シフト管理におけるDX（デジタル・トランスフォーメーション）は、単にツールを導入して終わる取り組みではなく、業務の進め方と組織の動き方を同時に変えていく取り組みです。

本部担当者の多くは、経営層からDX推進を指示される一方、現場からは「また仕事が増えるのか」と冷ややかな反応に晒されるといった板挟みの状況に置かれています。このような状態で「DXの定義や目的」を取り違えてしまうと、せっかく費用をかけて導入したツールも、半年後には誰も使わない事態になりかねません。

本記事では、シフト管理DXの定義から、進め方・組織設計・役員稟議での示し方までを、実務ガイドとして整理します。

シフト管理のDXに取り組む方、検討中の方は、ぜひ参考にしてください。

この記事のポイント

シフト管理DXは、ツール導入ではなく業務プロセスと組織の動き方を同時に変える取り組みを指す

• DXが進まない原因は、ツールが日常業務と切り離されたまま運用されること
• DXの進め方は、業務棚卸し→指標設計→試験導入→横展開→定着の5ステップが基本となる
• 役員稟議では「コストではなく投資」として、4つの数値項目で説明することが重要

シフト管理におけるDXとは｜ツール導入との違い

シフト管理におけるDXは、業務プロセスと組織のあり方を同時に変える取り組みです。

DXを単にツールやアプリの導入によるIT化と捉えてしまうと、業務の効率化を実現できず、現場にも定着しません。

本章では、DXの定義と、ツール導入だけで終わる取り組みとの違いを整理します。

DXは「業務×組織」を変える取り組み

シフト管理におけるDXは、デジタルツールを使って業務プロセスと組織の動き方を同時に変える取り組みを指します。経済産業省「DXレポート2.2」（2022年）では、デジタルは省力化・効率化ではなく収益向上にこそ活用すべきであり、経営者はビジョン・戦略だけでなく「行動指針（社員全員のとるべきアクション）」も示すべきだと整理されています。

つまり、ツール選定の前段階で「業務をどのように変えるのか」「どの経営課題を解決したいのか」を定義する必要があるということです。シフト管理のDXにおいては、ツール導入前に希望提出の集め方や配置の判断基準、変更依頼の受付フローまでを設計することで、ツール導入後の定着がスムーズになります 。

▼参照：経済産業省「DXレポート2.2」

単なるツール導入とDXとの違い

シフト管理におけるDX化と、単にツールを導入するだけの取り組みには、決定的な違いがあります。

ツール導入だけの場合は、業務プロセスや組織のあり方は変わらず、デジタル化された作業が増えるだけにとどまります。導入直後は便利に見えても、現場の業務フローと噛み合わないまま運用が始まるため、半年から1年後には「使われなくなる」状態に陥りやすくなります。

DXとして取り組む場合は、業務棚卸し、運用ルール設計、現場の巻き込み、効果測定までが一連の流れとして組み込まれます。この4つがそろって初めて、ツールが日常業務の中に居場所を持ち、継続的に使われる状態が生まれます。

シフト管理に当てはめると、店長個人の頭の中にある「日曜はベテラン2名以上」「資格取得済みスタッフを各時間帯に」といった暗黙のルールが、組織全体で共有される仕組みに変わります。店舗ごとのシフト品質のバラつきや、ルールが共有されていない状態を変えることこそが、シフト管理DXの本質なのです。

▼関連記事 【徹底解説】IT化とDX化の違いとは？DXがいま重要視されている理由｜はたLuck

ここまで、シフト管理DXは「ツール導入そのもの」ではないと整理してきました。では、なぜ今、これほどまでに「シフト管理にDXが必要だ」と言われているのでしょうか。

次章では、その背景にある現場の店長の頑張りだけでは課題を解決できない背景として3つのポイントを見ていきます。

シフト管理にDXが必要とされる3つの背景

「採用をかけても応募が来ない」
「監査で労務違反を指摘された」
「経営からDXを進めろと言われた」

最近、シフト管理においてこのような課題を同時に抱えている企業が増えています。

同時に複数の問題が表面化するのは、単なる偶然ではありません。

本章では、それぞれの背景を順に整理していきます。

人材軸｜採用難で「今いる人材で回す仕組み」が必要になっている 

求人を出しても応募が来ず、店長自身が穴埋めシフトに入って疲弊している状況はどの店舗でも珍しくありません。
帝国データバンクの「人手不足に対する企業の動向調査」（2026年4月）によると、正社員の不足を感じる企業は50.6％。特に4月は4年連続で50％を超えています。人手不足は一時的な問題ではなく、産業全体の問題となっているのです。

だからこそ、発想を切り替える必要があります。それは、採用に投資をし続けて解決するのではなく、今いるメンバーで最大限回せる方向へシフトするということです。

その仕組みの土台となるのが「いつ・どこに・誰が・どれだけ必要か」という人員ニーズの認識を、本部・SV・店長の三者間でそろえることです。

シフト管理DXは、人員ニーズのすれ違いを解消し、組織として人員配置の判断をそろえるための取り組みとして機能します。

参照：帝国データバンク「人手不足に対する企業の動向調査（2026年4月）」 

コンプライアンス軸｜36協定・有給取得義務への対応

時間外労働の上限規制、有給休暇5日取得義務、勤務間インターバル制度など、労務コンプライアンスの要件は年々厳格化しています。かつては許されていた部分が、いまや監査指摘の対象になります。

各店長がExcelでシフトを管理している状態では、本部が月末に集計するまで違反の兆候に気付けないのが実情です。「気がついたときには、すでにコンプライアンス違反をしていた」という事態が、医療やサービス業を中心に増えています。

重要なのは、「この店長、また連勤シフト組んでいる」「このスタッフ、3か月連続で有給ゼロだな」といった兆しをシフト確定前に検知できるかどうかです。

シフト管理DXの本当の価値は、効率化だけではなく、こうした労務リスクを本部側でリアルタイムに可視化し、未然に統制できる仕組みを組織に組み込めることにあります。

「ヒヤヒヤしながら月次集計を待つ」状態から抜け出せることが、本部担当者にとっての最大の安心材料になります。

経営軸｜経営方針としてDXを推進している

経営層がDX推進を急ぐ背景には、「現状の投資配分のままでは、企業として成長できない」という危機感があります。

経済産業省「DXレポート2.2」でも、日本企業のデジタル投資のうち約8割が既存ビジネスの維持・運営に使われていると指摘されています。

一部の部署だけが頑張っても全社の業績は変わりません。だからこそ、解決策として全社的なDX化が求められているのです。

全社規模のDXに取り組む際、最初の対象としてシフト管理が選ばれやすいのは、人件費・離職率・組織文化という3つの経営課題に同時に効くからです。

シフト管理から始めるという選択は、現場の便利さのためではなく、経営課題への直接的な打ち手として、経営層に説明できる施策なのです。

このように、3つの背景はいずれも現場の努力だけで解決することはできません。では、シフト管理にDXを取り入れると、実際にはどんな効果が見込まれるのでしょうか。

次章では、現場が抱える4つの課題に対して、それぞれどのように効いていくのかを整理します。

シフト管理のDX化による4つの効果

次のような状況に心当たりはないでしょうか？

• シフト作成に追われる店長
• 店長次第で変わるシフト品質
• 監査でヒヤッとする労務管理
• シフト不満で辞めるスタッフ

シフト管理のDX化は、4つの課題に1対1で対応する効果を生み出します。

具体的には、シフト作成工数の削減、属人化の解消、労務違反の未然防止、離職防止の4つです。 

本章では、それぞれの効果を順に整理していきます。

効果1｜シフト作成工数の削減（定量効果）

シフト管理には、多くの時間が費やされます。

店舗で接客をしながら、スタッフを育成し、店舗運営を改善するための時間の多くが、実際にはシフト表を前に頭を抱える時間に置き換わってしまっているのが現状です。

このような状態も、シフト管理のDX化によって改善することができます。

例えば、ツールを導入してシフト管理作成の工数が50～70％削減されたという報告も多数あります。シフト管理アプリ「はたLuck」においても、シフトに関する業務をオンライン上で管理することで、約70％の工数削減が可能です。これは、毎月シフト作成に10時間要している店長の場合、年間で60～80時間ほどの業務効率改善につながるということです。

シフト作成工数の削減を実現する「はたLuck」のシフト管理機能について詳しく知りたい方は、以下のボタンから資料をダウンロードください。

効果2｜属人化の解消とシフト品質の標準化

シフト管理をDX化する本質は、店長個人の頭の中にあったルールをツールやシステムの中に移行し、属人化を解消することです。

スキル要件、勤務条件、配置基準などをシステム上のルールとして明文化して仕組み化することで、誰が組んでも一定の品質を保つことができます。

属人化解消は、店長の異動や退職時のリスク対策としても機能します。

「あの店長がいないとシフトが回らない」という状態は、人事配置の自由度を奪うだけでなく、店長本人にも大きな負荷をかけ続けるものです。

また、他店舗展開している場合には、店長ごとのシフトの品質のバラつきが、店舗ごとの離職率やサービス品質の差としても現れます。

仕組み化によってバラつきをなくすことが、健全な企業体制につながるのです。

効果3｜労務違反を本部で未然に防げる

シフト確定前に違反の兆しを検知できることが、DXの効果の核となるポイントです。

具体的には、以下のような変化が起こります。

• 店長の心理的負担の軽減：複数の労務ルールを頭の中で同時に追う必要がなくなる
• 監査対応の高速化：抵触履歴がシステム上に蓄積され、要請から数時間で資料提出できるようになる
• 組織としての法令遵守体制の確立：店長の異動や退職があっても、ルールはシステム上に残り続ける

特に大きなポイントは、これまで店長の経験と注意力に頼っていた労務違反防止が、システムが保持するルールによって担保されるようになることです。

また、労務違反対策を未然に検知できる仕組みを整えることそのものが、健全な企業体制としてアピールポイントになります。

効果4｜離職防止とエンゲージメント向上

シフトへの不満は、離職の隠れた引き金になっています。

給与や人間関係に比べて軽視されがちですが、希望シフトの通りやすさや公開タイミング、特定スタッフへの負担集中は、いずれもスタッフの就業継続意向に直結するポイントです。

シフト管理DXによって希望提出や調整がアプリ上で完結することで、スタッフの納得感は大きく向上します。

また、配置データの可視化により、特定のスタッフへの負担集中に早期に気付ける点も重要なポイントです。

スタッフが不満を声に出す前に本部側が気付き、配置を是正できる体制づくりが、スタッフ定着率改善の土台になります。

ここまで、シフト管理DXがもたらす4つの効果を整理しました。

「自社にも導入してみたい」と思いつつ、同時に「何から手をつけるのが正解なのか」 という問いが浮かぶ方もいるのではないでしょうか。

次章では、DX化を着実に進めるための5つのステップを順に解説します。

シフト管理のDX化の進め方｜導入に必要な5ステップ

「DX化に取り組みたいが、何から始めればよいかわからない」

シフト管理のDXに着手する本部担当者の多くが、最初にぶつかる壁です。

結論からお伝えすると、いきなり全社一斉に導入しようとする方法は失敗の典型パターンなのです。1〜2店舗での試験的導入から始め、段階的に広げていく進め方が、 もっとも成果につながりやすい設計です。

本章では、その進め方を5つのステップに分けて解説します。

ステップ1｜現状業務の棚卸し

ツール導入の前にやるべきことは、現状のシフト作成プロセスを「店舗ごとに、誰が、何を、どの順番で」やっているかを書き出すことです。

現場業務の棚卸しを飛ばすと、ツール導入後に設定が現場と合わないという問題が起きてしまいます。

この棚卸し作業における難しさは、店長自身も意識していない判断ルールを引き出すことにあります。

「日曜は必ずベテラン2名以上」「レジ研修済みスタッフを各時間帯に配置」などのルールは、長年の経験で身についた感覚として運用されているため、改めて聞かれてもすぐには言語化できないケースが多いものです。

実際の作業は、本部だけで進めても、店長だけに任せても機能しません。

店長が現場のルールを言語化し、SVが店舗間の差異を整理し、本部が全社共通のフォーマットに落とし込むといった一連の工程により、実用的な棚卸しが実現します。

店長の声を吸い上げる場として、棚卸し用のヒアリングシートを本部側で先に用意しておくと、現場の負担を最小限に抑えることができます。

ステップ2｜効果測定の指標設計

試験導入に進む前に、効果測定の指標を先に決めておく必要があります。

基本指標は、次の4つです。

• シフト作成工数（時間）
• シフト変更回数
• 労務違反検知件数
• スタッフ満足度（簡易サーベイ）

指標を先に設計しておくと、試験導入店舗での導入前の状態を記録でき、導入後と比較することできます。

役員会で問われる効果数値も、この指標設計に直結します。

指標が後付けになると、効果はあったはずなのに「説明できない」といった状態に陥りがちです。

稟議で求められる数値の精度は、このステップで決まるといっても過言ではないでしょう。

ステップ3｜一部店舗への試験的導入

業務棚卸しと指標設計が終わったら、まず1〜2店舗での試験的導入に進みます。
全店舗一斉での導入は、現場の混乱や反発を生むリスクが大きく、避けるべきです。

導入店舗を選ぶ際のポイントは、変化を歓迎する店長がいる店舗を選ぶことです。

逆に最も困っている店舗を最初に選ぶと、慣れない作業が現場の不満を増幅させるリスクがあります。試験導入の成功体験は、後の横展開フェーズで他店舗を巻き込む説得材料になります。だからこそ、試験導入段階では成果が出やすい店舗を選び、課題解決の優先順位とは別軸で判断する必要があります。

導入後は、ステップ2で設計した指標に沿って、導入前後の状態を記録しましょう。

シフト作成工数やシフト変更回数などが具体的な数値として可視化されることで、横展開を判断する際の根拠資料として機能します。試験導入の段階で数値の取り方を整えておくことが、後の意思決定を大きく左右します。

ステップ4｜横展開と運用ルールの標準化

試験導入で成果が出たら、全店展開のフェーズに進みます。

ここで多くの企業がつまずくのが、「試験導入店舗のやり方をそのまま他店舗にコピーすれば成功する」という思い込みです。店舗ごとに業務特性やスタッフ構成が異なるため、テンプレートを一律に横展開するだけでは、現場の納得感が得られず、運用が定着しません。

横展開を成功させるには、試験導入店舗の成功要因のうち、「どの店舗にも通用する原則」と「店舗ごとに調整すべき部分」を切り分けて整理することが欠かせません。たとえば、「希望提出はアプリで完結させる」「労務アラートは確定前に必ず確認する」といった原則は全店共通とし、配置基準や運用フローの細部は各店舗の状況に合わせて調整する余地を残します。

加えて、横展開のスタート時には、試験導入店舗の店長やSVを登壇させた説明会を実施することをおすすめします。本部からの一方的な通達だけでは「またうちの仕事が増えるのか」という反発が起きやすいですが、試験導入の現場で実際に成果を出した店長の言葉なら、他店舗の店長にも納得感をもって受け止められる傾向があるからです。

ステップ5｜運用定着と継続的な改善サイクル

導入から半年ほど経過すると、活用度の高い店舗と、なんとなく使うのを止めてしまった店舗との差が広がります。「結局LINEで連絡した方が早い」と現場が感じ始めることが、形骸化の典型パターンです。

定着フェーズでは、月次の利用ログ確認や現場からの改善要望の吸い上げを通して、運用面のPDCAを継続的に回す必要があります。この作業を本部担当者だけで進めるのは現実的ではないため、「ツール提供業者が定着フェーズまで伴走してくれるか」が、ツール選定時の重要な判断ポイントになります。

「はたLuck」では、導入前のゴール設計から運用設計のブラッシュアップまで、カスタマーサクセスチームが伴走します。現場に定着するシフト管理DXの実現方法について、詳しくは以下の資料をご覧ください。

ここまで、5つのステップをご紹介してきました。

進め方が分かっていても、実際に組織が動くかどうかは別の問題です。

次章では、現場の抵抗を推進力に変えるための組織設計を3つの観点から整理します。

DX化成功の組織設計｜現場の抵抗を推進力に変える3つの観点

過去にシフト管理ツールを導入したものの、半年で使われなくなった、といった失敗事例の多くは、ツールそのものの問題ではなく、現場の巻き込み方を間違えたことが原因です。

シフト管理DXの成否を分けるのは、「現場の店長や店員にどう動いてもらうか」にかかっています。本章では、そのための3つの観点を解説します。

現場の反感を期待に変わるよう説明する

現場説明会で「DX推進のため」「経営方針なので」と切り出すと、反発を招くことがあります。

「また仕事が増えるんですか」という冷ややかな反応が起こるのは、ツール導入の目的が経営側の都合に見えてしまうことが大きな原因です。

逆に、「シフト作成時間が月10時間減る」「クレーム対応が減る」という店長にとってのメリットから始めると、納得感が生まれやすくなります。経営課題と店長個人のメリットはつながっていますが、伝える順序を間違えると現場には届きません。

現場起点の成功体験を仕組みで横展開する

横展開を成功させるには、トップダウンの説明よりも、試験導入店舗で生まれた成功体験を活用するのが効果的です。「シフト作成時間が減った」「クレームが減った」という実感がSV経由で他店舗に伝わると、現場発で「うちもやってみたい」という空気が育っていきます。

これを偶発に終わらせない仕組み化が、横展開の鍵です。他店説明会での実体験共有、社内報での事例発信、店長同士の情報交換の場づくりなど、現場の声が他店舗に届くルートを意図的に作ります。

キーマンの熱量に頼る横展開は、その人の異動とともに失速する弱さを抱えています。組織として再現性を持たせることが重要です。

継続利用の鍵は「日常的に使う仕組み」

シフト管理DXを定着させるには、現場の声が本部まで届き、運用に反映される循環を組織内に作ることが欠かせません。スタッフの「ここが使いにくい」、店長の「この設定を変えたい」という声が届かないまま蓄積していくと、だんだんシフト管理ツールは使われなくなります。

具体的には、スタッフ→店長→SV→本部の4階層で、月次あるいは四半期ごとに改善要望を吸い上げる仕組みを設けます。

加えて、改善要望に対して「本部がどう対応したか」を現場にフィードバックすることも欠かせません。「声を上げても何も変わらない」と現場が感じた瞬間、ツールへの関与は急激に下がります。現場の声に対して組織が反応している姿を見せることが、継続利用の最大の支えになります。

ここまで、現場の巻き込み方・成功体験の横展開・現場の声を循環させる仕組みという3つの観点を整理してきました。組織として動く準備が整ったら、いよいよ役員稟議です。

役員稟議で問われる費用対効果の示し方

役員稟議でシフト管理DXを通すには、コストではなく投資として説明できる数値設計が欠かせません。

シフト管理DXが単なる業務効率化ツールの導入案件として扱われた瞬間、稟議は人件費削減や工数換算の議論に矮小化されます。

本章では、稟議で問われる4つの数値項目と、投資稟議として議論を組み立てるための論理を整理します。

稟議で問われる4つの数値項目

説得力のある稟議を作成するためには、以下の4つの数値項目を掲載することが必要です。

1. シフト作成工数の削減効果（金額換算）
2. 採用コスト削減効果（離職率改善ベース）
3. 労務違反による潜在的損失の回避効果
4. ツールの月額×店舗数／スタッフ数の年間コスト

特にインパクトが大きいのが採用コストの削減です。

株式会社リクルート「就職白書2020」によると、2019年度の1人あたり採用コストは中途採用で103.3万円、新卒採用で93.6万円と報告されています。直近の調査では採用コストはさらに上昇傾向にあり、離職1人ごとに新たな採用と教育に同水準の費用が必要となる計算です。

シフト不満による離職を年間数名防げれば、新規採用と教育にかかる費用を抑えられ、シフト管理ツールの年間コストを十分に上回るリターンが期待できます。

4項目をそろえた稟議書の最大の価値は、経営層がDX投資の全体像を立体的に把握できることです。コスト単独でも効果単独でもなく、両者を並べて初めて「投資判断としての妥当性」が見えてくるためです。

参照：就職みらい研究所「就職白書2020」（リクルート）

「コストではなく投資」と説明する論理の組み立て方

シフト管理DXは、属人化解消（事業継続性）、労務コンプライアンス強化（企業価値防衛）、離職防止（採用コスト削減）を同時に実現する取り組みです。

中長期の視点では、店長の異動や退職時のリスク対策としての価値も加わります。

「いくら削減できるか」だけでなく「どんなリスクを回避できるか」を並べて示すことが、前向きな判断につながります。

参照：経済産業省「DXレポート2.2」（PDF）

シフト管理のDXに関するよくある質問

シフト管理DXの検討段階で、本部や店長から繰り返し寄せられる質問を4つ取り上げ、それぞれ解説していきます。

シフト管理におけるDXとツール導入は何が違うのか？

シフト管理DXは、業務プロセスと組織の変革を含む取り組みで、ツール導入はその一部にあたります。

ツール導入だけで終わると、現場が使い続けない、経営課題が解けないという結果に陥りがちです。DXは業務棚卸し、運用ルール設計、現場の巻き込みを含む包括的な取り組みとして設計する必要があります。「ツールを買う」のではなく「業務の進め方ごと変える」と捉えることが、両者を分ける本質的な違いです。

小規模（1〜3店舗）でもシフト管理のDX化は意味があるのか？

小規模でもDX化は意味があります。むしろ属人化リスクが顕在化しやすい規模だといえるでしょう。

小規模ほど店長個人にシフト作成業務が集中するため、その店長の異動や退職時に運営が止まるリスクは決して小さくありません。業務棚卸しと標準化のメリットは、規模を問わず生まれるものです。「人数が少ないから手作業で十分」という発想こそが、店長個人への依存度を高め、結果として組織の脆さを招く要因になります。

