シフト作成のコツとは？時間と労力を削減して業務効率化を目指そう！

スタッフのシフトを作成するためには、多大な労力と時間がかかります。シフトの作成や調整が、店長の大きな負担になっているケースも少なくありません。このような時間を削減することで、管理者の負担を減らすとともに、顧客対応や売上管理に時間をさけるようにしましょう。

ここでは、シフト作成を効率良く進めるためのコツについて解説します。

シフト作成に関するありがちな問題点

そもそも、シフト作成にはさまざまな課題があります。シフト作成に時間がかかってしまう原因がどこにあるのかがわかれば、改善するポイントが見えやすくなるでしょう。

まずは、シフトに関する4つの問題点とその解決法をご紹介していきます。

スタッフの希望確認がスムーズに進まない

シフト作成を行うためには、まず、それぞれのスタッフの希望をヒアリングしなければいけません。多くの店舗では、紙に書いて提出してもらったり、店舗に置いた表などに書き込んでもらったりする方法をとっています。しかし、紙で提出されたシフトを保管したり、誰が提出済みで誰が未提出なのかを把握したりするのは手間がかかります。

さらに、出勤が少ないスタッフの場合、店舗に来る機会が少ないことから、シフトの希望確認がとりづらいという問題があります。たまに出勤しても、「店長と顔を合わせなかったために、シフト希望を出さないまま退勤してしまう」といったこともありうるでしょう。

シフト未提出者に対しては、出勤時に声掛けをして提出を促すことになりますが、これにも時間がかかります。また、「今はわからない」と保留にされた場合の対応なども個別に行わなければいけません。

こうした問題を解決する方法として、私用SNSを使う方法が挙げられます。しかし、プライベートのIDを教えたくないスタッフへの対応が難しい、セキュリティ上の問題がある、運用方法が店舗任せになって本部が確認できずブラックボックス化してしまうといった問題もあります。

勤務希望をシフト表に転記する手間がかかる

各スタッフのシフト希望を確認した後は、Excelなどにそれぞれのスタッフの希望を転記しますが、この作業にも手間と時間がかかります。

さらに、手作業での転記にはミスのおそれもあります。どれだけ注意深く作業を進めたとしても、紙に書かれたものや私用SNSに入力されたものを転記していくのは手間ですし、毎月何人ものスタッフの希望を転記していれば、間違いが起こることもあるでしょう。こうした転記ミスによるシフト修正が発生した場合、さらに多くの時間と手間が発生してしまいます。

転記ミスを防ぐためには、シフト希望のデータをシフト表に自動的に反映させるシステムを使うのが便利です。一例として、Google スプレッドシートを共有し、スタッフがシートに直接記載する方法があります。

スタッフへシフトを伝える手段が限られる

最も手軽なシフトの伝達方法は、「シフト表を店舗の控室などに貼り出す」ことです。しかし、店舗に貼り出した場合、スタッフが「シフト確認のためだけに店舗に来なければいけない」という事態が発生します。これは、スタッフにとって大きな手間になるでしょう。

また、管理者側からしても、誰がシフト表を確認したのか、シフトが近いスタッフがきちんと見てくれているかどうかわからないなど、不安な部分があります。見た人にハンコなどを押してもらう方法もありますが、押し忘れたスタッフに個別に連絡するのは大変な作業です。

解決策として、前述のような私用SNSの利用などが挙げられますが、プライバシーやセキュリティ上の問題があります。

シフト変更の調整や連絡が困難

シフトを確定させた後も、急に都合が悪くなってしまったスタッフや、体調不良で欠勤するスタッフが出た場合の問題があります。代わりに出勤できるスタッフを探すために、個別に電話や私用SNSなどを使って調整を行わなければいけません。

