夜勤シフトの作成は、多くの企業や組織にとって頭を悩ませる問題の一つでしょう。従業員の健康管理、法令遵守、業務効率の維持など、考慮すべき要素が多岐にわたるからです。

本記事では、夜勤シフト作成の課題や注意点を詳しく解説するとともに、シフト作成を効率化するためのアプリやシステムを10個ご紹介します。

夜勤シフト作成の課題

夜勤シフトの作成は、通常の日勤シフトとは異なる独特の課題があります。ここでは、夜勤シフト作成における主な課題をみていきましょう。

夜勤シフトには3つの種類がある

夜勤シフトには主に3つの種類があり、それぞれに特徴と課題があります。適切なシフト作成を作成するためには、これらの違いを理解することが大切です。

夜勤専属

夜勤専属とは、夜勤以外の時間帯を担当しない勤務時間が固定されている働き方のことです。夜勤専属の従業員は、基本的に夕方から早朝にかけての時間帯に勤務します。

従業員の生活リズムが安定しやすく、割増賃金が得られるというメリットがある一方で、昼夜逆転の生活となる点に注意が必要です。

また、場合によっては、ホテル業界のように21時から翌朝8時の範囲で勤務時間を設定しているケースも多く、1回の勤務で労働時間が16時間（最低2時間の休憩時間を含む）になる恐れがあります。

2交代制

2交代制とは、医療機関や工場、ホテルなど24時間体制で稼働している職場で代表的な夜勤シフトです。日勤と夜勤を12時間ずつ区切る、あるいは日勤8時間、夜勤16時間のように勤務時間に差をつけるシフトなどさまざまな種類があります。

従業員の休日が多くなり、プライベートを確保しやすい一方で、1勤務あたりの労働時間が8〜16時間と長くなりやすいのがデメリットです。体力に自信がある従業員でないと、少々負担に感じるかもしれません。

3交代制

3交代制とは、24時間を3つに区切って8時間ごとにローテーションしながら働く方法です。

たとえば、月曜日は早番、火曜日は中番、水曜日は遅番といった働き方があげられます。勤務時間が1回当たり約8時間に収まるため、従業員の業務負荷が少なく仕事に集中しやすくなるでしょう。一方で、シフトが3パターンもあるので、従業員が生活リズムを整えるのに苦労する点が懸念材料です。

シフト作成が複雑

夜勤シフトの作成は、通常の日勤シフトよりも複雑です。特に注意が必要なのは、夜勤明けの日の扱い方です。

夜勤明けの日の扱い方

夜勤明けで朝に退勤した従業員をそのまま休日扱いにしたいと考えるかもしれません。しかし、原則夜勤明けの日は休日扱いにはなりません。

法律上、休日は労働契約において労働義務のない日と定義されています。法定休日は通常、午前0時から午後12時までの24時間を指します。しかし、夜勤の場合、既にこの時間帯に労働しているため、原則として夜勤明けの日を休日扱いにすることはできないのです。

ただし、3交代制勤務の場合は例外があります。この勤務形態では、夜勤明けから連続した24時間を休日として扱うことが可能です。たとえば、朝6時まで夜勤をした場合、退勤時刻の6時から翌日の朝6時までが休日扱いとなります。

夜勤明けの場合は日勤シフトで勤務可能

法的な観点からいえば、夜勤明けに日勤のシフトを組むことは禁止されていません。

たとえば、火曜日の午後10時から水曜日の午前8時まで夜勤を行った従業員に、短時間の休憩後、同じ水曜日の午前11時から午後8時まで日勤させることは法律上可能です。この取り扱いが許容される主な理由は、夜勤と日勤が異なる勤務日にカウントされるためです。火曜日の夜勤と水曜日の日勤は、法律上別の勤務日として扱われます。

しかし、わずか数時間の休息時間を挟んだあとに再び働くことは、従業員に過度の身体的・精神的負担をかける恐れがある点に注意が必要です。

日勤明けの場合は夜勤シフトで勤務可能

法律上、日勤明けに夜勤シフトを入れても問題はありません。

ただし、日勤も夜勤も同じ日に働いているとみなされるので、労働時間が8時間を超えた分については割増賃金を支払わなければなりません。上のケースでは、日勤で8時間（休憩1時間）労働しているため、夜勤で働いた時間の給与は通常の1.25倍以上の賃金を支払う必要があります。

夜勤シフトは最長12日まで

夜勤シフトの連続日数には法的な上限はありませんが、法定休日の規定により実質的に最長12日間となります。

しかし、夜勤の身体的・精神的負担を考慮すると、12日連続の夜勤シフトは非現実的で危険だといえるでしょう。従業員の健康被害や安全配慮義務違反のリスク、さらには離職率の上昇につながる恐れがあります。

連続日数はなるべく期間を短くする、十分な休息期間を設けるなど、従業員の健康と安全を重視したシフト設計が重要です。

法令遵守したシフト作成が必要

夜勤シフトの作成には、労働基準法をはじめとする各種法令の遵守が求められます。労働時間の上限、休息時間の確保、深夜労働の割増賃金など、遵守すべき事項は多岐にわたります。これらの法令を正確に理解し、遵守したシフト作成を行うことを心掛けましょう。

従業員の健康を考慮したシフト作成が求められる

夜勤は従業員の健康に大きな影響を与える可能性があります。睡眠リズムの乱れや疲労の蓄積、メンタルヘルスの問題など、さまざまなリスクが存在するでしょう。

これらのリスクを最小限に抑えるため、適切な休息期間の設定、連続夜勤の制限、定期的な健康チェックなど、従業員の健康を最優先に考えたシフト作成が求められます。

人材確保や人員配置が難しい

夜勤シフトを組む上で、十分な人材の確保と適切な人員配置は大きな課題です。特に、資格や専門性が必要な職種では、夜間帯に必要な人員を確保することが困難なこともあるでしょう。

また、突然の欠勤や急な業務増加に対応するための余裕を持った人員配置を心掛ける必要があり、シフト作成をより複雑にします。

適切な夜勤シフト作成を行うためのポイント

夜勤シフトを手作業で作成しようとすると、負担が大きくなります。ここからは、夜勤シフトの作成を効率化する方法を見ていきましょう。

正しい手順で作成する

適切な夜勤シフトにするためには、正しい手順で作成を行う必要があります。まず、従業員をいくつかのチームに分け、チームごとにローテーションを組んでいきます。その際、営業日ごとどのローテーションが適しているのかを見極めたうえで、作成していくのがポイントです。