導入後に現場が使わず形骸化するのを防ぐには？

ツール定着のためのポイントは、現場の声が本部まで届く仕組みと定着フェーズの伴走支援の2点です。

スタッフや店長の「ここが使いにくい」という声が届かないまま蓄積していくと、ツールはやがて使われなくなります。また、導入支援ベンダーが定着フェーズまで関わるかは、形骸化の発生率を大きく左右します。ツール選定時に、現場の声を吸い上げる仕組みと導入後のサポート体制を必ず確認しておくことが欠かせません。

DX化の際には、同等の規模感で同じ課題に直面している企業を参考にすると具体的にイメージしやすくなります。この他にも多数の導入事例があるので、以下のリンクをご覧ください。

DXの効果が出るまでにどれくらいの期間がかかるのでしょうか？

工数削減効果は1〜3ヶ月、離職率や労務リスクへの効果は半年〜1年が目安です。

シフト作成工数は導入直後から削減効果が見えますが、組織文化に関わる効果（離職防止、属人化解消）は、運用が定着する半年以降に顕在化する傾向があります。短期効果と中長期効果を分けて設計し、稟議や経営報告でも段階的に成果を示していくことが、DX推進を継続させるポイントになります。

まとめ｜シフト管理におけるDXは「コストではなく投資」

シフト管理におけるDXは、ツール導入だけでは完結しない、業務プロセスと組織を同時に変える取り組みです。本記事で整理した「定義と背景」「4つの効果」「5ステップの進め方」「形骸化を防ぐ組織設計」「役員稟議に通る費用対効果の根拠」を踏まえると、最初の一歩は現状業務の棚卸しから始めるところにあります。

はたLuckでは、「シフト管理機能」（適正シフト・労務アラート・ヘルプ募集・希望提出のデジタル化など）と店舗内コミュニケーション、スキル管理を統合した基盤を提供し、導入支援チームが業態や規模に応じた段階導入プランを伴走します。

まずはお気軽に資料をダウンロードください。

多店舗運営の本部でシフト管理ツールの導入を任されたとき、以下のような悩みに直面したことはないでしょうか。

「機能一覧を眺めても、自社で何を優先して比較すればよいのかが定まらない」
「導入後に現場で使われず形だけのツールになるのが一番怖い」

こうした迷いを抜けるためには、製品比較に入る前に、何を判断軸とし、どのように運用設計を組み込むかを整理しておくことが出発点になります。

本記事では、稟議を通すために押さえるべき判断軸と、導入後の運用設計を具体的に解説します。

この記事のポイント

シフト管理ツールの導入稟議は、製品比較に入る前に判断軸と運用設計を整えておくことで通りやすくなる。

• 稟議で経営層を納得させる判断軸は7つに集約できる
• 無料プランは、現場が日常運用に耐えられるかを見極める手段として活用できる
• 稟議の段階から店長と本部スタッフが協力して計画を練ることで、成果が出やすくなる

シフト管理ツール導入の稟議を通すために押さえたい4つの観点

稟議に通るシフト管理ツールを選ぶために、どのような観点を押さえればよいのでしょうか？

結論としては、現場の課題を投資判断として伝える、自社の規模に合う選定軸を持つ、導入後の運用設計を稟議書に組み込む、経営層が納得する費用対効果を伝える、という4つの観点が重要です。

本記事の構成もこの4つの観点に沿っているため、自分の現状に近い章から読み進めていただければ幸いです。

①現場の課題を、投資判断に置き換えて伝える

シフト管理ツールの稟議を通す最初の一歩は、現場の課題を経営層に伝わりやすい数値に置き換えて伝えることです。

ツール未導入の場合の課題例は、次のようなものです。

1. 店長の工数が膨らんでいる
2. 店舗間でシフト管理の質がバラついている
3. 労務コンプライアンスリスクの対策が十分に取れていない

経営目線で具体化をすると、高負荷による店長の離職リスクや、引き継ぎ・教育にかかるコストなどの問題として提示するのが良いでしょう。解決すべき問題が明確になると、経営層は投資判断の対象としてツールの導入を検討しやすくなります。

稟議起案の出発点は、現場の課題を経営インパクトに変換する作業であるといえます。

②自社の規模に合った判断軸を持つ

シフト管理ツールに求められる必須機能と優先順位は、店舗数・規模によって変わります。

なぜなら、本部からの課題の見え方や現場での捉え方が大きく異なってくるためです。

例えば、3店舗ほどの規模では店舗横断のシフト可視化が選定の分かれ目となる一方、10店舗以上の規模では、本部・エリアなどを分けて管理する権限設計やセキュリティ要件が比重高く占めるようになっていきます。

規模に合わせた比較軸を設けて置くことで、シフト管理ツールの機能や特長を客観的かつ適切に評価できる土台が整います。

具体的な規模別の判断軸は「規模別に見る優先すべきシフト管理ツールの判断軸」の章で詳しく掘り下げます。

③導入後の運用設計を稟議書に組み込む

稟議書には、月額費用だけでなく、導入後の運用設計を添えておきましょう。

経営層は、ツール導入の判断にあたって費用対効果を厳しくチェックします。
判断材料となる主な指標は、以下の3点です。

• 導入から3か月の立ち上げ計画
• 現場の店長の協力を得るためのステップ
• 定着を判定する指標

シフト管理ツール導入の失敗事例の多くは、選定自体に問題があったわけではなく、運用設計が抜け落ちていたことが原因となっています。

稟議の段階で運用設計まで見据えておく視点が、導入後の成果を左右します。

④経営層が納得する費用対効果を伝える

費用対効果は、数字の正確さだけでなく、なぜこの投資が今必要なのかという根拠まで含めて伝えることが欠かせません。

経営層を納得させるには、以下の項目を統合して投資しないリスクを伝えられるとより効果的です。

• 離職1名にかかるコスト
• 採用・教育に要する時間
• 店長の負担過多が事業に与える影響
• 労務コンプライアンス違反が発覚した際の損失

具体的な組み立て方は後述しますが、稟議書には現状コストと導入後コストを並列で示し、3年間の累積で投資が回収される試算を添えるのが基本となります。

稟議を通すために確認すべき判断軸

シフト管理ツールの機能一覧を眺めても、稟議で経営層に何を示せばよいのかが定まらないという声は珍しくありません。稟議を通すために確認すべき判断軸は、基本機能の網羅性、業務フローへの適合性、労務コンプライアンス対応、拡張性、導入支援、価格モデル、運用負荷の7つに集約できます。

本章では各判断軸の意味を整理していきます。これによって稟議書の比較表に何を書くべきかが見えてくるはずです。

基本機能の網羅性｜機能の実装度合いを見る

シフト管理ツールの基本機能は、業務の一連の流れに沿って整理することができます。

業務の流れは大きく分けて、シフト希望の収集、シフト作成、シフトの公開・周知、事務処理の4段階です。

工程の段階ごとのシフト管理ツールに搭載されている主な機能は、以下のとおりです。

各社の機能一覧は数十項目記載されていることも多いです。6機能それぞれにあてはめてから中身を掘り下げることで、複数のツールを横並びで比較しやすくなります。

希望収集を例に挙げると、スマホからの提出に対応しているのか、スタッフが未提出の際にアラートが表示されるのか、といった点まで確認することで、機能が具体的にイメージできます。

自社業務フローへの適合性｜既存運用との接続を見る

高機能なツールでも、自社の業務フローに合わなければ現場で使われません。

確認すべき業務フローは、希望提出の流れ、店長の承認フロー、本部への報告経路の3点です。自社の業務の流れの中でシフト管理ツールをどのように組み込んで動くのかを検証しましょう。

例えば、チャットツールで希望を集めている現場であれば、スマホからの希望提出に対応していることが欠かせない条件となるはずです。

稟議書には、導入時にツールを現場に合わせてカスタマイズするのか、現場の運用を一部変更するのかの判断や方法も合わせて記載すると、わかりやすいでしょう。

労務コンプライアンス対応｜36協定・有資格者管理を見る

労務コンプライアンス対応機能の実装は、稟議書の必須要件として組み込むべき判断軸です。

2022年に厚生労働省は「シフト制」労働者の雇用管理を適切に行うための留意事項を公表し、シフト作成・変更ルールの明文化を使用者の責務として求めています。具体的に確認すべき機能は、連続勤務日数のアラート、36協定上限のアラート、有資格者の常駐義務確認の3点です。

医療・介護・薬局など有資格者を抱える業種では、配置ミスが即座にコンプライアンスリスクへと直結するため、特に比重を置くべき軸となります。

拡張性とデータ移行｜3年後を見据える

シフト管理ツールは、一度導入すると数年単位で使い続けるケースが多いです。そのため、3年後といった中期的な視点を視野に入れる必要があります。

具体的なポイントは、店舗数の拡大、スタッフ規模の増減、勤怠・給与・労務といった他システムとの連携要件の変化、などです。

安価なツールを選んだ結果、必要要件を満たすことができず別のツールに乗り換えることになった、という事態にならないよう検討を進める必要があります。

導入支援体制｜立ち上げの3ヶ月を支える伴走力を見る

導入支援体制は、ツール費用と並んで稟議書で比較すべき判断軸です。

シフト管理ツールは、現場で使われなければ投資の意味を失います。導入したものの現場に浸透しなかったという結末は、製品の機能不足ではなく立ち上げ期の支援不足が原因であるケースも珍しくありません。

確認すべきは、オンボーディング担当の有無、専任サポートの提供期間、運用設計のサポート提供、定期的なフォローアップの4点です。これらが標準サービスに含まれているか、別途有料オプションとなるかも稟議書に明記する必要があります。

ツール費用と実質的なサポート価値をあわせて評価することで、経営層に単なる安さではなく投資効果で選定したという根拠を示すことができます。

価格モデル｜表面価格と隠れコストを分離する

価格モデルの評価は、月額料金だけでなく、見えにくいコストまで把握できるように情報を整理する必要があります。

注意すべきコストは、初期費用、カスタマイズ費用、追加店舗あたりの単価、サポート費用の4点です。月額を単純比較すると高額な場合でも、基本料金にサポート費用などが含まれているケースもあります。実質的にどちらにメリットがあるのかを検証しましょう。

また無料プランと有料プランの境界線も、価格モデルの一部です。無料で何ができ、有料で何ができるのかを把握する視点を稟議書に組み込むことで、価格判断の精度が高まります。

運用負荷｜現場スタッフの操作性を見る

運用負荷に関しては、現場のスタッフが「操作しやすい」と感じられることが重要です。

管理者側の機能が充実していても、現場の店長やパート・アルバイトが日常運用で使いこなせなければ投資効果は薄れてしまうためです。

特に、スマホ対応の有無、希望提出のステップ数、店長承認フローのわかりやすさ、ITに不慣れなスタッフでも迷わない操作性の4点にウェイトを置いて確認しましょう。

操作性のチェックに関しては、無料トライアル期間での試し利用で確認することができます。また、多少難しい操作があったとしても、繰り返し行うことで慣れていくため、ツール提供元の導入支援体制とあわせて確認することをおすすめします。

具体的な製品比較に進みたい方は、「【2025年最新】シフト作成・管理アプリおすすめ15選」もあわせて参考にしてみてください。

このように、7つの判断軸は自社の規模によって優先順位が変わります。次章では、規模別にどの判断軸を重く見るべきかを整理します。

規模別に見る優先すべきシフト管理ツールの判断軸

ここまで7つの判断軸をご紹介してきました。とはいえ、自社では何を優先すべきか迷う方もいるのではないでしょうか。

本章では、9店舗以下と10店舗以上の2区分で判断軸を整理していきます。

9店舗以下で優先すべき判断軸

9店舗以下の中規模運営では、店舗をまたいだシフトの可視化と勤怠連携が選定の分かれ目となります。

本部から各店舗の状況を横並びで確認できる仕組みがなければ、店長個人のスキルに依存した運用が続き、本部から見えない領域に課題が閉じこもったままになるためです。具体的に優先すべき判断軸は、本部と店舗を分けて管理できる権限設定、店舗横断レポート、勤怠システムとの連携の3点となります。

稟議書には、店舗数が増えるにつれて管理工数が膨らんでいく現状を示したうえで、ツール導入によって工数の増加を緩やかに抑えられるという投資効率の観点で記載すると、経営層に伝わりやすくなります。

10店舗以上で優先すべき判断軸

10店舗以上の規模では、セキュリティ体制、導入サポート、段階展開の可否が重要な判断軸となります。

店舗数が増えるほど、本部・エリア・店舗の3階層で権限を分けて管理する必要が生じ、監査対応やデータ保全といった企業要件が避けて通れなくなるためです。具体的に優先すべき判断軸となるのは、3階層に対応した権限設定、セキュリティ認証(ISMS等)、段階導入の伴走体制の3点です。

稟議書には、全社展開を1年で完遂するための段階展開計画を添付するとよいでしょう。一度に全店舗へ展開せず、テスト導入店舗から横展開する設計を示すことで、リスクと投資効果のバランスを経営層に伝えることができます。

自社の規模で優先すべき判断軸が定まったら、次に検討したいのが、契約前にツールを試す方法です。

次章では、無料プランで何を確認すべきかを整理します。

シフト管理ツールを試す際に確認するべき項目

シフト管理ツールの機能比較だけをもとに稟議を起票するのは、どこか不安ですよね。

その不安を解消する有効な手段が、無料プランの活用です。本章では、無料プランで何を確認し、何を有料プランで見極めるべきかの判断軸を整理します。

無料プランで検証できる範囲｜現場の温度感を見る

無料プランで検証すべきは、現場スタッフが日常的にツールを使いこなせるかどうかという温度感の部分です。

具体的には、希望提出から公開までの流れがスムーズに進むか、ITに不慣れなスタッフでも迷わず操作できるかといった点が検証の対象となります。これらは管理者側の機能仕様だけでは判断できず、実際に現場で運用してみないと見えてこない領域です。

無料プランの目的を現場検証に絞ることで、検証期間中に何を確認すべきかが明確になります。稟議書に、無料プランでの現場検証を経て有料プラン導入の判断を行うという二段階のプロセスを明記することで、投資判断の慎重さを示せます。

有料プランでなければ確認できない領域｜法人運用に向けて

有料プランでなければ確認できないのは、複数店舗を統括する法人運用に必要な機能の領域です。

無料プランの多くは、店舗数制限、人数制限、機能制限のどれかによって実際の法人運用に耐えない設計となっているためです。複数店舗の権限管理、店舗横断レポート、労務アラート、勤怠システムとの連携といった機能は、有料プランでしか試せないケースが大半となります。

無料で十分と判断する前に、自社の本格運用に必要な機能を洗い出しておくことが欠かせません。一部の地域や数店舗に限定して有料プランで試験運用するという進め方も、検証の選択肢として有効です。稟議書には、有料プラン移行後の総コストを試算したうえで投資判断を行う旨を記載しておくとよいでしょう。

無料から有料への移行戦略｜現場の再教育コストを抑える

無料プランから有料プランへの移行は、同一のツール内で完結できる製品を優先することが基本となります。

無料で試したものが本格運用で別のツールに置き換わると、現場は一からの操作習得をやり直すことになり、再教育のコストが膨らんでしまうためです。同一ツール内で無料から有料へ移行できる製品であれば、現場が慣れた操作画面のまま機能だけが拡張される形となり、移行の負荷を最小限に抑えられます。

無料プランを提供している各社のうち、有料プランへのデータ移行とスタッフアカウントの引き継ぎが可能なものを優先的に検討することで、無料検証の投資効率が高まります。稟議書には、無料検証から有料移行のスムーズさを判断軸として明記するとよいでしょう。

無料で使えるシフト作成ツールの候補を具体的に確認したい方は、「無料で使えるシフト作成ツール6選！選び方や活用のメリット解説」もあわせて参考にしてみてください。

無料プランで現場の反応を確かめ、有料プランとの境界を押さえたうえでも、導入後につまずくケースは少なくありません。

次章では、稟議が通った後に陥りがちな失敗のパターンを整理します。

シフト管理ツール導入後に失敗する3つのパターン

稟議を通した時点で安心してしまい、導入後の現場定着に手が回らなかったというケースは少なくありません。シフト管理ツール導入の失敗事例の多くは、製品選定そのものではなく、導入後の運用設計が抜け落ちていたことに起因しています。

本章で代表的な失敗パターンを3つ整理しておくことで、稟議の段階から組み込むべき対策が見えてきます。

機能比較だけで選んでしまう

機能比較表のみで選定したシフト管理ツールは、現場で定着しないリスクを抱えています。

希望収集に対応、労務アラートありといった表記が並んでいても、現場の店長やスタッフが日常運用で使いこなせるかは別の話となるためです。ツールを入れたものの現場が使わず、結局Excelに戻ったという事例の多くは、製品仕様の問題ではなく運用設計の不在に起因します。

この失敗を避けるには、稟議の段階から導入後3ヶ月の立ち上げ計画、現場巻き込みのステップ、定着判定の指標までを稟議書に組み込むことが欠かせません。

現場検証を経て選定し、導入後の運用設計計画書を稟議書に添付することで、経営層に投資の確実性を示せます。

シフトルールを移植しないまま導入する

店長の頭の中にあるシフトルールを言語化せずに導入したツールは、現場で属人化を再発しかねません。

長年の経験で蓄積された配置ルール、スキル要件、労務制約は、店長個人の判断に委ねられていることがほとんどです。これを文書化せず、現場のExcel運用をそのままツールに置き換えると、ツール上でも同じ属人化が繰り返されてしまいます。

この失敗を避けるには、自社のシフトルールの棚卸しを、ツール選定よりも前の工程として位置づけることが望ましいといえます。稟議書には、ツール導入と並行してルールの棚卸しを進める計画を提示し、ツールを器として活用する運用設計の構築まで含めて記載することで、説得力が高まります。

短期コストだけで判断してしまう

初期費用や月額料金の安さだけで選定したシフト管理ツールは、長期的に投資効果を下げてしまうおそれがあります。

スタッフ規模の増減、店舗数の拡大、勤怠・給与・労務といった他システムとの連携要件は、3年後にはほぼ確実に変化していくものです。安価なツールを選んだ結果、要件に追いつけず別ツールへ乗り換える場合、データ移行のコストと現場の再教育コストが想定の数倍に膨らむケースは少なくありません。

失敗を避けるには、稟議書に3年後の自社にも耐える拡張性、乗り換え時のデータの引き出しやすさ、他システムとの連携可能性まで含めて評価したうえで選定した旨を記載することで、長期的な投資判断としての妥当性を示せます。

3つの失敗はいずれも、稟議の段階で運用設計を組み込んでおくことで防げます。次章では、稟議書に盛り込む運用設計の中身を具体的に整理します。

シフト管理ツールの定着に必要な運用設計

稟議を通すことそのものよりも、通った後にツールを定着させることのほうが難しいと感じる方は少なくないのではないでしょうか。

シフト管理ツールの定着に必要な運用設計は、経営層が動く提案の組み立て、導入後3ヶ月の計画、現場店長を推進者に変える巻き込み設計の3点に集約されます。

本章で整理する3点は、稟議書の添付資料としても転用できる内容となっています。

経営層が動く提案を組み立てる

経営層を動かす提案は、数字の正確さに加えて、なぜこの投資が今必要なのかという根拠で組み立てる必要があります。

工数削減何時間×時給いくらという単純計算だけでは、経営層の判断材料として弱いためです。離職1名にかかるコスト、コンプライアンス違反が発覚した際の損失、店長の負担過多が事業に与える影響といった要素を統合し、投資しないリスクのほうが大きいと示すことが鍵となります。

具体的には、現状コストと導入後コストを並列で示し、3年間の累積で投資が回収される計算を稟議書に添付する構成が基本です。投資対効果の試算データはツール提供企業が保有しているケースが多いため、相談しながら進めることで、自社単独で組み立てるよりも精度の高い数値を稟議書に盛り込めます。

導入後3ヶ月の計画を立てる

シフト管理ツール定着の鍵は、契約後3ヶ月の立ち上げ期間にあります。

この期間に現場が使える状態に到達できなければ、半年後にはExcel運用に戻ってしまうケースが多いためです。立ち上げ計画は、3つの段階に分けて組み立てることが基本となります。

• 1ヶ月目:テスト導入店舗で初期設定とシフトルールの棚卸し
• 2ヶ月目:テスト導入店舗での本格運用と課題の抽出
• 3ヶ月目:全店舗への横展開と運用の標準化

各段階で何を確認し、何を判定基準とするかを稟議書に明記することで、経営層に導入後の確実性を示せます。立ち上げ期間中の運用負荷を一時的に支える本部側の人員確保も、稟議書に組み込むべき要素となります。

現場の店長を推進者に変える

ツール導入の最大の障壁は技術ではなく感情であり、現場の店長を推進者に変える設計が定着を左右します。

店長は、自分のやり方を否定されたと感じれば抵抗する側に回りますし、自分の悩みを本部が一緒に解決してくれると感じれば推進する側に回ります。この温度差は、選定プロセスへの巻き込み方ひとつで決まるものです。

具体的な進め方としては、ツール選定の段階から複数店舗の店長にヒアリングを行い、現場のシフトルールを棚卸しする工程を稟議書に組み込みます。導入決定後はテスト導入店舗の店長を導入リーダーとして位置づけ、本部と現場の橋渡し役を担ってもらう設計が望ましいといえます。

横展開の段階では、テスト導入店舗での成功事例を共有することで、他店舗の店長が前向きに取り組む連鎖が生まれます。店長の巻き込み設計を独立した項目として稟議書に明記することで、経営層に施策の包括性を示せます。

