BYODとは｜メリット・デメリット、導入時の注意点を網羅的に解説

近年、企業の働き方改革やコスト削減の取り組みの一環として注目を集めているのが「BYOD」です。BYODを導入すると具体的にどのようなことが可能になるのでしょうか？本記事では、BYODの定義やメリット・デメリット、さらに導入時の注意点まで、網羅的に解説していきます。

BYODとは？

BYODは「Bring Your Own Device」の略称で、従業員が個人所有しているデバイスを業務に使うことです。スマートフォン、タブレット、ノートパソコンなど、さまざまな個人所有デバイスが対象となります。企業は従業員のデバイスを活用することで、コスト削減や業務効率化を図れるほか、従業員は使い慣れたデバイスで働けるため従業員満足度（ES）の向上も期待できるでしょう。近年のリモートワークの普及に伴い、BYODの導入を検討する企業は増加傾向にあります。

BYODのメリット

BYODの導入には、企業側と従業員側それぞれにメリットがあります。コスト削減から業務効率の向上までさまざまな利点がありますが、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか？企業側と従業員側のそれぞれについて見ていきましょう。

企業側

企業側が得られるメリットは以下の通りです。

端末購入・維持費の削減

BYODでは従業員が自身のデバイスを使用するため、企業は従業員全員分の端末を購入・管理する必要がなくなります。そのため、初期費用や維持費用といったコストを大幅に削減できるでしょう。また、端末の修理や保守にかかる費用も軽減されます。

従業員の満足度向上

従業員が使い慣れたデバイスを使用することで、新しいデバイスの操作を覚える手間や心理的負担がなくなり、業務への満足度が向上します。また、個人の好みに合わせたデバイスを選択できるので、従業員のモチベーションも上がるでしょう。

仕事とプライベートのデバイスを一元化できる利便性もあり、最新のデバイスを使用したい従業員のニーズにも応えられます。

業務効率化・生産性の向上

使い慣れたデバイスを使用することで業務効率が向上し、生産性が上がります。すでにデバイスの操作に慣れているため、新しいシステムの導入もスムーズに行えるでしょう。

個人の作業スタイルに合わせたカスタマイズも可能であるほか、モバイルデバイスの活用によって移動中や外出先での業務も容易になります。

リモートワーク環境の整備

個人デバイスを利用することで、リモートワーク環境の整備が容易になります。急な在宅勤務が必要となった場合にも柔軟に対応できるほか、場所を選ばない働き方の実現によってワークライフバランスの向上にもつながります。オフィススペースの削減にもつながり、コスト削減効果も期待できるでしょう。

シャドーIT対策

シャドーITとは、企業のIT部門が把握・管理していない個人や部門が独自に導入したITシステムやアプリケーションのことです。BYODの導入によって従業員が個人デバイスを業務に使用することが許可されるため、企業が把握していない非公式なアプリやサービスの使用を抑制できます。

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従業員側

従業員側が得られるメリットは以下の通りです。

使い慣れた端末で業務ができる

個人のデバイスを使用することで、使い慣れた環境で業務を行えます。そのため、デバイスの操作に関する学習コストを削減できるほか、個人の好みに合わせたアプリやツールを活用できるでしょう。また、デバイスの切り替えによるストレスも軽減できます。

最新機種を利用しやすい

BYODが導入されることにより、個人の判断で最新のデバイスを購入・利用できます。新しい技術や機能をいち早く業務に活用できるほか、個人の興味や関心に応じて、最適なデバイスを選択可能です。

働き方を選択できる自由度が高まる

リモートワークやフレキシブルな働き方が可能になり、出張先や移動中でもスムーズに業務を行えます。個人の生活スタイルに合わせた働き方を選択できるほか、緊急時や突発的な業務にも柔軟に対応できるでしょう。

BYODのデメリット

BYODには多くのメリットがある一方で、デメリットも存在します。

企業側

企業側で想定されるデメリットは以下の通りです。

情報漏えいリスクの増加

BYODの導入により、個人デバイスからの情報漏えいリスクが高まるほか、紛失や盗難時のデータ保護が難しくなります。マルウェア感染のリスクが増加することや、従業員の退職時のデータ管理が複雑になる点に留意する必要があるでしょう。企業側でセキュリティ対策をしっかりと講じておくことも大切です。