従業員のマルチタスク化をすすめる

複数の業務を任せられる従業員が増えれば、夜勤のシフトが組みやすくなります。一日の中でも人手が足りない時間帯が発生することがあります。

このような状況では、他の業務に従事しているスタッフがヘルプに入ると効果的です。この方法を採用すれば、より少ない人数で業務を回すことが可能となり、結果的に人件費の削減にもつながります。

さらに、従業員のマルチタスク化を進めることも重要です。マルチタスク化により、従業員同士がフォローし合えるようになります。これは従業員の満足度向上につながるでしょう。

夜勤対応のタイムレコーダーを使用する   

タイムレコーダーを選ぶ際は、夜勤対応のものを検討することをおすすめします。その理由として、夜勤非対応のタイムレコーダーの場合、夜勤で日付をまたぐと翌日の勤務に切り変わってしまうので使い勝手があまりよくないためです。

夜勤対応のものでタイムレコーダーを使用すれば、労働時間の管理がしやすく割増賃金の計算業務もスムーズです。

夜勤シフト作成できるアプリやシステムを導入する

夜勤シフト作成に特化したアプリやシステムであれば、2交代制や3交代制など複雑なシフトの作成にも対応しています。完成したシフトはアプリから共有できるほか、自動作成機能があるシステムであれば、公平性を担保したシフト作りが可能です。

また、複数の店舗を持っている会社では、システムやアプリから簡単に他店舗へのヘルプ募集も行えます。

夜勤シフトを作成する際の注意点

夜勤シフトを作成する際は、以下の6つの点に注意が必要です。

日勤と夜勤のバランスを考える   

シフトを作成する際、日勤と夜勤のバランスを考慮することが欠かせません。夜勤だけ続くシフトや夜勤後に日勤を行うシフトが多い場合は、十分に休息が取れないため避けたほうがよいでしょう。必ず健康面を考慮したシフト作りを心がけることが大切です。

適切な人員を配置する 

従業員に大きな負担をかけないためにも、スキルや経験のバランスが取れた人員配置をする必要があります。一方で、余剰人員が発生してしまうと、支払う人件費が高騰してしまうため注意が必要です。

基本的にどの時間帯であっても、最低一人は経験豊富な人や責任者がいるようなシフトを組むことを心がけましょう。

所定労働時間を超えていないかどうか確認する      

連続勤務時には所定労働時間を超過するリスクがあるため、Excelを使用するなどして、労働時間合計を自動計算する関数を設定すると便利です。

労働時間を視覚化し、超過時に警告を出すシフト作成ツールを活用すれば、従業員の健康に配慮したシフト管理が容易になります。

従業員とのコミュニケーションをとる         

効果的な夜勤シフトの作成には、従業員とのコミュニケーションを疎かにしないことが大切です。個々の従業員の希望や事情を把握し、可能な限りそれらを反映させることで、従業員の満足度はもちろん、業務に対するモチベーションを高めることができます。

定期的な面談や意見交換の機会を設け、シフトに関する課題や改善点を積極的に聞き取るようにしましょう。

従業員の休日確保に努める      

従業員の適切な休息を確保する夜勤シフト作成が重要です。法定の週1日休日を守るだけでなく、長期連続勤務や夜勤明けの日勤を最小限に抑えるよう配慮しましょう。

十分な休息は従業員の集中力と業務品質を維持し、顧客満足度の向上にもつながります。従業員が休暇を取りやすく、過度な負担がかからないシフト作成を心がけることで、従業員の健康維持と業務効率の向上の両立が可能となるでしょう。

従業員の健康管理をサポートする

夜勤による健康への影響を最小限に抑えるため、企業側からの積極的なサポートが重要です。

定期的な健康診断の実施、睡眠や栄養に関する健康教育の提供、メンタルヘルスケアの体制整備など、総合的な健康管理プログラムを導入することで、従業員が安心して長く働けるような職場作りを心掛けましょう。

夜勤シフトの作成を助けるアプリ・システム

夜勤シフトの作成を効率化し、最適化するためのアプリやシステムが数多く開発されています。ここでは、特に有用な10個のツールをご紹介します。それぞれの特徴を理解し、自社の状況に最適なものを選択することで、シフト作成の悩みを大幅に解消できるでしょう。

はたLuck     

「はたLuck」は、チェーン店や多店舗展開している企業に特に適しているシフト管理システムです。シフト希望の提出から調整、確定までをアプリ内で完結できるほか、ヘルプの募集・応募が容易に行えます。シフト管理ツールを初めて導入する場合でも、サポート体制が充実しているため安心して利用ができるでしょう。

シフト表 Lite  

シフト表Liteは、自動的にシフトを作成してくれるスマホアプリです。スタッフごとにスキルや勤務可能な日数・曜日などのシフトパターンを登録しておくと、ボタンひとつでシフトが自動的に作成されます。

アプリ独自のアルゴリズムが組まれており、出勤回数などを平等にしたうえで、公平なシフトになるよう作られます。スマホひとつでシフト表の作成ができ、初めて利用する人でも簡単に利用可能なアプリです。

らくしふ     

らくしふは、チャットツールを活用したシフト管理システムです。チャットツール上でシフト回収ができるほか、シフト提出依頼の連絡や未提出者への催促などを自動で行えます。

さらに、人数や人件費を設定することで、適正なシフトを作成することが可能です。人件費を削減しやすいモデルシフト機能もあります。

Shiftmation    

Shiftmationは、人工知能でシフト表を自動作成できるシステムです。シフトの自動作成後には過不足をグラフや数字で表示されるので、簡単に修正できます。また、月間勤務シフトの自動作成結果をもとに休憩や当番業務などのタスクも自動で割り当てられます。

プランは3種類あり、スタンダードプランやプレミアムプランを選ぶと、スタッフへのメール配信や外部カレンダーとの連携も利用可能です。さらにチャットサポートもあるので困った時はすぐに問い合わせることができます。