まとめ

シフト管理ツールの稟議を通す本質は、機能比較で勝った製品を選ぶことではなく、現場で定着し3年後に成果を残せる運用設計とセットで提案することにあります。現場の課題を投資判断の数値に置き換え、自社の規模に合った判断軸で比較し、導入後3ヶ月の立ち上げ計画と現場店長の巻き込み設計まで含めて組み込むことで、経営層が動く稟議書が組み立てることができます。

はたLuckでは、適正シフト、労務アラート、ヘルプ募集といった機能を中核に、本部と現場の情報をつなぐ運用基盤を提供しています。導入後の伴走サポートまで含めて検討を進めたい方は、まずはお気軽に資料をダウンロードください。

「シフト希望が通らない」「公開が遅い」「早番ばかりに割り当てられる…」

上記のように、スタッフからシフト管理に対する不満が上がっていませんか？

スタッフからの不満の根本には、作成の進め方が仕組みとして整っていないという問題が潜んでいるケースが少なくありません。

本記事では、「シフト管理が下手」と言われる店長に共通する4つの特徴と根本原因を整理し、今日から取り組める改善ステップと、ツールでなければ解決できない工程まで解説します。

この記事のポイント

「シフト管理が下手」と言われる原因の多くは、店長個人の能力ではなく、作成プロセスが仕組み化されていない点にあります。

• 下手なシフトに共通する4つの特徴：ルールの曖昧さ・感覚での作成・スキルの未把握・振り返り不足
• ルールの明文化からスキルマップ作成、振り返りまでは、店長個人の取り組みでも着手可能 
• 希望集約・労務遵守・欠員時の応援調整など、店長1人では対応しきれない工程は、ツールでの仕組み化が必要

シフト管理が「下手」と言われる店長に共通する4つの特徴

シフト作成は、誰かに相談しづらく、改善のきっかけをつかみにくい業務です。スタッフから「下手」と評価されても、原因が分からないまま対策が放置されるケースは少なくありません。

ただし、評価が低い店長の行動を観察すると、能力ではなく作成の進め方に共通点が見えてきます。本章では、その特徴を4つに整理して解説します。

ルールが明確化されていない

シフト運用のルールが曖昧な店舗では、希望提出から公開、変更連絡までの全工程が、店長のそのときの判断に委ねられます。締切日・提出形式・優先順位といった基準を決めていないと、月によって運用がぶれ、次のような問題が発生します。

• 作成時：シフト希望を伝える方法が口頭・チャット・店内のホワイトボードと分散し、店長・スタッフともに毎月情報を集める作業を繰り返す
• 公開後：翌月分のシフトの発表が遅れがちになり、スタッフが私生活の予定を立てられず、店長への信頼が下がる

問題解決のための出発点は、提出時と公開・変更時の両方のルールを文書化することです。ルールをスタッフ全員と共有することで、店長が個別に判断する場面が減り、負荷も軽くなります。

感覚でシフトを作成している

シフトに不満を抱きやすいスタッフがいる店舗ほど、店長が自分の感覚だけで作成している傾向があります。

誰が何回早番に入ったか、希望休がどれだけ通ったかを記録していないと、特定のスタッフが不公平感を抱いていても、店長側はその不満に気付くことができません。

解決には、「希望シフトの通過率」を指標として持つことが有効です。

早番・遅番・休日・連休の希望が、スタッフごとにどの程度通っているかを記録すれば、配置の偏りを数値で把握することができます。仮にスタッフから不満が出たときも、データを根拠に説明できる状態になります。

スタッフのスキルを可視化できていない

スタッフ一人ひとりの業務スキルを店長が把握できていないと、ベテランスタッフに業務が集中する偏りが生じます。

具体的には、ベテランスタッフと新人スタッフそれぞれが、以下のように不満を抱えやすくなります。

• ベテランスタッフ：発注・新人指導・クレーム対応などの業務が集中することで、負担が増大する
• 新人や経験の浅いスタッフ：成長の機会が得られないとともに、「仕事を任せてもらえない」という不満が生じる

解決の第一歩は、スキルマップで「誰が何をどこまでできるか」を一覧化することです。

誰がどの業務に対応できるかが見えれば、特定の人に業務が偏らない配置を組むことができるようになります。

振り返りができていない

毎月のシフト運用を振り返らないまま次月に進むと、同じパターンの問題が繰り返され、「シフト管理が下手」という印象が現場に定着していきます。「先月も早番に偏りが出た」「直前のシフト変更が多かった」といった事実が店長の頭の中だけに残り、翌月の改善につながらないためです。

振り返りで記録しておきたい項目は、次の3つです。

• 不満発生件数：スタッフから挙がった不満の内容と回数
• シフト変更回数：公開後に変更した回数と、変更が必要になった理由 
• シフト希望通過率：早番・遅番・休日・連休希望が、どの程度通ったか

これらを月次で残し、翌月のルール改善に反映するサイクルが回り始めると、「下手のループ」を抜け出す土台が整います。記録のない状態では、何を直せば改善につながるのかが見えず、店長の感覚に頼った調整がいつまでも続いてしまいます。

ここまで、「下手」と言われる店長に共通する4つの特徴を整理しました。
気付いた問題に手を打とうとしても、翌月にはまた同じ偏りや不満が顔を出す、という経験を持つ店長もいるはずです。次章では、なぜ同じ問題が繰り返されるのか、その根本にある構造を3つの観点から解き明かします。

「下手」なシフト管理が繰り返される根本的な原因 

シフト管理が下手な4つの特徴のうち、「いくつか当てはまる」と感じた店長は少なくないはずです。

しかし、シフト管理が「下手」だと言われてしまう根本的な原因は、必ずしも店長の努力が足りないからではありません。組織の体制や仕事の進め方そのものに根本的な課題が存在するケースがあります。

本章では、その3つを順に掘り下げます。

シフト作成が店長1人に丸ごと任されている

多くの店舗では、シフト作成のほぼ全工程が店長1人の業務として割り当てられています。希望の集約から、スキルや経験を踏まえた配置、労働時間の確認、公開後の変更対応まで、判断と作業が一手に集中します。

1人で全工程を抱えていると、業務について誰かに相談したり分担したりすることができません。

シフト作成業務を1人の担当者の能力に依存させる運用が続くかぎり、改善は店長個人の記憶力次第になります。

シフト作成の判断材料が記録されない

シフトを組むときには、スタッフごとの希望傾向、家庭の事情への配慮、過去にどう調整したかといった多くの判断材料を扱います。ところが、実務において情報やノウハウを残す習慣がないことが一般的です。
確定したシフト表は記録に残るものの、その背後にあった判断の理由は店長の記憶にしか存在しません。

結果として、店長の感覚に頼るシフト管理が繰り返されるという悪循環を生みます。

シフト作成にかける時間が業務全体に対して足りない

シフト作成は店長業務の一部にすぎず、業務全体の中で十分な時間を確保しにくいのが実情です。しかし業界調査によると、飲食店の店長は平均で月15時間ほどをシフト作成に費やしており、閉店後や持ち帰り作業で対応するケースも珍しくありません。

時間が足りない中で目の前のシフトを組むだけで精一杯になると、ルール整備や振り返りといった「すぐには困らないが中長期で効くこと」が後回しになります。第1章の4つの特徴は、店長の能力ではなく、改善に手を回す時間が業務全体の中で確保しきれないことから生まれているのです。

ここまで、シフト管理が「下手」と言われる根本原因として、店長1人に作業が集中している点、判断材料が記録に残らない点、シフトに充てる時間が業務全体の中で足りない点の3つを見てきました。いずれも、店長が1人で頑張っていても解消できない種類の問題です。

次章では、こうした状況の中でも店長個人の取り組みから着手できる改善ステップを、4つに整理して紹介します。

今日からできるシフト管理改善のステップ

前章で見た3つの根本原因は、店長1人の頑張りでは解消しきれないものでした。

とはいえ、本部や経営層の判断を待たなくても、店長個人の取り組みから着手できる改善はあります。

本章では、ルールの明文化・スキルマップの作成・公平性の数値化・振り返りの仕組み化の4ステップを、順番に紹介します。いずれも、シフト確定直後に10分、月末に30分といった単位で取り入れられる範囲です。

ステップ1｜シフト関連のルールを明文化する

希望提出から公開・変更連絡までの運用ルールを文書化することが、改善の最初の一手です。文書化する項目は、希望提出時と確定後に分けて整理します。

ルールはスタッフへの周知方法までセットで決めます。採用時の説明、店内掲示、チャットでのリマインドを組み合わせれば、店長が毎月口頭で確認する手間が減り、スタッフ間の認識のずれも防げます。

ステップ2｜スキルマップで「誰が何をできるか」を見える化する

スキルマップとは、スタッフごとの業務遂行スキルを一覧化したシートのことです。誰が何をどこまでできるかを目に見える形にすることで、ベテランへの業務集中と新人の成長機会不足の対策になります。

作成は、業務洗い出し・スキル項目定義・習得状況確認の3ステップで進めます。

業種別の項目例は以下の通りです。

• 飲食店：ホール、キッチン、新人教育、クローズ作業
• 小売：レジ、発注、品出し、新人指導、クレーム対応
• フィットネス：プール監視資格、ヨガ指導、キッズ対応
• 医療・介護：服薬対応、夜勤対応、看取り対応

項目を定義したら、スタッフごとに「未習得・習得中・習得済み・指導可能」の4段階で習得状況を記録します。1枚にまとまった一覧があれば、配置を決める際に「誰に任せられるか」が即座に判断でき、店長が頭の中で照合し続ける負荷から解放されます。

ステップ3｜公平性の判断基準を数値化する

通過率の記録は、シフト確定のタイミングに合わせて10分で済みます。スタッフ名を縦に、勤務帯希望・休日希望・連休希望といった項目を横に並べたシートで、月ごとの「希望日数」と「通った日数」を入力するだけです。

記録を続けると、通過率が他のスタッフより明らかに低い人が見えてきます。該当スタッフには翌月の希望提出時に「特に通したい日」を個別に聞き、優先的に組み込みます。スキル要件で代替がきかない場合は、対応できるスタッフを増やす育成計画も並行します。放置すると不満が蓄積して離職につながるため、見つけた時点で次月のシフトで手を打ちます。

ステップ4｜毎月の振り返りで「下手のループ」を断ち切る

振り返りの仕組みを持たないかぎり、毎月のシフト運用は店長の記憶頼みのままです。当月のシフトを締めたタイミングで、希望通過率・シフト変更回数・スタッフから挙がった不満の3項目を1枚にまとめ、偏りや変更が起きた要因を1〜2行で書き出します。月末に30分の時間を確保するだけで足ります。

振り返りで見つけた要因のうち、翌月に試す改善策を1つだけ選び、ルールに反映します。たとえば「希望提出の締切を3日早める」「変更連絡はチャットの専用スレッドに統一する」といった、小さな変更で十分です。一度に複数を変えると何が効いたか分からなくなるため、必ず1つに絞ります。

1つずつ試して翌月に成果を見る流れが回り始めると、店長の経験が翌月のシフトに引き継がれる土台ができます。

4つのステップに共通するのは、店長個人の取り組みだけでは届かない工程が必ず残るという点です。希望集約、労務基準の遵守、欠員時の応援調整など、店長の判断と注意だけで毎月支え続けるには無理がある工程です。次章では、こうした工程をツールで補う具体的な方法を見ていきます。

ツールでしか実現できないシフト管理の仕組み化

店長が1人でシフト管理改善のステップに取り組み始めても、どこかで限界を感じる場面が出てきます。

こうした工程は、店長個人の判断と作業ではなく、ツールに任せる選択肢が現実的です。本章では、ツールで補える領域を、シフト管理ツールの一例としてはたLuckの「シフト管理機能」を取り上げながら整理します。

シフト管理機能の詳細に興味のある方は、以下のボタンよりダウンロードいただけます。

はたLuck シフト管理機能概要資料

シンプルで使いやすいUIで、シフト申請・調整・確定・確認の全ての業務が管理可能です。他にも売上予測に基づいた適正シフトや近隣店舗と人材シェアが可能なヘルプ募集機能など豊富な機能をご用意しています。

資料ダウンロード

希望提出と確定シフトの周知をデジタルでつなぐ

希望をスタッフから集めて転記し、確定後に1人ずつ連絡する作業は、毎月の固定コストになっています。

20名規模の店舗でも、LINEや口頭など提出経路がバラバラだとシートへの転記が発生し、確定後の個別連絡で漏れが出てしまいます。

「はたLuck」のシフト管理機能では、スタッフがスマートフォンから提出した希望がそのまま作成画面に反映され、転記の手間がなくなります。確定したシフトは一斉に周知でき、いつ誰に伝えたかも履歴として残ります。集める・配るという定型工程を仕組みに置き換えるだけで、店長の毎月の負荷が大きく変わります。

機能の詳細については、以下のページをご覧ください。

予算や労務コンプライアンスなどの細かい条件を調整する

曜日・時間帯ごとの予算管理と、36協定や夜勤翌日の連勤といった労務ルールの遵守は、店長の感覚と注意力だけで毎月守り切れる工程ではありません。シフトを組むたびに、暗算で人件費を計算し、勤務間隔を頭の中で確認することになります。

シフト管理機能には、各曜日・時間帯の予算に対する人員配置の適正度を判定する機能、労務ルールへの抵触を警告する機能、夜勤翌日の登録時に警告を出す機能などが用意されています。条件のチェックを仕組みに任せれば、店長は判断が必要な箇所だけに集中することができます。

欠員時の応援調整を一斉配信で回す

当日に欠員が出たとき、店長が代わりのスタッフを探す作業に追われると、開店準備や接客対応など他業務への影響は避けられません。電話やチャットで1人ずつ打診し、断られるたびに次の候補へ連絡するうちに、開店時刻が迫ってしまうこともあるでしょう。

「はたLuck」のヘルプ募集機能では、不足しているポジションの条件に合うスタッフに、近隣拠点も含めて一斉に募集をかけられます。当日の業務内容もあわせて伝えられるため、応援に入ったスタッフも現場に着いたあと迷わずに動けます。

ここまで、ツールが店長の手作業を補える領域として、希望集約と周知、予算と労務のチェック、欠員時の応援募集の3つを見てきました。

次章では、こうした仕組みを導入した企業の現場で何が変わったかを、2つの事例で紹介します。本部や経営層への提案を考える際の参考材料としてもご活用ください。

シフト管理の改善で店舗が変わった事例

仕組みの導入による変化は、現場の数字を見るのが一番分かりやすいものです。

本章では、「はたLuck」を導入してシフト管理を改善した企業から、現場で起きた変化が具体的に分かる事例を2つ紹介します。

シフト作成の月12時間を削減し、転記ミスをなくした事例｜株式会社ハブ

英国風PUB「HUB」「82」などを運営する株式会社ハブのラクーア店では、シフトに関する作業（希望の回収、シートへの転記、確定シフトの共有）を月2回行っており、長いときは1回あたり6時間ほどを要していました。プライベートチャットでの希望提出確認や、転記ミスへの対応が時間を圧迫する要因になっていたといいます。

はたLuckの導入後は、希望の提出から作成・確定連絡までを1つのツールで完結でき、転記の必要がなくなりました。スタッフからのシフト希望の提出も変更も、ツール上で確実に把握できるようになり、個別のやりとりも減らせています。スタッフのスキルを踏まえた人員配置も組みやすくなり、シフト作成にかける時間が大きく削減されました。

参照：株式会社ハブ｜店舗運営のDXによる生産性向上で実感する、リアル店舗の価値

100人規模のイベントシフトを効率化した事例｜株式会社東京ドーム

東京ドームシティなどの施設運営を手がける株式会社東京ドームの飲食＆物販部では、ドーム場内の「ドームショップ」を5つのエリアで管轄しています。1人の担当者が複数店舗のシフトをほぼ毎日作成しており、多くの時間を費やしていました。

はたLuckのシフト管理機能と「お知らせ」機能を活用したことで、紙での作成が不要になり、所要時間が従来の約7割に削減されました。お知らせは個人・エリア内・全体の3パターンから選んで一斉配信でき、予約投稿機能で情報公開漏れも防げています。

参照：株式会社東京ドーム｜シフト管理業務の負担を軽減し、スタッフもお客様も「たのしい！！」環境作りを実践

ほかにも、「はたLuck」の導入によるシフト管理の改善を実現している事例があります。

事例を詳しくチェックしたい方は、以下のページよりご確認ください。

ここまで、ツール導入で現場の変化が具体的に表れた2社の事例を見てきました。次章では、シフト管理の改善を進めるうえで、店長や店舗責任者の方からよく寄せられる質問にお答えします。

シフト管理の改善方法に関するよくある質問

シフト管理の改善について、店長や店舗責任者の方からよく寄せられる質問をまとめました。

本章では、3つの質問について順に回答していきます。

シフト管理が下手と言われる原因はなんですか？

原因の多くは、店長個人の能力ではなく、シフト作成の進め方そのものにあります。希望提出ルールの曖昧さ、感覚での作成、スタッフのスキル把握の不足、毎月の振り返り不足の4点が、共通して見られる特徴です。これらは個人の努力だけでは解決しにくく、ルールの文書化やスキルの一覧化といった、店舗の運用面での見直しが必要になります。

シフト作成にかかる時間を減らすにはどうすればよいですか？

希望集約と転記の作業を見直すと、時間削減の効果が出やすくなります。希望提出の締切日と提出形式を統一するだけでも、毎月発生していた問い合わせ対応や転記作業の時間が減ります。さらに、希望集約や労務基準のチェックといった複雑な条件処理はツールを活用することで、店長が手作業に費やす時間を大きく圧縮することができます。

スタッフからのシフトに関する不満を減らすコツはありますか 

スタッフの不満の多くは、「なぜこのシフトになったのか」が説明されないことから生まれます。希望通過率を数値で記録しておけば、不満を伝えられたときも根拠を持って説明できます。あわせて、変更連絡の経路を固定し、配置の判断基準をスキルマップで共有しておくと、スタッフが納得できるシフト運用に近づきます。

まとめ｜シフト管理の「下手」は仕組みで卒業できる

「シフト管理が下手」と言われる原因の多くは、店長個人の能力ではなく、シフト作成の進め方そのものにあります。作成業務が店長1人に集中していること、判断材料が記録に残らないこと、業務全体の中でシフトに充てる時間が足りないことの3つです。

改善は、ルールの文書化やスキルの一覧化といった店長個人の取り組みから着手できます。一方で、希望集約や労務基準のチェックなど、店長1人の手作業で支え続けるには限界がある工程は、ツールへの置き換えが必要です。まずは自店の運用ルールを書き出すところから始め、必要に応じて本部への提案も検討してみてください。

シフト管理の改善に役立つ「はたLuck」については、以下のリンクより、詳細資料をダウンロードできます。

「店長を交代しても何度もシフトの問題が起こる」
「ツールを入れたのに運用がバラついたままになっている」
「シフト管理の改善をしたいが、何から手をつければよいかわからない」

このような店舗のシフト管理で起こる様々な問題は、店長個人だけではなく、SVや本部も巻き込みながら解決していくことが大切です。

本記事では、シフト管理の課題を現場運用・組織・経営の3階層で整理し、緊急度と重要度に基づいて優先順位を判断するフレームを提示します。また、本部・SV主導で改革を進めたい方に向けて、現場に納得感を持ってもらうための3ステップを解説します。

【本記事のポイント】シフト管理の課題は、本部やSVと店長が協力しながら解決を目指していくことが重要

• 現場で繰り返される課題が、店長の能力の問題ではない場合がある
• 課題の所在を切り分けて、本部として着手すべき順序を判断する
• 現場が納得感を持って改革を進めるためには「整理→標準化→ツール導入」の3ステップが重要である

シフト管理の課題とは｜本部が直面する3つのパターン

シフト管理は、日々、店長やスタッフの頑張りによって補われています。しかし、現場の頑張りでカバーすることができなくなった際に、本部は3パターンの課題に直面します。

本章では、それぞれのパターンを整理し、自社の問題がどこに当てはまるかを診断できる状態を目指します。

店長を交代しても同じ問題が繰り返される

店長を交代しても、シフトの偏りや作成遅れ、特定スタッフへの依存といった同じ問題が繰り返されるなら、管理の仕組み自体に問題があるといえます。

問題の背景にあるのは、次の3点です。

• 配置ルールが文書化されていない
• 判断の基準がない
• 情報が分散している

配置ルールの文書化については、厚生労働省も「シフト作成・変更ルールの明文化」を使用者の責務として求めています。

コンプライアンスの観点からも、本部は配置基準の文書化、シフト承認フローの統一、シフトデータの一元管理などのルールを整備することが重要です。

参照：厚生労働省「いわゆる『シフト制』について」

シフト課題の実態を特定・評価できない

店舗ごとの運用基準がそろっていない場合、本部は店舗ごとのシフト管理における課題の特定、また同一の基準での評価ができない状態になります。

例えば、店舗ごとにシフト表の書式・提出締切・希望提出ルールがバラバラのとき、本部は店舗を横並びで比較できず、改善ポイントを示すことができません。

結果として、根本的な改善ができないまま、店長は毎月「今月のシフトをどう埋めるか」に追われ続けることになります。

そして、課題が長期にわたって放置されたり、場当たり的な対策しか取れないといった悪循環が続きます。

課題が点在し優先順位がつけられない

シフト管理の改善に着手しようとしたとき、本部として優先順位の判断に迷うケースは少なくありません。背景には、課題を整理する観点が本部側に定まっていないという問題があります。

