毎月のシフト作成に何時間もかけながら、「本当にこの業務、自分がやるべきなのだろうか」と感じた経験はないでしょうか。

スタッフの希望、スキル、法令、人件費といった条件を同時に成立させるシフト作成は、店長業務の中でも特に負荷の大きい仕事の1つです。一度はココナラやランサーズで代行を頼んでみたものの、自店のルールを伝えるだけで疲弊し、結局自分で修正してしまった、という方もいらっしゃるかもしれません。

本記事では、シフト作成をスポットで代行依頼する場合の相場・頼み方・失敗を防ぐためのルール整理術を、店長や管理者の視点で解説します。

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※本記事では、シフト作成をスポットで代行依頼する場合の相場や注意点を解説しています。外注すべきかどうかの判断基準を知りたい方、継続的な委託の契約形態や選定基準を知りたい方は以下の関連記事へお進みください。

▼関連記事：シフト作成は外注すべき？｜失敗しないための判断基準と選び方

▼関連記事：シフト作成の委託で失敗しない契約形態・選定基準・運用設計

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シフト作成代行とは｜今すぐ頼みたくなる現場の実情

シフト作成代行とは、その名の通り「店舗のシフト作成を外部に依頼する仕組み」です。

シフト作成代行は、店長の能力不足を補う手段ではなく、限られたリソースをどこに使うかという経営判断の一環として活用されます。「人に頼んでよいのだろうか」と後ろめたさを感じる方もいるかもしれませんが、これは個人の問題ではなく、店長業務の幅が広がりすぎている業務構造に起因するものです。

本章では、シフト作成代行という選択肢の輪郭と、現場が抱える実情を整理していきます。

シフト作成代行の定義とスポット利用という選び方

シフト作成代行は、1回単位で発注するスポット利用が中心となります。

依頼先は、ココナラやランサーズに代表されるクラウドソーシング、シフト作成を専門とするBPO事業者（Business Process Outsourcing＝企業の業務プロセスの一部を一括して請け負う専門的な外部事業者のこと）、社労士事務所の3系統に分かれます。シフト作成代行の利用者はスタッフ10〜30名規模の店長や、複数店舗を管轄するエリアマネージャーが中心です。

よく似た言葉として「委託」「外注」がありますが、契約形態や関係性が大きく異なるため、違いをまとめていきます。

「委託」との違い｜継続的な業務

委託とは、シフト作成業務を契約に基づいて継続的に外部の事業者に任せる形態を指します。代行が1回分のシフトをスポットで依頼するのに対し、委託は毎月の作成業務そのものを定常的に任せるイメージです。

契約期間は6ヶ月〜1年単位が一般的で、月額固定制を採るケースが多くなります。委託先には自店のルールや繁閑パターンが継続的に蓄積される一方、固定コストが毎月発生する点が代行との大きな違いです。

詳しくは関連記事をご覧ください。

▼関連記事：シフト作成の委託で失敗しない契約形態・選定基準・運用設計

「外注」との違い｜外に出すこと全般を指す広い概念

外注とは、社内業務を外部の事業者に出すこと全般を指す広い概念で、代行・委託・業務提携などはすべて外注の一形態に含まれます。

つまり「外注すべきか」という問いは、社内に留めるか外に出すかの判断であり、「代行か委託か」はその下にある手段にあたります。

外注の判断軸を整理したい方は、関連記事もあわせてご覧ください。

▼関連記事：シフト作成は外注すべき？｜失敗しないための判断基準と選び方

「店長が作るもの」という思い込み

店長は店舗の売上アップやスタッフの教育など、本来注力すべき業務を多く抱えています。そのなかで、店長自身が「自分一人でシフト作成を全部やらなければならない」と思い込んでいるケースも少なくありません。

しかし、シフト作成は準備から完成までに多くの時間を費やす業務です。シフト作成には、スタッフのスキル・雇用契約・法令遵守・スタッフ間の相性など多くの要素を同時に考慮する必要があります。

こうした業務の特性を踏まえると、代行に頼むことは店長やマネージャーの能力不足ではなく、 経営資源の合理的な配分判断と言えるでしょう。

次の章では、実際にスポット代行を依頼する際の相場と頼み方を整理していきます。

シフト作成代行の相場と依頼方法｜スポット依頼の全体像

実際に代行を頼もうとすると、「いくらかかるのか」「どこに頼めばよいのか」「どんな情報を渡せばよいのか」と、分からないことが多いのではないでしょうか。

本章では、スポット代行の相場レンジ・依頼経路の3パターン・依頼時に準備すべき情報という3つの論点を順に整理します。

シフト作成代行における依頼のポイントを押さえておけば、初めての利用でも迷わず進められるようになります。

スポット代行の相場レンジと変動要因

シフト作成代行の相場は、1回あたり数千円〜1万円台が中心です。

料金を左右する要因は、スタッフ数、勤務条件の複雑さ、納期の余裕、修正対応の上限の4つです。

特にスポット利用では、条件が複雑になるほど価格が高くなるため注意が必要です。

依頼経路の3パターン（クラウドソーシング／専門BPO／社労士系）

代行の依頼先は大きく3つの系統に分かれます。

①クラウドソーシング経由：
安価かつ手軽に発注できる一方、依頼相手が個人事業主中心となるため情報管理レベルにばらつきがあります

②シフト作成のBPO事業者
納期や品質が安定する反面、単価は1〜2割ほど上がる傾向です

③社労士事務所が提供する代行サービス
労働基準法の遵守という観点では最も信頼性の高い選択肢です

コストだけで選ぶと失敗しやすいため、納期・品質・情報管理の3軸で比較するとよいでしょう。

依頼時に必要な情報とスタッフデータの準備

代行に依頼する際は、勤務希望表、スタッフ名簿、勤務可能時間、スキル表などを整理して渡すのが基本です。

個人情報保護法では、委託元に対して「委託先への監督義務」が課されており、氏名・連絡先・扶養区分などのスタッフ個人情報を渡す場合は、NDA（秘密保持契約）の締結や情報の最小化が必要です。

「とりあえず手元にある情報をそのまま送る」という運用は、不要な個人情報まで外部に渡してしまうリスクがあります。何を渡し、何を渡さないかの線引きを事前に決めておくことが重要です。（参考：e-GOV「個人情報の保護に関する法律」）

次の章では、多くの依頼者がつまずく失敗パターンを確認していきます。

シフト作成代行で失敗する3つのパターン

「せっかくお金を払って依頼したのに、結局自分で作り直した」という苦い経験を持つ方は少なくないのではないでしょうか。

こうした失敗の多くは、依頼者の能力や代行業者のスキル不足ではなく、代行という仕組みに特有の構造的な落とし穴に起因しています。

本章では、現場で繰り返し起きている失敗を3つのパターンに整理してご紹介します。

自店のルールを伝えきれずに「期待外れ」が生まれる

代行依頼で最も多い失敗は、できあがったシフトが自店ではそのまま使えないという結果に終わることです。

背景にあるのは、代行業者の力量不足ではなく、依頼者側が自店のルールを暗黙知のまま伝えきれていないという問題です。日々の運用で当たり前になっているルールほど、明文化されないまま店長の頭の中に残りやすく、依頼書には反映されにくくなります。

例えば「日曜はベテラン2名以上」「レジ研修済みを各時間帯に最低1名」「主婦層の夕方は不可」といった条件は、現場では常識でも、外部の業者には伝わりません。

結果として、受け取ったシフトを自分で修正する作業が発生し、発注した意味が薄れてしまうケースも珍しくありません。この「伝達の壁」は、依頼前にルールを書き出す工程を踏むかどうかで大きく変わっていきます。

代行業者側に法令遵守の確認体制が整っていない

2つ目の失敗は、法令違反のリスクが見過ごされることです。

厚生労働省は2022年に「いわゆる『シフト制』により就業する労働者の適切な雇用管理を行うための留意事項」を公表しており、始業・終業時刻の明示や休日の設定など、使用者が守るべきポイントを示しています。

クラウドソーシング経由の個人代行では、こうした留意事項を十分に把握していないケースもあり、結果として36協定違反や変形労働時間制の運用不備につながる可能性があります。

法的責任は最終的に使用者である店舗・企業側に帰属するため、依頼先のチェック体制を事前に確認しておくことが欠かせません。

個人情報の受け渡しが無防備なまま進んでしまう

3つ目の失敗は、個人情報の管理が後回しになることです。

スタッフの氏名、連絡先、扶養状況、有給残数といった情報はすべて個人情報保護法上の「個人データ」に該当し、外部に渡す時点で委託元には委託先監督義務が発生します。

NDAを締結せずにメールで名簿を送付する、匿名化せずに連絡先を含む一覧を渡すといった運用は、漏えいリスクを高めるだけでなく、万一の事故時には委託元の責任も問われることになります。

代行を継続的に利用するつもりであれば、1回目から情報の管理体制を整えておくことが重要です。

次の章では、こうした失敗を防ぐための準備手順を具体的に整理していきます。

代行をうまく使うための「ルールの棚卸し」の手順

失敗の多くは、依頼前の準備段階で防げるものです。

「自分の伝え方が悪かったのだろうか」と落ち込む必要はなく、ルールを書き出す手順を踏むだけで、代行者が作成するシフトの精度は大きく変わっていきます。

本章では、代行への伝達精度を高めるための「ルールの棚卸し」を、3つのステップに分けて解説します。準備が整うと、修正のやり取りも減り、費用対効果が目に見えて改善していきます。 

自店のシフトルールを「書き出す」3ステップ

ルールの棚卸しと聞くと身構えてしまうかもしれませんが、3つのステップに分解すれば、特別なスキルがなくても着手できます。各ステップの中身を順番に見ていきましょう。

ステップ1｜時間帯ごとの必要人数と必須スキルを一覧化する

最初のステップは、時間帯ごとに「何人必要か」「どのスキルが必要か」を一覧化することです。

例えばドラッグストアであれば、平日午前はレジ1名＋品出し1名、夕方はレジ2名＋発注担当1名、といった形で時間帯と必須ポジションを落とし込みます。スタッフ一人ひとりがどの役割を担えるのかを書き出しておくことも必要です。

この一覧がないまま代行に依頼すると、業者は「人数はそろっているが現場では機能しないシフト」を作成する可能性が高くなります。スキルの可視化は、シフト作成の土台となる最重要ステップに位置づけられます。

ステップ2｜スタッフ個別の制約条件を書き出す

2つ目のステップは、スタッフ1人ひとりの制約条件を書き出す作業です。

曜日の制約（水曜は不可、土日のみ可）、時間帯の制約（高校生は22時まで）、扶養内上限、連勤不可・連休希望といった条件を、スタッフごとに整理していきます。

特にパート・アルバイトが中心の店舗では、社会保険や所得税の「年収の壁」を意識した勤務調整が前提となります。年収の壁は近年制度改正が続いているため、最新の基準を確認したうえでスタッフごとの上限を整理しておく必要があります。ここを見落とすとスタッフ本人や会社の双方に不利益が及ぶ可能性があるため、制約条件は明文化しておくことが重要です。 

ステップ3｜「絶対ルール」と「できれば守りたいルール」に優先順位を付ける

最後のステップは、ステップ1と2で洗い出した条件に優先順位を付ける作業です。

法令遵守や安全に関わる条件は「絶対ルール」、店舗運営上の好み（ベテラン1名は配置したいなど）は「できれば守りたいルール」として階層を分けます。

この優先順位付けを行わずに渡してしまうと、業者は全条件を同等に扱おうとして矛盾が発生し、「条件が多すぎて組めない」という結果に至ってしまいます。

ルールの重要性に強弱を付ける作業こそが、代行を成功させるポイントとなります。

スタッフ情報の整理・扱い方

シフト作成代行業者に渡す情報は、必要最小限にすることが原則です。

必要以上に個人情報を渡さず、個人を特定できない粒度で伝えるための具体的な方法には、以下のようなものがあります。

• スタッフ名は仮名化（Aさん、Bさんなど）する
• 連絡先は基本的に渡さない
• 扶養区分は「上限あり／なし」だけにして、具体的な金額を記載しない

スタッフID表とは別に、代行用の「最小化データ」を1セット作っておくと、依頼のたびに迷わずに済みます。

棚卸しした情報は代行以外の選択肢にも使える資産になる

ルールを棚卸しすることの最大の価値は、その情報がシフト作成代行だけでなく、将来のシフト管理ツール導入・新任店長への引き継ぎ・本部への業務標準化提案など、様々な場面で再利用可能な「資産」となる点にあります。

例えば、「はたLuck」のようなシフトツールに登録をすれば、棚卸しした勤務条件やスキル情報をそのまま月次のシフト作成に活用できます。 一度きちんと整理しておけば、店長が変わってもシフト作成の質が維持され、毎月の作業負担そのものも段階的に軽くなっていきます。ルールを棚卸しすることは、シフト作成を代行するための単発の準備ではなく「仕組み化への入口」なのです。 

次の章では、代行を継続的に使い続けるべきか、別の方法に切り替えるべきかという判断軸を整理していきます。

代行を「使い続ける」か「別の方法に切り替える」かの判断基準

代行を一度使ってみると、「このまま毎月頼み続けてよいのだろうか」という新たな迷いが生まれる方もいるのではないでしょうか。

本章では、年間コストの試算、代行が有効に機能する場面と限界が来る場面、代行とDXツールの比較という3つの軸から、継続利用をしていくかどうかの判断材料を整理していきます。

毎月代行に頼み続けた場合の年間コストを試算する

シフト作成代行を毎月継続利用した場合、1回10,000円と仮定すると年間で12万円、4店舗運営なら年間48万円のコストとなります。

これに加えて、依頼のための情報整理時間（毎回1〜2時間）、業者との細かい修正や打ち合わせに要する時間、緊急時の割増料金が上乗せされる構造です。

例えば店長の時給換算を3,000円・代行のための準備時間を毎月1.5時間とすると、依頼1回あたり4,500円相当の見えないコストが発生し、年間では54,000円前後の追加負担となります。表面上の発注額だけで判断すると実際にかかってくるコストを過小に見積もってしまいやすいため、「発注額＋準備時間＋修正対応時間」の合算で考えるとよいでしょう。

代行が応急処置として有効な場面／限界が来る場面

代行が最も価値を発揮するのは、一時的な非常事態を乗り切る場面です。

店長の急病や退職、繁忙期の一時的な増員対応・産休代替期間の3ヶ月など・期間限定の事情に対する応急処置として使うのが本来の姿といえるでしょう。

一方で、毎月発生する定常業務として代行に頼り続けると、コストが累積するだけでなく、店長側にノウハウが蓄積されず、代行なしでは現場が回らないという新たな属人化を生む構造に陥ります。

「3ヶ月以内の期間限定なら代行、毎月の継続課題なら別の手段」という分岐を持っておくと、判断しやすくなります。

「代行 vs DXツール導入」の比較

年間10万～50万円の代行コストに対し、シフト管理ツールの月額費用は1店舗あたり数千円〜1万円台が中心です。

単純な損益分岐で見ると、2〜3ヶ月分の代行費用でツールの年間利用料をまかなえる計算となります。ツールは24時間365日稼働するうえ、希望収集・予算に応じた人員配置・労務上のチェックといった工程を継続的に支援できるため、毎月発生する課題への対応としては代行より持続性の高い選択肢です。

はたLuckのシフト機能では、事前に登録したスタッフの勤務条件・スキル情報をもとに、「適正シフト」で予算に応じて人員を配置し、「労務アラート」で労務ルール違反を事前に検知できる仕組みを備えています。代行に渡す情報とほぼ同じ内容を一度登録するだけで、毎月の作業をシステム側で効率化できる点が、継続的な負担軽減を目指すうえでの大きな違いです。

ここまで、相場・準備手順・継続判断の軸を整理してきました。

次の章では、それでも残る疑問にQ&A形式でお答えしていきます。

シフト作成代行に関するよくある質問（FAQ）

シフト作成代行について、細かい疑問が残っている方もいらっしゃるかもしれません。

本章では、代行を検討するうえで質問の多い3つの内容にお答えしていきます。

Q1. シフト作成を代行に頼むのは店長として問題ないのか？

業務の外出しは店長の能力不足ではなく、経営資源をどこに集中させるかという経営判断です。

本来、店長の役割は売場管理・スタッフ育成・売上改善といった付加価値の高い業務であり、シフト作成そのものではありません。代行で生まれた時間を本来業務に充てる選択は、店舗運営の質を高める正当な判断と捉えてよいでしょう。

Q2. 個人情報をシフト作成代行に渡す際に、最低限確認すべきことは？

NDA（秘密保持契約）の締結、情報の最小化（氏名は仮名化、連絡先は渡さない）、委託先のセキュリティ体制の3点を必ず確認しましょう。

個人情報保護委員会のガイドラインでは、委託元に委託先の選定・契約・把握に関する監督義務が課されており、これを怠ると漏えい時に委託元も責任を問われる可能性があります。はじめから運用ルールを整えておくのがよいでしょう。

Q3. 小規模店舗でも代行を頼む価値はあるか？

スタッフ数が10名前後の小規模店舗でも、勤務条件が複雑であれば代行の価値は十分にあります。

ただし、「毎月継続して頼む」のではなく、「月末の繁忙時だけ」「店長が研修で不在の月だけ」といったスポット利用のほうがコストパフォーマンスの高い選択肢となりやすいでしょう。

まとめ｜シフト作成代行は「応急処置」。次の一手を考えるきっかけに

シフト作成代行は、今月の業務を乗り切るための有効な応急処置です。ただし、毎月の負担を根本から減らすには、自店のルールを仕組みに落とし込む工程が欠かせません。

本記事で取り上げたポイントは3つあります。

　　①スポット代行の相場は1回数千円～1万円台が中心である

　　②失敗の多くは「ルールの伝達」「法令遵守」「個人情報管理」の3項目に集約される

　　③継続利用の判断は、年間コストとDXツールとの比較で決まる

棚卸ししたルールや情報は、代行のためだけでなく、ツール導入や引き継ぎといった場面で繰り返し活用することができます。一度の準備が将来にも活用できるという意味で、シフト作成はコストではなく投資として向き合う対象です。棚卸ししたルールや情報は、代行のためだけでなく、ツール導入や引き継ぎといった場面で繰り返し活用することができます。

はたLuckでは、店舗のシフト管理を支援する機能を提供しています。シフト作成の負荷を本格的に減らしたい方は、導入事例を確認のうえ、自社のニーズにマッチするかどうかをチェックしてみてください。

「複数店舗のシフト作成が店長頼みになっていて、残業時間が長くなっている…」

「LINEで集めた勤務希望を手入力するのに時間がかかり、なかなか作成に進めない」

シフト管理の仕組みを変えたいと考える担当者にとって、ツールの選択肢の多さはかえって頭を悩ませる要因になっていないでしょうか。

最も一般的な「SaaS型シフト管理システム（Software as a Service）」は、クラウド上でシフト管理に関する業務を一括で行うことができるサービスです。

導入で得られる効果は大きい一方、業態や規模、現場のITリテラシーによって最適なツールは変わってくるため、選定を誤ると「負担が減らずコストばかりかかってしまい、結局Excelでのシフト管理に戻った」というケースも珍しくありません。

本記事では、SaaS型シフト管理ツールを選ぶ際に知っておきたい判断基準と、主要10サービスの特徴、導入で失敗しないためのポイントを解説します。自社に合ったシフト管理ツールを選び、現場の負担と店長の属人化を同時に解消するためのヒントになれば幸いです。

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※本記事では、SaaS型シフト管理システムの選定基準とタイプ別の主要サービスを比較しています。シフト作成を外部に出す判断基準を知りたい方、継続的な委託の契約形態を知りたい方は以下の関連記事をご覧ください。

▼関連記事：シフト作成は外注すべき？｜失敗しないための判断基準と選び方

▼関連記事：シフト作成の委託で失敗しない契約形態・選定基準・運用設計

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SaaS型シフト管理システムを検討する現場が抱える共通課題

シフト管理システムの導入を検討する前に、まず規模や業種に関係なく見られる2つの共通課題を解説します。これらの課題に該当する場合には、シフト管理システムを導入するタイミングといえるかもしれません。

シフト作成業務が属人化している

シフト表は、作成担当者以外は修正・更新できない状態になっている場合がほとんどです。

これは、Excelのマクロや関数、スタッフ個別の勤務条件メモ、暗黙のシフトルールなど、シフト作成に必要な情報のすべてが作成者の頭の中にあるためです。

１人で作成完了するメリットがある一方で、このような状況下では、仮にシフト作成担当者が退職・異動した場合に、後任の担当者が「イチから覚えていく」という事態になりかねません。

労働政策研究・研修機構の調査（2024年）でも、人手不足対応の中で「業務の属人化解消」がサービス業の重要課題として挙げられており、シフト作成はその典型例といえるでしょう。

▼参照：独立行政法人労働政策研究・研修機構「人手不足とその対応に係る調査」（2024年）

法令遵守のための確認作業が追いつかない

シフト作成時に確認すべき法令項目は沢山あります。

例えば、高校生の深夜労働制限、36協定の上限、連続勤務日数などです。そして、これらの法令が改定されるたびに最新の法令に適応しなくてはなりません。

つまり、シフト作成の際には複数の法令を参照しなくてはならないということです。

手作業での確認は、店舗数が増えるほど見落としリスクが高まります。シフトを組んだ後で違反が判明すれば、組み直しの工数だけでなく、法的リスクも抱えることになります。（参照：厚生労働省 労働基準関係法制研究会 報告書）

▼関連記事：シフト作成は外注すべき？｜失敗しないための判断基準と選び方

属人化と法令対応という2つの課題は、いずれもシフト作成者個人の頑張りだけでは十分な対策を取ることができません。仕組みとしての対策が重要になるのです。

次の章では、SaaS導入の前に確認しておきたい3つの選定ポイントを整理します。

SaaS型シフト管理システムを選ぶ前に確認すべき3つのポイント

SaaS型シフト管理システムは、国内だけでも数十種類のサービスが展開されています。しかし「機能が多いほうが良い」「価格が安いほうが良い」という単純な比較では、自社に合ったツールを選ぶことは難しいのです。

本章では、SaaS型シフト管理システムを選ぶ前に確認しておきたい3つのポイントを整理します。比較表を眺める前に、まず自社の状況を3つの軸で言語化することが、選定の精度を大きく左右していきます。

業態によって重視すべき機能が異なる

シフト管理の難しさは、業態によって異なります。同じ「シフト作成」でも、制約条件が業態ごとに異なるためです。

・飲食
時間帯別の必要人数とスキル配置が最重要。ランチとディナーで求められるスキルが変わるため、ポジション割当の柔軟性が選定のポイントになる。

・ホテル
フロント・料飲・清掃で勤務形態が異なるため、部署横断の一括管理と36協定チェックが必要になる。

・小売
扶養内上限や未成年の労働時間制限といった個人条件が複雑化しやすく、自動チェック機能の精度が運用の負荷を左右する。

自社の業態を確認し、シフトの特性を踏まえて最優先機能を決めることが、SaaS比較のスタート地点です。各サービスの機能数を比較する前に、この一手間を入れるだけで選定の精度が大きく変わっていきます。 

