協力しながら、以下のような施策を実施します。

• 社内での説明会を継続的に実施する
• ツールを上手く活用している店長などの事例をヒアリングし、他店と共有する
• SVから各店長に対して働きかけをおこなう

現場への浸透に不安がある場合には、導入支援が手厚いシフト表作成アプリを選ぶこともおすすめです。

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アプリでのシフト表作成手順

実際にアプリでシフト表を作成する際の手順をご紹介します。

スタッフがアプリ上で勤務希望日を入力する

最初に、スタッフがアプリ上で勤務希望日を入力します。アプリはそれぞれのスタッフのスマートフォンで起動できるため、店舗へ行かなくても、いつでもどこでもシフト希望を提出できます。シフト提出の締切日に未提出だとアプリからアラートが届くため、提出忘れの心配もありません。

集まったシフト希望を元に、PCでシフトを作成する

集まったシフト希望をもとにして、シフト管理者がPCでシフト表を作成します。スタッフが提出したシフト希望はツールに自動で反映され、転記の必要がないために、転記ミスも防げます。適正シフトをあらかじめ登録しておけば、人員の過不足も一覧表で確認でき、シフト表を効率的に作成できます。

作成したシフト表は、スタッフが自分のスマートフォンから確認でき、わざわざ確認のために店舗へ行く必要はありません。スタッフの誰がシフト表を確認したかも一覧で表示され、シフト表の確認漏れを防げます。

欠員時にはアプリで欠員募集する

急な欠員が出たときには、アプリ上でスタッフ向けに一斉に通知し、欠員募集ができます。

店長用・シフト作成の無料アプリ

ここまでは、シフト作成アプリのメリットや注意点をお伝えしてきました。この章では、実際に店長がシフト作成する際に使える無料アプリを2点ご紹介します。

シフト表Lite

シフト表Liteは、自動的にシフトを作成してくれるスマホアプリです。

スタッフごとにスキルや勤務可能な日数・曜日などのシフトパターンを登録しておくと、ボタンひとつでシフトが自動的に作成されます。アプリ独自のアルゴリズムが組まれており、出勤回数などを平等にしたうえで、公平なシフトになるよう作られます。

自動生成されたシフトを修正したり、休みの希望を反映させたりといったことは、手動で対応可能です。自動生成したシフトを手作業で少し修正する程度で済むため、シフト作成にかかる工数が大幅に削減できます。 スマホひとつでシフト表の作成ができ、初めて利用する人でも簡単に利用可能なアプリです。

作成したシフトは画像データとしてスマホに保存でき、スタッフには画像を送信することでシフトを共有できます。

また、無料版のほかに同じシリーズで有料版も出ています。有料版ではシフトを組む際のルールを追加することによって、自動作成にそのルールを反映させられます。

スマートシフト

「スマートシフト」は、iPhoneとAndroidの両方から使用できるシフト管理アプリです。スタッフからの希望シフト提出やシフト調整、共有までがアプリのみで行えます。

スマートシフトは、提出されたシフトを指先でスクロールするだけで調整できるので、操作が簡単です。調整が完了したら「調整済み」にすると、スタッフ全員に自動的に共有されるため、別途共有のために送信する必要がありません。

また、スタッフ側のシフト提出作業も簡単です。希望日時などの文字を入力したり表を作成したりする必要がなく、カレンダー上で日付と時間をタップして選択すると、提出用の希望シフトが完成します。

その他にも機能があり、従業員一覧の確認や連絡用のチャットなどが利用できます。シフト作成や管理に必要な最低限の機能は備わっていると言えるでしょう。

シフト作成の無料アプリと有料アプリの違い

シフト作成の有料アプリであれば、シフト管理以外の機能や他のシステムとの連携機能など、無料アプリでは得られない便利さがあります。また、アプリに登録できる従業員数が異なるなど、 実務面に影響の出る部分もあります。

無料アプリと有料アプリの違いについて、ひとつずつ見ていきましょう。

シフト管理以外の機能の豊富さ

有料アプリと無料アプリでは、シフト管理以外の機能の豊富さが異なります。無料アプリで行える操作は、シフト作成やシフト配布に終始しており、シフト管理以外の機能はほとんどないケースが多いです。

