シフト作成をパソコンで効率化する方法は？無料・有料のおすすめツールも紹介

シフト作成をパソコンで効率化したいと考えている方も多いでしょう。

パソコンでシフト作成を行う際、よく使われるのがエクセルです。エクセルによる管理は、導入コストがかからない点では優れています。

しかし、希望の収集・入力・共有がすべて手作業になるため、従業員の人数が増えるほど作業量も増え続けます。ツールを変えれば解決するとも限らず、自店舗の規模や運用に合った方法を見極めなければ、かえって手間が増えるケースも少なくありません。

一方で、自店舗に合ったシフト管理ツールを導入できると、収集や転記にかかる時間を減らせるだけでなく、ミスの防止や人件費の管理まで一元化できるなど、現場の安定にもつながります。シフト作成を単なる事務作業ではなく、店舗運営の土台として捉えることが大切です。

本記事では、パソコンを使ったシフト作成の主な方法からエクセル管理の課題、ツールの選び方とおすすめサービスまで解説します。シフト作成の効率化を進めたい方や、現在の管理方法に限界を感じている店長・管理者の方は、ぜひ参考にしてください。

パソコンを使ったシフト作成の主な方法

パソコンでシフトを作成する方法はいくつかありますが、ツールの種類によって操作のしやすさや機能の幅が大きく変わります。ここでは、代表的な3つの方法を紹介します。

表計算ソフト（エクセルなど）を使ったシフト作成

パソコンでシフトを作成する方法として、エクセルはもっとも普及している選択肢です。テンプレートが豊富で、追加費用なしにすぐ使い始められる点が支持される理由です。

ただし、希望の収集・入力・共有はすべて手作業で行わなければなりません。従業員の人数が増えるほど、確認や修正に費やす時間も増え、シフト作成そのものより段取りに追われる状況に陥りやすくなります。

小規模な店舗や「まずデジタル管理を試してみたい」という段階では有効ですが、運用が複雑化しやすい点はあらかじめ把握しておくことが大切です。

シフト管理専用のクラウドサービスやシステムを使ったシフト作成

シフト管理専用のツールを使うと、エクセルでは手動でこなしていた作業の多くを自動化できます。無料・有料それぞれのサービスがあるため、店舗の規模や必要な機能に合わせて選ぶことが重要です。

無料のシフト作成サービス・システム

無料のシフト作成サービスやシステムを使うと、パソコンから管理操作が可能で、従業員はスマートフォンからシフトを提出できます。インストールが不要でリアルタイムに情報を共有できるため、エクセルと比べて収集・共有にかかる手間を大幅に削減できます。

ただし、無料プランは登録できる人数や使える機能に制限があるケースがほとんどです。規模が大きくなると有料プランへの移行が必要になるため、導入前に上限を確認しておきましょう。

コストを抑えながらデジタル管理を始めたい店舗に向いている選択肢です。

有料のシフト作成サービス・システム

自動作成や勤怠との連携など、より高度な機能を求める職場には有料のシフト管理システムが適しています。従業員の人数が多い、複数店舗を管理している、給与計算まで一元化したいといった場合に特に効果を発揮します。

月額費用は発生するものの、シフト作成にかかる工数やミス対応のコストを考慮すると、費用対効果を感じられるはずです。無料トライアルを設けているツールもあるため、まず試してから契約を判断するのが失敗を防ぐ近道です。

生成AIを使ったシフト作成

近年は、ChatGPTなどの生成AIにスタッフの希望や必要人数、スキル条件などを入力し、シフトのたたき台を作らせる方法も使われるようになっています。複雑な割り当て作業をAIに任せられるため、初期の作業時間を短縮できる点がメリットです。

一方で、AIに正確な指示を出すための工夫が必要で、慣れるまでに一定の学習コストがかかります。また、スタッフの個人情報を入力することになるため、セキュリティ面での配慮も欠かせません。

現状では、AIだけで完結させるより、他のシフト管理ツールと組み合わせて補助的に活用するのが現実的な使い方といえます。

エクセルでシフトを作成する際の課題

エクセルでのシフト管理は手軽に始められる反面、運用を続けるなかで管理者の負担になりやすい課題がいくつかあります。ここでは、現場でよく起きる5つの問題を見ていきましょう。