規模によって「選ぶべきタイプ」が異なる

店舗数や管理人数の規模が変わると、現場で起きている課題の質も変わります。規模ごとに優先される課題を見極め、その解決に合うツールを選ぶことが、選定精度を高めるポイントです。

・1店舗・20名以下の場合
希望収集や日々の連絡の煩雑さが主な課題となるため、希望収集の自動化やコミュニケーション機能の使いやすさが選定の軸になる。

・3～10店舗の場合
店舗間のシフト可視化や勤怠管理の不備に対する課題に対応できるツールが必要になる。

・10拠点を超える場合
セキュリティ体制、導入サポート、段階的な規模の拡大が可能なツールが必要になる

規模が変われば、抱える課題も変わります。今の規模で何に困っているかを起点に選ぶことで、機能面での過不足の問題がなくなり、選んだツールが定着しやすくなります。 

自社のシフトルールが言語化できているかを確認する

SaaSの初期設定には、自店舗のシフトルールの入力が必要です。

「日曜はベテラン2名以上」「レジ研修済みスタッフを各時間帯に1名」といった条件が店長の頭の中にしかない状態では、どんなツールを入れても設定を進めることはできません。

ただし、ここで注意しておきたいのは、シフト管理アプリを導入する前にルールを完璧にルールを完璧にする必要はないということです。

ツールの初期設定プロセスそのものが、シフト作成ルールの言語化を促す機会にもなります。重要なのは「ルールを書き出せる状態にあるか」を事前に確認し、必要であれば導入支援サポートのあるサービスを選ぶことです。

▼関連記事：シフト作成は外注すべき？｜失敗しないための判断基準と選び方

おすすめのSaaS型シフト管理システム10選｜タイプ別に比較

SaaS型シフト管理システムを選ぶときに難しいのは、「どこから比較を始めればよいかわからない」という点ではないでしょうか。

ここからは、前章で整理した判断基準をもとに、SaaSを3つのタイプに分けて主要10サービスを紹介します。自社の業態と規模に近いタイプから確認することで、候補を効率よく絞り込むことができます。

多店舗・チェーン向け｜一括管理と適正配置に強いSaaS

複数店舗のシフトを本部から一括管理し、店舗間の人員調整やコンプライアンスチェックまでカバーするタイプです。店舗数が3拠点以上あり、シフト作成の標準化や人件費の最適化を本部主導で進めたい企業に向いています。

はたLuck

はたLuckは、サービス業の多店舗運営に特化したオールインワンプラットフォームです。

シフト機能では、曜日・時間帯ごとの予算に応じた「適正シフト」の設定、「シフトパターン」による必要人員の事前設定、近隣拠点との「ヘルプ募集」機能などが利用できます。

特徴的なのは、シフト管理だけにとどまらず、コミュニケーション・業務効率化・HRの3領域の機能を1つのアプリに集約している点です。

多店舗企業での利用実績があり、シフトに関わる業務全体の工数を約70%削減した事例も公開されています。多店舗のオペレーション標準化と従業員エンゲージメントの向上を同時に進めたい企業に適しています。

R-Shift（アールシフト）

R-Shiftは、小売・サービス業の店舗シフトに特化したシフト管理システムです。

AIを活用した最適化アルゴリズムとデータ分析技術を採用し、勤務時間・休日・スキル・従業員同士の組み合わせなど複雑な条件を考慮した自動作成が可能です。

月間シフトを指標化して診断・評価し、改善点を定量的に把握できる機能を備えている点が特徴です。全店舗のシフト状況を一元管理でき、業種・業態に応じてオーダーメイドで設定できる柔軟性が強みといえます。月額10万円〜の価格帯で、中規模以上のチェーン展開企業向けの本格運用に対応するサービスです。

出典：R-Shift

Optamo（オプタモ）

Optamoは、組み合わせ最適化アルゴリズムを応用した勤務シフト表・タスク表の自動作成クラウドサービスです。

スタッフのスキルや契約条件、勤務希望、労働規定などを考慮し、適材適所な人員配置を自動で行えます。

ラインナップは「Optamo for Shift」（勤務シフト最適化）と「Optamo for Task」（日別タスク最適化）の2種類があり、業務の単位や課題に応じて選択できます。

スタッフ専用サイトからの希望申請、応援機能（ヘルプ／募集）、勤怠管理サービスとの連携にも対応しており、シフト作成の属人化と作業負担の軽減を目指す企業に適したサービスです。

出典：Optamo

シェアフルシフト

2024年8月にSaaS型シフト管理サービス「Sync Up」から名称変更されたシェアフルシフトは、自動シフト作成機能を導入したサービスです。シェアフルシフトの特徴は、専用アプリからスタッフがシフト提出・確認・ヘルプ応募を行えるなど、現場スタッフが直感的に操作できる点です。

時間帯ごとの適正人数や人件費を設定し、過不足を確認しながらシフトを作成できます。

労働基準法・入国管理法のアラート機能による法令遵守、他店舗へのヘルプ要請、会社単位・事業所単位でのシフト分析データの出力にも対応しており、パーソルグループの人材知見を活かした多店舗管理に強みがあります。

出典：シェアフルシフト

小規模店舗向け｜低コストで始められるシフト作成SaaS

「まずはシフト作成のデジタル化から始めたい」という小規模店舗向けのタイプです。1〜2店舗規模で、まず希望収集や作成業務の効率化を目的に導入を検討する企業に向いています。

oplus（オプラス）

oplusは、基本機能が無料で使えるクラウド型シフト管理サービスです。

シンプルで直感的な操作性が特徴で、ブラウザやアプリからシフトの提出と編集ができます。提出された希望シフトは、シフト管理画面に自動で転記される仕組みです。

料金プランは無料の「スタンダードプラン」（上限100ユーザー）に加え、複数拠点管理や人件費計算に対応する「Proプラン」（月額100円／ユーザー）、勤怠管理機能まで含む「Pro+勤怠プラン」（月額200円／ユーザー）の3種類が提供されています。

初期費用ゼロから始められるため、「SaaS型のシフトツールをまずは試してみたい」と考えている小規模店舗の入口として適しています。

出典：oplus

Airシフト

Airシフトは、リクルートが提供する利用者数は80,000人以上のシフト管理システムです。シフト提出から作成、スタッフとのやりとりまでをツール内で完結できます。

過不足や概算人件費を可視化しながらシフトを作成でき、店舗をまたいだ人員配置の調整にも対応しています。スタッフ向けシフト管理アプリ「シフトボード」と連携することで、スタッフがいつでもどこでもシフトの提出・確認・連絡を行えます。「シフトボード」は2025年12月末時点で累計1,200万ダウンロードを記録しており、デジタル操作に不安があるスタッフでも導入しやすい設計です。

出典：Airシフト

シフオプ

シフオプは、初期費用無料、1ユーザーあたり月額300円で利用できるシフト管理システムです。シフトの基本操作はクリック＆ドラッグの2ステップで、Excelのような関数入力は不要です。

コンプライアンスリスクを回避するためのチェック機能を搭載し、36協定違反や未成年の深夜勤務制限などに対してアラートを自動表示します。スマホ・PC両対応で、スタッフはいつでもシフトの提出・確認ができます。

出典：シフオプ

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、「出勤管理」「シフト管理」「休暇・申請管理」「工数管理」の4機能を、自由に組み合わせて利用できるクラウド型勤怠管理システムです。シフト管理機能では、スタッフからのシフト申請を直感的な画面操作で管理でき、必要人数との過不足を時間帯ごとに確認できます。

シフト管理機能と出勤管理機能が標準で連動しているため、シフトと勤怠を別々のツールで管理する二重入力の手間がなくなります。料金プランは無料プラン（機能制限あり）と有料プランがあり、有料プランは1ユーザーあたり月額200円〜500円（利用する機能数に応じて変動・最低利用料金は月額2,000円）の体系です。シリーズ累計30万社以上の導入実績があり、デジタル化・AI導入補助金（旧IT導入補助金）の対象としても活用できます。 

出典：ジョブカン勤怠管理

業種特化型｜専門的な勤務体系に対応するSaaS

夜勤・交代制・中抜けシフト・様式9対応など、業種固有の複雑な勤務形態に対応した特化型SaaSです。汎用的なシフト管理とは異なるニーズを持つ現場向けのタイプといえます。

働き方マイスター

働き方マイスターは、セコム医療システムが提供する、看護師の勤務表自動作成と看護配置要件管理に特化したSaaSです。多くの看護師長との協働から生まれたサービスで、シフトを作る上での条件を3段階の優先度（必ず／原則／なるべく）で設定でき、法令遵守とスタッフの働きやすさを両立した勤務表を自動生成できます。

出力できる帳票は、複数書式の勤務表に加え、様式9・病棟管理日誌・週間計画表など豊富にそろっています。さらに、4か月先までの予測勤務表を作成し、看護配置要件の不足を事前に検知する機能も備わっています。スタッフからの希望は専用画面で受け付ける仕組みのため、転記時間とミスの削減につながります。

出典：働き方マイスター

miramos（ミラモス）

miramosは、コニカミノルタが提供する介護施設のシフト作成に特化したAI自動作成サービスです。AIがシフトのベースを自動で作成することで、修正の連鎖が起きにくく、簡単な手修正でシフトを完成できる点が特徴です。

人員配置や加算の要件を満たしているかをチェックする機能を搭載しており、返戻リスクの軽減にもつながります。勤務形態一覧表（様式9）の形式でダウンロードできるため、行政対応の効率化も実現します。

miramosは、職員同士の相性やペア、夜勤専従といった介護現場特有の条件にも事前設定で対応できる介護業界に特化したサービスです。

出典：miramos

タイプ別に候補を絞り込めたら、次に確認すべきは「導入後に現場で本当に使われるか」という視点です。次の章では、SaaS導入を成功させるために事前に確認しておきたいポイントを整理します。

シフト管理ツールの導入で失敗しないために確認すべきこと

せっかくツールを導入したのに「結局もとのやり方に戻ってしまった」という声を聞いたことはないでしょうか。

ツールの機能が優れていても、現場で使われなければ効果は生まれません。

本章では、導入後の定着を左右する2つの確認ポイントを整理します。比較段階で見落としがちな視点をおさえることで、SaaS導入の成功率を高めることができます。

現場スタッフが使いこなせるかを事前に検証する

SaaS選定の段階で最も見落とされやすいのが、「現場スタッフの使いやすさ」です。

管理者側の機能がどれだけ充実していても、希望シフトの提出や確認といったスタッフ側の操作が複雑であれば利用は進みません。

無料トライアル期間中に、ITに不慣れなスタッフに実際に触ってもらうことが、最も確実な検証方法といえます。「ベテランの店長が使えるか」ではなく、「初めてアプリを入れたパートの方が迷わず操作できるか」を基準にすることが重要です。

LINE連携やアプリ対応の有無、画面の文字の大きさ、操作ステップ数なども定着率に大きく影響を与えます。

段階的に導入するか、一斉導入するかを決める

複数店舗・複数拠点で導入する場合、1拠点で先行導入してから横展開する「段階導入」と、全店舗を一斉に切り替える「一斉導入」のどちらを選ぶかも、定着を左右する論点です。

段階導入はリスクが低い一方、拠点間で運用がバラバラになる期間が発生します。一斉導入は初期負荷が高いものの、標準化が一気に進む利点があります。判断の分かれ目となるのは、自社内で導入を推進する担当者の有無です。専任の推進担当を置くことができるのであれば一斉導入が可能になりますが、現場任せの導入となる場合は段階導入の方がリスクが少なく安全です。

中小企業庁の人手不足対応ガイドラインでも、業務改善ツールの導入は「小さく始めて成功体験を積む」ことが定着の鍵として挙げられています。

現場の使いやすさと導入プロセスを設計できると、SaaS導入の成功率は大きく高まります。次の章では、SaaS型シフト管理システムの検討段階でよく寄せられる質問にお答えします。

シフト管理関連のツールについてのよくある質問（FAQ）

SaaS型シフト管理システムの導入を検討する際、本部への上申資料を作る段階で「具体的な数字や根拠」が必要となります。

本章では、検討時に寄せられることが多い4つの質問にお答えします。社内提案や経営層への説明の際にご活用ください。

Q1. 月額費用の相場はどのくらいか？

無料プランを提供するSaaSもありますが、自動作成機能を使う場合はスタッフ1名あたり月額200〜400円が相場です。20名規模の店舗であれば、月額4,000〜8,000円程度が目安になります。

ただし、月額だけを見て判断するのではなく、Excelによる内製化を行った場合のコストと比較することが重要です。内製コストは、【シフト作成工数（月8〜12時間）×店長の時間単価＋作り直し工数＋シフトの組み間違いによる人員不足や売上機会の損失】という形で算出できます。

Q2. 小規模（1店舗・20名以下）でもSaaSを入れる意味はあるか？

小規模であってもSaaSを導入する意味は十分にあります。理由は大きく分けて2つあります。

1つ目は、スタッフの勤務条件が複雑な場合、規模に関わらず手作業の限界は同じであるためです。高校生・主婦層・シニアが混在する店舗では、20名でもExcel管理は困難であることが多く、ツール導入によって業務負担の低減が期待できます。

2つ目は、小規模のうちにSaaSへ移行しておくことで、店舗数を拡大した際の移行コストが抑えられるためです。はじめから標準化された運用を作っておくことにより、将来的な負担を減らすことが可能です。

Q3. SaaSと外注、どちらが自社に合うか？

SaaSは自社で運用する仕組み、外注は他者に任せる仕組みです。判断の分かれ目は、「ルールを自社で管理し続ける意思と体制があるかどうか」です。

外注を選ぶ場合でも、ルールの言語化作業そのものは必要になります。SaaSの導入準備と外注先への共有資料は、求められる内容に共通する部分が多いことも特徴です。詳しくは「シフト作成 外注」の記事をご覧ください。

▼関連記事：シフト作成は外注すべき？｜失敗しないための判断基準と選び方

Q4. 補助金や助成金は活用できるか？

2026年度から「デジタル化・AI導入補助金」（旧IT導入補助金）が開始され、SaaS型シフト管理システムも補助対象となる可能性が高い状況にあります。通常枠で最大450万円、補助率1/2〜2/3の支援内容となっています。

また、厚生労働省の「働き方改革推進支援助成金」も、勤怠・シフト管理ツールの導入に活用できる制度です。予算を理由に導入を見送る前に、これらの制度の活用可否を確認することが重要です。

▼参照：経済産業省「デジタル化・AI導入補助金 」

▼参照：厚生労働省「働き方改革推進支援助成金」

費用感や制度活用の方向性が見えてきたら、いよいよ具体的な導入計画に進んでいきます。次の章では、シフト管理ツール「はたLuck」を実際に導入した企業の事例から、ツール導入によってどのような効果が発揮されたのかをご紹介します。

【導入事例】ツール活用でシフト管理はどのように変わるか｜企業事例

「機能や価格は分かったが、実際に業務負担はどの程度変わるのだろうか？」と考える方も多いのではないでしょうか。

本章では、はたLuckを導入した2社の事例を「課題→施策→変化」の流れでご紹介します。

シフト作成業務の負荷軽減と店舗内コミュニケーション改善を両立｜株式会社ハブ様

英国風PUB「HUB」「82」を運営する株式会社ハブでは、シフト作成業務の負荷軽減と店舗内コミュニケーションの改善を目的に、はたLuckを導入しました。

導入前は、シフト作成・勤怠連絡・店舗運営の連絡が複数のツールに分散しており、店長の負荷が大きい状況でした。はたLuck導入後は、シフト作成と店舗内コミュニケーションを1つのアプリに集約することで、店長の業務工数が大幅に削減。シフト作成の効率化によって生まれた時間を、店舗運営の生産性向上やクルーへの還元につなげる取り組みが進んでいます。

▼関連記事：株式会社ハブ｜はたLuck導入事例

400人超のシフト管理を効率化し、スタッフが「たのしい」環境を実現｜株式会社東京ドーム様

東京ドームシティの施設運営を手がける株式会社東京ドームでは、ドーム場内の飲食・物販店舗を5エリアに分けて管轄しており、1エリアあたり100人単位、計400人以上のアルバイトスタッフが登録されています。

導入前は、1人の社員が5〜6店舗分のシフトをほぼ毎日作成する必要があり、シフト管理と情報共有に膨大な工数がかかっていました。以前のツールでは、メールでのシフト連絡が埋もれやすく、スタッフに情報が届かないことも課題となっていました。はたLuck導入後は、アプリ上でシフト作成・共有・連絡が一元化され、シフト管理業務の負荷とスタッフの心理的負担の両方が軽減されています。

▼関連記事：株式会社東京ドーム｜はたLuck導入事例

まとめ｜シフト管理システムは「選び方」で成果が変わる

シフト管理SaaSの選定で重要なポイントは3つあります。業態・規模・課題のフェーズで選定基準を分岐させること、現場スタッフの使いやすさを事前に検証すること、そしてシフトルールの言語化が定着の土台になるという視点です。

シフト管理SaaSへの投資は、店長の時間と現場の安定を取り戻すための投資です。属人化や法令対応に追われる時間を減らし、その分を接客や育成といった付加価値の高い業務に振り向けることにつながります。

はたLuckでは、サービス業の多店舗運営に特化したシフト管理機能を提供しています。シフト作成の負荷軽減と店舗運営の生産性向上を両立させたい方は、まずはお気軽に資料をダウンロードください。

「チームの成果が上がらない」「部下が指示待ちで活気がない」といった悩みを抱えていませんか？目先の数字を追うほど職場の空気が重くなり、結果が悪化するという悪循環は、多くのリーダーが直面する深刻な課題です。

この記事では、MITのダニエル・キム氏が提唱した、組織が成果を出し続けるためのフレームワーク「成功循環モデル」について解説します。このモデルは、「関係」「思考」「行動」「結果」という4つの質の連鎖によって組織の状態を捉える理論です。

この記事を読むことで、「関係の質」を起点としてグッドサイクルを始動させる具体的な施策や、エンゲージメントを高めて変化に強いしなやかな組織を育てる方法を体系的に理解できるでしょう。

成功循環モデルとは

「成功循環モデル」は、マサチューセッツ工科大学（MIT）組織学習センターの共同創設者であるダニエル・キム氏が提唱した、組織が成果を出し続けるためのフレームワークです。このモデルでは、組織の成功は個人の能力だけでなく、「関係の質」「思考の質」「行動の質」「結果の質」という4つの要素が連鎖的に向上することで達成されると考えられています。

「成功循環モデル」の最大の特徴は、組織が陥りやすい「バッドサイクル」と、持続的な成長を可能にする「グッドサイクル」という2つの循環を示している点です。「関係の質」を高めることから始めることの重要性を説いています。

モデルを構成する「4つの質」とは

成功循環モデルは、互いに影響し合う4つの要素で構成されています。

成功循環モデルのグッドサイクル

グッドサイクルとは、「関係の質」を起点として、4つの質が相互に良い影響を与え合う連鎖のことです。

具体的には、メンバー間の信頼が深まりコミュニケーションが活発になることで「関係の質」が向上します。これにより、安心して意見を交換できる環境が生まれ、仕事への面白みが増し、前向きなアイデアや新たな発見が生まれる「思考の質」が向上します。さらに、ポジティブな思考に基づいて一人ひとりが自発的に新しい行動や挑戦に取り組む「行動の質」が向上し、優れた成果が上がる「結果の質」へとつながります。

この「結果の質」の向上は、さらにメンバー間の信頼を深め、「関係の質」を強化します。このサイクルを継続的に回すことで、組織は持続的な成長を実現することが可能です。

成功循環モデルのバッドサイクル

バッドサイクルとは、目先の成果である「結果の質」に固執するあまり、組織が負のスパイラルに陥ってしまう状態のことです。

「結果の質」ばかりを追求していると、数字や目標達成だけにこだわるようになり、メンバーに改善を強要すると、組織内の「関係の質」が低下してしまいます。さらに、「思考の質」も低下し、仕事の面白みを感じられず、受け身な思考になり、自分から考えようとしなくなることで、モチベーションが欠如します。

こうした状況は「行動の質」の低下を招き、自ら提案したり挑戦したりする意欲が減退し、指示待ちや現状維持が常態化します。その結果、さらに「結果の質」が悪化するという、まさに悪循環に陥ってしまうでしょう。たとえ短期的に成果が出ていたとしても、「関係の質」を軽視することは、将来的に組織の崩壊を招くリスクをはらんでいます。

成功循環モデルが注目されている背景

現代の組織運営では、短期的な成果だけを追求しても持続的な成長は難しいという考えが広まっています。成功循環モデルが注目されているのは、以下のような社会的なニーズがあるためです。

• 成果とコンプライアンスの両立
• 組織のウェルビーイングへの関心の高まり
  

成果とコンプライアンスの両立

現代の企業には、法律を守ることに加えて、高い企業倫理と社会規範に沿った事業活動が強く求められています。高い成果を維持しながら法令遵守を徹底するには、組織内に強固な信頼関係を築くことが不可欠です。

例えば、数字目標が「絶対的なノルマ」となり、達成できないことが許されないような圧迫感のある環境が生まれると、担当者は精神的に追い詰められてしまいます。その結果、顧客の利益を無視した強引な営業や、不正な方法で契約を獲得するといったコンプライアンス違反のリスクが高まります。

このように、「結果の質」ばかりを追求し無理な働き方を続けることは、長期的には組織に大きな損害を与えるため、良好な人間関係に基づいた健全な目標達成の方法が重要視されています。

組織のウェルビーイングへの関心の高まり

ウェルビーイングとは、心身ともに満たされ、社会的なつながりも充実している状態を指します。近年、このウェルビーイングと組織の業績との間には強い相関関係があることが、多くの研究で明らかになっています。

例えば、イリノイ大学の研究によると、幸福度の高い従業員は、そうでない従業員と比較して、創造性が3倍、生産性が31％、売上が37％それぞれ高くなる傾向があるという報告があります。

また、ハーバード大学の研究では、人が幸福感や健康を向上させる上で、「良好な人間関係」が極めて重要な要素であると結論づけられています。

従業員一人ひとりが自分らしく、心身ともに健やかに働ける環境であり、互いの人間関係が良好に保たれている職場は、各人が本来持っている能力を最大限に発揮しやすい場となります。このような職場環境は、持続的に成果を上げ続けるための基盤となるため、ウェルビーイングの実現を支援する成功循環モデルが効果的に活用されているのです。

サービス・プロフィット・チェーンとは

成功循環モデルが注目を集めている背景には、従業員の幸福度が生産性や売上向上に直接つながるという認識が広まっていることがあります。組織内でグッドサイクルが生まれると、従業員は心身ともに満たされた状態で業務に取り組めるようになります。この社内のグッドサイクルは、顧客満足度や企業の収益性といった外部への価値提供にも大きく貢献することがわかっています。

