毎月のシフト作成に何時間もかけながら、「本当にこの業務、自分がやるべきなのだろうか」と感じた経験はないでしょうか。

スタッフの希望、スキル、法令、人件費といった条件を同時に成立させるシフト作成は、店長業務の中でも特に負荷の大きい仕事の1つです。一度はココナラやランサーズで代行を頼んでみたものの、自店のルールを伝えるだけで疲弊し、結局自分で修正してしまった、という方もいらっしゃるかもしれません。

本記事では、シフト作成をスポットで代行依頼する場合の相場・頼み方・失敗を防ぐためのルール整理術を、店長や管理者の視点で解説します。

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※本記事では、シフト作成をスポットで代行依頼する場合の相場や注意点を解説しています。外注すべきかどうかの判断基準を知りたい方、継続的な委託の契約形態や選定基準を知りたい方は以下の関連記事へお進みください。

▼関連記事：シフト作成は外注すべき？｜失敗しないための判断基準と選び方

▼関連記事：シフト作成の委託で失敗しない契約形態・選定基準・運用設計

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シフト作成代行とは｜今すぐ頼みたくなる現場の実情

シフト作成代行とは、その名の通り「店舗のシフト作成を外部に依頼する仕組み」です。

シフト作成代行は、店長の能力不足を補う手段ではなく、限られたリソースをどこに使うかという経営判断の一環として活用されます。「人に頼んでよいのだろうか」と後ろめたさを感じる方もいるかもしれませんが、これは個人の問題ではなく、店長業務の幅が広がりすぎている業務構造に起因するものです。

本章では、シフト作成代行という選択肢の輪郭と、現場が抱える実情を整理していきます。

シフト作成代行の定義とスポット利用という選び方

シフト作成代行は、1回単位で発注するスポット利用が中心となります。

依頼先は、ココナラやランサーズに代表されるクラウドソーシング、シフト作成を専門とするBPO事業者（Business Process Outsourcing＝企業の業務プロセスの一部を一括して請け負う専門的な外部事業者のこと）、社労士事務所の3系統に分かれます。シフト作成代行の利用者はスタッフ10〜30名規模の店長や、複数店舗を管轄するエリアマネージャーが中心です。

よく似た言葉として「委託」「外注」がありますが、契約形態や関係性が大きく異なるため、違いをまとめていきます。

「委託」との違い｜継続的な業務

委託とは、シフト作成業務を契約に基づいて継続的に外部の事業者に任せる形態を指します。代行が1回分のシフトをスポットで依頼するのに対し、委託は毎月の作成業務そのものを定常的に任せるイメージです。

契約期間は6ヶ月〜1年単位が一般的で、月額固定制を採るケースが多くなります。委託先には自店のルールや繁閑パターンが継続的に蓄積される一方、固定コストが毎月発生する点が代行との大きな違いです。

詳しくは関連記事をご覧ください。

▼関連記事：シフト作成の委託で失敗しない契約形態・選定基準・運用設計

「外注」との違い｜外に出すこと全般を指す広い概念

外注とは、社内業務を外部の事業者に出すこと全般を指す広い概念で、代行・委託・業務提携などはすべて外注の一形態に含まれます。

つまり「外注すべきか」という問いは、社内に留めるか外に出すかの判断であり、「代行か委託か」はその下にある手段にあたります。

外注の判断軸を整理したい方は、関連記事もあわせてご覧ください。

▼関連記事：シフト作成は外注すべき？｜失敗しないための判断基準と選び方

「店長が作るもの」という思い込み

店長は店舗の売上アップやスタッフの教育など、本来注力すべき業務を多く抱えています。そのなかで、店長自身が「自分一人でシフト作成を全部やらなければならない」と思い込んでいるケースも少なくありません。

しかし、シフト作成は準備から完成までに多くの時間を費やす業務です。シフト作成には、スタッフのスキル・雇用契約・法令遵守・スタッフ間の相性など多くの要素を同時に考慮する必要があります。