シフト管理の現場では、例えば次のような課題が見られます。

• 属人化：配置ルールやスキル要件がシフト作成担当者個人に閉じている
• 標準化の欠如：店舗ごとにフォーマットや運用ルールがバラバラに管理されている
• 労務コンプライアンスリスク：書式が統一されていないため、36協定違反などが顕在化するまで本部に把握されない

これらは独立した問題ではなく、相互に絡み合っているのが特徴です。

例えば、ある店舗で「人件費が予算を超過している」「特定ベテランへの依存度が高い」という2つの問題が同時に起きているとき、人件費を抑えるためにスタッフの人数を絞ればスタッフへの依存が強まり、特定のスタッフへの依存を解消するために新人をシフトに組み込むと人件費が増す、というように対策同士が衝突します。

同時進行する課題を一度に解こうとするのではなく、どの課題から着手すべきかを判断するための切り分けが必要です。

ここまでは、本部が直面する3パターンの課題を整理してきました。

次に、これらの課題を「どの階層の課題なのか」で切り分けることで、本部が解くべき領域がより明確にしていきます。

シフト管理の課題を3階層で整理する｜現場運用・組織・経営

シフト管理の課題を、店長個人の問題として現場に任せてしまっているケースは少なくありません。

しかし実際には、課題は「現場運用・組織・経営」という3階層に分けて整理することができます。階層ごとに切り分けることで、自社の取り組むべきポイントが明確になるはずです。

本章では、それぞれの階層で起きていることを整理し、自社の課題がどこに集中しているかを把握できる状態を目指します。

現場運用レベルの課題｜希望集計・配置判断・修正対応

現場運用レベルでは、シフト作成の各段階で、次のような課題が発生します。

• 希望集計：LINE・紙・口頭など提出経路が分散し、集計に半日以上かかる
• 配置判断：休み希望の多い週末に誰を割り当てるか、またスキルバランスの調整に悩む
• 修正対応：代替要員を電話やメッセージで個別に探す作業に追われ、店長が穴埋めに入る

店長が交代したタイミングでこれらの問題が表面化する場合、シフト管理業務が店長個人の力量に依存していたということになります。

店長の頑張りで解決するのではなく、組織レベルで店長と協力しながら対策することで、店長のスキルや頑張りに過度に依存しない体制を整えることができます。

現場レベルでのシフト作成の課題については、「シフト管理 大変」の記事で解説していますので、ぜひご参考ください。

▼関連記事：なぜシフト管理は大変なのか｜SV・本部視点で読み解く原因と解決ステップ

組織レベルの課題｜属人化・標準化欠如・情報分断

組織レベルの課題は、現場運用が店舗ごとにバラバラに行われていることで、本部として店舗を横並びで管理できなくなることに起因します。

シフト管理が各店舗で独自運用されている組織では、以下の状態が起こっています。

• シフト表の書式・提出締切・希望提出ルールが店舗間で統一されておらず、何パターンもの独自ルールが存在する
• 店舗間で人員配置の基準が共有されておらず、本部がシフトの良し悪しを判断できない 
• 好調店舗のノウハウが他店舗に展開されず、属人的な成果にとどまる

一見店舗が回っているように見えても、本部目線では改善すべき項目が多く存在しているのです。

経営レベルの課題｜労務コンプライアンス・採用定着・店長負担

経営レベルの課題は、シフト管理の不備が労務リスクや採用・定着といった経営指標に直結する領域です。

現場運用と組織レベルの課題が放置された状態が続くと、以下のような経営レベルの問題が顕在化します。

• 36協定をはじめとした労務コンプライアンス違反が生じる
• シフトへの不満からスタッフの離職が増え、採用・教育コストが膨らむ
• 店長がシフト管理対応に追われ、売上管理やスタッフ教育などの店舗運営業務が止まる

いずれも現場個人の努力では解決が難しい問題です。本部が主体となって取り組む必要があります。

3階層で課題の所在が見えてきたところで、次は業種ごとの違いをどう捉えるかという視点に移ります。

共通課題と、業種特有の課題を切り分ける

自社の業種は特殊であり、一般的な解決策は当てはまらないのではないか？と考える方もいらっしゃるのではないでしょうか。

シフト管理には、業種を問わず共通する課題と、業種特有の課題が存在します。

本章では、シフト管理の難易度が特に高い4業種（飲食・小売・フィットネス・医療）を取り上げ、共通課題と業種特有の課題を整理します。

業種を問わず共通する3つの課題

業種を問わず共通する課題は、属人化・標準化の欠如・労務コンプライアンスリスクです。

それぞれ、以下のように整理することができます。

• 属人化：配置ルールやスキル要件などの情報を、シフト作成担当者しか知らない
• 標準化の欠如：店舗ごとにフォーマットや運用ルールがバラバラ
• 労務コンプライアンスリスク：運用のばらつきによって労務リスクをカバーできず、違反が起こる

これらの課題はいずれも業種や規模を問わず発生します。

「自社が特殊だから…」と感じていた課題が、実は共通課題だったという方もいるのではないでしょうか。

業種ごとに固有の課題

共通課題の上に「業種ごとの固有条件」が重なると、課題解決の難易度はグッと上がっていきます。

ここからは飲食・小売・フィットネス・医療の4業種について、何がシフト管理の難易度を押し上げているかを整理します。

自社の業種に当てはまる課題があるか、確認しながら読み進めてください。

飲食業：希望集中と人員流動性の高さ

飲食業の業種特有の課題は、土日・夜間への希望集中と、パートタイム労働者の流動性の高さです。

厚生労働省の令和6年雇用動向調査によれば、宿泊業・飲食サービス業のパートタイム労働者の離職率は29.9%と全産業で最も高い水準にあります。週末や深夜帯への希望集中、新人教育を考慮した配置、欠員時の代替要員確保といった判断を、毎月の作成で繰り返さなければなりません。

店舗ごとの離職状況とシフト充足率を横並びで把握する仕組みがなければ、欠員が常態化している店舗や、新人比率が偏っている店舗を見過ごすことになります。離職率の高い店舗への採用支援、新人比率の偏った店舗へのベテラン配置調整など、店舗単位ではなく本部横断で人員配置を判断することが求められているのです。

参照：厚生労働省「－令和６年雇用動向調査結果の概況－」

小売業：来店客数の変動と店内業務の多様性

小売業の業種特有の課題は、来店客数の変動の大きさと、店内業務の多様性です。

曜日・時間帯・天候・販促企画など需要を左右する要因が多く、時間帯ごとに求められる人員数が変わります。さらに、ピーク時間帯にはレジ・売場・品出しといった役割ごとに、必要なスキルを持つスタッフを配置しなければなりません。新人だけでは対応できない時間帯や業務が存在するため、配置がベテランスタッフに偏りやすくなることもあります。

本部から見ると、店舗ごとにどのスキルがどの時間帯に不足しているのかを把握する仕組みがなければ、ベテラン配置の偏りや特定店舗への負担集中を見過ごすことになります。スキル管理と配置設計を連動させた標準化を、本部として取り組むことがシフト管理の改善につながります。

フィットネス業：資格制約とスケジュールの二重管理

フィットネス業の業種特有の課題は、資格別の配置制約と、レッスンスケジュールとスタッフシフトの二重管理です。

ジムエリア・スタジオレッスン・プール監視など、提供サービスごとに必要な資格やスキル要件を満たすスタッフを配置しなければなりません。レッスンスケジュールとスタッフのシフトを別管理にしている場合、突き合わせ作業も必要になり、負荷が大きくなります。早朝から深夜までの営業時間の長さも、シフト作成の難易度を高める要因の一つです。

各店舗の資格やスキル保有状況、配置状況を本部が把握できる仕組みを整えることができれば、店長個人の感覚に頼らない管理体制を構築できます。

医療業：有資格者配置義務と監査対応

医療業（クリニック・調剤薬局チェーン）の業種特有の課題は、有資格者配置義務による配置の硬直性です。

薬剤師の常駐義務や開店時間中の人員配置基準があり、配置の不備は即時に法令違反として顕在化します。資格者の急な欠勤時には、近隣店舗からの応援を含めて配置を組み直す判断が必要となり、店舗単独での対応では追いつきません。

店舗ごとの資格保有者の配置状況と店舗間応援の可能性を一元管理する体制が、法令遵守と日常運用の両立につながります。

ここまで、業種を問わず共通する課題と業種特有の課題を整理してきました。

次は、具体的な対策を取らずに放置したときに経営や内部統制へどのような影響が及んでしまうのかを確認していきます。

課題を放置することによる経営・内部統制への影響

難易度が高く、根本解決に時間を要するという理由から、シフト管理の課題対応を後回しにしてしまっている本部の方もいるのではないでしょうか。

課題の放置は、現場の負荷増大にとどまらず、労務コンプライアンスリスクや本部統制の喪失といった経営・内部統制レベルでの影響として積み上がってしまいます。

本章では、放置をした際に生じる2つの影響を整理します。

労務コンプライアンス違反に気づけない

シフト管理の課題を放置することの最大の影響は、本部が気づかぬうちに労務コンプライアンス違反が起こってしまうことです。

違反の代表例には以下のものがあります。

• 月45時間・年360時間といった36協定の上限超過
• 休日労働の振替漏れ
• 変形労働時間制の起算日ズレ

こうした違反は、内部監査や労働基準監督署の指導で発覚するまで蓄積し続けます。

発覚した場合に企業が負うリスクは、是正勧告書の交付、過去3年分の未払い残業代の遡及支払い、企業名公表などです。

違反が見えるまでの気づけない期間そのものが、経営におけるリスクとなっていくのです。

このように、本部から見えていないだけで、現場の労務リスクは日々蓄積している可能性があります。

本部による店舗統制を保てない

店舗ごとに運用ルールがバラバラのままでは、本部からシフト管理の質を検証できず、問題のある店舗を特定するまでに時間がかかります。店長交代でシフト品質がリセットされる状況も、本部統制を損なう要因です。

売上・人件費・サービス品質に直結するシフト管理を店長個人の力量に任せたままでは、次のような店舗間格差が生まれます。

• 同規模店舗で人件費比率がばらつく
• 店長によって顧客満足度に差が出る
• ベテラン店長の店舗だけが売上好調

これらはいずれも、本部統制が効いていない証拠です。再現性のある店舗運営を確立するには、本部主導で属人運用から抜け出す必要があります。

放置することの経営への影響が見えてくると、次に問われるのは「では、何から手をつけるべきか」という優先順位の判断軸です。

本章ではここから、本部主導で課題を解決するための優先順位の決め方を整理します。

本部主導で課題を解決する優先順位の決め方

課題は見えてきたものの、いざ動こうとすると「全部やろうとすると現場が回らない、でも何から手をつければよいか分からない」という壁にぶつかる本部の方も多いのではないでしょうか。

本章では、優先順位の2軸・解決の順序・現場の巻き込み設計という3点で、本部・SV主導で改革を進めるためのフレームをご紹介します。

優先順位を決める2つの軸｜緊急度と重要度のマトリクス

着手すべき順序が見えないときは、緊急度と重要度の2軸で課題を整理してみるのが有効です。

緊急度は「いつまでに対処しないと違反や監査リスクになるか」、重要度は「経営指標（売上・人件費・離職率・本部統制）にどれだけ影響するか」と置き換えると考えやすくなります。この2軸で4象限を作ると、シフト管理の課題は次のように分類できます。

多くの本部マネージャーが見落としがちなのは、②の領域です。

緊急度は低くても、属人化の解消や本部統制の確立は経営の土台にあたるため、ここに手を打たないまま①の対応に追われ続けると、根本問題が温存されたまま改革疲れだけが残ります。緊急性に振り回されず、重要度の高い領域に投資する判断が、本部主導の改革を成功させる大事なポイントです。

「整理→標準化→ツール導入」という解決順序

重要度の高い課題（労務コンプライアンス対応と属人化の解消）に着手領域を絞ったあとで、本部がつまずきやすいのが「ツールを入れれば一気に解決するのでは」という発想です。実際には、ルールの整理（棚卸し）、基準の標準化、ツール導入という3段階を順に進めていく必要があります。

順序を飛ばしてツール導入から始めると、暗黙知のままシステムに置き換えるだけになり、属人化が再発します。整理されていない運用をデジタル化しても、Excelの混乱がそのままシステム上に再現されるだけになってしまうのです。

はたLuckの「シフト管理機能」のようなツールは、整理と標準化が済んだ運用を本部側に集約する役割を担います。

「適正シフト」で各曜日・各時間帯の予算をガイドラインとして示すことで、店舗ごとの配置基準を本部起点で揃えることができます。また、「労務アラート」で労働基準法や就業規則への抵触を警告する仕組みを整えれば、シフト作成段階で違反を防ぐことが可能です。

具体的なツール選定の判断軸については、以下の記事で詳しく扱っています。

▼関連記事：シフト管理ツールの比較で迷う前に｜稟議を通す判断軸と運用設計｜はたLuck

はたLuckの詳細については、以下の資料に詳しくまとめているので、検討中の方はダウンロードしてください。

現場との温度差を埋める巻き込み設計

本部主導の改革を現場で機能させるには、現場店長へのヒアリングを行い、棚卸しのプロセスから始めるのが有効です。

本部からの一方的な改革の押し付けは、店長の「自分の仕事を取り上げられた」という感覚や「自分のやり方を変えたくない」という抵抗を生み、ルールの運用が進みません。

ヒアリングのような現場起点で改革を始めると、店長は「課題解決に現場の声が反映される」と受け止めやすくなります。

「裁量を奪う」のではなく「属人化から解放する」と意味づけをすることが、現場からの納得感を得るためのポイントです。

優先順位の判断軸・解決順序・巻き込み設計の3点が整理できたところで、ここまでの内容に対して本部マネージャーやSVの方から寄せられる代表的な疑問にお答えします。

シフト管理の課題に関するよくある質問

シフト管理の課題整理に関して、本部マネージャー・SVの方から寄せられる代表的な質問にお答えします。

シフト管理の課題はどこから着手すべきですか？

緊急度と重要度の2軸で課題を分類し、緊急度高×重要度高の領域から着手することが基本となります。

多くの場合、労務コンプライアンス違反リスクや行政監査対応など、労務関連の課題が緊急度・重要度ともに高く、優先度の最上位に位置づけられます。逆に、緊急度は低いが解決しやすい課題から手をつけると、根本問題が温存されたまま改革疲れを招きます。

シフト管理ツールの導入を急ぐべきですか？

ツール導入は、ルールの整理（棚卸し）と基準の標準化を済ませてから進めることをおすすめします。

このステップを飛ばしてしまうと、暗黙知のままシステムに置き換えるだけになり、属人化が再発する可能性が高まります。導入後に「想定していた効果が出ない」という状況の多くは、前段階の準備不足が原因です。

組織全体でのDX推進という観点では、シフト管理の整備が他のDX施策とも連動するため、全社視点での進め方を整理しておくことも効果があります。

ここまで整理してきた課題の構造と解決の進め方を、最後にもう一度振り返ります。

まとめ｜課題の体系整理が解決の出発点

シフト管理の課題は店長個人で抱え込むものではなく、本部・SVと店長が協力しながら向き合うことで解決に近づく課題です。

まずは、現場運用・組織・経営の3階層で課題を切り分けて、どこに着手すべきかを整理することから始まります。整理・標準化を経たうえでツール導入を進めれば、現場の納得感を保ったまま改革を進めることができるでしょう。

また、シフト管理への取り組みは、コストではなく投資です。

仕組みとして整ったシフト管理は、労務コンプライアンス・現場負荷軽減・本部統制の回復を同時に支える基盤になります。ぜひこれを機に、シフト改善に取り組んでみてはいかがでしょうか。

「何から手をつければよいかわからない」という方は、あらゆる機能がオールインワンで備わっている「はたLuck」のシフト管理機能をご覧ください。

「適正シフト」で各曜日・各時間の予算ガイドラインを示す、「労務アラート」で労務リスクを可視化するなど、再現性の高い店舗運営を強力にサポートします。

まずはお気軽に資料をダウンロードください。

「シフト管理が大変」という店長の声は、個人の能力差として片づけられがちな課題です。

しかし実際には、異動で店長が交代しても、同じ店舗で同じ問題が再発することがあります。なぜこのようなことが起こるのでしょうか？

本記事ではシフト管理の大変さの正体を「情報・基準・リスク」の3軸で整理し、SV・本部主導で進められる改善の3ステップを解説します。

店長個人としての改善方法が知りたい方は「シフト管理が下手な店長の4つの特徴｜原因と改善ステップを解説」をご覧ください。

この記事のポイント

シフト管理が大変なのは、店長個人の能力ではなく、店舗運営の体制に原因がある。

• シフト管理の大変さは「情報の属人化」「店舗ごとに異なる基準」「労務リスクの不可視化」という3つの問題に集約される
• 店長の疲弊は離職・サービス品質低下・採用コスト増加に影響し、経営指標に直結する課題となる
• 解決の鍵は、ルールの棚卸し・基準の標準化・プラットフォームへの集約というSV・本部主導の3ステップである

シフト管理が大変だと感じるのは、どの瞬間ですか

シフト管理が大変だと感じる瞬間は、人によって全く違います。

希望が集まらず着手できないことが大変と感じる方もいれば、配置が定まらず夜遅くまで作業をしていること、シフト確定後の修正対応に追われて本来の店舗業務が止まることが大変と感じる方もいるでしょう。

ここでは作成前・作成中・公開後の3つのフェーズで、代表的な場面を見ていきます。

「シフト管理のどの段階で大変だと感じているか」を把握する手がかりとして読みすすめてください。

【作成前】希望が集まらず、着手できない

シフト管理の大変さは、希望を集める段階から始まっています。

希望提出の方法が紙、LINE、口頭に分散している店舗では、集計するだけで半日以上を費やすことも珍しくありません。

提出が遅いスタッフを追いかけて連絡している間、店長が本来やりたい店舗運営の業務が進まない、という状況に陥ることもあるでしょう。

提出方法が統一されていない場合、未提出の確認や催促の負担が大きくなります。

また、シフト作成前の希望収集は、業務として工数に計上されにくいことも実情です。

【作成中】人員配置のルールが明文化されていない

シフト作成中にしばしば店長の時間を奪う要因となるのが、配置の判断基準が明文化されていないことです。

「日曜は誰と誰なら回る」
「この時間帯はベテランが2人欲しい」

上記のような判断基準が、店長の頭の中にしか存在しないケースは珍しくありません。

店長の頭のなかだけで複雑なルールを組み合わせてシフト作成しようとすると、どうしても長時間を要することになります。

また、ルールが複雑な場合、人事異動のときに引き継ぐことも困難です。引き継ぎがうまく行われないまま店長が交代した場合には、シフト管理が機能せず店舗が機能不全になるケースもあります。

重要なポイントは、シフト管理（人員配置）のルールをあらかじめ明文化しておくことです。

【公開後】修正依頼に追われ、業務が止まる

シフト公開後にも、スタッフのさまざまな理由で調整が必要になることがあります。

「テストの予定が入った」
「子どもが熱を出した」
「急な予定が決まった」

急なシフト変更依頼に対しては、穴埋め要員（人員）となるスタッフを探して連絡する必要があります。誰も見つからなければ店長自らシフトを埋めたり、他店の店長に相談したりしなくてはなりません。

シフト管理は、シフト公開までが完了だとされがちですが、修正業務にも多くの負担を強いられることがあります。

このように、シフト作成前・作成中・公開後の3つの段階に共通しているのは、すべて店長個人の力量ではなく、ルールや工数の扱い方そのものが整っていないということです。

次の章では、シフト管理の大変さがなぜ起こるのかを、SV・本部の視点で解説していきます。

現場任せの限界｜シフト管理が大変になる3つの落とし穴

シフト管理の大変さを「店長個人の頑張りで乗り切ろう」と考えていませんか？

どんなに店長個人が頑張ったとしても、その頑張りにはいつか限界が訪れます。

この章では、シフト管理の大変さについて組織として取り組まない場合に生じる3つの落とし穴を解説します。

①店長交代でシフト品質がリセットされる

第一の落とし穴は、店長交代のたびにシフト品質がゼロからやり直しになることです。

配置ルールやスキル要件、労務制約といった判断基準が前任店長の頭の中にしかなく、引き継ぎ資料もマニュアルも残されていない店舗は珍しくありません。

新店長が着任してから安定するまで、SVが伴走することで一時的にしのぐことはできますが、SV自身が異動してしまうと再び暗黙知の在り処がわからなくなってしまいます。

属人化の解消は店長個人の努力やSVの伴走ではなく、SV・本部が情報を共有できる仕組みを整えることでしか進めることができない課題なのです。

②店舗間でシフト品質を横並び比較できない

第二の落とし穴は、本部・SVが店舗を横断する共通フォーマットを整備していないために、シフト品質を店舗間で比較する手段が存在しないことです。

本来SVは店舗間の品質を比較し、優良な運用を他店舗へ横展開する役割を担いますが、フォーマットが揃わない状態ではそれぞれの店舗を別個に評価することしかできません。

このような状態では、店長ごとのシフト品質の差が能力差なのか業務量の差なのかを判別する材料がなく、SVは本来の機能を発揮しきれません。

これはSV個人の手腕ではなく、組織側の標準化不足が生む問題なのです。 

仕組みを整えない限り、現場任せの落とし穴から抜け出すことは難しいでしょう。

③本部報告まで労務問題が把握できない

第三の限界は、労務リスクが把握しづらいことです。

担当店舗で36協定の上限ギリギリのシフトが組まれていても、店長から相談がなければSVは気づくことができません。書式が店舗ごとに違うと突合できず、月次の本部報告で集計したときに初めて問題が浮上することも珍しくない状況です。