たとえば、有料のシフト作成アプリによくある機能としては、勤怠管理や給与計算、データ分析、スタッフとの連絡ツールなどが挙げられます。

連絡ツールがシフト作成アプリと一体化していれば、欠員が出た場合の募集やヘルプ要請がスムーズにできます。また災害などで営業時間が急遽変わった場合にも、有料アプリであればスタッフ全員に通知できる点が便利です。

また、無料ではシフト作成や配布のみのアプリもある中、有料アプリではスタッフからシフトの提出を行えるものもあります。シフト回収には手間がかかるため、有料アプリにすることによって、その作業負担が軽減できるのであれば、利用する価値は十分にあるでしょう。

他のシステムとの連携のしやすさ

有料アプリと無料アプリの違いは、他のシステムとの連携のしやすさにもあります。

無料アプリは、勤怠管理や給与計算といった他のシステムとは連携できないものが多いです。しかし、勤怠管理や給与計算などは、シフト作成アプリと連動している方が便利でしょう。連携していれば、勤怠管理をするのみで給与計算にも反映され、経理や人事・労務の工数を削減できます。

無料のスマホアプリは、PCで本格的に作業をすることを想定しておらず、連携できる機能がない場合もあります。

アプリに登録できる従業員数

無料アプリのほとんどは、登録できる従業員数が制限されています。特に従業員数30名以上の場合は、無料アプリではシフト作成できないことが多くなっています。

スタッフが30名を超えたら、有料アプリを検討しましょう。また、無料アプリでは入力回数が制限されている場合もあります。小規模店舗のシフト作成なら無料アプリでも問題ないかもしれませんが、ある程度の規模になると有料アプリを検討した方が良いでしょう。

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アプリ「はたLuck®︎」で効率的にシフト表を作成しよう

効率的にシフト表を作成できる「はたLuck®︎」の機能と特徴をご紹介します。

💡はたLuck®︎の「シフト機能」を詳しく知る

シフトの回収から確定までを大幅に効率化できる

「はたLuck®︎」を利用すれば、シフトの回収から確定までを大幅に効率化できます。スタッフはそれぞれ自分のスマートフォンを使い、はたLuckR)の専用アプリからシフト希望を提出できます。管理者側のツールでは、スタッフが提出したシフト希望が自動的に反映され、シフト表を効率的に作れます。

期限までにシフト希望を提出しなかったスタッフへは、アプリから自動的にリマインドが届きます。シフト希望の回収に関して、管理者がわざわざリマインドしなくても自動で完了することが可能です。

人員の適正配置を実現する

「はたLuck®︎」の「適正シフト機能」を利用することで、人員の適正配置が実現できます。店別や曜日別・時間別に必要な人員を役割別に設定すれば、その条件に合致したシフトを簡単に作成できます。

適正シフト機能を使わずに、さまざまな条件に合致したシフトを管理者が手動で組むのは大変です。適正シフト機能により、適正シフトの作成が大幅に効率化するとともに、人員配置の最適化も実現できます。

固定シフトはあらかじめ登録して効率化できる

「はたLuck®︎」には、固定の勤務シフトをあらかじめ登録しておける定期シフト機能があります。「固定の勤務シフトで働いている」「休みの曜日が決まっている」というスタッフのシフトを毎回入力するのはなかなか大変。先にまとめて登録しておけば、あとは他のスタッフのシフトを埋めていけばOKです。

欠員時にはアプリ上でヘルプスタッフ募集をかけられる

なかなかシフトが埋まらないときや、思わぬ欠勤が発生した際は、できる限りスピーディーにヘルプスタッフを確保したいもの。「はたLuck®︎」のヘルプ募集機能を使えば、アプリ上で手軽にヘルプスタッフを募集できます。スタッフもアプリで募集を確認し、応募することができるので、ヘルプスタッフの確保がアプリ内で完結します。これまでかかっていた個別連絡の手間や時間を削減し、スムーズにヘルプスタッフを確保できるようになるでしょう。

スタッフの属性にあわせて労務アラートが出る

「はたLuck®︎」には、労務アラート機能「カスタムアラート」があります。シフト作成の段階から、従業員の働きすぎを防ぐための警告機能で、スタッフの属性によってカスタムできる点が特徴です。

一般的なシフト作成アプリにおいて、労働基準法に基づき「週40時間を超えている」「1日8時間を超えている」といった労務アラートが出ることは、珍しくはありません。しかし、実際には従業員ごとに契約内容が異なるため、全員一律の労務アラートだけでは不十分であり、契約内容と合わないシフトになってしまう可能性があります。

