飲食店のシフト作成にAIを活用すると、希望収集から人員配置、代打調整まで効率化できます。

AIツールを導入すれば、スタッフの希望提出を自動集約し、ポジションやスキルを考慮したシフト作成、労務チェック、人件費管理まで対応可能です。

本記事では、AIでできることや導入時の注意点、ツールの選び方を解説します。店舗運営全体を改善したい場合は、はたLuckの活用も検討してみてください。

飲食店のシフト作成にAIを活用してできること

飲食店のシフト作成に、AIや管理システムを活用してできることは以下のとおりです。

• スマホからの希望シフト提出と自動集約
• ポジション・スキル・人数を考慮した自動作成
• 違反や連勤の自動チェック
• 急な欠員時の代打打診を自動化
• 人件費予算とのリアルタイム突合

AI活用で仕組み化できる範囲をそれぞれ紹介していきます。

スマホからの希望シフト提出と自動集約

スタッフが専用アプリから希望休と勤務可能時間を提出すると、AIが自動でシフト作成画面に集約します。LINEや紙で受け取って店長がExcelに転記する工程がなくなり、転記ミスや確認漏れのリスクが下がります。

提出から集約までの流れを、従来とAI活用後で比較すると以下のとおりです。

提出画面では勤務希望の日時を選択するだけで完了するため、スタッフ側の入力負担も軽くなります。

ポジション・スキル・人数を考慮した自動作成

必要人数・ポジション・スキル要件を条件として入力すれば、AIが数秒〜数分でシフト原案を作成します。従来は店長がExcel上でホール・キッチンの人員を時間帯ごとに組み合わせる作業に毎週数時間かけていましたが、原案ベースの微調整に切り替えることで作業時間を大幅に短縮できます。

AIに渡す主な条件は以下のとおりです。

上記の条件を整理しておくと、AIは1週間分のシフト原案を一度に出力できます。

労基法違反や連勤の自動チェック

シフト案を入力すると、AIが連続勤務日数・休憩間隔・週の労働時間上限などを自動チェックし、違反箇所を警告します。

例えば、6時間超の勤務に休憩が入っていないケースや、特定スタッフの週合計時間が40時間を超えそうな場合はシフト作成中に検知が可能です。

店長が労基法を1つひとつ確認する必要がなくなり、見落としによる行政指導や罰則のリスクを下げられます。

厚生労働省の「労働時間法制の具体的課題について」によると、週44時間特例は「概ねその役割を終えている」と整理されています。飲食店を含む小規模事業場でも、今後は週40時間を前提にしたシフト管理がより求められるでしょう。

AIに最新ルールを設定しておけば、シフト作成と同時に違反を検知できるため、法改正のたびに店長が条文を読み込む負担も抑えられます。

急な欠員時の代打打診を自動化

当日欠勤が発生したとき、AIが勤務条件に合うスタッフへの一斉な代打依頼の配信が可能です。

返信の早いスタッフから自動でシフトに組み込まれるため、店長が従業員に電話やLINEで連絡する手間が減り、人員確保のスピードも上がります。配信先は勤務可能時間や保有スキルでフィルタリングされるため、応えやすいスタッフだけに通知が届き、無関係なスタッフに依頼が飛ぶこともありません。

チェーン店向けのシステムなら近隣店舗のスタッフにも依頼を広げられるため、自店舗で埋まらない場合の選択肢も増えます。

飲食店のように当日欠勤の発生頻度が高い業態では対応スピードが営業への影響を左右するため、自動化による負荷分散は経営の安定にもつながります。

人件費予算とのリアルタイム突合

シフト作成中に、人件費予算に対する消化率がシステム上に表示されます。

「ここで1人追加すると予算超過」「アイドル帯を1人減らせば予算内に収まる」といった判断を、その場で下せます。過去の売上データから時間帯別の必要人員を予測する機能を併用すれば、想定売上に対して過剰人員になっていないかの同時チェックも可能です。

本部やエリアマネージャーへの報告も、システム上の数値をそのまま使えるためデータで裏付けられます。感覚的な説明ではなく根拠付きで人員配置を示せるため、社内での合意形成のスピードが速まります。

飲食店の複雑条件にAIが対応する仕組み

AIが対応できる複雑条件と操作性のポイントは、以下の4点です。

• ホール・キッチン・責任者のポジション別配置
• 曜日・時間帯別の繁閑差に合わせた人員調整
• スタッフごとの勤務可能日数や個別事情の自動反映
• ITが苦手な店長・スタッフでも使える操作性

それぞれ順番に紹介します。飲食店のシフト管理のコツは、以下で詳しく解説しています。

飲食店のシフト管理における課題と作成のポイントとは？

ホール・キッチン・責任者のポジション別配置

「ホール2名、キッチン1名、責任者1名」のような時間帯ごとの構成条件をAIに渡すと、ポジションを同時に最適化したシフト案を出力します。

手作業だとホール優先で組んでキッチンが手薄になるなど偏りが出やすい作業を、余すことなくバランスを考えて組めるのが強みです。

スキルバランスの条件も設定でき、「新人スタッフには必ずベテランを隣に配置する」「責任者は常にどこかのポジションに含める」といったルールを事前に登録しておけば、AIが配置時に自動で反映します。

経験の浅いスタッフだけで時間帯を回すリスクが発生せず、現場のオペレーション品質を一定に保てます。

曜日・時間帯別の繁閑差に合わせた人員調整

金曜夜・土日ピーク・平日ランチなど、曜日や時間帯ごとに必要人数や人員構成を事前に設定すれば、AIが繁閑時間差に合わせて配置します。

曜日によってホール優先・キッチン優先と求める構成が変わっても、ルールに沿って自動で組み分けが可能です。

繁閑時間差を読み違えるとピーク時の人手不足や閑散時の過剰人員につながり、売上機会や人件費に直接影響します。過去の売上データや客数履歴と連動できるシステムを選べば、店長の経験則に頼らずデータに基づいた配置を継続でき、季節要因の見込み違いも抑えやすくなります。

雨天や近隣イベントといった想定外の繁閑要因も、ルール追加で対応していく運用が可能です。

スタッフごとの勤務可能日数や個別事情の自動反映

スタッフごとに「週◯日まで」「夜勤NG」「学生の試験期間は希望優先」「子どもの送迎で20時退勤」といった個別条件をAIに登録しておけば、シフト作成時に自動で反映します。

店長が一人ひとりの事情を頭の中で覚えておく必要がなくなり、失念による希望休の見落としや本人との認識ズレを防ぐことが可能です。

飲食店ではスタッフの雇用形態がパート・アルバイト・学生・主婦と多様で、それぞれ働き方の制約が異なります。個別条件をシステムに集約しておけば、新人店長や引き継ぎ担当者でも同じ品質でシフトを組めるようになり、属人化のリスクも下げられます。

スタッフ自身が条件を更新できるアプリであれば、ライフステージの変化に応じた条件変更を店長に毎回相談する必要がなくなり、双方の負担を軽くすることが可能です。

ITが苦手な店長・スタッフでも使える操作性

シフト管理アプリは、スタッフ向けと店長向けでUIが分かれており、スマホ操作に慣れていれば直感的に使えるよう設計されています。導入時に分厚いマニュアルを読み込まなくても操作が可能です。

飲食店ではスタッフの年齢層が10代から60代まで幅広く、ITリテラシーにも差があります。操作画面が簡素で迷いどころが少ない設計だと、年代を問わず全員が使える状態にしやすく、導入後の定着率も上がります。

外国人スタッフ向けの多言語対応があるかも、選定時のチェックポイントです。スタッフがアプリを開く前から情報が届く設計だと、確認漏れの抑制にもつながります。

飲食店でシフト作成にAIツールを導入する際の注意点

AIツールの導入時に押さえるべき注意点は、以下の4つです。

• 店舗の「暗黙ルール」を言語化してから設定する
• スタッフに事前に説明する
• 無理なく段階的に始める
• 無料トライアルとサポートで失敗リスクを下げる

導入する際は、これらのポイントを押さえて運用しましょう。

店舗の「暗黙ルール」を言語化してから設定する

AIツールを使う前に、店長の頭の中にある暗黙のルールを言語化して整理しておきましょう。

「新人は土日にベテランと組ませる」「金曜は店長が必ず入る」といった慣習はAIには見えないため、入力されない限り出力に反映されません。

棚卸しの対象は、以下の3つです。

• ポジション定義
• スキルレベル
• 個別条件

最初にホールやキッチン、責任者などポジションをどう区分するか、ベテラン・中堅・新人をどの基準で分けるか、スタッフごとの勤務制約や得意分野は何か、を書き出しましょう。

整理が終わったらシステムの設定項目に落とし込み、運用しながら抜けや矛盾を見つけたら都度更新していきます。最初から完璧を目指さず、1〜2か月の運用で固めていく方針で作成すると、現場に合ったルールへ調整しやすくなります。

スタッフに事前に説明する

導入の目的とスタッフ側のメリットを、導入前に丁寧に伝える工程を入れましょう。

スタッフへの説明なしでアプリだけ配布すると、「いまさら新しいツールを覚えさせられる」と受け取られ、希望提出が滞るなど運用が崩れる原因になります。

スタッフ目線の利点を伝えるようにし、具体的に活用できる情報を共有します。全員が同じ理解で使い始められるよう、説明会の開催や操作マニュアルの配布もセットで行います。導入後に問い合わせが集中すると店長の負担になるため、事前に疑問点を解消しておくほうが定着もスムーズです。

無理なく段階的に始める

導入は1店舗・1機能から始めて、運用に慣れてから範囲を広げていきましょう。

最初から全機能を全店舗で導入すると、現場が機能を使いこなせず、店長やスタッフの混乱が大きくなりやすくなります。

例えば、最初は希望収集だけアプリ化し、慣れてきたら自動作成、その次に代打調整・人件費管理と機能を順に広げていく流れが取り組みやすい構成です。各機能の定着を確認してから次に進めば、現場に過度な負担をかけずに済みます。

多店舗展開している企業の場合は、モデル店舗で成功事例を作ってから他店舗に横展開する進め方も有効です。先行店舗の運用ノウハウを横展開時のマニュアルや研修に反映できるため、後発店舗の立ち上がりも早くなります。

無料トライアルとサポートで失敗リスクを下げる

契約前に無料トライアルやデモ環境を試して、現場の操作感を確認しましょう。

資料や営業説明だけで判断すると、実際に触ったときの違和感が後からでてきて、運用立ち上げ後に「機能はあるが使われない」状態になる可能性があります。

トライアルは店長だけでなく、スタッフ数名にも操作してもらい、感想を集めると判断材料が増えます。世代やITリテラシーの異なるスタッフから声を集めることで、本格導入後に起きやすい操作面のつまずきの事前把握が可能です。

導入後のサポート体制も確認しましょう。問い合わせ対応時間や専任の相談窓口の有無、初期設定の伴走支援があるかを確認しておくと、立ち上げ期にトラブルが起きても止まらず進められます。伴走支援が手厚いサービスほど、定着までのスピードも高まります。

飲食店でシフト作成に最適なAIツールを選ぶ5つのポイント

AIツール選定時に確認すべきポイントは、以下の5つです。

1. スマホで希望提出・代打調整ができるか
2. ポジションやスキルを加味した自動作成ができるか
3. 多店舗・他店舗ヘルプに対応しているか
4. 勤怠・給与システムと連携できるか
5. 無料トライアル・サポート体制があるか

ぜひ、自店舗に合うツール選びの参考にしてみてください。

1. スマホで希望提出・代打調整ができるか

希望収集と代打調整を、店長・スタッフともにスマホで完結できるかを確認しましょう。

PC操作が前提のツールでは、管理者・スタッフ双方の対応環境が限られ、希望収集や変更対応のスピードが落ちる可能性があります。特に、複数店舗を管理している場合や店長が売り場・バックヤードを行き来する現場では、スマホで確認・承認・調整まで行えるかが運用定着のポイントになります。

確認したいのは、主に以下の3点です。

• LINEや紙で行っていた希望収集をアプリに一本化できるか
• スタッフが数タップで希望休や勤務可能時間を提出できるか
• 店長が出先からでもスマホで承認・代打調整まで完結できるか

導入前に実機で操作感を確認しておくと、自社の現場で無理なく使えるかを判断しやすくなります。

2. ポジションやスキルを加味した自動作成ができるか

ポジション別の必要人数とスキルバランスをルール化して反映できるかを確認しましょう。

単に人数を満たすだけのシフトを出すツールでは、ホールが手薄になる時間帯やベテラン不在の時間帯が発生し、結局店長が手作業で組み直す事態になります。

例えば、ホール・キッチン・レジ・責任者などポジションごとに必要人数を設定できるか、新人とベテランの組み合わせバランスを条件として加えられるか、を試用段階で確認します。

シフト作成機能の実用性は、実際の運用条件を設定したうえで、出力結果を確認して判断しましょう。

3. 多店舗・他店舗ヘルプに対応しているか

多店舗を運営している場合は、本部やエリアマネージャーが各店舗のシフトを横断的に管理できるかを確認しましょう。

店舗単位でしか管理できないツールでは、本部視点での人員配置や人件費の把握が難しく、店舗間のヘルプ調整にも時間がかかる可能性があります。複数店舗で人員を融通する運用を想定している場合は、他店舗スタッフのスキル区分や勤務可能時間を確認し、必要に応じてヘルプ依頼ができるかも重要な比較ポイントです。

1店舗のみで運営している場合は優先度の低い機能ですが、将来的に多店舗展開を見込んでいる場合は、対応製品を選んでおくと運用の切り替えを避けやすくなります。

4. 勤怠・給与システムと連携できるか

すでに勤怠管理システムや給与計算ソフトなどの労務管理ツール導入している場合は、シフト管理ツールと連携できるかを確認しましょう。

既存システムと連携できない場合、シフト予定・勤怠実績・給与計算用データを別々に管理する必要があり、確認作業や手動転記の負担が増える可能性があります。特に、シフト予定と勤怠実績の差分確認、人件費の予実管理、給与計算ソフトへのデータ出力まで対応できるかは重要な比較ポイントです。

契約前には、自社で利用している勤怠管理システムや給与計算ソフトとの連携可否を、製品ページや提案資料で確認しておきましょう。

5. 無料トライアル・サポート体制があるか

導入前に操作感を試せるか、導入後に十分なサポートを受けられるかも確認しましょう。

AIを活用したシフト管理ツールは、初期設定や運用ルールの整理に時間がかかる場合があります。自社だけで設定を進めると、現場の暗黙ルールをうまく反映できず、導入途中で運用が止まってしまう可能性があります。

特に確認したいのは、無料トライアルやデモ環境で実際の操作感を試せるか、初期設定の伴走支援があるか、導入後のチャット・電話・メールサポートの対応時間と範囲です。

初期設定の支援があるサービスであれば、ポジション分けや勤務ルールなどを整理しながら設定できるため、導入時のつまずきを抑えやすくなります。結果として、現場に定着するまでのスピードにも差が出ます。

【タイプ別比較】飲食店でのシフト作成に役立つAIツール

飲食店向けのシフト管理AIツールは、4タイプに分かれます。

それぞれのタイプを詳しく見ていきましょう。

勤怠管理連携型

勤怠打刻を主軸とし、シフト作成機能が付随する構成のツールです。

労働時間の集計や給与計算ソフトとの連携が前提で設計されているため、シフト予定と勤怠実績の突合や、人件費の管理を一気通貫で扱えます。

すでに勤怠管理システムを利用している飲食店にとっては、労務管理を1つの基盤に集約できる選択肢になります。

しかし、シフト作成自体の自動化はシンプルな構成にとどまる製品もあるため、複雑な条件処理を求める場合は機能範囲を事前に確認しておくと安心です。

希望集約特化型

希望シフトの収集や、急な欠員時の代打調整を効率化するタイプです。

LINEや紙で分散していたシフト希望をアプリに一本化することで、店長の集計工数や代打依頼の連絡負担を軽減できます。希望提出から確認・調整までの流れを整理しやすくなるため、まずはシフト管理の入口部分を効率化したい店舗に効果的です。

しかし、自動作成や勤怠連携などの機能は限定されている製品もあります。コストを抑えながら、希望収集や代打調整の煩雑さを解消したい飲食店に適しています。

AI自動作成特化型

複雑なシフトの自動作成ロジックに特化したタイプです。

ポジション・スキル・希望休・労働基準法など多数の制約条件を同時に処理する計算力に強みがあり、人の手では組み立てきれない大規模シフトを数分で出力できます。

スタッフ数や条件項目が多く、毎月の作成に膨大な時間がかかっている店舗に適しています。

しかし、希望収集や勤怠連携などの周辺機能は別ツールと組み合わせる必要が出るケースもあり、運用全体の設計を見据えて選ぶようにしましょう。

店舗DXオールインワン型

シフト管理だけでなく、情報共有・新人のオンボーディング・エンゲージメント施策までアプリで管理できるタイプです。

単にシフト作成を効率化するだけでなく、シフトワーカーの定着や活躍までを見据えて設計されています。勤務予定の管理に加えて、業務マニュアルの共有やスタッフの状態把握まで一元化できるため、店舗運営全体の品質向上につなげやすくなります。

代表的なサービスとしては、サービス業全般の店舗運営を支援するアプリ「はたLuck」があります。シフト作成・希望収集・代打調整に加え、スタッフ向けマニュアルの掲載、エンゲージメント測定、本部による店舗状況の把握までアプリ上で対応可能です。

離職率の改善や、複数店舗の運営品質を底上げしたい企業に適しています。

飲食店のシフト作成を変えた「はたLuck」活用事例

はたLuckは、飲食業界の多店舗運営企業で活用されています。ここでは、代表的な3社の事例を紹介します。

• 株式会社曲田商店（とんかつKYK）様
• 株式会社高倉町珈琲様
• 株式会社ハブ様

気になる事例からチェックしてみてください。

株式会社曲田商店（とんかつKYK）様

とんかつチェーン「KYK」を運営する株式会社曲田商店様は、はたLuckの導入により、店舗ごとに異なっていたシフト作成・管理の方法を一元化しました。

これまで店舗ごとに異なるフォーマットで管理していたシフト情報を統一したことで、本部は全店舗の状況を同じ形式で確認できるようになり、確認工数の削減につながっています。

また、シフト管理をデジタル化したことで、店舗単位では把握しきれていなかった勤務可能スタッフも可視化されました。ヘルプ募集機能を活用すれば、近隣店舗のスタッフへ応援を依頼できるため、社内リソースを有効に活用しやすくなります。

シフト作成・管理を一元化した例の詳細を読む

株式会社高倉町珈琲様

カフェチェーンを展開する株式会社高倉町珈琲様は、スタッフの働きやすさ向上を目的に、はたLuckを導入しました。

導入後は、情報確認やシフト提出をスマホで完結できるようになり、スタッフが必要な情報にアクセスしやすい環境が整っています。シフト提出のしやすさが向上したことで、出勤回数の増加にもつながっています。

また、シフト提出のUIがわかりやすくなったことで、提出期限が守られやすくなった点も改善ポイントです。店長が個別にリマインドする負担を抑えられるため、シフト作成のスケジュール管理もしやすくなります。

