コミュニケーションツールを活用すれば、アルバイトとのコミュニケーションがしやすくなります。とはいえ、各コミュニケーションツールは、機能や費用が異なります。どのツールを使えば良いのかわからない人もいるのではないでしょうか。

今回はアルバイト向けのコミュニケーションツールを導入すべき理由やおすすめのツールを紹介します。アルバイトを抱えていて、業務効率化を図りたいと考えている人は、ぜひ参考にしてみてください。

コミュニケーションツールとは

コミュニケーションツールとは、主に従業員と円滑にコミュニケーションをするために使われるツールのことです。

アルバイトとのやり取りはもちろん、重要な社内情報を周知したりノウハウを共有したりすることで、日々の業務をスムーズに進められるようになるでしょう。

従来は、アルバイトとやり取りをする場合、メールや電話が主流でしたが、働き方の変化やIT技術の進歩によりビジネスに特化したコミュニケーションツールを導入する企業が増えています。

法人向けと個人向けコミュニケーションツールの違い

コミュニケーションツールには、法人向けだけでなく個人向けのものもあります。

法人向けのコミュニケーションツールは、機能面では個人向けと大きく変わりません。しかし、企業情報や個人情報を扱う企業が利用する点を意識しているため、セキュリティ性が高く、管理者権限を提供しているプランがあります。

アルバイトの人数が多い場合や情報漏洩に注意しなければならない店舗や事務所は、コミュニケーションツールの導入を検討した方が良いでしょう。

アルバイトとのコミュニケーションでツール導入すべき理由

アルバイトとのコミュニケーションはメールや電話、トークアプリでも可能です。しかし、プライベートではなく業務でコミュニケーションを取る場合は、コミュニケーションツールの導入を推奨します。その理由について解説します。

連絡ツールの公私混同が避けられる

コミュニケーションツールがなければ、店舗責任者とアルバイト間の連絡は、メールやトークアプリなどでやり取りすることになります。

しかし、一つのツールでプライベートと仕事両方の連絡をするのは推奨できません。重要な告知がプライベートのメールに埋もれて見逃すこともあります。また、仲良くなりすぎると、業務に関係のないやり取りまで発生してしまう可能性があり、公私混同の危険も否定できません。

情報漏えいのリスクを防ぐ

コミュニケーションツールを使うことで、情報漏洩のリスクを防ぎやすくなります。プライベートのコミュニケーションにも使うメールやトークアプリなどで業務のやり取りをした場合、業務内容に関わる情報を誤送信したり、第三者にメールの中身を見られて情報漏洩したりする可能性があるので注意が必要です。

また、多くのコミュニケーションツールは、暗号化された通信を利用していたり、万が一何か問題が発生した場合にログを確認できたりなど、セキュリティ対策も強固です。そういった面でも安心して利用できるでしょう。

各種ハラスメントなど法的リスクを防ぐ

コミュニケーションが十分にとれていない職場では、ハラスメントが発生しやすいといわれています。

厚生労働省によると、上司と部下のコミュニケーションが少ない職場ではパワハラが発生している割合が37.3％もありました。

アルバイトと店舗責任者間でもコミュニケーションツールを使って積極的なコミュニケーションを行えば、ハラスメントを始めとした法的リスクを防げる可能性があります。また、普段からコミュニケーションを取っておくことで、アルバイトさんから悩みや不満などを相談しやすい環境を作ることができます。

※令和2年度職場のハラスメントに関する実態調査報告書｜厚生労働省

アルバイトとのコミュニケーションツール導入のメリット

コミュニケーションツールは、アルバイトが多く働く職場こそ導入するメリットがあります。さまざまなメリットについて順番に詳しくみていきましょう。

情報伝達の効率化

コミュニケーションツールを導入すると、アルバイトにスムーズに情報を伝えられます。

従来はシフトの公開や業務のマニュアルなどは店舗や事務所に来ないと確認できませんでした。しかし、コミュニケーションツールがあれば、パソコンやスマホから簡単に重要な情報を確認できます。営業中に気づいた点や翌日の担当者への引き継ぎ事項を伝えたいときにも便利なツールです。

コミュニケーションの円滑化

コミュニケーションツールは、メールとは異なり、挨拶や署名などを入れる手間がかからないので、コミュニケーションを取る際の負担を抑えることができます。

店舗での業務別にグループを分けて連絡ができるので、連絡する手間も省けるでしょう。メッセージだけでなく、絵文字やスタンプといった機能を使って、コミュニケーションを活性化できます。

業務効率の向上

コミュニケーションツールを使えば、パソコンやスマホからスタッフとの連絡ができるほか、シフトの提出や公開もしやすくなります。

既読機能がついているツールもあるので、送ったメッセージを読んでいないスタッフを簡単に確認できます。日報報告やシフトの提出といった業務をタスク管理することもできるので、進捗管理もしやすくなるでしょう。

