シフト管理ツールとは？基本的な機能や導入のポイントを解説

アルバイトスタッフが現場の最前線を担うサービス業においては、定期的なシフト作成が必須です。ところが、アナログでのシフト作成や確定シフトの共有には、多くの手間と時間がかかります。作業効率が悪く、ミスも起こりやすいでしょう。

こうした問題を解決するためには、シフト管理ツールの活用が効果的です。ここでは、シフト管理ツールのメリットや基本的な機能のほか、導入のポイントと自社に適したツールの選び方について解説します。

シフトを効率的に作成・調整できるシフト管理ツール

シフト管理ツールとは、シフトを効率的に作成・調整できるツールのことです。シフト管理ツールを活用することで、手間のかかるシフト希望の回収・集約やシフトの作成・共有を、1つのツール上ですべて行えるようになります。

シフト管理ツールにはさまざまな種類がありますが、近年ではクラウド化されたシステムが主流になっています。このようなシフト管理ツールでは、スタッフとシフト管理者がおのおのツールにアクセスして、必要な情報の入力や閲覧、操作をすることが可能です。本部や店舗のパソコンはもちろん、スタッフ個人のスマートフォンからでもアクセスできるため、非常に利便性が高いといえるでしょう。

シフト管理ツール導入のメリット

シフト管理ツールの導入は、店舗運営にかかわる「店長」「スタッフ」「本部」、3者すべてにとってメリットがあります。

ここからは、それぞれの立場で得られるシフト管理ツールのメリットをご紹介します。

店長から見たシフト管理ツールのメリット

シフト希望の回収・集約から作成・共有までを同じツール上で行えるようになれば、店長のシフト作成にかかる時間と労力を大幅に削減できます。

アナログでのシフト作成は、店長の負担が大きい仕事です。スタッフからのシフト希望を紙で集め、Excelなどに転記し、希望にもとづいたシフトを作成し、さらに、人員の過不足調整も行わなければいけません。また、急な欠員が出た場合も、シフトに入れる人を探す必要があります。

このような、シフト管理にかかる時間をツールで短縮できれば、店長の負担の軽減につながるとともに、より店舗の利益に直結する業務に多くの時間を割くことができるでしょう。

スタッフから見たシフト管理ツールのメリット

シフト管理ツールを活用することで、店舗で働くパート・アルバイトといったスタッフの手間も削減可能です。

アナログでシフト管理をしている場合、スタッフは希望シフトを紙に書いて店長へ提出する必要があります。また、シフト確定後は、シフト表を確認しに店舗へ行かなければなりません。

シフト管理ツールでは、これらの作業を自分のスマートフォンで行えますので、いちいちシフト希望の提出や確定シフトを確認するために店舗へ行く必要がなくなります。また、勤務日の確認漏れや、間違いを減らす効果も期待できます。

本部から見たシフト管理ツールのメリット

本部の管理者は、シフト作成ツールにアクセスすることで、各店舗のシフト作成状況をリアルタイムに把握できます。

これによって、シフト作成に時間がかかっている店舗の確認や、スタッフ不足に対するフォローなど、シフトに関連するさまざまな課題をスピーディーにキャッチし、適切な対応がとれるようになります。

シフト管理ツールの基本的な機能

続いては、シフト管理ツールの基本的な機能をご紹介します。利用するツールによって特徴は多少異なりますが、これから紹介する基本的な機能は、ほとんどのシフト管理ツールに搭載されています。

シフトの回収・集約機能

シフトの回収・集約機能は、パート・アルバイトといったスタッフからシフトの希望を集める機能です。各ツールが提供している専用のスマートフォンアプリやウェブブラウザから、スタッフ各自がツールにアクセスし、シフト希望を入力します。

現在の主流は、スマートフォンアプリを使った入力となっています。

シフト作成・調整機能

シフト作成・調整機能は、店長がシフトを作成するための機能です。スタッフがシフト希望を入力すると、シフト作成画面に希望が自動的に反映され、店長は、スタッフ各自のシフト希望が反映された画面を確認しながら、ツール上でシフトの作成を行います。

中には、集まったシフト希望をもとに、シフトを自動作成できるツールもあります。ただし、自動作成のためには、あらかじめシフト作成のロジックを決めておかなければならなかったり、定期的に従業員が保有するスキル等の設定情報を更新したりする必要があります。正しくロジックを設定していなかったり、設定情報が古かったりするいいと、自動作成機能がうまく機能しませんし、場合によっては、自動作成されたシフトをそのまま使うことができず、手動で調整しなければならないこともあるので注意が必要です。

うまく活用できれば便利な自動作成ツールですが、かえって手間がかかってしまうこともあります。利用を検討する際は、ロジックをうまく組めるかといったことも検討しましょう。