シフト管理アプリの導入で働きやすさが向上した事例の詳細を読む

株式会社ハブ様

英国風パブ「HUB」を運営する株式会社ハブ様は、シフト作成業務の効率化を目的に、はたLuckを導入しました。

導入後は、スタッフからの希望提出から集約までをアプリ上で完結できるようになり、紙やLINEからの転記、個別連絡にかかる工数が削減されました。これにより、シフト作成にかかる時間の短縮につながりました。

また、スタッフのスキルや経験を踏まえた人員配置をシステム上で設定できるため、ベテランと新人のバランスを考慮したシフト作成もスムーズになっています。業務効率化だけでなく、現場運営に必要な人員配置の精度向上のきっかけにもなりました。

業務効率化や人員配置精度の向上につながった事例の詳細を読む

まとめ

飲食店のシフト作成にAIツールを活用すれば、希望収集・自動作成・労務チェック・代打調整・人件費管理まで効率化できます。

導入時は、現場ルールの整理やスタッフへの説明を行い、段階的に運用するようにしましょう。

シフト管理だけでなく、店舗運営全体の改善まで進めたい場合は、情報共有やエンゲージメント施策まで一元化できる「はたLuck」の活用も検討してみてください。

工場の交替制シフト作成に頭を悩ませていませんか。

工場では2直や3直といった複雑な勤務形態に加え、資格保有者の配置や法令の遵守など工場ならではの制約が多く存在します。実際、人員配置に膨大な時間を奪われている現場管理者は少なくありません。

この記事では、工場のシフト作成が難しい理由や交替制シフトの種類からよくある失敗例までを詳しく解説します。属人化を解消してシフト作成を劇的に効率化する5つのコツや、システムを活用して管理時間を大幅に短縮した成功事例も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

工場のシフト作成が難しい3つの理由

工場のシフト作成が難しいのは、現場特有の複雑な条件がいくつも重なっているからです。以下の理由を把握することで、どこを改善すべきかのヒントが見えてきます。

• 24時間稼働に合わせたシフトが必要
• スキル・有資格者に合わせたシフトが必要
• 法令を遵守したシフトが必要

それぞれ詳しく解説していきます。

24時間稼働に合わせたシフトが必要

工場のシフト作成では、24時間ラインを止めないための緻密な人員配置が求められます。一度機械を止めると再稼働に多大な時間とコストがかかる大型設備が存在するためです。

24時間稼働させるには、日勤から夕勤、そして夜勤へと切り替わるタイミングでスタッフが確実に入れ替わり、作業の進捗を漏れなく引き継ぐ必要があります。また、深夜帯に急な欠勤が出て人数が不足すると、不良品の発生や生産ライン全体がストップしてしまう恐れもあるでしょう。

全体のバランスを崩さずに24時間を隙間なく埋め尽くす人員パズルは、管理者の大きな負担となっています。

スキル・有資格者に合わせたシフトが必要

工場のシフトを組む際は、スタッフの保有資格や熟練度をパズルのように組み合わせる必要があります。現場にはフォークリフトの運転技能者や危険物を取り扱う資格を持った人材を、各時間帯に必ず配置する決まりがあるからです。

また、検品作業のリーダーやトラブル復旧ができるベテラン層を、経験の浅い新人が多いシフトにバランスよく分散させる配慮も欠かせません。

条件を満たす人員が特定の曜日に偏ってしまうとシフトが成立しないため、ただ人数を揃えるだけでは解決できない難しさがあります。

法令を遵守したシフトが必要

工場のシフト作成では、労働基準法などの法令を1分単位で厳密に守る必要があります。時間外労働の上限規制や連続勤務日数の制限を確実にクリアしなければならないためです。

厚生労働省によると、夜勤を含む交替制では、深夜業に対する割増賃金の計算や法定休日の確保が複雑になります。

昨日トラブル対応で残業したスタッフを今日のシフトに入れても法定労働時間を超えないか、などを都度確認する作業はミスの許されない責任の重い作業となります。

工場の交替制シフトの種類と特徴

工場で採用されている交替制シフトには、稼働状況に合わせた複数のパターンが存在します。以下の交替制の仕組みを理解することで、自社に最適な働き方を見つけることができます。

• 2直2交替制
• 3直3交替制
• 4直3交替制

それぞれの特徴を解説していきます。

2直2交替制

2直2交替制は、1日を2つの時間帯に分割して2つの班が交互に勤務する体制です。朝8時から夜20時までの昼勤と、夜20時から朝8時までの夜勤のように、12時間ずつラインを回します。

少ない班数で24時間フル稼働を実現できるため、自動車部品などの大量生産をおこなう工場でよく採用されています。1回の勤務時間が長い分だけ年間の休日数も多くなるため、まとまった休みを確保したいスタッフに好まれる働き方です。

3直3交替制

3直3交替制は、1日を8時間ずつ3つに区切り、3つの班が順番に勤務する体制です。法定労働時間の原則である1日8時間にぴったり収まるため、残業が発生しにくい仕組みです。

しかし、朝番から夕方番、そして深夜番へと数日ごとに勤務時間がスライドしていくため、生活リズムの調整には慣れが必要となります。長時間の連続作業による集中力低下を防げるため、細かな手作業が多い食品加工工場などで広く導入されています。

4直3交替制

4直3交替制は、スタッフを4つの班に分け、そのうち3つの班が8時間ずつ勤務して残りの1班が休日をとる体制です。常にどこか1つの班が休みになるため、土日や祝日に関係なく工場を365日動かし続けることができます。労働時間が短く休みも定期的に回ってくるため、スタッフの過労を防ぎやすい非常にクリーンな仕組みといえます。

製鉄所や化学プラントなど、お盆や年末年始であっても絶対にラインを止められない大規模工場で採用されるケースがほとんどです。

工場のシフト作成でよくある失敗

工場のシフト管理では、特有のトラブルや見落としが原因で現場が混乱することがあります。以下の失敗パターンをあらかじめ知っておくことで、事前に対策を講じることが可能です。

• 夜勤明けに休めないスタッフが出てくる
• ラインの停止でシフトが崩れる
• 業務の属人化で引き継ぎができない

それぞれ詳しく解説していきます。

夜勤明けに休めないスタッフが出てくる

不適切なシフトを組むと、夜勤明けのスタッフに十分な休息期間を与えられない失敗が起こります。急に欠員が出た際に、深夜に業務を終えたばかりのスタッフを、その日の夕方から再び呼び出してしまうようなケースが代表的です。

睡眠不足は集中力の著しい低下を招き、機械への巻き込まれ事故やフォークリフトの接触事故など重大な労働災害を引き起こします。シフト作成者の目視確認だけではミスが起きやすいため、システム等で休息時間を強制的に確保するルールの徹底が現場の命を守るでしょう。

ラインの停止でシフトが崩れる

機械トラブルや部品納入の遅れでラインが止まると、せっかく組んだシフトが根底から崩壊します。例えば、本来稼働するはずだった午前の作業が止まると、午後から急遽フル稼働になり、午後のスタッフに過酷な残業が発生します。

さらに、遅れを取り戻すために、休日予定だったスタッフを緊急で呼び出す事態にも発展しかねません。ラインが停止した際は別の作業に回すといったリカバリ手順を決めていないと、現場は指示待ち状態となり大混乱に陥ります。

業務の属人化で引き継ぎができない

シフト作成が特定の工場長や班長しかできない状態に陥るのも典型的な失敗です。この機械を操作できるのは誰か、スタッフ同士の相性はどうかなど、担当者の頭の中にしかない暗黙のルールが多すぎるためです。

この状態が続くと、担当者が急病で休んだ瞬間に翌月のシフトがまったく作れなくなってしまいます。スキルの可視化やルールの明文化をおこない、誰もが同じクオリティでパズルを組める体制に移行しなければなりません。

工場のシフト作成を効率化する5つのコツ

工場の複雑なシフト作成は、運用ルールとシステムを組み合わせることで劇的に時間を短縮できます。以下のコツを取り入れることで、管理者の負担を減らし精度の高いシフトを作成できます。

• 勤務形態と班分けのルールを明確にする
• スキル・資格の可視化をおこなう
• 夜勤明けの対策を定めておく
• 急な欠勤・ライン停止への対応を準備しておく
• シフト作成ツールを導入する

それぞれ詳しく解説していきます。

勤務形態と班分けのルールを明確にする

シフト作成を効率化する第一歩は、班のメンバー構成や交代のサイクルをマニュアル化することです。毎回ゼロベースでスタッフを割り当てるのではなく、基本となる型を作って当てはめる方式へと切り替えます。

例えば、A班はベテランと新人をセットにする、1週目は日勤で2週目は夜勤にするといったルールを崩さずに運用します。ベースとなる枠組みをガッチリ固めてしまえば、あとは有給休暇を取得するスタッフの穴埋めをおこなうだけで済むようになるでしょう。

スキル・資格の可視化をおこなう

スタッフ全員の保有資格や業務スキルは一覧表にして可視化しましょう。特定の機械を操作できる免許や、新人教育ができるスキルなどをデータとしてまとめることも重要です。

この表を見ながらシフトを組むことで、夜勤の班に有資格者が誰もいないといった致命的な配置ミスを防ぐことができます。特定のスキルを持つ人材が不足している現状も浮き彫りになるため、今後の計画的な人材育成にも役立てることが可能です。

夜勤明けの対策を定めておく

夜勤明けのスタッフには、次の勤務までに必ず一定時間以上の休息を設ける仕組みを作りましょう。夜勤を終えてから次の勤務に入るまでは最低でも11時間のインターバルを確保する、といったルールを社内規定で定めることをおすすめします。

また、ルール違反となるシフトを入力した際にエラーが出るような仕組みを構築することが重要です。

適切な休息による疲労回復は、ヒューマンエラーによる労働災害の防止や離職率の低下に直結する重要な取り組みとなります。

急な欠勤・ライン停止への対応を準備しておく

トラブルが発生した際の応援要請ルールや、代替スタッフの確保手順をあらかじめ決めておきましょう。突然スタッフが休んだ際に、管理者が慌てて個人的な電話で出勤を頼み込むのは非常に非効率です。

欠員が出たらまずは別ラインのスタッフを回し、それでも足りない場合は全体チャットでヘルプを募集するといった手順をルール化します。事前に対応フローが定まっていれば、焦らず迅速にシフトの穴を埋めて生産への影響を最小限に抑えることができます。

シフト作成ツールを導入する

シフト作成の負担を根本的に解決するには、工場向けに特化したシフト管理ツールの導入が最も効果的です。専用ツールを使えば、スタッフのスマートフォンから集めた休み希望が自動で管理画面に反映されます。

また、有資格者が足りない場合や連続勤務が長すぎる場合にも、システムが瞬時に検知してアラートを出してくれるツールもあります。毎月何時間もかかっていたシフト作成業務がわずかな時間に短縮され、管理者は本来の業務に集中し、向上の生産性も改善するでしょう。

はたLuckは工場特有のシフト管理の課題にも柔軟に対応し、管理者の業務効率化だけでなく工場の経営課題にもアプローチした適切な解決策をうつことができます。現状起きている課題について無料で相談できるので、ぜひお問い合わせください。

はたLuckでスタッフのシフト管理を効率化した企業事例3選

シフト管理ツールのはたLuckを導入して、業務改善に成功した製造現場や店舗の事例を紹介します。以下の事例を参考に、自社にどのように活用できるかをイメージしてみてください。

• 株式会社グレープストーン（洋菓子製造・飲食）
• 株式会社名鉄ミライート

それぞれ詳しく解説していきます。

株式会社グレープストーン

株式会社グレープストーンは、製造現場と店舗をつなぐ情報共有の基盤としてはたLuckを導入しました。

導入以前は紙ベースの掲示物に頼っており、製造スケジュールやシフト変更の連絡がスタッフ全員に伝わるまでに多大なタイムラグが発生していました。

アプリを導入したことで、急なシフト調整の連絡も全従業員のスマートフォンへダイレクトに届くようになりました。伝達漏れによる配置のズレがなくなり、工場と店舗が一体となったスムーズな生産体制が構築されています。

FAXや大学ノートが主流のアナログ運用から脱却！本部と店舗で紙と時間の削減を実現 | はたLuck

株式会社名鉄ミライート

株式会社名鉄ミライートは、はたLuckの導入により、情報伝達の効率化と人員配置の「見える化」を実現しました。

以前はシフト作成を紙やExcelでおこなっていたため現場に多大な手間がかかり、本部からは当日の出勤状況がリアルタイムで把握できないという課題を抱えていました。

アプリ導入により、スタッフはスマホから簡単にシフト申請ができるようになり、管理者のシフト作成やアナログな転記作業にかかる工数も大幅に削減されています。また、全スタッフへ直接かつスピーディーな情報発信が可能になったことで、削減できた時間を適切な人員配置の検討やサービス向上といった、本来の業務改善に充てられるようになっています。

情報伝達力の向上とシフト管理の見える化で業務改善を推進｜はたLuck

はたLuckの資料は以下からダウンロードできますので、興味のある方はぜひ参考にしてください。

まとめ

工場のシフト作成は、24時間稼働や複雑なスキル管理が求められるため、非常に難易度の高い業務です。夜勤明けの休息不足やライン停止による混乱を防ぐには、事前のルール作りとシステムの活用が欠かせません。

まずは、班分けの固定化やスキルマップの作成をおこない、シフト作成にかかる時間を少しずつ減らしていきましょう。

さらに、はたLuckのようなツールを導入することで、管理者の負担をなくし、スタッフが安全に働ける環境を整えることができます。工場特有の複雑なシフト課題にも対応できるので、シフト作成や管理に課題を感じている方はぜひお問い合わせください。

保育園のシフト作成は、配置基準や労働基準法を守る必要があり、非常に複雑な業務です。一見シンプルには見えるのですが、実際は職員の休みの希望や退職などが原因で、シフト作成に時間がかかるケースも数多く存在します。

本記事では、保育園のシフト作成を効率化する具体的なコツや、失敗しないための方法を解説します。本記事を読むことで、保育園でよく起こる人員不足によるオペレーションの悪化を防ぎ、従業員満足度と保育の質を高く維持することができるので、ぜひ参考にしてみてください。

保育園のシフト作成が大変な理由

保育園のシフト作成を効率化するには、まず大変な理由を把握しておくことが重要です。以下の理由を理解することで、自園の課題に対する解決策が見えてくるでしょう。

• 保育士の配置基準を必ず守らなければならない
• 多様な時間帯のシフトがある
• 労働基準法の遵守が難しい
• 毎月のシフト作成に時間がかかる
• 欠勤が出ると配置基準の調整が必要
• ベテランが辞めるとまわらなくなる

それぞれの理由について、詳しく解説していきます。

保育士の配置基準を必ず守らなければならない

保育園のシフト作成では、保育士の配置基準を必ず守らなければなりません。子どもの年齢や人数に応じて、必要な保育士の数が法律で厳格に定められているためです。

具体的には、下記のような基準を、常に満たす必要があります。

• 0歳児3人につき保育士1人
• 1歳児および2歳児6人につき保育士1人

参考：保育提供体制の強化 （職員配置基準の改善等）｜こども家庭庁

早朝や夕方の時間帯であっても、この基準を下回ることは許されません。配置基準を計算しながらシフトを組む作業は、非常に神経を使います。

多様な時間帯のシフトがある

保育園には、多様な時間帯のシフトが存在します。早番、中番、遅番など、開園時間に合わせて細かく勤務時間を分ける必要があるためです。

さらに、保護者の送迎時間に合わせて子どもの人数が変動するため、時間帯ごとに必要なスタッフの数が変わります。早番のスタッフが退勤する時間には、中番や遅番のスタッフを配置して基準を維持しなければなりません。

複雑な調整が求められるため、シフトの作成だけで時間がかかってしまいます。

労働基準法の遵守が難しい

保育園のシフト作成では、労働基準法を遵守することが難しい傾向にあります。職員の労働時間、休憩、休日を適切に管理しつつ、園の運営を維持しなければならないためです。

法定労働時間は、原則として1日8時間かつ週40時間以内と定められています。しかし、突発的な残業が発生しやすいため、シフト上で余裕を持たせる工夫が必要です。法律違反を防ぐためには、慎重なスケジュール管理が欠かせません。

毎月のシフト作成に時間がかかる

毎月のシフト作成には、膨大な時間がかかります。スタッフの希望休と、園の配置基準の両方をすり合わせる作業が複雑だからです。

特に紙や表計算ソフトを使って手作業で組む場合、何度も書き直しが発生します。完成したと思っても、特定の日に人員が不足していることに、後から気づくことも珍しくありません。

アナログな方法は、シフト作成担当者の残業時間を増やしてしまう大きな原因となっています。

欠勤が出ると配置基準の調整が必要

スタッフの欠勤が出ると、即座に配置基準の調整が必要です。保育園では、常に子どもに対する保育士の割合を保つ義務があるためです。

体調不良などで急な休みが発生した場合、代わりのスタッフを探すか、他のシフトを変更して補わなければなりません。特に早番や遅番のスタッフが欠勤すると、開園や閉園の作業自体に支障が出ます。緊急時の体制づくりも、シフト管理の重要な要素です。

ベテランが辞めるとまわらなくなる

ベテラン保育士が辞めると、シフトがまわらなくなることがあります。経験豊富なスタッフのスキルや判断力に依存した、シフト編成になっていることが多いからです。

新人保育士だけでは対応が難しい時間帯やクラスには、必ずベテランを配置する必要があります。特定の人物に負担が偏るシフトを続けていると、離職につながりやすいでしょう。

保育士の離職を防ぐためにも、業務の属人化を防ぐ計画的なシフトづくりが求められます。

保育園シフト作成のよくある失敗パターン

保育園のシフト作成には、いくつかのよくある失敗パターンが存在します。以下の失敗パターンを事前に知っておくことで、トラブルを未然に防げるでしょう。

• 配置基準を満たさないシフトを組んでしまう
• 特定の職員に負担が集中してしまう
• 新人保育士を一人でシフトに入れてしまう

それぞれの失敗パターンについて、詳しく解説していきます。

配置基準を満たさないシフトを組んでしまう

配置基準を満たさないシフトを組んでしまうことは、重大な失敗です。確認不足や計算ミスによって、特定の時間帯で保育士が不足してしまうためです。

手作業でシフトを作っていると、夕方の遅番の引き継ぎ時間などに、配置基準を下回る見落としが発生しやすくなります。監査で指摘されるリスクがあるだけでなく、子どもの安全を守ることができません。作成後には、必ず複数人で配置基準のチェックをおこないましょう。

特定の職員に負担が集中してしまう

特定の職員に負担が集中するシフトは、避けるべき失敗です。早番や遅番などの負担が大きい勤務を同じ人に割り当てると、疲労が蓄積するためです。特に、仕事ができるリーダー層や、断れない性格のスタッフにしわ寄せがいくケースがよく見られます。

不公平なシフトは職場の人間関係を悪化させ、退職の引き金にもなりかねません。スタッフ全員の勤務回数を、均等にする意識が不可欠です。

新人保育士を一人でシフトに入れてしまう

新人保育士を一人でシフトに入れてしまうのは、危険です。経験が浅いスタッフだけでは、緊急時の適切な対応や保護者対応が難しいためです。早朝や夕方など、子どもの人数が少ない時間帯であっても、急なケガやトラブルは起こり得ます。