顧客管理システムや営業管理システムと連携することで、さらに業務効率化を図ることもできます。

モチベーション向上による離職率の低下

コミュニケーションツールの導入により、コミュニケーションの活性化が期待できます。加えて、お客様からのお礼や仲間からの感謝の気持ちを伝え合うようにすることで、よりアルバイトのモチベーションが上がって、信頼関係ができやすくなるでしょう。

その結果、離職率の低下にもつながるため、人手不足の悩みを解消できる可能性があります。

アルバイトとのコミュニケーションツールの選び方

各コミュニケーションツールによって、料金、費用、セキュリティ面などはさまざまです。アルバイトとのコミュニケーションをする際のツールを選ぶ方法を紹介します。

業務上必要な機能が搭載されているかどうか

業務で必要な機能が搭載されているコミュニケーションツールを選びましょう。基本的なメッセージ機能だけでなく、アルバイト全員とあるいは部門ごとにチャットができるグループチャット機能があると便利です。

また、ファイル共有機能があれば、職場でのマニュアルをPDFや動画で共有できます。

一斉配信の機能があれば、急な欠員が発生した際のヘルプ要請や業務連絡の際に一度の発信で全従業員に共有ができます。

その際、送ったメッセージの閲覧状況が確認できたりするといった便利な機能があるかもポイントです。

コストは予算内におさまるか

コミュニケーションツールの導入にあたってはコスト面もおさえておきたいポイントのひとつです。多くのツールは、発行するユーザーIDの数に応じて費用が変わる料金体系のため、抱えているアルバイトが多い場合は、慎重に検討しましょう。

一定の人数までなら無料で利用できるコミュニケーションツールもあります。各ツールのプランによって利用可能なメンバー数は異なるので、比較検討するとよいでしょう。

スタッフも使いやすい仕様になっているか

アルバイトとして働くスタッフの年齢層、経験はさまざまです。正社員とは異なり人の入れ替わりが激しい職場もあるため、操作が難しいツールを導入すると、その都度多くの時間をかけて使い方を教えなければなりません。

学生やシニア層でも使いやすく、指導の時間を長く取る必要のないツールを選びましょう。

セキュリティ面は問題ないか

コミュニケーションツールでは、職場の機密情報や個人情報も入っているため、情報漏洩には注意を払わなければなりません。

セキュリティに問題があると、情報漏洩や不正アクセスにつながります。

IPアドレスの制限、2段階認証、通信の暗号化などの対策があるツールを選びましょう。また、クラウド型のサービスを使う場合は、データセンターのセキュリティも重要です。

サポート体制は充実しているか

コミュニケーションツールの導入や運営にあたって、サポートが充実しているツールを選びましょう。

メールだけでなく電話でのサポートに対応しているか、導入時やホームページで公開されている資料がわかりやすいかなども重要です。

また、夜間や早朝も営業している店舗については、早朝や夜間もサポート窓口が対応しているツールを選ぶと安心して利用できます。

アルバイトとのコミュニケーションツールおすすめ13選

現在、さまざまな企業からコミュニケーションツールが提供されています。ここからはアルバイトとのコミュニケーションにおすすめのツールを紹介します。

はたLuck

はたLuckは、店舗マネジメントＤＸアプリです。

はたLuckのアプリでは、トークルームを作ってアルバイトとコミュニケーションを取ることができます。また、連絡ノートで仕事に必要な情報の共有が可能です。

相手が情報を確認したかも表示されるので、周知徹底がしやすいでしょう。

セキュリティ対策にも力を入れていて、共有されたファイルのダウンロードができない、はたLuck上でスクリーンショットをすると警告メッセージが発せされるといった機能もあります。

LINE WORKS

出典：LINE WORKS

LINE WORKSは、チャットやメール、カレンダーなどの機能がある、コミュニケーションツールです。LINEを持っていなうても利用できます。

LINEと同じようなデザインのため、利用しやすいコミュニケーションツールです。トークや掲示板にはプッシュ通知や必読設定、既読メンバーの確認などにより周知漏れを防ぎやすくなります。

セキュリティレベルも高く、バックアップなども含めてすべてのデータを日本で管理しているので、海外にトーク内容や個人情報が送られることはありません。

また、24時間365日体制でエンジニアがシステムをモニタリングしています。

Chatwork

出典：Chatwork

Chatworkは導入企業43万社以上（2024年4月時点）のコミュニケーションツールです。

Chatworkでは、個人間のチャットの他、グループチャットも可能です。また、基本機能やユーザー管理に一部制限があるものの、ユーザー数100人までフリープランを利用できます。