では、具体的に従業員の満足はどのようにして企業の利益へと結びつくのでしょうか。この組織内部のグッドサイクルと外部の成果を結びつけるメカニズムを解き明かす理論として、成功循環モデルと併せて理解しておきたいのが「サービス・プロフィット・チェーン」いわゆるSPC理論です。

サービス・プロフィット・チェーンは、ハーバード・ビジネススクールのJ.S.ヘスケット教授らが提唱した経営理論です。このモデルは、従業員の満足度（ES）と顧客の満足度（CS）の連鎖を通じて、企業の業績を高めることを目指します。

この理論の要点は、従業員満足と顧客満足が密接に結びつき、互いを高め合う「好循環」を生み出すことで、最終的に企業の利益と価値を最大化できるという考え方にあります。サービス・プロフィット・チェーンは、以下の7つの段階的な因果関係で構成されています。

1. 社内サービスの質
2. 従業員満足度とロイヤルティ
3. 従業員の生産性
4. サービスの価値
5. 顧客満足
6. 顧客ロイヤルティ
7. 企業の業績向上

現代のサービス業では、技術の進歩により製品そのものでの差別化が難しくなっています。また、SNSの普及により顧客の発信力が強まっているため、サービス・プロフィット・チェーンは、持続可能な成長を実現するための有効な手法として注目されています。

サービス・プロフィット・チェーンについて詳しく知りたい方は、こちらもご覧ください。

関連記事；サービスプロフィットチェーン（SPC）とは？顧客満足度向上のために不可欠なことを解説

成功循環モデルを導入するメリット

成功循環モデルを組織運営に活かすことは、業績を上げるだけでなく、組織の根本的な課題を解決し、持続的な成長の土台を築くことにつながります。目先の「結果」だけでなく、組織の根幹である「関係性」を見直すことで、多くのメリットを期待できます。

成功循環モデルを導入することで得られるメリットは、以下のとおりです。

• 従業員のエンゲージメントが向上する
• 組織の現状を客観的に把握できる
• 変化に強い柔軟な組織を育める
• コミュニケーションが活性化して組織風土を改善できる
  

従業員のエンゲージメントが向上する

従業員のエンゲージメントは、「グッドサイクル」を回す取り組みによって高まります。従業員同士の信頼関係が深まり、自分の意見が尊重される環境では、仕事へのやりがいや組織への貢献意欲が自然と向上します。

「関係の質」から始まり、「思考の質」「行動の質」を経て「結果の質」へとつながるこの好循環は、従業員一人ひとりに、チームや組織がより高い成果を目指せる場所であると実感させます。また、現在の組織に所属していることが自己成長につながっていると感じられれば、組織を離れたいと考える従業員は減り、離職の抑制にもつながります。

このように、従業員が自分らしく、いきいきと働ける職場環境が整うことで、エンゲージメントは着実に向上していくでしょう。

こうした従業員のエンゲージメントを向上を目指すツールとして「はたLuck」がおすすめです。「はたLuck」のHR機能を使うことで、従業員のエンゲージメント向上を目指せるようになるでしょう。

組織の現状を客観的に把握できる

成功循環モデルのフレームワークを活用することで、組織の現状を客観的に分析することが可能です。「関係性」「思考様式」「行動」「成果」の4つの質的側面から課題を整理することで、問題の根本原因を特定しやすくなります。また、どの側面に課題があるのかが明確になれば、具体的な対策の検討がスムーズに進みます。

さらに、これらの分析結果を組織内で共有することで、目指すべき組織像に対する各メンバーの意識や行動指針を明確にすることが可能です。組織のあるべき姿を実現するためには、トップダウンでの指示だけでなく、現場レベルでの望ましい思考や行動の定着を促進する基盤となります。客観的かつ定量的に測定可能なサーベイも活用でき、組織の現状把握を効果的に支援します。

変化に強い柔軟な組織を育める

グッドサイクルが生まれている組織では、従業員が自ら考え、主体的に行動することが自然な習慣となっています。このような組織は、予測が難しい市場の変化や新たな課題に直面した際に、組織全体で柔軟に対応する力を大きく高めます。

トップダウンの指示を待つのではなく、現場の担当者が自律的に判断し、協力し合うことで、変化に素早く的確に対応できる強い組織を育むことが可能です。従業員間の信頼関係に基づいた「関係の質」が高まることで、一人ひとりが失敗を恐れずに意見を述べたり、行動したりしやすい、心理的に安心できる環境が生まれます。

現代はVUCAの時代と呼ばれ、将来の予測がますます困難になっています。このような未知の状況や急激な変化に直面したときこそ、個々の従業員が主体的に考え、行動できる組織が持続的に成長し、変化に強くしなやかな組織へと発展していきます。

コミュニケーションが活性化して組織風土を改善できる

成功循環モデルでは、導入段階で「関係性の質」を重視することで、社内のコミュニケーションが自然に活性化されます。

従業員同士の対話が増え、互いへの理解が深まることで、組織全体に風通しの良い環境が生まれます。これにより、部署間の壁が低くなり、建設的な意見交換が活発になるなど、組織の雰囲気がポジティブに変化していくことが期待できるでしょう。

質の高いコミュニケーションが成果に結びつくことを実感できると、メンバーはお互いの理解と尊重に一層努めるようになり、良い循環が生まれます。また、成果が悪かったからといって、上司から叱責されたり、排除されたりする心配がなくなるため、部下が追い詰められて成果を出しにくくなるリスクも軽減されます。

このように、コミュニケーションの活性化は信頼関係を強化し、さらにコミュニケーションの質を高める好循環を生み出します。これは組織にとって非常に大きなメリットと言えるでしょう。

社内コミュニケーションの活発化を図るツールとして「はたLuck」がおすすめです。「はたLuck」のコミュニケーション機能を使うことで、社内コミュニケーションの活発化が可能になります。

組織をグッドサイクルに導く施策

成功循環モデルでグッドサイクルを始めるには、まず「関係の質」を向上させることが重要です。この関係の質を支える土台となるのが、チーム内で自分の意見や失敗を安心して話せる「心理的安全性」です。心理的安全性を高める具体的な施策を導入することで、従業員同士の相互理解と信頼関係が深まり、組織は健全な成長の循環に入ることができます。

組織をグッドサイクルに導く施策には、以下のようなものがあります。

• ピアボーナスを導入する
• 1on1を実施する
• 会議の発言ルールを決める
  

ピアボーナスを導入する

ピアボーナスとは、従業員同士が仕事の成果や貢献に対して、少額の報酬やギフトを贈り合う制度のことです。この制度を導入すると、普段はあまり目立たない「縁の下の力持ち」のような業務にも光が当たるようになります。

従業員全員がお互いを認め合い、感謝や承認の気持ちを伝え合う文化が職場に広がることで、心理的な安心感が高まり、主体的な発言や行動が生まれやすい環境が整います。

1on1を実施する

上司と部下が定期的に行う1on1ミーティングは、コミュニケーションを活発にし、厚い信頼関係を築く上で非常に効果的です。このミーティングを成功させるには、上司が部下の決断を尊重し、真摯に耳を傾ける姿勢が大切です。

部下が「自分の意見を否定されずに聞いてもらえる」と感じることで、上司に本音を話しやすい、風通しの良い組織へと変化し、心理的安全性が向上するでしょう。

会議の発言ルールを決める

会議での発言を促し、それが受け入れられる経験を増やすために、明確な「発言ルール」を定めることも効果的です。

例えば、「会議では必ず全員が一度は発言する」「他人の意見を否定せず、前向きな助言をする」といったルールを設けると良いでしょう。発言することが当たり前になり、自分の意見が周囲に受け入れられる経験が増えることで、メンバーは安心して発言できるようになり、組織の心理的安全性が高まります。

社内で安心してコミュニケーションを取れる環境を作るツールとして「はたLuck」がおすすめです。「はたLuck」が提供するコミュニケーション機能を活用することで、組織内の円滑な情報共有と連携の促進が期待できます。

まとめ

この記事では、従業員満足度のグッドサイクルについて解説してきました。

成功循環モデルは、「関係・思考・行動・結果」という4つの質の連鎖によって、組織が成果を出し続けるためのフレームワークです。目先の成果だけを追求すると、組織は「バッドサイクル」に陥ってしまいます。そのため、成功の鍵は、起点となる「関係の質」を向上させ、心理的安全性を確保することにあります。

良好な関係性は、前向きな思考と自発的な行動を促し、持続的な成長を実現する「グッドサイクル」を生み出します。さらに、従業員満足が顧客満足と利益につながるという考え方も重要です。1on1やピアボーナスといった施策を通してこのモデルを導入することで、エンゲージメントの向上や、変化に強い柔軟な組織づくりが可能になります。

「優秀な人材がすぐに辞めてしまう」「採用コストがかさむのに組織が安定しない」といった悩みを抱えていませんか？深刻な人手不足が続くなか、従業員の離職は金銭的な損失だけでなく、現場の士気にも関わるため、非常に頭の痛い問題です。

この記事では、定着率の正しい計算方法や業界別の平均値、定着率が高い企業に共通する特徴を詳しく解説します。この記事を読めば、自社の課題を明確にし、定着率を劇的に向上させて強い組織を作るための実践的なヒントが得られるでしょう。

定着率とは

定着率とは、企業に入社した従業員が一定期間後にどれだけ自社に残り、働き続けているかを示す割合のことです。定着率は簡単に計算でき、人材面での組織の健康状態を見極められるため、多くの企業で活用されています。

定着率の数値が高い企業は、従業員が安心して長く働ける環境が整っており、組織体制が安定していると判断されます。一方、定着率が低い場合は、多くの従業員が退職していることを示しており、組織運営や労働環境に何らかの問題がある可能性が高いと考えられます。

近年、少子高齢化による生産年齢人口の減少に伴い採用競争が激化しているため、優秀な人材を維持・確保するための指標として、定着率の重要性はますます高まっています。

定着率の正しい計算方法

従業員の定着率を計算するには、主に2つの方法があります。

1つ目は、以下の計算式です。

• 定着率（%） = 現在の在籍従業員数 ÷ 入社時の従業員数 × 100

ただし、この方法では、計測期間中に中途で入社した従業員も含まれてしまうため、より正確な数値を算出したい場合は、次の計算式を用います。

• 定着率（%）=（○年前の入社人数 – ○年間の離職人数）÷ ○年前の入社人数 × 100

例えば、5年前に100人が入社し、そのうち30人が5年間で離職した場合、定着率は「（100－30）÷ 100 × 100 ＝ 70％」となります。このように、どの期間を対象として計算するかによって、定着率の数値は変わるので、注意が必要です。

定着率を計算すべきタイミング

定着率を正確に知るには、算出するタイミングを明確にすることが重要です。定着率は、一般的に年度初めの4月から翌年3月までの年単位で計算されることが多いです。

しかし、目的や対象によっては、早期離職の把握のために新卒や中途社員の定着を入社3ヶ月、6ヶ月、1年といった節目で測定したり、新卒採用者の定着率を測るために3年後の数値を用いることもあります。さらに、従業員の入れ替わりが激しい業界や業種では、1年よりも短い期間で算出することもあります。

定着率は一度きりではなく、複数のタイミングで定期的に測定することが重要です。そうすることで、組織としての課題や改善点を知ることができます。定着率の数値によって対策をする場合には、同業他社の定着率や同業界の平均値を考慮するのがおすすめです。

定着率と離職率の違い

定着率と離職率は、企業に残る従業員と去る従業員という、表裏一体の関係にある指標です。一定期間内に企業に籍を置く従業員の割合が定着率、同じ期間内に企業を辞める従業員の割合が離職率で、この2つを合計すると常に100％になります。例えば、定着率が80％であれば、離職率は20％と自動的にわかります。

離職率が組織の課題を映し出すのに対し、定着率は従業員の企業への愛着やエンゲージメントを示す重要な指標です。優秀な人材を企業に留めるためには、業務効率化だけでなく、従業員のメンタルヘルスケアやエンゲージメント向上への取り組みが不可欠となります。

こうした課題解決を支援するツールとして「はたLuck」がおすすめです。「はたLuck」は、コミュニケーション機能やオンボーディングプログラム、エンゲージメントプログラムといった多彩な機能で、組織のパフォーマンスを最大化し、人材定着を促進します。

「はたLuck」のコミュニケーション機能やエンゲージメントプログラムなどの機能などを活用して、定着率を上げられるようにしましょう。

定着率の平均値

従業員の定着率は、業界や職種、雇用形態によって大きく異なります。自社の状況を正確に把握して適切な対策を講じるためには、全国平均だけでなく、自社が属する業界や比較対象となるカテゴリーの数値を参考にすることが重要です。

• 日本国内全体の平均値
• 新卒採用者の平均値
• 就業形態別の平均値
• 業界別の平均値
  

日本国内全体の平均値

厚生労働省の「令和4年雇用動向調査結果の概況」によると、日本全体の定着率は85.0％でした。また、「令和5年雇用動向調査結果の概況」でも全体の離職率は15.4％で定着率は84.6％と、およそ85％前後で安定していると言えます。男女別では、男性の定着率が約86.7％なのに対し、女性は83.1％でした。

ただし、この数値はパートタイム労働者も含めた数値なので、正社員のみの数値と比べて低い数値になっていることに注意が必要です。

新卒採用者の平均値

新卒で入社した社員の定着率は、労働者全体の平均と比べて低い傾向があります。新卒者の定着率は一般的に「入社3年後」の時点で測られますが、最新の調査結果は以下の通りです。

• 大学卒業者：67.7％
• 高校卒業者：63.0％

このように、新卒者の定着率は70％を下回ることが多く、全労働者の平均より約20％ほど低くなっています。転職が一般的になったり、キャリア選択の多様化が進んだりしている背景がありますが、入社3年以内の離職率が3割を超える傾向は、1990年代後半から長期的に続いているのが、現状です。

新卒者の定着率向上は、もっとも影響が大きいセグメントだと考えられるので、企業の人事戦略にとって、重要な課題となります。

出典：新規学卒就職者の離職状況(令和２年３月卒業者)を公表します

就業形態別の平均値

就業形態によって、従業員の定着率には明確な差があります。正規雇用者の定着率は高い一方、非正規雇用者の場合は低い傾向が顕著です。具体的に見ると、正規雇用者の定着率は87.9％ですが、非正規雇用者の定着率は76.2％です。

長期雇用を前提とする正規雇用者では10人中9人が定着するのが一般的ですが、非正規雇用者との間には10％以上の開きがあります。

出典：－令和５年雇用動向調査結果の概況－

業界別の平均値

業界によって、仕事内容や労働条件の違いから定着率には大きな差が見られます。定着率が高い業界は以下の通りです。

• 鉱業・採石業・砂利採取業：90.8％
• 金融業・保険業：89.5％
• 複合サービス事業：92.2％

一方、定着率が低い業界は次のとおりです。

• 宿泊業・飲食サービス業：73.4％
• サービス業（他に分類されないもの）：76.9％
• 生活関連サービス業・娯楽業：71.9％

特に宿泊業・飲食サービス業は、全産業の中で最も定着率が低いです。これは、他業界と比べて非正規雇用の割合が高いことや労働時間・賃金などの労働条件の違いが、主な要因と考えられます。

出典：－令和５年雇用動向調査結果の概況－

定着率を上げるメリット

従業員の定着率向上は、離職防止にとどまらず、企業の持続的な成長や業績向上に直結する多くのメリットをもたらします。従業員が満足して働ける環境を整えることで、組織全体に好循環が生まれます。

• 採用・教育コストの削減
• 組織の生産性が向上する
• 採用力が向上する
• 従業員のモチベーションやエンゲージメントが向上する
• ブランドイメージが良くなる

採用・教育コストの削減

従業員が離職すると、後任者を探すために求人広告費や人材紹介会社への手数料、面接担当者の人件費といった採用コストが多額に発生します。さらに、採用後も一人前の戦力になるまでの研修やOJTにかかる教育コストも必要です。

「就職白書2020」によれば、2019年度の新卒採用における1人あたりの平均コストは、93.6万円という結果でした。

高い定着率を維持できれば、これらの「目に見えないコスト」を大幅に削減することが可能です。その結果、その資金を事業成長や従業員の待遇改善に有効活用できるようになります。

組織の生産性が向上する

長年勤めている従業員は、業務に関する深い知識や経験、スキルを蓄積しており、安定して高いパフォーマンスを発揮できます。一方、離職率が高い職場では、教育に多くの時間がかかり、組織全体の熟練度が上がりにくくなります。

従業員の定着率が高まると、チーム内の連携やコミュニケーションが円滑になり、スピード感があり、高いパフォーマンスを発揮し続けられる組織運営が可能です。また、製品やサービスの品質向上も目指せ、業績の向上も実現できます。他にも新しいプロジェクトを始動したり、職場環境の改善を目指したりする取り組みもできるようになるでしょう。

採用力が向上する

従業員定着率の高さは、「働きやすさ」を客観的に示す指標となり、求職者への強力なアピールポイントです。企業の安定性や従業員の満足度の高さが伝わることで、優秀な人材が集まりやすくなります。

また、従業員の定着率が高いと、自社に満足している従業員からの紹介である「リファラル採用」も成功しやすくなり、信頼できる人材を効率的に獲得できる好循環が生まれます。これにより、より優秀な人材を確保しやすくなるでしょう。

従業員のモチベーションやエンゲージメントが向上する

従業員の定着率向上は、モチベーションとエンゲージメントを高め、業務遂行能力の向上に直結します。

仕事にやりがいを感じ、会社への貢献を実感することで、従業員の意欲は刺激されます。特に、長期にわたり活躍できる職場では、自身のキャリアパスを具体的に描きやすくなり、将来への希望となって日々の仕事への意欲を維持する大きな力となります。一方で、離職率が高いと、社員は将来への不安を感じ、チーム全体の士気を低下させてしまうかもしれません。

定着率に課題を抱える企業でも、公平な評価システムや昇進機会、明確なキャリアロードマップの提供といった改善努力を続けることで、社員のモチベーションを徐々に高めることが可能です。こうした環境が整備されることで、個々の従業員の会社への関与は深まり、組織全体の活性化につながるでしょう。

「はたLuck」は、従業員エンゲージメントを高め、定着を促進する有効なツールです。スタッフ同士で感謝や応援を伝え合える「星を贈る」機能やチャット形式の「トーク」機能を通じて、互いの人間関係を深め、心理的な支えを提供します。また、一人ひとりに合ったサポートにより個々の可能性を引き出し、組織全体の力を高めることが期待できます。

ブランドイメージが良くなる

従業員の定着率が上がると、企業のブランドイメージは大きく向上します。これは、社内が安定するだけでなく、外部からの評価にも良い影響を与えるからです。

従業員が長く働き続けられるということは、「働きがいのある会社」であると考えられていると言えます。このような会社にできれば、既存の取引先との関係はより強固になり、新しい企業との取引の機会も増えるでしょう。

また、定着率の高さは、メディアの注目を集めるチャンスでもあります。定着率の高い企業として取り上げられることで、企業の知名度は格段に上がり、社会的な認知度も高まります。そうすることで、企業のブランド価値をさらに高め、より魅力的な企業として認識されることにつながります。

定着率が高い企業に共通する特徴

定着率の高い企業は、従業員が安心して長く働ける環境が整っており、組織が安定していると判断されます。こうした企業には、以下のような特徴があります。

• 適正な評価・報酬制度がある
• 企業のビジョンや価値観が浸透している
• 組織の風通しが良い
• ワーク・ライフ・バランスに配慮している
• 従業員の声を反映する仕組みがある
• 企業のビジョンや価値観が浸透している
• 同業他社と比べて報酬が高い
• ダイバーシティ＆インクルージョンを実現している

適正な評価・報酬制度がある

企業が持続的に成長するためには、従業員の定着とモチベーションの維持が欠かせません。この2つを支える基盤となるのが、「公正な評価と報酬制度」の整備です。

公平で透明性の高い評価システムと給与体系を整えている企業では、従業員は自分の貢献が正当に認められていると感じるため、定着率が高まる傾向にあります。逆に、評価プロセスが不明瞭だったり、努力が正当に評価されない職場では、従業員のやる気が低下し、退職につながりやすくなります。

明確な評価基準があり、業績や貢献度に応じて昇給・昇格が決まる企業であれば、従業員は安心して長期的に働くことが可能です。基本給や賞与が市場水準に見合っていれば、他社への転職を考える動機も生まれにくくなります。

さらに、自分の仕事が適切に評価されているという実感は、従業員のモチベーションを大きく向上させ、組織への帰属意識を育むことにもつながります。上司の個人的な判断だけでなく、客観的な数値目標や業務内容に合わせた評価制度を導入している企業では、評価への納得感が高まり、従業員一人ひとりのエンゲージメント向上につながるでしょう。

企業のビジョンや価値観が浸透している

企業のビジョンや価値観が従業員にしっかり伝わり、共有されていると、定着率が高まる傾向があります。経営陣が会社の目指す方向性を明確に示し、それが従業員の共感を得られれば、従業員は「この会社の成長に貢献したい」と感じ、仕事への意欲や会社への貢献意欲が高まります。

特に、社会貢献や持続可能性といった理念を重視する企業には、その理念に共感する人が集まりやすくなります。その結果、従業員は長期的に会社に貢献し、定着する傾向が強まるでしょう。

逆に、会社の進むべき方向性が曖昧であったり、掲げている理念と実際の企業活動にずれがあったりすると、従業員は会社への信頼を失い、離職のリスクが高まります。従業員が安心して働き、自己成長を実感できる組織を作るためには、企業が持つビジョンや価値観を明確に伝え、日々の業務や組織文化に反映させることが重要です。

店舗や施設の運営では、企業のビジョンや理念を全従業員に浸透させることが重要です。そのための有効な手段として、「はたLuck」があります。

「はたLuck」の「お知らせ」機能を使えば、本部からの重要なメッセージをスタッフ一人ひとりに直接届けられ、実行力が向上します。また、特許出願中の「エンゲージメントプログラム」は、組織の現状をデータで把握し、戦略的な組織づくりを支援することが可能です。

組織の風通しが良い

社員が定着しやすい企業に共通するのは、「組織の風通しの良さ」です。これは、社員一人ひとりが自由に意見を言え、組織内のコミュニケーションが活発な状態を指します。具体的には、意見や提案が尊重される環境、部署間の連携がスムーズで情報共有がなされていること、オープンで協力的な社風が挙げられます。

このような風通しの良い環境は、社員のやる気を高め、組織全体の活性化に欠かせません。逆に、部署ごとの壁が高く、意見が通りにくい職場では、社員が孤立しやすく、不満が溜まって離職率が高まる原因になり得ます。

「はたLuck」は、社内のコミュニケーションを活発にするためのツールです。チャット機能を使えば、公式な連絡を迅速に行えます。また、連絡ノート機能で情報発信を一元化すれば、業務の引き継ぎもスムーズになります。さらに、「星を贈る」機能で互いに感謝や応援を伝え合うことで、チームワークを育むことが可能です。