厚生労働省が2022年に発表した資料でも、シフト作成・変更ルールの明文化を使用者の責務として求めています。属人運用ではリスクが現場店長の善意と注意力に依存し、本部から指摘されてから動く後手の対応に陥ってしまいます。

参照：厚生労働省「いわゆる『シフト制』について」

シフト管理の負荷が経営にもたらす影響

シフト管理に追われる店長の姿を見ながら、本部として「何とかしなければ」と思いつつ手を打てていない方も多いのではないでしょうか。

シフト管理の大変さを放置することの本当のリスクは、店長個人の業務負担として可視化されている部分よりもはるかに大きくなります。

本章では、シフト管理の負荷が経営にもたらす影響を3つの観点で整理します。

店長の疲弊と離職リスク

経営上の最大の損失は、店長の離職や休職のリスクです。

シフト作成と公開後の調整で毎月多くの時間を消費する店長は珍しくありません。
本来の店長業務である売場管理・採用・教育に手が回らず、本部からは「シフトに時間をかけすぎ」と言われる板挟みに陥ることもあります。

厚生労働省の令和6年雇用動向調査によれば、宿泊業・飲食サービス業のパートタイム離職率は29.9%、生活関連サービス業、娯楽業は21.9%と、全産業の中で突出した水準にあります。

シフト管理の負荷を放置することは、現場の中核である店長そのものを失うリスクに直結するといえるでしょう。

▼参照：厚生労働省「令和6年雇用動向調査」

サービス品質と顧客体験への影響

シフト管理は、次のようにサービス品質にも影響します。

• スキルの偏りによりサービスの質にバラつきが生じる
• シフトに穴が生じたときに店長が穴埋めすることで、その他の管理業務に遅れや停滞が生じる

また、サービス品質の低下により顧客からのクレームが増えたり、売上が落ち込んだりするケースにも発展しかねません。

採用コストと定着率への波及

シフト管理の質は、採用・定着のサイクル全体に波及します。

希望が通らない月が続くとアルバイトやパートのモチベーションが下がり、離職につながることがあります。次の採用と教育に時間がかかり、新人が育つ前にまた誰かが辞めるという負のループに陥りやすいのです。人手不足が進むなかでアルバイト・パートの採用単価は年々上昇傾向にあり、ひとりが辞めるたびに発生するコストも大きくなっています。 

厚生労働省によれば、新規大卒の3年以内離職率は約3割で推移しており、定着率の確保は業界全体の経営課題となっています。シフト管理の改善は、採用コスト削減と定着率向上に直結する投資といえるでしょう。

▼参照：厚生労働省「新規学卒者の離職状況」

シフト管理の負荷が経営に及ぼす影響は、ここまで見てきたとおり店長離職・サービス品質・採用コストと広範に波及します。ただし、その大変さがどこで増幅するかは業種によって異なります。次の章では、業種別の違いを整理していきます。自社の状況と照らし合わせながら読み進めてみてください。

業種別に見るシフト管理の大変さの違い

シフト管理の大変さを解消しようとしたときに、自分の業種ならではの困りごとがある、と感じることはないでしょうか。

シフト管理の大変さは、業種・規模によって異なります。

ここでは飲食・小売・フィットネスの3業種において、それぞれ何が「大変さ」を増幅させているかを比較していきます。

飲食業：希望の集中と急な欠員

飲食業の大変さは、人員流動の高さに集約されます。

飲食店ではアルバイトやパートが主力となり、勤務可能な曜日や時間帯が異なる多様なスタッフを組み合わせて運営します。さらに、ホールとキッチンそれぞれに必要なスキルや、新人教育とベテラン配置のバランスを毎月組み直す必要があり、店長によって調整の質が大きく変わってくることも珍しくありません。

そして、条件を調整したにもかかわらず急な欠員が生じると、シフトの穴を埋めるのが「大変」になるのです。

人員の流動性の高さがシフト管理の難易度を押し上げており、店長個人のスキルだけでは解消することが難しいのが、飲食業の特徴です。

小売業：長時間営業と来店波動への対応

小売業の大変さは、長時間営業と需要の読みにくさにあります。

ドラッグストアやスーパーのような小売店舗では、早朝の品出しから深夜の閉店までの長時間営業をシフトでカバーする必要があり、時間帯ごとに必要な人員数と職種が大きく変動します。

「希望を叶えようとすると人手が足りず、人手を優先すると不満が出る」というジレンマに、毎月直面している店長は少なくありません。来店ピークも天候や販促によって読みにくく、想定通りの人員配置ができないケースが頻発します。

シフトと実需のズレが恒常的に発生する小売業では、店長個人の経験則による調整は限界を迎えています。ここで活用できるのが、はたLuckの「シフト管理機能」のように、売上予測や予算に基づいた配置基準をあらかじめ設定できるプラットフォームです。

詳細ははたLuckの資料からご確認いただけます。 

フィットネス・医療関連：資格やスキルによる制約

フィットネス・医療関連業種の大変さは、資格別の配置制約が複雑であることです。

フィットネスクラブや医療関連店舗では、資格別の配置制約があるため、シフト管理が一段と難しくなります。

フィットネスクラブの場合、マシンジム・スタジオ・プールなど施設間の配置調整に加え、各レッスンプログラムにインストラクターを確実に配置する必要があります。レッスンのスケジュールとスタッフのシフトを照らし合わせなければならないため、突き合わせ作業に多くの時間を取られているケースも珍しくありません。

また、医療関連業種では配置ミスが即コンプライアンスリスクにつながるケースが多々存在します。そのため、店長1人ではなくシフト管理ツール活用による本部主導の管理が求められるのです。

具体的なツール選定の判断軸については、「シフト管理ツールの比較で迷う前に｜稟議を通す判断軸と運用設計」で解説しています。詳しく知りたい方はぜひ参考にしてください。

業種ごとに大変さの現れ方は違っても、その根にある構造は共通しています。店長個人の頑張りでは解消できない問題に対しては、業種を問わず本部主導で取り組む必要があります。

次の章では、本部主導で取り組む上で必要な、3つのステップを具体的に整理していきます。

シフト管理の大変さを解消する3つのステップ

シフト管理の大変さを解消するには、「店長個人が頑張る」という発想から、「組織として仕組みに落とし込む」という発想の転換が欠かせません。本章では、仕組み化に必要な「ルールの形式知化・基準の標準化・運用の中央集約」という3ステップを、SV・本部レベルで推進できるように整理していきます。

ステップ1：シフトルールの棚卸しと形式知化

最初のステップは、店長の頭の中にあるルールを文書化することです。

複数店舗の店長にそれぞれヒアリングして「自店のルール」を書き出してもらうと、書式も用語もバラバラ、どこにも記載されていない内容の決まりごとが多く出てきます。配置ルール、優先順位、スキル要件、労務制約を文書化して初めて、改善できる土台が整います。

そして、店舗単位ではなくSV・本部主導で棚卸しテンプレートを配布し、定期的な更新まで含めて設計することが重要です。棚卸しの仕組み化そのものが、その後の標準化とツール導入を成功させる起点となるのです。

ステップ2：店舗を超えた基準の標準化

次のステップは、店舗を超えた共通基準を作ることです。

店舗ごとのフォーマットを統一しようとすると、現場店長から「自分のやり方を変えたくない」という抵抗が起きやすいものです。標準化は現場の裁量を奪うのではなく、属人化からの脱却を意味します。シフト希望に関するルールを定めて透明性を確保することが、不公平感の解消と店長負担の軽減につながります。

フォーマット・入力項目・締切・公開タイミングを揃えるだけで、店舗を超えた横並び比較とリスク把握が可能になります。現場の声を聞きながら基準を作ることができるかどうかが、改革の成否を分けるポイントです。

ステップ3：プラットフォームへの集約

最終ステップは、希望提出・作成・共有・変更・記録を1つのプラットフォームに集約することです。

ルールが棚卸しされ基準が標準化されても、Excelと紙とチャットに情報が分散したままでは、リアルタイムで情報を把握することができません。本部が現場の問題を知ったときには、すでに3日経っているということも珍しくない状況です。情報のアナログ管理、分散管理は属人化の温床になり、せっかく標準化したルールも徐々に形骸化してしまいます。

はたLuckでは「シフト管理機能」を中心に、現場と本部の情報を1つにつなぐ運用を支援しています。情報の分散に課題がある方は、ぜひ一度ご覧ください。

シフト管理に関するよくある質問（FAQ）

シフト管理の大変さに関して、SV・店舗運営担当の方から寄せられる代表的な質問にお答えします。

シフト管理が大変なのは能力に原因がありますか？

シフト管理の大変さは、個人の能力ではなく体制の問題であることが多いです。

シフト管理は配置ルール・スキル要件・労務制約・希望調整など扱う変数が多いという特徴があります。そのため、ルールが存在しない・共有されていない場合ほど属人化しやすくなります。

店長を入れ替えても同じ症状が再発するなら、それは個人の腕の問題ではなく、仕組みが整っていないことが原因と考えてよいでしょう。この場合、解決にあたってはSV・本部レベルでの仕組み化が必要になります。

ツールを入れれば大変さは解消されますか？

ツール導入だけでは解消されないことがほとんどです。

これは、暗黙知のままツールに置き換えると、同じ属人化がツールの運用上で再発してしまうためです。ルールの棚卸し、基準の標準化、ツール導入という順序で進めることが必要で、前段階の準備を省略してしまうと、どのツールを入れても形骸化するケースが多くなります。

SV・本部主導で改革を進める際の最初の一歩は？

「全店舗のシフトルールを棚卸しすること」が第一歩になります。

標準化やツール導入を先に進めても、店舗ごとの暗黙知が言語化されていないと形骸化しやすくなります。また、現場店長を改革に巻き込みながら棚卸しを行うことで、現場とともに改革を進めることができます。

まとめ｜シフト管理は「個人の負担」から「仕組みの投資」へ

本記事では、シフト管理の大変さを「情報・基準・リスク」の3軸で整理し、店長の疲弊・サービス品質低下・採用コスト増加という経営インパクトを示してきました。

解決の鍵は、ルールの棚卸し・基準の標準化・プラットフォームへの集約という3ステップであり、これらはSV・本部主導でしか進められないものです。
シフト管理への取り組みは、店舗運営の再現性を高めるための投資として捉えることが重要です。

「現場の頑張りで何とかしてきたが、もう限界だとも感じている」という方は、はたLuckの「シフト管理機能」から運用の改善に着手してみてください。

店長個人として今日から改善できる方法を探している方は「シフト管理が下手な店長の4つの特徴｜原因と改善ステップを解説」の記事へ、ツール選定の具体的な判断軸を知りたい方は「シフト管理ツール」の記事をご参考ください。

シフト管理ツールの具体的な機能が知りたいという方は、お気軽にはたLuckの資料をダウンロードください。

雇用保険とは？基本をわかりやすく解説

まず、雇用保険の基本について見ていきましょう。

雇用保険の目的と役割

雇用保険は、労働者が失業した際の生活保障や、再就職支援を目的とした社会保険制度です。具体的には、失業給付の支給や、再就職支援、能力開発支援などを通じて、労働者の生活と雇用の安定を確保する役割を担っています。また、企業の雇用維持や労働者の雇用継続を支援する制度としても機能しています。

雇用保険が従業員・雇用主双方にとって重要な理由

雇用保険は従業員と会社の双方にとって大きなメリットがある制度です。従業員の立場からすると、万が一失業してしまっても、失業給付を受けながら次の仕事を探すことができるため、生活の心配をせずに求職活動に専念できます。

また、キャリアアップのための職業訓練費用の支援や、子育て中の方への育児休業給付金など、さまざまな支援を受けることが可能です。

一方、雇用主にとっても、従業員の雇用を維持するための支援を受けられるといった利点があります。雇用保険に加入している会社は福利厚生が充実していると求職者から評価され、優秀な人材の採用がしやすくなります。さらに、従業員も安心して長く働き続けることができるため、離職の防止にもつながるでしょう。

保険料の負担割合 

雇用保険料は、雇用主と従業員で分け合って負担する仕組みになっています。一般的な雇用保険料の負担割合は、以下の通りです。

参考：令和７（2025）年度 雇用保険料率のご案内

従業員の負担分は毎月の給料から自動的に天引きされ、雇用主の負担分と合わせて会社が納付します。雇用保険料は、会社の負担がおよそ6割、従業員の負担がおよそ4割の割合となっており、失業時の給付や雇用の安定のための制度を支えています。

サービス業における雇用保険の重要性

サービス業では、パートやアルバイトなどの非正規雇用が多いため、雇用保険の重要性が特に高いと言えます。労働時間や雇用期間が短い従業員でも、一定の条件を満たせば加入できるため、従業員の生活保障や雇用の安定性にプラスの効果をもたらすでしょう。

雇用保険の加入条件

雇用保険の加入条件は、労働者の雇用形態や労働時間、雇用期間などによって定められています。

基本的な加入要件

雇用保険の基本的な加入要件は以下のとおりです。

これらの条件を満たす労働者は、原則として雇用保険に加入する必要があります。

労働時間による基準

週の所定労働時間が20時間以上であることが、雇用保険加入の基準となります。この基準は、実際の労働時間ではなく、労働契約で定められた所定労働時間に基づいて判断されます。変形労働時間制を採用している場合は、年間の平均で週20時間以上となることが必要です。

雇用期間による基準

雇用見込み期間が31日以上であることも、加入条件の一つです。短期的な雇用契約であっても、更新により31日以上の雇用が見込まれる場合は、加入対象となります。季節労働者など、一時的な雇用であっても、この基準を満たせば加入が必要です。

賃金による基準

賃金に関する具体的な最低基準は設けられていませんが、労働の対価として賃金が支払われることが前提となります。そのため、賞与や手当などの諸手当も含めた総支給額が対象です。

年齢による制限

2017年の雇用保険法改正により、年齢制限が撤廃され、65歳以上の労働者も加入対象となりました。企業は、雇用保険の加入条件（週の所定労働時間が20時間以上、31日以上の雇用見込みなど）を満たす労働者を、年齢に関係なく加入させる義務があります。

また、65歳前から継続して雇用されている場合は、特別な手続きなしで引き続き適用されます。ただし、定年後に勤務形態が変わり短時間勤務になると、所定労働時間の基準を満たさない可能性があるため、注意が必要です。

外国人労働者の加入条件

国籍を問わず外国人労働者は、日本人労働者と同様の条件で雇用保険に加入する必要があります。ただし、留学生のアルバイトなど、一部の在留資格では異なる扱いとなる場合があるため、事前に確認しておくことが大切です。

パート・アルバイトの雇用保険加入

ここでは、パート・アルバイトの雇用保険について見ていきましょう。

短時間労働者の適用基準

パートやアルバイトなどの短時間労働者についても、一定の要件を満たせば雇用保険への加入が必要です。適用基準は正社員と基本的に同じですが、以下の労働時間や雇用期間については特に気をつけなくてはなりません。

週所定労働時間の要件

短時間労働者の場合も、週20時間以上という基準は変わりません。ただし、シフト制で勤務する場合は、月間の所定労働時間を週平均に換算して判断されるため、繁閑の差が大きい業態では、この換算作業が重要になります。

月額賃金の要件

短時間労働者の雇用保険加入に関して、特定の月額賃金の要件は設けられていません。ただし、労働の対価として適切な賃金が支払われていることが前提となります。

複数の事業所で働く場合の取り扱い

労働者が複数の事業所で働いている場合、それぞれの事業所での労働時間が週20時間未満であっても、合算して週20時間以上となるケースがあります。この場合、各事業所での雇用保険の取り扱いが問題となりますが、原則として主たる賃金を受ける事業所で加入することになります。

学生アルバイトの特例

一般的に、学生は雇用保険の加入対象外とされています。ただし、以下のようなケースは例外的に加入が認められることがあります。

雇用保険の加入手続きの流れ

ここでは、雇用保険の加入手続きの流れについて見ていきましょう。

必要書類の準備

雇用保険の加入手続きには、雇用保険被保険者資格取得届や本人確認書類、労働条件通知書などの書類が必要です。事業主は、これらの書類を漏れなく準備する必要があります。

手続きの期限

加入手続きは、労働者を雇用した日の翌日から起算して10日以内に行わなくてはなりません。期限を過ぎた場合でも手続きは可能ですが、できるだけ早期に手続きをすることをおすすめします。

提出先と方法

手続きは、事業所の所在地を管轄するハローワーク（公共職業安定所）で行います。電子申請システムを利用することで、オンラインでの手続きも可能です。

雇用保険に関する注意点

雇用保険に関する注意点は、以下の通りです。

従業員の加入状況の管理方法

従業員の雇用保険加入状況を適切に管理するためには、労働時間や雇用期間を正確に把握することが欠かせません。特に、パートやアルバイトの場合は、労働時間の変動に注意が必要です。

労働時間の適切な把握

従業員の労働時間を適切に把握するためには、タイムカードやICカード、勤怠管理システムなどを活用し、正確に記録することが大切です。特に、変形労働時間制を採用している場合は、週平均の労働時間の適切な計算が求められます。

雇用保険に関する帳簿書類の管理

雇用保険関係の帳簿書類は、法定保存期間である4年間の保管が必要です。被保険者資格取得届や喪失届の控え、賃金台帳などを適切に保管しましょう。

試用期間中の扱い

試用期間中であっても、雇用保険の加入要件を満たす場合は、加入手続きが必要です。試用期間の有無にかかわらず、雇用開始日から被保険者となります。

遡及適用

加入要件を満たしているにもかかわらず未加入であった期間がある場合、遡って加入手続きを行わなくてはなりません。この場合、未納の保険料も併せて納付することになります。

違反した場合の罰則

雇用保険法に違反した場合、罰則が科される恐れがあります。例えば、届出義務違反や虚偽の届出を行った場合は、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金*に処されます。

*参考：労働新聞社

雇用保険加入状況の管理を効率化する方法

雇用保険加入状況の管理を効率化する方法には、主に以下の3つがあります。

シフト管理・勤怠管理システムの導入

シフト管理や勤怠管理をシステム化することで、労働時間の把握や保険料の計算が効率化されます。特に、パートやアルバイトが多い職場では、システムの導入が有効です。

シフト作成時の注意点

シフトを作成する際は、雇用保険の加入要件を考慮する必要があります。週20時間以上という基準を意識しながら、適切なシフト配分を行いましょう。

人事労務担当者の負担軽減

システムの導入により、手作業での計算や書類作成の手間が軽減されます。また、エラーのリスクも低減され、より正確な管理が可能です。

雇用保険に関するよくある質問（FAQ）

ここでは、雇用保険に関するよくある質問を5つ取り上げてみました。

Q1. 週20時間未満のパートは雇用保険に加入できますか？

週20時間未満の労働者は、原則として雇用保険の加入対象とはなりません。ただし、労働時間が増加して週20時間以上となった場合は、その時点で加入が必要となります。

Q2. 試用期間中の従業員も雇用保険に加入できますか？

試用期間中であっても、雇用保険の加入要件（週20時間以上の労働時間、31日以上の雇用見込み期間）を満たす場合は、加入が必要です。雇用形態や試用期間の有無は、加入の判断に影響しません。

Q3. 雇用保険料はいつから発生しますか？

雇用保険料は、被保険者資格を取得した月から発生します。月の途中で雇用された場合でも、その月の初日に遡って保険料が発生します。

Q4. 退職後、雇用保険はいつまでもらえますか？

失業給付（基本手当）の給付日数は、離職理由や被保険者であった期間、年齢などによって異なります。一般的には90日から360日の範囲で設定されています。

Q5. 副業をしている従業員の雇用保険はどうなりますか？

複数の事業所で働く場合、原則として主たる賃金を受ける事業所で雇用保険に加入します。ただし、それぞれの事業所での労働条件によって判断が異なる場合があるため注意が必要です。

労働時間を把握しやすくするシフト管理ツール「はたLuck」

雇用保険や労働時間の管理については多くの課題が存在しますが、シフト管理アプリ「はたLuck」を活用することで、これらの課題を効率的に解決できます。

パート・アルバイトの希望に応じたシフトが組める

はたLuck のシフト作成機能を使えば、シフトの回収から作成・確定までをスムーズに行えます。シフト希望はスタッフが自分のスマートフォンから入力するため、回収の手間がかかりません。期限までに未提出のスタッフにはアラートが届くため、個別連絡の必要もなくなります。

回収されたシフト希望は、シフト作成ツールに自動的に反映されるため、転記は不要、転記ミスもなくなります。また「適正シフト機能」を使えば、店舗別・曜日別・ポジション別などで適正な人数のスタッフを手軽に配置できます。人件費の算出機能や、労働基準法に違反するシフトを組むとアラートを出す機能も搭載されているので、安心してシフトを作成できるのがポイントです。

パート・アルバイトとのコミュニケーションツールも搭載

はたLuckの「トーク機能」は使い慣れた私用SNSと操作性が似ているため、ストレスなく利用できます。また、特定のメンバーとのグループ会話が可能であり、連絡事項や重要な情報などを気軽にやり取りできるため、店長とSV間でコミュニケーションを取る際にも活用できます。

パート・アルバイトの属性に従って設定できる労務アラート機能も使える

はたLuckの「労務アラート機能」は、労働基準法や就業規則に違反するシフトが組まれそうになった際に警告を発する機能です。

例えば、連続勤務日数の上限や休憩時間の確保、深夜労働の制限などをチェックし、問題がある場合にアラートを出します。法令遵守が容易になり、労務におけるリスクを大幅に軽減できます。