Chatworkの機能や活用例などの資料や基本操作のセミナーなどサポートコンテンツが充実しているので、ＩＴツールになれていない方でも利用しやすいでしょう。

セキュリティ面は、エンタープライズなら社外ユーザーとのやり取りの制限やIPアドレスによるアクセス制限などもつけられます。

また、サーバーの通信は暗号化されていて、第三者機関からセキュリティ監査も受けています。

Slack

出典：Slack

Slackは、多くの企業が利用しているコミュニケーションツールです。

目的ごとにチャンネルを作ることができたり、過去の履歴からの検索も可能です。

無料プランの場合、メッセージ履歴が90日しか残らないことや音声およびビデオ会議が1対1でしか利用できないので注意しましょう。

また、顧客データが暗号化されるほか、監査ログやデータ損失防止機能もあり、データが保護されます。国際的なセキュリティおよびプライバシー基準の証明や認証も取得しているため、安心して利用できるでしょう。

Microsoft Teams

出典：Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Microsoftが開発したコミュニケーションツールです。

Microsoft Teamsでは、以下のような便利な機能があります。

• 重要なメッセージに重要と強調する
• 緊急メッセージは2分間隔で20分間、既読になるまで繰り返し送信
• チャットを後日配信できるように管理できる

重要度や緊急度の高いメッセージが分かりやすく送信されるため、アルバイトさんがメッセージを見逃すケースが少なくなるでしょう。

セキュリティも高く、会議、チャット、通話、ファイルのデータ暗号化やスパムおよびマルウェアの自動フィルタリング（Microsoft 365 Business Basic以上）にも対応しています。

Google Chat

出典：Google Chat

Google Chatは、Google Workspaceに登録することで使うことができるコミュニケーションツールです。

絵文字やリアクションもあるので、アルバイトとのコミュニケーションが取りやすくなります。また、スペースの作成でチーム毎に情報の共有も可能です。

99.9% 以上の迷惑メールや不正なコンテンツから守るフィッシングおよびマルウェア検出機能や

リアルタイムのデータ損失防止（DLP）機能で機密情報の共有を防止することもできます。

グレードアップすることでMeet音声会議とビデオ会議（最大1,000人参加可能）ができるようになります。

direct

出典：direct

directは、導入企業数4,000社（2023年4月時点）を超えるコミュニケーションツールです。

簡単な操作でコミュニケーションを取ることができるので、学生からシニア層まで使いやすいツールでしょう。

ベーシック以上のプランなら1名あたり400のトークルームを作成できて、プレミアム以上のプランで全メンバーへの一斉送信ができるようになります。

チャットボット機能で日報や報告書の作成が簡単になるので、業務効率化を図ることができます。

セキュリティ面についてもメッセージや添付ファイルの暗号化に対応しています。さらにIPアドレスの制限や端末制限などを行っているので高いといえるでしょう。

CAST

出典：CAST

CASTは、アルバイトを雇用する会社のためのシフト管理アプリですが、チャット機能もついているツールです。

バイト専用アプリとして使うことができるので、公私混同を防げます。また、シフト登録の催促を事前に指定した日時に行ったり、シフトの交代を簡単にできたりします。

メール、電話、訪問サポート（東京近郊のみ）にも対応しているため、初めてツールを導入する人でも安心して利用できるでしょう。

tenpoketトーク

出典：tenpoketトーク

tenpoketトークは、店舗ビジネス特化のコミュニケーションツールです。

tenpoketトークは、テーマ毎にトークルームを作成できるので、アルバイトへの情報共有がしやすくなります。

店舗内での情報共有だけでなく、本社からの指示、各種アンケート調査の結果も配信可能です。

さらに、バッチ機能により感謝や賞賛を贈り合うことができるので、アルバイトとの信頼性構築にも役立つツールです。

SSLによる通信暗号化、ログイン時の二要素認証機能、外部業者による定期的な侵入テストを実施するなどセキュリティも高いツールといえるでしょう。

パルケトーク

出典：パルケトーク

パルケトークは、無料で簡単にチャットができるツールです。

アルバイトを招待する際は、招待リンクやQRコードで招待できます。

グループ数や容量の制限がなく、過去のメッセージも期限なしで閲覧可能です。

テキストだけでなく、画像や動画、スタンプの送信もできるので、コミュニケーションを活性化できるでしょう。

WowTalk

出典：WowTalk

WowTalkは、利用企業10,000社以上のコミュニケーションツールです。

トーク機能では、メッセージのやり取りはもちろん、スタンプや通知、写真や画像のアルバム保存といった機能もあります。

掲示板機能では、アンケート機能、後でゆっくり読むためのブックマーク保存も可能です。

感謝の気持ちをサンクスレターで送って、アルバイトのエンゲージメント向上につなげることもできます。

そして、ファイルダウンロード時にIP制限をつけられるので、重要書類について店舗のみでダウンロードできるように設定可能です。

電話、メール、フォームでの問い合わせの他、導入支援や活用支援にも対応しているので、初めての人でも安心して利用できるでしょう。

ChatCo

出典：ChatCo

ChatCoは、中小企業向けのビジネスコミュニケーションツールです。

ChatCoでは、メッセージの送信やトークルームの数、メンバー数を無制限に利用可能です。

また、ユーザーやグループ、トークルームの作成など面倒な手続きの設定代行や活用方法の支援のサポートも受けることができます。（別途導入サポート&アップグレードオプションの申込が必要）

