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マニュアル共有ツールで業務効率化! おすすめツール11選と選び方

店舗運営やスタッフ教育に欠かせない「マニュアル」。マニュアルを該当者全員へスピーディーに展開することで、スタッフのサービス品質が向上し、売上にも好影響を及ぼします。

そんなマニュアル展開に効果的なツールが「マニュアル共有ツール」です。同ツールを導入することで、マニュアル作成・共有・更新等の作業の効率化を図ることができます。この記事ではそんなマニュアル共有ツールの選び方やおすすめツールを紹介します。

目次

マニュアル共有ツールとは

マニュアル共有ツールとは、業務手順や各種ルールがまとめられたマニュアルを従業員・スタッフ間で共有できるツールのこと。文章や画像に加えて視覚的に分かりやすい動画も共有可能なツールやマニュアル作成もできるツールなど、ツールによって機能は様々です。

マニュアル共有ツールを導入するメリット

マニュアル共有ツールを導入する5つのメリットを解説します。

マニュアルの共有と検索が容易になる

紙のマニュアルの場合、マニュアルを共有するためには人数分の紙を印刷・配布しなければなりません。また共有されたスタッフ側も該当箇所をペラペラと紙をめくりながら探す必要があります。

一方、マニュアル共有ツールの場合はマニュアルをアップロードするだけで該当者全員に共有が可能です。またスタッフも検索機能を使うことで、効率的に調べたい内容を探すことができます。

マニュアルの更新が効率化される

繰り返しになりますが、紙のマニュアルの場合は、マニュアル更新の度に印刷・配布をしなければなりません。一方、マニュアル共有ツールを用いれば、データのアップロードや修正をするだけで、簡単にマニュアルを更新することができます。

常に最新のマニュアルを提供できる

マニュアル共有ツールは更新・アップロードした内容がすぐに反映されるのが特徴です。そのため、スタッフへは常に最新のマニュアルを展開することができます。

アクセス権限を設定し、適切なスタッフにのみマニュアルを公開できる

マニュアル共有ツールによっては、閲覧できるスタッフを限定する「アクセス権限の設定」が可能です。アクセス権限を設定することで、適切なスタッフにのみマニュアルを公開することができるようになります。

利用状況を分析できるため、マニュアルの改善に役立つ

マニュアル共有ツールによっては、誰が・いつ・どのコンテンツを・何回閲覧したか、といった閲覧状況を確認することが可能です[歩庄1] 。閲覧箇所や閲覧回数などのデータを参考にすることで、より浸透しやすいマニュアルへと改善することができます。

マニュアル共有ツールを選ぶ際のポイント

マニュアル共有ツールの選定時に押さえておくべきポイントを7つ紹介します。

必要な機能を搭載されているかどうか

マニュアル共有ツール選定にあたり、必要な機能が搭載されているかどうかは重要です。具体的には以下の機能の有無を確認しましょう。

・マニュアル作成の手間を省く機能

・マニュアル活用を促す機能

・閲覧権限の設定機能

・マニュアルの閲覧状況確認機能

順に解説します。

マニュアル作成の手間を省く機能があるかどうか

マニュアル共有ツールでマニュアル作成もしたい場合は、マニュアル作成の手間を軽減する機能の有無もポイントです。具体的には、フォーマットに入力することでマニュアルを作成できる「テンプレート機能」や「(外国籍スタッフがいる場合は)翻訳機能」などもあると便利でしょう。

マニュアル活用を促す機能があるかどうか

マニュアルの浸透のためには、マニュアル共有機能に加え、マニュアル活用を促進させる機能も搭載するツールを選ぶことが大切です。例えば、任意の情報へ素早くアクセスするための「ピン留め機能」や投稿されたマニュアルに対する「コメント機能」、マニュアル閲覧を促す「連絡機能」などがあれば、よりマニュアル活用が推進することでしょう。