シフト希望の収集に手間がかかる

エクセルでシフトを管理している職場では、希望の収集方法が統一されていないケースが少なくありません。紙・LINE・口頭とバラバラな方法で集めると、まとめる作業だけで相当な時間がかかります。

また、期限までに提出しない従業員への連絡も個別対応になりやすく、フォローに追われるうちに本来のシフト調整に充てる時間が削られていきます。収集方法が統一されていないと情報の見落としやダブルブッキングのリスクも高まります。

入力や転記のミスが発生する可能性がある

紙やLINEで集めた希望をエクセルへ手入力する工程は、ミスや行の取り違えが起きやすい作業です。従業員の人数が多いほど入力量が増えるため、確認作業も含めると毎週多くの時間を使っている企業も少なくありません。

さらに、ミスが発覚するタイミングはシフト確定後であることが多く、修正と再共有という二度手間が生じます。本人が入力した内容を自分でチェックする構造上、転記ミスを完全に防ぐのは難しく、エクセル運用の構造的な弱点といえます。

シフト作成が属人化する

エクセルで管理を続けると、関数やレイアウトを組んだ担当者しか正しく操作できない状態になりやすいという問題があります。引き継ぎ資料を用意していても実際に触ってみないと分からない部分が多く、担当者の異動や退職でシフト作成業務が止まるリスクがあります。

「あの人がいないと対応できない」という状態は、店舗運営に直結する問題です。属人化が進むほど後任者への教育にも時間がかかり、管理業務全体の非効率につながっていきます。

シフトの共有に手間がかかる

エクセルでシフトを作成する場合、完成したシフト表を印刷・写真撮影・PDF添付などで従業員に配布する作業が毎月繰り返し発生します。修正が入るたびに最新版を再送する必要があり「どれが最新か分からない」という混乱が従業員間で起きる可能性もあります。

加えて、メールでの共有は既読を確認できないため、見ていない従業員への個別フォローも管理者の仕事です。共有と連絡のやりとりが積み重なることで、管理者の隠れた業務負担になっている点は見過ごされがちです。

人員配置の最適化に手間がかかる

時間帯ごとの必要人数・スキル・連勤日数のルールなどを頭の中で組み合わせながらシフトを組む作業は、パズルに近い複雑さがあります。エクセルでは条件を視覚的に管理しにくく、過不足があっても全体を一目で把握するのが難しいという構造的な問題があります。

従業員の希望を最大限考慮しながら人件費も守るという、相反する条件をすべて人力でこなさなければならないのがエクセル管理の実態です。結果としてシフト作成に数時間から数日を要するケースも多く、管理者にとって毎月の精神的な負担になります。

パソコンで使えるシフト作成ツールの選び方

シフト管理ツールは種類が多く、何を基準に選べばよいか迷うケースも多いでしょう。ここでは、導入後に「思っていたものと違った」とならないために確認しておきたい5つのポイントを解説します。

シフト提出機能の使いやすさ

従業員側の操作が複雑だと、未提出者が増えて管理者のフォロー業務が増える可能性があります。スマートフォンから直感的に操作できるか、普段使い慣れたLINEと連携できるかなど、従業員目線での使い勝手を必ず確認しましょう。

また、提出期限のリマインドを自動で送れる機能があると、管理者が個別に催促する手間をなくせます。ツールは管理者だけが使いやすければよいわけではなく、従業員に「使いやすい」と感じてもらえることが、現場への定着につながる最大の条件です。

自動作成機能の有無

従業員の希望や必要人数などの条件をもとにシフトを自動で生成できる機能があると、作成にかかる時間を大幅に短縮できます。ただし、無料ツールは自動作成に対応していないか、基本的なパターンのみの対応にとどまるケースが多いため、機能の有無と精度は事前に確認しておきましょう。

従業員の人数が多い職場やシフトパターンが複雑な現場ほど、この機能の有無が日々の業務効率に直結します。

なお、自動作成はあくまでたたき台であり、最終的な調整は管理者が行う前提で設計されているツールがほとんどです。その点を理解したうえで活用すると、期待とのズレが生じにくくなります。