シフトボード   

シフトボードは、アルバイトやパートの方が自身のシフト管理・給料計算を行えるスマートフォンアプリです。シンプルな機能と使いやすいアプリ設計が特徴で、カレンダーにシフトの予定を入れれば自動で簡単に給料の計算が行えます。

R-Shift        

R-Shift（アールシフト）は、小売業・サービス業に向いているシフト管理システムです。R-Shiftでは、さまざまな条件に合わせたシフトをAIで自動作成できます。スタッフのスキルや経験年数を踏まえた作業割り当てとなるので、生産性の向上も期待できます。

他店舗の不足人員や余剰人員を確認でき、店舗間でのヘルプ調整もしやすくなっています。

Optamo

Optamoは、最適化したアルゴリズムを用いて、AIがシフトを自動作成するクラウドサービスです。複数の条件に合うような従業員の組み合わせを、AIが提案してくれます。

登録できる内容は、スキルやポジションだけでなく、休暇の希望日や勤務条件など、さまざまです。ヘルプ機能による人材配置やスキルにもとづいたシフトの最適化ができ、多くの業界に対応できるAIシフト作成ツールといえます。

シフオプ       

シフオプは、株式会社リクルートが運営するシフト管理システムです。モデルシフト表示や労務アラート機能、人件費管理機能などがあります。

人数の過不足を現場ごとにリアルタイムで把握できるほか、自店舗や多店舗からヘルプを募集できる点が特徴です。さらに、簡単な操作により、システム上でスタッフとやり取りすることが可能です。

SHIFTEE      

SHIFTEEは、株式会社システムサポートが提供しているクラウド型のシフト管理システムです。シフト希望の収集やシフト作成、労働警告機能、人件費計算機能などがあります。

さらに、LINE＠や勤怠管理システムと連携できたり、AIによるシフト自動作成が行えたりする点も特徴です。

Airシフト

Airシフトは、株式会社リクルートによって提供されているシフト管理システムです。主に小売業や飲食店といったサービス業で活用されています。

スタッフ専用アプリ「シフトボード」と連携すると、スタッフが提出したシフト希望をツールに反映でき、転記の手間を省けます。シフトの作成・共有といった機能のほか、単発バイトの募集を行える機能もあります。

夜勤シフトの作成なら「はたLuck」

「はたLuck」では、売上や客数などにあわせたシフト調整や、適正シフトに基づいたシフト作成が可能です。

シフトの回収・調整・共有まではアプリ内で完結      

「はたLuck」では、従業員へのシフト提出の依頼から収集まで、アプリ上で行えます。

収集後の希望シフトのデータは自動的にアプリへ取り込まれるため、手で入力を行う必要はありません。そのままツール上でシフトを作成し、従業員へ共有できます。

複雑な夜勤シフトを効率的に作成できる

「はたLuck」の「夜勤対応」機能を使うと、複雑な夜勤シフトを効率的に作ることが可能です。

従業員が夜勤明けになる場合は、申請期間画面や日別画面に「夜勤明け」と表示されるほか、夜勤明けの日にシフト登録される場合も「夜勤明け」が赤字で表示されます。また、「夜勤明け」と同日のシフト登録を禁止する設定も可能です。

こうした設定により、確認の手間やミスが軽減され、夜勤シフト作成にかかる時間を短縮できます。

適正シフトに基づいたシフト作成ができる   

「はたLuck」には「適正シフト機能」があります。店舗別や曜日別に必要な人数を登録しておくことで、適切に人員を配置できる機能です。

ツールに表示される適正シフトにあわせて従業員を配置することで、シフト作成にかかる労力や時間を減らすことができます。人件費の最適化にもつながるため、効率化とコスト削減の両方が実現可能です。

最適な人員配置をサポート       

「はたLuck」にある予算連動マスターを活用すれば、売上や客数に応じた必要な人員のみを配置できるようになります。

人員の不足が把握できるだけでなく、余剰に人員を配置して採用コストが高くなるリスクも減らせるでしょう。

勤務条件にあわせた労務アラートを表示   

「はたLuck」には「労務アラート機能」があるので、休日や所定労働時間といった労働基準法に違反するシフトを組んだ際に、警告をしてくれます。

また、外国人留学生や社会保険未加入者など向けに個別にアラートを設定して、管理できます。シフト作成業務の負担を軽減しながら、従業員の働き過ぎを防止することが可能です。

ヘルプ募集もアプリ上でできる

「はたLuck」には「ヘルプ募集機能」があり、アプリ上でヘルプの募集や応募が行えます。勤務日数を増やしたい従業員と、人員を募集したい店舗側をマッチングする機能です。

これにより、従業員の急な欠勤などにも対応しやすくなります。さらに特定の店舗のみにヘルプスタッフの募集をかけることもできます。

初めてヘルプに入る従業員が戸惑わないよう、アプリ上で事前に情報を共有できる点も便利です。

夜勤シフトの作成にはアプリやシステムを活用しよう

夜勤シフトの作成は、多くの企業や組織にとって大きな課題ですが、適切なアプリやシステムを活用することで、その負担を大幅に軽減できます。本記事で紹介したツールは、それぞれに特徴があり、業種や規模、ニーズに応じて最適なものを選択するようにしましょう。

また、ツールの導入だけで終わらせるのでなく、従業員の健康管理や業務効率の向上など、総合的な視点からの夜勤管理が重要です。アプリやシステムは、あくまでも効果的な夜勤シフト管理を支援するツールであり、最終的な判断や調整は私たち人間が行う必要があります。

今回記事でお伝えしたことを踏まえた上で、効率的で従業員に優しい夜勤シフト管理を実現しましょう。そうすることで従業員の満足度向上と業務効率の改善、そして組織全体の生産性向上につながるはずです。

はたLuck シフト管理機能概要資料

シンプルで使いやすいUIで、シフト申請・調整・確定・確認の全ての業務が管理可能です。他にも売上予測に基づいた適正シフトや近隣店舗と人材シェアが可能なヘルプ募集機能など豊富な機能をご用意しています。

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あらゆる業種で24時間体制のサービスが求められる時代になり、効率的なシフト管理は企業および店舗経営における重要な課題のひとつとなっています。24時間体制のシフト作成はスタッフの適正な人員配置や労働時間の管理など、さまざまな事情を考慮しなければならないため、作成に負担を感じている人も多いのではないでしょうか。