閲覧権限の設定ができるかどうか

マニュアルによっては、特定の役職や雇用形態の人だけに閲覧を許可したい場合もあるでしょう。そのため、公開範囲を調整できる閲覧権限があるかどうかはツール選定にあたって大事なポイントです。

マニュアルの閲覧状況を確認できる機能があるかどうか

閲覧状況の確認機能も重要です。同機能を活用し、マニュアルを見ていないスタッフへ閲覧を促すことで、マニュアルの浸透を図ることができるためです。また、閲覧状況の確認機能があることで、スタッフの「マニュアルを確認しよう」という意識がより強くなる効果も期待できます。

ツールの使い勝手がよいか

どんなに優れた機能を搭載したマニュアル共有ツールであっても、ツールの操作性が複雑で難しければ、なかなかツールは浸透しません。そのため、UI/UXの優れた、使い勝手のいいツールを選ぶことが大切です。使い勝手のよさについては、例えば口コミサイトやアプリストアの口コミが参考になるでしょう。

料金は予算内におさまるか

マニュアル共有ツールの料金が予算内におさまるかどうかも、事前に確認します。ツールによっては個別に見積もりを取る必要があったり、料金が掲示してあったりしても、自社にとってどのプランが最適なのか判断が難しいケースもあります。そのような場合は、必ず問い合わせをしましょう。

セキュリティ面に不安はないか

マニュアルが漏えいしてしまうと、自社の競争力低下を招きかねません。そのため、マニュアル共有ツールには必要十分なセキュリティ環境が求められます。特に昨今は自身のスマホで業務を行うBYODが進んでいますが、例えば勤務時間前後のみツール利用を許可する機能や退職者IDの無効化機能などのセキュリティ機能があれば、情報漏えいリスクを下げることができる[歩庄2] でしょう。

サポート体制は充実しているか

特にマニュアル共有ツール導入直後は、ツールの操作方法や機能について不明点が出てくる可能性があります。その際、サポート体制が充実していれば問題を迅速に解決できます。サポート体制の充実度については、オンラインマニュアルの有無やカスタマーサービスの対応時間・連絡方法(電話・メールなど)などをチェックした上で、判断しましょう。

無料デモなどがあるか

無料デモを利用することで、ツールの操作性や導入後の展開イメージ等を手軽に確認することができます。特に操作性(使い勝手)はツール選定において重要なポイントです。無料デモが利用できる場合は積極的にお試し利用をしてみましょう。

導入実績があるかどうか

導入実績が豊富なツールほど、多くの企業に支持されていることになります。そのため、導入実績の豊富さも確認しておきましょう。またツールによっては、実際にツールを導入した企業の声をまとめた導入事例がホームページで公開されています。同じような課題を抱える企業の導入事例が公開されていれば、選定時の参考になるでしょう。

おすすめマニュアル共有ツール12選

ここでは、おすすめしたいマニュアル共有ツールを12種類ご紹介します。

はたLuck

「はたLuck」は、動画や画像を活用した各種マニュアルを作成・共有できるツールです。利用ID数は20万人以上(2023年11月時点)に上ります。

「はたLuck」を利用することで、スタッフは時間・場所問わず、業務時間内の好きなタイミングでマニュアルを閲覧できます。また公開・更新したマニュアルは、情報の発信・管理・確認・報告を一元化する「連絡ノート機能」で周知徹底が可能。マニュアルの浸透を図ることも可能です。

そのほか、「はたLuck」にはシフトの提出・回収・作成等ができる「シフト管理機能」や利用状況を数値化する「レポート機能」等も搭載。マニュアル共有だけに留まらない活用が期待できます。

Teachme Biz

Teachme Biz(ティーチミービズ)」は写真や動画を使ったマニュアルをクラウド上で作成・共有ができるツールです。動画・画像の編集機能が搭載されており、同ツール上でマニュアルを簡単に作成することができます。運営会社・株式会社スタディストによると 「マニュアル作成時間75%削減」という実績データも算出できたようです。

