シフト作成におすすめのクラウドツール7選！機能や選び方も

月に一度のシフト作成に、丸一日近くを費やしてしまった経験をしたことがある方も多くいるでしょう。LINEやメールで希望を集め、Excelに転記し、過不足を調整して、ようやく配布したと思ったら修正依頼が入る。そのたびに作業が振り出しに戻る、という状況に悩む店長や管理者は少なくありません。

クラウド型シフト作成ツールを活用することで、希望収集から周知・人件費管理までを一元化でき、作業工数にとどまらず、ミスの削減や従業員の定着率改善につながる可能性があります。

本記事では、クラウド型シフト作成ツールの特徴・主な機能・選び方から、おすすめのサービス7選まで解説します。ExcelやLINEでの管理に限界を感じている方や、複数店舗のシフトをまとめて効率化したい方は、ぜひ参考にしてください。

クラウド型シフト作成ツールとは

クラウド型シフト作成ツールとは何か、ExcelやLINE運用との違いから導入が増えている背景まで順に解説します。

クラウド型シフト作成ツールの特徴

シフトの作成・収集・共有を、インターネット上で一元管理するツールです。データはクラウドサーバーに保存されるため、PCでもスマホでも、いつでもどこからでもアクセスできます。

複数の管理者が同時に操作でき、変更内容はリアルタイムで反映されます。インストールも不要で、ソフトウェアの更新作業を自分で行う必要もありません。店舗の規模や環境を問わず、比較的すぐに使い始められる点が特徴です。

Excelや紙との違い

ExcelやLINEでシフトを管理する場合、希望の収集・転記・調整・印刷・配布と工程がバラバラになりがちです。それぞれの手順で担当者が手を動かす必要があり、抜け漏れが起きやすい構造になっています。

クラウド型はこれらの工程を1つのツール上で完結可能です。Excelのようにファイルのバージョン管理に悩むことも、複数人が同時編集してデータが上書きされるリスクも起きにくくなります。

紙運用の場合、修正のたびに再印刷・再配布が必要になりますが、クラウド型なら修正後の情報がその場で全員に届きます。

クラウド型シフト作成ツールの導入が増えている背景

スタッフを中心とした人手不足が続くなか、少ない人員で現場を回すための効率化ニーズが高まっています。2019年の働き方改革関連法の施行以降、労働時間の適正管理が企業に求められるようになったことも、ツール導入の後押しになっています。

スマートフォンの普及により、スタッフがアプリで希望を提出・確認する運用が現実的になったこともひとつの要因です。一方で、月次のシフト業務に数時間以上を費やす店長は少なくなく、管理工数の削減が経営課題として認識されるようになっています。

こうした背景が重なり、クラウド型シフト管理ツールへの移行が進んでいます。

クラウド型シフト作成ツールの主な機能

クラウド型シフト作成ツールには、さまざまな機能が搭載されています。ここでは、クラウド型シフト作成ツールの主な機能を解説します。

希望シフトの収集

スタッフがスマホから希望日・希望時間を入力し、管理者に提出できます。提出期限が近づくとリマインド通知が自動で送られるため、管理者が個別に催促する手間がありません。

LINEやメールで希望を集めている場合、回答状況をひとつひとつ確認しながら集計する必要がありますが、クラウド型では誰が提出済みかを一覧で把握できます。また、収集した希望はシフト作成画面に自動で反映されるため、転記作業が発生しない点も現場の負担軽減につながります。

シフトの自動作成

収集した希望と、あらかじめ設定した勤務条件をもとに、ツールがシフトを自動生成します。人員の過不足や労務ルールへの抵触も自動でチェックされるため、確認漏れが起きにくい仕組みです。

AIによる最適化機能を搭載したツールでは、複雑な条件でも短時間でシフトが完成します。手作業では数時間かかっていた作業が大幅に短縮される傾向があり、月次業務の負担を減らすうえで効果を感じやすい機能です。