そこで、この記事では24時間体制のシフト作成を効率化させるポイントと、おすすめのツールについて解説します。

24時間体制のシフト作成の重要性

24時間体制のサービスを展開している店舗や企業において、シフト作成が重要な理由について解説します。

24時間体制のシフト作成の必要性

近年、コンビニエンスストアや飲食店だけでなく、多くの業界で24時間体制の店舗が増えつつあります。顧客のニーズに応えるためにも、企業はシフト勤務体制の整備が不可欠となっています。適切なシフト管理は業務の効率化やコストの最適化、そしてスタッフの満足度向上にもつながるため、重要な経営課題のひとつといえるでしょう。

24時間体制のシフトの種類

24時間体制でシフト作成する場合は、以下の2種類に大別されます。

• 二交代制
• 三交代制

このうち、二交代制とは24時間を2つに分け、シフトを作成します。1日を2分割すると12時間となりますが、そのうちの8時間を勤務時間に充てることになります。早番と遅番、日勤と夜勤などと呼ばれ、日勤が午前8時から午後17時、夜勤を午後20時から午前5時までと設定しているケースがほとんどです。

一方で、三交代制は24時間を3つに分けてシフトを作成します。具体的には、早番が午前6時から午後2時、中番が午後2時から午後10時、遅番が午後10時から午前6時といったように、8時間ごとの3シフトで区切ります。ただし、ここに別途休憩時間が含まれるため、実際はもう少し拘束時間が長くなると考えましょう。

一般的なシフト作成よりも複雑ですが、24時間業務やサービスを滞りなくすすめられるようにさまざまな点を考慮してシフト作成を行う必要があります。

適切なシフト作成によるメリット

24時間体制に限らず、適切なシフトを作成することで、店舗や企業に下記のようなメリットをもたらします。

スタッフ満足度の向上

適切なシフトを作成することで、スタッフの労働時間と休憩時間のバランスが取れるほか、過重労働の防止にもつながります。スタッフのワークライフバランスが保たれるのはもちろん、モチベーションの維持や生産性向上も期待できます。また、勤務時間をきちんと見える化することで、スタッフも私生活の予定を立てやすくなります。

人件費の削減

適切なシフトを作成することで、必要最小限の人員配置が可能になります。無駄な人件費の支出を抑えることができるほか、残業代の削減も期待できます。

サービス品質の向上

シフトの作成によって人材の適正配置が可能になれば、需要の高い時間に十分な人員を置くことでサービス品質の向上が期待できます。勤務時間が明確化されることで、スタッフにかかる負担が少なくなるため、サービスの品質低下を防ぐこともできるでしょう。

法令遵守

シフト作成時は労働基準法など関連法令を遵守することが求められます。適切にシフトを管理することで、法令違反のリスクを回避できます。

24時間体制のシフト作成における課題

24時間体制のシフト作成は、店舗や企業にとって非常に重要な経営課題のひとつですが、同時にいくつかの課題も存在します。

人員配置の難しさ

24時間体制では時間帯ごとの業務内容やニーズに対応し、適切な人員を配置しなければなりません。一方で、需要予測と人員配置のバランスを取ることは容易ではなく、スタッフの有給休暇やシフト変更要望等があれば、さらに人員配置の難易度は上がるでしょう。

労働時間管理の複雑さ

シフト作成時は労働時間や深夜労働などに注意が必要です。特に24時間体制でシフト作成する場合は、残業時間、休憩時間、連続勤務時間など、さまざまな要素を考慮する必要があり、管理が複雑になる傾向にあります。

万が一に備えるためにも、シフトの作成段階でリスクを検知できるシフト作成ツールを活用するのもひとつの手です。

コミュニケーション不足によるトラブル

24時間体制のシフト勤務では、スタッフ間のコミュニケーションが不足しがちです。引き継ぎ作業のミスや情報の伝達漏れが発生し、業務に支障をきたしてしまうケースも少なくありません。

シフト間の連携不足は、サービス品質の低下にもつながるため、24時間体制のシフトの中でいかに、コミュニケーション不足が起こらないような環境を整えるかがひとつの課題だといえるでしょう。

シフト作成ツール選びの難しさ

効率的なシフト作成には、自社や自店舗の状況に合ったシフト作成ツールの活用が必要不可欠です。

しかし、昨今では数多くのシフト作成ツールがあり、その中からニーズに見合った商品を選定することはもちろん、多様な機能の中から自社に必要なものだけを見つけ出すことは非常に難しいでしょう。

ほかにも、導入コストや操作性、カスタマイズ性など、さまざまな要素を検討する必要があります。

24時間体制のシフト作成の効率化のポイント

24時間体制のシフトを作成する際は、いくつかのポイントに留意することで効率化を図ることができます。

シフト作成のルールを明確にする

シフトをスケジュール通りに作成するためには、スタッフに指定期日までに希望を提出してもらわなければなりません。シフト希望の集約が遅れれば遅れるほど、シフト作成時間が逼迫してしまいます。そのため、シフト作成のルールを明確にし、スタッフ全員に希望提出の期日を厳守してもらうことが大切です。

また、シフトに関して「月2日は土日祝日に休みが取れる」「希望休は月に3回まで」などと明確なルールを決めるほか、提出が遅れたスタッフに対するペナルティについても定めておくようにしましょう。公平なシフト制作はスタッフの満足度向上につながります。

シフト作成ツールを活用する

従来のシフト作成方法を見直し、シフト作成ツールの活用を検討するのも一つの手です。エクセルなどの表計算ソフトでは限界があるほか、店長の人力に頼ったシフト管理および調整は非常に大きな負担がかかってしまいます。シフト作成ツールを活用することで一部を自動化できるほか、より簡単でスピーディーに適切なシフト作成を行えるようになります。

また、シフト作成ツールを選ぶ際は操作性がよいものを選ぶことが大切です。たとえどんなに機能が充実していたとしても、使いこなせなければ意味がありません。直感的に操作できるツールを選ぶことで定着もスムーズに進むほか、導入してすぐにシフト表作成に取りかかれるでしょう。