必ず経験豊富なベテラン保育士とペアになるように、シフトを調整しましょう。スタッフのスキルバランスを考慮した、人員配置が重要です。

保育園のシフト作成を効率化するコツ

保育園のシフト作成は、いくつかのコツを押さえることで大幅に効率化できます。以下の方法を順番に実践していくと、スムーズにシフトが完成するでしょう。

• 固定勤務者のシフトを先に入れる
• 希望休の収集期限を徹底して守らせる
• 配置基準を満たす人員の人数を先に決める
• シフト作成ツールを活用する

それぞれの具体的な手順について、解説していきます。

固定勤務者のシフトを先に入れる

シフト作成は、固定勤務者の予定を先に入れることから始めましょう。動かせない枠を先に埋めることで、残りの空き枠が明確になるためです。

まずは、時短勤務のスタッフや、曜日固定のパート職員のスケジュールを最初に表に入力してみてください。ベースとなる人員が確定すれば、変動するスタッフの配置を考えるだけになるため、頭の整理がしやすくなるでしょう。

希望休の収集期限を徹底して守ってもらう

希望休の収集期限は、スタッフ全員に徹底して守ってもらいましょう。提出が遅れるスタッフが一人でもいると、シフト作成の作業がストップしてしまうためです。毎月15日など明確な期限を設け、期日を過ぎた希望は原則受け付けないといったようなルールで運用することをおすすめします。

提出状況を一覧で管理し、未提出者には早めに催促をおこなう仕組みづくりも有効です。

配置基準を満たす人員の人数を先に決める

配置基準を満たす人員の人数を、時間帯ごとに先に決めておきましょう。必要な枠を可視化することで、人員不足のミスを確実に防げるためです。

たとえば、午前9時から午後4時は0歳児3人に対し保育士1人という計算をもとに、各時間帯の必要人数をリストアップします。このように算出した枠に対してスタッフの名前を当てはめていく方法をとると、配置基準をクリアしやすくなります。頭の中での計算を減らすことが、正確なシフト作成のコツです。

シフト作成ツールを活用する

シフト作成ツールを活用することは、最大の効率化につながります。システムが自動で配置基準のチェックや、労働時間の計算をおこなってくれるためです。

実際、手作業による計算ミスがなくなり、月8時間かかっていた作成作業が1時間以下に削減されるケースもあります。また、希望休の収集からスタッフへの共有まで、スマートフォンひとつで完結するものも多いです。

効率的なシフト作成をおこないたい方は、ぜひ、以下からはたLuckの資料をダウンロードしてください。

はたLuckでスタッフのシフト管理を効率化した企業事例3選

シフト作成ツールを導入して、業務を大幅に改善した企業の事例を紹介します。以下の事例では、アプリを活用してシフト管理を効率化しています。

• 株式会社バンダイナムコアミューズメント
• 日清プラザ株式会社
• 株式会社曲田商店（とんかつKYK）

それぞれの取り組みについて、詳しく見ていきましょう。

株式会社バンダイナムコアミューズメント

株式会社バンダイナムコアミューズメントは、大規模な人員のシフト管理を効率化しました。多数のスタッフの希望休調整と人員配置に、膨大な時間を割いていたためです。

ツールの導入により、スマートフォンから希望休を直接収集できるようになり、転記作業がなくなりました。店舗間の応援要請もアプリ上でスムーズにおこなえるようになり、人手不足の解消にもつながっています。店長のシフト作成業務が大幅に軽減された、成功事例です。

関連記事：店舗を可視化することで、現場力と働きがい（ES）を向上 | はたLuck

日清プラザ株式会社

日清プラザ株式会社は、テナント従業員の管理業務をアプリで改善しました。

紙や電話を使ったアナログなやり取りが多く、情報共有にタイムラグが発生していたためです。シフト管理機能に加えて、お知らせ機能や連絡ノートを活用することで、施設全体のコミュニケーションが迅速になりました。

従業員一人ひとりに直接情報が届くため、伝達漏れを防ぐことができます。シフト管理と社内コミュニケーションを同時に向上させた、モデル事例です。

テナントスタッフとの距離を縮め「ここで働きたい」と 思ってもらえる商業施設へ｜はたLuck

株式会社曲田商店（とんかつKYK）

株式会社曲田商店は、店舗スタッフのシフト作成の手間を劇的に削減しました。

エクセルと紙を併用したシフト管理をおこなっており、店長の事務作業負担が大きかったためです。アプリを導入したことで、スタッフがスマートフォンから希望シフトを提出し、そのままシステム上でシフトを組める環境が整いました。

自動で労働時間が計算されるため、労務管理の精度も向上しています。店長が本来の店舗運営や接客業務に集中できるようになった、参考事例です。

関連記事：KYKブランドを守り抜くための、攻めの選択 | はたLuck

はたLuckの資料は以下からダウンロードできますので、興味のある方はぜひ参考にしてください。

まとめ

保育園のシフト作成は、配置基準や労働時間など守るべきルールが多く、複雑な業務です。手作業によるシフト作成は時間がかかるだけでなく、配置基準を満たさないなどの失敗を引き起こすリスクがあります。

まずは固定勤務者から先に入力し、人員の枠を事前に計算しておくことで、作成の効率は上がります。さらに劇的な改善を求めるなら、シフト作成ツールの導入が最も確実な方法です。適切なツールを活用してシフト作成の時間を削減し、保育の質を高める時間を増やしましょう。

はたLuckでは、保育園におけるシフト作成や管理の課題に対して、最適な解決策を提供します。保育園運営において解決したい課題がある方はぜひ以下から無料でお問い合わせください。

サービス業におけるシフト作成は、店舗の売上や顧客満足度に直結する非常に重要な業務です。しかし、アルバイト中心のスタッフ構成や急な欠勤など、管理者を悩ませる特有の課題が多く存在します。

本記事では、サービス業のシフト作成が重要な理由や、よくある悩みとその解決策をわかりやすく解説します。効率化を成功させた企業の事例も紹介しますので、現場の負担軽減にぜひ役立ててください。

サービス業でシフト作成が重要な3つの理由

サービス業において、適切なシフト作成は店舗運営の成功を左右する重要な要素です。シフト作成が重要視される主な理由は、以下の3つです。

• 人員配置が顧客満足度を左右するため
• 従業員のモチベーションにも関わるため
• 店舗運営の効率化にもつながるため

それぞれの理由について、詳しく解説します。

人員配置が顧客満足度を左右するため

シフト作成における人員配置は、店舗の顧客満足度を直接的に左右する重要な要素です。スタッフの数が足りないと、お客様をお待たせしてしまい、サービスの質が著しく低下してしまいます。

経験豊富なスタッフと新人をバランスよく配置できれば、スムーズな対応が可能になり、お客様に心地よい時間を過ごしてもらえます。適切な人員配置を行うことは、リピーターを獲得し、店舗の評価を高めるための必須条件です。

従業員のモチベーションにも関わるため

適切なシフト作成は、現場で働くスタッフのモチベーション維持に大きく関わります。希望休が通らなかったり、特定のスタッフばかりに過度な負担が偏ったりすると、不満が蓄積して離職の原因になるでしょう。

個人のライフスタイルを尊重し、無理のない労働環境を提供することで、スタッフはやりがいを持って業務に取り組めます。スタッフが生き生きと働ける環境は、結果として質の高い接客サービスへとつながっていくでしょう。

店舗運営の効率化にもつながるため

精度の高いシフト作成は、無駄な人件費を削減し、店舗運営の効率化に直結します。来客予測に基づいた適切な人員配置ができれば、売上に対して適正な人件費率を維持できるでしょう。

シフト管理がスムーズに行われることで、店長や管理者は本来の業務である接客やスタッフ教育に多くの時間を割けるようになります。経営基盤を安定させるためにも、戦略的なシフト作成は欠かせない業務です。

サービス業のシフト作成におけるよくある悩み

サービス業の現場では、シフト作成時に多くの管理者が共通の課題に直面しています。シフト作成におけるよくある悩みは、以下の7つです。

• ピークタイムに人が足りなくなる
• 急な欠勤が起こってしまう
• パート・アルバイト中心で業務を回す必要がある
• 特定スタッフへの依存と休めない体制
• シフト希望が期限までに集まらない
• 労働時間の偏りが起こる
• 繁忙期と閑散期のシフト調整が必要となる

それぞれの悩みについて、深掘りしていきましょう。

ピークタイムに人が足りなくなる

サービス業のシフト作成では、ランチタイムなどのピークタイムに人が足りなくなることが大きな悩みです。忙しい時間帯に合わせて人員を確保できないと、現場が混乱し、クレームの発生や販売機会の損失につながります。

ピーク時でも安定した店舗運営をするには、短時間だけ働けるスタッフを確保したり、手の空いている部門から応援を呼んだりする柔軟な対応が求められます。ピークタイムの人員不足を解消することは、店舗の売上を最大化するための重要な課題と言えるでしょう。

急な欠勤が起こってしまう

当日の体調不良などによる急な欠勤への対応は、管理者を悩ませる大きな要因のひとつです。ギリギリの人数でシフトを組んでいる場合、ひとりの欠勤が店舗運営全体に致命的なダメージを与えます。急いで代わりのスタッフを探すために、管理者が休日を返上して電話をかけ続けるケースも少なくありません。

トラブルを最小限に抑えるためには、迅速にヘルプを要請できる連絡網を整備しておく必要があります。

パート・アルバイト中心で業務を回す必要がある

パートやアルバイトを中心とした人員構成は、シフトのパズルをより複雑にします。学生のテスト期間や主婦層の家庭の事情など、スタッフごとのライフスタイルに合わせた細かい調整が必要になるためです。

出勤できる日時が限られているスタッフが多いほど、希望通りにシフトを埋めることが難しくなります。多様な働き方を許容しつつ、店舗に必要な労働力を確保するバランス感覚が求められます。

特定スタッフへの依存と休めない体制

特定の優秀なスタッフに業務が依存し、休めない体制になってしまうことは深刻な問題です。一部のスタッフに頼り切った状態は、過度な負担を強いることになり、突然の退職リスクを高めます。

このような状況を防ぐには、誰かが抜けても業務が滞らないように、業務のマニュアル化や他のスタッフのスキルアップを図ることが急務です。全員が均等に休める属人化を排除した組織作りが、長期的な店舗運営には不可欠です。

シフト希望が期限までに集まらない

シフトの希望が提出期限までに集まらないことは、作成作業を大幅に遅らせる原因となります。管理者が個別に催促の連絡をする手間が発生し、他の重要な業務を圧迫してしまうからです。

実際、紙やメールでの提出方法はスタッフにとって手軽さがなく、提出を後回しにされがちです。スマートフォンから簡単に申請できる仕組みを導入するなど、提出のハードルを下げる工夫が求められます。

労働時間の偏りが起こる

シフト作成を手作業で行うと、スタッフ間の労働時間に偏りが生じやすくなります。よくシフトに入ってくれるスタッフに頼りすぎた結果、法定労働時間を超えてしまうというケースも考えられるでしょう。

反対に、あまりシフトに入れないスタッフは収入が減り、モチベーションの低下や離職につながってしまいます。全体の労働時間を可視化し、公平かつ適切な労働時間管理を行うことが重要です。

繁忙期と閑散期のシフト調整が必要となる

季節やイベントごとの繁忙期と閑散期に合わせて、柔軟なシフト調整を行うことは非常に困難です。繁忙期には短期アルバイトの採用や教育が必要になり、閑散期にはスタッフの労働時間を減らす調整を行わなければなりません。

バランスよくシフトを組むには、過去の売上データなどを参考に、正確な需要予測を立てて人員を配置する高度なスキルが求められます。無駄なコストを抑えつつ機会損失を防ぐためには、計画的な人員調整が不可欠です。

サービス業のシフト作成を改善する6つのコツ

複雑なサービス業のシフト作成を改善し、効率化を進めるための具体的な方法があります。シフト作成を改善するためのコツは、以下の6つです。

• 従業員のニーズを考慮する
• ピークタイムを先読みする
• 公平なシフト配分の仕組みを作る
• シフト変更の連絡フローを整備する
• シフト作成ツールで効率化を図る
• スタッフのスキルを可視化する

それぞれのコツについて、具体的に解説します。

従業員のニーズを考慮する

シフト作成においては、従業員一人ひとりのライフスタイルやニーズを最大限に考慮することが大切です。一方的にシフトを押し付けると、スタッフの不満が溜まり、結果としてサービスの質が低下してしまいます。

学生には試験休みの配慮を行い、主婦には保育園の送迎時間に合わせた勤務を提案するなど、柔軟な対応を心がけましょう。スタッフの要望に寄り添うことで働きやすい環境が生まれ、定着率の向上につながります。

ピークタイムを先読みする

店舗のピークタイムを過去のデータから先読みし、重点的に人員を配置することが効率的な運営のコツです。混雑する時間帯とそうでない時間帯のメリハリをつけることで、無駄な人件費を削減できます。

まずは、曜日や天候や近隣のイベント情報などを分析し、時間帯ごとの客数を精度高く予測しましょう。正確な予測に基づいた人員配置は、顧客満足度の向上とコスト削減の両立を実現します。

公平なシフト配分の仕組みを作る

スタッフ間の不満をなくすためには、誰が見ても公平なシフト配分の仕組みを作ることが重要です。特定のスタッフばかりが土日祝日に出勤したり、希望休が通らなかったりすると、職場の人間関係が悪化します。

休日取得のルールを明確にし、労働時間や希望休の反映率に偏りが出ないよう、全体を俯瞰して調整を行いましょう。公平性が保たれた職場はスタッフ同士の信頼関係を強固にし、チームワークを向上させます。

シフト変更の連絡フローを整備する

急な欠勤やシフトの交代が発生した際に備えて、明確な連絡フローを整備しておくことが不可欠です。連絡のルールが曖昧だと情報が管理者に伝わらず、当日のオペレーションに支障をきたします。

連絡フローを整備するためには、誰に、いつまでに、どのような手段で連絡するのかをマニュアル化し、全スタッフに周知徹底させましょう。連絡フローが整っていることで、トラブル発生時にも迅速かつ適切なリカバリーが可能になります。

シフト作成ツールで効率化を図る

シフト作成の抜本的な改善には、スマートフォンのアプリなどで完結する専用ツールの導入が最も効果的です。紙やExcelでの管理は回収や調整に莫大な時間がかかり、転記ミスなどのヒューマンエラーを引き起こします。

ツールを導入すれば、希望シフトの自動集計や人員の過不足を可視化する機能により、作業時間を大幅に短縮できるでしょう。デジタル化による業務効率化は、管理者の負担を減らし、働き方改革を推進する強力な武器となります。

効率的なシフト作成をおこないたい方は、ぜひ、以下からはたLuckの資料をダウンロードしてください。

スタッフのスキルを可視化する

スタッフのスキルを可視化することは、質の高いサービスを維持するための重要なコツです。誰がどの業務を担当できるのかを明確にしておかないと、特定のスタッフへの負担が偏ってしまいます。

スタッフのスキルを可視化するために、新人やベテランのスキルレベルを一覧表などで共有し、バランスよく配置できる仕組みを作りましょう。個々の能力を正確に把握することで、効率的な人員配置とスタッフの育成が同時に実現できます。

はたLuckでサービス業のシフト作成を効率化した企業事例2選

実際にシフト作成ツールである、はたLuckを導入し、サービス業のシフト管理を改善した事例を紹介します。ツールを活用して成果を上げているのは、以下の2社を例にあげてみましょう。

• 株式会社バンダイナムコアミューズメント
• 株式会社オオゼキ

それぞれの企業の導入背景と、得られた効果について見ていきましょう。

株式会社バンダイナムコアミューズメント

株式会社バンダイナムコアミューズメントは、大規模な店舗運営におけるコミュニケーションの課題を解決するために、ツールを導入しました。

シフト申請から共有までの流れをデジタル化し、言った言わないのトラブルを大幅に削減しています。また、スタッフがスマートフォンから手軽にシフトを確認できるようになり、情報の伝達がスムーズになりました。

店舗を可視化することで、現場力と働きがい（ES）を向上 | はたLuck

株式会社オオゼキ

食品スーパーを展開する株式会社オオゼキは、店舗間の応援調整や情報共有をスムーズにするために、ツールを導入しました。

各店舗のシフト状況を可視化することで、急な欠員が発生した際にも、近隣店舗からのヘルプ調整が容易になりました。そして、管理者の事務負担を大幅に削減し、お客様へのサービス向上に注力できる環境を実現しています。

「星を贈る」ことで、より強固なチーム作りをアシスト | はたLuck

はたLuckの資料は以下からダウンロードできますので、興味のある方はぜひ参考にしてください。

まとめ

サービス業のシフト作成は、スタッフの多様な働き方に対応しながら、店舗の生産性を維持するための重要な業務です。Excelや手書きでの管理には限界があり、転記ミスや調整にかかる膨大な時間が、管理者の大きな負担となっています。従業員のニーズに配慮しつつ、専用ツールを活用してシフト管理のデジタル化を進めることが、課題解決の近道です。

本記事で紹介したコツや導入事例を参考に、現場の負担を減らし、働きやすい環境作りを進めてみてください。

はたLuckでは、シフト作成の悩みを解決します。シフト作成業務の効率化を目指したい方は、無料で相談できるため、ぜひ問い合わせてみてください。

宿泊業のシフト作成は、24時間体制や部門間の連携が必要であり、多くの管理者が苦労する業務です。エクセルや手書きの管理では、複雑な条件に対応しきれず、担当者の負担が増大してしまいます。

本記事では、ホテルや旅館のシフト作成を効率化するコツや、難しい理由をわかりやすく解説します。ツールの選び方や、企業の成功事例も紹介しますので、ぜひシフト管理の改善に役立ててください。

宿泊業のシフト作成の4つのコツ

宿泊業のシフト作成を効率化するには、事前の基準設定とツールの活用が最も効果的です。効率化を成功させるための具体的なコツは、以下の4点です。

• 時間帯ごとの最低人員基準をあらかじめ設定する
• スタッフのマルチタスク化で柔軟な配置転換を実現する
• 夜勤・早朝シフトのローテーションは公平性を保つ
• シフト管理ツールでスマホ完結の運用を目指す

それぞれのポイントについて、詳しく解説します。

時間帯ごとの最低人員基準をあらかじめ設定する

シフト作成においては、時間帯ごとに必要な最低人員の基準を、事前に定めておくことが重要です。基準がないままシフトを組むと、人手不足や過剰配置が発生し、現場の混乱を招くためです。

チェックインが集中する夕方や、チェックアウト時の午前中などは、業務量に応じた人数を明確にしましょう。基準を数値化しておくことで、誰でも迷わずに、適切な人員配置を行えるようになります。

スタッフのマルチタスク化で柔軟な配置転換を実現する

シフト管理を安定させるためには、スタッフのマルチタスク化を進めることが効果的です。複数部門の業務を兼任できる人材がいれば、急な欠員や特定の時間帯の混雑にも対応しやすくなります。

具体的には、フロント担当者がレストランの配膳を手伝う仕組みや、客室清掃のサポートに入る体制を整えましょう。業務の幅を広げることで、限られた人数でも効率よく、施設全体を運営することが可能です。

夜勤・早朝シフトのローテーションは公平性を保つ

宿泊業特有の夜勤や早朝のシフトは、スタッフ間の公平性を保ちながら、ローテーションを組む必要があります。特定の人物に負担が偏ると、体調不良やモチベーションの低下を招き、離職につながるでしょう。

連続勤務の回数や夜勤明けの休息時間をルール化し、全員が納得できるシフトを組むことが求められます。スタッフの健康を守り、長く働いてもらうためにも、労働条件の平等な割り振りは不可欠です。厚生労働省の定める基準に合わせたシフトを組みましょう。