ワーク・ライフ・バランスに配慮している

近年、仕事と私生活の調和を重視する従業員が増えています。こうしたニーズに応えるため、従業員の定着率が高い企業では、フレックスタイム制やリモートワークといった柔軟な働き方を支援する環境を整備しています。さらに、有給休暇の取得を奨励し、休暇を取りやすい雰囲気を作ることで、社員の満足度を高め、長期的な就労意欲を育んでいます。

また、従業員が心身ともに健康で働けるよう、残業時間の適正化やメンタルヘルスケアの体制を整えている企業も多く見られます。こうした配慮は、人生のさまざまなライフステージの変化にも対応しやすく、優秀な人材の離職を防ぐことにもつながります。

一方、ワーク・ライフ・バランスに配慮しない企業では、結婚や出産といったライフイベントへの対応が難しく、優秀な人材が流出しやすい傾向があります。長時間労働や過度なプレッシャーがかかる職場環境は、長期的な勤務を困難にし、結果として定着率の低下を招くため、注意が必要です。

従業員の声を反映する仕組みがある

従業員の意見を積極的に取り入れる企業は、定着率が高くなる傾向があります。定期的にエンゲージメントサーベイを実施し、従業員満足度や職場環境の課題を把握して改善を図ることで、従業員の不満が蓄積しづらくなり、離職防止につながります。

企業のビジョンや価値観が浸透している

企業のビジョンや価値観が社員に深く浸透している組織は、離職率が低い傾向があります。経営陣が明確な方向性を示し、それが社員の共感を得られるものであれば、「自分も会社の成長に貢献したい」という意識が育まれます。特に、社会貢献や持続可能性を重視する企業では、その理念に共感する社員が集まりやすく、結果として定着率の向上につながるでしょう。

一方、会社の進むべき道が不透明であったり、掲げる理念と実態がかけ離れていたりすると、社員は会社への信頼を失い、離職のリスクが高まります。また、明確な企業文化を築けていない企業では、事業の目的や価値観が曖昧になり、業務の効率性や推進力が低下し、社員の定着にも悪影響を及ぼす可能性があります。

同業他社と比べて報酬が高い

同業他社よりも高い報酬を提示している企業は、従業員の定着率が高い傾向にあります。なぜなら、転職は同じ業界内で行われることが多く、自社の給与が他社より優れていれば、従業員が転職を考える動機が少なくなるからです。

「マイナビ転職動向調査2021年版」によると、転職希望理由の上位には「給与が低かった」という項目があり、給与水準が従業員の満足度に大きく影響していることがわかります。

報酬が高い企業は、一般的に経営状況も良好である可能性が高く、昇給やキャリアアップへの期待も抱きやすいでしょう。逆に、他社より給与が低いと、仕事への満足感を得にくくなり、転職を意識しやすくなる傾向があります。

ダイバーシティ＆インクルージョンを実現している

社員一人ひとりが持つ多様な価値観や経験、スキルは、組織の成長にとってかけがえのない財産です。互いの個性を尊重し、それを活かすことで、組織全体の活力を高め、新しいアイデアを生み出すことを目指します。

ダイバーシティ＆インクルージョンを推進する企業では、社員一人ひとりの特性に合わせた柔軟な働き方や業務内容を提供できるよう工夫しています。このような環境は、社員が自身の強みを活かせるため、結果として職場への定着率向上につながります。さらに、多様な方々が快適に働ける環境は、心理的な安心感をもたらし、誰もが自由に意見を交換し、貢献できる風土を育みます。

一方、個々の特性を考慮せず、トップダウンで意思決定を行う組織では、従業員の持つユニークな能力を活かしきれず、定着率が低下する傾向があります。

定着率を劇的に向上させるための具体的な施策

従業員の定着率を向上させるには、働きやすい環境を提供するだけでは不十分です。従業員が「この会社で長く働きたい」と思えるような、多角的な施策が求められます。自社の現状を正しく把握し、課題の優先順位を明確にした上で、具体的な改善策を実行することが重要です。

• 自社の離職理由の分析
• キャリア形成サポートの実施
• 評価制度の見直し・導入
• 福利厚生制度の充実
• 採用ミスマッチの改善
• 従業員満足度調査の実施
• 社内コミュニケーションの促進
• 人材配置の最適化

自社の離職理由の分析

従業員の定着率を高めるには、まず退職理由を正確に把握することが重要です。退職者への面談やアンケート調査などを通じて離職理由を収集し、分析しましょう。

面談は、退職手続きが完了した後に行うのが望ましいです。また、退職者が本音を話しやすいよう、リラックスした雰囲気作りを心がけましょう。

収集した離職理由のデータを分析することで、会社として改善すべき点が明確になります。この分析結果に基づき、具体的な対策を計画・実行していくことが、従業員の定着率向上につながります。

キャリア形成サポートの実施

従業員一人ひとりが主体的にキャリアを築くためには、企業からの多様で戦略的なサポートが欠かせません。

まず、定期的なキャリア面談は、従業員が自身のキャリアプランを具体的に描くための貴重な機会です。上司と部下がキャリアの目標や課題について率直に話し合うことで、従業員の成長を支援し、会社への貢献意欲を高めることができます。

次に、従業員のスキルアップやキャリアアップを支援する研修制度の充実も重要です。OJTやOFF-JT、eラーニング、メンター制度など、自社の状況や従業員のニーズに合った育成方法を効果的に組み合わせることが求められます。これらの制度の選定や運用を誤ると、リソースや時間の無駄になるだけでなく、従業員のやる気を低下させる可能性もあるため、慎重な検討が必要です。

さらに、社内公募制度を導入することは、従業員に新たな挑戦の機会を提供し、意欲向上につながります。これにより、従業員は自分の能力を最大限に発揮できる部署や職務に就くことができ、組織全体の活性化にも貢献します。

人材育成においては、育成担当者のスキルも大切です。新入社員だけでなく、中堅社員や管理職層に対しても、それぞれの階層に合わせた育成プログラムを提供することで、組織全体の能力向上を目指すようにしましょう。

これらのキャリア形成サポートを成功させるためには、人材育成に関する公正な評価システムの構築も不可欠です。キャリアパス制度や社内FA制度の整備、キャリア面談の定期的な実施などを通じて、従業員が安心して、かつ意欲的にキャリアを追求できる環境を整えることが、企業の持続的な発展につながるでしょう。

評価制度の見直し・導入

従業員のモチベーションを高めるには、公平でわかりやすい評価制度が欠かせません。評価基準を明確にし、日々の行動や具体的な成果に基づいて評価することで、従業員は自身の貢献を正しく理解し、仕事への納得感を深められます。評価結果は、個別に丁寧に伝え、面談で疑問や不安を解消することが、制度への信頼を高める上で重要です。

評価項目は、各部署の状況や仕事内容に合わせて調整し、自社の理念や行動指針を反映させるようにしましょう。部署や職種ごとの重要度に応じた項目設定や配分の工夫は、従業員が業務で意識すべき点を的確に把握する助けとなります。一般的には、業績や能力、勤務態度や意欲を評価する項目が中心となります。

制度運用に十分なリソースがない場合は、人事評価に関する研修やeラーニングの活用も有効な選択肢です。また、他者からの評価不足には「360度評価」、成果に見合う報酬不足には「インセンティブ制度」の導入を検討することで、従業員一人ひとりのエンゲージメントをさらに高めることが期待できます。

福利厚生制度の充実

企業が従業員の満足度と定着率を高めるためには、魅力的な福利厚生制度の整備が不可欠です。現代の多様なライフスタイルに対応するフレックスタイム制やリモートワークといった柔軟な働き方は、仕事と私生活の調和を促進し、従業員の心身の健康維持と生産性向上に貢献します。

特に、共働き世帯が増加するなかで、育児や介護との両立を支援する制度の充実が重要視されています。育児・介護休業制度や短時間勤務制度などは、従業員が安心して働き続けられる環境を提供します。

さらに、休暇制度の拡充や健康診断、メンタルヘルス相談といった健康管理サポートは、従業員の心身の健康維持に欠かせません。また、資格取得支援や通信教育の補助といった自己啓発支援制度は、従業員のスキルアップとキャリア形成を後押しし、組織全体の成長にもつながります。

優秀な人材を獲得し、定着させるためには、個々の業績や貢献度を正当に評価し、それに見合った公平な報酬体系が求められます。給与の引き上げやインセンティブの導入も有効ですが、成果と報酬のバランスを適切に保つことで、従業員のモチベーションを高め、組織への帰属意識を深めることが可能です。

これらの包括的な福利厚生制度を構築・強化することで、従業員が安心して長期的に活躍できる環境を整え、組織としての競争力を高めることができます。

採用ミスマッチの改善

採用におけるミスマッチは、企業と求職者の双方にとって機会損失となります。この課題を解消し、より良い人材採用につなげるためには、募集要項の具体化が不可欠です。仕事内容や必要なスキル、企業文化などを詳細に記述することで、応募者は入社前に企業のイメージを正確に掴むことができ、入社後の認識のずれを減らすことができます。

また、面接は候補者を見極める場であると同時に、候補者が企業を理解し、疑問を解消する貴重な機会です。そのため、活発な対話を通して、お互いの理解を深めることが大切です。適性検査の活用もミスマッチ防止に役立ちます。候補者の能力や性格、価値観などを客観的に把握することで、求める人物像との適合性をより正確に見極めることが可能になります。

さらに、リファレンスチェックは、過去の職場での行動や実績を関係者から聞くことで、その人物が企業文化や職務内容にどれだけ適合するかを効率的に評価し、採用判断の精度を高めることができます。

これらの施策を組み合わせることで、採用ミスマッチを効果的に減らし、企業と人材双方にとって実りある採用を実現していきましょう。

従業員満足度調査の実施

従業員満足度調査は、職場環境や労働条件、人間関係といった、従業員が日々の業務で感じている満足度を把握するための重要な指標です。この調査を定期的に行うことで、個々の意見や要望を正確に把握し、組織の成長に不可欠な洞察を得ることができます。

従業員が何に満足し、何に不満を感じているかを理解することは、より良い職場環境を築くための第一歩です。アンケートや個別面談などを通じて、職場の改善すべき点が具体的に明らかになります。調査結果は、現状を把握するだけでなく、改善策を検討する上での貴重なデータとなります。この結果に基づき、組織として取り組むべき課題を明確にし、効果的な施策へとつなげていくことが重要です。

従業員満足度と似た概念に「従業員エンゲージメント」があります。エンゲージメントは、従業員が組織にどれだけ貢献したいか、愛着があるかなどを測る指標で、特に従業員の定着率に大きく影響すると考えられています。エンゲージメントを調査する際には、eNPS℠の活用が効果的です。

適切な社内アンケートの設計や実施には専門知識が必要な場合があるため、専用ツールや専門家のサポートを受けることも、より精度の高い調査結果を得るための有効な手段となります。

社内コミュニケーションの促進

社内コミュニケーションの活性化は、従業員間の信頼醸成と定着率向上に不可欠です。チャットツールや社内SNSの導入は、従業員が気軽に意見交換できる環境を提供し、円滑な情報共有を促進します。

さらに、部署を越えた交流イベントやリラックスできる休憩スペース、フリーアドレス席の設置は、従業員同士の自然な会話を促し、オープンで協力的な社風を育みます。

特に店舗や施設においては、「はたLuck」のようなツールが業務コミュニケーションを劇的に向上させます。「トーク」機能による迅速な情報共有や感謝を伝え合う「星を贈る」機能は、チームワークとエンゲージメントを深めます。また、「連絡ノート」や「お知らせ」機能による情報のデジタル化と確実な伝達は、組織全体の実行力を高めるでしょう。

人材配置の最適化

組織全体のパフォーマンス向上とチームを活性化するためには、人材配置の最適化が欠かせません。一人ひとりの個性や能力に合った配置を行うことで、そのスキルを最大限に活かし、仕事への意欲や組織への貢献度を高め、定着率の向上にもつながります。

日々の業務での配置はもちろん、人事異動や組織再編、役職変更、新卒採用といったタイミングで計画的に行うことが効果的です。配置転換をスムーズに進めるには、事前に課題の特定や目標設定、現状の正確な把握と分析といった準備を慎重に行うことが大切です。

また、従業員自身の意向を丁寧に聞くことも重要です。希望がすべて叶うわけではありませんが、一方的な決定ではなく、本人の希望や将来のキャリアを考慮した配置は、仕事への納得感を高めます。これにより、従業員は自身の成長を実感し、組織への貢献意欲をさらに高めることができるでしょう。

まとめ

この記事では、従業員満足度の定着率について解説してきました。

定着率とは、入社した従業員が一定期間後に自社に残り続けている割合を示す、組織の健全性を測る重要な指標です。少子高齢化による採用競争の激化もあり、その重要性はますます高まっています。定着率の向上は、採用・教育コストの削減や組織の生産性向上、ブランドイメージの改善など、企業に大きなメリットをもたらします。

高い定着率を維持する企業には、適切な評価・報酬制度や企業ビジョンの浸透、円滑なコミュニケーション、ワーク・ライフ・バランスへの配慮といった共通点が見られます。具体的な改善策としては、離職理由を正確に分析した上で、キャリア形成支援や福利厚生の充実、採用ミスマッチの防止、適材適所な人材配置などを多角的に実行することが不可欠です。

さらに、現場のコミュニケーション活性化やエンゲージメント向上をデジタル技術で支援するツールとして、「はたLuck」の活用も非常に有効です。

「シフト作成を委託したいが、契約形態の違いがわからない」

「個人情報をどこまで外部の業者に渡してもよいのか、判断がつかない」

シフト作成を委託する方針は固まりつつあるものの、契約や運用面の判断ができず、業者選びを進められない人事・労務担当の方は少なくありません。 

本記事では、シフト作成を継続的に外部へ委託する際の契約形態の選び方、委託先に共有すべき情報の整理、運用設計のポイントを解説します。委託の具体的な検討を前へ進めるきっかけとして、参考にしていただければ幸いです。

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※本記事では、シフト作成を継続的に外部委託する際の契約形態や運用設計を解説しています。そもそも外注すべきかどうかの判断基準を知りたい方、スポットで今すぐ依頼したい方は以下の関連記事をご覧ください。

▼関連記事：シフト作成は外注すべき？｜失敗しないための判断基準と選び方

▼関連記事：シフト作成代行で失敗しないための手順｜相場・依頼先・準備のすべて

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シフト作成の委託とは｜外注・代行との違い

シフト作成の委託を検討する際、まず押さえておきたいのが「外注」「代行」との違いです。3つの言葉は混同されがちですが、自社が今どのフェーズにあるのかを整理することで、必要な情報にたどり着きやすくなります。 

まずは委託という選択肢が自社に合っているのかを確認するために、委託が適している規模・業態や、似た用語との違いについて整理します。

委託が適している規模・業態

シフト作成の継続委託が特に適しているのは、次のどちらかに該当している企業です。

• 拠点数が多く、本部主導でシフト作成プロセスを標準化したい企業
• スタッフの勤務条件が複雑で、シフト作成業務の負荷が大きい企業

整理すると、シフト管理の対象となる人数が多く、ルールが複雜化している場合には、シフト作成の委託が適しています。実は委託という選択肢は、飲食・宿泊・小売・介護など、シフト制を採用している業界で広く活用されているのです。

また、単月のみでのスポット依頼をしたい場合、委託はあまり適していません。最初にルールや条件のすり合わせに時間をかける必要があり、「自分で作成したほうが早かった」と感じる方が多いためです。

委託と外注・代行との違い

委託・外注・代行は、厳密には法的・辞書的に明確な区分があるわけではありません。外注は外部発注全般を指す総称として使われるのが一般的で、その中に業務委託や代行が含まれるという関係です。

ただし、シフト作成業務の文脈では、課題フェーズによって3つの言葉が使い分けられている場合があります。本記事では以下のように整理し、解説していきます。

・委託
外部に出す方針が固まったうえで、契約形態・選定基準・運用設計を具体的に詰めていくフェーズ

・外注
シフト作成を外に出すべきかどうかを判断する段階。内製・委託・ツール導入のどれが自社に合うかを比較検討するフェーズ

・代行
今月のシフトを誰かに作ってほしいというスポットの即時ニーズ

シフト作成の外注や代行についての詳しい情報を知りたい場合は、以下の記事をご覧ください。

▼関連記事：シフト作成は外注すべき？｜失敗しないための判断基準と選び方

シフト作成を委託する際の契約形態｜業務委託と請負の違い

専門業者から提示される契約形態は、業務委託契約か請負契約のどちらかが一般的です。それぞれ委託先への指示の出し方・成果物の定義・法的リスクが変わるため、違いを理解しないまま導入を進めると、シフト作成外注の際に「期待した結果が得られない」というリスクにつながります。 

本章では、シフト作成業務を委託する際の両者の違いと選び方を解説します。

業務委託契約（準委任）と請負契約の選び方

業務委託契約（準委任）と請負契約の違いをまとめると以下の表のようになります。

シフト作成業務は、スタッフの入退社や希望休の変動、繁閑の波など、毎月の条件変動が大きいため、完成品の仕様を事前に確定しにくい業務です。そのため、業務委託契約（準委任）型のほうが実務的にフィットするケースが多くなります。

偽装請負にならないための注意点

シフト作成を外部に委託する際に見落とされやすいリスクが、偽装請負です。

偽装請負とは、契約上は業務委託や請負の形式をとりながら、実態として発注側が委託先スタッフに直接指揮命令している状態のことです。

シフト作成業務が偽装請負だとみなされた場合、労働者派遣法違反として1年以下の懲役または100万円以下の罰金が科される可能性があり、企業名の公表対象にもなり得ます。

偽装請負にならないためには、業務指示を委託先の責任者経由で行うこと、作業時間や場所の細かな指定を避けること、契約段階で業務範囲と品質基準を明確に合意しておくことの3点が必要です。（▼参照：労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律）

契約形態と法的リスクが整理できたら、次に考えるべきは「委託先に何の情報を渡すか」です。共有する情報の質と範囲が、成果物の品質に大きく影響を与えます。

次章では、委託先に渡すべき情報セットと個人情報の取り扱いについて解説します。

委託先に共有すべき情報と個人情報の取り扱い

シフト作成を外部に委託したのに「結局自分で修正している」という状況に陥る原因の多くは、渡す情報の質にあります。情報が不足していれば成果物の精度が下がり、過剰に渡せば情報漏洩のリスクが高まります。

何をどこまで共有すべきかの線引きが、委託を成功させるためのポイントです。

委託先に渡すべき情報セット（勤務ルール・スキル要件・法令制約） 

委託先に共有すべき情報は、「人事・労務視点」と「現場オペレーション視点」の2軸で整理すると漏れが出にくくなります。

・人事・労務視点
36協定の上限時間、変形労働時間制の適用有無、有給残日数、扶養控除の区分、年少者（高校生など）の労働時間制限など

・現場オペレーション視点
各時間帯の最低配置人数、ポジション別スキル要件（レジ研修済み・調理補助可・フロント対応可など）、希望休の回収ルール、連勤回避ルール、繁閑の波（曜日・季節・イベント）など

この二軸を事前に整理しておくことで、委託先に渡すものと渡さないものの線引きが明確になります。

従業員の個人情報を外部に共有する際のリスクと対策

シフト作成に必要な情報には、勤務条件・有給残数・扶養区分・健康上の制約など、個人情報保護法が定める「個人データ」に該当するものが含まれます。

委託を経営層に上申する際、「従業員の個人情報を外部に渡して大丈夫か」という懸念が最大のハードルになることは珍しくありません。

リスクは、大きく分けて以下の3つです。

• 情報漏洩
• 従業員からの同意取得の漏れ
• 委託先のセキュリティ体制の不備

対策としては、NDA（秘密保持契約）の締結・委託先のプライバシーマークまたはISMS認証の確認・渡す情報の最小化（氏名ではなくスタッフIDで管理するなど）・従業員への事前説明と同意取得プロセスの設計が挙げられます。

個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）でも、委託元には委託先の安全管理措置の状況を把握し、必要かつ適切な監督を行う義務があると明記されています。これらの対策をチェックリストとして整理しておけば、経営層への説明材料としてそのまま活用することができます。

契約形態と共有情報の整理ができたら、次は「どの委託先を選ぶか」と「どう現場に定着させるか」の設計に入ります。

次章では、シフト作成業者の比較基準、現場マネージャーの巻き込み方、そして委託からDXツールへの段階移行について解説します。

シフト作成の委託先の選定基準と運用設計

契約形態を決め、共有すべき情報を整理できたとしても、委託先の選び方を誤れば成果にはつながりません。

本章では、シフト作成業者の比較基準・現場を巻き込む導入設計・委託からDXツールへの段階移行という3つの観点から解説します。

シフト作成業者を比較する5つのポイント

シフト作成業者の選定をコストだけで判断すると、委託後に「対応してもらえない業務があった」「セキュリティ体制が不十分だった」といったトラブルにつながりやすくなります。比較する際は、以下の5つの観点で整理することを推奨します。

1. 対応可能な勤務形態　　：変形労働時間制・シフト制・フレックスなど、自社の勤務形態に対応できるか
2. セキュリティ体制　　　：プライバシーマークやISMS認証の有無、データの保管場所・アクセス権限の設計
3. 36協定チェック機能　　：法定上限の超過を自動検知する仕組みがあるか
4. 拡張性　　　　　　　　：拠点数が増えた場合のスケーラビリティ、段階的な導入への対応可否
5. コミュニケーション体制：定例MTGの頻度、修正依頼のレスポンス速度、担当者の固定制かローテーション制か

5つの軸に優先順位をつけたうえで比較すれば、「自社に合うかどうか」が判断しやすくなります。

現場マネージャーを巻き込む導入設計

シフト作成の委託で見落とされがちなのが、従来のシフト作成者である現場マネージャーの心理的な抵抗です。

現場マネージャーがシフト作成の委託に納得していないと、「金曜夜はベテランが2名以上」など、シフト作成に必要な細かい情報を棚卸しできません。その結果、シフト作成を委託して出来上がったシフト表のクオリティが下がり、「やっぱり外部の業者に依頼してもうまくいかない」との結論が下されることになります。

現場マネージャーを巻き込むためのポイントは、以下の3点が重要です。

①「負荷を下げる」ことをアピール
シフト作成に使っていた時間を、接客・教育・売上管理に充てられることを伝える

②ルール棚卸しの必要性
現場のルールを一番知っているのはマネージャー自身であり、関与によって「自分のノウハウが活かされている」実感を持たせる

③段階的な導入
全拠点を一斉に切り替えるのではなく、試験導入した店舗で成果を出してから展開する

委託から自走（ツール移行）への段階設計

シフト作成の委託を、ゴールではなく仕組み化への通過点として捉えると、中長期的なコスト効率が最も高くなります。委託期間中に整理したルールを、そのままDXツールに実装して自走する体制に移行できるためです。

