シフト作成を効率化するには？課題やコツ、おすすめのアプリを紹介

「シフト作成をなんとか効率化できないか」と悩んではいませんか？手作業でのシフト作成はどうしても業務負担が大きくなります。シフト作成を効率化するためには、ツールの活用が必須です。

シフト作成にお悩みの方のために、シフト作成の課題とコツを解説します。あわせておすすめのアプリもご紹介しますので、シフト作成に悩んでいる方はぜひ参考にしてみてください。

現場が抱えるシフト作成の課題

まず、シフトの作成について現場でどのような課題を抱えているかを見てみましょう。

手作業でシフト作成をすると、業務負担が大きい

シフト作成をExcelやGoogleスプレッドシートを利用した手作業で行っていることも多いでしょう。この手作業でのシフト作成は業務負担が大きいことが、第一の課題としてあげられます。

シフト作成にあたっては、まずスタッフの希望をヒアリングします。手作業で行う場合は、紙に書いて提出してもらったり、店舗に掲示した表に書き込んでもらったりすることになるでしょう。紙に書かれたシフト希望を保管したり、誰が提出済みで誰が未提出かを把握したりするのは手間と時間がかかります。

次に、スタッフそれぞれのシフト希望をExcelなどの表に転記します。細かな日時の転記に手間と時間がかかることはもちろんですが、ここで転記ミスが生じやすいことが問題です。転記ミスで誤ったシフトを作成し、そのシフトの修正が必要となった場合には、さらに多くの手間と時間がかかります。

転記したスタッフの希望をもとに、シフトを作成するのも時間を要する作業です。シフト作成にあたっては、スタッフの希望をできる限り叶えるとともに、店舗を回すために必要な、適正な人員を確保しなければならないため、じっくりと考える必要があります。通常業務の合間に時間が取れない場合には、残業したり、作業を家に持ち帰ったりすることもありがちです。

以上のように、手作業でのシフト作成は、作成の各手順において手間と時間がかかります。そのことが、管理者の業務負担を過重にしかねないことが、シフト作成の大きな課題です。

急な欠員の補充が難しい

シフトを確定したにもかかわらず、都合が悪くなったり体調不良になったりするスタッフが出て、急な欠員が生じることがあります。その場合の欠員補充も、シフト作成においては大きな課題のひとつです。

代わりのスタッフを探すため、スタッフへ個別に電話をしたり、私用SNSでメッセージを送ったりしなければなりません。代わりのスタッフがすぐに見つかれば良いですが、なかなか見つからず、スタッフ何人にも連絡をするのは大変です。

最終的に代わりのスタッフが見つからない場合には、店長自らがシフトに入る必要が出てくることもあるでしょう。その場合の負担も非常に大きいものとなります。

スタッフの能力に応じた最適なシフト作成ができない

スタッフの能力に応じた最適なシフト作成も重要な課題です。スタッフの能力に見合わない仕事を割り振ってしまえば、スタッフの負担になるとともに、業務がスムーズに進まなくなる可能性も出てきます。たとえば飲食店ならホールスタッフは何人、キッチンスタッフは何人など、店舗を回すために必要な役割が過不足なく満たされるよう、シフト作成をする必要があります。

スタッフへの連絡手段が限られる

確定シフトをスタッフに伝えるときの連絡手段が限られることも課題です。

シフトを連絡する手段として店舗の控室などにシフト表を貼り出すケースがよく見られます。しかし、出勤頻度が低いスタッフなどは、シフト表を確認するためだけに出勤する必要が出てくるというネックも。これはスタッフにとっては大きな負担になるでしょう。

管理者にとっても、貼り出されたシフト表を誰が見たかが確認しにくいことは問題です。見たスタッフにハンコを押してもらうなどもできますが、ハンコを押し忘れたスタッフには個別連絡しなくてはなりません。

私用SNSの利用も連絡手段として考えられます。しかし、スタッフそれぞれへのメッセージ送信は手間がかかるうえに、プライバシーやセキュリティー上の問題が出てくることもあるため、使用を避けた方が良いでしょう。