連絡がつかないスタッフが多かったり、都合のつくスタッフがなかなか見つからなかったりすると、必要なスタッフ数を確保するのは難しいもの。結局、誰も見つからずに少ない人数で店舗を回したり、店長が代わりにシフトに入ったり、スタッフ確保のために多大な時間を費やしたりしなければいけなくなってしまうでしょう。

このような事態を回避するためには、あらかじめ多少余裕を持ったシフトを組むという方法があります。しかし、シフトを入れすぎると、その分人件費がかさんでしまうという問題もあります。

適切なシフトを組むためのポイント

シフト作成は、単純にスタッフの希望を反映させればいいというものではありません。店を効率良く回すために、これからご紹介するいくつかのポイントに気をつけながら、適切なシフトを組みましょう。

スタッフのスキルを把握する

極端な例ですが、例えばホールスタッフが10人いても、キッチンスタッフがいなければ店を回すことは不可能です。それぞれの日に必要な役割を、シフト内のスタッフでカバーできるようにシフトを作成しましょう。

そのためには、それぞれのスタッフの個別のスキルを把握することが大切です。そうすれば、スタッフのスキルに応じ、適切な役割を振り分けるバランスの良いシフトを組めるようになります。

適正シフトにもとづいた人員配置を行う

必要なスタッフの人数は、店舗ごとに、さらに曜日や時間帯によって異なります。同様に、「レジスタッフがたくさん必要な時間帯」「生鮮スタッフを充実させなければいけない時間帯」などもあるでしょう。そこで大切なのが、各店舗の曜日や時間帯に応じた「適正シフト」を作成することです。

いつ、どのくらいのスタッフが必要かは、それぞれの店舗の店長が、感覚的にシフト作成をするケースが多く、店舗によって適正シフトにばらつきが発生してしまいます。店舗任せにするのではなく、本部が各店舗の運営状況やシフトを管理して、適正シフトを提示することが大切です。

また、適正シフトをあらかじめ決めておくことは、「このくらいのスタッフ数で大丈夫かな？」と悩む時間をなくすためにも効果的です。

コスト削減のために人員を削りすぎない

店舗にとって、人件費は大きな負担です。しかし、コストを重視するあまり、少ない人員で店を回そうとすると、欠員に対応できない可能性が高まります。

例えば、「スキルの高いスタッフが入っているから大丈夫だろう」と少ない人数でシフトを組んでいた日に、該当のスタッフが病欠してしまった場合、単純に代わりを1人補充するだけでは、対応が難しい可能性も出てきます。シフトは、コストと欠員リスクのバランスを考えて決めましょう。

シフトを組む際の基本的な流れ

シフトを組む際の基本的な流れは、下記のとおりです。

シフトを組む際の流れ

1. スタッフからシフトの希望を集める（出勤がほぼ固定の場合、休みの希望だけをヒアリングするケースもある）
2. スタッフの希望と、ポジション・時間ごとの必要人員をもとにシフト表を作成する
3. 希望どおりのシフトが作れない場合、スタッフに個別連絡をして調整を行う
4. 出来上がったシフトをスタッフに周知する
5. 急な欠員などに応じて随時修正を行う
6. 修正したシフトをスタッフに周知する

すでにご説明したとおり、シフト作成においては、それぞれの段階ごとに多くの課題があります。しかし、これらの課題は、「スタッフとの情報のやりとりに関する課題」「ミスを防いで手間なくシフトを作成するための課題」に大別できます。

それぞれの課題を、ひとつずつ私用SNSなどを用いて解決していくこともできますが、解決法によっては新たな課題が生まれてしまうこともあるでしょう。そこでおすすめなのが、次にご紹介するようなシフト希望を集めるところから、修正・周知まで一貫して行えるシフト管理ツールの活用です。

