従業員の個人携帯を業務利用するメリット・デメリット、適切な運用方法を解説

近年、モバイルワークの普及に伴い、個人の携帯電話を業務でも活用する「個人携帯の業務利用」が増えています。

従業員が自身の携帯電話を業務に使うことで、コミュニケーションの円滑化や移動時間の有効活用などのメリットが期待できるでしょう。しかし一方で、仕事とプライベートの切り分けが難しくなるほか、情報漏えいリスクが高まるなどのデメリットもあります。

本記事では、個人携帯の業務利用のメリット・デメリットを解説するとともに、適切な運用方法について解説します。

個人携帯の業務利用とは？

個人携帯の業務利用とは、従業員が私物の携帯電話を業務で使用することを指します。企業が従業員に携帯電話を支給するのではなく、従業員自身の携帯電話を業務でも活用するという形態です。

近年、モバイルワークの普及に伴い、個人携帯の業務利用は増加傾向にあります。

個人携帯の業務利用のメリット

個人携帯を業務利用することで期待できるメリットについて、いくつか紹介します。

デバイスの選択肢が広がる

個人携帯の業務利用を認めることで、従業員はさまざまなメーカーや機種の携帯電話を自由に選択できます。OSやスペック、デザインなど、自分の好みに合ったデバイスを使えるため、作業の効率化やモチベーションの向上が期待できるでしょう。

一方、企業が一括して携帯電話を調達する場合は、コスト面からデバイスの選択肢が限られてしまう傾向にあります。個人携帯を活用することで、多様なニーズに応えられるでしょう。

迅速な情報共有が可能になる

個人携帯でメールやメッセンジャーアプリ、ウェブ会議ツールなどを利用できれば、いつでもどこでも情報を共有し、コミュニケーションを取ることができます。オフィスにいなくても、出張先や外出先からでも、重要な連絡を受け取り、素早く対応できるでしょう。

特にリモートワークが増えている昨今、場所を選ばずタイムリーに情報を共有することは大きな利点です。

業務効率が向上する

個人携帯を業務で使用することができれば、スキマ時間や移動時間を有効活用できます。電車の中でメールをチェックしたり、打ち合わせ前の空き時間に資料を確認したりと、時間を無駄にすることなく仕事を進められるでしょう。

また、クライアントや取引先から緊急の連絡があった場合にもすぐに対応でき、業務の遅れを最小限に抑えられます。個人携帯の業務利用によって、業務効率の大幅な向上につながります。

個人携帯の業務利用のデメリット

個人携帯を業務利用することでいくつかのメリットがある一方、注意しなければならないデメリットも存在します。ここでは主なデメリットを4つ、取り上げてみました。

仕事とプライベートの切り替えが難しくなる

個人携帯を業務で使うと、仕事とプライベートの切り分けが難しくなります。休憩時間中や退社後に、上司や同僚から仕事に関するメールやチャットが届く可能性があるからです。プライベートの時間までも仕事の連絡がきてしまうと、仕事とプライベートの境界線が曖昧になり、場合によってはストレスを感じてしまうこともあるでしょう。

長時間労働につながる

個人携帯の業務利用により、自宅や外出先でも常に仕事できる環境が整います。一見、メリットのように感じるかもしれませんが、通勤時間や残業時間を除いた時間外であっても仕事が可能となるため、過剰な長時間労働につながるリスクがあります。労働時間を適切に管理できるよう、社内体制を整えることが大切です。

情報漏えいリスクが高まる

個人携帯は企業による一元的な管理が難しいため、機密情報の漏えいリスクが高まります。メールや資料を個人の携帯端末で閲覧・保存していると、端末の紛失や不正アクセスにより、重要なデータが外部に流出する恐れがあります。

企業の機密保持や顧客プライバシーの観点から、情報漏えいへの対策は必須だといえるでしょう。

セキュリティ対策が複雑化する

個人携帯の利用を認めた場合、企業はさまざまな機種やOSに対応したセキュリティ対策を講じなければなりません。携帯電話の種類が増えれば、端末の設定方法やアプリの制限、リモートワイプの手順なども複雑になる恐れがあるでしょう。

最新OSへのアップデートの管理も難しくなるなど、統一的なセキュリティポリシーを適用することが困難となり、運用コストが増えてしまう危険性もあります。

個人携帯の業務利用を適切に運用するためのポイント

個人携帯の業務利用を適切に運用するためには、以下の5つのポイントに取り組む必要があります。

• 利用ルールを明確にする
• 従業員への教育
• 研修を実施する
• 労働時間の管理を徹底する
• ワークライフバランスを意識する
• ワークライフバランスを意識する

それぞれ見ていきましょう。

利用ルールを明確にする

個人携帯を業務で利用する場合、事前に利用ルールを明確にしたうえで、従業員に周知を行うことが大切です。

具体的にはどういったアプリやサービスであれば利用してよいのか、個人携帯でどの程度の業務まで認めるのかなどについてルール化するようにしましょう。

従業員への教育・研修を実施する

利用ルールを定めたら、従業員一人ひとりが個人携帯の業務利用におけるリスクを理解し、適切な対応ができるように継続的な教育や研修を行うことが欠かせません。その際、業務でのマナーについても指導し、従業員の意識を高めることでリスクの低減を図りましょう。

労働時間の管理を徹底する

個人携帯を業務で利用することで、いつでもどこでも仕事ができる環境となり、長時間労働のリスクが高まります。そのため、今一度労働時間の管理を徹底し、業務負荷が増えすぎないように注意することが大切です。