提出期限までにシフト希望がそろわない

スタッフへのシフト希望の確認で課題となることに、提出期限までにシフト希望がそろわないこともあげられます。うっかり提出期限を忘れてしまったり、出勤頻度が低くたまに出勤しても店長と顔を合わせなかったため、シフト希望を提出せずに帰ってしまったりすることはよくあることです。

シフト希望の未提出者には、個別に声かけしなくてはなりません。連絡がすぐに通じない、あるいは「今はわからない」と保留にされるなどのケースもあり得るため、個別の声かけはかなりの手間になることもあります。

シフトが法令違反になっていないか確認が必要

作成したシフトが法令違反になっていないかの確認も課題です。シフトはすべて労働基準法に則っていなくてはなりません。たとえば、18歳未満のスタッフは原則として22時以降は働くことができません。勤務時間が週に40時間以上になる場合には36協定を結ぶ必要がありますし、8時間を超える勤務では1時間以上の休憩も必要となってきます。

労働基準法についての管理者の理解が足りない、あるいはうっかりしていた、などの理由で、労働基準法違反のシフトを組んでしまわないよう、注意が必要です。

シフト作成のコツ

こういった課題をふまえて、適切なシフト作成のコツを解説します。

見やすいシフト表をつくる

シフト作成で重要なのは、まず見やすいシフト表をつくることです。シフト表が見にくいとスタッフが見間違え、トラブルが生じる可能性が出てきます。

具体的には、まずスタッフの名前や勤務時間帯など、シフト表に記載される各項目がどの場所に書かれているのか、ひと目でわかるようにする必要があるでしょう。項目が書かれている場所がわかりにくいと、情報の見落としにつながります。

色を使いすぎないことも大切です。スタッフの区別などで多くの色を使いすぎると、かえって見にくくなることがあります。色は2色くらいに留めるのがよいでしょう。

さらには、大きな店舗や企業の場合は、すべてのスタッフを1つの表にまとめるのではなく、部署や役割ごとにまとめれば、簡潔でわかりやすい表がつくれるでしょう。

スタッフの能力を把握しておく

シフト表の作成にあたっては、スタッフの能力を十分把握しておきましょう。能力を詳しく把握しておけば、スタッフの能力別に適切な役割を振り分けられ、バランスの良いシフト表がつくれます。

シフト希望は早めに回収する

シフト希望は早めに回収することも重要です。スタッフは確定したシフトをもとにプライベートの予定を立てることになります。特に、アルバイトやパートなどの勤務形態で働くスタッフは、店舗での仕事の他に学業や、家事、育児、子どもの学校行事などさまざまな予定があります。シフトの確定が遅ければ、それらのスケジュール調整に支障をきたしかねません。

シフト希望を早めに回収し、シフト表を早めに作成、スタッフに周知しましょう。また、シフト希望回収からシフト確定までを毎月同じスケジュールで行い、「いつシフトが確定するか」をスタッフがわかるようにしておくことも重要です。

曜日や時間帯に応じた最適な人員配置を把握する

曜日や時間帯によって必要な人員はちがってきます。どのようなスキルを持った人がいつ、何人くらい必要かをあらかじめ把握し、最適な人員配置を実現しましょう。最適な人員配置は、店長の勘などに基づいて決めるのではなく、店舗横断のデータに基づき本部側が決めることも重要です。

シフト作成を効率化するためにはツールの活用が必須

シフト作成を効率化するためには、ツールの活用が必須といえるでしょう。ここからは、シフト作成ツールの概要とメリットをご紹介します。

シフト作成ツールとは？

シフト作成ツールとは、シフト作成業務をクラウド上で管理できるツールです。手間と時間のかかるシフト希望の収集やシフト作成、確定シフトの共有などを1つのツール上で行えるようになります。

シフト作成のためのその他の方法

シフト作成はツールを使わず、以下の方法で行うこともできます。しかし、それぞれの方法にはデメリットも多くあります。

■Excelを使う
シフト作成の手軽な方法として、Excelを使う方法があります。それほどコストがかからないうえ、社会人の多くが使用できるソフトであるため、難易度もそれほど高くありません。

しかし、作業工程を減らそうと思うとマクロを組まなければなりません。マクロの使用は、専門的なPCスキルが必要です。また、手書きのメモなどで提出されたスタッフのシフト希望は、Excelの表に一つずつ転記する必要があります。転記は手間がかかるのとともに、どうしてもミスも生じます。