こうした業務の特性を踏まえると、代行に頼むことは店長やマネージャーの能力不足ではなく、 経営資源の合理的な配分判断と言えるでしょう。

次の章では、実際にスポット代行を依頼する際の相場と頼み方を整理していきます。

シフト作成代行の相場と依頼方法｜スポット依頼の全体像

実際に代行を頼もうとすると、「いくらかかるのか」「どこに頼めばよいのか」「どんな情報を渡せばよいのか」と、分からないことが多いのではないでしょうか。

本章では、スポット代行の相場レンジ・依頼経路の3パターン・依頼時に準備すべき情報という3つの論点を順に整理します。

シフト作成代行における依頼のポイントを押さえておけば、初めての利用でも迷わず進められるようになります。

スポット代行の相場レンジと変動要因

シフト作成代行の相場は、1回あたり数千円〜1万円台が中心です。

料金を左右する要因は、スタッフ数、勤務条件の複雑さ、納期の余裕、修正対応の上限の4つです。

特にスポット利用では、条件が複雑になるほど価格が高くなるため注意が必要です。

依頼経路の3パターン（クラウドソーシング／専門BPO／社労士系）

代行の依頼先は大きく3つの系統に分かれます。

①クラウドソーシング経由：
安価かつ手軽に発注できる一方、依頼相手が個人事業主中心となるため情報管理レベルにばらつきがあります

②シフト作成のBPO事業者
納期や品質が安定する反面、単価は1〜2割ほど上がる傾向です

③社労士事務所が提供する代行サービス
労働基準法の遵守という観点では最も信頼性の高い選択肢です

コストだけで選ぶと失敗しやすいため、納期・品質・情報管理の3軸で比較するとよいでしょう。

依頼時に必要な情報とスタッフデータの準備

代行に依頼する際は、勤務希望表、スタッフ名簿、勤務可能時間、スキル表などを整理して渡すのが基本です。

個人情報保護法では、委託元に対して「委託先への監督義務」が課されており、氏名・連絡先・扶養区分などのスタッフ個人情報を渡す場合は、NDA（秘密保持契約）の締結や情報の最小化が必要です。

「とりあえず手元にある情報をそのまま送る」という運用は、不要な個人情報まで外部に渡してしまうリスクがあります。何を渡し、何を渡さないかの線引きを事前に決めておくことが重要です。（参考：e-GOV「個人情報の保護に関する法律」）

次の章では、多くの依頼者がつまずく失敗パターンを確認していきます。

シフト作成代行で失敗する3つのパターン

「せっかくお金を払って依頼したのに、結局自分で作り直した」という苦い経験を持つ方は少なくないのではないでしょうか。

こうした失敗の多くは、依頼者の能力や代行業者のスキル不足ではなく、代行という仕組みに特有の構造的な落とし穴に起因しています。

本章では、現場で繰り返し起きている失敗を3つのパターンに整理してご紹介します。

自店のルールを伝えきれずに「期待外れ」が生まれる

代行依頼で最も多い失敗は、できあがったシフトが自店ではそのまま使えないという結果に終わることです。

背景にあるのは、代行業者の力量不足ではなく、依頼者側が自店のルールを暗黙知のまま伝えきれていないという問題です。日々の運用で当たり前になっているルールほど、明文化されないまま店長の頭の中に残りやすく、依頼書には反映されにくくなります。

例えば「日曜はベテラン2名以上」「レジ研修済みを各時間帯に最低1名」「主婦層の夕方は不可」といった条件は、現場では常識でも、外部の業者には伝わりません。

結果として、受け取ったシフトを自分で修正する作業が発生し、発注した意味が薄れてしまうケースも珍しくありません。この「伝達の壁」は、依頼前にルールを書き出す工程を踏むかどうかで大きく変わっていきます。

代行業者側に法令遵守の確認体制が整っていない

2つ目の失敗は、法令違反のリスクが見過ごされることです。

厚生労働省は2022年に「いわゆる『シフト制』により就業する労働者の適切な雇用管理を行うための留意事項」を公表しており、始業・終業時刻の明示や休日の設定など、使用者が守るべきポイントを示しています。

クラウドソーシング経由の個人代行では、こうした留意事項を十分に把握していないケースもあり、結果として36協定違反や変形労働時間制の運用不備につながる可能性があります。