「SSL通信の暗号化に対応」「利用者専用のサーバーでチャット環境を構築」などセキュリティにも力を入れています。

Talknote

出典：Talknote

Talknoteは、シンプルで使いやすいコミュニケーションツールです。

Talknoteでは、グループチャットやタスク管理、ファイル共有などが可能です。シンプルなインターフェースで、初心者でもすぐに使い始められます。セキュリティ面でも、データの暗号化やアクセス制限などが対応されています。

Band

出典：Band

Bandは、チームやグループ向けのコミュニケーションアプリです。

Bandでは、グループチャットやイベントカレンダー、ファイル共有などが可能です。特に、イベントカレンダーや投票機能が強力で、チームのスケジュール管理や意見集約に役立ちます。

セキュリティ面でも、データの暗号化やアクセス制限などが対応されています。さらに、ユーザー数に制限がないため、多くのチームで利用されています。

アルバイトとのコミュニケーションツールなら「はたLuck」がおすすめ

アルバイトとのコミュニケーションを強化しつつ業務効率を改善したいのであれば、はたLuckがおすすめです。はたLuckのさまざまな機能について紹介します。

トーク機能でコミュニケーションを活性化

はたLuckのトーク機能は、特定のスタッフとやり取りする際に便利な機能です。個別に伝えなければならないことがある際に連絡ができる他、店舗内の情報共有をする際にも使うことができるので、情報漏洩を防止できます。

「連絡ノート」の活用で情報の伝達ミスも防止

連絡ノートを活用すれば、スタッフ間の情報共有をする際に伝達ミスを防止できます。さらに、送ったメッセージを確認したかどうかもわかるので、紙やメールよりも周知を徹底できるでしょう。

また、出勤頻度の少ないアルバイトさんでもスマホから簡単に確認できます。

「星を贈る」機能でアルバイトのモチベーション向上

忙しい時間帯に頑張ってくれたアルバイトさんや急遽ヘルプで入ってくれたアルバイトさんには、「星」を送ると良いでしょう。感謝の気持ちを送ることで、アルバイトのモチベーション向上につながります。

また、アルバイト同士でも送ることができるので、アルバイト間の信頼関係も構築されるでしょう。

「連絡ノート」の活用で情報の伝達ミスも防止

連絡ノートを活用すれば、スタッフ間の情報共有をする際に伝達ミスを防止できます。さらに、送ったメッセージを確認したかどうかもわかるので、紙やメールよりも周知を徹底できるでしょう。

また、出勤頻度の少ないアルバイトさんでもスマホから簡単に確認できます。

アルバイトとのコミュニケーション活性化と業務効率化のためにツールを導入しよう

アルバイトとの信頼関係を構築するためには、コミュニケーションツールを活用してコミュニケーションを活性化させましょう。紙やメールよりも情報共有に手間がかからず、周知を徹底させることができるので、業務効率化にもつながります。

アルバイトとのコミュニケーションにツールを導入したい場合は「はたLuck」をおすすめします。はたLuckなら店舗内での日々のコミュニケーションをスマホやパソコンから簡単にできるようになります。また、星を送って感謝を伝えたりマニュアルを動画やPDFで配信して学習できる機能もあるので、アルバイトさんは安心して働けるでしょう。アルバイトとのコミュニケーションを改善したい場合は「はたLuck」の導入を検討してみてください。

はたLuckサービス概要資料、導入事例集

店舗サービス業向け、商業施設向け、それぞれのサービス概要資料をご用意しています。導入事例集も一緒にダウンロードが可能です。

資料ダウンロード

この記事では、従業員体験が注目されるようになった背景や、従業員体験を充実させるための方法について解説します。従業員体験を向上させるためにおすすめのツールや機能も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

はたLuckサービス概要資料、導入事例集

店舗サービス業向け、商業施設向け、それぞれのサービス概要資料をご用意しています。導入事例集も一緒にダウンロードが可能です。

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従業員体験（Employee Experience）とは何か？

従業員体験（Employee Experience）とは、従業員がその仕事を通して得られるすべての経験や体験のことを指します。これには、スキルの獲得はもちろん、やりがいや福利厚生なども含まれます。

従業員の定着率や生産性向上につながるものとして、近年注目されています。

従業員体験が注目されている背景

従業員体験が注目されている背景には、人的資本の情報開示や人材の流動化などが挙げられます。また、労働人口が減少していたり、働き方が多様化していたりといった現状も関係しています。

