24時間体制のシフト作成を完全攻略！効率化のポイントとおすすめツール

あらゆる業種で24時間体制のサービスが求められる時代になり、効率的なシフト管理は企業および店舗経営における重要な課題のひとつとなっています。24時間体制のシフト作成はスタッフの適正な人員配置や労働時間の管理など、さまざまな事情を考慮しなければならないため、作成に負担を感じている人も多いのではないでしょうか。

そこで、この記事では24時間体制のシフト作成を効率化させるポイントと、おすすめのツールについて解説します。

24時間体制のシフト作成の重要性

24時間体制のサービスを展開している店舗や企業において、シフト作成が重要な理由について解説します。

24時間体制のシフト作成の必要性

近年、コンビニエンスストアや飲食店だけでなく、多くの業界で24時間体制の店舗が増えつつあります。顧客のニーズに応えるためにも、企業はシフト勤務体制の整備が不可欠となっています。適切なシフト管理は業務の効率化やコストの最適化、そしてスタッフの満足度向上にもつながるため、重要な経営課題のひとつといえるでしょう。

24時間体制のシフトの種類

24時間体制でシフト作成する場合は、以下の2種類に大別されます。

• 二交代制
• 三交代制

このうち、二交代制とは24時間を2つに分け、シフトを作成します。1日を2分割すると12時間となりますが、そのうちの8時間を勤務時間に充てることになります。早番と遅番、日勤と夜勤などと呼ばれ、日勤が午前8時から午後17時、夜勤を午後20時から午前5時までと設定しているケースがほとんどです。

一方で、三交代制は24時間を3つに分けてシフトを作成します。具体的には、早番が午前6時から午後2時、中番が午後2時から午後10時、遅番が午後10時から午前6時といったように、8時間ごとの3シフトで区切ります。ただし、ここに別途休憩時間が含まれるため、実際はもう少し拘束時間が長くなると考えましょう。

一般的なシフト作成よりも複雑ですが、24時間業務やサービスを滞りなくすすめられるようにさまざまな点を考慮してシフト作成を行う必要があります。

適切なシフト作成によるメリット

24時間体制に限らず、適切なシフトを作成することで、店舗や企業に下記のようなメリットをもたらします。

スタッフ満足度の向上

適切なシフトを作成することで、スタッフの労働時間と休憩時間のバランスが取れるほか、過重労働の防止にもつながります。スタッフのワークライフバランスが保たれるのはもちろん、モチベーションの維持や生産性向上も期待できます。また、勤務時間をきちんと見える化することで、スタッフも私生活の予定を立てやすくなります。

人件費の削減

適切なシフトを作成することで、必要最小限の人員配置が可能になります。無駄な人件費の支出を抑えることができるほか、残業代の削減も期待できます。

サービス品質の向上

シフトの作成によって人材の適正配置が可能になれば、需要の高い時間に十分な人員を置くことでサービス品質の向上が期待できます。勤務時間が明確化されることで、スタッフにかかる負担が少なくなるため、サービスの品質低下を防ぐこともできるでしょう。

法令遵守

シフト作成時は労働基準法など関連法令を遵守することが求められます。適切にシフトを管理することで、法令違反のリスクを回避できます。

24時間体制のシフト作成における課題

24時間体制のシフト作成は、店舗や企業にとって非常に重要な経営課題のひとつですが、同時にいくつかの課題も存在します。

人員配置の難しさ

24時間体制では時間帯ごとの業務内容やニーズに対応し、適切な人員を配置しなければなりません。一方で、需要予測と人員配置のバランスを取ることは容易ではなく、スタッフの有給休暇やシフト変更要望等があれば、さらに人員配置の難易度は上がるでしょう。

労働時間管理の複雑さ

シフト作成時は労働時間や深夜労働などに注意が必要です。特に24時間体制でシフト作成する場合は、残業時間、休憩時間、連続勤務時間など、さまざまな要素を考慮する必要があり、管理が複雑になる傾向にあります。

万が一に備えるためにも、シフトの作成段階でリスクを検知できるシフト作成ツールを活用するのもひとつの手です。

コミュニケーション不足によるトラブル

24時間体制のシフト勤務では、スタッフ間のコミュニケーションが不足しがちです。引き継ぎ作業のミスや情報の伝達漏れが発生し、業務に支障をきたしてしまうケースも少なくありません。

シフト間の連携不足は、サービス品質の低下にもつながるため、24時間体制のシフトの中でいかに、コミュニケーション不足が起こらないような環境を整えるかがひとつの課題だといえるでしょう。