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シフト作成を行うなら「はたLuck®︎」

シフト管理ツール「はたLuck®︎」なら、シフト希望の提出からシフトの作成・周知・修正まですべて1つのアプリケーション上で一括操作・管理できます。

まずは、「はたLuck®︎」を使ったシフト作成手順について、便利なポイントとともにご紹介します。

「はたLuck®︎」を使ったシフト作成手順と便利なポイント

• スタッフが自分のスマートフォンから稼働希望日を入力する（店舗に行かなくても、いつでもどこでもアプリからシフト希望を出せる）
• 集まった稼働希望日をもとにシフトを作成（転記不要、システム上でシフト作成できる）
• スタッフが自分のスマートフォンから確定シフトを確認（店舗に行かなくても簡単にシフトが確認できる）
• 急な欠員が出たらアプリ上でスタッフ向けに一斉通知し、欠員募集ができる（近隣店舗のスタッフにもアナウンス可能）

スタッフは、「はたLuck®︎」を使うことで、自分のスマートフォンから簡単にシフト希望を提出できます。シフト提出の締め切り日に未提出だとアプリからアラートが届きますから、提出忘れの心配もありません。さらに、シフトの確認はアプリ上からできますので、店舗に見に行く手間も省けます。また、自分のスケジュール帳にシフトを転記する必要がないので、シフトの転記ミスによる勘違いも防げるでしょう。

店長側も、シフト希望が自動でツールに反映されるため、入力の手間がなくなります。適正シフトをあらかじめ登録しておけば、人員の過不足も一覧表で確認できるので、シフト作成に頭を悩ませる時間を大幅に削減することが可能です。

シフト管理に役立つ「はたLuck®︎」の機能

「はたLuck®︎」には、シフト管理に役立つ機能が多数搭載されています。いくつかの機能をご紹介しましょう。

適正シフト機能

適正シフト機能とは、店舗別、曜日別、ポジション（役割）別などの切り口で、出勤人数、時間を確認しながらシフトを作成できる機能です。

表示される適正シフトに合わせて人員を配置すれば良いため、シフト作成のための時間と労力を軽減できます。また、人件費の最適化にもつながります。

修正通知機能

修正通知機能によって、シフト確定後に修正があった場合に、修正該当者に対してのみアプリから通知を行えます。シフト修正があったことをスタッフに周知する手間を大幅に削減できますし、スタッフ側も手間なく修正シフトを確認でき、連絡漏れを防げます。

定期シフト機能

「はたLuckⓇ」には、決まったシフトで働いているスタッフのシフトをあらかじめ登録できる「定期シフト機能」があります。こちらは「固定の勤務シフトで働いている」「休みの曜日が決まっている」というスタッフがいる場合に、おすすめです。

スタッフ本人が自分の事情に合わせ、一度設定された定期シフトを個別に修正することもできます。業態を問わず、さまざまな現場でご活用いただけます。

ヘルプ募集機能

シフトが埋まらなかったときや、スタッフの欠勤が発生した際、他店舗からヘルプスタッフを募集するケースもあるでしょう。「ヘルプ募集機能」は、スタッフの「働きたい」意思と、店舗の「働いてほしい」要望のマッチングを目指した機能です。

この機能では店舗を指定してヘルプスタッフの募集を発信できるうえ、スタッフはアプリ上で応募できるため、これまでより気軽に募集・応募を行うことができます。初めてヘルプに入るスタッフにも安心して働いてもらえるよう、事前の情報提供やマニュアル共有も可能に。“ヘルプ体験”の質を高めることで、長期的には “ヘルプに入りたい”スタッフを増やすことにもつながります。

シフト作成の問題はシステム化で解決できる

シフト作成は、顧客満足度やコストに直結する重要な業務です。その一方で、アナログなシフト作成業務を続けていると、現場の店長に大きな負担がかかってしまいます。負担軽減のために、シフト作成のシステム化を進めましょう。

シフト作成にかかる工数の削減や適正シフトの実現には「はたLuck®︎」が便利です。店長はもちろん、本部や現場のスタッフにとっても「はたLuck®︎」の導入には大きなメリットがあります。人員配置の最適化や業務効率化のためにご活用ください。