ひとつずつ詳しく見ていきましょう。

人的資本の情報開示

人的資本とは個人の持つスキルや人材そのものを指し、昨今では企業が成長していく上で欠かせない資本といわれています。

特に昨今、ESG投資への関心が高まるなか、投資家は企業に対して人的資本に関する情報開示を求めるようになりました。2020年には米国証券取引委員会にて人的資本開示が義務化され、日本の市場においても急務とされています。

この流れに伴い、経営戦略においてはチーム内の活性化や従業員体験の向上が、今まで以上に注目されるようになってきました。従業員が高い生産性やパフォーマンスを発揮し、企業の価値を向上させるためには、従業員体験の充実が欠かせないとされているのです。

人的資本経営については「人的資本経営とは？取り組みのポイントとお役立ちツールを紹介！」で詳しく解説しています。

人材の流動化

近年では終身雇用制度がなくなりつつあり、特に若い世代では就職から2～3年以内に職場を離れることもあります。転職を複数回繰り返している人や、転職を視野に入れてスキルの習得に励んでいる人も少なくありません。

このような状況で、優秀な人材を自社につなぎとめておくために、従業員体験の向上に力を入れることが有効であるという認識が広がっています。

労働人口の減少

「労働力調査（基本集計）2021年（令和3年）平均結果」によると、2010年頃に比べると、労働人口の合計数は増えていますが、その上昇も2019年で止まっています。2019年以降には、実に合計20万人以上も減っているのが現状です。

少子化も進んでいるため、 今後さらなる労働人口の減少が待ち受けていることは、想像に難くないでしょう。ニッセイ基礎研究所の研究結果によると、2026年には今よりも約650万人の労働人口が減少すると予測されています。

労働人口が減ることによって、社員一人ひとりの価値が高まるとともに、 企業側にとっては優秀な人材の確保が困難になる恐れがあります。就職・転職で職場を選ぶ際、報酬などの条件面が同じであれば、より働きやすい環境を選ぶのは当然のことです。人材確保のためにも、従業員体験の向上が必要だと言えるのです。

働き方の多様化

コロナ禍以降、多くの企業でリモートワークの推進が進んでいます。在宅で仕事をすることも珍しくなくなり、ミーティングや会議もオンラインで行う機会が増えました。オフィスで過ごす時間は極端に少なくなり、社員同士で顔を合わせる機会やコミュニケーションをはかる時間は減っています。

また、ワークライフバランスを重要視する動きもあり、人生において仕事だけではなく、プライベートの時間も大切にする考え方が浸透しつつあります。

従業員がモチベーション高く働きつづけられるように、柔軟な働き方に対応できる環境づくりが今まで以上に求められます。

従業員体験を充実させる方法

では、従業員体験を充実させるためにはどんな方法があるのでしょうか。主な方法としては、評価制度や教育制度の充実のほか、コミュニケーションツールの導入なども挙げられます。

それぞれについて、詳しく見ていきましょう。

評価制度を整備する

企業において、従業員の評価は非常に難しいものです。私情を持ち込まないことはもちろん、従業員の働きぶりや成績を細かく記録しておかなければなりません。

また、実際の仕事では数値化できないものが多く、評価が難しいといった側面もあります。たとえば営業成績などは数値化ができますが、仕事に対する姿勢や周囲への気配り、貢献度などのように人間性やスキルに依存する部分は、なかなか数値化できません。

そのため、評価する人によって違う結果になったり、主観が入ったりします。 そうなると、適切な評価ができません。適正に評価されない従業員は士気が下がりやすく、会社を退職する大きな原因にもなるでしょう。

しかし、公平で適正な評価をすることは、従業員体験を向上させる上で重要なポイントです。上司だけでなく同僚間の評価も加味したり、360度評価などの多面的な評価を行ったりといった方法で、評価制度を整備しましょう。

独自で評価制度を設けることが難しい場合は、人事評価システムなどの導入も検討すると良いでしょう。

教育制度を充実させる（勉強会、セミナー/資格取得支援）

従業員を評価するだけでなく、会社から社員へ価値を提供することも、従業員体験の向上につながります。そのひとつとして挙げられるのが、従業員のスキルを伸ばすための教育制度を充実させることです。

たとえば、大学の学位取得や資格取得のための学費を補助したり、外部セミナーへの参加費を会社が負担したりといった制度が挙げられます。

なかには、大手ホームセンターが若手社員に10日間のアメリカ研修を実施した例もあります。さまざまなライフスタイルを体験することで、商品・サービスの展開へ活かすことを目的に実施されました。