「はたLuck®︎」なら複数の労務アラートを設定可能で、従業員の属性に合わせてアラートを発動させられます。それによって、個別の契約内容に基づいたシフトを作成できるのです。

たとえば外国籍のスタッフであれば「週28時間以内」や、社会保険に加入していないスタッフであれば「週20時間以内」「月額賃金が88,000円以下」などのアラートを設定できます。一人ひとりの契約内容を覚えて個別にシフトを作るのは大変な作業ですが、アラートを設定することによって、契約内容に基づいたシフトをスムーズに作れます。

スタッフの働き過ぎを防ぐことができ、結果的に従業員が働きやすい環境を提供することにもつながります。

💡はたLuck®︎の「シフト機能」を詳しく知る

シフト作成アプリ「はたLuck®︎」の導入事例

ここでは、シフト作成アプリ「はたLuck®︎」を実際に導入している企業の事例を2つ紹介します。

タニザワフーズ株式会社様：「見ました」ボタンの活用で無断欠勤を防止

フランチャイズによるレストラン運営を行うタニザワフーズ株式会社様は、 シフト管理の効率化を目的として、本社や各店舗に「はたLuck®︎」を導入されました。

「かつや」やアイスクリームチェーン店など、多様なブランドを展開していることもあり、社員・アルバイト・パートスタッフなど、さまざまな雇用形態のスタッフを抱えています。

そこで「はたLuck®︎」を導入し、シフト管理の効率化を図ります。導入後はシフト表を一方的に配信するのみならず、「見ました」ボタンを活用することによって出勤確認をし、無断欠勤を防止することにつながっているそうです。

また、シフト管理以外の機能も活用しています。たとえばクレームの情報を現場からタイムリーに共有することで、改善スピードは飛躍的に上がっています。前日の課題や当日の目標を連絡ノートでスタッフに共有したところ、結果的に冬のキャンペーンで過去最高の売上を達成することができました。

✉️タニザワフーズ株式会社の導入事例をダウンロードする

株式会社バンダイナムコアミューズメント：シフト管理をきっかけに導入し、多彩な機能を活用

ゲームセンターなどのエンターテイメント施設を展開する株式会社バンダイナムコアミューズメント様は、全国235店舗に「はたLuck®︎」を導入しました。

「はたLuck®︎」を導入するまでに複数のシフト作成アプリをテスト・比較し、その中で、「はたLuck®︎」のシフト管理以外の多彩な機能に着目し、活用するようになったそうです。

それまではアナログでシフト管理を行っており、シフト作成業務が店長のリソースを圧迫していました。さらに適正なシフトであるか否かがわからないといった課題があり、シフトをデジタル化するべく、「はたLuck®︎」を導入しています。

導入後は希望シフトの回収や転記作業が一切なくなり、本部からも管理状況をデータ上で見ることができるようになりました。スタッフ同士のコミュニケーション活性化や、マニュアルをデジタル化できる機能なども重宝しています。連絡ノートやチャット機能を活用することで、現場へ行かなくても情報共有ができるようになりました。

こうしたやり取りやその他の機能も、「はたLuck®︎」を導入することで一元管理できるようになり、全国展開をする企業にとっては重要なポイントです。独自に行っている従業員満足度の調査でも満足度の上昇が見られ、スタッフの働きがい向上にも役立っているそうです。

今後は各店舗だけではなく、本部においても生産性向上や従業員満足度向上のために、「はたLuck®︎」の活用を検討しています。

✉️株式会社バンダイナムコアミューズメントの導入事例をダウンロードする

アプリでシフト表を作成し、無駄な時間を削減！

ExcelやGoogleスプレッドシートを利用した手作業でシフト表を作成すると、多大な時間と手間を取られるのとともに、転記ミス・伝達ミスも起こりがちです。急な欠員が出たときの調整も大変で、適正なシフトを組むのも難しくなるでしょう。これらの課題は、シフト表作成アプリの活用で解決できます。

シフト表作成アプリは、「はたLuck®︎」がおすすめです。はたLuck(R)を活用すれば、シフトの収集から確定までを大幅に効率化できるとともに、人員の適正配置を実現し、急な欠員が出たときにもスムーズに補充ができます。「はたLuck®︎」を導入して、シフト表作成にともなう無駄な時間を削減しましょう。