現実的な移行フローは以下の3フェーズです。

　フェーズ1：委託開始＋ルール棚卸し完了

　フェーズ2：一部拠点でツールによる作成を試行（委託と並行）

　フェーズ3：ツールに完全移行、委託契約は終了またはモニタリング契約へ

はたLuckの「シフト管理」機能や「シフト自動作成」機能では、曜日・時間帯ごとの人員予算やスキル要件を登録することで、委託先に渡していた情報をそのままツール上で管理することができます。

ここまで、シフト作成の委託に関する契約・情報共有・運用設計までを解説してきました。最後に、実際の検討段階に多い疑問をFAQ形式で整理します。 

シフト作成の委託に関するよくある質問（FAQ）

シフト作成の委託を検討する際にありがちな質問を整理しました。

費用相場、複数拠点への対応、委託とツール導入の優先順位という、判断に迷いやすいポイントを中心に解説します。

Q1. 委託の費用相場は？

シフト作成の委託費用は、拠点数・スタッフ数・勤務形態の複雑さによって大きく変動します。公的な統計はないため一概には言えませんが、業者の公開情報を横断すると1拠点あたり月額3〜10万円程度が目安になるケースが多いです。

スポット代行が1回5,000〜15,000円程度であることを踏まえると、3ヶ月以上継続するなら委託契約のほうがコスト効率が高くなります。複数社の相見積もりと、内製の「見えないコスト」との比較が判断の前提です。

Q2. 複数拠点を一括で委託できるか？

対応可能な業者は存在しますが、成否を分けるのは「拠点ごとのルール差異の吸収」です。書式もルールもバラバラな状態のまま委託しても、ベンダー側の工数が膨らみ、コストも品質も悪化します。

全拠点共通のルール（36協定、休日ルールなど）と拠点固有のルール（繁閑の波、スキル要件など）を事前に仕分けしておくことが、一括委託を成功させる前提条件になります。

Q3. 委託とツール導入はどちらが先か？

「まず委託でルールを整理し、その後ツールに移行する」という段階設計が最もリスクが低い進め方です。ルールが暗黙知のままツールを導入すると、設定の手戻りが頻発し現場の混乱を招きやすくなります。

ただし、1店舗で勤務条件がシンプルな場合はツール導入から始めたほうが早いケースもあります。自社の規模と条件の複雑さに応じて、委託先行かツール先行かを選ぶとよいでしょう。

まとめ｜シフト作成の委託は「仕組み化」への第一歩

シフト作成の委託を成功させるポイントは3つです。

　①業務委託（準委任）と請負の違いを理解し、偽装請負リスクを回避すること

　②委託先に渡す情報を「人事・労務視点」と「現場オペレーション視点」の2軸で棚卸しすること

　③委託をゴールではなく「仕組み化への通過点」として捉え、DXツールへの段階移行を見据えた設計にすること

シフト作成の委託は、コストではなく仕組み化への投資です。委託期間中に整理したルールは、そのままDXツールの初期設定として活用することができます。

はたLuckでは、委託で整理したルールをそのままツールに実装し、シフトの自動作成と標準化を支援しています。まずはお気軽に資料をダウンロードください。

「自社の業態にフィットする機能はあるか」「同じような規模の企業はどう活用しているのか」を確認したい方は、以下のページもあわせてご覧ください。

▼はたLuckのシフト機能一覧はこちら

「毎月のシフト作成に10時間以上かかっている」

「シフトを組める人が自分しかいない」

シフト作成の外注は上記の悩みを解消する選択肢の1つです。しかし、いざ調べ始めると代行・委託・ツールと選択肢が多く、自社にどれが合うのかを判断できないという方も多いのではないでしょうか？

本記事では、シフト作成を外注すべきかどうかの判断基準と、失敗しないための手順を、事業規模や課題フェーズ別に解説します。

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※本記事は「シフト作成を外注すべきか、別の方法がよいか」を判断したい方向けの解説となっています。

すでに継続委託する前提で、契約形態や委託先の選定基準を知りたい方、今月のシフトをスポットで誰かに頼みたい方は以下の関連記事をご覧ください。

▼関連記事：シフト作成の委託で失敗しない契約形態・選定基準・運用設計

▼関連記事：シフト作成代行で失敗しないための手順｜相場・依頼先・準備のすべて

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この記事のポイント

シフト作成の外注は「仕組み化」とセットで考えることが重要

• 外注で失敗する根本原因は「外注先の質」ではなく、発注する側のルールが正確に伝わっていないこと
• 代行・専門業者委託・DXツールはどれか1つではなく、規模と課題フェーズに応じて段階的に組み合わせるもの
• 事前にルールの棚卸しを行うことで、外注にも代行にもツールにも活用できる汎用的な土台ができあがる

シフト作成の外注は必要？判断基準を解説

シフト作成の外注は、どのようなときに必要なのでしょうか？

なぜ今、シフト作成の外注が注目されているのでしょうか？

シフト作成を外注すべきかどうかは、店舗の規模や課題のフェーズによって判断が変わります。

本章では、外注が注目されている背景、外注を考え始めるタイミング、そして自社の状況に合った判断基準を整理します。自社にとってシフト作成の外注が適しているのか、別の選択肢が良いのかを見極めるための参考としてご活用ください。

シフト作成の外注が注目される背景

近年、サービス業を中心にシフト作成の外注（代行サービスや専門業者、クラウドソーシングなど）が注目されているのは、店長業務が増加し続けているためです。

厚生労働省の令和6年雇用動向調査によれば、宿泊業・飲食サービス業の離職率は26.6%と全産業でもっとも高い水準にあります。そして、離職が多い理由の一つは「人手不足」です。

人手が足りない中、店長は現場オペレーション・採用・育成・売場管理・本部報告に加え、毎月のシフト作成までを一人で抱えるケースが少なくありません。限られた時間の中で店長業務をこなしていくためには、「店長でなくてもよい仕事」を誰かに委ねる必要があり、その結果、シフト作成を外部に委ねたいというニーズにつながっているのです。

このように業務を一部切り出すことによって、店長は店舗の売上アップや人材育成など、企業の目標達成につながる重要度の高い業務にリソースを当てることが可能になります。

外注を考え始めるきっかけになる3つのタイミング

シフト作成の外注は業務負担を減らす手段ですが、同時に「コスト要因」でもあるため、どのタイミングで検討すべきかを迷う方もいらっしゃるのではないでしょうか。

きっかけになるタイミングは主に3つです。この章では、外注を考え始めるポイントについて整理します。

1. シフト作成に多大な時間がかかっている

店長が毎月のシフト作成に何時間も費やしている状態であれば、シフト作成を外注すべきタイミングです。

多大な時間がかかっている場面の具体例として、店長が閉店後に残業をしたり持ち帰り残業などの個人の努力で対応しているケースがあります。

シフト作成業務に時間が取られると、優先して取り組むべき業務に十分な時間を割けません。飲食・小売・宿泊など、業態を問わずサービス業全般でシフト作成に負荷がかかっている状況が多く見られます。

2. シフトを組めるスタッフが1人しかいない

シフト作成のノウハウが店長や特定のベテランスタッフに集中していると、退職や異動が発生した際に、現場が機能不全に陥ります。

「あの人がいないとシフトが回らない」という認識が職場にある場合は、属人化が深刻な状況です。

店舗数が多くなるほど影響範囲も広がるため、多店舗展開している企業では特に早期の対策が求められます。

3. シフト公開後の修正依頼が常態化している

シフト公開後の修正は、業務負荷が高くなる１つの要因です。

修正依頼が頻発してしまう原因としては、以下の内容が考えられます。

• シフト希望収集の仕組みが整っていない
• スタッフの勤務条件が正確に反映されていない
• シフト作成のプロセスが適切ではない

修正対応に追われていると、根本の原因に手を打つ余裕すらない状態に陥りがちです。また、スタッフによっては「自分の希望が通っていない」という不満が蓄積し、離職の引き金になることもあります。

心当たりがある方は、シフト作成を見直すタイミングかもしれません。

規模・課題別の判断基準

いざシフト作成業務を改善しようと思っても、方向性が定まらず手段が決まらないケースもあるのではないでしょうか？

どの選択肢が自社に合うかは、店舗規模と直面している課題によって変わります。

ここでは規模帯と典型的な課題の組み合わせごとに、適した進め方を整理します。

1〜2店舗｜属人化が深刻

シフト作成者が限られる小規模事業者では、店長個人への負荷が集中しがちです。

規模が小さいぶん、外部委託よりも店舗内のプロセスを仕組み化する「DXツールの導入」を優先するほうが、コスト効率が高くなります。月額数千円から導入できるDXツールで毎月の工数を大幅に削減でき、ノウハウもデータとして蓄積されるため、属人化の根本解消につながるでしょう。

継続的な外注費を払うよりも投資対効果が出やすい規模帯です。

3〜10店舗｜店舗間でルールがばらついている

複数店舗を展開している場合には、店舗ごとにシフト表のフォーマットや作成方法などのルールのばらつきが生じることがあります。

この場合は、DXツール導入で全店共通の運用基盤を整えてルールを統一化することが効果的です。

繁忙期や店長交代時などツールだけではカバーしきれない場面のみを外注業者に依頼することで、コストを抑えながら柔軟性も確保することができます。

10店舗以上｜全社レベルでの標準化が未着手

拠点数が多くシフト作成ルールが全社レベルでバラバラな事業者では、まずBPO（Business Process Outsourcing＝企業の業務プロセスの一部を一括して請け負う専門的な外部事業者のこと）にシフト作成のプロセスを丸ごと外注すると効果的です。

委託によって全社共通のルールを整備し、その後DXツールへ移行する段階設計が、中長期的にもっともコスト効率が高くなります。なぜなら、いきなりツールを入れても現場に定着しないためです。また、BPO期間中に整理されたルールはツールの初期設定として使うことができるため、導入時の負担を減らすことができます。

このように、規模や課題ごとに整理してからシフト作成の外注の方向性を決定すると、シフト作成の課題を適切に対処できます。

シフト作成を外注する主な方法

シフト作成を外注する方法は大きく分けると3つあります。

個人やフリーランスに都度依頼する代行、BPOベンダーに継続委託する方法、そして外注ではなくDXツールで内製プロセスを効率化する方法です。それぞれ初期費用・運用コスト・向き不向きが異なるため、自社の規模や課題に照らし合わせて検討することが重要です。

代行サービス（ココナラ・ランサーズ等）の特徴と向き不向き

代行サービスとは、ココナラやランサーズといったクラウドソーシングを通じて、個人やフリーランスにスポットで依頼する方法です。

ココナラはスキル出品型で出品ページから直接購入、ランサーズは案件応募型で依頼を出して応募者から選定という流れでシフト作成を依頼できます。

代行サービスのメリットは、初期費用を抑えて、すぐに始められることです。費用は、店舗の人数やルールの複雑さによって異なりますが、スタッフ1名につき1回数百円程度で依頼することができるため、「今月だけ頼みたい」「繁忙期の1回だけ乗り切りたい」といったスポット利用に特に効果的です。

一方で、その都度代行サービスを依頼する際には、シフト作成のルールを毎回伝えなければならないこと、依頼先によって品質がばらつくことに注意する必要があります。

代行サービスは、応急処置などの単発利用に適していますが、継続的な利用にはコストの面でも品質の安定の面でも不向きです。

BPO・業務委託による継続的な外注

シフト作成のBPO（Business Process Outsourcing）では、月単位で継続的に依頼する形式が一般的です。

BPOのメリットは、代行のように都度依頼するのではなく、シフト希望収集から確定まで一連のプロセスを継続的に任せられることです。36協定など労働法令のチェック機能を備えた業者に依頼すれば、法令遵守のリスク管理にも対応できます。

ただし、デメリットとして契約面の準備が必要です。BPO先には従業員の勤務条件などの個人情報を共有することになるため、秘密保持契約の締結が前提になります。また、業務委託契約では発注側がBPO先に直接指示を出すことはできず、誤って従業員と同じように指示を出すと「偽装請負」と判断されるリスクもあります。

コストも月額数万〜数十万円と代行より高めであり、BPOは中規模から大規模の事業者に適した外注方法です。

外注ではなくDXツール・AIで内製改善する方法

3つ目の選択肢は、外注ではなくDXツールを導入し、シフト作成プロセスそのものを自動化・仕組み化する方法です。

DXツールのメリットは、ルールを一度設定すれば毎月の作成工数を大幅に減らせることです。スキルや勤務条件のデータが蓄積されるため、属人化の根本解決にもつながります。また、AIを搭載したシフト自動作成ツールを活用すれば、複雑な条件を考慮したシフトを数分で生成することも可能です。

一方で、デメリットとしては初期設定に一定の工数が必要なこと、現場への浸透に時間がかかることがあげられます。ルールが明文化されていない職場では、ツール導入前にまず棚卸しが必要になるため、一定の工数がかかります。

「はたLuck」のシフト管理機能では、勤務条件・スキル・時間帯別の必要人数をあらかじめ設定することで、複雑な条件を考慮したシフトを簡単に作成することができます。外注費を払い続けるよりも、自社のルールを仕組みに落とし込んで運用する方が、中長期的にコスト効率が高くなるケースは少なくありません。

▼関連記事：シフト自動作成のメリットとデメリット｜はたLuck

ここまでは、自社に適した外注の方法をご紹介してきました。方法を明確にすることができたら、次は効果を最大化するために「外注のメリット」を把握しておきましょう。

シフト作成の外注で得られるメリット

シフト作成の外注は、単に作業を代わってもらうだけではありません。むしろ、シフトの作成以外のメリットこそが、経営面においては重要となってきます。

この章では、それぞれのメリットを具体的に見ていきます。

店長の業務負荷を軽減し、本来業務に集中できる

シフト作成の外注によって得られる1つ目のメリットは、店長が本来業務に集中できる時間を確保できることです。

店長はシフト表の作成に多くの時間を割いており、閉店後の残業や自宅への持ち帰りが常態化しているケースも少なくありません。外注することで、シフト作成に費やしていた時間を売場管理や新人育成などに使えるようになります。

属人化を解消し、欠員・異動リスクに備えられる

外注業者に依頼することで、属人化を解消し、担当者の退職や異動の際の混乱を防ぐことができます。

シフト作成における属人化は、スタッフの希望条件やスキルといった業務情報の管理だけにとどまりません。Excelでのシフト作成時の関数やマクロの知識、アナログでのシフト作成時の条件の照らし合わせなど、シフト作成には多種多様なタスクが含まれます。

外注すれば、こうした業務を社内で担当する必要がなくなります。

外注を依頼するためにはルールやノウハウを言語化する工程が必要ですが、業務の言語化・マニュアル化を進めることでノウハウが組織の資産として明確になり、担当者が変わっても運用が止まらない状態をつくることができます。

「見えないコスト」を可視化し、経営判断の材料にできる

シフト作成を自社で行っていると、実は計上されていない見えないコストが積み上がっています。見えないコストを可視化できることも、外注検討の重要なメリットです。

見えないコストは、主に4つの要素で構成されます。

1. 店長のシフト作成工数×時給換算額
2. 公開後の修正・作り直し工数
3. シフトへの不満が引き金となった離職の採用コスト
4. シフトの組み間違いによる人員不足や売上機会の損失

外注を検討する際には、どの作業に対してどれだけの時間を要しているのか、シフト公開後の修正がどの程度の頻度で生じているのかを明らかにすることが重要です。これにより、従来のシフト作成業務の非効率性や、外注の費用対効果を定量的に測ることができます。

また、外注メリットを最大限に活かすためには、失敗しないためのポイントを知っておくとよいでしょう。次の章では、失敗しないための準備について解説します。

シフト作成を外注する際の注意点｜失敗しないための準備

外注を試みたものの「結局自分で作り直している」「かえって手間が増えた」という声は少なくありません。

実は、失敗の原因は外注先の質ではなく、発注する側の準備不足にあることがほとんどなのです。

ここでは、シフト作成の外注に失敗しないために整えておきたい、3つの準備について整理します。

シフト作成のルールを言語化して明確にしておく

外注で失敗する最大の原因は、シフト作成のルールが明文化されていないことです。

具体的には、以下のような細かいルールを店長のみが頭の中で把握していることがあります。

「日曜はベテランを2名以上配置する」

「レジ研修済みスタッフを各時間帯に1名は入れる」

「AさんとBさんは相性の問題で同じ日に入れない」

細かいルールが明文化されていない状態で外注先にシフト作成を依頼しても、業務がうまく回らず、現場から不満が噴出します。外注する前に、シフト作成時に考えなければならないルールや条件を徹底的に洗い出すことが重要です。

スタッフの勤務条件・スキル情報を一元管理しておく

外注先に情報を渡すためには、スタッフごとの勤務条件とスキル情報を一元管理しておく必要があります。

しかし、扶養内上限はExcel、高校生の時間制限は紙、有給残数は勤怠システム、スキルレベルは店長の記憶という具合に、情報がバラバラに管理されているケースが少なくありません。

情報が一元化されていないまま外注を依頼すると、業者からの確認の頻度が増えたり、シフト作成後に修正の必要性が生じたりするなどの非効率が生じ、外注のメリットが相殺されてしまいます。

複数拠点を抱える企業では、拠点ごとの管理方法を統一しておくとよいでしょう。

シフト提出のルールを定めておく

シフト作成が滞る原因を「スタッフの希望提出が遅いため」と捉えていないでしょうか？もしかしたら、その原因はスタッフ側ではなく「シフト希望提出ルールが整備されていないこと」にあるかもしれません。

シフト希望提出ルールの基本は、「提出期限・提出方法・フォーマット」です。提出方法やフォーマットを統一しておくことで、シフトの未提出状況が改善されるかもしれません。

また、この3つの基本をスタッフに浸透させる際に役立つのが、「シフト管理アプリ」です。

「はたLuck」では、棚卸ししたルールを取り込むことで、勤務条件・スキル・時間帯別人数を考慮したシフト作成をスムーズに進めることができます。外注の前段階としてルールを整理し、ツールに移行する設計が、中長期的にもっともコスト効率の高めることにつながるのです。

シフト作成についてのよくある質問（FAQ）

シフト作成の外注を検討する際によく寄せられる質問を整理しました。費用、規模別の判断、個人情報の取り扱いという、実務で判断に迷いやすいポイントを中心に解説します。

Q1. シフト作成の外注にかかる費用の相場は？

外注の費用は、方法によって大きく異なります。

目安としては、代行サービスは1回あたり5,000〜15,000円程度、BPO・業務委託は月額数万〜数十万円（拠点数やスタッフ数によって変動）、シフト作成代行サービスによっては月額定額制のプランも用意されています。DXツールは月額数千〜数万円＋初期設定工数が一般的です。

具体的な金額は要件次第で変わるため、単純な料金比較ではなく、自社の「見えないコスト」と照らし合わせて判断することが重要です。

Q2. 小規模な店舗でもシフト作成を外注する意味はあるか？

1店舗・20名以下の規模であれば、外注よりもまずルールの棚卸しとDXツール導入を優先した方がコスト効率が高くなるケースが多いです。店長1人の業務負荷を仕組みで軽減する方が、継続的な外注費を払うよりも投資対効果が出やすいためです。

ただし、「店長が1人しかシフトを組めず、不在時に誰も代われない」という状態であれば、スポット代行を保険的に活用する価値はあります。小規模店舗でもツール導入で負担を軽減できるケースが増えているため、まずは自社の属人化度を確認することから始めるとよいでしょう。

Q3. シフト作成を外注する際にスタッフの個人情報はどう扱うべきか？

シフト作成を外注するには、スタッフの勤務条件（扶養区分・有給残数・勤務可能時間など）を外注先に共有する必要があります。ただし、共有する情報は必要最小限にとどめ、秘密保持契約（NDA）を締結することが前提です。氏名を番号やアルファベットに置き換えて渡す運用も一般的です。

BPO委託の場合は、プライバシーマークやISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）の取得有無を確認することで、情報管理体制のリスクを事前に把握できます。契約前に、情報の取り扱い範囲・保管期間・破棄方法まで明文化しておくことが欠かせません。

まとめ｜シフト作成の外注は「仕組み化」とセットで考える

シフト作成の外注を検討する際は、単に「誰かに代わってもらう」という発想ではなく、店舗運営の仕組みそのものを見直す機会として捉えることが重要です。

本記事で解説してきたように、外注で失敗する根本原因は外注先の質ではなく、シフト作成のルール・勤務条件・希望収集フローが属人化していることにあります。代行・BPO委託・DXツールの3つの選択肢は二者択一ではなく、自社の規模と課題フェーズに応じて段階的に組み合わせるものです。そして、どの選択肢を選ぶにしても、ルールの棚卸しという土台がすべての出発点になります。

シフト作成の外注は、コストではなく店舗運営への投資です。まずは自社のシフト作成ルールを書き出すところから始めてみてください。

「はたLuck」のシフト管理機能では、勤務条件・スキル・時間帯別の必要人数をあらかじめ設定することで、複雑な条件を考慮したシフトを簡単に作成することができます。外注費を継続的に払い続けるのではなく、自社のルールを仕組みに落とし込んで運用したいとお考えの方は、まずはお気軽に資料をダウンロードください。

▼関連記事：シフト自動作成機能のメリット・デメリットと注意点。自動作成の精度を上げるコツを解説します！

▼関連記事：シフト作成のコツとは？時間と労力を削減して業務効率化を目指そう！

月に一度のシフト作成に、丸一日近くを費やしてしまった経験をしたことがある方も多くいるでしょう。LINEやメールで希望を集め、Excelに転記し、過不足を調整して、ようやく配布したと思ったら修正依頼が入る。そのたびに作業が振り出しに戻る、という状況に悩む店長や管理者は少なくありません。

クラウド型シフト作成ツールを活用することで、希望収集から周知・人件費管理までを一元化でき、作業工数にとどまらず、ミスの削減や従業員の定着率改善につながる可能性があります。

本記事では、クラウド型シフト作成ツールの特徴・主な機能・選び方から、おすすめのサービス7選まで解説します。ExcelやLINEでの管理に限界を感じている方や、複数店舗のシフトをまとめて効率化したい方は、ぜひ参考にしてください。

クラウド型シフト作成ツールとは

クラウド型シフト作成ツールとは何か、ExcelやLINE運用との違いから導入が増えている背景まで順に解説します。

クラウド型シフト作成ツールの特徴

シフトの作成・収集・共有を、インターネット上で一元管理するツールです。データはクラウドサーバーに保存されるため、PCでもスマホでも、いつでもどこからでもアクセスできます。

複数の管理者が同時に操作でき、変更内容はリアルタイムで反映されます。インストールも不要で、ソフトウェアの更新作業を自分で行う必要もありません。店舗の規模や環境を問わず、比較的すぐに使い始められる点が特徴です。

Excelや紙との違い

ExcelやLINEでシフトを管理する場合、希望の収集・転記・調整・印刷・配布と工程がバラバラになりがちです。それぞれの手順で担当者が手を動かす必要があり、抜け漏れが起きやすい構造になっています。

クラウド型はこれらの工程を1つのツール上で完結可能です。Excelのようにファイルのバージョン管理に悩むことも、複数人が同時編集してデータが上書きされるリスクも起きにくくなります。

