サービス業でマルチタスクを行うコツと注意点！効率化で人手不足も解消できる

サービス業に従事している人には行うべきタスクが無数にあり、業務を円滑に進めていくために、複数の作業を並行して進めなければならない場面も少なくありません。また、深刻な人手不足の状況に陥っている店舗においては、複数の業務に対応できる人材の確保が欠かせないでしょう。

そこで本記事では、サービス業でマルチタスクを行う際のコツやメリット・注意点などを解説します。マルチタスク化に役立つDXツールも紹介するので、ぜひ参考にしてください。

マルチタスクとは

マルチタスクとは、同時に複数の作業を処理することです。身近な例で言うと、料理をしながら音声配信を聴くことも、マルチタスクに該当します。

仕事においては、2つ以上の作業を同時に進行したり、細かく切り替えながら行ったりすることを、マルチタスクと言います。

マルチタスクとシングルタスクの違い

シングルタスクとは、その名の通り、1つのタスク（作業）を集中して行うことです。

先述の料理と音声配信で例えると、料理をするときは料理のみに集中している状態をシングルタスクと言います。音声配信を聴くときは、運転・ランニング・単純作業なども一切せず、音声配信を聴いているだけの状態がシングルタスクです。

サービス業におけるマルチタスクの例

サービス業においては、実際にどのようなマルチタスクが考えられるのでしょうか。ここでは、店舗販売員とホテルのフロントスタッフを例に解説します。

販売員の例

店舗の販売員の場合、以下のような作業を並行して進めている状態が、マルチタスクと言えます。

• 接客
• レジ打ち
• 包装
• 品出し
• 在庫管理
• 電話対応
• 店内清掃

同時ではないものの、お客様が来たら接客やレジ打ちを行い、合い間に品出しや在庫管理をすることは、マルチタスクに該当します。店舗の規模や業種、役職によっては、この他にもさまざまなタスクがあるでしょう。

ホテルのフロントスタッフの例

ホテルのフロントスタッフにおいては、以下のような作業の同時並行がマルチタスクとして挙げられます。

• チェックイン・チェックアウトの対応
• 予約の受付
• 宿泊客からの問い合わせ対応
• 館内設備の説明
• 周辺施設の情報提供
• 荷物の預かり・発送

ホテルのフロントスタッフも販売員と同様に、チェックイン・チェックアウトの対応をしながら、他の作業を行うことが少なくありません。次々と発生する予約受付や宿泊客からの問い合わせなどを、状況に合わせて作業内容を切り替えながら、業務を進めていくことが多いでしょう。

また、ホテルのスタッフの場合、ランチとディナーの時間帯はホテル内のレストランやカフェで働き、それ以外の時間はベッドメイキングなど清掃の仕事をするなど、職種を超えてマルチタスクで業務を行うこともあります。

サービス業でマルチタスクを行うメリット

サービス業でマルチタスクを行うと、従業員のスキル向上につながるほか、人手不足を解消できるといったメリットがあります。それぞれのメリットについて解説していきます。

従業員のスキル向上につながる

マルチタスクを行うことは、従業員のスキル向上につながります。

一人の従業員がいくつもの作業を担当することによって、日々の業務を行いながら、それらすべての経験を積んでいくことが可能となるのです。その中でノウハウや知識を身につけ、さまざまな業務に対応できるようなスキルを習得していきます。

一方、1つの作業しか担当しない場合、それ以外の業務を行う能力は身につきません。複数のスキルを獲得するには、実際に行ってみて経験を積む必要があります。

人手不足を解消できる

マルチタスクを行うと人手不足の解消にもつながります。

特にサービス業は、多忙な時期や時間帯がある一方、余裕を持てるときもあるのが特徴です。忙しさのピーク時に合わせて人員を採用してしまうと、通常時においては余剰になってしまいます。とはいえ余裕があるときに合わせて人員を採用してしまうと、忙しい時間帯には人手が足りなくなります。

余剰な従業員を採用せず、ピーク時にも対応するには、忙しい時期や時間帯に他部署を手伝えるような人材が必要です。マルチタスクによって多くの業務に対応可能となった従業員は、さまざまなポジションに配置することができ、人員の穴を埋めやすくなるでしょう。