共有機能のわかりやすさ

確定したシフトを従業員へワンクリックで通知・共有できる機能があるかを確認しましょう。修正が入った際に自動で最新版へ更新される仕組みなら、「どれが最新か」という混乱を防げます。

従業員がいつでもスマートフォンでシフトを確認できる環境が整うと、急な問い合わせへの対応を減らすことが可能です。さらに、チャット機能が備わっているツールであれば、シフト調整の連絡をツール内で完結できるため、他の連絡と混ざってしまうことを避けられます。

勤怠連携のしやすさ

すでに導入している勤怠管理システムや給与計算ソフトと連携できるかを、ツールを選ぶ前に確認しておきましょう。連携できないと、シフトデータを別のシステムへ手動で転記する二度手間が残り、効率化が中途半端になります。

連携のトラブルを避けるためには、同じサービスブランド内にシフト管理と勤怠管理の両方が揃っているものを選ぶのがおすすめです。将来的に勤怠管理や給与計算まで一元化したい場合は、拡張性のあるサービスを最初から選んでおくと、後々の移行コストを抑えられます。

料金の妥当性

シフト管理ツールの料金体系は、完全無料・人数制限付き無料・月額課金の3パターンに分かれます。自社の規模と使いたい機能に照らして、どのパターンが合うかを判断しましょう。

月額費用は「1人あたり◯円」の従量課金型と、人数に関わらず一律料金型に分かれるため、従業員の人数が多い職場では一律型が割安になるケースがあります。初期費用・契約期間の縛り・サポート費用など、月額料金以外のコストも含めて総合的に比べることが大切です。

機能や操作性、従業員の反応を確認してから契約を判断するのが、失敗を防ぐ基本といえます。

パソコンで使えるおすすめのシフト作成ツール

シフト管理ツールは選択肢が多いため、それぞれの特徴を把握したうえで自店舗に合うものを選ぶことが大切です。ここでは、パソコンで使えるおすすめのツールを5つ紹介します。

Airシフト

出典：Airシフト

Airシフトは、リクルートが提供するシフト管理サービスです。シフトの提出から作成・連絡までをツール内で完結できる点が特徴で、従業員向けのシフトボードアプリと連携することで、希望提出から確認までの流れがスムーズになります。

また、チャット機能で従業員とのシフト調整もツール上で行えるため、LINEでのやりとりを減らせます。無料プランから始められ、有料プランは月額990円(税込)からと導入のハードルが低い点も、初めてシフト管理ツールを導入する店舗には選びやすいポイントです。

oplus

出典：oplus

oplousの最大の特徴は、100ユーザーまで無料で利用できる点です。そのため中規模の店舗でも費用をかけずにデジタル管理を始められます。従業員から収集した希望シフトが管理者の画面に自動で反映されるため、転記作業をなくせます。

さらに、メガホン機能を使うとシフト提出のリマインドを一斉に自動送信できるため、未提出者への個別フォローにかかる手間も削減できます。有料プランに切り替えると、リピートパターン設定や複数拠点の管理、人件費の計算といった機能を利用可能です。

ジョブカン勤怠管理

出典：ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、シフト管理・出勤管理・休暇申請・工数管理を一体で扱える複合型のシステムです。有料プランは月額220円(税込)からという低コストで、勤怠とシフトをひとつのシステムに統合したい職場に向いています。

自動作成機能が搭載されており、事前に設定した条件に沿ったシフトを作成できるため、作業の大幅な時間短縮が期待できます。複雑なシフトパターンにも対応しており、飲食・小売にとどまらず多業種で導入されているツールです。

assift

出典：assift

assiftは、従業員10名までは完全無料で使えるため、小規模店舗の「まず試したい」というニーズに合っています。インストール不要で使い始められ、作成したシフトをURL化してLINEやメールで共有できる手軽さが特徴です。

従業員ごとに働ける曜日や希望パターンをあらかじめ登録しておけば、ワンクリックでシフトを自動生成できます。11名以上は5名ごとに250円が加算される従量課金型のため、従業員が増えても月額コストを把握しやすい点も安心です。