紙運用の場合、修正のたびに再印刷・再配布が必要になりますが、クラウド型なら修正後の情報がその場で全員に届きます。

クラウド型シフト作成ツールの導入が増えている背景

スタッフを中心とした人手不足が続くなか、少ない人員で現場を回すための効率化ニーズが高まっています。2019年の働き方改革関連法の施行以降、労働時間の適正管理が企業に求められるようになったことも、ツール導入の後押しになっています。

スマートフォンの普及により、スタッフがアプリで希望を提出・確認する運用が現実的になったこともひとつの要因です。一方で、月次のシフト業務に数時間以上を費やす店長は少なくなく、管理工数の削減が経営課題として認識されるようになっています。

こうした背景が重なり、クラウド型シフト管理ツールへの移行が進んでいます。

クラウド型シフト作成ツールの主な機能

クラウド型シフト作成ツールには、さまざまな機能が搭載されています。ここでは、クラウド型シフト作成ツールの主な機能を解説します。

希望シフトの収集

スタッフがスマホから希望日・希望時間を入力し、管理者に提出できます。提出期限が近づくとリマインド通知が自動で送られるため、管理者が個別に催促する手間がありません。

LINEやメールで希望を集めている場合、回答状況をひとつひとつ確認しながら集計する必要がありますが、クラウド型では誰が提出済みかを一覧で把握できます。また、収集した希望はシフト作成画面に自動で反映されるため、転記作業が発生しない点も現場の負担軽減につながります。

シフトの自動作成

収集した希望と、あらかじめ設定した勤務条件をもとに、ツールがシフトを自動生成します。人員の過不足や労務ルールへの抵触も自動でチェックされるため、確認漏れが起きにくい仕組みです。

AIによる最適化機能を搭載したツールでは、複雑な条件でも短時間でシフトが完成します。手作業では数時間かかっていた作業が大幅に短縮される傾向があり、月次業務の負担を減らすうえで効果を感じやすい機能です。

シフトの共有・通知

確定したシフトは、ボタン操作ひとつでスタッフ全員に一斉通知できます。修正が入った場合もリアルタイムで更新されるため、古い情報を元に出勤するトラブルを防ぎやすくなります。

業務専用アプリへの通知になるため、私用のメッセージに埋もれず確認しやすい点も利点です。個別の連絡対応が減ることで、管理者が本来の業務に集中できる時間が増えます。

勤怠管理ツールとの連携

シフトデータを勤怠管理ツールに連携することで、打刻との突合せを自動化できます。実績データを給与計算ソフトへ手入力する作業もなくなるため、月次の集計業務にかかる時間を減らせます。

ツール間のデータ連携が取れていれば、転記ミスや集計ミスのリスクを下げられる点もメリットです。ただし、連携できる外部ツールはサービスによって異なるため、現在使っているツールとの互換性は導入前に確認しなければなりません。

クラウド型シフト作成ツールのメリット

クラウド型シフト作成ツールにはさまざまなメリットがあります。クラウド型シフト作成ツールを導入することで、現場にどのような変化が生まれるのかを解説します。

シフト作成にかかる時間の削減

クラウド型シフト作成ツールを使うと、希望収集・転記・調整・共有という一連の作業がツール上で完結するため、工程ごとに発生していた手間がまとめて省けます。例えば、はたLuckでは、シフト作成業務の約70%の工数を削減可能です。

最新のシフト情報がリアルタイムで共有されるため、古い情報を元に出勤するトラブルも起きにくくなります。管理者がひとつひとつ目視で確認する負荷が下がることで、見落としによるミスが減りやすい環境が整います。

人件費の最適化

クラウド型シフト作成ツール上で曜日・時間帯ごとの必要人員をあらかじめ設定しておくことで、人員の過剰・不足どちらも防ぎやすくなります。概算人件費をツール上で確認しながらシフトを組めるため、感覚や経験に頼った人員配置から、データに基づいた判断へ移行可能です。

複数店舗を持つ企業では、本部が人件費の基準をツールに設定することで、店舗ごとのばらつきを抑えやすくなります。予算管理の精度が上がることで、月末に人件費が想定を超えていたという事態を防げます。

複数拠点での共有

クラウド上でデータを管理するため、本部と各店舗が同じ情報をリアルタイムで確認できます。店舗をまたいだシフトの調整や、近隣拠点へのヘルプ要請に対応できるツールもあります。

複数店舗のシフト状況を一元的に把握できるため、管理者が各店舗に個別で連絡を取る手間を削減できる点もメリットです。拠点数が増えるほど、クラウド管理による効率化の恩恵が大きくなる傾向があります。

従業員満足度の向上

スマホから希望を提出したりシフトを確認したりできることで、スタッフの利便性が高まります。希望が通りやすくなる・情報が届きやすくなるといった体験の改善による、定着率の向上も期待できます。

またシフトに関する問い合わせや連絡のやり取りが減ることで、職場のコミュニケーションがシンプルになり、対応工数も削減可能です。働きやすい環境が整うことで、採用・定着の面でもプラスの効果が生まれます。

関連記事：従業員満足度（ES）が上がらない理由とは？人事制度の設計・運用を見直す方法

クラウド型シフト作成ツールが向いている企業

クラウド型シフト作成ツールが特に効果を発揮しやすい企業の特徴を見ていきましょう。

スタッフ数が多い企業

スタッフの人数が増えるほど、希望収集・調整・周知の手間は比例して大きくなります。50名以上の規模になると、ExcelやLINEでの管理は現実的に追いつきにくくなるケースも少なくありません。

人数が多い現場では、シフトの重複や漏れも起きやすく、管理ミスのリスクが高まります。クラウド型なら人数が増えても管理の仕組み自体は変わらないため、規模の拡大に対応しやすい点が利点です。

希望回収に手間がかかる企業

LINEやメールで希望を集めている場合、回答が来ない・フォーマットがバラバラといった問題が起きやすくなります。催促の連絡に時間を取られ、本来のシフト作成に集中できないケースは少なくありません。

クラウド型では提出期限のリマインドを自動で送れるため、管理者が個別に催促する手間を省けます。提出状況が一覧で把握できるため、誰が未提出かをすぐに確認できる点も、回収業務の効率化につながります。

複数店舗を運営する企業

店舗ごとにExcelや紙でシフトを管理すると、本部が全体の状況を把握するのが難しくなります。各店舗のシフト状況をクラウド上で一元管理することで、人員の過不足を全体視点で調整可能です。

近隣店舗へのヘルプ要請や、エリアをまたいだ人材の融通が必要な現場にも対応しやすくなります。本部がシフトの基準やガイドラインをツールに設定できれば、店舗ごとの運用のばらつきも抑えやすくなるでしょう。

勤怠連携まで進めたい企業

シフト作成と勤怠管理を別々のツールで運用している場合、データの転記や突合せに毎月手間がかかります。クラウド型シフト管理ツールと勤怠管理ツールを連携させることで、実績データを自動で反映できるようになります。

給与計算との連携まで対応しているツールを選べば、月次の集計・計算業務の工数をまとめて削減可能です。ただし、連携できる外部ツールはサービスによって異なるため、現在使っているツールとの互換性は事前に確認してください。

Excel管理に限界を感じている企業

Excelでのシフト管理が定着している企業ほど、移行のハードルを感じやすい傾向があります。一方で、ファイルの共有・バージョン管理・転記作業といった課題は、Excelを使い続ける限り解消されません。

クラウド型への移行は操作に慣れるまでの期間が必要ですが、多くのサービスが無料トライアルを提供しています。現場の負担を減らすことを目的に導入を検討しているなら、まず試してみてください。

クラウド型シフト作成ツールの選び方

クラウド型シフト作成サービスには多くの種類があります。数あるサービスのなかから自社に合ったツールを選ぶために、確認しておきたいポイントを解説します。

導入の目的を明確にする

ツールを選ぶ前に、何のために導入するのかを決めておくことが先決です。「シフト作成の時間を減らしたい」「希望回収の手間を省きたい」「勤怠管理と連携したい」など、目的によって適したツールは異なります。

目的が曖昧なまま導入すると、機能が多すぎて使いこなせない、あるいは必要な機能が足りないといった問題が起きやすくなります。現場の課題を書き出し、優先順位をつけてから比較検討を始めることが、選択肢を絞るために重要です。

搭載されている機能を確認する

希望収集・自動作成・共有通知・勤怠連携など、必要な機能が揃っているかをリストアップして照合します。一見同じ「自動作成」でも、AIによる最適化型とルールベース型では対応できる複雑さが異なります。

不要な機能が多いと操作が複雑になるため、現場の規模と用途に合った機能構成かどうかも合わせて確認してください。機能の多さよりも、自社の運用に必要なものが過不足なく揃っているかを基準に判断することが大切です。

対応できる業種や規模を確認する

飲食・小売・介護・製造など、業種によってシフトの構造や必要な機能は異なります。導入後のギャップを防ぐためには、自社の業種に特化した実績があるツールを選ぶとよいでしょう。

従業員数や店舗数によっても最適なツールは変わります。サービスサイトで導入実績や対応業種を確認し、自社に近い事例があるかどうかをチェックしておくと判断の材料になります。

他ツールとの連携可否を確認する

現在使っている勤怠管理や給与計算ソフトとの連携が取れないと、二重入力が発生するリスクがあります。連携できる外部ツールはサービスごとに異なるため、導入前に互換性を確認しておくことが必要です。

APIによるカスタム連携に対応しているサービスであれば、既存の社内ツールとつなぎやすい場合もあります。将来的な拡張も視野に入れて、連携の範囲が広いツールを選ぶと、管理業務をまとめて効率化しやすくなります。

従業員・管理者の操作性を確認する

どれだけ機能が充実していても、現場のスタッフが使いこなせなければ定着しません。スタッフ向けのスマホ操作が直感的かどうか、管理者向けの管理画面が見やすいかどうかを、導入前に実際に触って確認することが大切です。

無料トライアル期間中に現場のメンバーにも使ってもらうと、使いやすさの判断がしやすくなります。初期設定のサポートや操作マニュアルが整っているかどうかも、スムーズな導入に影響するポイントです。

サポート体制を確認する

導入後に問題が起きたとき、問い合わせ窓口があるか・対応の速さはどうかを事前に確認してください。メール・電話・チャットなど対応チャネルが複数あるサービスのほうが、現場での急なトラブルに対応しやすくなります。

無料プランや低価格プランではサポートが制限される場合があるため、契約内容は細かく確認しなければなりません。初期導入時の支援が充実しているサービスを選ぶと、現場への定着がスムーズになります。

料金体系と費用対効果を確認する

月額従量課金・定額制・無料プランなど、料金体系はサービスによって異なります。初期費用やオプション料金、ユーザー数に応じた追加費用など、月額以外のコストも含めて試算しておくことが必要です。

無料プランは機能やユーザー数に制限があることが多く、業務の実態に合わないケースもあります。料金だけで判断するのではなく、削減できる工数や人件費と照らし合わせて費用対効果も考慮してください。

おすすめのクラウド型シフト作成ツール7選

ここでは、おすすめのクラウド型シフト作成ツールを紹介します。自社の規模や用途に合ったツールを選ぶ参考にしてください。

Oplus

出典：Oplus

Oplusは、無料から使えるシフト管理サービスで、スタッフが個人のスマホから希望を提出・確認できます。操作が直感的で、希望収集・シフト作成・共有を一通りカバーしているため、はじめてクラウド管理を導入する企業にも向いています。

有料プランは1ユーザーあたり月額100円から利用でき、小規模店舗でも導入しやすい料金体系です。

勤務シフト作成お助けマン

出典：勤務シフト作成お助けマン

勤務シフト作成お助けマンは、鉄道情報ツール（JRツール）が開発した、AIによる自動シフト作成に特化したサービスです。複雑な勤務条件や制約が多い職場でも、最適なシフトを自動生成できます。

医療・交通・製造など、シフト構造が複雑な業種での導入に向いています。導入の際には規模・要件に応じた個別見積もりが必要です。

Optamo

出典：Optamo

Optamoはタスク割り当てとシフト最適化を組み合わせた機能が特徴で、日別のタスク管理まで対応しています。組合せ最適化の技術を活用しており、人員配置の精度が求められる現場に適したツールです。

小売・物流・工場など、業務分担が細かく管理が複雑な職場での導入実績があります。

シフオプ

出典：シフオプ

シフオプはリクルートが提供するシフト管理サービスで、希望収集・作成・共有・勤怠連携まで一通り対応しています。欠員を可視化できるため、採用の最適化にも役立つツールです。

初期費用は無料で、1ユーザーあたり月額300円(税込)の基本プランと、1,000ユーザー以上が対象で月額料金固定のIDパックプランの2種類があります。

ジョブカン勤怠管理

出典：ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、シフト管理と勤怠管理を一体で運用できるサービスで、打刻から給与計算連携まで対応しています。業界トップクラスの導入実績を持ち、さまざまな業種・規模の企業に使われています。

シフト管理単独ではなく、勤怠管理も合わせて整備したい企業に適したツールです。月額費用はユーザー数と利用機能数に応じた従量制です。

Airシフト

出典：Airシフト

Airシフトは、リクルートが提供するシフト管理に特化したサービスで、直感的な操作性が特徴です。AirレジやAirメイトなどリクルートの他サービスと併用することで、経営視点から人員配置が適切かどうかを検討できます。

飲食・小売などサービス業の小〜中規模店舗での利用が多く、利用開始の翌月まで無料でトライアルで利用できます。有料プランも月額費用は比較的手頃な水準です。

スマレジ・タイムカード

出典：スマレジ・タイムカード

スマレジ・タイムカードは、シンプルな作りと使いやすさが魅力のクラウド型シフト管理ツールです。3ステップでシフトを作れる「かんたんシフト作成」でシフト作成工数を削減可能で、人員過不足やその日の人件費目安もわかります。

スマレジの売上や来店数と連携することで、繁忙期や閑散期、季節要因に合わせたシフトを作成できるため、外部要因を考慮しながらシフトを作成する必要がある企業に適しています。

レポート出力も可能な「はたLuck」

はたLuckは、シフト作成工数の削減だけでなく、従業員満足度の向上にも役立つクラウド型シフト作成ツールです。ここでは、はたLuckのシフト作成機能について紹介します。

希望収集からシフト周知までの一元管理

スタッフがスマホから希望を提出すると、管理者のシフト作成画面に自動で反映されます。確定後はボタンひとつで全員に一斉通知できるため、個別の連絡対応は不要です。

通知は業務専用アプリに届くため、私用メッセージに埋もれずスタッフが確認しやすい点も利点です。希望収集・作成・周知という一連の流れが1つのツール上で完結するため、工程をまたぐ手間がなくなります。

曜日・時間帯ごとの適正人員設定

曜日・時間帯ごとの予算に応じた人員体制を、あらかじめツールに設定できます。設定した基準をもとにシフトを組むため、店長の勘や経験に頼らない人員配置が可能です。

本部がガイドラインを設定することで、複数店舗のシフトにばらつきが生まれにくくなります。データに基づいた人員管理により、業務負荷と人件費のバランスを取りやすくなります。

近隣拠点へのヘルプ募集

急な欠員が出た際に、不足しているポジションを条件指定して近隣拠点のスタッフへ一斉配信できます。個別に連絡を取る手間がなく、人数合わせではなくポジション単位で戦力を確保できる点が特徴です。

募集内容をあわせて通知することで、当日の業務にもスムーズに対応しやすくなります。複数拠点を持つ企業にとって、欠員対応の属人化を防ぐ仕組みとして機能します。

出力・レポートによる人件費の可視化

店内掲示用のシフト表・人件費の一覧・勤怠ツール連携用データなど、用途に応じた出力に対応しています。人件費データをレポートとして出力することで、感覚に頼らない予算管理を実現できます。

本部が各店舗の人件費状況を定量的に把握できるため、経営判断のスピード向上にも役立つツールです。シフト作成と人件費管理を同一ツールで完結できることで、月次の集計にかかる手間を減らせます。

労務アラートと夜勤対応

労務ルールに抵触するシフトが設定された際に、ツールが自動で警告を表示します。夜勤翌日に出勤シフトが重なっている場合も警告が出るため、過重労働のリスクを事前に防げる仕組みです。

ルール違反を目視で確認する手間が省け、管理者の確認負荷が下がります。法令遵守の観点から、アラート機能はツールを選ぶ際に確認しておきたい項目のひとつです。

まとめ

クラウド型シフト作成ツールは、希望収集から共有・勤怠連携まで一連の作業をひとつのツールで管理できる仕組みです。ExcelやLINEで運用していた場合と比べ、転記ミスや連絡漏れが起きにくくなり、管理者の工数を大幅に削減できます。

導入を検討する際は、まず「何のために入れるのか」を決めることが先決です。目的が決まれば、必要な機能・対応業種・連携できる外部ツール・料金体系といった観点で選択肢を絞りやすくなります。

シフト管理の効率化にとどまらず、人件費の可視化や従業員の定着率改善まで視野に入れるなら、はたLuckの導入もあわせて検討してみてください。

毎月のシフト作成に時間を取られ、希望収集の連絡や調整に追われた経験が一度はあるでしょう。

その課題を解決するのに役立つのが、シフト作成ツールです。

自社の課題に合ったサービスを選べると、シフト作成にかかる時間の削減にとどまらず、ヒューマンエラーの防止やアルバイトの定着率向上など、店舗運営全体の改善につながる可能性があります。シフト管理ツールは、単なる作業効率化の手段ではなく、現場の働きやすさを左右する基盤として捉えることが大切です。

本記事では、シフト作成サービスの概要や主な機能から、導入メリット・選び方・おすすめサービス9選まで解説します。シフト業務の負担を減らしたい店舗管理者の方や、初めてツールの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

シフト作成サービスとは

シフト作成サービスとは、その名の通りシフト作成に便利なツールのことを指します。シフト作成サービスの概要と、Excelや紙との違い、導入が広がっている背景について解説します。

シフト作成サービスの概要

シフト作成サービスは、スタッフの希望収集から、シフト作成・配布・管理までを一つのシステムで行えるクラウド型またはアプリ型のツールです。従来は管理者が手作業で進めていた一連の業務を、デジタル化によって大幅に効率化できます。

飲食・小売・介護など幅広い業種での導入が進んでおり、数名規模の小さな店舗から多店舗展開する企業まで、規模を問わず活用されています。料金形態も無料プランから月額課金型まで幅広く、初めて導入する場合でも始めやすい環境が整っているのが特徴です。

Excelや紙を利用する場合との違い

Excelや紙によるシフト管理は、作成・修正・配布のすべてを手作業で行うため、担当者の負担が大きくなりやすい傾向があります。複数人での同時編集が難しく、変更のたびにファイルを送り直す必要があるため、バージョンの行き違いやミスが起きやすいのも課題です。

一方、シフト作成サービスは希望の収集から配布まで自動化されており、作業時間を大きく削減できます。クラウド型であれば情報がリアルタイムで共有・更新されるため、管理者とスタッフの双方が常に最新のシフトを確認できます。

シフト作成サービスの導入が広がっている背景

慢性的な人手不足が続くサービス業では、限られた人員を無駄なく配置するニーズが高まっています。加えて、残業時間の管理や労働基準法の遵守など、労務コンプライアンスへの対応が以前より厳しく求められるようになったことも、ツール導入を後押しする要因の一つです。

また、政府が推進するデジタル化の流れを受け、紙やExcelからの移行が各業種で加速しています。スマホやクラウドの普及によって操作のハードルが下がり、中小規模の店舗でも導入しやすい環境が整ってきました。

シフト作成サービスの主な機能

シフト作成サービスには、業務効率化に役立つさまざまな機能が搭載されています。ここでは、シフト作成サービスの主な機能を5つ紹介します。

希望シフトの収集

スタッフがスマホやPC、LINEなどから希望シフトを提出できる機能です。管理者が一人ひとりに回収の連絡をしなくても、提出期限が近づくとリマインド通知が自動で送られるため、未提出者への個別フォローが不要になります。

集まったデータはシステム上に集約されるため、紙やExcelへの転記作業がなくなり、集計ミスや漏れのリスクを減らせます。受付期間や回答形式をカスタマイズできるサービスも多く、店舗ごとのルールに合わせた運用が可能です。

シフトの自動作成

収集した希望データと、必要人数やスキル、時間帯などあらかじめ設定した勤務条件をもとに、システムが最適なシフトを自動で生成します。労働時間の上限や連続勤務の制限なども条件として組み込めるため、手作業では見落としがちなルール違反をあらかじめ防げる仕組みです。

過去のシフトパターンを参照する機能を持つサービスもあり、繰り返し使うほど精度が上がる傾向があります。自動生成後に管理者が手動で微調整できる設計になっているため、現場特有の細かい事情にも対応できます。

勤怠管理システムとの連携

シフトデータを勤怠管理システムと連携させることで、実績との差異をリアルタイムで確認できます。出退勤のデータが自動でシフトに反映されるため、集計のための二重入力や転記作業がなくなります。

給与計算ソフトへのデータ連携に対応しているサービスも多く、月末の給与処理までを一元化可能です。ただし、連携できるシステムの種類はサービスによって異なるため、導入前に自社の既存ツールとの互換性を確認しておくことが重要です。

リスクアラート

設定した労働時間の上限を超えそうなスタッフを自動で検知し、管理者に通知する機能です。必要人員を下回る時間帯や、特定のスキルを持つ人員が不在になるケースも事前に警告されるため、シフト確定後の急なフォローを防ぎやすくなります。

法定休日の取得状況や残業規制など、労務上のリスクも自動で検出できます。アラートを受けた段階でシフトを修正できるため、トラブルが表面化する前に対処できる点が実務上の強みといえます。

完成シフト配信

確定したシフトをスタッフのスマホへプッシュ通知やメールで自動配信できるため、印刷や掲示板への貼り出しといった手間がなくなります。スタッフが自分のシフトをいつでもスマホで確認できることで、「シフトを確認し忘れた」という連絡対応を減らせる点もメリットです。

変更が生じた場合も差分のみを即時通知できるため、情報伝達のスピードが上がり、古いシフトが混在するリスクを防げます。紙での配布をなくすことで、印刷コストや配布作業の負担も合わせて削減できます。

シフト作成サービスを導入するメリット

シフト作成サービスの導入によって、さまざまなメリットが得られます。ここでは、シフト作成サービスを導入する6つのメリットを紹介します。

シフト作成時間の短縮

希望収集・調整・作成・共有までの一連の作業が自動化されることで、毎月数時間から半日以上かかっていたシフト業務を大幅に減らせます。特に複数店舗を管理している場合、一括操作できるため、拠点が増えても作業量が比例して膨らみにくい点は実務上の大きなメリットです。

短縮された時間は、接客やスタッフの指導、店舗改善など、より付加価値の高い業務に充てられます。シフト作成に追われていた時間を別の業務に回せることで、管理者の働き方を変えられるはずです。

最適な人員配置の実現

時間帯ごとの必要人数やスキル要件、売上予測などを条件として設定することで、過不足のない人員配置が可能です。繁忙時間帯への集中配置や、閑散時間帯の人数調整を自動で行えるため、店舗運営の無駄を減らせます。