雇用保険の加入条件を把握するためにシフト管理ツールを導入しよう

雇用保険の適切な管理を行うためには、従業員一人ひとりの労働時間を正確に把握することが欠かせません。特にパートやアルバイトが多い職場では、頻繁なシフト調整や、月ごとの労働時間の変動などが想定されるため、手作業での管理は非常に大変です。

そこで、従業員の労働時間の把握が容易にできる、シフト管理ツールの導入をおすすめします。シフト作成や変更の手間も大幅に削減できるほか、労働時間が基準を超えそうな従業員を事前に把握できるため、法令遵守の面でも安心です。

より確実な法令遵守と効率的な労務管理を両立させるためにも、ぜひシフト管理ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

はたLuck シフト管理機能概要資料

シンプルで使いやすいUIで、シフト申請・調整・確定・確認の全ての業務が管理可能です。他にも売上予測に基づいた適正シフトや近隣店舗と人材シェアが可能なヘルプ募集機能など豊富な機能をご用意しています。

資料ダウンロード

離職率の高さは、サービス業において深刻な課題となっています。人材の確保や育成にかかるコストの増大、業務効率の低下など、企業の成長を阻害する要因になることもあるでしょう。

本記事では、サービス業における離職率の現状や企業が直面する課題について解説します。離職率を改善するための具体的な対策も紹介するので、自社の人材戦略を見直す際の参考に、ぜひご覧ください。

離職率とは？ 

離職率の改善を図るには、まず基本定義や離職率の種類を把握しておきましょう。

離職率の基本定義      

離職率とは、特定の期間内に企業から退職した従業員の数を、その期間の平均従業員数で割って算出される割合です。例えば1年間で10人が退職し、平均従業員数が100人だった場合、年間離職率は10％となります。

離職率は人材の流動性を定量的に把握し、人事戦略を策定する際の指標となります。

離職率の種類

離職率は算出方法や対象期間によって、いくつかの種類に分けられます。主な種類に、定期離職率、年間離職率、月別離職率があります。

定期離職率

定期離職率とは、四半期や半年といった特定の期間における離職者数を、その期間中の平均在籍者数で割ったものです。

短期的な人材の流動性を把握するのに適しており、季節変動や特定のイベントが離職に与える影響を分析するのに役立ちます。

年間離職率

年間離職率は、1年間に離職した従業員数を、その年の平均在籍者数で割ったものです。季節変動や一時的な要因による影響を平準化する指標です。

年間離職率は長期的な人材の定着傾向を把握するのに適しており、企業の年間を通じての人材戦略の効果を測定するのに役立ちます。

月別離職率

月別離職率とは、1か月間に離職した従業員数を、その月の平均在籍者数で割ったものです。短期間での人材流動性を詳細に分析する際に役立ちます。

たとえば、特定のプロジェクトの開始や終了、組織変更、新制度の導入などによる影響を把握するのに適しています。また、季節性の高い業界においては月別離職率によって離職の兆候を発見し、対策を講じることができます。

サービス業における離職率の現状          

ここでは、サービス業における離職率の現状を見ていきましょう。

業界別離職率の傾向   

サービス業は宿泊業や飲食業など多岐にわたります。業界によって特性が異なるため、それぞれに適した対策が求められます。ここでは、飲食業、小売業、宿泊業の主な3つの業界について解説します。

飲食業の離職率

飲食業は、サービス業の中でも特に離職率が高い業種として知られています。厚生労働省によると飲食業の離職率は10.9％*となっており、調査対象となった全17業種の中で最も高い数値となりました。

飲食業の離職率が高い理由としては、不規則な勤務形態や長時間労働、休日の取りにくさなどが挙げられます。特に、深夜勤務や土日祝日の勤務が多いことが、従業員の負担となっています。

小売業の離職率

小売業の離職率は飲食業ほどではないものの、一般的な企業の離職率を上回っています。厚生労働省のデータによると、卸売業・小売業の離職率は6.5％*となっています。

小売業の離職率が高い主な理由としては、顧客のクレーム対応などによるストレスや、土日出勤の多さなどが挙げられます。

宿泊業の離職率

宿泊業の離職率も飲食業と並んで高く、10.9％*となっています。

24時間体制でのサービス提供が必要となるため、夜勤やシフト勤務が多く、生活リズムが不規則になりやすいことが主な要因です。また、繁忙期には長時間労働を強いられることも、離職を促す要因となっています。

*参考：厚生労働省｜産業別の入職と離職の状況

高離職率が企業にもたらす影響  

離職率が高い状態が続くと、企業は経済的な損失だけでなく、従業員のモチベーション低下などの問題を抱える可能性があります。ここでは、離職率が高いことによる影響を見ていきましょう。

経済的コスト

従業員が離職すると、新たな人材を採用するための募集や選考にコストがかかります。

さらに、新入社員が戦力となるまでは教育・研修が必要であり、その間の人件費や研修費用も企業が負担しなければなりません。これらのコストは、企業の利益を圧迫する要因となります。

業績や効率性への影響

従業員の離職は、業務の引継ぎや人員配置の変更を伴うため、業務効率が低下する可能性があります。

新たな人材が業務に習熟するまでの間、生産性が低下したり、サービスの質が低下したりするリスクも考えられます。特に、専門的な知識やスキルを持つ従業員が離職した場合、その影響は大きくなるでしょう。

社員のモチベーションとエンゲージメント

離職率が高い職場では、従業員のモチベーションやエンゲージメントの低下を招くことがあります。特に、親しい同僚や尊敬する上司が離職した場合の影響は大きく、連鎖的な離職を引き起こすリスクも高まります。

離職率が高い理由      

ここからは、離職率が高くなる理由を以下の4つに分類して解説します。

• サービス業特有の労働環境
• 仕事内容の不満
• 人事制度・労働環境の整備不足
• 組織文化・マネジメントの課題

サービス業特有の労働環境      

サービス業特有の労働環境を要因とした離職の理由は、主に次の4つです。

長時間労働による負担

サービス業では、顧客対応のための残業や、店舗の営業時間や繁忙期に合わせた長時間労働が常態化する場合があります。このような状況が続くと、従業員は心身ともに疲弊してしまいます。

低賃金によるモチベーション低下

サービス業は、他の業種と比較して給与水準が低い傾向にあります。仕事内容に見合った給与が得られないと、従業員のモチベーションは低下し、より良い待遇を求めて離職する可能性が高まります。

少ない休日による生活とのバランス

土日祝日や年末年始などの繁忙期に休むことが難しく、休日数が少ない傾向にあるのもサービス業特有です。また、シフト制の場合は休日が不規則になりがちです。

このような労働環境では、従業員はプライベートの時間を確保しにくく、仕事と生活のバランスを保つことが困難になります。

顧客対応によるストレス

サービス業では、顧客対応が業務の大部分を占めます。顧客からの要望に対応することは重要ですが、中には理不尽な要求や過度なクレームをする顧客も存在します。

そのような状況が続くと、従業員は精神的なストレスを抱え込んでしまうことがあります。

仕事内容の不満        

仕事内容の不満による離職の理由には、次の3つが挙げられます。

キャリアパスやスキルアップ機会の不足

サービス業の中には、明確なキャリアパスやスキルアップの機会が提供されていない職場も存在します。従業員が自身の成長や将来の展望を描けない状況では、仕事への意欲が低下しやすくなるでしょう。

特に、若年層の従業員にとってキャリア形成の見通しが立たないことは不安要素となり、他業種への転職を考えるきっかけとなることがあります。

仕事へのやりがいの欠如

サービス業の中には、ルーチンワークが多く、創造性や自主性を発揮しにくい業務も存在します。

その結果、仕事に対するやりがいを感じにくく、モチベーションの低下につながることがあります。自身のスキルや能力を活かせないと感じる従業員は、離職を検討する場合もあるでしょう。

労働時間管理の不透明さ

労働時間の管理が不透明であることも、従業員の不満につながります。

例えば、サービス残業が常態化していたり、休憩時間が十分に確保されていなかったりするケースが挙げられます。従業員は不公平感や不満を抱きやすくなり、離職の要因となる可能性があります。

人事制度・労働環境の整備不足  

人事制度・労働環境の整備不足によって離職率が高くなる理由は、主に次の3つです。

賃金や福利厚生の不足

福利厚生が充実していないことも、離職率を高める要因です。福利厚生に対する不満が続くと、より良い待遇を求めて転職を考える従業員も少なくありません。

育児休暇や介護休暇などの制度の充実度

育児休暇や介護休暇などの制度が充実していないことも、従業員の離職につながる可能性があります。特に、女性従業員が多い職場では、出産や育児を機に退職するケースが少なくありません。

また、家族の介護が必要になった従業員が、仕事と介護の両立に悩み、離職を選択することもあります。

ワークライフバランスの推進

サービス業では、長時間労働や不規則なシフト勤務が原因で、ワークライフバランスが崩れやすい傾向があります。そのような状況が続くと、従業員は私生活との両立に困難を感じ、離職を考えるようになります。

特に、家族との時間を大切にしたい従業員や、趣味の時間を確保したい若手社員の離職リスクが高まります。

組織文化・マネジメントの課題    

組織文化・マネジメントの課題が要因となって離職率が高くなるケースには、次の3つがあります。

社員同士のコミュニケーション不足

シフト制の勤務体制の場合、同じ職場のメンバーと顔を合わせる機会が少ないことがあります。業務上の連携が取りづらく、孤立感を覚える従業員もいます。

さらに、コミュニケーションが不足していると仕事の悩みを相談しづらく、ストレスが増大する要因にもなります。

職場内の人間関係の悪化

職場の人間関係がよくないことも、離職率が高くなる大きな要因のひとつです。たとえば、上司との関係が良好ではない場合、適切な指導やサポートが受けられず負担が増大します。

また、パワーハラスメントや過度な競争意識がある職場では、精神的な負担が大きく、従業員が長く働き続けることが難しくなります。

不透明な評価制度

サービス業では評価基準が曖昧で、正当に評価されていないと感じる職場も少なくありません。

例えば、売上を上げても給与や昇進に反映されない場合、モチベーション低下につながります。また、顧客満足度などの数値化しにくい要素が評価に含まれる場合、従業員は不信感を抱くこともあるでしょう。

サービス業における離職率対策  

離職率が高くなる要因を把握できたら、自社の状況に合わせて対策を講じましょう。ここでは、以下の4つに改善策を分類し、解説していきます。

人事制度・労働環境の改善       

人事制度・労働環境の改善策には、次の4つが挙げられます。

労働時間管理の徹底

労働時間管理を徹底することで、離職率の改善につながります。従業員の労働時間や休憩時間などを正確に把握し、過重労働を防ぐ体制を構築するのが有効です。

賃金・福利厚生の充実

賃金や福利厚生が充実していると、従業員は経済的な安定と安心感を得ることができ、仕事への意欲も高まります。

例えば、住宅手当、食事補助、資格取得支援、健康診断の充実など、従業員のニーズに合わせた福利厚生を整備することが効果的です。

キャリアパス設計

キャリアパスが明確な職場では、従業員は仕事へのモチベーションを維持しやすくなります。

対策としては、昇進・昇格の基準の明確化や、スキルアップのための研修制度の導入などが考えられます。また、将来のキャリアプランを描けるように、職種転換やジョブローテーションの機会を提供することも有効です。

ワークライフバランスの推進

従業員が仕事と私生活を両立できる環境を整えることで、離職を防ぐことにつながります。

例えば、有給休暇の取得促進、フレックスタイム制や時短勤務の導入、育児・介護休業制度の整備などが挙げられます。連休取得を推奨することも有効です。

組織文化・マネジメントの改善    

組織文化・マネジメントの改善によって離職率を低減するには、次の3つがポイントです。

コミュニケーション活性化

離職率改善には、職場内での活発なコミュニケーションが不可欠です。例えば、定期的な1on1ミーティングを設けるのが方法のひとつです。

そのほか、社内SNSやチャットツールの導入も効果的です。日常的なやり取りを活性化させ、些細なことでも報告・相談しやすい雰囲気をつくると離職率低減につながります。

チームワーク向上

チームワークを強化し、協力し合える関係を築くことで、仕事へのモチベーションが高まります。具体的には、チームでのプロジェクト推進や目標の設定、情報共有の徹底などが挙げられます。

従業員エンゲージメント向上

マネジメントの改善によって、仕事に対する従業員の愛着心や貢献意欲を高めることも対策のひとつです。例えば、経営理念やビジョンの共有、公正な評価制度の確立などが考えられます。

従業員が自身の貢献を認められていると感じると、エンゲージメントが向上します。結果的に、離職を防ぐことにつながるでしょう。

シフト管理ツールの活用

シフト管理ツールは、従業員からの希望シフトの収集、シフトの共有などを簡単に行えるツールです。シフト管理ツールを活用すると、以下の4つを対策でき、離職率の改善を図れます。

シフト作成の効率化

シフト管理ツールを導入すると、従来の手作業やエクセルでのシフト作成に比べて、かかる時間や手間を大幅に削減できます。

シフト作成を効率化できると、管理者は業務の負担を軽減でき、ストレスの低減にもつながるでしょう。

従業員満足度向上

シフト管理ツールの導入によって、従業員は自身の希望シフトをツール上で簡単に提出でき、シフトの確認も容易にできるようになります。

これらの手間がかからないことは働きやすさにつながり、従業員満足度も向上しやすくなると考えられます。

勤怠管理の効率化

離職率の改善には、効率的な勤怠管理が欠かせません。

シフト管理ツールによっては、リアルタイムの出退勤記録や労働時間の自動集計などが行えます。ツールを活用することで、管理者の負担を軽減できるとともに、従業員の労働時間の適正化も図れます。

人員配置の最適化

人員配置を最適化すると、従業員の負担を軽減できるため、離職率の改善につながります。

通常、サービス業では繁忙期や閑散期、時間帯によって必要な人員数が変動しますが、シフト管理ツールを活用することで、過去のデータや予測に基づいて、適切な人員配置を計画できます。

エンゲージメントサーベイツールの活用    

エンゲージメントサーベイツールは、従業員のエンゲージメントを測定し、分析するためのツールです。エンゲージメントサーベイツールの活用で実施できる対策には、次の3つが挙げられます。

従業員の意見収集と分析

離職率改善には、従業員の声を収集し、分析することが重要です。

エンゲージメントサーベイツールは、匿名での回答が可能であり、従業員の本音を引き出すことができます。また、収集したデータは、グラフやチャートで可視化され、分析が行えます。

従業員満足度向上のための施策の立案

意見収集と分析をおこなった後は、従業員満足度向上のための施策立案に活用できます。サーベイの結果から、従業員が不満に感じている点を特定し、具体的な対策を講じましょう。

例えば、「ワークライフバランスの改善」が求められているなら、フレックスタイム制度の導入や有給休暇取得の促進を検討するといった具合です。

離職防止のための早期対策

エンゲージメントサーベイツールを活用することで、離職の予兆を早期に把握し、個別の状況に応じた対策を講じることができます。

例えば、エンゲージメントが低下している従業員に対して、個別面談や配置転換、キャリアパスの再設計などの対策を講じます。離職率の低下を図れる上に、優秀な人材の流出を防ぐことにもつながります。

離職率低下につながる「はたLuck」         

離職率低下には多くの観点から対策を講じる必要があるため、便利なツールを使うのがおすすめです。

ここでは、モチベーション向上やコミュニケーションの活性化、エンゲージメントサーベイまで行えるツール「はたLuck」を紹介します。

従業員のモチベーションアップにつながる機能を搭載

はたLuckには、従業員のモチベーション向上につながる「星を贈る」機能が搭載されています。従業員同士が感謝の気持ちを「星」という形で送れるものです。

日々の業務の中で感謝の気持ちを伝えることは、職場全体の士気を高める上で重要です。星を送られた従業員は、自身の貢献が認められたと感じ、仕事のモチベーションが向上します。

シフト希望提出・調整・管理・共有が一気通貫

はたLuckでは、シフト希望の提出から調整、管理、共有までを一元的に行えます。従業員は自身のスマートフォンから簡単にシフト希望を提出でき、管理者は提出された希望シフトを基にシフトを作成できます。

また、急な欠員が出た場合でも「はたLuck」上でヘルプ募集をかけることができ、スムーズな調整が可能です。従業員は、自身の希望が反映されやすいと感じ、エンゲージメントが向上するでしょう。

情報共有・コミュニケーション機能も

はたLuckは、情報共有やコミュニケーションを円滑にするための機能を備えています。「連絡ノート」機能では、業務連絡や申し送りなどを他のメンバーに確実に伝えることができます。

また、「トーク」機能では、従業員同士が気軽にコミュニケーションを取れるため、チーム内の連携が強化されます。

エンゲージメントサーベイ機能も活用できる

はたLuckの「エンゲージメントプログラム for Workplace」では、2か月に1度のアンケートを通じて、従業員のエンゲージメントレベルを具体的なスコアで可視化します。

さらに、マネジメントの課題や改善アクションの方向性も提示します。個々の課題に早期に対処することで、離職率の低減を図ることが可能です。

離職率対策はサービス業の成長戦略

離職率とは、一定期間内に退職した従業員の割合を示す指標です。特にサービス業では離職率が高く、企業にとって大きな課題となっています。業界特有の労働環境や低賃金などが、主な要因として挙げられます。

これらの課題を解決するには、労働時間の適正な管理やコミュニケーションの活性化が欠かせません。従業員が働きやすい環境を整えることで、定着率の向上につながります。

そこでおすすめなのが、「はたLuck」 のようなツールの導入です。はたLuckには、シフト管理だけでなく、従業員のモチベーション向上にも役立つ機能が搭載されています。離職率低減に向けた対策として、ぜひご活用ください。

はたLuckサービス概要資料、導入事例集

店舗サービス業向け、商業施設向け、それぞれのサービス概要資料をご用意しています。導入事例集も一緒にダウンロードが可能です。

資料ダウンロード

サービス業は他の業界と比べても新人の定着率が高くないといわれています。なんとか新人を定着させたいと思っても、慢性的な人手不足に悩んでいる人もいるのではないでしょうか？

新人の定着率を上げるためには、研修の実施や職場環境の改善が必要であることは知っていても、具体的にどのような方法を取り入れるべきかわからない人もいるかもしれません。

この記事では、新人定着の重要性や3つのポイント、施策を実施する上で役立つツールについて解説します。

新人が定着する重要性  

従業員を定期的に採用している会社にとって、新人が定着することはとても重要です。まずは定着率が業績に与える影響やサービス業で新人が定着しない理由を解説します。

定着率が業績に与える影響

新人の定着率は業績に大きな影響を与えることもあるので軽視できません。特にサービス業では顧客と接する機会が多く、従業員のスキルや経験が重要視されます。

新人が長期的に定着すれば、業務や働く会社に対する理解度が深くなるため、より顧客のニーズに応じたサービスを提供できるようになるでしょう。

当然、顧客からの信頼を獲得できる可能性が高くなりリピーターも増えやすくなるので、長期的な業績アップにつながります。

サービス業で新人が定着しない理由

サービス業を展開するほとんどの会社は、新人が定着したほうが業績に良い影響を与えることを知っています。しかし、現状サービス業は離職率が高い傾向にあるのは、以下のような理由があるからです。

• 労働環境が悪い
• 評価制度が不透明
• 社内コミュニケーションに課題がある

一般的にサービス業は、長時間労働や休日出勤を強いることが多いといわれています。会社によっては深夜労働が必要だったりアルバイトに依存する傾向が強かったりしますし、年収も他業種と比べると高いとはいえません。

また、評価制度の不透明さも原因のひとつです。成果が数字でわかる営業とは違い、サービス業では自分の成果や努力がどのように評価されているかを知ることは簡単ではありません。頑張っても評価されないのでは？といった感情を持ったまま働いている場合、モチベーションが低下しやすくなるため、離職したくなる新人もいるでしょう。

さらに、社内コミュニケーションの不足も原因のひとつと言えるでしょう。上司や同僚とのコミュニケーションが不足している場合、以下のような問題が発生しやすくなります。

• 信頼関係の構築ができない
• 相談相手がいないため悩みを抱え込みやすくなる
• 業務に必要な知識を得る機会が減る

特にサービス業では、お店が混雑しているときに人手が足りていない場合、同僚や上司は新人とコミュニケーションを取る時間を確保できなくなります。

このような理由があるため、サービス業は特に新人が定着しにくいと言われているのです。

新人定着率向上のための3つのポイント

新人定着率の向上には3つのポイントがあります。

• 入社前研修
• 入社後研修
• 職場環境の改善

新人定着率の向上に必要な理由や具体的な施策について解説します。

入社前研修：スムーズなスタートを切るための準備

入社前研修は新人がスムーズに会社に適応するために必要です。特にサービス業では未経験者を採用する会社も多いので、必ず実施しましょう。ここからは、入社前研修で何をするのか解説します。

会社理念やビジョンを共有する

新人には会社の理念やビジョンの共有をしましょう。会社の理念やビジョンを明確にして継続的に伝えることで新入社員のエンゲージメントを高めることができます。

例えば、お客様第一を掲げている場合、具体的にどのような行動が該当するのか指導することで顧客への対応方法を考えるようになるでしょう。

さらに、全従業員が理念やビジョンを理解すれば組織内に一体感が生まれるため、誰が対応しても満足度の高いサービスを提供できるようになります。

仕事内容や社内ルールを理解させる

入社前研修では、仕事内容や社内ルールの周知も必ず行いましょう。仕事内容を知ることでどのような業務をすれば良いのか理解できるので、不安を軽減できます。

社内ルールを周知すれば、トラブルを未然に防止できるでしょう。仕事内容と社内ルールを知ることで、組織で働く一員となる実感も湧くので、業務に対するモチベーションも向上しやすくなります。