スマレジ・タイムカード

出典：スマレジ・タイムカード

スマレジ・タイムカードは、POSレジ「スマレジ」との連携を前提に設計されたシフト管理サービスです。売上データと連動したシフト管理ができるため、需要の波が大きい飲食・小売業において、繁閑に合わせた人員配置を組みやすくなります。

タイムカード・シフト管理・勤怠集計が一体化しており、すでにスマレジを導入している店舗であれば特にスムーズな連携が可能です。シフト作成機能は月10名までであれば月額2,420円(税込)で利用できます。

シフト作成におすすめの「はたLuck」

シフト管理に課題を感じている店舗には、希望収集から配置管理まで、現場で必要な機能がひとつのアプリにまとまっている「はたLuck」がおすすめです。

ここでは、はたLuckの特徴について詳しく紹介します。

シフト希望提出をツールに集約

はたLuckでは、従業員がスマートフォンからシフト希望を提出できます。収集方法をひとつに絞ることで、紙・LINE・口頭とバラバラだったやりとりをなくせます。

提出状況はパソコンの管理画面でリアルタイムに確認でき、未提出者へのリマインドも自動で対応可能です。収集から確定までがはたLuck上で完結するため、管理者が複数のツールを行き来する手間がなくなります。

飲食・小売・サービス業の現場での利用を前提に作られているため、従業員への操作説明も最小限で済む点も導入しやすいポイントです。

事前の予算設定による適正シフトの作成

はたLuckには、曜日や時間帯ごとの人員体制をあらかじめ設定したうえでシフトを組める仕組みが備わっています。シフト作成中に予算との差異をリアルタイムで確認できるため、仕上げてから「予算オーバーだった」と気づくロスがなくなります。

従業員の希望を叶えながら人件費も守るという、管理者が毎月抱える相反する課題に、数字ベースで向き合える点が特徴です。感覚に頼っていたコスト管理が数値で見えるようになることで、上長への説明や報告もしやすくなります。

労務アラートの表示

はたLuckは、法定労働時間や連続勤務日数など労務上のルール違反が生じそうなシフトを自動で検知し、アラートで知らせます。シフトを確定する前に問題を発見できるため、修正の手戻りや労働基準法違反のリスクを未然に防げます。

エクセル管理では担当者が自力で確認しなければならなかった法令チェックを、システムが自動で補わなければなりません。労務管理への意識が高まっている現在、このアラート機能は従業員への安全配慮という観点からも、見落とせない機能といえます。

ヘルプ募集機能

はたLuckには、シフトが埋まらないときや急な欠員が出た際に、近隣店舗の従業員へアプリを通じてヘルプを募集できる機能があります。これまで店長同士が電話やLINEで個別に調整していた手間が省け、従業員側も自分の都合に合わせて自発的に応募できます。

複数店舗を展開する飲食・小売業では、自店舗だけでは対応しきれない突発的な人手不足が起きることも少なくありません。エリア全体のリソースをうまく活用できる仕組みは、現場の安定稼働を支えるうえで実用的な機能です。

各スタッフへのポジション割り当て機能

はたLuckでは、出勤時間だけでなく「誰がどのポジションを担当するか」までシフト上で設定できます。配置の抜けや漏れを事前に防げるため、当日の口頭確認や張り紙は不要です。

スキルや経験に応じたポジション管理がシステム上で完結するため、飲食・小売のように役割分担が細かい現場で特に効果を発揮します。また、ポジションの履歴がデータとして蓄積されるため、従業員の成長管理や採用計画を立てる際の参考としても活用できます。

まとめ

パソコンを使ったシフト作成には、エクセルや専用サービス、生成AIを使うといった方法があります。

エクセルでのシフト管理は導入コストがかからない反面、希望収集・転記・共有といった作業がすべて手動になるため、従業員の人数が増えるほど管理者の負担が積み重なっていきます。シフト作成に毎月数時間を費やしている、ミスや共有の混乱が続いているという状況であれば、専用ツールへの切り替えを検討するタイミングです。

シフト管理の効率化を進めたい方や、人件費管理と現場の安定を両立させたい方は、ぜひ本記事で紹介したツールを参考にしてみてください。