シフト作成ツール選びの難しさ

効率的なシフト作成には、自社や自店舗の状況に合ったシフト作成ツールの活用が必要不可欠です。

しかし、昨今では数多くのシフト作成ツールがあり、その中からニーズに見合った商品を選定することはもちろん、多様な機能の中から自社に必要なものだけを見つけ出すことは非常に難しいでしょう。

ほかにも、導入コストや操作性、カスタマイズ性など、さまざまな要素を検討する必要があります。

24時間体制のシフト作成の効率化のポイント

24時間体制のシフトを作成する際は、いくつかのポイントに留意することで効率化を図ることができます。

シフト作成のルールを明確にする

シフトをスケジュール通りに作成するためには、スタッフに指定期日までに希望を提出してもらわなければなりません。シフト希望の集約が遅れれば遅れるほど、シフト作成時間が逼迫してしまいます。そのため、シフト作成のルールを明確にし、スタッフ全員に希望提出の期日を厳守してもらうことが大切です。

また、シフトに関して「月2日は土日祝日に休みが取れる」「希望休は月に3回まで」などと明確なルールを決めるほか、提出が遅れたスタッフに対するペナルティについても定めておくようにしましょう。公平なシフト制作はスタッフの満足度向上につながります。

シフト作成ツールを活用する

従来のシフト作成方法を見直し、シフト作成ツールの活用を検討するのも一つの手です。エクセルなどの表計算ソフトでは限界があるほか、店長の人力に頼ったシフト管理および調整は非常に大きな負担がかかってしまいます。シフト作成ツールを活用することで一部を自動化できるほか、より簡単でスピーディーに適切なシフト作成を行えるようになります。

また、シフト作成ツールを選ぶ際は操作性がよいものを選ぶことが大切です。たとえどんなに機能が充実していたとしても、使いこなせなければ意味がありません。直感的に操作できるツールを選ぶことで定着もスムーズに進むほか、導入してすぐにシフト表作成に取りかかれるでしょう。

スタッフの希望を反映する

それぞれのスタッフには家庭や学校など、それぞれのプライベートがあり、そこに割く時間も個々によって異なります。シフトを作成する前に各スタッフの事情をヒアリングし、なるべくスタッフの希望を反映したシフト作成を心がけることが大切です。

また、ヒアリングを行う中で、個別の事情がきちんと把握できれば、急な欠員が生じてシフト調整が必要になった際でも、誰にヘルプを頼めばよいかすぐにわかるでしょう。

柔軟なシフト作成を行う

あまりにタイトなシフトを作成してしまうと、欠員が生じた際にそれぞれのスタッフにかかる負担が大きくなってしまいます。店舗として利用者に対するサービス品質の低下につながることはもちろん、スタッフの労働環境が悪化してしまう可能性もあります。

タイトなシフトが原因で人員不足時の対応がとれず、焦りや不注意からトラブルを招いてしまっては本末転倒です。シフト作成時は柔軟なシフト作成を心がけ、人員に余裕を持たせることが大切です。

コミュニケーションを密にする

シフト作成を効率化させる上で、スタッフと良好な関係性を構築し、細かいプライベートの事情把握などを行うことは非常に重要です。スタッフのスキルやプライベート事情を理解した上でシフトが作成できるようになるほか、欠員が出た際も柔軟な対応が取りやすいでしょう。両者の関係性が良好であれば、「店長の頼みなら」とスタッフがヘルプとしてシフトに入ってくれる可能性も高まります。

また、良好な関係性を築くことはシフト作成時だけでなく、職場の雰囲気をよくするほか、スタッフの離職率低下にもつながるでしょう。

24時間体制のシフト作成におけるトラブル回避のコツ

24時間体制のシフト作成では、さまざまなトラブルが発生する恐れがあります。しかし、いくつかのコツを押さえることで、トラブルを未然に防ぐことができる可能性が高まります。

法令遵守を徹底する

シフトの作成にあたり、労働基準法をはじめとした関連法令の遵守は必須です。時間外労働の制限、休憩時間の確保、連続勤務時間の上限設定など、法令に沿ったシフト作成を徹底しましょう。法令違反は重大なリスクにつながります。

労働時間の管理を徹底する

適切な労働時間の管理は法令遵守につながることはもちろん、スタッフの健康と生産性の維持にも欠かせません。シフト作成時に総労働時間を把握し、繁忙期などで残業が生じる可能性がある場合は事前に休憩時間を多く設けるなど対策しましょう。残業時間の記録と管理もきちんと行うことが大切です。