セキュリティ対策の複雑化

多様なデバイスに対応するためのセキュリティ対策が複雑になることに加え、OSやアプリケーションの更新管理が難しくなります。また、個人デバイスへのセキュリティソフトの導入・管理を検討する必要があるほか、デバイスごとに異なるセキュリティ設定が必要になるケースもあるでしょう。

サポート体制の整備

個人デバイスのサポート体制を整える必要があり、多様なデバイスに対応できるIT担当者の育成が欠かせないでしょう。また、担当者育成に伴うサポートコストが増加する可能性がある点にも注意が必要です。

社内システムとの互換性の確保

多様なデバイスとの互換性を確保するための対応が必要です。場合によっては社内システムとの相性が悪く、アプリケーションの互換性テストが複雑化してしまうこともあるでしょう。デバイスごとの画面サイズや性能の違いに留意しながら作業を進めることが大切です。

従業員との間でのトラブル

私用と業務用の使用区分が曖昧になり、デバイスの使用に関するトラブルや責任問題が発生する可能性があります。また、デバイスの更新や交換のタイミングで意見の相違が生じることもあるでしょう。

従業員側

従業員側で想定されるデメリットは以下の通りです。

仕事とプライベートの切り替えが難しい

同じデバイスを仕事とプライベートで使用することで、切り替えが難しくなります。業務時間外でも仕事のメールやメッセージを確認してしまう恐れがあるほか、プライベートな情報と業務情報が混在するリスクがあります。

業務用とプライベートが分けられるような環境を整えられれば、両者の切り替えがつきやすくなるでしょう。

長時間労働になる可能性

仕事とプライベートの境界が曖昧になり、長時間労働になる可能性があります。いつでもどこでも仕事ができる環境となることで、過度の労働を招きかねません。

また、人によっては長時間のデバイス使用により、目の疲れや肩こりといった健康問題が生じるリスクがあるでしょう。

端末費・通信費の金銭的な負担

BYODの導入によって、個人がデバイスや通信費を負担することになります。場合によっては業務用のアプリケーションやクラウドサービスの利用料が発生することもあるでしょう。デバイスの故障や紛失時の修理・交換費用を個人で負担するのか、会社が一定額を負担するのか、社内できちんと取り決めをしておく必要があります。

BYOD導入時の注意点

BYODの導入時には、いくつかの注意点があります。ひとつずつ詳しく見ていきましょう。

制度設計

まず、BYODを導入するにあたって運用設計が欠かせません。運用設計を行う際には、以下の3つのポイントを意識するように心がけましょう。

明確なポリシー策定（利用範囲、責任分担、セキュリティ対策など）

BYODを導入する際は、利用範囲を明確に定義し文書化することが大切です。セキュリティ対策の最低要件を洗い出しておくほか、プライバシーポリシーを策定し個人情報の取り扱いを明確にしておくことも重要です。

導入対象デバイスの明確化

BYODの導入対象となるデバイスの種類を明確に定義しましょう。対応OSやバージョンの要件を明示するほか、必要なスペックや性能要件についても設定します。禁止デバイスや非推奨デバイスのリストも作成しておくと、よりわかりやすくなります。

情報セキュリティ対策の徹底

セキュリティの弱体化によって情報漏えいのリスクが高まるため、十分な対策を講じる必要があります。たとえば、以下の方法によってセキュリティを強化することが可能です。

・デバイスのパスワード設定を義務付ける
・リモートワイプ機能を導入する
・データを暗号化する
・VPNの使用を必須にする

コスト負担の明確化

BYODを導入するということは、デバイスの購入を各人に任せることになります。そのため、購入費用や通信費の負担割合をどうするかを事前に決めておくことが大切です。アプリケーションやクラウドサービスの利用料負担を規定するほか、修理・交換時の費用負担ルールも設定しておきましょう。

運用・管理

運用・管理においても、以下のポイントを意識しておくことが求められます。

端末管理ツールの導入

セキュリティ対策などの目的として、必要に応じて端末管理ツールの導入を検討しましょう。具体的には、アプリケーションの配布・管理システムを整備するほか、デバイスの位置情報追跡システムを検討するといった策が有効です。

セキュリティ対策の定期的な見直し

セキュリティポリシーを定期的に更新し、新たな脅威に対応したセキュリティ対策を導入することが重要です。セキュリティ監査を定期的に実施し、脆弱性を洗い出すことも忘れずに行いましょう。