先輩社員との交流機会を設ける

先輩社員との交流機会を設けることも必要です。上司よりも新人に近い立場で会社の文化や業務の進め方について指導を受けることで、いち早く戦力になってくれます。加えて、一緒に働く先輩社員と交流機会を持つことで、日々の業務も進めやすくなります。

忙しい時期は、日々の業務だけで手一杯になりコミュニケーションを取る機会が少なくなりがちのため、会社側が先輩社員と交流できるイベントを開催することも重要です。

メンター制度

メンター制度とは、特定の先輩社員が一人の従業員について定期的に仕事の進め方のアドバイスをしたり相談に乗ったりする制度のことです。メンター制度により、新人は安心して業務に取り組むことができるでしょう。

さらに仕事以外にプライベートのことについても相談できるようになれば、新人が悩みを抱えたまま離職する可能性が低くなります。

入社後研修：実践的なスキルと知識を習得

新入社員の定着率を向上させるためには、入社後の研修により実践的なスキルと知識の習得を促すことも重要です。ここでは、具体的にどのような施策があるか紹介します。

OJT

OJTとは業務を通して先輩の従業員から仕事のやり方を学ぶ手法です。座学だけをするよりも業務を理解できます。

新人にとって業務内容がわからないことやスムーズに業務を進められないことは、モチベーションの低下につながることがあります。OJTを行えば、このようなリスクを避けられるので、新人の定着率を高められるでしょう。

OFF-JT

OFF-JTとは日常の業務から離れた場所で行われる研修のことです。一般的には同じ時期に入社した従業員と一緒に座学やグループワーク形式で行うことが多い研修です。

OFF-JTでは、基本的なビジネスマナーや業界のトレンド情報などを指導します。OJTとは異なり、集中して学習させることで、業務に必要な知識を効率的に習得できるでしょう。

ただし、座学だけでは集中力が低下しやすいので、グループワークを取り入れて他の従業員と交流させたり、適宜講師側からも理解度合いを聞いたりするなどの工夫が必要です。

ロールプレイング

新人にいち早く仕事に慣れてもらうためには、ロールプレイングが効果的です。ロールプレイングとは、実際のシチュエーションを想定して、例えば販売員役と顧客役に分かれて商品の場所を案内したりサービス内容の説明をしたりします。

店舗に出る前のロールプレイングには、接客スキルの向上と顧客対応をする際の不安軽減の効果があります。そのため、業務に不安を感じて離職するリスクを減らせるでしょう。

フィードバック制度

フィードバック制度とは、新人の成長をサポートするために、上司や先輩の従業員が業務について評価をする制度のことです。

フィードバック制度を取り入れれば、新人は自分が会社に貢献しているか、何を課題に頑張れば良いかが明確になるため、モチベーションの低下を避けやすくなります。また、課題がわかれば、顧客対応の質の向上も期待できるでしょう。

フィードバックでは、新人の課題や改善点だけを伝えるのではなく、評価している点も一緒に伝えることで、モチベーションを高めることが可能です。

職場環境の改善：働きやすい環境づくり     

新入の定着率を向上させるためには、働きやすい環境づくりも必要です。ここでは、どのようなことをすれば良いか詳しく解説します。

コミュニケーション促進

サービス業で働く新人を定着させるには、同僚とのコミュニケーション促進が重要です。コミュニケーションを積極的に取ることで、以下のような効果があります。

• 業務の理解度向上によりミスが減る
• 新人の不安や疑問を早期に解消できる
• チームの一体感が生まれ、職場での孤立を防げる

朝礼や終礼での情報共有や振り返りはもちろん、オンラインチャットツールでの質問対応や定期的な1on1ミーティングの実施などがあります。

チームワーク向上

サービス業では、一緒に働く仲間と協力して顧客を満足させなければならないので、チームワークの向上が必要です。

チームワークの向上により新人でも組織に溶け込みやすくなる、互いに助け合う文化が定着するなどの効果が見込めるため、離職を防ぎやすくなります。

新人が入ってきたときは新人歓迎会を開催して職場が歓迎していることをアピールできれば、早期離職を避けられるでしょう。他にもチームビルディング研修・社内イベント・懇親会といった手段があります。

労働時間管理

労働時間の管理にも着手しましょう。なぜなら、勤務時間が不規則になったり長時間労働を強いたりしている場合、新人の離職率が上がりやすいからです。従業員の過労による病気のリスクを減らせる、健康的に働いてもらうことで顧客対応の質を向上させることもできます。

具体的には以下のようなツールの導入や制度を実施しましょう。

こういったツールや制度を導入することで、新人の離職率低下につなげることができます。

相談しやすい環境づくり

新人が安心して働くために相談しやすい環境作りも重要です。具体的には以下のような施策があります。

• 店舗の責任者や先輩の従業員から話しかける
• 経験豊富な人にシフトリーダーになってもらう
• 匿名で意見や提案ができるボックスを設置する

これらの施策により新人でも他の人に相談がしやすくなります。困ったことがあってもすぐに解決しやすくなり、離職しにくくなるでしょう。

新人定着率向上に役立つツール  

新人定着率を向上させるために意識するだけでは効果がありません。ここからは新人定着率向上に役立つツールを2つ紹介します。

シフト管理・作成ツール：働き方改革を支援

シフト管理・作成ツールを導入すれば働き方改革の支援により新人の定着率の向上につなげられるでしょう。シフト管理・作成ツールによりどのような効果があるか解説します。

シフト管理が新人定着にどう寄与するか

シフト管理・作成ツールにより新人を採用したばかりでも適切なシフトを組めるようになります。例えば、経験豊富な従業員と新人を同じシフトに配置することで、業務で困ったことがあってもすぐに相談ができるので、仕事を早く覚えられるようになるでしょう。

さらに、新人に過度な負担がかかりにくくなるので、職場になじみやすくなります。このように新人を定着させるためには適切なシフト管理が重要です。

シフト作成の効率化

シフト管理ツールには、自動シフト調整機能があるものが多いので、従業員の希望や業務の忙しさも考慮しつつ、人員の過不足のないシフトを作成できるようになります。

特に従業員の勤務時間や曜日がある程度固定されている場合は、シフト作成にかかる時間を大きく減らせるでしょう。また、シフトが急遽変更になった場合の更新作業も簡単にできます。

労働時間管理の可視化

シフト管理ツールは紙と比較すると、各従業員の労働時間を確認しやすいです。一人の従業員を法令違反になるくらい働かせすぎる、多くの従業員を同じ時間に入れすぎて人件費が高騰するといった事態を避けられるでしょう。

さらに、シフト作成時に法定労働時間を超過していると、アラートを出す機能があるツールもあります。シフト管理ツールにより新人だけでなく全従業員の労働時間を適切に管理できます。

従業員満足度向上

シフト管理ツールの導入により、従業員の満足度向上が期待できるでしょう。

従業員が自らの勤務希望や休暇申請をオンラインで行えるようになるので、わざわざ店舗の管理者とやり取りするためにメールしたり店舗に行ったりする手間は必要ありません。

また、公平性があり各従業員の希望に応じたシフトを作成しやすくなるため、従業員満足度を向上させることが可能です。

エンゲージメントサーベイツール：従業員のモチベーション把握

エンゲージメントサーベイツールは、新人の定着率向上に大きく貢献するツールです。従業員のモチベーションや満足度を定期的に測定し、組織の課題を明らかにすることで、効果的な改善策を講じることができるでしょう。ここからは、エンゲージメントサーベイツールの主な特徴とメリットを解説します。

新人の声を聞く重要性

エンゲージメントサーベイツールの導入により新人の意見や感想に直接耳を傾けることが重要です。現場で働く新人の声を聞くことで、接客トレーニングの改善や店舗内コミュニケーションの強化につながり、早期の離職防止に効果を発揮できるでしょう。

定量的なデータに基づいた分析

エンゲージメントサーベイツールでは、具体的な数値に基づいて店舗の状態を評価しつつ改善策を立案できます。

複数の店舗がある場合でも「顧客満足度が低い店舗」や「従業員の離職率が高い店舗」を素早く特定できるので、どの店舗に問題があるかを把握しやすいでしょう。

問題点の早期発見

エンゲージメントサーベイツールは、問題点の早期発見にも役立ちます。

3か月に1回、1年に1回など定期的に調査を行うことで、新人の従業員満足度や店舗への適応度の変化を継続的に追跡できるでしょう。

例えば、労働条件、人間関係、仕事内容のミスマッチといった問題を発見できれば、新人の早期離職を避けられるかもしれません。

従業員の声を可視化

エンゲージメントサーベイは従業員の意見や感情を可視化できるツールです。本部や店長が店舗の課題や改善点を明確に把握して、効果的な施策を講じることが可能です。

例えば、定期的にエンゲージメントサーベイを実施し、従業員の仕事に対する満足度や職場環境に関する意見を収集することを推奨します。従業員が望むような施策を行うことで、定着率の改善につながるでしょう。

継続的な改善

定期的にエンゲージメントサーベイの実施と結果を分析すれば、継続的な改善が可能です。その理由は、施策の効果を測定できるため、このまま同じ施策を続けるか別の施策を行うかの判断がしやすくなるからです。

例えば、顧客層が変化したのにマニュアルだけでは業務対応が難しいと感じている従業員が多い場合は、定期的な座学研修やロールプレイングといった施策を実施したほうが良いかもしれません。

従業員の顧客対応がしやすくなり、定着する可能性が高くなるでしょう。

新人の定着率向上に寄与する「はたLuck」

新人の定着率向上をするためのツールを探しているならはたLuckがおすすめです。はたLuckの各機能がどのように定着率向上に寄与するか解説します。

シフト申請・調整・確定・共有がワンストップ

はたLuckによりシフトの申請から調整、確定、共有までを一元管理できます。店舗管理者はアプリでスタッフから希望をシフトを集めて配置していくので、紙やExcelよりの効率的にシフトを作成できるでしょう。シフト作成時の負担も軽減可能なため、本来やるべきコア業務に集中できます。

適正シフト機能を活用して最適な人員配置が可能

適正シフト機能は、店舗の状況や業務内容の重さに応じて、適切な人数とスキルを持つ従業員を配置できる機能です。

例えば、新人が出勤する日には必ず経験豊富な従業員を入れる、ピーク時と閑散時でシフトに入る人数を変えるといったこともできます。

人数が不足して営業を回せなくなったり逆に働く人数を増やしすぎて人件費が高騰したりする事態を避けやすくなるでしょう。

ヘルプ募集機能で人手不足にも対応

はたLuckにはヘルプ募集機能があるので、ヘルプが必要な店舗は他の店舗の従業員に対してアプリで募集をかけることができます。

電話やメールで募集をかけるよりも負担がかけずにヘルプを募集可能です。また従業員はヘルプの募集があったらアプリから応募できます。

業務マニュアルがアプリから閲覧できる

はたLuckでは、業務マニュアルをアプリから閲覧できるので、新人であっても業務の習得がしやすくなるでしょう。

業務時間外でも必要な時にマニュアルを参照できるので、他の従業員に聞かなくても疑問点を解決できる可能性があります。さらに、マニュアルに変更がある場合も、簡単に更新できます。

キーワード検索機能により必要な情報をすぐに見つけ出せるため、手間もかかりません。

業務情報を連絡ノートで一元管理

はたLuckでは、重要な連絡事項や業務上の変更点を連絡ノートにまとめることが可能です。重要な情報が1か所にまとまることで、見落としを防止できる他、過去の連絡事項も簡単に探せます。

紙の連絡ノートのように紛失する心配がなく、店舗にあまり来ないスタッフにも重要な情報を共有できるでしょう。

日々のコミュニケーションはトーク機能を活用

はたLuckでは、日々のコミュニケーションをする手段としてトーク機能が用意されています。トーク機能では、新人の従業員も気軽に相談や意見交換ができます。また、新人が良い接客をしたときは、店舗管理者や先輩の従業員が褒めたりスタンプを送ったりすることで新人が働きやすい環境を作れるでしょう。

さらに、特定のメンバーのみでトークルームを作成できるので、店舗管理者と新人の従業員のみでやり取りすることも可能です。

「星を贈る」機能でがんばりを評価

はたLuckの「星を贈る」機能は、新人を含む従業員の良い行動や成果を即時に評価できるシステムです。

星は感謝、応援、期待、がんばったの4種類から選ぶことができるため、場面に応じた評価ができます。

また、新人に星を送った際に、他の従業員も拍手やコメントで反応することで、新人のモチベーション向上にも活用できるでしょう。

従業員エンゲージメントサーベイ機能も使える

はたLuckには、アンケート機能として従業員エンゲージメントサーベイが提供されています。従業員の意見や満足度を定期的に測定することで、具体的なデータに基づいた改善がしやすくなるため、従業員満足度を向上できるでしょう。

ポイントをおさえて新人の定着率を向上させよう

特にサービス業では、顧客と対応する機会が他の業界よりも多いため、新人が定着するかが売上アップや顧客満足度に影響を与えます。

新人を定着させるためには、研修や職場環境の改善が欠かせません。自社でできそうなものから取り入れましょう。また、シフト管理ツールやエンゲージメントサーベイツールの導入も検討すべきです。

はたLuckならシフト作成の負担を減らせるだけでなく、従業員とのコミュニケーション活性化や従業員エンゲージメントサーベイ機能があるので、新人の定着率を向上させることができます。新人の定着率を上げたいと考えているなら、ぜひ導入を検討してみてください。

はたLuckサービス概要資料、導入事例集

店舗サービス業向け、商業施設向け、それぞれのサービス概要資料をご用意しています。導入事例集も一緒にダウンロードが可能です。

資料ダウンロード

企業経営において、従業員の労働時間と休憩時間を適切に管理することは最も重要な責務の一つです。本記事では、労働基準法で定められた基準から実践的なシフト作成の方法まで、経営者やシフト管理者の方々に向けて、わかりやすく解説します。

労働時間と休憩｜知っておくべき基礎知識

労働基準法で定められている労働時間と休憩に関する基本的なルールを理解することは、事業運営において非常に重要です。ここでは、労働時間の原則から特殊な勤務形態における規定まで、押さえておくべき基礎知識をわかりやすく解説します。

労働基準法の基本原則

労働基準法は、従業員の適切な労働条件を確保するための最も基本的な法律です。特に労働時間と休憩に関する規定は、企業経営において必ず押さえておくべき重要な内容となっています。ここでは、人事労務管理の基盤となる基本的な考え方について解説します。

労働時間の原則と時間外労働について

労働基準法では、1日8時間、1週間40時間を法定労働時間と定めています。

この時間を超えて従業員を働かせる場合には、労使協定（36協定）の締結と届出が必要です。36協定を締結した場合でも、時間外労働には月45時間、年間360時間以内といった明確な上限が設けられており、特別な事情がある場合でも年間720時間を超えることはできません。

また、単月では休日労働も含めて100時間未満、複数月の平均では80時間以内という制限がある点にも注意しましょう。

休憩時間の原則

労働時間が一定時間を超える場合、使用者は従業員に対して休憩時間を与える必要があります。

具体的には、労働時間が6時間を超える場合は少なくとも45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩を与えなければなりません。この休憩時間は労働時間の途中に設定し、原則として全従業員に一斉に与える必要があります。

また、休憩時間中は従業員が自由に利用できるようにしなければなりません。

割増賃金（時間外労働、休日労働、深夜労働）について

法定労働時間を超えて従業員を働かせる場合や、深夜時間帯（22時から翌5時）に働かせる場合には、通常の賃金に割増率を乗じた割増賃金を支払わなければなりません。

時間外労働の場合は通常の賃金の25％以上、休日労働の場合は35％以上、深夜労働の場合は25％以上の割増賃金が必要です。さらに、時間外労働と深夜労働が重なる場合は、50％以上の割増賃金を支払わなければなりません。

サービス業における労働時間と休憩の特例

サービス業では、営業時間や顧客の来店状況に応じて柔軟な勤務体制が求められることから、労働基準法では通常の労働時間や休憩時間の原則とは異なる特例が設けられています。ここでは、サービス業特有の労働時間制度について、その概要と活用方法を解説します。

変形労働時間制の導入要件と注意点

変形労働時間制には複数の種類があり、事業の特性に応じて選択できます。1年単位の変形労働時間制では、繁忙期と閑散期に応じて労働時間を柔軟に配分することが可能です。この制度を導入する際は、労使協定の締結と届出が必要となり、1日10時間、1週52時間という上限を遵守しなければなりません。

1か月単位の変形労働時間制では、月間の所定労働時間を平均して法定労働時間以内に収めることが求められます。この制度の導入には、労使協定または就業規則での規定が必要です。

また、フレックスタイム制では、一定期間の総労働時間を定めた上で、従業員が始業・終業時刻を選択できるようになります。必要に応じてコアタイムを設定することも可能です。

シフト制勤務における労働時間管理のポイント

シフト制勤務では、法定労働時間の遵守はもちろん、勤務と勤務の間に適切な休息時間を確保することが重要です。シフトの変更が必要な場合はできるだけ早めに従業員に通知し、十分な準備時間を設けるようにしましょう。また、労働時間を正確に記録し、適切な管理を行うことも大切です。

休憩時間の例外規定（交替制勤務など）

交替制勤務などの特殊な勤務形態では、一斉付与の原則に例外が認められています。従業員が交替で休憩を取得するほか、休憩時間を分割して取得することが可能です。ただし、この場合でも、法定の休憩時間を確実に確保し、従業員が実質的に休憩を取れる環境を整備するようにしましょう。

労働時間管理の重要性

働き方改革が進む中、適切な労働時間管理は企業経営における最重要課題のひとつとなっています。従業員の健康維持と企業の生産性向上の両立には、計画的な労働時間管理が欠かせません。

適切な労働時間管理のメリット

労働時間を適切に管理することは、企業にとってさまざまなメリットをもたらします。従業員の健康管理から経営リスクの低減まで、具体的なメリットについて詳しく見ていきましょう。

スタッフの健康とモチベーションの向上

適切な労働時間管理は、従業員の健康維持とモチベーションの向上に大きく貢献します。過重労働を防止することで、心身の健康を守り、ワークライフバランスの実現が可能となるでしょう。業務効率が向上し、離職率の低下につながるほか、従業員が活き活きと働ける職場環境が整うことで、職場全体の活性化も期待できます。

組織のコンプライアンス対策

労働時間管理を徹底することは、企業のリスク管理において大きな意味を持ちます。具体的には労働基準監督署の調査に適切に対応できるだけでなく、未払い残業代の発生や労働災害のリスクを低減できるでしょう。また、適切な労働時間管理は企業イメージの維持・向上にも役立ちます。

労働時間の見える化と効果測定

労働時間を適切に管理するためには、まず現状を正確に把握し、その効果を測定することが重要です。近年のデジタル化により、より詳細な労働時間の分析が可能になっており、これを活用することで効率的な人員配置や業務改善につなげられます。

データ分析を活用した労働時間の最適化

労働時間を可視化することで、部署別・個人別の労働時間の実態を正確に把握できます。業務の繁閑を明確に理解し、無駄な残業を削減できるのはもちろん、データに基づいて人員配置を最適化し、業務プロセスを改善することもできるでしょう。

効率的な休憩の取り方

休憩時間は、単なる仕事の中断ではなく、従業員の生産性と健康を維持するために欠かせない時間です。効果的な休憩の取り方を知ることで、より充実した職場環境を作れます。

休憩の質を高める方法

休憩の質の向上は、従業員のパフォーマンスを最大限に引き出すことにつながります。ここでは限られた休憩時間を最大限活用し、心身ともにリフレッシュできる方法について解説します。

労働効率を損なわない休憩のスケジューリング

効果的な休憩時間の活用は労働生産性の向上に直結します。一般的に人間の集中力は時間の経過とともに低下していくため、集中力が低下しやすい時間帯に休憩を設定することが効果的でしょう。短時間であってもこまめな休憩を心がけることで、疲労の蓄積を防げます。

また、休憩時間を分散させれば、業務の継続性を保ちながら、従業員一人一人が十分な休息を取ることが可能になります。さらに、休憩後にスムーズに業務に戻れるよう、休憩前に作業の区切りをつけるのもよいでしょう。

心理的および肉体的休養の重要性

質の高い休憩を実現するためには、仕事から完全に離れる時間を確保することが大切です。休憩室などのリフレッシュできる環境を整備し、軽い運動や深呼吸などで心身をリフレッシュすることを推奨します。また、同僚との適度なコミュニケーションを取ることで、メンタル面でのリフレッシュ効果も期待できます。

効果的な休憩制度の設計

休憩時間は、単なる仕事の中断ではなく、従業員の生産性と健康を維持するために不可欠な時間です。効果的な休憩の取り方を知ることで、より充実した職場環境を作ることができます。

フレキシブルな休憩時間の導入

業務の繁閑や個人の生活リズムに合わせて休憩時間を調整できる柔軟な制度が求められています。休憩時間の分割取得を認めたり、休憩時間の前倒しや後ろ倒しを許容したりすることで、より効果的な休憩を実現できるでしょう。

スタッフのニーズに応じた休憩環境の整備

快適な休憩環境の整備は、休憩の質を高める上で大切です。休憩室の整備に加え、休憩時間中の私用電話やSNS利用に関するルールを明確にすれば、従業員が安心して休憩時間を過ごせる環境を作ることができます。

また、休憩時間の確実な取得を促す声かけや、休憩時の代替要員を確保するのもひとつの手でしょう。

よくある労働時間・休憩時間の違反事例

労働時間と休憩時間に関する法令違反は、企業に重大な影響を及ぼす可能性があります。ここでは、実際によく見られる違反事例とその対策について、解説します。

休憩時間に関する違反事例

休憩時間の管理は一見簡単に思えますが、実際の運用では様々な問題が発生しやすい分野です。特に小売業やサービス業では、顧客対応との兼ね合いから違反につながるケースも少なくありません。以下では、典型的な違反事例とその予防策について詳しく見ていきましょう。