また、自動翻訳機能も20言語に対応しており、外国籍スタッフの多い現場でも活躍することでしょう。

トースターチーム

トースターチーム」はマニュアルのAI自動作成および管理ができるツールです。累計登録者数は2,000社以上。同ツールでは、タイトルを入力するだけでAIが自動でマニュアルを作成します。あとは適宜編集をすることで、マニュアルが完成。完成したマニュアルは3つのレイヤーで管理が可能です。検索機能もあるため、マニュアルを効率的に探すことができます。

COCOMITE

COCOMITE(ココミテ)」は、オンライン上でマニュアル作成・運用ができるサービスです。同ツールでは基本レイアウトに沿って情報を入力することで、マニュアルの作成および更新が可能。また、フォルダ・ファイルの共有リンクを取得できるため、スピーディーなマニュアル共有も実現します。

そのほか、電話サポートやオンボーディングサポートも受けられるため、導入後もスムーズに社内展開できることでしょう。

Create!JobStation

Create!JobStation(クリエイト ジョブステーション)」はマニュアルに記載されているような定型業務の標準化を目指すツールです。同ツールでは、業務工程毎に画像およびリンクを使って分かりやすいマニュアル作成が可能。作成したマニュアルにチェックリストを設定することで、従業員・スタッフは手順を確認しながら業務を進めることもできます 。

同ツールでは、2週間の無料トライアル(全機能の利用可)も申し込めるため、導入検討時にはお試し利用をしてみましょう。

Stock

Stock(ストック)」はマニュアル含め各種社内情報をノートにストックできるツールです。同ツールの運営会社・株式会社Stockが「最もシンプルな情報ストックツール」と謳っている通り、操作性のシンプルさが特徴です。そのため、ITが苦手なスタッフにもスムーズに浸透することでしょう。

そのほか、ノートへの記載内容は全て自動的にバックアップされているため、いつでも過去の時点の内容に復元することができます。

Talknote

Talknote(トークノート)」はリアルタイムな情報共有・情報アップデート等の機能を搭載したツールです。同ツールにはノートを作成して情報を共有する「ノート」やチャット形式でやり取りできる「メッセージ」、タスク管理に便利な「タスク管理」など多様な機能が搭載されています。マニュアルについても動画やノートで共有が可能です。

多彩な機能があるため、マニュアル共有だけでなく、その他業務の効率化やコミュニケーション活性化なども視野に入れて運用することができるでしょう。

DocBase

DocBase(ドックベース)」はマニュアルのほか、日報や議事録など様々な社内情報を作成・共有できるツールです。マニュアルはテンプレート機能を使うことで、情報の漏れなく作成が可能。複数人がリアルタイムで同時にマニュアル編集もできるため、他の人の作業が終わるまで待つ必要はありません。

また外部共有機能を使えばDocBaseのアカウント保有者だけでなく、DocBaseアカウントを持っていない人へもマニュアルを共有することができます 。

flowM

flowM(フローム)」は業務フローを自動記録・保存することで、簡単にマニュアルを作成できるツールです。同ツールでは「開始ボタンをクリック→通常業務→停止ボタンをクリック」の3ステップを踏むだけで、業務フローを自動で記録し、Excelファイルで出力。出力したExcelファイルデータを整理することで、正確なマニュアルを作成することができます。マニュアル共有の前に、属人化した業務のマニュアル化を図りたい企業におすすめです。

tebiki

tebiki(テビキ)」は直感的な操作で動画マニュアルの作成・編集ができるツールです。同ツールでは、現場の作業をスマートフォンで撮影するだけで字幕が自動生成されるため、より分かりやすい動画マニュアルの作成が可能です。また、シーンのカット・静止ができる映像編集機能や重要ポイントを強調するために丸や矢印などの図形を動画に挿入する機能なども搭載。手軽に本格的な動画マニュアルを作成したい企業におすすめのツールです。