シフトの共有・通知

確定したシフトは、ボタン操作ひとつでスタッフ全員に一斉通知できます。修正が入った場合もリアルタイムで更新されるため、古い情報を元に出勤するトラブルを防ぎやすくなります。

業務専用アプリへの通知になるため、私用のメッセージに埋もれず確認しやすい点も利点です。個別の連絡対応が減ることで、管理者が本来の業務に集中できる時間が増えます。

勤怠管理ツールとの連携

シフトデータを勤怠管理ツールに連携することで、打刻との突合せを自動化できます。実績データを給与計算ソフトへ手入力する作業もなくなるため、月次の集計業務にかかる時間を減らせます。

ツール間のデータ連携が取れていれば、転記ミスや集計ミスのリスクを下げられる点もメリットです。ただし、連携できる外部ツールはサービスによって異なるため、現在使っているツールとの互換性は導入前に確認しなければなりません。

クラウド型シフト作成ツールのメリット

クラウド型シフト作成ツールにはさまざまなメリットがあります。クラウド型シフト作成ツールを導入することで、現場にどのような変化が生まれるのかを解説します。

シフト作成にかかる時間の削減

クラウド型シフト作成ツールを使うと、希望収集・転記・調整・共有という一連の作業がツール上で完結するため、工程ごとに発生していた手間がまとめて省けます。例えば、はたLuckでは、シフト作成業務の約70%の工数を削減可能です。

最新のシフト情報がリアルタイムで共有されるため、古い情報を元に出勤するトラブルも起きにくくなります。管理者がひとつひとつ目視で確認する負荷が下がることで、見落としによるミスが減りやすい環境が整います。

人件費の最適化

クラウド型シフト作成ツール上で曜日・時間帯ごとの必要人員をあらかじめ設定しておくことで、人員の過剰・不足どちらも防ぎやすくなります。概算人件費をツール上で確認しながらシフトを組めるため、感覚や経験に頼った人員配置から、データに基づいた判断へ移行可能です。

複数店舗を持つ企業では、本部が人件費の基準をツールに設定することで、店舗ごとのばらつきを抑えやすくなります。予算管理の精度が上がることで、月末に人件費が想定を超えていたという事態を防げます。

複数拠点での共有

クラウド上でデータを管理するため、本部と各店舗が同じ情報をリアルタイムで確認できます。店舗をまたいだシフトの調整や、近隣拠点へのヘルプ要請に対応できるツールもあります。

複数店舗のシフト状況を一元的に把握できるため、管理者が各店舗に個別で連絡を取る手間を削減できる点もメリットです。拠点数が増えるほど、クラウド管理による効率化の恩恵が大きくなる傾向があります。

従業員満足度の向上

スマホから希望を提出したりシフトを確認したりできることで、スタッフの利便性が高まります。希望が通りやすくなる・情報が届きやすくなるといった体験の改善による、定着率の向上も期待できます。

またシフトに関する問い合わせや連絡のやり取りが減ることで、職場のコミュニケーションがシンプルになり、対応工数も削減可能です。働きやすい環境が整うことで、採用・定着の面でもプラスの効果が生まれます。

関連記事：従業員満足度（ES）が上がらない理由とは？人事制度の設計・運用を見直す方法

クラウド型シフト作成ツールが向いている企業

クラウド型シフト作成ツールが特に効果を発揮しやすい企業の特徴を見ていきましょう。

スタッフ数が多い企業

スタッフの人数が増えるほど、希望収集・調整・周知の手間は比例して大きくなります。50名以上の規模になると、ExcelやLINEでの管理は現実的に追いつきにくくなるケースも少なくありません。

人数が多い現場では、シフトの重複や漏れも起きやすく、管理ミスのリスクが高まります。クラウド型なら人数が増えても管理の仕組み自体は変わらないため、規模の拡大に対応しやすい点が利点です。