さらに、従業員がスキルアップすることで生産性も上がり、少ない人数でより効率よく仕事を進められることが期待できます。

サービス業でマルチタスクを行うコツ

サービス業でマルチタスクを行うコツは、1つの業務を細かいタスクに分けたり、「ついでにできる作業がないか」を常に意識したりすることです。また、集中力の維持や気持ちの切り替えができるようにするのもポイントです。

1つの業務を細かいタスクに分ける

マルチタスクを行うコツは、1つの業務を細分化することです。

例えば「販売員」という大きな枠組みで考えると、「販売する」という1つの業務しか担当していないように見えるかもしれません。しかし実際には先述の通り、接客・レジ打ちから、品出し、電話対応など多くのタスクが存在しています。

そこで「販売員」という大きな1つのタスクで捉えるのではなく、「レジ打ち」「品出し」など、細かい作業を1つずつタスクとして認識するのです。

タスクを細かく切り替えながらこなしていくことになりますが、それぞれを別のタスクと考えることで、作業を行っている最中にはその1つに集中しやすくなるでしょう。

「ついでにできる作業がないか」を常に意識する

マルチタスクをうまくこなすには、「ついでにできる作業がないか」を常に意識することがポイントです。

例えばレジ打ちをしたときに、ショッピング袋の在庫が少なくなっていれば、ついでに補充するといった具合です。

ついでに行うことによって、ショッピング袋を補充する時間を別途確保する必要がなくなります。ついでに行えばすぐに終わる作業も、あらためて時間を確保して行うとなると、効率が悪くなることが多々あります。

また、店内で接客を終えた際、商品のレイアウトが乱れていれば整えるなどの作業も同様です。目につく箇所をその都度直しておけば、まとまった時間を作って整理整頓しなくても、常にきれいな状態を保てるでしょう。

集中力の維持や気持ちの切り替えができるようにする

細かく作業を切り替えながら進めるマルチタスクでは、気持ちの切り替えも重要です。品出しをしている最中にお客様が見えたら、素早く切り替えて接客をしなければなりません。電話が鳴ったら、瞬時に頭を切り替え、電話の対応に集中する必要があります。

気持ちを細かく切り替えながらも、それぞれの作業を行っている最中は、目の前の業務に集中することが、マルチタスクをこなす秘訣といえるでしょう。

サービス業でマルチタスクを行う際の注意点

マルチタスクを行う際は、実際よりも多くの仕事をしたように錯覚しやすい点や、注意力が散漫になる場合もあることに注意をしましょう。それぞれ説明します。

実際よりも多くの仕事をしたように錯覚することがある

マルチタスクを行っていると、実際よりも多くの仕事をしたように錯覚することがあります。

いくつもの業務を抱え、それぞれの作業を進めた日には、大量の仕事をこなしているような満足感を覚えることがあるものです。しかし、実際には各作業を少しずつ行っただけで、業務量としてはそれほど大幅に進んでいないといったことも珍しくありません。

シングルタスクで1つの作業だけを続けている状態と比べると、仕事をしている気分になりやすいため、業務の進捗をしっかりと管理することが重要です。

状況によっては注意力が散漫になる場合がある

マルチタスクは、言い換えれば1つのタスクに集中していない状態です。そのため、状況によっては注意力が散漫になる場合があります。常に同時進行で何かを抱えているため、他の業務も気になりやすい状態となっています。

必要に応じて切り替えたうえで他のタスクを行うなら良いのですが、気になったからと次々に手をつけるのは避けましょう。注意力が散漫な状態なので、どの作業も効率が悪くなってしまい、思い通りに仕事が進まないといった事態になりかねません。

多くのことを同時並行で進めていきながらも、実際の作業を行う際には、目の前の1つに集中することがポイントです。

サービス業でマルチタスクをこなすなら「はたLuck®︎」の活用がおすすめ

前の章までは、マルチタスクを行う際のコツや注意点をお伝えしてきました。ここでは、実際にマルチタスク化をする際におすすめのDXツール「はたLuck®︎」を紹介します。