スタッフの希望を反映する

それぞれのスタッフには家庭や学校など、それぞれのプライベートがあり、そこに割く時間も個々によって異なります。シフトを作成する前に各スタッフの事情をヒアリングし、なるべくスタッフの希望を反映したシフト作成を心がけることが大切です。

また、ヒアリングを行う中で、個別の事情がきちんと把握できれば、急な欠員が生じてシフト調整が必要になった際でも、誰にヘルプを頼めばよいかすぐにわかるでしょう。

柔軟なシフト作成を行う

あまりにタイトなシフトを作成してしまうと、欠員が生じた際にそれぞれのスタッフにかかる負担が大きくなってしまいます。店舗として利用者に対するサービス品質の低下につながることはもちろん、スタッフの労働環境が悪化してしまう可能性もあります。

タイトなシフトが原因で人員不足時の対応がとれず、焦りや不注意からトラブルを招いてしまっては本末転倒です。シフト作成時は柔軟なシフト作成を心がけ、人員に余裕を持たせることが大切です。

コミュニケーションを密にする

シフト作成を効率化させる上で、スタッフと良好な関係性を構築し、細かいプライベートの事情把握などを行うことは非常に重要です。スタッフのスキルやプライベート事情を理解した上でシフトが作成できるようになるほか、欠員が出た際も柔軟な対応が取りやすいでしょう。両者の関係性が良好であれば、「店長の頼みなら」とスタッフがヘルプとしてシフトに入ってくれる可能性も高まります。

また、良好な関係性を築くことはシフト作成時だけでなく、職場の雰囲気をよくするほか、スタッフの離職率低下にもつながるでしょう。

24時間体制のシフト作成におけるトラブル回避のコツ

24時間体制のシフト作成では、さまざまなトラブルが発生する恐れがあります。しかし、いくつかのコツを押さえることで、トラブルを未然に防ぐことができる可能性が高まります。

法令遵守を徹底する

シフトの作成にあたり、労働基準法をはじめとした関連法令の遵守は必須です。時間外労働の制限、休憩時間の確保、連続勤務時間の上限設定など、法令に沿ったシフト作成を徹底しましょう。法令違反は重大なリスクにつながります。

労働時間の管理を徹底する

適切な労働時間の管理は法令遵守につながることはもちろん、スタッフの健康と生産性の維持にも欠かせません。シフト作成時に総労働時間を把握し、繁忙期などで残業が生じる可能性がある場合は事前に休憩時間を多く設けるなど対策しましょう。残業時間の記録と管理もきちんと行うことが大切です。

休憩時間を確保する

実働6時間以上の場合は最低45分、実働8時間以上の場合は最低1時間の休憩が必要です。法定の休憩時間を十分に確保するとともに、スタッフの体調にも配慮した柔軟な対応が必要です。きちんと休憩時間が確保できているか確認することはもちろん、労働時間の合間に休憩が取れているかどうかタイミングにも気を配りましょう。

欠員対策をしておく

急な欠勤や不測の事態に備え、ヘルプができそうなスタッフを複数名把握しておくようにしましょう。万が一欠員が出た際にもヘルプを頼むことで、他のスタッフに余計な負担がかからないほか、人員不足によるサービスの質の低下も防げます。適切な欠員対策を講じることは、トラブル回避につながるといえるでしょう。

シフト変更を最小限に抑える

一旦決まったシフトを頻繁に変更すると、スタッフのストレスを高めてしまい、業務に影響が出る恐れがあります。シフト変更は最小限に抑え、やむを得ない場合のみ、スタッフの同意を得た上で行うことを徹底しましょう。

これらのコツを意識しながら、きめ細かいシフト管理を行うことで、24時間体制におけるトラブルのリスクを低減できます。

24時間体制のシフトを効率的に作成するなら「はたLuck」がおすすめ

24時間体制のシフトを効率的に作成するなら、「はたLuck」がおすすめです。「はたLuck」なら、シフト希望の提出はもちろん、シフトの作成から周知、管理まで1つのアプリケーション上で完結させることができます。

はたLuck シフト管理機能概要資料

シンプルで使いやすいUIで、シフト申請・調整・確定・確認の全ての業務が管理可能です。他にも売上予測に基づいた適正シフトや近隣店舗と人材シェアが可能なヘルプ募集機能など豊富な機能をご用意しています。

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従業員の健康に配慮したシフトの作成も簡単に

夜勤シフトの作成には、「はたLuck」の「夜勤対応」機能が便利です。

「夜勤対応」機能を使うと、夜勤明けになる従業員の申請期間画面や日別画面上に「夜勤明け」と表示されます。夜勤明けの日にシフト登録される場合も「夜勤明け」が赤字表示されるため、連勤が続きすぎないよう配慮しやすくなります。

また、連勤を防止したい場合は「夜勤明け」と同日のシフト登録の禁止を設定することも可能です。これらの設定により、従業員の健康状態や法律上の規定に配慮したシフトを組みやすくなります。

最適な人員配置をサポート

「はたLuck」には最適な人員配置をサポートするために「適正シフト機能」が備わっています。適正シフト機能とは店舗別、曜日別に必要となるリソースをポジション（役割）別に設定し、人員の適正配置が効率よく行えるように手助けしてくれる機能のことです。

表示される適正シフトに合わせて人員を配置すればいいため、シフト作成に係る時間と労力を削減できるほか、人件費の最適化にもつながります。

定期シフト機能で入力を効率化できる

スタッフが固定のシフトで働いている、休みの曜日が決まっているといった場合、「はたLuck」の「適正シフト機能」が役立ちます。「定期シフト機能」では決まったシフトで働いているスタッフをあらかじめ登録することができるため、いちいち休みかどうかの確認をする必要がありません。

また、スタッフ本人が自身の事情に合わせて、一度設定した定期シフトを個別に修正することも可能です。たとえば、毎週固定している勤務時間帯を翌週だけ変則的に変更するといった調整もできます。

勤務条件にあわせた労務アラートを表示する

「はたLuck」には勤務条件に応じて労務アラートを表示する「カスタムアラート機能」が搭載されています。スタッフの働き過ぎを防止できることはもちろん、個別の契約内容に基づいたシフトの作成も容易です。

また、労務アラートは複数設定できるほか、スタッフの勤務条件も自由にカスタマイズできます。法律遵守はもちろん、働きやすい職場環境を整える上で、非常に役立つ機能です。