Notion

Notion(ノーション)」はメモやタスク、Wiki(誰でもコンテンツを編集できるシステム)などの多彩な機能を搭載するツールです。同ツールでは、テンプレート を活用してマニュアルを作成したり、作成したマニュアルをスタッフへ簡単に共有することできます。そのほか、AIも搭載されており、文章作成・ブレインストーミングなどのサポートも受けられます。

無料プランも用意されているため、まずは無料でお試し利用をしてみて、利用状況に応じて有料プランに切り替えてもいいでしょう。

マニュアル共有ツールなら「はたLuck」がおすすめ

マニュアル共有ツール12選でも紹介した「はたLuck」について、より詳しい機能・メリットを紹介します。

動画や画像を使って手順を視覚化できる「マニュアル機能」

「はたLuck」では文章に加え、動画や画像でマニュアルを作成・共有することができます。文章では伝えづらい接客マニュアルや調理マニュアルなども動画・画像を交えてマニュアル作成することで、効率的にマニュアルの浸透を図ることができます。

スタッフが好きなときに業務マニュアルを確認できる

「はたLuck」で公開されているマニュアルは、スタッフがスマートフォンから業務時間内の好きなタイミングで見返すことができます。そのため、スタッフは気になったタイミングでマニュアルを確認したり、自分のペースで学習することが可能です。企業側としても、スタッフが好きなときにマニュアルを見返せる環境を整えることで、サービス品質の向上につなげられるメリットがあります。

教育コストの削減が図れる

接客・配膳方法や新メニューの案内などをアナログな手法で共有するのは非効率=教育コストがかかります。例えば、紙のマニュアルを共有するにしても、印刷・配布の手間がかかるほか、正確に伝わらなかった場合は都度教えなければなりません。

一方、「はたLuck」では動画や画像で分かりやすくマニュアルの内容を伝えられるほか、スタッフはいつでもスマートフォンでマニュアルを見返すことができるため、企業側としては教育の時間=教育コストを削減することができます。

仕事に必要な情報共有ができる「連絡ノート機能」

「はたLuck」にはスタッフ全員または特定のスタッフへ情報発信ができる「連絡ノート機能」があります。同機能を使えば、マニュアルの公開や更新などに関する情報も即座にスタッフへ共有することができます。また、同機能には発信した情報を誰がチェックしたのか、閲覧状況を確認する機能も搭載。マニュアルの伝達漏れを防ぐことが可能です。

「はたLuck」のマニュアル機能の活用事例

「はたLuck」のマニュアル機能を活用した事例として、株式会社大戸屋様の活用例を紹介します。

株式会社大戸屋

定食屋「大戸屋ごはん処」を展開する株式会社大戸屋。日本のみならず世界でもチェーン店を運営する同社は、調理工程や味・品質を一律に保つ必要があり、「マニュアルの周知徹底」という課題を抱えていました。

「はたLuck」導入後は、スタッフが自身のスマートフォンでマニュアルを閲覧できるようになり、調理工程の均一化が進みました。調理方法も動画で共有することで「はたLuck®」導入前よりも「分かりやすくなった」というスタッフの声も寄せられています。

導入事例(大戸屋)をダウンロードする

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マニュアル共有ツールを導入して業務効率化を図ろう

マニュアル共有ツールを導入することで、マニュアルの共有や検索・更新作業等が効率化します。

また、スタッフ側としても最新マニュアルをいつでもスマートフォンで確認できるようになるため、安心して業務にあたることができます。マニュアル共有ツールの導入はマニュアルを共有する側・共有される側、双方に大きなメリットがあると言えるでしょう。

はたLuckサービス概要資料、導入事例集

店舗サービス業向け、商業施設向け、それぞれのサービス概要資料をご用意しています。導入事例集も一緒にダウンロードが可能です。

店舗DXコラム編集部

HATALUCKマーケティンググループのスタッフが、記事の企画・執筆・編集を行なっています。店舗や施設を運営する方々向けにシフト作成負担の軽減やコミュニケーション改善、エンゲージメント向上を目的としたDXノウハウや業界の最新情報をお届けします。

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