希望回収に手間がかかる企業

LINEやメールで希望を集めている場合、回答が来ない・フォーマットがバラバラといった問題が起きやすくなります。催促の連絡に時間を取られ、本来のシフト作成に集中できないケースは少なくありません。

クラウド型では提出期限のリマインドを自動で送れるため、管理者が個別に催促する手間を省けます。提出状況が一覧で把握できるため、誰が未提出かをすぐに確認できる点も、回収業務の効率化につながります。

複数店舗を運営する企業

店舗ごとにExcelや紙でシフトを管理すると、本部が全体の状況を把握するのが難しくなります。各店舗のシフト状況をクラウド上で一元管理することで、人員の過不足を全体視点で調整可能です。

近隣店舗へのヘルプ要請や、エリアをまたいだ人材の融通が必要な現場にも対応しやすくなります。本部がシフトの基準やガイドラインをツールに設定できれば、店舗ごとの運用のばらつきも抑えやすくなるでしょう。

勤怠連携まで進めたい企業

シフト作成と勤怠管理を別々のツールで運用している場合、データの転記や突合せに毎月手間がかかります。クラウド型シフト管理ツールと勤怠管理ツールを連携させることで、実績データを自動で反映できるようになります。

給与計算との連携まで対応しているツールを選べば、月次の集計・計算業務の工数をまとめて削減可能です。ただし、連携できる外部ツールはサービスによって異なるため、現在使っているツールとの互換性は事前に確認してください。

Excel管理に限界を感じている企業

Excelでのシフト管理が定着している企業ほど、移行のハードルを感じやすい傾向があります。一方で、ファイルの共有・バージョン管理・転記作業といった課題は、Excelを使い続ける限り解消されません。

クラウド型への移行は操作に慣れるまでの期間が必要ですが、多くのサービスが無料トライアルを提供しています。現場の負担を減らすことを目的に導入を検討しているなら、まず試してみてください。

クラウド型シフト作成ツールの選び方

クラウド型シフト作成サービスには多くの種類があります。数あるサービスのなかから自社に合ったツールを選ぶために、確認しておきたいポイントを解説します。

導入の目的を明確にする

ツールを選ぶ前に、何のために導入するのかを決めておくことが先決です。「シフト作成の時間を減らしたい」「希望回収の手間を省きたい」「勤怠管理と連携したい」など、目的によって適したツールは異なります。

目的が曖昧なまま導入すると、機能が多すぎて使いこなせない、あるいは必要な機能が足りないといった問題が起きやすくなります。現場の課題を書き出し、優先順位をつけてから比較検討を始めることが、選択肢を絞るために重要です。

搭載されている機能を確認する

希望収集・自動作成・共有通知・勤怠連携など、必要な機能が揃っているかをリストアップして照合します。一見同じ「自動作成」でも、AIによる最適化型とルールベース型では対応できる複雑さが異なります。

不要な機能が多いと操作が複雑になるため、現場の規模と用途に合った機能構成かどうかも合わせて確認してください。機能の多さよりも、自社の運用に必要なものが過不足なく揃っているかを基準に判断することが大切です。

対応できる業種や規模を確認する

飲食・小売・介護・製造など、業種によってシフトの構造や必要な機能は異なります。導入後のギャップを防ぐためには、自社の業種に特化した実績があるツールを選ぶとよいでしょう。

従業員数や店舗数によっても最適なツールは変わります。サービスサイトで導入実績や対応業種を確認し、自社に近い事例があるかどうかをチェックしておくと判断の材料になります。

他ツールとの連携可否を確認する

現在使っている勤怠管理や給与計算ソフトとの連携が取れないと、二重入力が発生するリスクがあります。連携できる外部ツールはサービスごとに異なるため、導入前に互換性を確認しておくことが必要です。

APIによるカスタム連携に対応しているサービスであれば、既存の社内ツールとつなぎやすい場合もあります。将来的な拡張も視野に入れて、連携の範囲が広いツールを選ぶと、管理業務をまとめて効率化しやすくなります。