ヘルプ募集機能を活用したヘルプ調整も可能

「はたLuck」の「ヘルプ募集機能」があれば、シフトが埋まらなかったときやスタッフの欠勤が生じた際でも安心です。ヘルプ募集機能は「働きたい」というスタッフの意思と、「働いてほしい」といった店舗側の要望をマッチさせることを目的としており、万が一の際には店舗を指定してヘルプスタッフを募集することができます。

スタッフはアプリ上から簡単に応募できるほか、はじめてヘルプに駆けつける場合でも困ることのないよう、事前の情報提供やマニュアル共有も可能です。ヘルプに駆けつけるスタッフが安心して応募できる環境を作ることで、常に安定した店舗経営ができるでしょう。

24時間体制のシフトを適切に作成しよう

24時間体制のシフトは2交代制と3交代制の2種類があり、日勤のみのシフトに比べるとシフトの作成作業が非常に複雑です。また、シフトの複雑化によって、管理の目が行き届かず、長時間労働を強いられるスタッフが出てしまう恐れもあるでしょう。仮にコンプライアンスに違反するようなことがあれば、店舗の信用は大きく失墜してしまいます。

そこで、24時間体制のシフトを効率よく作成したい場合はシフト作成ツールの導入をおすすめします。「はたLuck」なら、売上や客数に応じたシフトを作成できるほか、アプリ上で従業員へシフトを共有することができます。シフト作成業務を少しでも効率化したいと考えているなら、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

夜勤シフトは、日勤のみのシフトよりもシフト作成方法が複雑になります。そのため、夜勤のシフトを効率的に作成するための方法を知りたい人もいるのではないでしょうか。

この記事では、夜勤シフトを効率よく作成する方法、シフトを組む際のルールなどについて解説します。夜勤シフトを効率良く作成したい人は、ぜひ参考にしてみてください。

夜勤のシフトには3つの種類がある

夜勤のシフトには、夜勤専属、2交代制、3交代制の3種類があります。それぞれの特徴やメリット・デメリットについて詳しく見ていきましょう。

夜勤専属

夜勤専属とは、夜勤以外の時間帯を担当しない勤務時間が固定されている働き方のことです。つまり、夜勤専属の従業員が日勤や早番で働くことはありません。一例を挙げると、夜の8時〜翌朝の5時まで働くようなシフトです。

夜勤専属のメリット・デメリット

夜勤専属のメリットは、従業員の生活リズムを整えやすい点です。基本的に夕方から早朝のいずれかの時間が勤務時間となるため、他の時間帯も働かなければならない2交代制や3交代制よりも生活リズムが崩れにくいでしょう。朝から昼に就寝することにストレスを感じない従業員にとっては、問題ない働き方といえます。

ただし、夜10時〜朝5時の勤務時間には通常の賃金の1.25倍の割増賃金が発生するため、日勤よりも給与が高くなります。また、基本的に同じ時間に働くため、シフトを組む管理者の負担も大きくありません。

一方で、昼夜逆転の生活となるため、従業員が家族と過ごす時間は確実に減ります。日中働いている友人と都合を合わせるのも簡単ではありません。また、ホテル業界のように、21時〜翌朝8時の範囲で勤務時間を設定している業界も少なくなく、業種によっては1回の勤務で労働時間が16時間（最低2時間の休憩時間を含む）になるケースもあるので注意が必要です。

2交代制

2交代制とは、医療機関や工場、ホテルなど24時間体制で稼働している職場で代表的な夜勤シフトです。日勤と夜勤を12時間ずつ区切る、あるいは日勤8時間、夜勤16時間のように勤務時間に差をつけるシフトなどさまざまな種類があります。例えば、日勤を8時〜17時、夜勤を20時〜翌朝5時としているようなケースです。

2交代制のメリット・デメリット

2交代制のメリットは、従業員の休日が多くなることです。その理由は、従業員の健康面に配慮して、夜勤明けの当日と翌日を休みにする企業が多いからです。次の出勤日までの時間が長くなるため、プライベートな時間を取りやすい働き方といえるでしょう。

また、夜勤は深夜労働手当に加えて、日勤の人と交代するまでの時間的な空白を残業で調整するため、残業代も支払われます。よって、1勤務あたりの給与は高くなります。

管理者にとっても、日勤か夜勤のいずれかを選択すれば良いので、シフトを組みやすくなります。

一方でデメリットは、1勤務当たりの労働時間が8時間〜16時間と長くなりやすいことです。例えば12時間勤務の場合、一般的に休憩1時間、休息30分、時間外労働が2時間30分といった働き方になるので、体力に自信がある従業員でないと働きにくいでしょう。

3交代制

3交代制とは、24時間を3つに区切って8時間ごとにローテーションしながら働く方法です。例えば、月曜日は早番、火曜日は中番、水曜日は遅番といった働き方です。

例えば、ホテル業界では2交代制が一般的ですが、従業員の数・客室が多いホテルでは、早番＝7時～16時、遅番＝13時～22時、ナイト＝22時〜翌朝9時の3交代制を導入している会社もあります。

3交代制のメリット・デメリット

3交代制の場合、勤務時間が1回当たり約8時間に収まるため、従業員の業務負荷が少なく仕事に集中しやすくなります。

一方で、シフトが3パターンもあるので、従業員が生活リズムを整えるのに苦労するでしょう。また、夜勤明けはそのまま休日になるケースが多いため、他の種類よりも休日は少なくなる点も要注意です。

夜勤シフトを組む際の注意点

夜勤は従業員の業務負荷が高くなるので、いくつか適用される法律があります。夜勤シフトを組む際に押さえておくべき注意点について見ていきましょう。

夜勤明けの日は休日扱いにならない

夜勤明けで朝に退勤した従業員をそのまま休日扱いにしたいと考える人もいるでしょう。しかし、原則夜勤明けの日は休日扱いにはなりません。

なぜなら、法律上、休日とは労働契約において労働義務がない日とされているからです。

法定休日は、午前0時〜午後12時までを指しますが、夜勤をした時点で既に働いています。例えば、火曜日の午後11時から水曜日の朝6時まで働いて、次の出勤日が木曜日の9時の場合でも、休日にはなりません。