これらのような人材育成への投資も、従業員体験を大きく向上させることにつながるでしょう。

コミュニケーションツールを導入する

従業員体験を充実させる施策として、コミュニケーションツールを導入するのも有効です。

従業員体験が下がってしまう背景には、コミュニケーション不足が原因となっているケースが多くあります。たとえば、上司に質問しづらい雰囲気のため問題解決が後回しになってしまったり、重大な報告が漏れていたりすることで、従業員間でネガティブな感情が生まれ、結果として会社に対する不満につながることもあるからです。

そのような状況の改善のために、コミュニケーションツールを活用するといった方法があります。対面で会話するよりも、質問や課題の共有、改善提案などが気軽にできます。

従業員一人ひとりが自由に投稿できるため、職場内のやり取りが活発になることが期待できるでしょう。また、リモートワーク下でのコミュニケーション不足解消にもつながります。

従業員体験を充実させるツール「はたLuck」

従業員体験を充実させるには はたLuck を活用するのがおすすめです。

はたLuckでは、コミュニケーションを活性化することによるモチベーションアップがはかれます。また、情報伝達や評価がしやすいほか、従業員の学習機会が増えるといったメリットもあります。

社員からスタッフまでの従業員間のコミュニケーションを活性化

はたLuckには、従業員間のコミュニケーションを活性化する「トーク機能」があります。同じ部署やチーム内など、特定のメンバーのみでトークルームを作ることが可能です。全社に共有する必要がない簡単なやり取りなども気軽に行えます。

コミュニケーションが活発になることで、感情面でもプラスに働くほか、仕事も円滑に進めやすくなるでしょう。トーク画面は私用SNSと似たような操作感なので、誰でも使える点もポイントです。

従業員のモチベーションアップにつながる

はたLuckには、従業員間で感謝の気持ちとして「星」を贈り合う機能があり、モチベーションアップに繋がります。業務に追われている状況では特に、従業員を褒めたり感謝の気持ちを言葉にする機会はどうしても少なくなってしまいがちです。はたLuckなら、SNS感覚で手軽に「星」を贈るだけで、感謝の気持ちを伝えることができます。

星には感謝の他に、応援や期待などの種類があり、そのときの気持ちに合わせて選べたり、星と一緒にメッセージを送信したりすることもできます。

また、他の従業員にも共有できるため、評価されたことや頑張ったことを他のメンバーにも知ってもらえるのもポイントです。星を贈られた本人のやる気が出るだけでなく、チーム全体のモチベーションアップにも繋がるでしょう。

情報の伝達ミスがなくなり、生産性が上がる

はたLuckには、情報を共有できる「連絡ノート」の機能があり、従業員への伝達がスムーズに行えます。内容に応じて「キャンペーン」や「クレーム」といったタブを自由に設定することで、情報の整理も簡単にできます。

また、情報を発信するだけでなく、管理も一元化できます。送った内容を各メンバーが閲覧したかどうかが分かるため、情報の伝達漏れを未然に防ぐことが可能です。 全員への情報共有だけでなく、特定のメンバーが内容を確認したかどうかをチェックすることもできます。

情報の伝達ミスがなくなることは、生産性アップを実現するだけでなく、ミスによる精神的負担軽減にもつながります。

目立たない従業員も評価しやすくなる

はたLuckを活用すると、従業員のコミュニケーションに関するさまざまなデータを計測することができるので、誰がどのような働きをしているか把握しやすくなります。

たとえば星を贈る機能や、トーク機能、連絡ノートなどの活用データを分析することで、仕事に対する姿勢や周囲へポジティブな発言をしているかなど従業員一人ひとりの働きが把握できるようになります。あまり数値化されない部分を評価できるようになり、従業員のモチベーションアップにつながります。

デジタルマニュアルで学習機会が増える

はたLuckには「学習する」機能があり、画像や動画によって作成したマニュアルを共有できます。従業員は自分のスマートフォンからマニュアルを見ることができるため、好きな時間に閲覧可能です。

足りない知識を補ったり、重点的に学びたい部分を復習したりなど、自らの状況に合わせてスキルアップを図ることができます。

さらに新人を育成する教育係としても、デジタルマニュアルの導入により直接教える工数を省けるので、生産性向上効果も期待できます。

▼関連記事

＞動画マニュアルの基礎知識を解説！メリットや作り方とは

「はたLuck」を導入して従業員体験を充実させよう

企業において、人材確保のためにも従業員体験の向上は欠かせません。評価制度の整備や教育制度の充実のほか、コミュニケーションツールの導入などで従業員体験の充実をはかることが可能です。

はたLuckなら、連絡ノートやトーク機能でコミュニケーションを活性化でき、情報伝達もスムーズになります。さらに星を贈ることで感謝や応援の気持ちを伝えることができる機能が便利です。

それらのコミュニケーションを可視化することによって、数値化できない働きを評価でき、従業員のモチベーションアップにもつなげられます。従業員体験を充実させるなら、はたLuckの導入をぜひ検討してみてください。