適正シフトの登録機能

適正シフトの登録機能は、本部などが決めた適正シフトをあらかじめツールに登録しておける機能です。いつ、どんなスキルを持ったスタッフを何人配置すれば良いのかを設定しておけるため、人員の過不足を防げます。

人員配置を店長任せにすることなく、売上データなどにもとづいて本部が提示することで、各店のサービスを平均化しやすくなりますし、人件費の削減にもつながる効果が期待できます。

欠員募集・調整機能

欠員募集・調整機能は、スタッフの急な欠員などが出てしまった際に、代わりに出勤できるスタッフをツール上で簡単に探せる機能です。出勤できる可能性のあるスタッフ一人ひとりに問い合わせるのではなく、ツールから一括して募集がかけられますから、手間がかかりません。

また、出勤可能なスタッフもツールから手を挙げられるため、スピーディーなやりとりが可能です。

CSV出力機能

CSV出力機能は、作成したシフトのデータをCSV出力する機能です。自社で利用している勤怠管理システム等にCSVデータを取り込むことで、予実管理を行えるようになります。

労務アラート機能

労働基準法では、原則として18歳未満の22時以降の就業や、週40時間を超える労働を禁止しています。このような条件にあてはまるシフトが組まれた際に、アラートを出すことができる機能もあります。店長が知らず知らずのうちに法律違反にあたるシフトを組んでしまうリスクが低減されるでしょう。

シフト管理ツール導入の際に気をつけたいポイント

シフト管理ツールの導入は、シフトに関する業務の効率化に役立ちます。ただし、「ツールを導入すれば簡単に課題が解決できる」と考えていると、期待どおりの効果が得られない可能性もあります。

シフト管理ツールを導入するにあたっては、次の2つのポイントを意識するようにしてください。

シフト管理ツールは慎重に選ぶ

シフト管理ツールにはさまざまな種類があり、それぞれ機能やサポート体制などが異なります。自社にマッチしないツールを選んでしまうと、想定していた使い方ができない場合もあるので注意が必要です。

また、一度導入したシフト管理ツールを別のツールに乗り換えるのは、手間とコストがかかります。さらに、現場にも多大な負担をかけることになります。

シフト管理ツールを選ぶ際は、ツールによって解決したい課題に対応できるかどうか、十分に精査してください。複数のツールを比較するなどして、自社に合ったツールを選びましょう。

ツールを現場に浸透させるための施策を行う

シフト管理ツールの導入にあたっては、利用開始から2～3ヵ月かけて、集中的に現場に浸透させるための施策を行うことが大切です。

本部がシフト管理ツールを導入しても、現場に浸透しなければ効果を発揮することができません。しかし、「ITツールの利用があまり得意でない」「1ヵ月に1度のシフト希望提出でしか使わないので、パスワードを忘れてしまう」など、さまざまな理由でツールを導入してもスタッフにうまく浸透しないケースがあります。

このような事態を防ぐためには、次のような施策をとることが効果的です。

＜シフト管理ツールを浸透させるための施策＞

・導入のための専任担当者を置き、ベンダーのカスタマーサクセス部門と協力しながら導入を進める

・継続的に社内で説明会を開く

・うまくツールを活用できている店長の事例をヒアリングして、他店に共有する

・SV（スーパーバイザー）から各店長に対して働きかけを行う

現場への浸透について不安がある場合は、導入支援が手厚いシフト管理ツールを選ぶのもおすすめです。

シフト管理ツールの選び方

続いては、自社に合ったシフト管理ツールを選ぶために、意識したいポイントをご紹介します。シフト管理ツールを選定する際の参考にしてください。

機能

シフト管理ツールを選ぶにあたって、機能性は非常に大切です。自社の持つ課題を解決できるツールなのかどうか、導入前に十分検討しましょう。なお、現場への浸透を考える上では、シフト管理に関する課題だけでなく、現場が抱える課題を洗い出し、まとめて解決できるツールを選ぶのも効果的です。

店舗運営においては、シフト管理以外の課題が潜んでいることも少なくありません。しかし、「コミュニケーションに課題がある」「スタッフの教育が行き届いていない」「離職率の改善が必要」といった課題に対して、その都度別のツールを導入したり、解決策を検討したりするのは効率的ではありません。ツールの導入には手間がかかりますし、利用するツールの数が増えると現場に負担がかかり、一層浸透が難しくなってしまいます。

複数の課題解決に役立つツールを選べば、現場での利用頻度を上げて浸透度を高めることができますし、導入コストも削減可能です。ツールの選定をする際には、こうした面も意識することをおすすめします。

コスト

シフト管理ツールのコストは、多くのツールで、1ユーザーあたり月額いくらという価格設定になっています。できるだけ安いツールを選びたいというのは、多くの企業に共通の選定基準ですが、料金だけで判断するのはリスキーです。