「連絡ノート」機能でマルチタスクの場合でも安心して働ける

「はたLuck®︎」には、仕事に必要な情報共有ができる「連絡ノート」機能があります。

「連絡ノート」はタブを切り替えることで、他の部門の業務連絡などの情報を「横断的」に得られます。そのため、他部署の状況を常時把握でき、多忙な時期や時間帯などに部署を超えてマルチタスクに働くことができます。

マルチタスクを推進している店舗においても、従業員が安心して働きやすくなるでしょう。

「マニュアル」機能で教育を簡略化でき、マルチタスクを推進

「はたLuck®︎」には「マニュアル」機能があり、アプリ内でマニュアルを共有できます。

従業員が好きなときに閲覧できるため、予習・復習がしやすいだけでなく、業務中に気になった点がある場合にも各自で確認が行えます。

また、マニュアルを共有することで、マルチタスク化も進めやすくなります。複数の作業を担当する場合、本来であればそれぞれの業務について、はじめから教育をしなければなりません。しかし、各自でマニュアルを確認できることによって、教育の簡略化が可能となり、教育の負担が軽減します。

その結果、多数の部署で働く人材を増やしやすく、マルチタスク化の推進につながるのです。

マルチタスクに対応できる人材を適切に配置できる「ヘルプ募集」機能

「はたLuck®︎」には、多店舗間でヘルプ募集ができるシフトの「ヘルプ募集」機能があります。多忙な時期や時間帯に、スムーズにヘルプの募集・応募が可能となり、人手不足の解消につながります。

普段からマルチタスクを取り入れ、複数の業務やポジションに対応できる人材を育成しておくことで、急なヘルプ調整も行いやすくなるでしょう。

店舗で「はたLuck®︎」の「ヘルプ募集」機能を活用すれば、人手不足を解消しながら、ヘルプに入る従業員は経験を積むことができ、さらなるスキルアップを実現することができます。

サービス業における「はたLuck®︎」の導入事例

ここでは、サービス業において「はたLuck®︎」を導入し、マルチタスク人材の育成に活用している2つの事例を紹介します。

イオンエンターテイメント株式会社様

イオンエンターテイメント株式会社様は、運営する映画館「イオンシネマ」全94劇場に「はたLuck®︎」を導入されました。目的のひとつはスタッフのマルチタスク化による接客力向上です。

各セクションの接客・サービスに関する情報共有を徹底することで、従業員は他セクションの情報を事前に確認できるようになりました。

それにより、混雑時のヘルプにスムーズに対応できるようになったなど、マルチタスク化に成功しています。接客力向上と業務効率化により、「お客様を大事にできる劇場」をつくりあげています。

＞イオンエンターテイメント株式会社の「はたLuck®︎」導入事例を見る

株式会社マイステイズ・ホテル・マネジメント様

全国で100棟以上のホテルや旅館などを展開する株式会社マイステイズ・ホテル・マネジメント様。従業員同士のコミュニケーション活性化のために「はたLuck®」を導入されました。

「連絡ノート」機能を活用し、人や情報の行き来が増えたことにより、複数のレストラン業務に対応できる人材が増え、従業員のマルチタスク化が進んでいます。

さらに各従業員が持つノウハウを共有したことで、サービスレベルも向上しました。

繁忙期を過ぎて契約期間が終了した派遣スタッフも、翌年また来てくれるようになり、働きやすさが改善したことを実感されています。

＞株式会社マイステイズ・ホテル・マネジメントの「はたLuck®︎」導入事例を見る

DXツールを活用して、マルチタスクで生産性向上を目指そう

マルチタスクにより、従業員のスキルアップを図れるほか、人手不足を解消できるといったメリットがあります。業務の細分化や気持ちの切り替えなど、コツを取り入れることによって、マルチタスクをうまく進めやすくなります。

「はたLuck®︎」なら「連絡ノート」機能を活用することで、マルチタスクの場合でも安心して働ける環境をつくることが可能です。また、「マニュアル」機能で教育を簡略化することも、マルチタスク化を推進する上ではおすすめです。

サービス業でマルチタスク化を考えているなら、ぜひ「はたLuck®︎」の導入をご検討ください。