はたLuckサービス概要資料、導入事例集

店舗サービス業向け、商業施設向け、それぞれのサービス概要資料をご用意しています。導入事例集も一緒にダウンロードが可能です。

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ここでは、本部と店舗の情報共有をスムーズに行うための手法を、成功事例とともに解説します。

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本部と店舗の情報共有のフロー

本部・店舗間の情報共有は、下記のような流れで行われる場合が多いと思われます。

情報共有フローの一例

1. 本部からSVへ情報を発信
2. SVから店舗へ情報を発信
3. 店舗で情報を受信
4. 店舗内で情報を共有
5. 店舗から本部へ情報を発信

そのほか、企業によっては、本部の各部署から直接店舗に情報が届いてSV（スーパーバイザー）がフォローする、店舗から本部への情報発信もSVを挟んで行うといったフローをとっている場合もあるでしょう。

いずれにせよ、ほとんどのケースでは、いくつもの段階を経て現場に情報が共有されます。しかし、あいだに挟まるステップが増えるほど、情報伝達の抜け漏れやミスは増えていきます。情報共有を効率良く、スムーズに行うためには、情報共有のフローや手法を見直す必要があるでしょう。

▼参考記事

＞スーパーバイザー（SV）とは？店長との違いや必要なスキルを解説

本部と店舗の情報共有を効率化するためのポイント

本部と店舗の情報共有を効率化するためには、できるだけミスが出にくく、正確かつ確実に情報が届けられる方法をとることが大切です。続いては、本部と店舗のそれぞれについて、情報共有の際に留意しておくべきポイントを紹介します。

本部が意識すべきポイント

本部から店舗へは、日々さまざまな指示や情報の伝達を行うことになります。だからこそ、次にご紹介するような、情報発信の仕方に気をつけなければいけません。

情報の発信件数を適切な件数に絞る

店長が店舗のパソコンを立ち上げた際、本部からのメールが何十通も届いていたら、それだけで辟易してしまいます。また、あまりに件数が多いと、どれが重要な情報なのかもわからなくなってしまいます。

本当に発信が必要な情報なのかどうかを精査するとともに、なるべく情報を1つにまとめて発信するように心掛けることが大切です。

誰に対する情報なのかを明確にする（誰のタスクなのかをはっきりさせる）

本部から店舗に発信する情報については、「店長向け」「◯◯担当スタッフ向け」「××担当スタッフ向け」「スタッフ全体向け」など、さまざまな種類があります。適切な人に適切な情報が渡せるように、誰に伝えるべき情報なのかを明確にしましょう。

この作業は、誰のタスクなのかをはっきりさせることにもつながります。ひと目で誰のための情報なのかがわかるように、件名などに宛先を書いておくと親切です。

指示内容を簡潔に伝える

一度に伝える情報量が多すぎると、どこに重点があるのかが見えづらくなります。必要な情報を余さず伝達することは大切ですが、枝葉末節にこだわりすぎると、本質が見えなくなってしまいます。

重点を最初に明記する、箇条書きなどを使う、情報を整理して書くなど、指示内容をわかりやすく、簡潔に伝えるように心掛けましょう。

SVが本部と店舗の橋渡しを行う

本部から店舗へ情報を送って終わりにしてしまうと、正しく情報が伝わっているかどうかがわかりません。SVが担当店舗の状況を確認し、情報伝達がうまくいっているかどうか確認しましょう。うまく伝わっていない場合は、橋渡し役としてフォローをすることで、情報共有がうまくいきやすくなります。

店舗が意識すべきポイント

店舗側が意識すべきポイントとしては、次のようなことが挙げられます。

本部からの情報を受け取ったり、発信したりする担当者を店長に限定しない

情報の窓口が店長だけの場合は、店長が動けない状況になったときに、情報の流れがストップしてしまいます。そういった事態を避けるために、本部からの問い合わせに答えられる人材を育成したり、一般のスタッフでも本部への報告ができる体制を作ったりして、本部からの情報を扱う担当者を店長に限定しないようにすることが大切です。

本部への報告フォーマットを作るなど、報告システムをルール化するのもいいでしょう。

店舗以外の場所でも情報のやりとりができるルートを作る

店長が店舗以外で本部からの問い合わせに答えたり、情報を発信したりできるルートを作っておくのも効果的です。これによって、店長が研修などで店舗にいないときでも、本部とのやりとりが可能になります。

本部と店舗の双方が意識すべきポイント

本部と店舗、双方が意識すべきポイントとして、「情報伝達のツールをまとめる」ということが挙げられます。さまざまな方法で情報伝達をしていると、情報が分散されて伝達漏れが起こりやすくなります。