ただし、3交代制勤務の場合は、例外的に夜勤明けから連続した24時間を休日として扱うことができます。よって、朝6時まで働いた場合は、退勤時間から翌日の朝6時までが休日扱いになります。

夜勤明けの場合は日勤シフトで勤務できる

法律上、夜勤明けに日勤のシフトを入れても問題ありません。よって、火曜日の午後10時から水曜日の午前8時に働いてもらった従業員に休憩を挟んで午前11時〜午後8時まで働かせることも可能です。

夜勤明けに日勤が可能な理由は、夜勤が火曜日、日勤が水曜日というように勤務日が分かれているためです。とはいえ、従業員の立場で考えると、たった数時間の休息時間だけですぐに働くと負担が大きくなります。従業員の健康面を考えると、推奨するシフトの組み方とは言えないでしょう。

日勤明けの場合は夜勤シフトで勤務できる

法律上、日勤明けに夜勤シフトを入れても問題はありません。したがって、以下のようなシフトを組むことも可能です。

ただし、日勤も夜勤も同じ日に働いているとみなされるので、労働時間が8時間を超えた分については割増賃金を支払わなければなりません。上のケースでは、日勤で8時間（休憩1時間）労働しているため、夜勤で働いた時間の給与は通常の1.25倍以上の賃金を支払う必要があります。

夜勤シフトは最長12日まで

夜勤シフトは、連続でも最長12日までしか設定できません。

法律では夜勤シフトの上限が設けられているわけではないですが、法定休日については週に1日もしくは4週間に4日以上与える必要があります。よって、1週目の日曜日を休みにした場合は翌週の金曜日まで12日連続で夜勤のシフトを入れることが可能です。

しかし、日勤よりも負担が大きい夜勤を12日連続で入れるのは現実的ではありません。

従業員が体調を崩した場合、安全配慮義務違反として罰則を受ける可能性があるので注意が必要です。そのような働き方を強いてしまうと、離職率の増加につながりかねません。

夜勤シフトを作成する手順

深夜も稼働しているコンビニやホテルのシフトは、日勤しかない会社よりもシフトの作成が複雑になります。ここからは、夜勤シフトを作成する手順を紹介します。

全スタッフを複数チームに分ける

最初に全スタッフを複数のチームに分けましょう。

2交代制の場合は日勤のみ、夜勤のみ、どちらも可能など従業員の希望によってチームを分ける方法や全てのチームを均一の人数で分ける方法があります。

3交代制の場合は、早番、どの時間帯でも可能、遅番といったように分けましょう。

チームごとのローテーションを組む

次にチームごとのローテーションを組みます。

例えば、2交代制で3つのチームに10人ずつ分けた場合は、以下のようにローテーションを組みましょう。

3交代制の場合は、以下のようにローテーションを組みます。

なお、シフトを組む際は、一部のチームのみ勤務時間が長すぎたり土日休みが多くなったりするなど偏ったシフトを作ってはなりません。

営業日ごとにどのローテーションを採用するかを決める

最後に営業日ごとにどのローテーションを採用するかを決めます。

2交代制の場合を例に紹介すると、以下のように、日勤、夜勤、休日を繰り返す形でローテーションを決めましょう。

夜勤シフトを作成する際の注意点

ここでは実際に夜勤シフトを作成する際の注意点を解説します。夜勤シフトを初めて作成する場合は、ぜひ参考にしてください。

日勤と夜勤のバランスを考慮する

シフトを作成する際は、日勤と夜勤のバランスを考慮しましょう。

例えば、週4日働く場合に、夜勤だけ4日続くシフトでは、疲労が蓄積されやすくなります。夜勤後に日勤を行うシフトが多い場合も充分に休息が取れません。

また、ある特定の人だけが夜勤に多く入るようなシフト作りも、健康面を損なうリスクが高くなるので推奨できないシフトの組み方です。本人が夜勤を希望している場合でも、ときどき日勤を入れたり休日を増やたりなどして、健康面も考慮したシフトを作りましょう。

適切な人員を配置する

シフトを組む際には適切に人員を配置する必要があります。人員が不足していると、一人ひとりの従業員にかかる負担が大きくなります。逆に余剰人員が発生すると、支払う人件費が高騰することになるため要注意です。

さらに従業員のスキルや経験のバランスも考慮してシフトを組む必要があります。例えば、新人だけがシフトに入る時間を作ってしまうと、トラブルに対処できない可能性がありますし、不安を与えるかもしれません。特にホテル業界の夜勤業務では、お客さまからの内線の対応や設備の不具合、急な体調不良への対応などをしなければならないケースもあります。

どの時間帯であっても、最低一人は経験豊富な人や責任者がいるようなシフトを組むことを心がけましょう。

従業員の健康状態に気を配る

夜勤業務は、日勤よりも疲れやすいため、従業員の健康状態に配慮したシフトを作りましょう。

特に2交代制や3交代制で働く従業員は、毎日寝る時間が不規則になるので、睡眠障害に陥る危険性があります。従業員の負担を大きくしないために、夜勤の連続や長時間労働は避けるようにシフトを組みましょう。

また、体調を崩しがちな従業員がいる場合は、夜勤の回数を減らしたり、日勤での働き方を提案したりすることも重要です。

従業員の休日確保

従業員が休日を確保できるような夜勤シフトを作りましょう。1週間で1日の休日という法律を遵守していても、1週間を超えて連勤で働かせたり、夜勤明けに日勤で働いたりすることが増えないよう配慮が必要です。

休日を確保できなければ、労働の疲れが取れないため、集中して仕事に取り組むことができません。その結果、満足のいくサービスを顧客に提供できなくなり、お客様満足度が低下する原因にもなります。

ちなみに、ある調査によると、特にホテル業界は他の業界と比較すると、有給休暇の取得率が10％以上低いという結果があります。有給休暇も取りやすく、従業員に無理をさせるようなシフトの作成はしないようにしましょう。

連続勤務で所定労働時間を超えないよう注意する

連続勤務をしている従業員の場合、労働時間が所定労働時間を超えることがあります。シフトを組んでいるときには気づきにくいため、Excelの場合は所定労働時間の合計がわかるように関数を組みましょう。