シフト管理ツールでスマホ完結の運用を目指す

効率化の最終的なゴールとして、スマートフォンで完結できる専用ツールの導入を目指しましょう。紙やエクセルでのやり取りは、確認漏れや転記ミスの原因となり、管理者の大きな負担となります。

専用アプリを使えば、スタッフはいつでも希望を提出でき、確定したスケジュールも手元で即座に確認できます。デジタル化によってコミュニケーションを円滑にし、シフト管理にかかる時間を大幅に削減することが重要です。

宿泊業のシフト作成が難しい3つの理由

宿泊業におけるシフト作成には、業界特有の複雑な条件が絡み合っています。主な理由は、以下の3つです。

• 24時間体制で夜勤・深夜シフトの管理が複雑になる
• 予約状況によって必要人員が大きく変動する
• フロント・客室・料飲など多部門の連携管理が必要

これらの理由について、深掘りしていきます。

24時間体制で夜勤・深夜シフトの管理が複雑になる

宿泊業のシフト作成は、24時間体制での人員配置が求められるため、非常に複雑になります。昼夜を問わず顧客対応が必要であり、法定労働時間や深夜割増賃金などの計算も絡むためです。

さらに、夜勤から日勤への切り替えタイミングや、勤務間インターバルの確保など、配慮すべき項目が多岐にわたります。労働基準法を遵守しつつ、途切れないサービスを提供するための調整は、手作業では困難を極めます。

予約状況によって必要人員が大きく変動する

宿泊予約の増減に合わせて、必要なスタッフの数が日々変動することも、難易度を上げる大きな要因です。満室の日と空室が多い日では、フロントの対応人数や客室清掃の稼働量がまったく異なります。

団体客の受け入れや、当日の急なキャンセルなど、直前まで正確な業務量が読めないケースも珍しくありません。常に最新の予約データと連動させながら、過不足のないシフトを組む柔軟性が求められます。

フロント・客室・料飲など多部門の連携管理が必要

宿泊業は、複数の部門が連携してサービスを提供するため、部門を横断したシフト管理が不可欠となります。部門ごとにシフトを独立させてしまうと、施設全体での人員調整やヘルプの配置がうまくいきません。

レストランの朝食利用者が多い日は、フロントスタッフを応援に向かわせるなど、部門間の助け合いが必要です。全体の稼働状況を俯瞰し、最適なバランスで人員を振り分ける高度なマネジメント能力が問われます。

宿泊業のシフト作成の基本的な流れ

適切なシフトを作成するためには、決まった手順に沿って作業を進めることが大切です。基本的な流れは、以下の通りです。

• 月の必要人員を把握する
• スタッフのシフト希望を収集する
• 部門間の調整・最終確認を行う

それぞれのステップについて、順番に解説します。

月の必要人員を把握する

シフト作成は、月間の予約状況やイベント予定から、必要な人員を正確に把握することから始まります。業務量の予測を誤ると、スタッフの過労やサービス品質の低下を招いてしまうためです。

まずは、過去のデータや直近の予約台帳を確認し、日別および時間帯別の人員枠をスケジュール表に落とし込みましょう。全体の枠組みを正確に設計することが、その後のスムーズな調整作業につながります。

スタッフのシフト希望を収集する

スタッフのシフト希望を漏れなく収集することは、正確な勤務計画を立てるために不可欠な手順です。スタッフのプライベートな予定や希望休を把握しなければ、無理のない配置ができません。

提出期限を明確に定め、期日までに希望休や出勤可能日をシステム上で申告させる運用を徹底しましょう。全員の希望を迅速に集めることが、効率的なシフト作成のポイントです。

部門間の調整・最終確認を行う

全体のバランスを整え、無理のないスケジュールを完成させるためには、部門間の調整と最終確認が重要です。希望通りに配置すると必ず人員の過不足が発生するため、パズルのような組み替えが必要です。

人が足りない時間帯はスタッフに交渉して出勤をお願いし、部門間で応援を出せるかどうかも確認しましょう。最終的なすり合わせを丁寧におこなうことで、トラブルのないシフト運用が実現します。

宿泊業向けシフト作成ツールの選び方

自社の施設に合ったツールを選ぶことで、シフト管理の課題を一気に解決できます。比較検討すべきポイントは、以下の通りです。

• 夜勤・深夜シフトの管理に対応しているか
• 繁忙期・閑散期の人員変動に柔軟に対応できるか
• 急な欠員を素早く補填できる機能があるか

それぞれの選び方のポイントを解説します。

夜勤・深夜シフトの管理に対応しているか

宿泊業向けのツールを選ぶ際は、夜をまたぐ勤務の管理がスムーズにできるかを確認しましょう。日をまたぐシフトは、労働時間の計算や深夜割増の集計が通常のツールでは対応できないことがあるためです。

宿泊業では、24時間表記や勤務間インターバルの自動警告機能が備わっているかを、テスト運用で確かめることをおすすめします。複雑な勤務形態を正確にシステム化できるツールを選ぶことが、労務リスクの回避につながるでしょう。

繁忙期・閑散期の人員変動に柔軟に対応できるか

季節や曜日による人員の増減に合わせて、柔軟に枠組みを変更できるツールを選びましょう。宿泊業は、ゴールデンウィークなどの繁忙期と平日の閑散期で、必要なスタッフ数が極端に変わるためです。

円滑に業務を回すには、過去のシフトパターンをテンプレートとして保存し、状況に合わせてワンタッチで呼び出せる機能があると便利です。需要の変動に即座に対応できる操作性の高さが、現場の負担軽減に直結します。

急な欠員を素早く補填できる機能があるか

当日の体調不良などで急な欠員が出た際に、スムーズに代わりの人員を探せる機能は必須条件です。宿泊業では、一人の欠員が現場のオペレーションに致命的な影響を与える可能性があるためです。

欠員を補填するには、ツール上でヘルプ募集を一斉送信し、出勤可能なスタッフがスマホからすぐに応募できる仕組みが理想的です。トラブル発生時のリカバリーを迅速に行えるシステム環境を整えることが、安定運営の鍵を握ります。

効率的なシフト作成をおこないたい方は、ぜひ、以下からはたLuckの資料をダウンロードしてください。

はたLuckで宿泊業のシフト作成を効率化した企業事例

実際に専用ツールであるはたLuckを導入して、宿泊施設のシフト管理を改善した事例を紹介します。

株式会社ロイヤルホテル

株式会社ロイヤルホテルでは、店舗マネジメントアプリ「はたLuck」を導入したことで、従業員エンゲージメントの向上と職場環境の大幅な改善を実現しています。以前は、以下のような課題を抱えていました。

• 負担の大きいエンゲージメント調査がやりっぱなしになっていた
• 私用の連絡アプリによる公私混同
• スタッフの意欲低下による接客への悪影響

しかし、「はたLuck」の機能を活用することで「感謝を伝え合う文化」と「確実な情報共有の仕組み」が構築され、スタッフの意識と行動が前向きに変化しました。

具体的には、以下のような機能の活用により大きな効果が生まれました。

• 「星を贈る」機能の活用： スタッフ間で感謝や称賛を可視化して送り合うことで、モチベーションが向上
• 「連絡ノート」機能の活用：出勤日数が少ないスタッフにも情報共有や引き継ぎが漏れなく行き渡るように
• 現場の変化： コミュニケーションの改善によって離職率が低下

「はたLuck」を通じてエンゲージメントの可視化と円滑なコミュニケーション体制を整えたことが、スタッフの定着や自発的な行動を引き出しました。結果として質の高いサービスと顧客満足につながる強い組織づくりを成功させています。

「エンゲージメント」が見えるから、意識が変わる。行動するから、現場が変わる。 | はたLuck

まとめ

宿泊業のシフト作成は複雑な条件が多く、手作業では担当者に大きな負担がかかります。時間帯ごとの基準設定やツールの活用を進めることで、確実な効率化と生産性の向上が見込めます。

そのためにも自社の課題に合ったシステムを選び、スムーズな情報共有と柔軟な人員配置を実現しましょう。本記事で紹介したポイントを参考に、現場の負担を減らす環境作りを進めてみてください。

はたLuckでは、シフト作成の悩みを解決します。シフト作成業務の効率化を目指したい方は、無料で相談できるため、ぜひ問い合わせてみてください。

本記事では、社内DXの基本から導入手順、事例までを解説します。自社にDXを導入する際に、ぜひ参考にしてください。

社内DXとは？

社内DXとは、企業がデジタル技術を活用して、内部の業務フローや組織体制を変革する取り組みです。たとえば紙の資料や口頭での指示が中心だった職場に、クラウドシステムやコミュニケーションツールを導入し、リアルタイムで情報を共有する流れを構築するなどの内容を指します。

DXの定義

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術を活用してビジネスモデルや業務プロセスを根本的に変革する取り組みを指します。単なるシステム導入やデータのデジタル化ではなく、新しい価値の創出や競争力の強化を目指すものです。

なぜ今、社内DXが必要なのか？

社内DXが必要とされている主な理由を見ていきましょう。

グローバル競争の中でのデジタル化の重要性

現代のビジネス環境では、デジタル化が進む世界市場で競争力を維持することが求められています。

グローバル企業は次々と新しいテクノロジーを活用し、顧客ニーズに対応できる体制を整えています。一方で、デジタル対応が遅れている企業は市場の変化に対応できず、競争力を失うリスクがあります。

効率化・生産性向上・コスト削減のメリット

DXは業務の効率化や生産性向上、コスト削減につながります。たとえば、従来の紙ベースでの申請をデジタル化すれば、書類提出や承認にかかる時間の節約ができます。また、AIを活用することで、単純作業の自動化が可能になり、社員はより付加価値の高い業務に専念できるようになります。

コロナ禍で加速したデジタル化の影響

コロナ禍を機に、リモートワークやオンライン会議などのデジタル化が急速に進みました。多くの企業が従来の働き方を見直すきっかけとなり、DX推進の必要性が浮き彫りになった出来事です。社内SNSやタスク管理ツールを導入する企業も増えています。

社内DXのメリット

社内DXを導入する具体的なメリットは、主に以下の4つです。

• 業務効率化
• 生産性向上
• コスト削減
• 従業員満足度・従業員エンゲージメント向上

業務効率化

社内DXは、従来の非効率な業務プロセスを見直し、効率化する効果があります。例えば、データ入力やレポート作成といったルーチン業務を自動化することが可能です。

生産性向上

デジタルツールを導入することによって、生産性の向上が見込めます。リアルタイムでデータを共有し、社内で迅速に意思決定をする環境を整えることも可能です。

コスト削減

社内DXの導入は、コスト削減にも直結します。ペーパーレス化を推進することで、印刷や保管にかかる経費を削減できます。また、会議をオンライン化すると、移動費などの経費も節約可能です。

従業員満足度・従業員エンゲージメント向上

社内DXの取り組みは、従業員の満足度やエンゲージメントの向上にも寄与します。社内コミュニケーションツールを導入することで、部署を超えた連携がスムーズになり、従業員間の交流が活性化します。また、従業員のリモートワーク環境を整えると、ワークライフバランスが向上し、従業員のモチベーションを高めることにつながります。

社内DXのデメリット

続いて、社内DXの3つのデメリットを見ていきましょう。

• 導入コスト
• 従業員の抵抗感
• セキュリティリスク

導入コスト

社内DXの推進には、初期投資として一定のコストがかかる点がデメリットです。システム導入の基本料金に加え、既存システムとの統合やカスタマイズの費用も必要になる場合があります。

ただし、長期的に見れば、効率化や生産性向上を通じてリターンを得られる可能性が高いといえるでしょう。

従業員の抵抗感

新しいシステムの導入には、従業員の抵抗感がつきものです。従来のやり方に慣れている従業員にとっては、学習コストや操作への不安が心理的な負担となる場合があります。事前の説明会やトレーニングを実施し、社内DXのメリットを伝えることが重要です。

セキュリティリスク

社内DXの推進に伴い、セキュリティリスクが大きくなる可能性があります。クラウドサービスの利用や社外からのリモートアクセスが増えることで、情報漏洩やサイバー攻撃のリスクが高まります。最新のセキュリティソフトの導入や、定期的なセキュリティ診断によって対策を行いましょう。

社内DXを成功させるために欠かせない3つの要素

社内DXを成功させるためには、次の3つの要素が欠かせません。

• 経営層のリーダーシップ・コミットメント
• 社員のスキル・リテラシー向上
• 適切なツールとテクノロジー

経営層のリーダーシップ・コミットメント

社内DXを成功させるには、経営層のリーダーシップと強いコミットメントが必要不可欠です。経営層がDX推進に対するビジョンを示し、全社的な取り組みを牽引することで、現場の理解を得やすくなります。例えば、定期的にDX推進に関するミーティングを開催し、進捗状況や課題を共有しましょう。

社員のスキル・リテラシー向上

新しいツールやシステムを効果的に活用するためには、従業員がその機能を理解し、日常業務に使える能力を身につける必要があります。定期的な社内研修やオンライン学習プログラムを提供し、従業員が知識を習得できる環境を整備することが有効です。

適切なツールとテクノロジー

DXを成功させるには、目的に合った適切なツールやテクノロジーを選択することが重要です。例えば、社内コミュニケーションの円滑化を目指す場合はチャットツール、業務プロセスの効率化を推進する際には、シフト管理システムの導入が効果的です。

社内DXを進める手順

社内DXを導入する際は、以下の5つのステップで進めていきましょう。

• ステップ1: 現状分析と目標設定
• ステップ2: DX推進のための組織づくり
• ステップ3: ツールとシステムの選定
• ステップ4: 実行とモニタリング
• ステップ5: 継続的改善と最適化

ステップ1: 現状分析と目標設定

まずは自社の抱える課題を把握し、DXを通じて得たいゴールを定めましょう。DXのツールやシステムは多岐にわたるため、目標が曖昧なままでは適切な施策を講じることができません。

例えば、情報共有に時間がかかっているのか、人事管理の効率が悪いのかなどを洗い出し、改善すべき優先度を整理します。

ステップ2: DX推進のための組織づくり

社内DXを進めるには、プロジェクトを進めるためのチームを設置することが望ましいです。通常業務と並行すると、検討や調整が後回しになりやすく、予定どおりに進行しないケースがあるためです。

DX化のためのリーダーを配置し、各部門と連携を取りながら実務を担う体制を整える企業が増えています。

ステップ3: ツールとシステムの選定

ツールやシステムを選定する際は、自社の状況や業務内容に合うものを選びましょう。既存のシステムと連携しづらかったり、社内文化と合わなかったりするものは、導入後に使いこなせないリスクがあります。

ステップ4: 実行とモニタリング

新しいシステム導入の際は、想定外のエラーや操作ミスが起きるものです。導入するだけで終わらせず、モニタリングを行うことが、社内DXを成功させるために大切です。

ステップ5: 継続的改善と最適化

社内DXを導入した後も、継続的に最適化を図ることが重要です。デジタル技術の進歩は速く、導入時に最善だったものが1年後には古くなっている可能性さえあります。最新の技術を取り入れられるかどうかで効率が大きく変わるでしょう。

現場からのフィードバックやデータ分析の結果を踏まえ、必要に応じて業務プロセスの再設計や、新しいツールの導入を検討しましょう。

社内DXの具体的な施策例

ここからは、社内DXの具体的な施策例を以下の部門別に紹介します。

• 営業部門
• マーケティング部門
• 販売部門
• 人事部門
• 経理部門
• 総務部門

営業部門

営業部門の施策例は、次の2つです。

CRM/SFA導入

CRMやSFAの導入は、営業部門にとって有効です。顧客とのやり取りや案件情報を一元管理することで、営業活動の可視化と効率化が進みます。これまで個人が抱えていた連絡履歴や商談メモを共有化することで、社内での情報伝達がスムーズになり、担当者が変わった場合にも案件が止まるリスクを下げられます。

オンライン商談システム導入

オンライン商談システムにより、営業部門の働き方は大きく変わります。Web会議ツールやクラウドベースのプレゼン資料共有によって、場所を問わず打ち合わせすることが可能です。

従来の対面商談にかかっていた移動時間や交通費を削減できるだけでなく、遠方や海外の顧客に対しても迅速に提案できるメリットがあります。

マーケティング部門

次に、マーケティング部門の2つの施策例を紹介します。

MAツール導入

MAツールの導入は、リード育成などのマーケティングの効果を高めるために有効です。従来は手作業で配信していたメールやSNS投稿を自動化することで、ターゲットに合わせたタイミングで送ったり、一人ひとりの顧客に合った情報を届けることも可能です。

データ分析による顧客ターゲティング

データ分析はマーケティング部門において重要です。DXを活用して顧客の購買履歴やWebサイトの閲覧行動、SNSでの反応などを分析できます。それにより、顧客の嗜好や行動パターンを把握しやすくなります。

販売部門

販売部門の施策例は、次の5つです。

顧客データ分析

DXを活用して顧客データを収集・分析することで、顧客のニーズや傾向を深く理解し、効果的な戦略を立てることができます。次の購買行動を予測し、顧客が求める商品・サービスを最適なタイミングで提案できるでしょう。

在庫管理システムの導入

在庫管理システムを導入すると、リアルタイムで在庫状況を把握し、適切な発注タイミングや数量を自動的に判断することができます。過剰在庫や欠品を防ぎ、在庫コストの削減と機会損失の最小化を同時に実現できます。

モバイルPOSの導入

タブレットやスマートフォンを活用したモバイルPOSシステムにより、店舗内のどこでも決済処理が可能になります。レジの待ち時間の短縮や接客サービスの向上につながります。

キャッシュレス決済

クレジットカード、電子マネー、QRコード決済などのキャッシュレス決済を導入することで、顧客の利便性が大幅に向上します。決済時間の短縮や現金管理の手間の削減ができ、業務の効率化を実現できます。

セルフレジの導入

顧客自身が商品のスキャンや支払いを行うセルフレジを設置することで、レジの待ち時間の短縮と人件費の削減ができます。特に混雑時や少額決済の際に威力を発揮し、顧客満足度の向上につながります。

人事部門

続いて、人事部門の4つの施策例を見ていきましょう。

人材管理システムの導入

人材管理システムの導入によって、従業員の基本情報、スキル、評価履歴などのデータを一元管理し、効率的な人材活用ができるようになります。導入にあたっては、従業員のプライバシー保護にも配慮が必要です。

オンライン研修システムの導入

オンライン研修システムは、時間や場所の制約を受けずに学習できるため、従業員のスキルアップを促進します。研修の進捗状況を把握でき、個々の従業員に適した学習の進め方ができます。

シフト管理システムの導入

シフト管理システムを導入すると、人員配置の最適化や労働時間の適切な管理が可能になります。また、従業員自身がスマートフォンなどでシフトを申請・確認できるため、利便性が向上し、シフト管理者の負担も軽減されます。

従業員エンゲージメントツールの導入

サーベイなどの従業員エンゲージメントツールによって、従業員の声をリアルタイムで集めることができます。収集したデータを分析することで、離職リスクの予測や組織課題の特定などが行えます。

経理部門

経理部門の施策例は、次の2つです。

会計システムの導入

クラウド型の会計システムを導入することで、リアルタイムで財務データの更新や共有が可能になります。経理担当者の作業時間が削減されるだけでなく、経営者も最新の財務状況をいつでも確認できるようになります。