休憩時間を確保する

実働6時間以上の場合は最低45分、実働8時間以上の場合は最低1時間の休憩が必要です。法定の休憩時間を十分に確保するとともに、スタッフの体調にも配慮した柔軟な対応が必要です。きちんと休憩時間が確保できているか確認することはもちろん、労働時間の合間に休憩が取れているかどうかタイミングにも気を配りましょう。

欠員対策をしておく

急な欠勤や不測の事態に備え、ヘルプができそうなスタッフを複数名把握しておくようにしましょう。万が一欠員が出た際にもヘルプを頼むことで、他のスタッフに余計な負担がかからないほか、人員不足によるサービスの質の低下も防げます。適切な欠員対策を講じることは、トラブル回避につながるといえるでしょう。

シフト変更を最小限に抑える

一旦決まったシフトを頻繁に変更すると、スタッフのストレスを高めてしまい、業務に影響が出る恐れがあります。シフト変更は最小限に抑え、やむを得ない場合のみ、スタッフの同意を得た上で行うことを徹底しましょう。

これらのコツを意識しながら、きめ細かいシフト管理を行うことで、24時間体制におけるトラブルのリスクを低減できます。

24時間体制のシフトを効率的に作成するなら「はたLuck」がおすすめ

24時間体制のシフトを効率的に作成するなら、「はたLuck」がおすすめです。「はたLuck」なら、シフト希望の提出はもちろん、シフトの作成から周知、管理まで1つのアプリケーション上で完結させることができます。

最適な人員配置をサポート

「はたLuck」には最適な人員配置をサポートするために「適正シフト機能」が備わっています。適正シフト機能とは店舗別、曜日別に必要となるリソースをポジション（役割）別に設定し、人員の適正配置が効率よく行えるように手助けしてくれる機能のことです。

表示される適正シフトに合わせて人員を配置すればいいため、シフト作成に係る時間と労力を削減できるほか、人件費の最適化にもつながります。

定期シフト機能で入力を効率化できる

スタッフが固定のシフトで働いている、休みの曜日が決まっているといった場合、「はたLuck」の「適正シフト機能」が役立ちます。「定期シフト機能」では決まったシフトで働いているスタッフをあらかじめ登録することができるため、いちいち休みかどうかの確認をする必要がありません。

また、スタッフ本人が自身の事情に合わせて、一度設定した定期シフトを個別に修正することも可能です。たとえば、毎週固定している勤務時間帯を翌週だけ変則的に変更するといった調整もできます。

勤務条件にあわせた労務アラートを表示する

「はたLuck」には勤務条件に応じて労務アラートを表示する「カスタムアラート機能」が搭載されています。スタッフの働き過ぎを防止できることはもちろん、個別の契約内容に基づいたシフトの作成も容易です。

また、労務アラートは複数設定できるほか、スタッフの勤務条件も自由にカスタマイズできます。法律遵守はもちろん、働きやすい職場環境を整える上で、非常に役立つ機能です。

ヘルプ募集機能を活用したヘルプ調整も可能

「はたLuck」の「ヘルプ募集機能」があれば、シフトが埋まらなかったときやスタッフの欠勤が生じた際でも安心です。ヘルプ募集機能は「働きたい」というスタッフの意思と、「働いてほしい」といった店舗側の要望をマッチさせることを目的としており、万が一の際には店舗を指定してヘルプスタッフを募集することができます。

スタッフはアプリ上から簡単に応募できるほか、はじめてヘルプに駆けつける場合でも困ることのないよう、事前の情報提供やマニュアル共有も可能です。ヘルプに駆けつけるスタッフが安心して応募できる環境を作ることで、常に安定した店舗経営ができるでしょう。

24時間体制のシフトを適切に作成しよう

24時間体制のシフトは2交代制と3交代制の2種類があり、日勤のみのシフトに比べるとシフトの作成作業が非常に複雑です。また、シフトの複雑化によって、管理の目が行き届かず、長時間労働を強いられるスタッフが出てしまう恐れもあるでしょう。仮にコンプライアンスに違反するようなことがあれば、店舗の信用は大きく失墜してしまいます。

そこで、24時間体制のシフトを効率よく作成したい場合はシフト作成ツールの導入をおすすめします。「はたLuck」なら、売上や客数に応じたシフトを作成できるほか、アプリ上で従業員へシフトを共有することができます。シフト作成業務を少しでも効率化したいと考えているなら、導入を検討してみてはいかがでしょうか。