電話やメール、私用SNSなど、情報伝達の手法にはさまざまなものがありますが、1つに集約するようにしましょう。

本部と店舗の情報共有におすすめのツール「はたLuck」

店舗マネジメントツール はたLuck には、本部と店舗の情報共有や業務効率化に使える便利な機能が多数そろっています。ここでは、特に情報共有と関連性の深い4つの機能や特徴を紹介します。

連絡ノート機能

連絡ノート機能は、スタッフに対して一斉に情報を発信できる機能です。店長を通さずに情報伝達することができるため、情報共有の精度が高まるでしょう。既読者がわかる「見ました」機能で、業務連絡がどこまで伝わっているかもひと目でわかります。 また、タブごとに情報を整理することもできますし、特定のスタッフに指示出しすることも可能です。

トーク機能

私用SNSのような感覚で使えるチャット機能が、「トーク機能」です。売り場の状況を画像で送信してもらったり、在庫報告をしたりと、さまざまなやりとりをカジュアルに行えます。

トーク機能は、店舗の全員が利用できる連絡ノート機能とは異なり、ルームに所属するメンバーにしか公開されないクローズドな機能です。伝達内容や用途に応じて使い分けられます。

マニュアル機能

はたLuck には、業務や新商品、新キャンペーンなどに関するマニュアル動画や、新人向けのビジネスマナーの解説などを格納できます。

新人スタッフはもちろん、あらためて手順を確認したくなった既存スタッフも、自分のスマートフォンから気軽にマニュアルを見返せますから、安心して業務に入ることが可能です。

また、本部がマニュアルを用意して、スタッフが誰でも見られるようにしておくことは、店舗やスタッフによるサービス品質のばらつきをなくし、均一のクオリティを保持するためにも役立ちます。

強固なセキュリティ対策

はたLuck(R)による情報共有は、専用のアプリを通して行われます。投稿内容をスマートフォン本体にダウンロードすることはできません。またID管理も可能ですので、退職者の端末に社内情報が残ってしまうといったリスクを回避できます。

また、勤務予定時間やその前後数時間を除いてアプリ閲覧の制限をする機能により、情報漏洩対策を行うことも可能です。

「はたLuck」を活用した本部と店舗の情報共有の成功事例

最後に、はたLuck を活用した、本部と店舗の情報共有の成功事例をご紹介します。双方向の情報伝達がうまくいくようになることで、具体的にどのようなメリットが得られるのか見ていきましょう。

飲食店の事例：情報伝達方法の改善

メニューが頻繁に入れ替わる飲食店では、調理オペレーションをその都度スタッフに伝える必要があります。以前は本部から店長のパソコン宛にマニュアルを送っていましたが、パソコンの台数が限られることから、スタッフ全員が事前に確認することが困難でした。

そこで、はたLuck のツール上にマニュアルを格納し、スタッフが各自のスマートフォンからマニュアルを確認できるように情報伝達方法を改善。新メニューの開始前にオペレーションを十分確認できることから、効率良く実行度を上げることができました。

飲食店の事例：社長が直々にスタッフを褒めることで、スタッフのモチベーションがアップ

同じく飲食店の事例として、「社長が店舗に視察する際に、直近のはたLuck 上のやりとりをチェックして、スタッフに対する褒めポイントを探すようにした」というケースもあります。

通常、社長が各店舗内の細かい事情ややりとりを把握することはないでしょう。しかし、情報のやりとりをはたLuck に集約することで、経営層も簡単に店舗の内情を見ることができます。

「社長が直々に日々の仕事を褒めてくれる」という経験は、スタッフのモチベーションアップや高いエンゲージメントにつながりました。

小売店の事例：本部が売れ筋商品をリアルタイムに共有し、スピーディーな売り場づくりが可能に

はたLuck には、連絡ノートという掲示板機能がついています。本部がここに売れ筋商品を投稿することで、店舗スタッフが売り場づくりにリアルタイムに反映させていくという活用をしている小売店もあります。

店長を通さなくても情報を確認できることで、スピーディーかつ確実な情報伝達が可能になります。

アパレル店の事例：現場の声を反映させた商品開発が可能に

あるアパレル店では、本部からスタッフに対して、はたLuck 上に商品のフィードバックを求める投稿を行いました。これに対して、スタッフがユーザーの声や売れ行きなどを直接書き込むことで、現場の声が本部に届き、商品会議に活用されているということです。

顧客と最も近い位置にいる現場のスタッフが積極的に本部と情報共有をすることで、より顧客の立場に立った商品開発が可能となるでしょう。

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本部と店舗の情報共有フローを見直そう

効率的な情報共有を行うためには、あらためて現在のフローや手法を見直してみましょう。伝達の抜け漏れによるトラブルが起こったり、情報確認に多大な時間を取られたりしている場合は、情報共有の仕方について再考する必要があります。

情報共有や店舗運営の効率化について課題を感じているご担当者は、ぜひ一度、はたLuck の無料オンライン相談会でご相談ください。

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