休憩時間の付け方の誤り

実際には休憩を取れていないにもかかわらず、記録上は休憩を取得したことにする違反事例は少なくありません。また、休憩時間中に電話対応や作業指示を行うことも違反となる点に注意しましょう。休憩時間の一斉付与が原則であるにもかかわらず、これらが守られないケースや、休憩時間の付与タイミングが不適切なケースもあります。

休憩時間の分割における問題

休憩時間を分割して付与する場合、最低限必要な休憩時間が確保できていないケースがあります。また、休憩時間の記録方法が適切でない場合や、分割休憩時の代替要員が確保されていない場合も問題となるでしょう。これらの違反を防ぐためには、明確なルールを設定し、適切な運用を行うことが大切です。

労働時間管理の違反事例

労働時間管理に関する違反は、企業にとって深刻な問題につながる可能性があります。特に意図せず発生してしまうケースも多く、事前に注意点を把握しておくことが欠かせません。ここでは、実際によく見られる違反事例とその予防策について解説します。

変形労働時間制の運用ミス

変形労働時間制を導入する際に、労使協定の締結や届出を怠るケースが見られます。また、対象期間の設定を誤ったり、労働時間の限度を超過したりするケースも少なくありません。特定期間における時間外労働の上限を超えてしまうことも重大な違反となります。

労働基準監督署の指摘ポイント

労働基準監督署は労働時間の適切な把握、36協定の締結状況と運用状況、割増賃金の計算と支払い、労働条件の明示などを重点的にチェックします。これらの項目について、日頃から適切な管理を行うようにしましょう。

効率的かつ適切な労働時間・休憩時間の管理方法

労働時間と休憩時間を効率的かつ適切に管理することは、事業運営の根幹を支える重要な要素です。法令遵守と業務効率の向上を両立させるための、実践的な管理手法について見ていきましょう。

シフト作成の基本原則

シフト作成は、労働時間と休憩時間の管理において最も大切な業務です。法令に則った適切なシフトを作成することで、従業員が安心して働ける環境を整備できます。ここでは、シフト作成時に押さえておくべき基本原則について見ていきましょう。

法令遵守のポイント

シフトを作成する際は、法定労働時間の遵守を最優先に考える必要があります。休憩時間を適切に配置し、勤務と勤務の間に十分な休息時間（インターバル）を確保するように努めましょう。特に深夜勤務を含むシフトでは、従業員の健康管理の観点から、より慎重な配慮が求められます。

効率的なシフトの組み方

効率的なシフトを作成するためには、まず業務量を正確に予測することから始めましょう。その上で、各従業員のスキルバランスを考慮しながら適切な人員配置を行います。また、勤務の連続性にも配慮し、従業員が無理なく働ける環境を整えることが大切です。公平なシフト分配により、従業員のモチベーション維持にもつながります。

繁閑期への対応方法

小売業やサービス業では、季節や時期によって業務量が大きく変動します。この繁閑の波に対して適切なシフト管理を行うことは、業務効率と従業員満足度の両立において大きな課題です。それぞれの時期に応じた効果的な対応方法を見ていきましょう。

繁忙期のシフト調整

繁忙期に向けては、早めの人員確保と応援体制の構築が求められます。業務量の増加が見込まれる場合は、休憩時間を柔軟に設定し、時間外労働を適切に管理することで対応しましょう。ただし、法定の制限を超えないよう、細心の注意を払う必要があります。

閑散期の人員配置

閑散期には、従業員の教育訓練や設備のメンテナンスなど、普段手が回りにくい業務に時間を充てられます。また、年次有給休暇の計画的な付与を促すことで、従業員のワークライフバランスの支援も可能です。業務の平準化を図り、より効率的な運営を実現しましょう。

従業員の希望と公平性の両立

効率的なシフト管理において、従業員の希望を尊重しながら公平性を保つことは欠かせません。個々の事情や要望に配慮しつつ、組織全体のバランスを維持するための方法について解説します。

希望シフトの取り入れ方

希望シフト制を効果的に運用するためには、明確な提出期限と調整ルールの設定が重要です。優先順位を明確にし、公平性を確保しながら、可能な限り従業員の希望に沿ったシフト作成を心がけます。

公平なシフト配分の実現

シフトの公平性を保つためには、不人気な時間帯や休日出勤を特定の従業員に偏らせないよう注意が必要です。繁忙時間帯の勤務も平等に分配し、個人の事情にも配慮しながら、全体的なバランスを取ることが重要です。

労働時間・休憩時間の管理を助ける「はたLuck」

労働時間と休憩時間の管理には多くの課題が存在しますが、シフト管理アプリ「はたLuck」を活用することで、これらの課題を効率的に解決できます。

アプリ内でシフトの回収・調整・共有まで完結 

はたLuckでは、シフトの回収から調整、共有までをワンストップで行えるため、店長や従業員の負担を軽減できます。

たとえば、スマートフォンからシフト希望を提出できることで、手動での入力ミスを防げるほか、シフトの変更が必要な場合もアプリ内で調整やヘルプ募集が行えます。

確定したシフトは即座に通知されるため、従業員はリアルタイムでシフトを確認できるほか、店舗まで確認しに行く必要がありません。これらの機能により、管理者と従業員双方の負担軽減が見込めます。

適正シフトに基づいたシフト作成ができる 

はたLuckには「適正シフト機能」があります。この機能では、店舗別や曜日別に必要な人数を登録しておくことで、適切な人員配置が可能です。ツールに表示される適正シフトにあわせて従業員を配置すれば、シフト作成にかかる労力や時間を減らせるでしょう。人件費の最適化にもつながるため、効率化とコスト削減の両方が実現可能です。

変形労働時間制のシフト作成にも対応

はたLuckでは、1か月単位や1年単位の変形労働時間制に対応したシフト作成が可能です。変形労働時間制を導入している場合、繁忙期と閑散期の労働時間の調整が求められますが、はたLuckを活用することで適正なシフトを組むことが容易になります。

勤務条件にあわせた労務アラートを表示 

はたLuckの「労務アラート機能」は、労働基準法や就業規則に違反するシフトが組まれそうになった際に警告を発する機能です。

例えば、連続勤務日数の上限や休憩時間の確保、深夜労働の制限などをチェックし、問題がある場合にアラートを出します。法令遵守が容易になり、労務におけるリスクを大幅に軽減できます。

繁閑期に活用できる予算連動マスタ

シフト機能にある「予算連動マスタ」を活用すれば、売上や客数に応じた必要な人員のみを配置できるようになります。繁閑期に人員の過不足が簡単に把握できるほか、余剰に人員を配置して採用コストが高くなるリスクも減らせるでしょう。

アプリ上でヘルプ募集もできる

はたLuckには「ヘルプ募集」機能があり、アプリ上でヘルプの募集や応募が行えます。勤務日数を増やしたい従業員と、人員を募集したい店舗側をマッチングする機能です。

これにより、従業員の急な欠勤などにも対応しやすくなります。さらに特定の店舗のみにヘルプスタッフの募集をかけることもできます。初めてヘルプに入る従業員が戸惑わないよう、アプリ上で事前に情報を共有できる点も便利です。

シフト管理の最適化で労働時間と休憩を適正に

適切な労働時間と休憩時間の管理は、従業員の健康維持と企業の生産性向上を両立させる上で不可欠です。本記事で解説した内容を参考に、自社の労働時間と休憩時間の管理を見直してみてはいかがでしょうか。

また、はたLuckの活用によって法令遵守と効率的な運営を実現し、より働きやすい職場環境を作ることができます。シフトと勤怠の連携で、効率的な労務管理を目指しましょう。

はたLuckサービス概要資料、導入事例集

店舗サービス業向け、商業施設向け、それぞれのサービス概要資料をご用意しています。導入事例集も一緒にダウンロードが可能です。

資料ダウンロード

日本における外国籍スタッフの数は、年々増加傾向にあります。企業の中には、外国籍スタッフが必要不可欠な労働力になっているケースもあるかもしれません。

しかし、外国籍スタッフには働くときに必要な資格や、日本人スタッフとは異なる労働時間の規定があります。こうした規定を守らないと、外国籍スタッフと、外国籍スタッフを雇う企業の双方に罰則が科せられるため、注意が必要です。

この記事では、外国籍スタッフが日本で働くときに必要な資格や、労働時間の規定など、シフト管理をするうえでの注意点を解説していきます。

外国籍スタッフや留学生が日本で働くときに必要な資格

外国籍スタッフや留学生が日本で働くときには、「在留資格」や「資格外活動許可」といった承認が必要です。

外国人が日本に長期滞在する場合は、在留資格を持っていることがほとんどですが、在留資格の種類によっては就労が認められていないケースもあります。そのため、在留カードで在留資格の種類までを必ず確認するようにしましょう。

外国人が日本で働くには「在留資格」が必要

外国籍スタッフが日本で働くには、「在留資格」が必要です。在留資格とは、外国人が日本に長期間滞在する目的を示すための資格で、「外交」「特定技能」「教育」「高度専門職」「留学」などの29種類の資格があります。（2023年11月現在）

在留資格は、特定の目的のために滞在することを許可された場合にのみ発行されるものです。そのため、在留資格の種類によっては、就けない職種があったり、そもそも就労が認められていなかったりするケースもあります。外国籍スタッフを雇用するときには、在留資格の種類まで必ず確認するようにしましょう。在留資格別の活動資格は、出入国在留管理庁のHPに掲載されています。

なお、「永住者」「日本人の配偶者等」「永住者の配偶者等」「定住者」の4つの在留資格は、居住を目的とした在留資格のため、日本で働いて生計を立てていかなければいけないという観点から、基本的にはどんな職業にも就くことができます。

留学生が日本で働くには「資格外活動許可」が必要

留学生が持っている在留資格は「留学」であり、学業が優先されるべきという考えから、原則として就労は許可されていません。ただし、家庭の事情で、日本でもアルバイトをしなければ生計が立てられないケースなどを踏まえて「資格外活動許可」の制度が設けられています。

資格外活動許可制度とは、日本で活動する外国人に対して、在留資格以外の活動を認める制度です。資格外活動許可制度を利用すると、留学生は週に28時間までの就労が許可されます。

なお、「留学」の在留資格以外でも、以下のようなケースでは資格外活動許可が認められます。

• 「留学」の在留資格の方
• 「家族滞在」の在留資格の方
• 外国人の扶養を受ける配偶者若しくは子，又はそれに準ずる者として扶養を受ける者として行う日常的な活動を指定されて在留する方で，「特定活動」の在留資格の方
• 継続就職活動又は内定後就職までの在留を目的とする「特定活動」の在留資格の方
• 「教育」，「技術・人文知識・国際業務」又は「技能（スポーツインストラクターにる）」のうち，地方公共団体等との雇用契約により活動する方

出典：出入国在留管理庁HP

企業が留学生をアルバイトなどで雇用する際には、在留カードやパスポートなどで在留資格を必ず確認するようにしましょう。在留カードを確認する場合は、裏面の最下部にある「資格外活動許可欄」に「許可」と記載されているかどうかをチェックしてください。

日本人と外国籍スタッフに共通している労働時間や残業時間

外国籍スタッフも、日本人と同じように、労働基準法や36協定の対象となります。

以下では、労働時間や休日を定める労働基準法と、残業の規定について定めた36協定について解説していきます。

労働基準法による労働時間や休日

労働基準法とは、労働条件における最低基準を定めた法律です。具体的な項目としては、労働時間や時間外労働・休日労働、残業時間、賃金支払いの原則などが挙げられます。

労働基準法で定められた労働時間や休日に関する内容は、以下の通りです。

① 1週間のうち40時間を超えた労働の禁止
② 1日あたり、休憩時間を除いて8時間以上の労働の禁止
③ 労働時間が6時間を超える場合には最低45分間、8時間を超える場合には最低1時間の休憩を与えなければならない
④ 最低でも週に1回以上の休日か、4週間のうちに4日以上の休日を与えなければならない

参考：労働基準法｜e-Govポータル

これらを遵守したシフトの組み方の例には、以下のようなものがあります。

1日8時間労働の場合　8時間×週5日＝40時間
1日6.5時間労働の場合　6.5時間×週6日＝39時間

ちなみに、労働時間が6時間を超えない場合には、休憩を取らせなくても違法ではありません。一方で、6時間以上労働させる場合、休憩時間は労働時間の間に取得させなければならず、労働時間が終了してから休憩時間を取得させることは、労働者の同意があっても違法です。

また、もしも上記の①～③が守れなかった場合には、時間外労働の規則である36協定に則って就労させる必要があります。

36協定による残業の有無

労働基準法では、1週間に40時間以内、1日に8時間以内という法定労働時間や休日について定めています。これらの法定労働時間を超えた時間外労働（残業）や休日労働をさせる場合には、「36協定」をあらかじめ締結し、労働基準監督署に届け出をしておかなければいけません。

36協定を締結する際には、時間外労働を行う業務の種類や、１カ月や１年あたりの時間外労働の上限を決めておく必要があります。厚生労働大臣の告示では、1カ月あたり45時間、1年間で360時間が、時間外労働や休日労働の「限度時間」として定められています。ただし、特別協定を締結すると、年間6カ月間までは限度時間を超えて労働させることも可能です。

時間外労働や休日労働が発生する可能性がある場合は、あらかじめ36協定を締結しておくと、スムーズです。36協定の申請方法やシフトの組み方に不安がある方は、都道府県労働局労働基準部監督課や労働基準監督署にご相談ください。

留学生が働く場合の労働時間

留学生が取得している在留資格の種類は「留学」で、学業のために日本での長期滞在を許可されているため、働くことができません。資格外活動許可を取得すると、日本で労働できるようになりますが、学業に支障がない範囲でなければならないとされています。

留学生を雇用する場合は、ほかの外国籍スタッフとは労働時間の上限が異なることに注意して、シフトを組むようにしましょう。

留学生の労働時間は1週間に28時間まで

留学生が資格外活動許可を取得した場合であっても、労働時間は1週間に28時間までと定められています。1週間で40時間までの労働が許可されている、ほかの外国籍スタッフよりも労働時間の上限が低いため、注意が必要です。

留学生が長期休暇中の場合は週40時間（1日8時間）まで

留学生の労働時間は、原則として1週間に28時間までとされていますが、長期休暇中は週40時間（1日8時間）まで労働させることができます。

これは長期休暇中であれば、長時間働いたとしても学業に支障が出にくいという観点に立った例外的な措置です。ただし、学校の休講が続いて、結果的に長期休暇が発生した場合には、この例外は適用されません。

定められた労働時間を超えた場合は違反となる

外国籍スタッフや留学生にはそれぞれ労働時間の上限が定められています。これを超えて労働させた場合には、労働した外国籍スタッフと留学生側、労働させた店舗側のどちらもが罰則を受けることになるため、注意が必要です。

外国籍スタッフが受ける罰則

外国籍スタッフが労働時間の上限を超えて労働した場合、入国管理局に「不法就労」と判断されるケースがあります。もしも不法就労と判断された場合は、強制送還されたり、在留資格の更新が認められなかったりと、遅かれ早かれ母国に帰らなければなりません。また、強制送還されると、5年間は日本に再入国できなくなります。

店舗が受ける罰則

店舗が労働時間の条件を超えて外国籍スタッフや留学生を労働させた場合、「不法就労助長罪」に問われ、3年以下の懲役、または300万円以下の罰金が科せられる可能性があります。

この罰則が科せられるのは、外国籍スタッフや留学生を採用した責任者です。店舗で採用した場合は店長、企業で採用した場合は人事部の責任者などが対象となります。

また、労働時間の上限を超えた労働以外では、外国籍スタッフや留学生の採用時と退職時のハローワークへの報告にも注意が必要です。ハローワークへの報告を怠ったり、虚偽の申告をしたりすると、雇用対策法に抵触し、30万円以下の罰金が科せられる可能性があります。

外国籍スタッフのシフト管理における注意点

店舗側が外国籍スタッフと留学生の労働に関する規定を守ろうとしていても、お互いの認識・コミュニケーション不足により、法律にうっかり違反してしまうケースもあります。

たとえ故意でなかったとしても、法律に違反した場合は罰則が科せられてしまいます。店舗が採用やシフト管理を行う際には、以下の点にも注意しましょう。

留学生が掛け持ち（ダブルワーク）をしている場合は合計で週28時間まで

留学生が資格外活動許可を取得した場合の労働時間の上限は、1週間に28時間までです。

この労働時間の上限は残業時間も含まれ、1週間のどの曜日から数えても、1週間で28時間以内に収める必要があります。

留学生がダブルワークをしている場合であっても、上記の条件は変わりません。そのため、留学生がアルバイトを掛け持ちしていないかどうかについては、採用時によく確認しておく必要があります。そのうえで、留学生がダブルワークをしている場合、店舗側はもう1つの職場の労働時間を確認しながらシフトを組みましょう。

また、ダブルワークを認めていない企業でダブルワークをしてしまうと、労働時間に問題がなくても、就業規則に抵触してしまいます。ダブルワークを認めていない企業の場合は、採用時に「この会社ではダブルワークは禁止です。ほかの企業でアルバイトをしないでください」と伝えてください。

外国籍スタッフ本人がルールを理解しているか確認する

外国籍スタッフや留学生の中には、労働時間の上限に関するルールを理解していない人もいます。本人に自覚がないままに法律に違反してしまった場合にも、労働者側と店舗側の両方に罰則が科せられるため、採用時に店舗側から改めてルールを説明し、労働者としっかりコミュニケーションを取っておくことが大切です。

資格外活動許可を受けていても働けない業種がある

留学生は資格外活動許可を受けていても、風俗営業等の規則及び業務の適正化等に関する法律（風営法）第2条第1項で定められた「風俗営業」に該当するアルバイトをすることができません。ティッシュ配りやキッチンや清掃といった間接的な業務であっても従事することができないため、注意してください。

風営法に該当する職種の例
パチンコ店、ゲームセンター、麻雀店、キャバレー、スナックなど。

参考：風俗営業等の規則及び業務の適正化等に関する法律（風営法）｜e-Govポータル

外国籍スタッフのシフト管理をするなら「はたLuck®」がおすすめ

外国籍スタッフや留学生には、日本人スタッフとは異なる労働時間の上限が設定されているケースもあります。しかし、個々の事情を汲みながらシフト管理をしていくのは、企業や店舗にとって大きな負担になります。

外国籍スタッフのシフト管理をするなら「はたLuck®」の活用がおすすめです。「はたLuck®」には、スタッフの属性に合わせた労務アラート「カスタムアラート」機能や、ヘルプ調整がスムーズにできる「ヘルプ募集」機能などが備わっています。

はたLuck シフト管理機能概要資料

シンプルで使いやすいUIで、シフト申請・調整・確定・確認の全ての業務が管理可能です。他にも売上予測に基づいた適正シフトや近隣店舗と人材シェアが可能なヘルプ募集機能など豊富な機能をご用意しています。

資料ダウンロード

スタッフの属性に合わせた労務アラートが表示される

「はたLuck®」には、スタッフの属性に合わせた労務アラート「カスタムアラート」機能が搭載されています。管理画面から複数のアラートを設定することで、各スタッフの労働時間の上限以内でのシフトを組むことが可能です。

たとえば、外国籍スタッフの滞在資格が「留学」の場合、労働時間の上限が1週間に28時間までとなります。外国籍スタッフ向けに「1週間に28時間まで」というカスタムアラートを設定しておけば、シフトを入れすぎたときにアラートが発動し、法律違反を未然に防ぐことができます。

アプリからシフト希望の収集やシフトの共有ができる

「はたLuck®」には、アプリから希望シフトの収集やシフトの共有ができる機能が搭載されています。

外国籍スタッフや留学生の中には、労働時間の上限が低いことから、シフトに頻繁に入れない人もいます。しかし、アプリ経由でシフトの提出・共有ができれば、希望シフトの提出や共有をするためだけにわざわざ店舗に出向くことがなくなり、シフト管理がよりスムーズにしやすくなります。

ヘルプ調整がスムーズにできる

「はたLuck®︎」には、複数の店舗間でシフトをスムーズに調整できる「ヘルプ募集」機能が搭載されています。とくに忙しい時期や時間帯においても、他の店舗への支援の要請をスピーディーに行うことが可能です。

労働時間の上限が厳しく定められている留学生を雇用している店舗では、時期によっては欠員が出やすくなる可能性があります。しかし、このヘルプ調整機能を使えば、これまで欠員募集に割かれていた負担を軽減できるでしょう。

お役立ち資料をダウンロードする

・シフト管理ツール比較資料をダウンロードする

ツールを活用して外国籍スタッフのシフト管理を効率化しよう

外国籍スタッフや留学生を雇用する際は、各スタッフの労働時間の上限に注意を払いながら、シフト管理を行う必要があります。また、個々の条件に合わせたシフトを組めたとしても、人手が足りない場合は、改めて欠員を募集しなければなりません。

「はたLuck®」を活用すれば、個々の労働時間の条件以内でのシフトを簡単に組むことができ、シフトの収集・共有や、欠員募集もスムーズに行えます。外国籍スタッフを雇用している店舗のシフト管理の効率化を目指して、「はたLuck®」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

はたLuck シフト管理機能概要資料

シンプルで使いやすいUIで、シフト申請・調整・確定・確認の全ての業務が管理可能です。他にも売上予測に基づいた適正シフトや近隣店舗と人材シェアが可能なヘルプ募集機能など豊富な機能をご用意しています。

資料ダウンロード