スタッフのスキルや経験をシステムに登録・参照できるサービスでは、適切な人員を適切な時間帯に配置する判断はシステムの役割です。人員配置の精度が上がることは、サービス品質の維持と過重労働の防止を同時に進めることにつながります。

ヒューマンエラーの防止

Excelや紙での手作業では、転記ミス・計算ミス・バージョン管理のミスが起きやすい傾向があります。シフト作成サービスを使えば、同一スタッフの重複登録やシフト漏れ、勤務条件の違反をシステムが自動でチェックするため、確認作業の手間を大きく減らせます。

また、確定シフトの自動配信により、古いシフトが混在したり周知が漏れたりといったコミュニケーションのミスも防ぎやすくなる点もメリットです。ミスが減ることは再作業コストの削減につながるだけでなく、スタッフからの信頼を守ることにもつながります。

従業員満足度の向上

希望シフトが適切に反映されると、スタッフが「自分の都合を考慮してもらえている」と感じやすくなり、定着率の向上につながる傾向があります。シフトをスマホでいつでも確認・管理できる環境が整うことで、日常の利便性も確保可能です。

加えて、公平なシフト調整がシステム上で可視化されることで、特定のスタッフへの偏りに対する不満を減らせます。従業員満足度が上がると採用コストの削減や職場の雰囲気改善にも波及するため、経営上の投資効果として見ることが大切です。

関連記事：従業員満足度がサービス業において重要な理由とは？向上のための方法も

人件費の最適化

需要予測や売上データと連動してシフトを組めるサービスでは、必要以上の人員を配置することによるコスト超過を防ぎやすくなります。人員の過不足を数字で把握できるため、無駄なシフトインや残業の発生を事前に抑えることが可能です。

概算の人件費をシフト作成画面上でリアルタイムに確認できるサービスも多く、予算の範囲内でシフトを組む判断がしやすくなります。コストを抑えながらスタッフへの適正な労働配分を実現できる点は、人件費管理の精度を上げるうえで有効です。

属人化リスクの低減

シフト作成のルールや条件がシステムに蓄積されていくため、担当者が変わっても同水準のシフト管理を続けられます。これまで特定の担当者だけが把握していた「暗黙のルール」を、データとして共有・引き継ぎできる点が大きな違いです。

担当者の退職や急な不在が発生しても、引き継ぎにかかる時間とコストを最小限に抑えられます。業務を標準化することは、店舗運営の安定性を高め、いざというときのリスクを小さくすることにつながるでしょう。

シフト作成サービスの選び方

シフト作成サービスは数多くあります。ここでは、自社に合ったシフト作成サービスを選ぶための主なポイントを解説します。

導入の目的を明確にする

「シフトの作成時間を減らしたい」「希望収集の手間をなくしたい」「勤怠管理と一本化したい」など、目的によって最適なサービスは変わります。目的が曖昧なままツールを選ぶと、機能が多すぎて使いこなせない、あるいは必要な機能が足りないという状況に陥りやすくなります。

まず現場で起きている課題を書き出し、「何を解決したいのか」を優先順位とともに整理してください。目的を言葉にしておくことで、複数のサービスを比較するときの判断基準が明確になります。

自社の規模に合うプランを選ぶ

スタッフの人数・店舗数・拠点数によって、必要な機能や適切なプランは大きく異なります。小規模な店舗であれば、多くの場合無料プランや低コストのシンプルなツールで十分です。

一方、数十名以上の管理や多店舗展開が前提になる場合は、拠点間の一括管理・権限設定・レポート機能が充実したプランを選ぶ必要があります。将来的なスタッフ増加や店舗拡大も見越して拡張性を確認しておくと、短期間での再選定というコストを避けられます。

操作性を確認する

管理者だけでなくスタッフ全員が日常的に使うツールである以上、誰でも迷わず操作できる画面かどうかは重要な判断材料です。操作が複雑だと導入後の定着に時間がかかり、結果として現場で使われないまま形だけになるリスクがあります。

無料トライアルやデモ画面を活用し、実際の操作感を現場の担当者が体験したうえで判断してください。サービス提供会社のマニュアルやサポートガイドの充実度も、現場への浸透しやすさを左右します。

スマホ対応の可否を確認する

スタッフが希望の提出やシフトの確認をスマホで行えるかどうかは、現場での定着を大きく左右します。iOS・Android両方に対応しているか、専用アプリとブラウザのどちらで使えるかを事前に確認してください。

スタッフが使いやすいスマホアプリがあるかどうかは、希望提出率や情報共有のスピードに直結します。管理者もスマホから操作できるサービスであれば、外出中や複数店舗の巡回中でも対応できるため、業務の柔軟性が高まります。

外部システム連携の有無を確認する

既存の勤怠管理システムや給与計算ソフト、POSシステムとの連携可否は、導入後の運用効率に直結します。連携が取れないと、データの二重入力や手動での転記作業が残り、効率化の効果が半減する可能性があります。

対応している連携先の種類やAPI連携・CSV取り込みなどの連携方法は、導入前に確認しておくことが重要です。既存システムとのデータ連携が実現できれば、シフト管理から給与計算までをつながった形で運用できます。

サポート体制の充実度を確認する

導入直後はシステムの設定や操作に不慣れなため、電話・メール・チャットなどでのサポート対応があるかどうかが重要になります。問い合わせへの応答速度や対応時間帯、担当者の専門性はサービスによって異なるため、事前に確認しておくと安心です。

導入時の初期設定サポートや操作マニュアルの整備状況も、現場への展開スピードを左右します。長期利用を前提にするなら、機能アップデートの頻度や継続的な改善姿勢もサービス選定の基準に加えておくのがおすすめです。

料金体系と費用対効果を確認する

月額費用だけでなく、初期費用・オプション費用・ID追加費用なども含めたトータルコストで比較することが必要です。無料プランや低価格帯でもコア機能は十分なサービスがある一方、必要な機能が有料オプション扱いになっているケースもあるため注意してください。

シフト作成にかかっていた時間コストや、ミスによる損失、スタッフの離職コストも含めた費用対効果で判断することが大切です。初期費用ゼロや無料トライアルを活用し、実際の運用で効果を確認してから有料プランへ移行する進め方がリスクを抑えやすくなります。

おすすめのシフト作成サービス9選

ここでは、数あるシフト作成サービスの中から、機能・実績・使いやすさの面で特に参考になる9つのサービスを紹介します。

Airシフト

出典：Airシフト

リクルートが提供するシフト管理サービスで、飲食・小売を中心に幅広い業種で使われています。スタッフ向けアプリ「シフトボード」と連携しており、希望の提出から配布までを一つの流れで管理可能です。

Airシリーズの勤怠・概算人件費データや給与支払いツールとも連携できるため、店舗運営全体のデジタル化をまとめて進めたい場合に向いています。無料プランから利用でき、AirIDの登録から最短2分で使い始められる手軽さも強みです。

ジョブカン勤怠管理

出典：ジョブカン勤怠管理

累計30万社以上の導入実績を持つ、クラウド型の勤怠管理・シフト管理システムです。シフト作成・打刻・勤怠集計・給与計算ソフトへの連携まで一元管理できるため、バックオフィス業務全体の効率化を進めたい企業に向いています。

スマホ・タブレット・PCなど多様な端末に対応しており、業種や規模を問わず導入しやすい点も特徴です。ジョブカン給与計算と連携させることで、シフトから給与処理までをまとめて完結できます。

Shiftmation

出典：Shiftmation

日本航空など大手企業への導入実績を持つ、シフト自動作成サービスです。複雑な勤務条件や制約をAIが自動で考慮してシフトを生成するため、管理者が調整に費やす時間を大幅に削減できます。

スマホからの希望提出・確認・配布にも対応しており、現場のスタッフにとっても使いやすい設計です。多部門にまたがる複雑なシフト管理が必要な企業に、特に向いているサービスです。

Optamo

組み合わせ最適化の技術を活用し、シフトだけでなくタスクの割り当てまで自動で最適化できるクラウドサービスです。工場・医療・介護など、属人的な判断や複雑な制約条件が多い職場での導入実績が豊富です。

「Optamo for Shift」と「Optamo for Task」の2つのラインナップがあり、用途に応じて選べます。勤怠管理システムとのデータ連携にも対応しているため、既存環境との統合を進めやすいでしょう。

勤務シフト作成お助けマン

出典：勤務シフト作成お助けマン

鉄道情報システム株式会社が提供する、複雑な勤務制約に対応したクラウド型のシフト自動作成サービスです。鉄道・医療など、高度な勤務ルールが求められる業種での導入実績が豊富で、細かい条件設定に強みがあります。

AIが最適なシフトを自動生成するため、シフト作成にかかる時間と管理者の負担を大きく減らせます。「遅番」「早番」といった記号を割り当てるDayと時間帯を割り当てるTimeの2つのラインナップがあり、企業の規模や業態に応じた導入が可能です。

アールシフト

出典：アールシフト

小売業・サービス業を中心に、導入店舗数2万店超の実績を持つシフト管理システムです。直感的な操作画面と柔軟なカスタマイズ性が特徴で、現場目線の設計が多くの店舗に支持されています。

1か月間の無料お試し期間があるため、実際の操作感を確認してから導入の判断が可能です。人事データ連携やシフト診断などの機能も搭載されているため、最新情報の反映やシフトを改善しながら業務を進めたい企業に適しています。

らくしふ

出典：らくしふ

株式会社クロスビットが提供する、希望収集・シフト作成・共有に特化したシフト管理サービスです。LINEと連携した希望提出機能を持ち、スタッフが普段使いのアプリからそのまま操作できる点が大きな強みです。

アルバイト・パートが多い職場での使いやすさを重視した設計で、現場への定着率が高い傾向があります。機能がシンプルにまとまっており、初めてシフト管理ツールを導入する店舗にも向いているサービスです。

KING OF TIME

出典：KING OF TIME

株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する、勤怠管理の分野で長い実績を持つクラウドサービスです。ICカード・顔認証・スマホなど多様な打刻方法に対応しており、シフトの申請・承認フローも充実しています。

外部システムとの連携実績が豊富で、既存の給与計算ソフトや人事システムとスムーズにつなげられます。法改正への対応や機能アップデートが継続的に行われているため、長期にわたって安心して使い続けられるシステムです。

ジンジャー勤怠

出典：ジンジャー勤怠

人事・勤怠・給与・労務を一元管理できる「jinjer」シリーズの勤怠管理モジュールです。シフト管理・打刻・労働時間の集計・給与計算を同じプラットフォーム上で完結できるため、システム間のデータ連携にかかる手間を最小限に抑えられます。

人事データと連動したシフト管理が可能で、スタッフの異動や雇用形態の変更にもスムーズに対応できます。複雑な組織構造や就業規則への対応力が強みで、中規模から大規模の企業での導入実績が豊富です。

業務効率改善にも役立つ「はたLuck」

はたLuckは、業務効率改善にも役立つシフト作成サービスです。ここでは、はたLuckの主な機能を紹介します。

シフト管理機能

はたLuckのシフト管理機能は、予算と連動した形でシフトを組める点が特徴です。人件費を意識しながらシフトを編成できるため、コストの見通しを立てながら現場の人員を調整できます。

また、近隣エリアの店舗へのヘルプ依頼機能を備えており、急な欠員が出た際にも柔軟に対応可能です。スタッフがスマホから希望を提出・確認できる設計になっているため、管理者とのやりとりにかかる手間を大幅に減らせます。

シフト管理を起点に、コミュニケーション機能やHR機能と組み合わせることで、店舗運営全体の効率化につなげられます。

本部・現場間のコミュニケーション機能

「連絡ノート」機能を使うと、引き継ぎ情報をデジタル化して記録・共有できます。口頭での申し送りや紙のメモに頼っていた情報伝達を置き換えることで、伝え忘れや読み違いといったミスを防げる機能です。

本部からのお知らせを一人ひとりに直接配信することもできるため、重要な情報が特定のスタッフに届いていないという状況をなくせます。また、チャット形式の「トーク」機能により、業務連絡をはたLuck上に一本化できるため、LINEなど私用アプリへの依存から抜け出せます。

本部と現場の情報伝達がリアルタイムで完結することで、判断スピードと店舗運営の精度が上がるはずです。

スタッフのエンゲージメント向上機能

「星を贈る」機能を使うと、スタッフ同士の感謝や応援をデジタル上で可視化できます。誰がどんな場面で助けたかが見えるようになるだけで、チームワークが生まれやすくなり、職場の雰囲気改善につながる傾向があります。

「ミニボーナス」機能は、金銭以外の手段でスタッフの頑張りに報いる新しい選択肢です。加えて、エンゲージメントプログラムにより、職場の状態を測定・分析し、改善までをPDCAサイクルで回せます。スタッフの定着率を高め、早期離職を防ぐことは、採用コストの削減とサービス品質の安定化に直結する経営課題として捉えることが大切です。

教育支援機能

マニュアルをアプリ上でいつでも閲覧できるため、新人スタッフが現場で疑問を持ったときに自分で調べて解決できる環境を整えられます。「オンボーディングプログラム」は、活用することで、入社直後の定着と戦力化を体系的にサポートできる機能です。

さらに、AI による自動翻訳機能を搭載しており、外国籍スタッフへのマニュアル提供や情報共有をスムーズに進められます。教育コンテンツをデジタル化することで、店舗ごとの教育品質のばらつきを解消し、組織全体のスキルを底上げできます。

データ分析機能

エンゲージメントスコアや行動データをもとに、職場の課題を数字で把握・分析できます。これまで感覚や経験に頼っていたスタッフ管理を、データをもとにした意思決定へと移行できる点が、他のシフト管理ツールとの大きな違いです。

本部が複数拠点のデータを横断的に確認できるため、店舗ごとの課題を比較しながら優先して対処すべき問題を判断しやすくなります。データが蓄積されるにつれ、エンゲージメントと生産性・売上の関係を把握できるようになり、戦略的な組織づくりへの活用が広がっていきます。

まとめ

シフト作成サービスは、希望収集から作成・配布・管理までを一元化することで、管理者の業務負担を大きく減らせるツールです。Excelや紙での手作業と比べて、ミスが起きにくく、情報をリアルタイムで共有できる点がメリットです。

導入によって得られる効果はシフト作成時間の短縮にとどまらず、人員配置の最適化・人件費の管理・スタッフの定着率向上など、店舗運営全体に波及します。一方で、効果を最大限に引き出すには、導入前に自社の課題と目的を整理したうえで、規模・操作性・外部連携・サポート体制・料金体系を軸にサービスを比較することが大切です。

まずは自社の現場で何が課題になっているかを書き出すところから始め、自社に合ったツールを見つけてみてください。

シフト作成をパソコンで効率化したいと考えている方も多いでしょう。

パソコンでシフト作成を行う際、よく使われるのがエクセルです。エクセルによる管理は、導入コストがかからない点では優れています。

しかし、希望の収集・入力・共有がすべて手作業になるため、従業員の人数が増えるほど作業量も増え続けます。ツールを変えれば解決するとも限らず、自店舗の規模や運用に合った方法を見極めなければ、かえって手間が増えるケースも少なくありません。

一方で、自店舗に合ったシフト管理ツールを導入できると、収集や転記にかかる時間を減らせるだけでなく、ミスの防止や人件費の管理まで一元化できるなど、現場の安定にもつながります。シフト作成を単なる事務作業ではなく、店舗運営の土台として捉えることが大切です。

本記事では、パソコンを使ったシフト作成の主な方法からエクセル管理の課題、ツールの選び方とおすすめサービスまで解説します。シフト作成の効率化を進めたい方や、現在の管理方法に限界を感じている店長・管理者の方は、ぜひ参考にしてください。

パソコンを使ったシフト作成の主な方法

パソコンでシフトを作成する方法はいくつかありますが、ツールの種類によって操作のしやすさや機能の幅が大きく変わります。ここでは、代表的な3つの方法を紹介します。

表計算ソフト（エクセルなど）を使ったシフト作成

パソコンでシフトを作成する方法として、エクセルはもっとも普及している選択肢です。テンプレートが豊富で、追加費用なしにすぐ使い始められる点が支持される理由です。

ただし、希望の収集・入力・共有はすべて手作業で行わなければなりません。従業員の人数が増えるほど、確認や修正に費やす時間も増え、シフト作成そのものより段取りに追われる状況に陥りやすくなります。

小規模な店舗や「まずデジタル管理を試してみたい」という段階では有効ですが、運用が複雑化しやすい点はあらかじめ把握しておくことが大切です。

シフト管理専用のクラウドサービスやシステムを使ったシフト作成

シフト管理専用のツールを使うと、エクセルでは手動でこなしていた作業の多くを自動化できます。無料・有料それぞれのサービスがあるため、店舗の規模や必要な機能に合わせて選ぶことが重要です。

無料のシフト作成サービス・システム

無料のシフト作成サービスやシステムを使うと、パソコンから管理操作が可能で、従業員はスマートフォンからシフトを提出できます。インストールが不要でリアルタイムに情報を共有できるため、エクセルと比べて収集・共有にかかる手間を大幅に削減できます。

ただし、無料プランは登録できる人数や使える機能に制限があるケースがほとんどです。規模が大きくなると有料プランへの移行が必要になるため、導入前に上限を確認しておきましょう。

コストを抑えながらデジタル管理を始めたい店舗に向いている選択肢です。

有料のシフト作成サービス・システム

自動作成や勤怠との連携など、より高度な機能を求める職場には有料のシフト管理システムが適しています。従業員の人数が多い、複数店舗を管理している、給与計算まで一元化したいといった場合に特に効果を発揮します。

月額費用は発生するものの、シフト作成にかかる工数やミス対応のコストを考慮すると、費用対効果を感じられるはずです。無料トライアルを設けているツールもあるため、まず試してから契約を判断するのが失敗を防ぐ近道です。

生成AIを使ったシフト作成

近年は、ChatGPTなどの生成AIにスタッフの希望や必要人数、スキル条件などを入力し、シフトのたたき台を作らせる方法も使われるようになっています。複雑な割り当て作業をAIに任せられるため、初期の作業時間を短縮できる点がメリットです。

一方で、AIに正確な指示を出すための工夫が必要で、慣れるまでに一定の学習コストがかかります。また、スタッフの個人情報を入力することになるため、セキュリティ面での配慮も欠かせません。

現状では、AIだけで完結させるより、他のシフト管理ツールと組み合わせて補助的に活用するのが現実的な使い方といえます。

エクセルでシフトを作成する際の課題

エクセルでのシフト管理は手軽に始められる反面、運用を続けるなかで管理者の負担になりやすい課題がいくつかあります。ここでは、現場でよく起きる5つの問題を見ていきましょう。

シフト希望の収集に手間がかかる

エクセルでシフトを管理している職場では、希望の収集方法が統一されていないケースが少なくありません。紙・LINE・口頭とバラバラな方法で集めると、まとめる作業だけで相当な時間がかかります。

また、期限までに提出しない従業員への連絡も個別対応になりやすく、フォローに追われるうちに本来のシフト調整に充てる時間が削られていきます。収集方法が統一されていないと情報の見落としやダブルブッキングのリスクも高まります。

入力や転記のミスが発生する可能性がある

紙やLINEで集めた希望をエクセルへ手入力する工程は、ミスや行の取り違えが起きやすい作業です。従業員の人数が多いほど入力量が増えるため、確認作業も含めると毎週多くの時間を使っている企業も少なくありません。

さらに、ミスが発覚するタイミングはシフト確定後であることが多く、修正と再共有という二度手間が生じます。本人が入力した内容を自分でチェックする構造上、転記ミスを完全に防ぐのは難しく、エクセル運用の構造的な弱点といえます。

シフト作成が属人化する

エクセルで管理を続けると、関数やレイアウトを組んだ担当者しか正しく操作できない状態になりやすいという問題があります。引き継ぎ資料を用意していても実際に触ってみないと分からない部分が多く、担当者の異動や退職でシフト作成業務が止まるリスクがあります。

「あの人がいないと対応できない」という状態は、店舗運営に直結する問題です。属人化が進むほど後任者への教育にも時間がかかり、管理業務全体の非効率につながっていきます。

シフトの共有に手間がかかる

エクセルでシフトを作成する場合、完成したシフト表を印刷・写真撮影・PDF添付などで従業員に配布する作業が毎月繰り返し発生します。修正が入るたびに最新版を再送する必要があり「どれが最新か分からない」という混乱が従業員間で起きる可能性もあります。

加えて、メールでの共有は既読を確認できないため、見ていない従業員への個別フォローも管理者の仕事です。共有と連絡のやりとりが積み重なることで、管理者の隠れた業務負担になっている点は見過ごされがちです。

人員配置の最適化に手間がかかる

時間帯ごとの必要人数・スキル・連勤日数のルールなどを頭の中で組み合わせながらシフトを組む作業は、パズルに近い複雑さがあります。エクセルでは条件を視覚的に管理しにくく、過不足があっても全体を一目で把握するのが難しいという構造的な問題があります。

従業員の希望を最大限考慮しながら人件費も守るという、相反する条件をすべて人力でこなさなければならないのがエクセル管理の実態です。結果としてシフト作成に数時間から数日を要するケースも多く、管理者にとって毎月の精神的な負担になります。

パソコンで使えるシフト作成ツールの選び方

シフト管理ツールは種類が多く、何を基準に選べばよいか迷うケースも多いでしょう。ここでは、導入後に「思っていたものと違った」とならないために確認しておきたい5つのポイントを解説します。

シフト提出機能の使いやすさ

従業員側の操作が複雑だと、未提出者が増えて管理者のフォロー業務が増える可能性があります。スマートフォンから直感的に操作できるか、普段使い慣れたLINEと連携できるかなど、従業員目線での使い勝手を必ず確認しましょう。

また、提出期限のリマインドを自動で送れる機能があると、管理者が個別に催促する手間をなくせます。ツールは管理者だけが使いやすければよいわけではなく、従業員に「使いやすい」と感じてもらえることが、現場への定着につながる最大の条件です。

自動作成機能の有無

従業員の希望や必要人数などの条件をもとにシフトを自動で生成できる機能があると、作成にかかる時間を大幅に短縮できます。ただし、無料ツールは自動作成に対応していないか、基本的なパターンのみの対応にとどまるケースが多いため、機能の有無と精度は事前に確認しておきましょう。

従業員の人数が多い職場やシフトパターンが複雑な現場ほど、この機能の有無が日々の業務効率に直結します。

なお、自動作成はあくまでたたき台であり、最終的な調整は管理者が行う前提で設計されているツールがほとんどです。その点を理解したうえで活用すると、期待とのズレが生じにくくなります。

共有機能のわかりやすさ

確定したシフトを従業員へワンクリックで通知・共有できる機能があるかを確認しましょう。修正が入った際に自動で最新版へ更新される仕組みなら、「どれが最新か」という混乱を防げます。