また、インシデント対応計画を定期的に見直し、更新することで、不測の事態に備えることができます。

従業員への教育・啓蒙

BYODに関する定期的な研修を実施し、セキュリティ意識向上のためのe-ラーニングを提供することが重要です。情報漏えいについての研修を行うほか、最新のセキュリティ脅威に関する情報を定期的に共有し、社員のITリテラシーの向上等に努めましょう。

トラブル発生時の対応体制の整備

ヘルプデスクを設置し、トラブル発生時に迅速に対応できる体制を整えておくことも欠かせません。インシデント対応チームを組織し、緊急時に対応できる体制を準備するようにしましょう。定期的な訓練を実施し、対応力を向上させておくのもひとつの手です。

継続的な改善

BYODを最大限活用するためには、継続的に改善をしていくことが求められます。その際、以下の2つのポイントを考慮しながら進めていきましょう。

定期的な利用状況のレビュー

デバイスの利用状況を定期的に分析するほか、アプリケーションの利用状況を把握し、最適化を図りましょう。その際、セキュリティインシデントの発生状況を確認し、適切に対策を講じる必要があります。なお、従業員に対して満足度調査を実施し、ユーザー目線の改善点を洗い出すことも重要です。

制度の見直し

技術の進歩や市場動向に合わせて、BYOD対応を定期的に見直すことも怠らないようにしましょう。従業員からのフィードバックを基に制度の改善を図るほか、法規制の変更に応じてポリシーの更新も必要です。

また、他社の成功事例や失敗事例を参考にすることで、自社のBYOD制度をより良いものにできます。

BYODを導入するなら「はたLuck」がおすすめ

BYODを導入するなら、「はたLuck」がおすすめです。ここでは「はたLuck」の主な機能について、見ていきましょう。

管理画面で個人の利用状況を確認できる

「はたLuck」では、店舗の投稿やシフトの状況などのアプリの各機能の利用状況を本部から確認できる仕組みとなっています。万が一、本部が把握しきれていない部分でトラブルが起きても、管理画面で確認することができるので、早い段階で解決が可能です。

情報の閲覧制限が可能

「はたLuck」の情報の閲覧は、IPによる制限がかけられます。閲覧するネットワーク環境を指定すれば、ネットワーク外からのアクセスを防げるでしょう。

またオプションとして、シフトに入っている時間しかマニュアルを閲覧できないといった制限が設けられています。移動中に開いたマニュアルを第三者によって勝手に見られてしまったり、デバイスを紛失してマニュアルが流出したりするリスクを最小限に抑えることが可能です。

利用していないスタッフや退職者の自動ログアウトや無効化もできる

「はたLuck」では、一定期間ログインしなかったユーザーは、自動的にログアウトされます。また、退職者などはアカウントの無効化を行うことで、はたLuckにログインできなくなります。これらの機能により、企業秘密の漏えいを防ぐことができるでしょう。

業務連絡は「連絡ノート」機能を活用できる

「はたLuck」の連絡ノート機能を活用すれば、従業員との情報共有が容易にできます。同機能を使えば、マニュアルの公開や更新などに関する情報も即座にスタッフへ共有することが可能です。

従業員はいつ・どこからでも連絡ノートを確認できるほか、「見ました」ボタンによる既読報告もできます。SVや店長が発信した情報を確認していない従業員の有無をチェックできるので、伝達漏れも防ぐことができるでしょう。

アプリに投稿された情報はダウンロードできない

「はたLuck」には、マニュアルの格納および閲覧機能がありますが、それを個人のデバイスにダウンロードし、保存することはできません。社内の重要な機密情報が外部に漏れてしまうリスクも低減できます。

スクリーンショット警告機能を搭載

「はたLuck」には、スマートフォンでスクリーンショットを撮影すると警告が表示され、画面保存ができない機能が備わっています。警告機能によって、情報漏えいのリスクを極力軽減することができます。

BYODを適切に導入して、業務効率化・生産性向上を図ろう

BYODは企業と従業員の双方にメリットをもたらす可能性がある一方で、適切な導入と運用が求められます。安全に進めていくには、従業員へ情報セキュリティの向上に関する研修を行うなどして、ITリテラシーを高めることも欠かせません。

また、企業と従業員の費用負担について明確に設定しておくことも大切です。双方が納得のいく形でBYODを導入できるよう、本記事を参考にして丁寧にプロジェクトを進めていきましょう。