経費精算システムの導入

紙ベースやエクセルによる経費精算をデジタル化することで、手軽に申請できるようになり、承認遅れのリスクも軽減されました。さらに、経費データの可視化や分析が容易になり、不正使用の防止や経費削減の戦略立案にも役立ちます。

総務部門

総務部門の施策例としては、以下の3つが挙げられます。

ペーパーレス化

紙文書をデジタル化し、クラウド上で管理することで、業務効率の向上とコスト削減を実現できます。契約書や社内文書などの電子化、電子印鑑の導入などが挙げられます。ペーパーレス化により、文書の検索や共有も容易になります。

ワークフローシステムの導入

ワークフローシステムを導入し、稟議書や休暇申請などの業務をシステム化することで、承認にかかる期間の短縮や進捗状況の可視化が可能になります。さらに、クラウド型のワークフローシステムを導入することで、リモートワーク環境下でも円滑な業務遂行が可能になります。

コミュニケーションツールの導入

チャットツールやビデオ会議システムを活用することで、社内外のコミュニケーションが活発になり、情報共有の効率を高めることができます。例えば、各種チャットツールを導入することで、リアルタイムでの情報交換や、ファイル共有が容易になります。

社内DXを推進するための課題と対策

社内DXを推進する際には、以下3つの課題もあります。対策とあわせて見ていきましょう。

• 課題1: 組織文化の変革
• 課題2: コストと予算管理
• 課題3: 既存システムとの統合

課題1: 組織文化の変革

多くの企業では、長年培ってきた業務プロセスや慣習が根付いており、新しいデジタル技術の導入に対して抵抗感を示す従業員が一定数います。

対策としては、社内教育の実施が挙げられます。また、従業員の声を聞き、懸念点や不安を解消することも重要です。

課題2: コストと予算管理

社内DXを推進する上で避けて通れないのが、コストの問題です。特に中小企業では、限られた予算の中でDXを進めていくことが課題となっています。

対策としては、目指す成果や目標を明確にし、必要な機能を洗い出すことが重要です。不要なオプションなどを外してシンプルにすることで、予算を抑えられます。

課題3: 既存システムとの統合

社内DXを導入する際に直面する課題のひとつが、長年使用してきた既存システムとの統合です。この問題に対処するためには、まず既存システムの分析から始めましょう。

その上で段階的に移行してリスクを抑えたり、APIを活用して新旧システムを連携したりすることが対策のひとつとなります。場合によっては、既存システムの完全な刷新も検討すべきでしょう。

社内DXの一助となる「はたLuck」

社内DXを導入するなら「はたLuck」がおすすめです。

はたLuckは、シフト管理や情報共有、マニュアルのデジタル化など、社内DXで役立つ機能をひとつのアプリに集約しています。ここでは、それぞれの機能を紹介します。

シフト管理の効率化

はたLuckのシフト管理機能を使うと、従業員はスマートフォンからシフトの確認や希望の提出ができます。管理者は集めた希望を書き写す必要がなく、シフト作成の時間短縮と人的ミスの削減ができます。

さらに、「ヘルプ募集」機能を使えば、人手不足の際に近隣店舗からの応援を簡単に募ることができます。

スムーズな情報共有を助けるコミュニケーション機能

はたLuckの「連絡ノート」機能では、店舗内の業務情報の発信・確認を一元化できます。従業員が情報を確認したかどうかが分かるため、重要な業務連絡の周知徹底が可能です。

また、「トーク」機能を使えば、業務連絡や引き継ぎ情報を気軽にやり取りでき、日々のコミュニケーションがスムーズになります。

マニュアルのデジタル化

はたLuckのマニュアル機能は、マニュアルをデジタル化し、アプリ内で閲覧できるようになります。

従業員は自分のスマートフォンからいつでもどこでもマニュアルを確認できるため、業務の質が向上し、ミスの減少にもつながります。また、マニュアルの更新も簡単に行えるため、常に新しい情報を全従業員に提供することができます。

「はたLuck」を活用したDX事例

ここでは、はたLuckを活用してDXを導入された4社の事例を紹介します。

• 株式会社グレープストーン
• 株式会社東京ドーム
• クロスプラス株式会社

株式会社グレープストーン

株式会社グレープストーンは、「東京ばな奈」などの人気菓子ブランドを展開する企業です。アナログな手法が残る店舗業務の効率化を目的にはたLuckの導入を決めました。

導入後は連絡ノート機能を活用することで、本部とスムーズに連携でき、従業員が働きやすい環境を維持しています。さらにシフト管理も効率化でき、ペーパーレス化が実現できました。

株式会社グレープストーンの導入事例をダウンロードする

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株式会社東京ドーム

株式会社東京ドームは、東京ドームシティを含む様々な施設の運営を行っています。飲食・物販部門では、400名を超えるアルバイトが登録されており、1人の社員が100人以上のシフトを作成しなければならないという課題に直面していました。

はたLuckを導入した後は、「シフト作成」機能によって従来の約70%の時間でシフトを作成できるようになっています。

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クロスプラス株式会社

クロスプラス株式会社は、主にレディース衣類の製造・卸売を手がける企業です。ファッションアドバイザー（FA）や、スーパーバイザー（SV）の業務の効率化やマネジメントの難しさを抱えていました。

はたLuckを導入した後は、「連絡ノート」や「トーク」機能を活用して売り場の状況を確認することで、SVの店舗巡回の負担を軽減できています。

クロスプラス株式会社の導入事例をダウンロードする

社内DX推進のポイントをおさえて、DX化を加速させよう

社内DXには、業務の効率化やコスト削減、従業員エンゲージメントの向上など、多くのメリットがあります。その一方で、組織文化の変革や既存システムとの統合といった課題もあります。

社内DXを成功させるには、まず現状分析と目標設定から始めましょう。必要な機能を洗い出し、自社に合ったツールやシステムを選定することが大切です。

はたLuckなら、シフト管理や情報共有の円滑化、マニュアルのデジタル化など、多岐にわたる業務改善が可能です。導入テストにも対応していますので、社内DXを検討されている場合はお気軽にご相談ください。

はたLuckサービス概要資料、導入事例集

店舗サービス業向け、商業施設向け、それぞれのサービス概要資料をご用意しています。導入事例集も一緒にダウンロードが可能です。

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近年、自然災害や感染症の流行、サイバー攻撃など、商業施設や店舗を取り巻くリスクは多様化しています。今回の記事では、商業施設・店舗におけるBCP（事業継続計画）対策の重要性から具体的な実施方法まで、実例を交えて詳しく解説します。

商業施設・店舗においてなぜBCP対策が重要なのか

BCP（事業継続計画）とは、Business Continuity Planの略称で、災害や事故など予期せぬ事態が発生した際に、事業の継続や早期復旧を図るための計画を指します。

具体的には、想定されるリスクに対する予防策や、緊急時の対応手順、事業復旧のための体制などを定めた行動計画です。近年、自然災害の激甚化やパンデミック、サイバー攻撃の脅威増大など、事業継続を脅かすリスクが多様化する中で、その重要性が高まっています。

商業施設や店舗は、多くの人々が集まる場所であり、地域社会においても重要な役割を果たしています。災害や事故が発生した際、従業員や来店客の安全確保はもちろんのこと、地域住民の生活を支える重要なインフラとしての機能も求められるでしょう。

さらに、営業停止による経済的損失は、事業の存続自体を脅かす可能性があります。2011年の東日本大震災では、多くの商業施設が長期の営業停止を余儀なくされ、その後の事業再開に大きな困難を伴いました。また、2020年の新型コロナウイルス感染症の流行は、従来のBCP対策の想定を超える事態となり、改めてその重要性が認識されることとなりました。

商業施設・店舗特有のリスクと対策

商業施設や店舗が直面する可能性のあるリスクは多岐にわたります。それぞれのリスクについて、具体的な対策とともに見ていきましょう。

自然災害

地震、台風、豪雨など、日本は自然災害が多い国として知られています。2018年の大阪北部地震では、多くの商業施設で天井材の落下や商品の転倒が発生[1] し、人的被害も報告されました。このような事態に備えるためには、建物の耐震化や什器・備品の固定が求められるほか、非常用電源の確保や避難経路の確保と定期的な点検も欠かせません。さらに、災害時の初動対応マニュアルの整備と、それに基づいた従業員への教育・訓練も重要な対策となるでしょう。

感染症の流行による影響

感染症の流行により、商業施設・店舗は営業時間の短縮や来店客数の減少、さらには一時的な閉鎖を強いられるケースがあります。感染症対策として、徹底した衛生管理、換気設備の強化、非接触型サービスの導入などが挙げられるでしょう。

また、従業員の健康管理体制の整備や、感染者発生時の対応マニュアルなどの作成も重要です。ソーシャルディスタンスを確保するための店舗レイアウトへの変更など、運営方式の見直しも必要となります。

テロ・犯罪による被害

不特定多数の人が利用する商業施設は、テロや犯罪のターゲットとなる可能性があります。近年では不審電話などの事案も報告されており、このようなリスクに対しては、防犯カメラの設置や警備員の配置による物理的な防御が基本となるでしょう。

さらに、不審者の早期発見システムの導入や、警察との連携体制を構築するほか、従業員への防犯教育を通じて日常的な危機管理意識を高めることも大切です。

物流停止による影響

自然災害や感染症の流行は、サプライチェーンの寸断をもたらす可能性があります。2020年の新型コロナウイルス感染症流行初期には、多くの店舗で商品の供給が滞る事態が発生しました。こうしたリスクに対しては、複数の仕入れ先を確保することが有効です。また、適切な在庫管理や代替輸送手段の確保、さらには取引先とのBCP連携も効果的でしょう。

情報セキュリティインシデントによる影響

デジタル化が進む中、サイバー攻撃のリスクも増大しており、特に顧客情報や決済システムへの攻撃は事業継続に重大な影響を及ぼす可能性があります。情報セキュリティ対策としては、セキュリティソフトの導入や従業員教育の実施が基本となる一方で、定期的なバックアップの実施やインシデント対応手順の整備も欠かせません。

BCP対策の策定手順

効果的なBCP対策を実現するためには、以下のステップを段階的に進めていくことが必要です。ひとつずつ解説していきます。

基本方針の策定

BCP対策の第一歩は、組織としての基本方針を明確にすることです。経営層による方針のもと、BCPの目的や対象範囲、基本的な考え方などを洗い出しましょう。また、事業継続の優先順位と、それに投じることのできる経営資源についても具体的に定めていく必要があります。

リスク分析

自社を取り巻くリスクを包括的に分析しましょう。過去の事例や専門家の意見を参考にしながら、リスクが生じる可能性と影響度を評価します。この評価に基づいて、優先的に対応すべき事柄を特定していきます。

重要業務の特定

このステップでは、事業継続のために不可欠な業務を特定します。商業施設・店舗の場合、施設の安全確保や商品供給の維持、決済システムの維持、顧客情報の保護などが重要な業務として挙げられるでしょう。それぞれの業務について、事業継続における重要度を評価していきます。

対策の検討

特定されたリスクと重要業務に基づき、具体的な対策を検討します。この際、予防的対策と事後対応の両面から検討を行い、費用対効果も考慮しながら実現可能な対策を選定しましょう。

計画書作成

これまでの検討内容を文書化し、具体的な行動計画として整理します。具体的には計画書に以下の項目を記載するとよいでしょう。

特に緊急時の指揮系統と連絡体制については、詳細に定めておく必要があります。

訓練の実施

策定した計画の実効性を確認するため、定期的な訓練を実施します。訓練は机上演習から実地訓練まで、段階的に実施することが望ましいでしょう。訓練を通じて明らかになった課題は、計画の改善に活かしていきます。

計画・対策の見直し

BCP対策は、一度策定して終わりではありません。訓練実施後や実際の事案発生後には必ず見直しを行いましょう。また、組織体制の変更時や新たなリスクが発見された際にも、適宜見直しと更新を行うことが大切です。

BCP対策を成功させるためのポイント

BCP対策は計画の策定だけでは十分ではありません。ここでは、成功のためのポイントについて詳しく見ていきましょう。

経営層のリーダーシップとコミットメント

BCP対策の成功には、経営層の強いリーダーシップとコミットメントが不可欠です。予算の確保から人員の配置、さらには方針の明確化まで、経営層の果断な決断が求められる場面は数多くあります。経営層自らが率先して対策の重要性を発信し、組織全体の取り組みをリードしていく姿勢が重要です。

従業員への周知徹底と意識向上

いざというときに計画が機能するためには、全従業員がBCP対策の内容を理解し、自分の役割を十分に把握している必要があります。定期的な研修や訓練を通じて、従業員の意識向上を継続的に図るほか、新入社員教育にもBCP対策の要素を組み込むなど、組織的な取り組みとして定着させることを意識しましょう。

関係機関との連携

行政機関、消防、警察、医療機関などと日頃から連携体制を構築しておくことが欠かせません。定期的な情報交換や合同訓練の実施なども効果的でしょう。また、近隣の商業施設や事業者との相互協力体制の構築も、地域全体の防災力向上という観点から重要な取り組みといえます。

定期的な訓練の実施と見直し

机上の計画を実効性のあるものにするためには、定期的な訓練が欠かせません。訓練はさまざまな状況を想定して実施し、その都度、明らかになった課題を計画に反映させていく必要があります。また、訓練結果の評価と改善点の特定、それに基づく計画の見直しというサイクルを確立することも大切です。

最新の情報収集と活用

BCP対策を取り巻く環境は常に変化しています。新たなリスクの出現や対策手法の登場など、最新の情報を継続的に収集し、自社の対策に反映させていきましょう。業界団体での情報交換や、専門家からの助言なども積極的に活用していくのもおすすめです。

BCP対策の一助となる「はたLuck」

「はたLuck」は商業施設でのBCP対策の一助となるアプリです。どういった機能がBCP対策に活用できるのかを解説しましょう。

「お知らせ」機能で重要なお知らせを一斉通知

緊急時の情報伝達は、BCP対策の要となります。「はたLuck」の「お知らせ」機能を活用することで、全テナントへの迅速な情報共有が可能となります。たとえば商業施設であれば、臨時営業等の連絡を一斉に通知することができるでしょう。

「連絡ノート」で業務連絡できる

「はたLuck」には、日常的な業務連絡から緊急時の状況報告まで、全体への申し送り事項を掲載できる「連絡ノート」機能があります。店舗の店長からシフトワーカーに直接連絡できるため、お店の営業情報だけでなく簡易的な安否確認などにも活用できるでしょう。

「マニュアル管理」で緊急時の対策を共有

BCP関連のマニュアルやガイドラインを「マニュアル管理」機能で一元管理することで、必要な時に必要な情報にすぐにアクセスできる環境が整います。これにより、緊急時の対応手順の確認や、日常的な確認事項の参照が容易になります。

「トーク」機能を活用してこまめにコミュニケーションできる

「はたLuck」の「トーク機能」は一般的なトークアプリと似た操作性で、ストレスなく利用することができます。同じ部署やチーム内など、特定のメンバーのみでトークルームを作ることもできるため、非常時の状況確認はもちろん、店舗内のコミュニケーションを活性化するというメリットもあります。

「デジタル入館証」で入館管理も可能

「はたLuck」にはアプリ上で入館証を発行できる機能があり、入退館管理をデジタルで行えます。アナログの入退館管理と比較してなりすましによる入館を防ぎやすく、セキュリティレベルの向上が期待できる点が特徴です。

さらに、アプリの管理は施設管理者が行うことができるので、退職した従業員のアカウントをすぐに削除することも可能です。入館証を回収できなくなるといったリスクもありません。

被災時に「はたLuck」を活用した事例

「はたLuck」は、日常的な業務効率化だけでなく、実際の災害時においても効果を発揮しています。神奈川県小田原市のショッピングモール「ダイナシティ」では、不審電話事案において「お知らせ」機能を効果的に活用し、タイムリーな注意喚起と情報共有により被害を未然に防いでいます。発生後2時間という短時間で情報を共有し、類似事案の報告を5件以上収集できたことは、一斉通知の有効性を示す好例といえるでしょう。

また、ある大規模商業施設（テナント数＝150〜200、テナント従業員数＝1,000〜1,200名規模）では、最大震度5強を記録した地震発生時に「はたLuck」を活用し、効果的な危機対応を実現しました。発災後2時間以内に「お知らせ」機能で第一報を配信し、その後7日間で計26件の情報発信を行いました。特に発災直後の4日間は平均80％以上という高い開封率を記録し、情報が確実にテナントに届いていたことが確認されています。

発信された情報は、営業体制や臨時休館に関する案内、管理事務所の臨時連絡先、設備点検・補修状況、従業員向けの支援情報など、状況の変化に応じて必要な情報が逐次配信されました。多い日では1日あたり10件の情報を配信し、テナントが必要とする情報をタイムリーに提供することで、不要な問い合わせを抑制し、事務所のBCP対応業務の効率化にも貢献しました。

このように、「はたLuck」は災害時における情報共有の要として機能し、商業施設の危機管理体制の強化に大きく貢献しています。特に、多数のテナントを抱える大規模商業施設において、迅速かつ確実な情報伝達手段として、その有効性が実証されています。

BCP対策で安全・安心な商業施設・店舗運営をしよう

これまで見てきたように、BCP対策は単なるリスク対策ではなく、お客様と従業員の安全を守り、地域社会への責任を果たすための重要な経営戦略だといえます。

また、「はたLuck」のような効果的なツールを積極的に活用し、より強固なBCP体制の構築を目指していくことも大切です。ツールの導入自体が目的ではなく、あくまでもBCP対策の実効性を高めるための手段として、適切に活用するとよいでしょう。

危機管理で大事なのは「備えあれば憂いなし」です。しかし、ただ漠然と備えるのではなく、具体的なリスクを想定したうえで実効性のある対策を講じることが欠かせません。今日から一歩ずつでもBCP対策に取り組んでみるほか、定期的な見直しと改善を重ねることで、より強固な危機管理体制を築いていきましょう。

はたLuckサービス概要資料、導入事例集

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近年、企業の働き方改革やコスト削減の取り組みの一環として注目を集めているのが「BYOD」です。BYODを導入すると具体的にどのようなことが可能になるのでしょうか？本記事では、BYODの定義やメリット・デメリット、さらに導入時の注意点まで、網羅的に解説していきます。

BYODとは？

BYODは「Bring Your Own Device」の略称で、従業員が個人所有しているデバイスを業務に使うことです。スマートフォン、タブレット、ノートパソコンなど、さまざまな個人所有デバイスが対象となります。企業は従業員のデバイスを活用することで、コスト削減や業務効率化を図れるほか、従業員は使い慣れたデバイスで働けるため従業員満足度（ES）の向上も期待できるでしょう。近年のリモートワークの普及に伴い、BYODの導入を検討する企業は増加傾向にあります。

BYODの背景と普及の理由

BYODが普及した背景には、以下のような理由があります。

・スマートフォンなどのデバイスの高性能化

・クラウドサービスの増加

・テレワークなど柔軟な働き方への対応

このように、従業員のITスキル向上により、個人所有のデバイスでも十分に業務をこなせるようになりました。また、セキュリティ技術の進歩やモバイルアプリケーションの充実は、さまざまな業務をスマートフォンやタブレットで行えるようにし、BYODの実用性を高めています。