従業員・管理者の操作性を確認する

どれだけ機能が充実していても、現場のスタッフが使いこなせなければ定着しません。スタッフ向けのスマホ操作が直感的かどうか、管理者向けの管理画面が見やすいかどうかを、導入前に実際に触って確認することが大切です。

無料トライアル期間中に現場のメンバーにも使ってもらうと、使いやすさの判断がしやすくなります。初期設定のサポートや操作マニュアルが整っているかどうかも、スムーズな導入に影響するポイントです。

サポート体制を確認する

導入後に問題が起きたとき、問い合わせ窓口があるか・対応の速さはどうかを事前に確認してください。メール・電話・チャットなど対応チャネルが複数あるサービスのほうが、現場での急なトラブルに対応しやすくなります。

無料プランや低価格プランではサポートが制限される場合があるため、契約内容は細かく確認しなければなりません。初期導入時の支援が充実しているサービスを選ぶと、現場への定着がスムーズになります。

料金体系と費用対効果を確認する

月額従量課金・定額制・無料プランなど、料金体系はサービスによって異なります。初期費用やオプション料金、ユーザー数に応じた追加費用など、月額以外のコストも含めて試算しておくことが必要です。

無料プランは機能やユーザー数に制限があることが多く、業務の実態に合わないケースもあります。料金だけで判断するのではなく、削減できる工数や人件費と照らし合わせて費用対効果も考慮してください。

おすすめのクラウド型シフト作成ツール7選

ここでは、おすすめのクラウド型シフト作成ツールを紹介します。自社の規模や用途に合ったツールを選ぶ参考にしてください。

Oplus

出典：Oplus

Oplusは、無料から使えるシフト管理サービスで、スタッフが個人のスマホから希望を提出・確認できます。操作が直感的で、希望収集・シフト作成・共有を一通りカバーしているため、はじめてクラウド管理を導入する企業にも向いています。

有料プランは1ユーザーあたり月額100円から利用でき、小規模店舗でも導入しやすい料金体系です。

勤務シフト作成お助けマン

出典：勤務シフト作成お助けマン

勤務シフト作成お助けマンは、鉄道情報ツール（JRツール）が開発した、AIによる自動シフト作成に特化したサービスです。複雑な勤務条件や制約が多い職場でも、最適なシフトを自動生成できます。

医療・交通・製造など、シフト構造が複雑な業種での導入に向いています。導入の際には規模・要件に応じた個別見積もりが必要です。

Optamo

出典：Optamo

Optamoはタスク割り当てとシフト最適化を組み合わせた機能が特徴で、日別のタスク管理まで対応しています。組合せ最適化の技術を活用しており、人員配置の精度が求められる現場に適したツールです。

小売・物流・工場など、業務分担が細かく管理が複雑な職場での導入実績があります。

シフオプ

出典：シフオプ

シフオプはリクルートが提供するシフト管理サービスで、希望収集・作成・共有・勤怠連携まで一通り対応しています。欠員を可視化できるため、採用の最適化にも役立つツールです。

初期費用は無料で、1ユーザーあたり月額300円(税込)の基本プランと、1,000ユーザー以上が対象で月額料金固定のIDパックプランの2種類があります。

ジョブカン勤怠管理

出典：ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、シフト管理と勤怠管理を一体で運用できるサービスで、打刻から給与計算連携まで対応しています。業界トップクラスの導入実績を持ち、さまざまな業種・規模の企業に使われています。

シフト管理単独ではなく、勤怠管理も合わせて整備したい企業に適したツールです。月額費用はユーザー数と利用機能数に応じた従量制です。

Airシフト

出典：Airシフト

Airシフトは、リクルートが提供するシフト管理に特化したサービスで、直感的な操作性が特徴です。AirレジやAirメイトなどリクルートの他サービスと併用することで、経営視点から人員配置が適切かどうかを検討できます。