また、従業員の労働時間を一目で把握できたり、労働時間を超えたりすると警告を表示するシフト作成ツールを利用すれば、従業員の健康に配慮したシフトを作りやすくなります。

夜勤シフト作成を効率化する方法

夜勤シフトを手作業で作成しようとすると、負担が大きくなります。ここからは、夜勤シフトの作成を効率化する方法を見ていきましょう。

夜勤対応のタイムレコーダーを使用する

タイムレコーダーは夜勤対応のものを使用しましょう。夜勤非対応のタイムレコーダーの場合、夜勤で日付をまたぐと翌日の勤務に切り変わるので不便です。

夜勤対応のタイムレコーダーであれば、労働時間の管理がしやすく割増賃金の計算業務もスムーズです。

従業員のマルチタスク化をすすめる

複数の業務を任せられる従業員が増えれば、夜勤のシフトが組みやすくなります。

例えば、ホテルの場合、チェックアウトのピークを迎えた際にフロント業務の従業員だけでは人手が足りなくなることがあります。他の業務スタッフもチェックアウト業務ができるようになれば、少ない人数で営業を回せるようになるので人件費を削減しやすくなるでしょう。

また、多くの業務を理解することで、従業員同士がフォローしあえるようになるため、従業員満足度が向上します。

実際に、陣屋グループの元湯陣屋では夜勤のスタッフが朝食準備もできるようにしたところ、朝食スタッフの出勤時間を遅くできるようになりました。負担の多い中抜け勤務も廃止したことで、拘束時間の短縮にも成功しています。

このように従業員のマルチタスク化は、従業員満足度の向上や定着率の改善につながることもあるのです。

勤怠管理システムを導入する

シフト作成と同時に勤怠管理システムの導入も検討しましょう。勤怠管理システムを導入すれば、従業員の出退勤の管理がしやすくなるだけでなく、勤怠記録から自動で給与を計算したり、日勤および夜勤を自動で判断したりすることも可能です。業務負担の軽減や労働時間・割増賃金の計算ミスも防止できるでしょう。

また、多くの勤怠管理システムでは、25％以上の割増賃金、夜勤明けの当日は休日を設定できないといった法律にも対処できる機能を実装しています。

シフト作成に特化したシステムやアプリを活用する

シフト作成に特化したシステムやアプリなら2交代制や3交代制など複雑なシフトの作成にも対応しています。

シフト表の作成だけでなく、以下のような機能により工数の大幅削減が可能です。

• 従業員の希望シフトを収集する必要がなくなる
• 完成したシフトをパソコンやスマホで共有できる
• シフトの更新や欠員募集なども手作業よりも簡単にできる

特に自動作成機能があるシステムなら、公平性を担保したシフトを作成しやすくなります。

また、複数の店舗を持っている会社では、他店舗へのヘルプ募集もシステムやアプリから簡単にできます。

夜勤シフトを作成するなら「はたLuck」がおすすめ

夜勤シフトを作成するならはたLuckの導入を検討してはいかがでしょうか。はたLuckをおすすめする理由を解説します。

はたLuck シフト管理機能概要資料

シンプルで使いやすいUIで、シフト申請・調整・確定・確認の全ての業務が管理可能です。他にも売上予測に基づいた適正シフトや近隣店舗と人材シェアが可能なヘルプ募集機能など豊富な機能をご用意しています。

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法令を遵守した夜勤シフトの作成が可能に

夜勤シフトを組む際は、夜勤明けの日は休日扱いにならないというルールを考慮したうえで、従業員の休日確保に努めなければなりません。

「はたLuck」の「夜勤対応」機能を使うと、従業員が夜勤明けになる場合は、画面上に「夜勤明け」と表示されます。これにより、法律で定められた週に1日もしくは4週間に4日以上の休日を確保したシフトを作成しやすくなります。

また、同日にシフト登録される場合は「夜勤明け」が赤字で表示されるため、夜勤明けの日勤や連勤など、従業員に負担がかかりやすいシフトを未然に防ぎやすくなります。なお、連勤自体を防止したい場合は「夜勤明け」と同日のシフト登録の禁止を設定することも可能です。

最適な人員配置をサポート

はたLuckにある予算連動マスターを活用すれば、売上や客数に応じた必要な人員のみを配置できるようになります。

人員の不足が把握できるだけでなく、余剰に人員を配置して採用コストが高くなるリスクも減らせるでしょう。

定期シフト機能で入力を効率化できる

はたLuckの定期シフト機能では、働く曜日や休日がいつも固定されている従業員のシフトを登録して入力を効率化できます。

毎月のシフト作成時には、働く日や休日が固定されていない従業員のシフトのみを調整していけばよいので、負担を減らせるでしょう。

勤務条件にあわせた労務アラートを表示する

はたLuckには労務アラート機能があるので、休日や所定労働時間といった労働基準法に違反するシフトを組んだ際に、警告をしてくれます。

また、外国人留学生や社会保険未加入者など向けに個別にアラートを設定して、管理できます。シフト作成業務の負担を軽減しながら、従業員の働き過ぎを防止することが可能です。

シフト管理ツールを導入して夜勤シフト作成を効率化しよう

夜勤は、夜勤専属、2交代制、3交代制の3種類があり、日勤のみのシフトに比べるとシフトを組むのが複雑です。

また、従業員の健康やライフスタイルもふまえてシフトを組まないと、従業員の健康が損なわれたり、場合によっては離職につながってしまう可能性もあります。

さらに、夜勤シフトならではのルールについても正確に把握できていなければ、法令違反で罰則を受ける可能性もあるので注意が必要です。

夜勤のシフト作成の手間を減らしたい場合は、はたLuckの導入をおすすめします。はたLuckなら売上や客数にあったシフトを作れるようになるので、過不足が発生しにくくなります。法令違反になるようなシフトを作成すると、アラームのよる警告も行うので、従業員の働きすぎも防止可能です。

夜勤シフトを効率的に作成したい場合は、ぜひ、利用を検討してみてください。

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シンプルで使いやすいUIで、シフト申請・調整・確定・確認の全ての業務が管理可能です。他にも売上予測に基づいた適正シフトや近隣店舗と人材シェアが可能なヘルプ募集機能など豊富な機能をご用意しています。

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