CYODとの違い

CYODは”Choose Your Own Device”の略で、企業が選定した複数の端末から従業員が選択する方式です。BYODでは端末の所有と管理責任は従業員となるものの、CYODでは企業が所有し管理します。CYODは企業のセキュリティ対策に沿った運用がしやすく、管理が容易です。

COPEとの違い

COPEは”Corporate Owned, Personally Enabled”の略で、企業が所有する端末を従業員に貸与し、一定の私的利用を認める方式です。COPEはBYODよりもセキュリティ対策が容易で、機密情報を扱う業務に適しています。

BYODのメリット

BYODの導入には、企業側と従業員側それぞれにメリットがあります。コスト削減から業務効率の向上までさまざまな利点がありますが、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか？企業側と従業員側のそれぞれについて見ていきましょう。

企業側

BYODを進めることで企業側が得られるメリットは以下の通りです。

端末購入・維持費の削減

BYODでは従業員が自身のデバイスを使用するため、企業は従業員全員分の端末を購入・管理する必要がなくなります。そのため、初期費用や維持費用といったコストを大幅に削減できるでしょう。また、端末の修理や保守にかかる費用も軽減されます。

従業員の満足度向上

従業員が使い慣れたデバイスを使用することで、新しいデバイスの操作を覚える手間や心理的負担がなくなり、業務への満足度が向上します。また、個人の好みに合わせたデバイスを選択できるので、従業員のモチベーションも上がるでしょう。

仕事とプライベートのデバイスを一元化できる利便性もあり、最新のデバイスを使用したい従業員のニーズにも応えられます。

業務効率化・生産性の向上

使い慣れたデバイスを使用することで業務効率が向上し、生産性が上がります。すでにデバイスの操作に慣れているため、新しいシステムの導入もスムーズに行えるでしょう。

個人の作業スタイルに合わせたカスタマイズも可能であるほか、モバイルデバイスの活用によって移動中や外出先での業務も容易になります。

リモートワーク環境の整備

個人デバイスを利用することで、リモートワーク環境の整備が容易になります。急な在宅勤務が必要となった場合にも柔軟に対応できるほか、場所を選ばない働き方の実現によってワークライフバランスの向上にもつながります。オフィススペースの削減にもつながり、コスト削減効果も期待できるでしょう。

シャドーIT対策

シャドーITとは、企業のIT部門が把握・管理していない個人や部門が独自に導入したITシステムやアプリケーションのことです。BYODの導入によって従業員が個人デバイスを業務に使用することが許可されるため、企業が把握していない非公式なアプリやサービスの使用を抑制できます。

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従業員側

従業員側が得られるメリットは以下の通りです。

使い慣れた端末で業務ができる

個人のデバイスを使用することで、使い慣れた環境で業務を行えます。そのため、デバイスの操作に関する学習コストを削減できるほか、個人の好みに合わせたアプリやツールを活用できるでしょう。また、デバイスの切り替えによるストレスも軽減できます。

最新機種を利用しやすい

BYODが導入されることにより、個人の判断で最新のデバイスを購入・利用できます。新しい技術や機能をいち早く業務に活用できるほか、個人の興味や関心に応じて、最適なデバイスを選択可能です。

働き方を選択できる自由度が高まる

リモートワークやフレキシブルな働き方が可能になり、出張先や移動中でもスムーズに業務を行えます。個人の生活スタイルに合わせた働き方を選択できるほか、緊急時や突発的な業務にも柔軟に対応できるでしょう。

BYODのデメリット

BYODには多くのメリットがある一方で、デメリットも存在します。

企業側

企業側で想定されるデメリットは以下の通りです。

情報漏えいリスクの増加

BYODの導入により、個人デバイスからの情報漏えいリスクが高まるほか、紛失や盗難時のデータ保護が難しくなります。マルウェア感染のリスクが増加することや、従業員の退職時のデータ管理が複雑になる点に留意する必要があるでしょう。企業側でセキュリティ対策をしっかりと講じておくことも大切です。

セキュリティ対策の複雑化

多様なデバイスに対応するためのセキュリティ対策が複雑になることに加え、OSやアプリケーションの更新管理が難しくなります。また、個人デバイスへのセキュリティソフトの導入・管理を検討する必要があるほか、デバイスごとに異なるセキュリティ設定が必要になるケースもあるでしょう。

サポート体制の整備

個人デバイスのサポート体制を整える必要があり、多様なデバイスに対応できるIT担当者の育成が欠かせないでしょう。また、担当者育成に伴うサポートコストが増加する可能性がある点にも注意が必要です。

社内システムとの互換性の確保

多様なデバイスとの互換性を確保するための対応が必要です。場合によっては社内システムとの相性が悪く、アプリケーションの互換性テストが複雑化してしまうこともあるでしょう。デバイスごとの画面サイズや性能の違いに留意しながら作業を進めることが大切です。

従業員との間でのトラブル

私用と業務用の使用区分が曖昧になり、デバイスの使用に関するトラブルや責任問題が発生する可能性があります。また、デバイスの更新や交換のタイミングで意見の相違が生じることもあるでしょう。

従業員側

従業員側で想定されるデメリットは以下の通りです。

仕事とプライベートの切り替えが難しい

同じデバイスを仕事とプライベートで使用することで、切り替えが難しくなります。業務時間外でも仕事のメールやメッセージを確認してしまう恐れがあるほか、プライベートな情報と業務情報が混在するリスクがあります。

業務用とプライベートが分けられるような環境を整えられれば、両者の切り替えがつきやすくなるでしょう。

長時間労働になる可能性

仕事とプライベートの境界が曖昧になり、長時間労働になる可能性があります。いつでもどこでも仕事ができる環境となることで、過度の労働を招きかねません。

また、人によっては長時間のデバイス使用により、目の疲れや肩こりといった健康問題が生じるリスクがあるでしょう。

端末費・通信費の金銭的な負担

BYODの導入によって、個人がデバイスや通信費を負担することになります。場合によっては業務用のアプリケーションやクラウドサービスの利用料が発生することもあるでしょう。デバイスの故障や紛失時の修理・交換費用を個人で負担するのか、会社が一定額を負担するのか、社内できちんと取り決めをしておく必要があります。

BYODの導入に適した企業の特徴

BYODはすべての企業に適しているわけではありません。特に以下のような特徴を持つ企業では、BYOD導入によって大きなメリットを得られる可能性が高いため、自社が当てはまるか確認してみましょう。

リモートワークやハイブリッドワークを推進している企業

リモートワークやハイブリッドワーク環境を整備している企業では、BYODの導入が特に効果的です。

従業員が自宅やカフェなどさまざまな場所から業務を行う際、使い慣れた個人デバイスを活用することで作業効率が向上します。また、会社支給のデバイスを配布・管理する手間やコストを削減できるため、急な働き方の変更にも柔軟に対応可能です。

テレワークを前提とした勤務体系を採用している企業にとって、BYODは理想的な選択肢といえるでしょう。

ITツールを活用した業務が中心の企業

日常業務でクラウドサービスやウェブアプリケーションを多用する企業は、BYODとの相性が良好です。

現代のクラウドサービスはデバイスを選ばず利用できるため、個人所有のデバイスでも問題なく業務を遂行できます。特にG SuiteやMicrosoft 365などのクラウドベースの業務ツールを中心に使用している企業では、導入障壁が低く、スムーズに移行できるでしょう。

ブラウザベースのアプリケーションを中心に使用しているのであれば、OSの違いも大きな問題にはなりません。

従業員のデバイス利用率が高い企業

従業員の多くがすでにスマートフォンやタブレット、ノートパソコンなどのデバイスを所有・活用している企業では、BYODの導入がスムーズに進みやすいでしょう。

特に若手社員が多い企業や、ITリテラシーの高い人材が集まる企業では、個人デバイスの活用に対する抵抗感が少なく、導入によるメリットを最大化できます。従業員が日常的にデジタルツールを使いこなしている環境であれば、BYODへの移行もスムーズに進むでしょう。

セキュリティ対策が整っている企業

強固なセキュリティ基盤を持つ企業は、BYODのリスクを最小限に抑えながらメリットを享受できます。MDM（モバイルデバイス管理）ツールの導入やVPN環境の整備、多要素認証の実装など、適切なセキュリティ対策が整っていることがBYODの成功につながるでしょう。

また、定期的なセキュリティ教育を実施し、従業員の意識が高い企業では、情報漏えいなどのリスクを効果的に管理できます。セキュリティポリシーが明確で従業員に浸透している企業ほど、BYODの恩恵を安全に受けられるといえるでしょう。

コスト削減を重視する企業

端末購入費や保守管理費の削減を重視する企業では、BYODが有効な選択肢となります。特に成長過程のスタートアップや人員増加が見込まれる企業では、デバイス購入コストを抑制できるBYODが財務面で大きなメリットをもたらすでしょう。

また、デバイスの故障や更新に伴う管理コストも軽減できるため、IT予算の効率化を図りたい企業にとって魅力的な選択肢です。ただし、通信費の補助など一定の費用負担は発生するため、総合的なコスト分析を行った上で導入を検討することが欠かせません。

BYOD導入時の注意点

BYODの導入時には、いくつかの注意点があります。ひとつずつ詳しく見ていきましょう。

制度設計

まず、BYODを導入するにあたって運用設計が欠かせません。運用設計を行う際には、以下の3つのポイントを意識するように心がけましょう。

明確なポリシー策定（利用範囲、責任分担、セキュリティ対策など）

BYODを導入する際は、利用範囲を明確に定義し文書化することが大切です。セキュリティ対策の最低要件を洗い出しておくほか、プライバシーポリシーを策定し個人情報の取り扱いを明確にしておくことも重要です。

導入対象デバイスの明確化

BYODの導入対象となるデバイスの種類を明確に定義しましょう。対応OSやバージョンの要件を明示するほか、必要なスペックや性能要件についても設定します。禁止デバイスや非推奨デバイスのリストも作成しておくと、よりわかりやすくなります。

情報セキュリティ対策の徹底

セキュリティの弱体化によって情報漏えいのリスクが高まるため、十分な対策を講じる必要があります。たとえば、以下の方法によってセキュリティを強化することが可能です。

・デバイスのパスワード設定を義務付ける
・リモートワイプ機能を導入する
・データを暗号化する
・VPNの使用を必須にする

さらに、以下の対策も重要です。

・MDM（モバイルデバイス管理）
・アクセス制御
・データ暗号化
・ウイルス対策ソフト
・認証強化

これらの対策を総合的に実施することで、BYOD環境のセキュリティリスクを軽減し、安全な業務環境を構築できます。

コスト負担の明確化

BYODを導入するということは、デバイスの購入を各人に任せることになります。そのため、購入費用や通信費の負担割合をどうするかを事前に決めておくことが大切です。アプリケーションやクラウドサービスの利用料負担を規定するほか、修理・交換時の費用負担ルールも設定しておきましょう。

運用・管理

運用・管理においても、以下のポイントを意識しておくことが求められます。

デバイス管理ツールの導入

セキュリティ対策などの目的として、必要に応じて端末管理ツールの導入を検討しましょう。具体的には、アプリケーションの配布・管理システムを整備するほか、デバイスの位置情報追跡システムを検討するといった策が有効です。

定期的なセキュリティ教育の実施

セキュリティポリシーを定期的に更新し、新たな脅威に対応したセキュリティ対策を導入することが重要です。セキュリティ監査を定期的に実施し、脆弱性を洗い出すことも忘れずに行いましょう。

また、インシデント対応計画を定期的に見直し、更新することで、不測の事態に備えることができます。

サポート体制の構築

BYODに関する定期的な研修を実施し、セキュリティ意識向上のためのe-ラーニングを提供することが重要です。情報漏えいについての研修を行うほか、最新のセキュリティ脅威に関する情報を定期的に共有し、社員のITリテラシーの向上等に努めましょう。

トラブル発生時の対応体制の整備

ヘルプデスクを設置し、トラブル発生時に迅速に対応できる体制を整えておくことも欠かせません。インシデント対応チームを組織し、緊急時に対応できる体制を準備するようにしましょう。定期的な訓練を実施し、対応力を向上させておくのもひとつの手です。

継続的な改善

BYODを最大限活用するためには、継続的に改善をしていくことが求められます。その際、以下の2つのポイントを考慮しながら進めていきましょう。

フィードバックの収集

デバイスの利用状況を定期的に分析するほか、アプリケーションの利用状況を把握し、最適化を図りましょう。その際、セキュリティインシデントの発生状況を確認し、適切に対策を講じる必要があります。なお、従業員に対して満足度調査を実施し、ユーザー目線の改善点を洗い出すことも重要です。

ポリシーや運用方法の見直し

技術の進歩や市場動向に合わせて、BYOD対応を定期的に見直すことも怠らないようにしましょう。従業員からのフィードバックを基に制度の改善を図るほか、法規制の変更に応じてポリシーの更新も必要です。

また、他社の成功事例や失敗事例を参考にすることで、自社のBYOD制度をより良いものにできます。

常に進化し続ける最新技術やトレンドに注目し、適切に導入することが大切です。昨今では、AIを活用した高精度な認証や全画面指紋認証などが登場しており、これらの最新技術はセキュリティ強化やユーザーの利便性も向上させるでしょう。企業がBYODを成功させるためには、こうした最新技術やトレンドを常に把握し、自社の環境に適したものを適切に取り入れていく必要があります。

BYODの活用事例

BYODは企業や自治体に導入が進んでおり、さまざまな成功事例が報告されています。ここでは、主に以下の3つの事例を紹介します。

ユナイテッドアローズ

ユナイテッドアローズは、国内外からの仕入れブランドやオリジナル企画の衣料などを販売するセレクトショップです。以前は、社員がモバイルデバイスを業務利用するには事前申請が必要であったため、外出時にはメールを確認するためにオフィスに戻らなければなりませんでした。

そこで、私物のスマートフォンを活用したBYODを導入。社員は外出先でも自分のスマートフォンを使って会社のメールやスケジュールにアクセスできるようになりました。結果として社員の移動時間の削減や業務効率の向上、また会社側もコスト削減につながっています。

コニカミノルタ

コニカミノルタは、プリンターやヘルスケア用機器などの製造・販売を行う電機メーカーです。BYOD導入の背景には、世界53カ国に拠点を持つグローバル企業として、社員の頻繁な出張に対応する必要があったことが挙げられます。

この課題に対応するために、「いつでもどこでもオフィス」を目指し、MDMツール導入をはじめとするセキュリティ対策も実施。その結果、出張の際でもスマートフォンがあればメールを確認できるなど、業務の効率化を実現しています。

大分県庁

大分県庁では、働き方改革の促進や業務の効率化を図るためにBYODを導入しました。導入にあたっては、MDMを利用してセキュリティを強化し、安全なリモートアクセス環境を構築しました。

これにより、職員は外出先や自宅からでも作業ができるため、希望者の多かったリモートワークを実現させることができたそうです。

BYODに関するよくある質問

BYODの導入を検討する際に、多くの企業が疑問や不安を抱えています。ここでは、よく寄せられる質問とその回答をまとめました。

Q. BYODとは何の略ですか？

BYODは「Bring Your Own Device（ブリング・ユア・オウン・デバイス）」の略称です。従業員が個人所有のスマートフォンやタブレット、ノートパソコンなどのデバイスを職場に持ち込み、業務に使用することを指します。従来の企業支給デバイスとは異なり、従業員自身が所有し、普段から使い慣れた端末を業務にも活用する働き方です。近年のモバイルデバイスの高性能化やクラウドサービスの普及に伴い、世界中の企業で採用が進んでいます。

Q. BYODを導入するメリットは何ですか？

BYODの主なメリットは、企業側と従業員側の双方にあります。

企業側では、デバイスの購入・維持費の削減、従業員満足度の向上、業務効率・生産性の向上、リモートワーク環境の整備などが挙げられます。

従業員側では、使い慣れた端末での業務が可能になる点、最新機種を利用しやすくなる点、働き方の自由度が高まる点などがメリットです。特に、デバイスの切り替えによるストレス軽減や、個人の好みに合わせたカスタマイズが可能になることで、業務への満足度向上につながるでしょう。

Q. BYODを導入する企業はどのような業種が多い？

BYODを積極的に導入している業種としては、IT・テクノロジー企業、コンサルティングファーム、広告・メディア関連企業、スタートアップ企業などが多く見られます。これらの業界は、デジタルツールへの親和性が高く、従業員のITリテラシーも比較的高いことが特徴です。

また、外勤の多い営業部門や、フレキシブルな働き方を推進する企業でも導入が進んでいます。最近では製造業や小売業、金融業などの従来型産業でも、働き方改革の一環としてBYODを導入する例が増えています。業種を問わず、リモートワークの普及とともに導入企業は拡大傾向にあります。

Q. BYODのセキュリティリスクを防ぐには？

BYODのセキュリティリスクを防ぐためには、複数の対策を組み合わせることが重要です。まず、MDM（モバイルデバイス管理）ツールを導入し、デバイスの管理・監視を行いましょう。

また、VPNの使用を必須とし、データを暗号化することで安全な通信環境を確保することも欠かせません。多要素認証の導入や、デバイスへのパスワード設定の義務付けも基本的な対策です。

紛失・盗難時に備えたリモートワイプ機能の実装や、業務データとプライベートデータを分離する仕組みも有効であるほか、定期的なセキュリティ教育を実施し、従業員の意識向上を図ることも不可欠です。

Q. BYODの導入にはどのような規則やルールが必要？

BYODを導入する際には、明確なポリシーやルールの策定が必須です。

具体的には、利用可能なデバイスの種類やOSバージョンの指定、必要なセキュリティ設定（パスワード、暗号化など）の基準、業務利用可能なアプリケーションの範囲などを定めます。また、費用負担の取り決め（デバイス購入費や通信費の補助範囲）や、プライバシーに関する方針（企業がデバイス内のどのデータにアクセスできるか）も明確にすべきです。

トラブル発生時の対応手順や、退職時のデータ削除プロセスなども規定しておくことで、導入後のトラブルを未然に防げるでしょう。

BYODを導入するなら「はたLuck」がおすすめ

BYODを導入するなら、「はたLuck」がおすすめです。ここでは「はたLuck」の主な機能について、見ていきましょう。

管理画面で個人の利用状況を確認できる

「はたLuck」では、店舗の投稿やシフトの状況などのアプリの各機能の利用状況を本部から確認できる仕組みとなっています。万が一、本部が把握しきれていない部分でトラブルが起きても、管理画面で確認することができるので、早い段階で解決が可能です。

情報の閲覧制限が可能

「はたLuck」の情報の閲覧は、IPによる制限がかけられます。閲覧するネットワーク環境を指定すれば、ネットワーク外からのアクセスを防げるでしょう。

またオプションとして、シフトに入っている時間しかマニュアルを閲覧できないといった制限が設けられています。移動中に開いたマニュアルを第三者によって勝手に見られてしまったり、デバイスを紛失してマニュアルが流出したりするリスクを最小限に抑えることが可能です。

利用していないスタッフや退職者の自動ログアウトや無効化もできる

「はたLuck」では、一定期間ログインしなかったユーザーは、自動的にログアウトされます。また、退職者などはアカウントの無効化を行うことで、はたLuckにログインできなくなります。これらの機能により、企業秘密の漏えいを防ぐことができるでしょう。

業務連絡は「連絡ノート」機能を活用できる

「はたLuck」の連絡ノート機能を活用すれば、従業員との情報共有が容易にできます。同機能を使えば、マニュアルの公開や更新などに関する情報も即座にスタッフへ共有することが可能です。