基本料金が安いツールであっても、必要な機能を拡張していくことで追加料金がかかり、結局高額になってしまうこともあります。自社が必要としている機能をすべて利用した際に、総額がいくらになるのかを確認しましょう。

操作性

シフト管理ツールを導入する前に、デモ画面やテストアカウントで、実際の操作性を確認してみることも大切です。操作性が悪いと現場のスタッフに浸透しづらくなりますし、業務効率も下がってしまいます。

なお、そもそもテストアカウントが使えないツールは、実際の操作性を事前に確認することができません。動画などを見ているだけではわからない部分もありますから、テストアカウントで実際に操作できるツールの中から選ぶのが

テスト導入の可否

導入に不安がある場合は、テスト導入ができるツールを選ぶのがいいでしょう。

ベンダーのサポートを受けながら、少ない店舗でテスト導入を行い、自社にフィットしたツールかどうかを確認します。実際に運用してみることで、現場の意見がわかりますし、導入後のスムーズな運用のために気をつけるべき点も見えてくるはずです。

サポート体制

導入にあたって、どの程度手厚いサポートが受けられるのかも、ツールによって異なります。

新規ツールの導入に慣れている企業であれば、それほど手厚いサポートは必要ないでしょう。一方、導入に不安がある場合は、ベンダーのカスタマーサクセス部門が併走してくれるツールが安心です。

また、マニュアルや動画が用意されていても、それだけでは使い方を理解できなかったり、疑問点が解消されなかったりする可能性もあります。このような場合に、カスタマーサクセス部門からのフォローが得られるかどうかも確認しておく必要があります。

将来性

シフト管理ツールは、何年にもわたって使い続ける可能性が高いものです。現在の機能だけでなく、将来性にも目を向けて選定することも大切です。

新規機能の開発がストップしているツールを導入してしまうと、将来的に時代の変化に対応できなくなったり、使い勝手が悪くなったりする可能性もあります。新機能の開発に積極的に投資しているツールを選ぶのもおすすめです。

シフト管理のおすすめのツール「はたLuck(R)」

「はたLuck(R)」は、店舗でのサービス業に特化した店舗改革マネジメントツールです。シフト管理に役立つ、はたLuck(R)の特徴についてご紹介します。

シフト提出の依頼からシフトの確定まで簡単に行える

はたLuck(R)では、シフト作成に必要な下記のステップを、すべてツール上で完結させることができます。

＜はたLuck(R)で完結できるシフト作成に必要なステップ＞

・店長からスタッフへのシフト提出依頼

・スタッフのシフト希望入力

・店長のシフト作成

・確定シフトの周知

さらに、欠員が出てしまった際も、近隣店舗まで含めたエリア内のスタッフへ、簡単に募集をかけられます。

適正シフト機能で人員の最適配置ができる

はたLuck(R)では、あらかじめ曜日や時間ごとの適正シフトを設定できます。必要なスタッフ数や人件費などを確認しながらシフト作成を行えば、人員の最適配置ができますし、シフト作成の工数も減らせるでしょう。

なお、適正シフトは、日別・月別・ポジション（役割）別など、複数の切り口で設定・確認することが可能です。

細かいシフト調整もアプリ内で完結できる

はたLuck(R)では、シフト管理画面だけではやりとりが難しい、細かい内容の調整ができる「トーク機能」が搭載されています。急なシフト変更や調整など、欠員募集機能やシフト作成機能では対応しづらい細かいやりとりも、トーク機能を使えばアプリ内で簡単に行えます。

はたLuck(R)のトーク機能を活用すれば、スタッフの私用メールアドレスや私用SNSのIDなどを教えてもらう必要はありません。これは、スタッフにとっても、個人情報を扱うことになる店舗側にとってもメリットとなります。また、アプリ内にアップロードされたデータを個人端末へ保存することができない仕様になっているので、セキュリティ面のリスクも回避できます。

情報共有や日常的なコミュニケーションにも便利

はたLuck(R)は、シフト管理だけでなく、情報共有やコミュニケーションにも活用できます。

店舗内の情報共有に役立つ「連絡ノート」機能や、スタッフを手軽に褒め合える「星を贈る」機能を日常的に利用してもらうことで、ツールの浸透度を高められるでしょう。店舗内のコミュニケーションの活性化は、業務の円滑化やエンゲージメントの向上にもつながります。

シフト管理ツールで店舗の課題解決を目指そう

シフト管理に関する業務には、人の手で行わなければできないものと、人が行う必要のないものの両方があります。人が行わなければいけない部分以外をツールに任せることで、限られたリソースをより重要な仕事に投入できるようになります。同時に、機械的な作業についてはツール任せにすることで、人の手によるミスをなくすことも可能です。

シフト管理ツールで、店舗の抱える課題を見落とさず、適切な管理が行える体制づくりをしていきましょう。