従業員がいつでもスマートフォンでシフトを確認できる環境が整うと、急な問い合わせへの対応を減らすことが可能です。さらに、チャット機能が備わっているツールであれば、シフト調整の連絡をツール内で完結できるため、他の連絡と混ざってしまうことを避けられます。

勤怠連携のしやすさ

すでに導入している勤怠管理システムや給与計算ソフトと連携できるかを、ツールを選ぶ前に確認しておきましょう。連携できないと、シフトデータを別のシステムへ手動で転記する二度手間が残り、効率化が中途半端になります。

連携のトラブルを避けるためには、同じサービスブランド内にシフト管理と勤怠管理の両方が揃っているものを選ぶのがおすすめです。将来的に勤怠管理や給与計算まで一元化したい場合は、拡張性のあるサービスを最初から選んでおくと、後々の移行コストを抑えられます。

料金の妥当性

シフト管理ツールの料金体系は、完全無料・人数制限付き無料・月額課金の3パターンに分かれます。自社の規模と使いたい機能に照らして、どのパターンが合うかを判断しましょう。

月額費用は「1人あたり◯円」の従量課金型と、人数に関わらず一律料金型に分かれるため、従業員の人数が多い職場では一律型が割安になるケースがあります。初期費用・契約期間の縛り・サポート費用など、月額料金以外のコストも含めて総合的に比べることが大切です。

機能や操作性、従業員の反応を確認してから契約を判断するのが、失敗を防ぐ基本といえます。

パソコンで使えるおすすめのシフト作成ツール

シフト管理ツールは選択肢が多いため、それぞれの特徴を把握したうえで自店舗に合うものを選ぶことが大切です。ここでは、パソコンで使えるおすすめのツールを5つ紹介します。

Airシフト

出典：Airシフト

Airシフトは、リクルートが提供するシフト管理サービスです。シフトの提出から作成・連絡までをツール内で完結できる点が特徴で、従業員向けのシフトボードアプリと連携することで、希望提出から確認までの流れがスムーズになります。

また、チャット機能で従業員とのシフト調整もツール上で行えるため、LINEでのやりとりを減らせます。無料プランから始められ、有料プランは月額990円(税込)からと導入のハードルが低い点も、初めてシフト管理ツールを導入する店舗には選びやすいポイントです。

oplus

出典：oplus

oplousの最大の特徴は、100ユーザーまで無料で利用できる点です。そのため中規模の店舗でも費用をかけずにデジタル管理を始められます。従業員から収集した希望シフトが管理者の画面に自動で反映されるため、転記作業をなくせます。

さらに、メガホン機能を使うとシフト提出のリマインドを一斉に自動送信できるため、未提出者への個別フォローにかかる手間も削減できます。有料プランに切り替えると、リピートパターン設定や複数拠点の管理、人件費の計算といった機能を利用可能です。

ジョブカン勤怠管理

出典：ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、シフト管理・出勤管理・休暇申請・工数管理を一体で扱える複合型のシステムです。有料プランは月額220円(税込)からという低コストで、勤怠とシフトをひとつのシステムに統合したい職場に向いています。

自動作成機能が搭載されており、事前に設定した条件に沿ったシフトを作成できるため、作業の大幅な時間短縮が期待できます。複雑なシフトパターンにも対応しており、飲食・小売にとどまらず多業種で導入されているツールです。

assift

出典：assift

assiftは、従業員10名までは完全無料で使えるため、小規模店舗の「まず試したい」というニーズに合っています。インストール不要で使い始められ、作成したシフトをURL化してLINEやメールで共有できる手軽さが特徴です。

従業員ごとに働ける曜日や希望パターンをあらかじめ登録しておけば、ワンクリックでシフトを自動生成できます。11名以上は5名ごとに250円が加算される従量課金型のため、従業員が増えても月額コストを把握しやすい点も安心です。

スマレジ・タイムカード

出典：スマレジ・タイムカード

スマレジ・タイムカードは、POSレジ「スマレジ」との連携を前提に設計されたシフト管理サービスです。売上データと連動したシフト管理ができるため、需要の波が大きい飲食・小売業において、繁閑に合わせた人員配置を組みやすくなります。

タイムカード・シフト管理・勤怠集計が一体化しており、すでにスマレジを導入している店舗であれば特にスムーズな連携が可能です。シフト作成機能は月10名までであれば月額2,420円(税込)で利用できます。

シフト作成におすすめの「はたLuck」

シフト管理に課題を感じている店舗には、希望収集から配置管理まで、現場で必要な機能がひとつのアプリにまとまっている「はたLuck」がおすすめです。

ここでは、はたLuckの特徴について詳しく紹介します。

シフト希望提出をツールに集約

はたLuckでは、従業員がスマートフォンからシフト希望を提出できます。収集方法をひとつに絞ることで、紙・LINE・口頭とバラバラだったやりとりをなくせます。

提出状況はパソコンの管理画面でリアルタイムに確認でき、未提出者へのリマインドも自動で対応可能です。収集から確定までがはたLuck上で完結するため、管理者が複数のツールを行き来する手間がなくなります。

飲食・小売・サービス業の現場での利用を前提に作られているため、従業員への操作説明も最小限で済む点も導入しやすいポイントです。

事前の予算設定による適正シフトの作成

はたLuckには、曜日や時間帯ごとの人員体制をあらかじめ設定したうえでシフトを組める仕組みが備わっています。シフト作成中に予算との差異をリアルタイムで確認できるため、仕上げてから「予算オーバーだった」と気づくロスがなくなります。

従業員の希望を叶えながら人件費も守るという、管理者が毎月抱える相反する課題に、数字ベースで向き合える点が特徴です。感覚に頼っていたコスト管理が数値で見えるようになることで、上長への説明や報告もしやすくなります。

労務アラートの表示

はたLuckは、法定労働時間や連続勤務日数など労務上のルール違反が生じそうなシフトを自動で検知し、アラートで知らせます。シフトを確定する前に問題を発見できるため、修正の手戻りや労働基準法違反のリスクを未然に防げます。

エクセル管理では担当者が自力で確認しなければならなかった法令チェックを、システムが自動で補わなければなりません。労務管理への意識が高まっている現在、このアラート機能は従業員への安全配慮という観点からも、見落とせない機能といえます。

ヘルプ募集機能

はたLuckには、シフトが埋まらないときや急な欠員が出た際に、近隣店舗の従業員へアプリを通じてヘルプを募集できる機能があります。これまで店長同士が電話やLINEで個別に調整していた手間が省け、従業員側も自分の都合に合わせて自発的に応募できます。

複数店舗を展開する飲食・小売業では、自店舗だけでは対応しきれない突発的な人手不足が起きることも少なくありません。エリア全体のリソースをうまく活用できる仕組みは、現場の安定稼働を支えるうえで実用的な機能です。

各スタッフへのポジション割り当て機能

はたLuckでは、出勤時間だけでなく「誰がどのポジションを担当するか」までシフト上で設定できます。配置の抜けや漏れを事前に防げるため、当日の口頭確認や張り紙は不要です。

スキルや経験に応じたポジション管理がシステム上で完結するため、飲食・小売のように役割分担が細かい現場で特に効果を発揮します。また、ポジションの履歴がデータとして蓄積されるため、従業員の成長管理や採用計画を立てる際の参考としても活用できます。

まとめ

パソコンを使ったシフト作成には、エクセルや専用サービス、生成AIを使うといった方法があります。

エクセルでのシフト管理は導入コストがかからない反面、希望収集・転記・共有といった作業がすべて手動になるため、従業員の人数が増えるほど管理者の負担が積み重なっていきます。シフト作成に毎月数時間を費やしている、ミスや共有の混乱が続いているという状況であれば、専用ツールへの切り替えを検討するタイミングです。

シフト管理の効率化を進めたい方や、人件費管理と現場の安定を両立させたい方は、ぜひ本記事で紹介したツールを参考にしてみてください。

「従業員満足度を上げなければ」と感じているものの、具体的にどのようなメリットがあるのか、経営層にどう説明すればよいかわからない。そんな悩みを抱えている経営者の方や人事担当者の方は多いのではないでしょうか。

従業員満足度（ES：Employee Satisfaction）の向上は、単に社員の待遇を良くすることが目的ではありません。実際は離職率の低下や生産性の向上、さらには業績・利益の改善など、経営課題を解決するための重要な「投資」です。

本記事では、従業員満足度を改善する本当の目的とメリットを明確にした上で、実際の成功事例や改善を実行するためのポイントを解説します。この記事を読むことで、経営層へ提案するために必要な準備や、改善施策を実際に推進するためのコツを知ることができるでしょう。ぜひご活用ください。

従業員満足度(ES)とは？

従業員満足度（ES：Employee Satisfaction）とは、従業員が職場の環境・待遇・仕事内容・人間関係などに対してどの程度満足しているかを示す指標です。企業が持続的に成長するための基盤として、近年ますます重要視されています。

NTTコム オンラインが2025年3月に発表した調査によると、日本企業の約7割がすでに従業員満足度調査を実施しています。この数字からもわかるように、ESは「あれば望ましい」ものから「経営に欠かせない指標」へと位置付けが大きく変化しました。

その背景には、少子高齢化による労働人口の減少、働き方の多様化、そして人材の流動化があります。優秀な人材を確保し続ける企業であるために、従業員満足度の把握と改善は避けて通れない経営テーマとなっているのです。

従業員満足度と従業員エンゲージメントの関係

従業員満足度と混同されやすい概念に「従業員エンゲージメント」があります。エンゲージメントとは、従業員が企業のビジョンや目標に共感し、自発的に貢献しようとする意欲や愛着のことです。

両者の違いを簡単に言えば、従業員満足度は「職場に対する満足感」であり、エンゲージメントは「企業に対する貢献意欲」です。満足度が高くても、必ずしも企業に貢献しようという意欲が高いとは限りません。

しかし、両者は密接に関連しています。従業員満足度が低い状態では、エンゲージメントが高まることはほぼありません。つまり、ESの向上はエンゲージメント向上の土台であり、その先にある企業成長につながる不可欠なステップなのです。

企業成長を実現するためには、まずESを高めて従業員の不満を解消し、その上でエンゲージメントを醸成する。この二段階のアプローチが重要だといえるでしょう。

従業員満足度を構成する要素

従業員満足度は、複数の要素が複合的に関係して決まります。主な構成要素は以下の5つです。

• 企業理念や経営方針：会社が掲げるビジョンに共感できるかどうか
• 職場環境や人間関係：安心して働ける雰囲気やコミュニケーションの質
• 人事評価・マネジメント：公正な評価制度と適切なフィードバック
• 業務適性ややりがい：自分のスキルや志向に合った仕事ができているか
• 給与や福利厚生などの待遇：労働に見合った報酬や生活支援が整っているか

ここで重要なのは、企業ごとに課題となる要素が異なる点です。自社の従業員がどの要素に不満を感じているのかを正確に把握し、優先的に改善すべきポイントを見極めることが、ESの向上だけでなく、エンゲージメントや業績の改善にも直結します。

従業員満足度を高める「本当の目的・メリット」

従業員満足度を高めることは、単に「社員に気持ちよく働いてもらう」ためだけの取り組みではありません。実際には、企業が抱える重要な経営課題を解決するための手段として導入されています。

ES向上の施策を最終的に承認するのは経営層です。経営層がESの改善施策を実施する決断をする理由は、それが企業課題の解決につながる「投資」であると判断しているからです。では、具体的にどのようなメリットが得られるのか、一つずつ解説します。

企業の業績・利益の向上

従業員満足度の向上がもたらす最も大きなメリットは、企業の業績・利益の向上です。ESの改善は顧客満足度やモチベーション、定着率など様々な要素にプラスの影響を与えますが、それらは最終的にすべて業績・利益の向上につながります。

厚生労働省が行った調査によると、顧客満足度（CS）のみを重視している企業と、ESとCSの両方を重視している企業を比較した場合、後者の方が売上高・営業利益率ともに増加している企業の割合が高いという結果が出ています。

つまり、従業員満足度の向上は、お客様へのサービス品質を高め、結果として企業全体の収益性を押し上げるのです。よってESの改善は単なる「コスト」ではなく、「業績向上への投資」として捉えるべき指標といえます。

顧客満足度（CS）の向上

従業員満足度が向上すると、顧客満足度（CS：Customer Satisfaction）も向上します。これは「サービスプロフィットチェーン」という経営理論で実証されている関係性です。

関連記事：はたLuck｜サービスプロフィットチェーンとは？

サービスプロフィットチェーンとは、ES向上→従業員の定着率・生産性の向上→サービスの価値向上→CS向上→業績アップという好循環のことです。従業員が自社の仕事にやりがいを感じ、意欲的に業務に取り組むことで、お客様に提供するサービスの質が自然と高まります。

特にサービス業や小売業など、従業員とお客様が直接接する業態では、ESとCSの相関関係がより顕著に現れるでしょう。従業員の笑顔や対応の質は、そのまま顧客の満足度、そして最後に売上に直結するのです。 

生産性が向上する

ESが高い職場では、各社員の生産性が向上します。これは単にモチベーションが上がるだけではなく、複合的な効果によるものです。

まず、満足度の高い従業員は仕事に対する意欲が高く、主体的に業務改善やスキルアップに取り組む傾向があります。また、ESの向上は定着率のアップにもつながるため、離職によるノウハウの流出が減り、教育コストも抑制できます。

新人を一人前に育てるまでには多大な時間とコストがかかります。ベテラン社員が定着し、経験やスキルが社内に蓄積されることで、一人あたりの生産性は確実に向上します。結果として、少ない人員でも高い成果を出せる組織体制を実現できるのです。

優秀な人材の離職防止と定着率アップ

ESの向上は、直接的に人材の定着率アップにつながります。これは現在の日本企業にとって非常に重要な意味を持ちます。

リクルートの調査（就職白書2020）によると、企業の採用コストは年々上昇傾向にあります。一人の社員が離職し、新たな人材を採用・育成するまでのコストは数百万円に上るケースも珍しくありません。特に優秀な人材の流出は、コスト面だけでなく組織の競争力にも大きな打撃を与えるでしょう。

さらに、内閣府の調査（令和4年版高齢社会白書）でも示されているように、日本の生産年齢人口は年々減少しています。労働市場が売り手市場化する中で、人材の確保と定着は最重要の経営課題です。ESを高め、「この会社で長く働きたい」と思ってもらえる環境を整えることが、安定した経営の基盤となります。

従業員満足度の向上による成功事例3選

ここまで従業員満足度を高める目的やメリットを解説してきました。では、実際にESの改善に取り組んだ企業はどのような成果を得ているのでしょうか。

改善策の実施にはそれぞれの企業の明確な課題と目的があります。以下では、実際に各企業がどのような課題を抱え、どのような施策を実行し、どんな成果を得たのかを具体的に紹介します。

株式会社大戸屋ホールディングス様の事例

全国に多数の店舗を展開する定食チェーン「大戸屋」では、店舗間の情報格差が大きな課題でした。

【課題】情報の共有手段が店舗ごとに統一されておらず、本部からの情報が全店舗に均一に行き渡らない状態が続いていた。また情報の周知や浸透に時間がかかり、管理側の工数負担も大きい状況。

【改善策】コミュニケーションツールを導入し、自店舗の目標や取り組みをスタッフにリアルタイムで発信。さらに、マニュアルをスマートフォンで確認できる仕組みを整え、情報共有を統一化できるように整備。

【効果】情報発信が統一されたことで管理側の工数が大幅に削減。加えて、店舗間やスタッフ同士の情報発信が活発化したことでチームワークが醸成される。スタッフ同士が協力しあうことでお客様からのクレームが減少。顧客満足度の向上にもつながった。

関連記事：はたLuck｜大戸屋の導入事例

株式会社高倉町珈琲様の事例

高倉町珈琲では、会社の理念と現場の運用にギャップが生じていたことが課題でした。

【課題】責任者に中途入社の方が多く、前職のやり方が混在していたため、高倉町珈琲としてのサービス基準が曖昧になっていた。会社が掲げる理念と現場のオペレーションに乖離が生まれ、サービス品質にばらつきが出ていた。

【改善策】会社の理念やお客様の声などの情報を、クルー（スタッフ）の手元に直接届ける仕組みを構築。マニュアルも場所を選ばずいつでも学べる環境を整えた。また、クルー自身にも情報発信を任せることで、店長とクルーのコミュニケーションを促進。

【効果】情報伝達のスピードと確実性が向上し、全員が同じ目線でサービスを考えられる土台が構築された。さらにクルーの当事者意識が醸成され、コミュニケーションが活発化。結果としてサービス品質の向上につながった。

関連記事：はたLuck｜高倉町珈琲の導入事例

株式会社リクルートホールディングス様の事例

リクルートホールディングスでは、社員への企業ビジョンの浸透具合が課題でした。

【課題】従業員にとって企業のビジョンが「机上の空論」のように感じられており、日常業務との結びつきが実感できず、漠然としたモチベーションで仕事をしている人が多い状態だった。

【改善策】社内アワード制度を導入。単なる「社長賞」ではなく、ビジョンに合致した取り組み事例を発表し、全員で評価・称賛し合う仕組みを構築。ビジョンを体現する行動を可視化できるようにした。

【効果】ビジョンに対する共通理解が急速に深まり、「自分もこういう取り組みで称賛されたい」という社員のモチベーション向上にもつながった。結果として、組織全体のエンゲージメントが高まった。

参照元：リクルート｜従業員を動かすビジョンの共有・行動化

このように、ESの改善は業種や規模を問わず、さまざまなメリットを企業にもたらします。より具体的な事例を知りたい方や、自社の現状の課題からどのように改善策を進めるべきか相談したい方は、ぜひお問い合わせください。

従業員満足度の現状

ここまで従業員満足度を上げるメリットや成功事例を紹介してきましたが、すべての企業がESの改善に成功しているわけではありません。実際、大手企業では福利厚生が充実しておりESが高い傾向にありますが、中小企業では改善が進んでいないところも多くあります。

ここでは、日本の企業が従業員満足度の改善において直面している現状の課題について解説します。

従業員満足度に向けた対策が実行できていない

先述のとおり、企業の約7割がESの調査を実施しています。しかし、調査結果をもとに実際に改善策を実施し、明確な効果を出している企業は決して多くないのが現実です。エンプロイープラットフォーム「Well」の調査によると、従業員への調査実施後に改善を実感できてない方は約7割もいることがわかります。

その原因はいくつか考えられます。まず、アンケートで従業員の本音を引き出せていないケースです。匿名性が担保されていなかったり、質問内容が曖昧だったりすると、表面的な回答しか集まりません。

また、調査結果を見ても「何から手をつけるべきかわからない」という声も少なくありません。経営層と現場で課題認識に乖離があり、優先順位の合意形成ができないまま、結局対策が実行されずに終わってしまうパターンも散見されます。

従業員満足度を経営課題に照らし合わせられていない

ESの向上が業績アップやCS改善につながるというデータは存在しても、「自社の経営課題とESにはあまり関係がない」と考える経営陣は少なからず存在します。

ES改善には人事施策の見直しやツールの導入など、実際にコストが発生します。経営層にとっては、そのコストに見合うリターンが見えなければ投資判断はできません。「従業員満足度が大切です」という抽象的な提案では、稟議が通らないのは当然です。

大切なのは、ESの改善を「経営課題を解決するための手段」として明確に位置づけることです。たとえば「離職率が年間15%で採用コストが年間〇〇万円かかっている。ESの改善で定着率を上げることで、この費用を〇〇万円削減できる可能性がある」というように、経営目線で投資対効果を示す必要があります。

従業員満足度改善実施のポイント

従業員満足度はあくまで組織課題や経営課題を解決するための手段の一つです。ESの改善そのものを目的にするのではなく、経営課題や事業課題を解決するために最適な施策を検討する姿勢が重要です。ここでは、改善を確実に実行するためのポイントを解説します。

社員の本音を引き出せる調査を実施

従業員満足度の調査は、ただ実施すれば良いというものではありません。根本的な課題を正確に把握するためには、従業員が答えやすく、本音で回答してくれる設計にすることが最も重要です。

そのためにも、以下のポイントを押さえておきましょう。

• 匿名で回答できる方式にする：
  実名では本音が言えない従業員は非常に多いため
• 質問内容はシンプルにし、無駄な項目を入れない：
  設問が多すぎると回答の質が下がる
• 調査の目的を全従業員に明示し理解を得る：
  「何のための調査か」が伝わっていないと協力を得にくい

特に3つ目のポイントは見落とされがちです。「回答した内容がきちんと改善に活かされる」という信頼感が、質の高い回答を引き出すカギとなります。 

経営課題の解決策という目線で提案

経営層にESの改善を提案する際、単にアンケート結果から改善点を列挙するだけでは不十分です。改善によって事業や組織にどのようなメリットがあるかを仮説として立て、経営目線で提案することが必要です。

経営層はESの改善を「業績や利益を向上させるための一つの投資手段」として評価します。そこに目線を合わせ、「ESのこの項目を改善すれば、〇〇の指標が数%改善し、年間○○万円の収益アップが見込まれる」といった具体的な数値やロジックを用いて提案しましょう。

人事担当者が陥りやすいのは、「従業員のためにES改善が必要」という論調で提案してしまうことです。経営課題の解決にどう貢献するかという観点が抜けていると、いくら正しい提案でも実行までたどり着けません。

継続的に効果測定と改善を行う

ESの調査や改善施策は、一度実施して終わりではありません。継続的に調査を行い、効果を測定しながらPDCAを回すことが不可欠です。

一度きりの調査では、従業員の側も「どうせ結果は活かされない」と感じ、次回以降の回答意欲が下がってしまいます。調査→分析→施策実行→効果測定というサイクルを定期的に回すことで、従業員にも「会社は本気で改善に取り組んでいる」という姿勢が伝わります。

また、施策の効果が数値として確認できれば、経営層への報告や次の施策の予算確保にも説得力が増します。効果測定の結果を蓄積することで、自社にとって最も効果的なES改善のアプローチが見えてくるのです。

まとめ：目的に応じた従業員満足度の改善が重要

本記事では、従業員満足度を向上させる目的やメリット、成功事例、そして改善を実行する上でのポイントについて解説しました。

従業員満足度の改善が企業にもたらすメリットは、業績・利益の向上、顧客満足度の改善、生産性の向上、そして人材の定着と多岐にわたります。しかし、ESの調査や改善そのものを目的にしてはいけません。

重要なのは、自社が抱える経営課題や事業課題を明確にした上で、それを解決する最適な手段として従業員満足度の改善を正しい方法で進めることです。調査で本音を引き出し、経営目線で改善策を提案し、効果を測定しながら継続的に取り組む。このプロセスを一つひとつ丁寧に実行することが、成果につながります。

まずは自社の本質的な課題が何かを改めて考え、従業員満足度の改善を通じてどのような経営的な成果を目指すのかを明確にするところから始めてみてください。

はたLuckでは実際に多くの企業の従業員満足度の改善をサポートし、経営課題解決に貢献しています。多くの事例やノウハウを持っているので、従業員満足度の改善を検討している企業、これから改善していきたい企業の方は、ぜひ一度相談してみてください。