従業員はいつ・どこからでも連絡ノートを確認できるほか、「見ました」ボタンによる既読報告もできます。SVや店長が発信した情報を確認していない従業員の有無をチェックできるので、伝達漏れも防ぐことができるでしょう。

アプリに投稿された情報はダウンロードできない

「はたLuck」には、マニュアルの格納および閲覧機能がありますが、それを個人のデバイスにダウンロードし、保存することはできません。社内の重要な機密情報が外部に漏れてしまうリスクも低減できます。

スクリーンショット警告機能を搭載

「はたLuck」には、スマートフォンでスクリーンショットを撮影すると警告が表示され、画面保存ができない機能が備わっています。警告機能によって、情報漏えいのリスクを極力軽減することができます。

BYODを適切に導入して、業務効率化・生産性向上を図ろう

BYODは企業と従業員の双方にメリットをもたらす可能性がある一方で、適切な導入と運用が求められます。安全に進めていくには、従業員へ情報セキュリティの向上に関する研修を行うなどして、ITリテラシーを高めることも欠かせません。

また、企業と従業員の費用負担について明確に設定しておくことも大切です。双方が納得のいく形でBYODを導入できるよう、本記事を参考にして丁寧にプロジェクトを進めていきましょう。

はたLuckサービス概要資料、導入事例集

店舗サービス業向け、商業施設向け、それぞれのサービス概要資料をご用意しています。導入事例集も一緒にダウンロードが可能です。

資料ダウンロード

本記事では、eNPSの概念から測定方法、メリット・デメリット、さらには実際の導入事例まで、包括的に解説します。

 eNPSとは？NPSとの違いも解説

eNPSとは「Employee Net Promoter Score(エンプロイー・ネット・プロモーター・スコア)」の略称であり、従業員の会社に対する推奨度を測定する指標を指します。

アメリカのコンサルティング会社として知られる「ベイン・アンド・カンパニー」が開発したNPS®を、Appleが従業員向けに転用したことをきっかけに広がったとされています。

eNPSが注目される背景

近年、従業員の満足度や帰属意識が企業の成長に大きな影響を与えることが明らかになってきました。従来のES（従業員満足度）調査もeNPS調査も基本的な目的自体は変わりませんが、eNPS調査の方が従業員の本音を引き出しやすく、最低2問から調査できる点で注目を集めています。

eNPSと従業員エンゲージメントとの関係

eNPSは従業員エンゲージメントと密接な関係があります。高いeNPSスコアは、従業員が会社に対して強い帰属意識や愛着を持っていることを意味します。

離職率との関係

eNPSと離職率には強い相関関係があります。eNPSが高い企業ほど、従業員の定着率が高い傾向にあります。これは、従業員が第三者に会社を推奨したいと感じるほど、その会社で働き続けたいという意思が強いことを示しています。

離職率の低下は、採用コストの削減はもちろん組織の安定性向上にもつながり、企業の持続的成長を支える重要な要素となるでしょう。

生産性の向上

高いeNPSスコアは、従業員の生産性向上にも役立ちます。

会社を推奨したいと感じる従業員は、自身の仕事に対してより高いモチベーションを持ち、積極的に業務に取り組む傾向があります。個人の生産性が上がるだけでなく、チーム全体のパフォーマンスも改善され、組織全体の生産性向上につながります。

社内コミュニケーションの変化

eNPSの向上は、社内コミュニケーションの活性化にも影響を与えます。

従業員が会社に対して好意的な感情を持つほど、同僚や上司とのコミュニケーションが活発になり、建設的な意見交換が増えるでしょう。組織全体の情報共有が促進されるほか、問題解決のスピードが向上するなど、さまざまな効果が期待できます。

eNPSと従業員満足度（ES）との違い

eNPSは従業員が自社を推奨する意欲を数値化した指標で、「この会社を友人に勧めますか？」という質問での評価です。推奨者から批判者を引いた計算式で、企業への忠誠度を測ることができます。

一方、従業員満足度(ES)は職場環境や報酬、成長機会など様々な要素に対する満足度を複数の質問で総合的に評価したものです。多角的な分析が可能となるものの、調査が複雑になる恐れがあります。

つまり、eNPSはシンプルで実施しやすく、ESは詳細な課題特定に適しているという違いがあるのです。

eNPSとNPSとの違い

eNPSとNPSはどちらも推奨度を測る指標ですが、対象が異なります。eNPSは従業員が自社を推奨する意欲を測定するのに対し、NPSは顧客が製品やサービスを他者に推奨する可能性を測定するものです。

計算方法はどちらも同じで、推奨者から批判者を引いた値です。NPSは顧客満足度や市場拡大の可能性、eNPSは従業員エンゲージメントや組織の健全性を示します。

 eNPSの計算方法と具体的な質問例

eNPSの算出は、以下の手順で行われます。

1. 従業員に対して「自社を友人や家族に勧めるか」という質問を行い、0〜10点の11段階で回答してもらいます。
2. 回答者を以下の3つのグループに分類します。
   推奨者（9〜10点）：自社を積極的に推奨する従業員
   中立者（7〜8点）：どちらでもない従業員
   批判者（0〜6点）：自社を推奨しない従業員
3. eNPSスコアを求めます。なお、計算式は以下の通りです。
   eNPS = 推奨者の割合(％) – 批判者の割合(％)

たとえば、100人の従業員のうち、推奨者が30人、中立者が50人、批判者が20人の場合の計算式は次のようになります。

eNPS = 30％ – 20％ = 10

このスコアは-100から+100の間で変動し、一般的に0以上が良好とされています。

eNPS導入のメリット

eNPSを導入すると、さまざまなメリットが得られます。ひとつずつ見ていきましょう。

従業員エンゲージメントを可視化できる     

eNPSは従業員エンゲージメントを数値化し、可視化できるツールです。

従業員満足度調査では「〜が適切だと思いますか？」など漠然とした質問となりがちで、直感的に理解しやすい指標を作るのが難しいとされていました。その点、eNPSの質問項目は具体的なイメージが湧きやすく、より本音をつかみやすいといえるでしょう。

従業員のロイヤリティを把握できる

eNPSの調査結果から、従業員が会社に対してどの程度の愛着や信頼感を持っているかを具体的に把握できます。たとえば「この会社を友人や家族に勧めたいと思うか」といった質問は、従業員の本音を引き出しやすく、会社への帰属意識の強さを測る良い指標となるでしょう。

また、定期的に調査を行うことで、施策の効果や組織の変化による従業員の意識の変化も把握できます。

改善点の特定に役立つ

eNPSでは、数値化されたデータをもとに、従業員が何を評価し、何に不満を感じているのかを具体的に把握することが可能です。組織の弱みや強みを特定し、優先的に取り組むべき課題に対して最適な改善策を立てることができます。

改善施策の効果を測定できる

eNPSを定期的に測定することで、実施した改善施策の効果を具体的な数値として確認できます。たとえば、職場環境の改善や新しい制度の導入後にスコアが上昇すれば、その取り組みが従業員に好意的に受け入れられたことがわかるでしょう。

一方で、スコアが低下した場合は、施策の見直しや新たな対策の検討が必要なシグナルとして活用できます。

従業員とのコミュニケーションを促進できる 

eNPSの導入は従業員と経営陣とのコミュニケーションを促進するツールとしても有効です。定期的な調査実施と結果のフィードバックを通じて、従業員が自分たちの声が経営陣に届いていることを実感できるでしょう。

業績向上にもつながる

eNPSを正しく把握し、改善策を講じることで、最終的に企業の業績向上も期待できます。従業員のエンゲージメントが高まれば高まるほど生産性が高まり、企業の競争力強化と持続的な成長にもつながるでしょう。

eNPS導入のデメリット

eNPSはメリットがある一方で、以下のデメリットもあります。詳しく見ていきましょう。

シンプルな指標であるがゆえに、 詳細な分析が難しい

eNPSの最大の強みなのがシンプルさであるものの、従業員満足度や組織の課題をさまざまな視点で分析することが難しいケースもあります。

たとえば、eNPSが低い要因が給与や職場環境であれば、さらに追加の調査や分析が必要となるでしょう。必要に応じて適切に対応することで効果的にeNPSが活用できます。

回答に偏りが出る可能性がある

eNPSの測定では、回答者の一時的な感情に左右されることも多く、回答に偏りが出るケースも少なくありません。たとえば、回答直前に心理的に影響を及ぼすような出来事があると、ネガティブな回答になることもあるでしょう。

また、匿名性が確保できていない場合、従業員が本音を回答しにくく、正確な結果が出なくなる恐れがあります。

継続的な調査が必要

eNPSは一回の測定だけでは、十分なデータを把握するのは困難といえます。組織の状態を正確に把握し、改善の効果を測定するためには、定期的かつ継続的な調査が必要です。

ただし、頻繁な調査は従業員の負担になる恐れがあるため、適切な実施頻度を見極めることが求められます。

eNPSの測定の流れ

eNPSの測定の流れは、一般的に以下のとおりです。

調査の頻度を決める

eNPS調査の頻度は、組織の特性や目標に応じて適切に設定することが大切です。一般的には、四半期ごとや半年に1回程度の実施が推奨されています。

定期的な測定により、従業員エンゲージメントの変化を継続的に追跡し、施策の効果を評価することが可能です。調査頻度を決める際は、組織の規模、業界の特性、従業員の業務サイクルなども考慮に入れ、最適な間隔を見つけるようにしましょう。

質問項目を設定する

eNPS調査の核となる質問は「自社を友人や家族に勧めるか」ですが、より深い洞察を得るために追加の質問を設定することが有効です。

たとえば、回答理由を尋ねたり、職場環境や業務内容に関する具体的な質問を加えたりすることで、より詳細な情報を収集できるでしょう。

ただし、質問数が多すぎると回答率が下がる可能性があるため、5〜10問程度に抑えることをおすすめします。また、質問内容は明確で簡潔なものにし、従業員が率直に答えやすい内容にすることを心がけましょう。

組織の課題や目標に合わせて質問を設計し、定期的に見直すことで、より有意義な結果を得ることができます。

回答の匿名の確保方法を決める

匿名性の確保は、従業員が正直な回答をするために不可欠です。そのため、回答者の属性情報（部署や役職など）を収集する場合は、個人が特定されないレベルにとどめる必要があります。

事前に従業員には匿名性が保証されていることを明確に伝えるほか、データの取り扱いや保管方法についても明確なガイドラインを設けることが大切です。

結果の分析手法を決める

eNPSスコアの算出後は、より詳細な分析を行うことで有益な洞察が得られます。部署別、役職別、勤続年数別などの属性ごとの比較分析や、過去のスコアとの経時的な比較を行うことを意識しましょう。

また、統計的手法を用いて、eNPSと他の指標（離職率や生産性など）との相関関係を調べることで、より深い理解が得られます。分析結果は経営陣や人事部門と共有し、具体的な改善策の立案につなげることが大切です。

eNPS計算に影響する要因

eNPSを計算する際、小規模な組織や部門では、少数の回答が全体のスコアに大きな影響を及ぼす恐れがあります。

また、日本人は中間的な選択肢を好む傾向にあり、4～6点の中間スコアを選びがちです。そうすると、eNPSの値がマイナスになるケースも少なくありません。

もし、eNPSが業界別の平均値と照らし合わせて著しく低い場合は、より詳細な調査・分析を行う必要があります。

eNPSの活用方法

eNPSの測定結果を効果的に活用するためには、具体的なアクションプランが必要です。ここでは、eNPSを組織改善に活用する方法について、詳しく解説します。

eNPSスコアの推移を分析

eNPSスコアの推移を定期的に分析することで、組織の健全性や従業員エンゲージメントの変化を把握できます。たとえば、四半期ごとや半年ごとにeNPS調査を実施し、スコアの変動を追跡してみましょう。

分析した結果、スコアが上昇傾向にある場合は、実施した施策の効果が表れていると考えられます。一方、スコアが低下している場合は、その原因を特定し、迅速に対策を講じる必要があります。

また、組織の重要なイベント（組織変更、新制度の導入など）の前後でeNPSを測定すれば、それらの施策が従業員エンゲージメントに与えた影響を評価することが可能です。

部署別、役職別、属性別に分析

eNPSスコアを部署別、役職別、勤続年数別などの属性ごとに分析することで、組織内の特定のグループにおける課題や強みを特定できます。例として以下のような課題が見えてくるでしょう。

• 部署による差異から、マネジメントスタイルや業務環境の影響を把握
• 役職別の比較により、キャリアパスや権限委譲の課題を特定
• 勤続年数による違いから、定着率向上のヒントを発見
• 年齢層や雇用形態による傾向を把握し、適切な施策を検討

自由記述欄の意見を分析

eNPS調査では、数値データだけでなく、自由記述欄を設けることが大切です。この自由記述欄の回答を詳細に分析することで、数値だけでは見えてこない具体的な課題や改善点を把握できるでしょう。分析方法としては、以下のような手順があげられます。

1. テキストマイニングツールを使用して、頻出キーワードや感情分析を行う
2. 回答をカテゴリー別（例：職場環境、キャリア開発、報酬など）に分類し、傾向を把握する
3. 特に印象的な意見や具体的な提案をピックアップし、経営陣と共有する

これらの分析結果を基に、具体的な改善策を立案し、実行に移すとよいでしょう。

従業員へのフィードバック

調査結果を従業員と共有することで、組織の透明性を高め、改善への参画意識を育てられます。全体的なスコアと傾向を共有し、それに基づく具体的な改善計画を示すことで、従業員の理解と協力を得やすくなるでしょう。

また、前回からの変化と改善効果を説明することで、取り組みの成果を実感してもらえるほか、従業員からの提案を募ることで、より実効性の高い改善策を見出すことも可能です。

改善施策の実施

分析結果をもとに、具体的な改善施策を実行していきます。まずは優先度の高い課題から着手し、部署や役職に応じた個別の施策を展開していきましょう。その際、短期的な改善と中長期的な計画をバランスよく組み合わせることが大切です。

また、定期的に進捗を確認し、必要に応じて軌道修正を行うことで、より効果的な改善を実現できるでしょう。

eNPSスコアを高めるための施策

eNPSスコアを向上させるためには、以下のような施策が効果的です。

従業員エンゲージメントを高める施策を実施

従業員エンゲージメントを高めるために、以下のような取り組みが有効でしょう。

• 定期的な1on1ミーティングの実施
• キャリア開発支援プログラムの導入
• 社内コミュニケーションの活性化
• 透明性の高い情報共有

これらの施策により、従業員の会社への帰属意識や仕事への熱意が高まり、eNPSスコアの向上につながります。

働きがいのある職場環境づくり

働きがいのある職場環境を整えることは、eNPSスコア向上の基盤となります。具体的には、従業員が安心して働けるような安全で快適な職場づくりを進めることが大切です。特に、柔軟な勤務体制の導入や、休暇を取りやすい雰囲気の醸成など、ワークライフバランスに配慮した制度の整備が効果的でしょう。

また、職場内でのハラスメント防止や、メンタルヘルスケアの充実など、心理的な安全性を確保することも意識しましょう。

従業員の成長を支援

従業員一人ひとりの成長をサポートすることは、モチベーション向上につながります。新人研修からベテラン向けの専門研修まで、段階的な教育プログラムを用意することで、継続的なスキルアップを支援できます。資格取得支援制度や外部セミナーへの参加機会の提供など、自己啓発を促す仕組みも効果的です。

また、キャリアカウンセリングを通じて、個々の従業員の将来のキャリアプランに沿った成長支援を行うことで、より高い効果が期待できるでしょう。

コミュニケーションの活性化

活発なコミュニケーションは、職場の一体感を高め、エンゲージメントの向上につながります。日々の業務連絡だけでなく、部門を超えた情報共有や意見交換の機会を積極的に設けることが重要です。

定期的に1on1ミーティングを実施するほか、社内イベントやチームビルディング活動を通じて、従業員同士の交流を深める機会を設けることで、より良好な人間関係を構築できます。

従業員の貢献を評価

従業員の努力や成果を適切に評価し、認めることは、モチベーション維持に欠かせません。明確な評価基準を設定し、定期的なフィードバックを通じて、個々の従業員の貢献を可視化することが大切です。金銭的な報酬だけでなく、表彰制度や昇進機会の提供など、多様な形で評価を示すのもよいでしょう。

また、評価結果を今後の育成計画や処遇改善に反映させることで、より実効性のある評価制度となります。

eNPSの導入事例

ここでは、eNPSを導入した企業の具体的な事例を紹介します。

富士通グループ

富士通グループでは、顧客満足度調査を実施していたものの、グループ全体の経営に反映しづらいことが課題でした。

そこで、eNSP調査へと切り替え、世界各地からあがったこえを1つにプラットフォームに集約し、改善アクションへと繋げる体制を構築しました。調査によって得られたダイレクトな顧客の声を、積極的に経営にも活かしています。

SOMPOホールディングス

SOMPOホールディングスでは中長期的に財務価値や企業価値につながる価値のことを「未実現財務価値」と位置づけ、その実現に向けた取組みを行っています。

その取組みの中で各営業店のエンゲージメント関連ストアを図る際にeNPSを利用しており、品質や業績の向上はもちろん、自律的なキャリア形成の促進にも役立てています。

北國フィナンシャルホールディングス

北國フィナンシャルホールディングスでは2022年1月から、eNPSを用いた社員エンゲージメントサーベイを実施しています。

サーベイの結果は統合報告書で公表しているほか、分析結果をもとに取り組む施策についても記載するなど、取組みに対する透明性が高いのが特徴です。

リブセンス

リブセンス社では、業績や事業環境などの変動要因を特定するために、毎年eNPSを実施しています。業界平均データと比較し、自社のポジションを把握することに役立てているほか、エンゲージメントを高めることで優秀な人材から選ばれる会社を目指しています。

大和ハウスリート投資法人

大和ハウスリート投資法人では、サステナビリティ方針の取り組みとして、eNPSを実施しています。調査結果は従業員に向けて説明・フィードバックしており、よりよい職場環境づくりに活用しています。

セブン&アイ・ホールディングス

セブン&アイ・ホールディングスでは、eNPSを従業員エンゲージメント向上のための指標として採用しています。特に多様な従業員が働く小売業界において、eNPSは各部門や店舗ごとの課題を特定するのに活用しやすいそうです。結果を経営陣と共有し、具体的な改善策の立案につなげることで、従業員満足度の向上を図っています。

Unipos

Unipos社では、人的資本戦略の一環としてeNPSを導入し、従業員のはたらきがいを高めることで事業計画の達成や生産性の向上を目指しています。

eNPSは人的資本経営戦略の全体像において「人的資本主要KPI」として位置付けられており、職場推奨度の分布や推奨度に影響が高い要素、1年後の改善目標を公表しています。

eNPSに関するよくある質問

ここでは、eNPSに関するよくある質問について3つ取り上げてみました。

Q：eNPSの理想的なスコアは？

eNPSは-100から+100までの範囲で評価され、一般的に+10以上が良好な状態、+50以上がとても優れた組織状態とされています。しかし、業界平均や組織の成熟度によって良いスコアの基準は異なります。

そのため、理想的なスコアとして絶対的な数値を追求するよりも、自社の業界平均を上回っているかどうか、自社の過去の測定結果と比較して継続的に改善しているかどうかに注目することが大切です。