具体的には残業時間の上限を設定するほか、業務連絡の制限時間帯を設定するなどといった施策を講じるとよいでしょう。

ワークライフバランスを意識する

長時間労働は避けたいものの、従業員にはある程度の柔軟性が求められこともまた事実です。重要な連絡に対しては、出張先や外出先から応答できるようにしておく必要があるでしょう。しかし、プライベートな時間にまで仕事が持ち込まれるようなことがないよう、注意しなければなりません。

企業は、従業員のワークライフバランスを意識し、無理のない範囲で業務をこなせる環境づくりに努めましょう。ワークライフバランスが保たれて初めて、モチベーションの維持や生産性の向上につながるといえます。

セキュリティ対策を徹底する

個人携帯で企業情報を扱うことになるため、セキュリティリスクへの対策を徹底する必要があります。また、従業員にも必ず周知し、セキュリティリスクと対応策についてしっかりとした認識を持ってもらうようにしましょう。ここでは、主なセキュリティ対策として、以下の5つを紹介します。

パスワード設定

パスワードは第三者に推測されにくいような文字列を心掛けるだけでなく、定期的に変更することが求められます。また、設定したパスワードが流出し他の人に知られることのないよう、パスワードの管理を徹底しましょう。

生体認証機能の利用

強固なパスワードの設定に加えて、身体の一部を認証情報として利用する生体認証機能を取り入れるのもおすすめです。昨今では指紋認証や顔認証など、さまざまな生体認証機能が登場しており、パスワード単体での管理よりも高い安全性が見込めます。

ウィルス対策ソフトの導入

個人携帯には、企業で取り扱っているウイルス対策ソフトの導入を行う必要があります。

ただし、ウィルス対策ソフトを入れたからといって、セキュリティが万全になったわけではありません。怪しいメールのリンクやファイルを開かないようにする、少しでも違和感を感じることがあれば速やかに上司に相談するといった体制を整えることも大切です。

端末紛失の対応

もし個人携帯を紛失してしまった場合、企業の機密情報が漏れる恐れがあるため、早急に対応する必要があります。紛失時に備えて、紛失・盗難時に遠隔操作でロックやデータ削除ができる仕組みを整えておくと、なおよいでしょう。

業務で利用するアプリを厳選し、情報漏えいリスクを下げる時の対応

情報漏えいや誤送信などのリスクを防ぐためにも、業務で使用するアプリを厳選するのもひとつの手です。制作元のよくわからないアプリは避け、信頼のおけるアプリを選択するようにしましょう。

アプリによっては、有料版にすることでより高いセキュリティ性が見込めるほか、より使い勝手がよくなるケースがあります。多少の費用が生じてしまうものの、利用頻度の高いアプリであれば一度有料版を検討してみてもよいかもしれません。

また、通勤時や外出先で企業の業務を行う際は、周囲の目に気を配るほか、安易に無料Wi-Fiへ接続しないことを徹底しましょう。

個人携帯を適切に業務利用するなら「はたLuck」がおすすめ

個人携帯を適切に使用するなら、「はたLuck」がおすすめです。ここでは「はたLuck」の主な機能について、見ていきましょう。

個人ID管理ができ、管理画面で利用状況を確認できる

「はたLuck」は、専用アプリを従業員個々のデバイスにインストールして使えるサービスとなっており、利用者の管理はすべてIDで行います。また、退職者はIDを削除すると、アクセスができない仕組みになっているので、情報漏えい対策にもなるでしょう。

SNSのように使いやすい「トーク機能」を搭載

「はたLuck」の「トーク機能」は一般的なトークアプリと似た操作性で、ストレスなく利用することができます。業務用と私用を分けることで、誤送信のリスクもなく、プライベートと仕事の気持ちの切り替えもしやすいはずです。

アプリに投稿された情報はダウンロード不可

「はたLuck」ではマニュアルの格納および閲覧機能がありますが、それを個人のデバイスにダウンロードし、保存できない設定となっています 。社内の重要な機密情報が外部に漏れてしまうリスクを低減できます。

スクリーンショット警告機能がある

「はたLuck」には、スマートフォンでスクリーンショットを撮影すると警告が表示され、画面保存ができない機能が備わっています。警告機能によって、情報漏えいのリスクを極力軽減することができます。

情報の閲覧制限ができる

「はたLuck」の情報の閲覧は、IPによる制限がかけられます。閲覧するネットワーク環境を指定すれば、ネットワーク外からの情報の閲覧を防げるでしょう。

また、オプションとしてシフトに入っている時間しかマニュアルを閲覧できないといった制限が設けられています。移動中に開いたマニュアルを第三者によって勝手に見られてしまったり、デバイスを紛失してマニュアルが流出したりするリスクを最小限に抑えることが可能です。

利用していないスタッフや退職者の自動ログアウトや無効化が可能

「はたLuck」では、一定期間ログインしなかったユーザーに対し、自動的にログアウトする処理を行っています。また、アカウントを無効化することもできるため、退職者がはたLuckにログインするようなこともありません。これらの機能により、企業秘密の漏洩を防ぐことが可能です。

適切かつ安全に個人携帯を業務利用して、業務効率を上げよう

個人携帯の業務利用には、デバイスの選択肢が広がり情報共有が円滑になるなどのメリットがある一方、仕事とプライベートの切り分けが難しくなり、長時間労働につながるといったデメリットも存在します。

こうしたリスクを最小限に抑え、適切な運用を支援するサービスとして「はたLuck」がおすすめです。「はたLuck」を活用すれば、個人IDの管理によって管理画面で利用状況を確認できるだけでなく、利用していないスタッフや退職者の自動ログアウトや無効化が可能です。ぜひこの機会に「はたLuck」の導入を検討してみてください。