さらには、Excelで作成したシフト表は、本部からリアルタイムで確認するのが困難であること、スタッフの人数や過去のデータが増えてくると、ファイルが重くなって扱いにくくなることもデメリットといえるでしょう。

■Googleスプレッドシートを使う
GoogleスプレッドシートはExcelと同様の表計算ソフトですが、ネット上での共有が容易です。シフト希望をスタッフに自分で入力してもらえば、転記の手間を軽減し、ミスを防げます。また、本部との情報共有も容易となるでしょう。

しかし、複数の人でGoogleスプレッドシートを共有すると、誤操作のリスクが高まります。間違えて他人のシフトを修正・削除してしまった場合には、大きなトラブルに発展する可能性も出てきます。

シフト作成ツールのメリット

シフト作成ツールのメリットは以下のようなものがあります。

■シフト作成の効率化
シフト作成ツールを使用すれば、シフトの作成を効率化出来ます。事前に条件や項目を設定すれば、シフトを自動的に作成することもできます。

■シフト作成のオンライン化
シフト作成ツールを使用すれば、これまで大きな手間がかかっていたシフト希望の回収やシフトの調整、確定シフトの共有がオンライン上で行えます。

■業務の属人化解消
従来の方法でのシフト作成では、どうしても管理者の能力がシフト作成の成否を担っていたため、異動などで管理者が変わると、それ以前と同様のシフト作成ができなくなることがありました。それに対してシフト作成ツールは、誰でも適正なシフトが作成できるようになります。

■勤怠管理の負担軽減
勤怠管理は一般に大きな労力がかかるものです。シフト作成ツールのさまざまな自動化機能により、勤怠管理の負担が軽減されます。

シフト作成のツールは「はたLuck(R)」がおすすめ！

シフト作成のツールは「はたLuck(R)」がおすすめです。ここではシフト作成を効率化するはたLuck(R)の機能をご紹介します。

シフトの回収から作成・確定まで業務の効率化を実現

はたLuck(R)は、シフトの回収から作成・確定にいたるまでの業務の効率化を実現します。シフトの希望は手書きのメモなどを集める必要がなく、スタッフが自分のスマートフォンから入力できます。

入力されたシフト希望は転記の必要はなく、自動的にシフト表に反映さるため、転記ミスを防げます。調整のためのスタッフとのやり取りも、はたLuck(R)に備えられたトーク機能で完結します。

確定したシフトの確認はスタッフのスマートフォンから行えるため、わざわざ店舗まで確認に行く必要がありません。このように、手作業のシフト作成では大きな手間と時間がかかっていた業務が、はたLuck(R)によって大幅に効率化されます。

適正シフト機能で人員の最適配置をサポート

はたLuck(R)の適正シフト機能を使えば、店別や曜日別・時間別などで必要な人員を役割別に設定できます。手作業では難しかったスタッフの能力に応じた適正なシフト作成が、はたLuck(R)なら簡単に実現できます。

急な欠員問題を解決

急な欠員が出てしまった場合にも、はたLuck(R)の欠員募集・調整機能で対応できます。スタッフに向けて一斉に欠員募集通知を送り、スタッフからの返事を受け取れます。自店舗だけでなく、近隣店舗のスタッフへも募集をかけられるため、よりスピーディーな欠員補充が可能です。

必要人件費を自動で算出

はたLuck(R)にはシフト作成時点で、必要人件費を自動算出する機能があります。給料の締日まで待つことなく必要人件費がわかるため、売上データとリアルタイムに照合しながらの振り返りが可能です。振り返りの結果を次月のシフト作成に活用すれば、必要人件費をより適切に管理できるでしょう。

アプリの導入でシフト作成の課題を解決しよう！

シフト作成は現場において、手作業で行うと業務負担が大きい、急な欠員の補充が難しい、スタッフの能力に応じた最適なシフトが作成できないなどの課題を抱えています。シフト作成にアプリを導入すれば、シフト作成の効率化とオンライン化、業務の属人化解消、勤怠管理の負担軽減が実現できます。

シフト管理のアプリは「はたLuck(R)」がおすすめ。はたLuck(R)の導入でシフト作成の課題を解決しましょう。