Q：eNPSの調査はどのくらいの頻度で行うべき？

eNPS調査の理想的な頻度は四半期に1回（3か月ごと）とされています。この頻度であれば、従業員の心理的負担にならず、かつ組織の施策への反応を適切に測定できます。

また、大規模な組織変革期には月次で実施することも効果的です。年に1回だけでは変化を捉えるには遅すぎる可能性があるため、継続的に同じタイミングで測定し、季節要因などを排除した比較が望ましいでしょう。

Q：eNPSが低いときの対策は？

eNPSが低い場合、まず詳細な原因分析が必要です。調査と同時に自由記述式のフィードバックを収集し、批判者の具体的な不満点を特定しましょう。

次にフォーカスグループやインタビューで深掘りし、優先的に改善すべき課題を明確にします。対策を講じた後は、その効果を測定するためのフォローアップ調査を行うとよいでしょう。透明性を保ち、従業員からのフィードバックに基づく改善活動を可視化することも欠かせません。

従業員エンゲージメント向上に向けてeNPSの導入を検討しよう

eNPSは、従業員エンゲージメントを測定し、組織改善につなげるための強力なツールです。eNPS導入の成功のカギは、単なる数値の測定に留まらず、結果に基づいて具体的なアクションを起こし、継続的に改善を進めていくことにあります。また、eNPSを組織文化の一部として定着させることで、従業員と経営層の間の信頼関係を強化し、より強固で成長力のある組織を築くことができるでしょう。

ただし、eNPSはあくまでもひとつの目安に過ぎません。そのため、組織の状況や目的に応じて、他の評価指標や従業員フィードバック方法と組み合わせて活用することが重要です。自社の特性や課題を十分に考慮した上で、最適な形でeNPSを導入し、活用していくことをおすすめします。eNPSの導入を契機に、従業員一人ひとりが活き活きと働ける組織づくりに取り組んでみましょう。

従業員エンゲージメントを高めるなら「はたLuck」の活用も

従業員エンゲージメントを高めるなら、「はたLuck」がおすすめです。ここでは、「はたLuck」の主な機能について見ていきましょう。

エンゲージメントを可視化・分析できる「エンゲージメントプログラム」

「はたLuck」には、従業員エンゲージメントを高めるための「エンゲージメントプログラム」が用意されています。2ヶ月に1度、従業員向けにアンケートが配信され、エンゲージメントスコアを計測可能です。

「はたLuck」の行動データを組み合わせて解析することで、各職場におけるマネジメント課題の抽出と改善アクションを確認できます。個々の課題に対処することで、職場環境を改善できるほか、パフォーマンス向上も見込めるでしょう。

「星を贈る」機能で従業員に感謝の気持ちを伝える

「はたLuck」では仕事仲間に対する感謝の気持ちを「星」で送ることができます。初めての勤務を無事に終えた人や、急遽休みの人に変わって仕事に入ってくれた人に対して、簡単に気持ちを伝えることができます。

また、「星」に対して他の従業員からもコメントや拍手を送れることから、自然とやりとりが増え、雰囲気の良い職場作りにつながるでしょう。

クーポン情報を配布できる

「はたLuck」には従業員のエンゲージメント向上を目的として、おトクなクーポンを配信できる機能が備わっています。一般的な福利厚生サービスと異なり、特に貢献してくれている従業員に限定してクーポンを配布することも可能です。

レポート機能を活用して適切なフィードバックやフォローができる

「はたLuck」のレポート機能を活用すれば、店舗内業務のデータを可視化できます。売上や従業員満足度の高い店舗があれば、その店舗の運用方法について把握することで他の店舗に還元でできるでしょう。

はたLuck エンゲージメントプログラム for Workplace サービス紹介資料

従業員へのアンケートと「はたLuck」活用で蓄積された「行動データ」から店舗の課題を分析・可視化します。そこから導き出された課題改善アクションを実行し、モニタリングを継続していくことで、店舗のマネジメント力を向上させ、従業員のエンゲージメントを高めることが可能です。

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多くのスタッフを抱える店舗や企業では、シフト管理で膨大な労力と時間を費やしているのではないでしょうか。シフト管理の負担を軽減するためには、シフト管理システムの導入が有効です。

この記事では、シフト管理システムのメリット・デメリットや導入時のポイントのほか、おすすめのシステムについても紹介します。ぜひ参考にしてください。

シフト管理システムとは

シフト管理システムは、従業員のシフトを効率的に作成・管理するためのシステムです。まずは、どのようなメリット・デメリットがあるかを解説します。

シフト管理システム導入のメリット

シフト管理システムを導入する大きなメリットは、シフト作成や管理を効率化できることです。システムを導入することでシフト作成にかかる時間を大幅に削減し、人的ミスを減らすことができます。

また、従業員は自分のシフトをスマホなどから確認することが可能です。シフト変更や休暇申請も簡単に行えるため、ワークライフバランスの改善が期待できるでしょう。さらに、シフトデータの分析を通じて、人件費の最適化や生産性の向上にもつなげられます。

シフト管理システム導入のデメリット

シフト管理システムの導入は、時間とコストがかかることがデメリットです。従業員全員がシステムを適切に使用できるようになるまでに時間がかかることも考えられます。

さらに、システムの不具合が発生した場合、シフト管理が滞るリスクもあり、定期的なメンテナンスやアップデートが必要です。

シフト管理システムの主な機能

シフト管理システムの主な機能は、以下の3つです。

• シフト作成・シフト自動作成機能
• シフト調整機能
• シフトの共有機能

それぞれ説明していきます。

シフト作成・シフト自動作成機能

シフト作成機能は、従業員から回収した希望シフトやさまざまな条件をもとに、システム上でシフトを作れる機能です。さらにシフト自動作成機能では、事前に設定したルールに基づいて自動でシフトを作成することが可能です。

例えば、従業員のスキル、勤務可能時間、法的な制限などを反映させたシフトを作成できます。人的ミスを減らせるうえに、シフト作成にかかる時間を短縮でき、全体の生産性を向上させることが可能です。

シフト調整機能

従業員のシフト変更が生じた際には、システム上でシフトを調整できます。

例えば、別の従業員とのシフトの交代や、体調不良などによる欠員が出た際のヘルプ募集や応募なども、システム上で行えます。手動で調整するのと比べ、スムーズに進めることが可能です。

シフトの共有機能

作成したシフトは、システム上で従業員に共有できます。シフトが確定すると、メールやアプリで配信できるため、管理者が手動で送る必要がありません。

また、従業員は店舗へ行かなくてもリアルタイムでシフトを確認でき、店舗側と従業員の双方にメリットがあります。

「シフト管理ツール比較資料」をダウンロードする

シフト管理システムを選ぶポイント

シフト管理システムを選ぶポイントは、主に以下の6つです。

• 自社・自店舗に必要な機能を洗い出す
• 導入コストの比較
• スタッフが使いやすいかどうか
• サポート体制が充実しているかどうか
• トライアルやデモなどが利用できるかどうか
• セキュリティ対策は問題ないか

ひとつずつ解説していきます。

自社・自店舗に必要な機能を洗い出す

シフト管理システムを選ぶ際に重要なことは、自社や自店舗にとって必要な機能を明確にすることです。シフト作成のほか、ヘルプ調整や労務アラートなど、業務の特性によって必要な機能は異なるでしょう。自社・自店舗に必要な機能が備わっているかを確認することで、シフト管理の効率化を図れます。

導入コストの比較

シフト管理システムの導入コストは、システムの種類や形態によって異なります。初期費用がかかるものや月額料金が必要なものなど、さまざまです。全体のコストがいくらになるかを比較し、予算内で最適なシステムを選びましょう。

スタッフが使いやすいかどうか

シフト管理システムは日常的に操作するため、スタッフがスムーズに使えることが重要です。直感的に使えるインターフェースであるか、研修期間は必要か、などを確認しましょう。

また、スマートフォンやPCなど、複数のデバイスに対応しているかも使いやすさに影響します。

サポート体制が充実しているかどうか

サポート体制もシフト管理システムを選ぶ際のポイントです。不明な点があった際や問題が発生した際に、迅速に対応してもらえるかが重要です。

サポートの方法（電話、メール、チャット等）や、対応時間帯などを確認しましょう。サポート体制が整っていると、システム導入後も安心して利用できます。

トライアルやデモなどが利用できるかどうか

シフト管理システムを導入する前に、トライアルやデモを利用できるかは重要です。実際に使ってみることで機能や操作感を確認でき、自社に適しているかどうかを判断できます。無料トライアルを提供しているシステムなら、導入を決めた後もスムーズに運用できるでしょう。

セキュリティ対策は問題ないか

シフト管理システムを導入する際は、セキュリティ対策も重要です。シフト管理システムには、スタッフの個人情報が含まれているため、データの悪用や情報漏えいを防止しなければなりません。通信の暗号化や二段階認証、アクセス制限などの機能を備えたシステムが望ましいでしょう。

おすすめのシフト管理システム12選

ここからは、おすすめのシフト管理システム10選を紹介します。

• はたLuck
• Airシフト
• シフオプ
• SHIFTEE
• らくしふ
• R-Shift
• Sync Up
• 勤務シフト作成お助けマン
• oplus
• おまかせシフト
• ジンジャー勤怠
• Optamo

ひとつずつ見ていきましょう。

はたLuck

はたLuck は、チェーン店や多店舗展開している企業に、特に適しているシフト管理システムです。

シフト希望の提出から調整、確定までをアプリ内で完結できたり、ヘルプの募集・応募ができたりします。また、スタッフの属性にあわせた労務アラートや、売上・客数などに合わせた適正シフト機能も便利です。

シフト状況などのデータを集計し、店舗や曜日、ポジション別に分析することもできます。

はたLuckの「シフト機能」の資料をダウンロードする

Airシフト

Airシフトは、株式会社リクルートによって提供されているシフト管理システムです。主に小売業や飲食店といったサービス業で活用されています。

スタッフ専用アプリ「シフトボード」と連携すると、スタッフが提出したシフト希望をツールに反映でき、転記の手間を省けます。シフトの作成・共有といった機能のほか、単発バイトの募集を行える機能もあります。

シフオプ

シフオプは、株式会社リクルートが運営するシフト管理システムです。モデルシフト表示や労務アラート機能、人件費管理機能などがあります。

人数の過不足を現場ごとにリアルタイムで把握できるほか、自店舗や多店舗からヘルプを募集できる点が特徴です。さらに、簡単な操作により、システム上でスタッフとやり取りすることが可能です。

SHIFTEE

SHIFTEEは、株式会社システムサポートが提供しているクラウド型のシフト管理システムです。シフト希望の収集やシフト作成、労働警告機能、人件費計算機能などがあります。

さらに、LINE＠や勤怠管理システムと連携できたり、AIによるシフト自動作成が行えたりする点も特徴です。

らくしふ

らくしふは、チャットツールを活用したシフト管理システムです。チャットツール上でシフト回収ができるほか、シフト提出依頼の連絡や未提出者への催促などを自動で行えます。

さらに、人数や人件費を設定することで、適正なシフトを作成することが可能です。人件費を削減しやすいモデルシフト機能もあります。

R-Shift

R-Shift（アールシフト）は、小売業・サービス業に向いているシフト管理システムです。R-Shiftでは、さまざまな条件に合わせたシフトをAIで自動作成できます。スタッフのスキルや経験年数を踏まえた作業割り当てとなるので、生産性の向上も期待できます。

さらに、他店舗の不足人員や余剰人員を確認でき、店舗間でのヘルプ調整もしやすくなっています。

Sync Up

Sync Up（シンクアップ）は、多店舗展開している企業に向いているシフト管理システムです。店舗間でヘルプ調整が行えるほか、複数店舗の人件費や売上などの分析をまとめて行えることが特徴です。

さまざまな機能が用意されていますが、店舗ごとで課金できるため、一部の店舗のみで導入することも可能です。

勤務シフト作成お助けマン

勤務シフト作成お助けマンは、JRシステムが運営するシフト管理システムです。早番や遅番などを設定できる「勤務シフト作成お助けマンDay」と、アルバイト・パート勤務向けの「勤務シフト作成お助けマンTime」の2種類のアプリが提供されています。

勤務シフト作成お助けマンDayでは総労働時間や担当可能シフトなど、勤務シフト作成お助けマンTimeでは外国人留学生の勤務時間制限などの設定が可能です。

oplus

oplusは、100ユーザーまで無料で利用できるシフト管理システムです。シフトの回収・管理のほか、シフト提出締切のリマインド、ヘルプ要請が無料で行えます。

また、オプションで自動シフト機能も追加することが可能です。出勤インターバルの設定や出勤日数の均等化など、細かい調整が行えるようになります。

おまかせシフト

おまかせシフトは、スタッフの人数に関係なく、一律料金で利用できるシフト管理システムです。

休憩時間や勤務パターンを登録できたり、1時間ごとのスタッフ人数を自動集計できたりします。また、シフトの作成周期を指定可能で、1か月や1～4週間、1～50日間などから選択可能です。

ジンジャー勤怠

ジンジャー勤怠は、中小から大企業までさまざまな業種に対応するシフト管理システムです。

オプション料金がかからずに多彩な機能を利用できる点が特徴で、サポートも手厚いことで知られています。シフト管理のほか、勤怠管理や労働時間の集計なども行えるため、バックオフィスの業務を効率化するのに役立つでしょう。

Optamo

Optamoは、統計解析による組み合わせ最適化アルゴリズムを応用したシフト管理システムです。主に「Optamo for Shift」と「Optamo for Task」の2つのラインナップがあります。

「Optamo for Shift」は、スタッフのスキルや労働条件、勤務希望内容を守りながら、AIが最適なシフトを作成・管理します。夜勤回数や特定業務の担当回数を制限することも可能です。

「Optamo for Task」は、月間シフト作成・管理工程はもとより、日毎のタスク割当もAIが最適化します。スタッフのスキルや担当タスクなど細かな設定も可能で、同一業務への連続割り当てを回避することができます。さらに、勤怠管理システムと連携し、ジョブカンや楽々勤怠などのCSVファイルを出力することができます。

シフト管理システムを導入するなら「はたLuck」

シフト管理システムを導入するなら はたLuck がおすすめです。

はたLuck には、定期シフト機能や労務アラートのほか、適正シフト機能、ヘルプ募集機能など、シフト管理を効率化する機能が備わっています。

シフト提出依頼からシフトの確定までが簡単

はたLuck では、シフト作成に関する一連の作業がツール内で完結します。店長からスタッフへのシフト提出の依頼や、スタッフによる入力、シフトの回収もツール上で行えます。

回収したシフト希望のデータは自動的に取り込まれるため、手入力する必要はありません。ツール上でシフトを作成し、スタッフへ共有することが可能です。

定期シフト機能を活用してシフト作成の効率アップ

はたLuck では、固定のシフトで働くスタッフの勤務パターンを事前に設定できる「定期シフト」機能があります。

特定の曜日に休むスタッフや、決まったシフトで働くスタッフがいる場合に便利な機能です。定期シフト機能によってシフト管理がより効率的になり、管理者の負担が軽減できます。

また、スタッフは個々の状況に応じて、既に設定された定期シフトを個別に修正することが可能です。

労務アラートで法令遵守違反を防止

はたLuck には、スタッフの勤務条件に応じて労務アラートを通知する「カスタムアラート機能」が備わっています。

労働基準法に沿った管理が可能なだけではなく、外国人スタッフや社会保険に未加入のスタッフがいる場合にも役立ちます。それぞれの勤務条件に適したアラートを表示することで、個々のスタッフに合わせたシフト作成を簡単に行うことができます。

また、スタッフの勤務条件をカスタマイズしたり、複数の労務アラートを設定したりすることも可能です。

適正シフト機能で人員を最適に配置できる

はたLuck には、「適正シフト機能」が搭載されています。店舗別や曜日別に必要なリソースを設定しておくと、適切な人員配置を行える機能です。提示される適正シフトに沿ってスタッフを配置することで、シフト作成にかかる時間と手間を大幅に減らすことができます。

人件費の最適化にもつながり、店舗運営の効率化とコスト削減の両方が可能となります。

ヘルプ募集機能で店舗間でのヘルプ調整も可能

はたLuck には「ヘルプ募集機能」があります。勤務を増やしたいスタッフと、人員を募集したい店舗側のニーズをマッチングする機能で、特定の店舗に向けてヘルプスタッフの募集を発信することもできます。

スタッフは、アプリ上で手軽にヘルプへの応募が行えます。初めてヘルプに入る場合でも戸惑うことがないように、事前に情報やマニュアルを共有することが可能です。スタッフが安心してヘルプに応募できるため、店舗運営がよりスムーズになるでしょう。

労務アラートで法令違反を防止

はたLuckには、スタッフの勤務条件に応じて労務アラートを通知する「カスタムアラート機能」が備わっています。

労働基準法に沿った管理が可能なだけではなく、外国人スタッフや社会保険に未加入のスタッフがいる場合にも役立ちます。それぞれの勤務条件に適したアラートを表示することで、個々のスタッフに合わせたシフト作成を簡単に行うことができます。

また、スタッフの勤務条件をカスタマイズしたり、複数の労務アラートを設定したりすることも可能です。

複数店舗のシフトデータも確認可能

はたLuck では、管理画面から各店舗のシフトデータを閲覧することが可能です。これによって、人手が足りている店舗のみに限定して、ヘルプ募集をかけることが可能になります。店舗間でのヘルプ調整がよりスムーズに進められる点がメリットです。

はたLuck の導入事例

この章では、はたLuck を導入してシフト管理を行っている2社の事例を紹介します。

株式会社東京ドーム様

東京ドームシティをはじめとする施設の運営を手がける株式会社東京ドーム様では、シフト管理の効率化を目的として、はたLuck を導入されました。

東京ドーム内のショップは5つのエリアに区分されており、各エリアに100名程度、合計で400名を超えるアルバイトスタッフが在籍しています。野球などのイベント開催時には、シフト作成の業務が煩雑化し、100名規模のスタッフ管理に伴う負担が増大していました。

そのなかで はたLuck を活用することにより、シフト希望の回収やヘルプ募集が容易に行えるようになり、シフト管理の効率化に至っています。

導入事例(東京ドーム)をダウンロードする

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株式会社ハブ

株式会社ハブは、英国風PUB「HUB」「82」など全国103店舗を展開する企業です。店舗拡大を見据え、業務効率化と生産性向上を目指し はたLuck を導入されました。

導入の背景には、店舗ごとに異なるシフト作成方法の統一化と、人時売上高に基づく適正な人員配置の実現がありました。3店舗でのテスト導入を経て効果を確認し、全店導入を決定。シフト作成の効率化だけでなく、店舗とクルー間のコミュニケーション活性化にも活用されています。

株式会社ハブの導入事例をダウンロードする

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シフト管理システムを導入してシフト作成の効率化を図ろう

シフト作成を手動で行うと、時間や手間がかかるうえに、欠員の対応にも苦労します。しかし、シフト管理システムを活用すれば、それらの問題点を解消することが可能です。

シフト管理システムを導入して、シフト作成の効率化や適正な人員配置を行いましょう。

はたLuck シフト管理機能概要資料

シンプルで使いやすいUIで、シフト申請・調整・確定・確認の全ての業務が管理可能です。他にも売上予測に基づいた適正シフトや近隣店舗と人材シェアが可能なヘルプ募集機能など豊富な機能をご用意しています。

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