飲食・小売などサービス業の小〜中規模店舗での利用が多く、利用開始の翌月まで無料でトライアルで利用できます。有料プランも月額費用は比較的手頃な水準です。

スマレジ・タイムカード

出典：スマレジ・タイムカード

スマレジ・タイムカードは、シンプルな作りと使いやすさが魅力のクラウド型シフト管理ツールです。3ステップでシフトを作れる「かんたんシフト作成」でシフト作成工数を削減可能で、人員過不足やその日の人件費目安もわかります。

スマレジの売上や来店数と連携することで、繁忙期や閑散期、季節要因に合わせたシフトを作成できるため、外部要因を考慮しながらシフトを作成する必要がある企業に適しています。

レポート出力も可能な「はたLuck」

はたLuckは、シフト作成工数の削減だけでなく、従業員満足度の向上にも役立つクラウド型シフト作成ツールです。ここでは、はたLuckのシフト作成機能について紹介します。

希望収集からシフト周知までの一元管理

スタッフがスマホから希望を提出すると、管理者のシフト作成画面に自動で反映されます。確定後はボタンひとつで全員に一斉通知できるため、個別の連絡対応は不要です。

通知は業務専用アプリに届くため、私用メッセージに埋もれずスタッフが確認しやすい点も利点です。希望収集・作成・周知という一連の流れが1つのツール上で完結するため、工程をまたぐ手間がなくなります。

曜日・時間帯ごとの適正人員設定

曜日・時間帯ごとの予算に応じた人員体制を、あらかじめツールに設定できます。設定した基準をもとにシフトを組むため、店長の勘や経験に頼らない人員配置が可能です。

本部がガイドラインを設定することで、複数店舗のシフトにばらつきが生まれにくくなります。データに基づいた人員管理により、業務負荷と人件費のバランスを取りやすくなります。

近隣拠点へのヘルプ募集

急な欠員が出た際に、不足しているポジションを条件指定して近隣拠点のスタッフへ一斉配信できます。個別に連絡を取る手間がなく、人数合わせではなくポジション単位で戦力を確保できる点が特徴です。

募集内容をあわせて通知することで、当日の業務にもスムーズに対応しやすくなります。複数拠点を持つ企業にとって、欠員対応の属人化を防ぐ仕組みとして機能します。

出力・レポートによる人件費の可視化

店内掲示用のシフト表・人件費の一覧・勤怠ツール連携用データなど、用途に応じた出力に対応しています。人件費データをレポートとして出力することで、感覚に頼らない予算管理を実現できます。

本部が各店舗の人件費状況を定量的に把握できるため、経営判断のスピード向上にも役立つツールです。シフト作成と人件費管理を同一ツールで完結できることで、月次の集計にかかる手間を減らせます。

労務アラートと夜勤対応

労務ルールに抵触するシフトが設定された際に、ツールが自動で警告を表示します。夜勤翌日に出勤シフトが重なっている場合も警告が出るため、過重労働のリスクを事前に防げる仕組みです。

ルール違反を目視で確認する手間が省け、管理者の確認負荷が下がります。法令遵守の観点から、アラート機能はツールを選ぶ際に確認しておきたい項目のひとつです。

まとめ

クラウド型シフト作成ツールは、希望収集から共有・勤怠連携まで一連の作業をひとつのツールで管理できる仕組みです。ExcelやLINEで運用していた場合と比べ、転記ミスや連絡漏れが起きにくくなり、管理者の工数を大幅に削減できます。

導入を検討する際は、まず「何のために入れるのか」を決めることが先決です。目的が決まれば、必要な機能・対応業種・連携できる外部ツール・料金体系といった観点で選択肢を絞りやすくなります。

シフト管理の効率化にとどまらず、人件費の可視化や従業員の定着率改善まで視野に入れるなら、はたLuckの導入もあわせて検討してみてください。