法的責任は最終的に使用者である店舗・企業側に帰属するため、依頼先のチェック体制を事前に確認しておくことが欠かせません。

個人情報の受け渡しが無防備なまま進んでしまう

3つ目の失敗は、個人情報の管理が後回しになることです。

スタッフの氏名、連絡先、扶養状況、有給残数といった情報はすべて個人情報保護法上の「個人データ」に該当し、外部に渡す時点で委託元には委託先監督義務が発生します。

NDAを締結せずにメールで名簿を送付する、匿名化せずに連絡先を含む一覧を渡すといった運用は、漏えいリスクを高めるだけでなく、万一の事故時には委託元の責任も問われることになります。

代行を継続的に利用するつもりであれば、1回目から情報の管理体制を整えておくことが重要です。

次の章では、こうした失敗を防ぐための準備手順を具体的に整理していきます。

代行をうまく使うための「ルールの棚卸し」の手順

失敗の多くは、依頼前の準備段階で防げるものです。

「自分の伝え方が悪かったのだろうか」と落ち込む必要はなく、ルールを書き出す手順を踏むだけで、代行者が作成するシフトの精度は大きく変わっていきます。

本章では、代行への伝達精度を高めるための「ルールの棚卸し」を、3つのステップに分けて解説します。準備が整うと、修正のやり取りも減り、費用対効果が目に見えて改善していきます。 

自店のシフトルールを「書き出す」3ステップ

ルールの棚卸しと聞くと身構えてしまうかもしれませんが、3つのステップに分解すれば、特別なスキルがなくても着手できます。各ステップの中身を順番に見ていきましょう。

ステップ1｜時間帯ごとの必要人数と必須スキルを一覧化する

最初のステップは、時間帯ごとに「何人必要か」「どのスキルが必要か」を一覧化することです。

例えばドラッグストアであれば、平日午前はレジ1名＋品出し1名、夕方はレジ2名＋発注担当1名、といった形で時間帯と必須ポジションを落とし込みます。スタッフ一人ひとりがどの役割を担えるのかを書き出しておくことも必要です。

この一覧がないまま代行に依頼すると、業者は「人数はそろっているが現場では機能しないシフト」を作成する可能性が高くなります。スキルの可視化は、シフト作成の土台となる最重要ステップに位置づけられます。

ステップ2｜スタッフ個別の制約条件を書き出す

2つ目のステップは、スタッフ1人ひとりの制約条件を書き出す作業です。

曜日の制約（水曜は不可、土日のみ可）、時間帯の制約（高校生は22時まで）、扶養内上限、連勤不可・連休希望といった条件を、スタッフごとに整理していきます。

特にパート・アルバイトが中心の店舗では、社会保険や所得税の「年収の壁」を意識した勤務調整が前提となります。年収の壁は近年制度改正が続いているため、最新の基準を確認したうえでスタッフごとの上限を整理しておく必要があります。ここを見落とすとスタッフ本人や会社の双方に不利益が及ぶ可能性があるため、制約条件は明文化しておくことが重要です。 

ステップ3｜「絶対ルール」と「できれば守りたいルール」に優先順位を付ける

最後のステップは、ステップ1と2で洗い出した条件に優先順位を付ける作業です。

法令遵守や安全に関わる条件は「絶対ルール」、店舗運営上の好み（ベテラン1名は配置したいなど）は「できれば守りたいルール」として階層を分けます。

この優先順位付けを行わずに渡してしまうと、業者は全条件を同等に扱おうとして矛盾が発生し、「条件が多すぎて組めない」という結果に至ってしまいます。

ルールの重要性に強弱を付ける作業こそが、代行を成功させるポイントとなります。

スタッフ情報の整理・扱い方

シフト作成代行業者に渡す情報は、必要最小限にすることが原則です。

必要以上に個人情報を渡さず、個人を特定できない粒度で伝えるための具体的な方法には、以下のようなものがあります。

• スタッフ名は仮名化（Aさん、Bさんなど）する
• 連絡先は基本的に渡さない
• 扶養区分は「上限あり／なし」だけにして、具体的な金額を記載しない

スタッフID表とは別に、代行用の「最小化データ」を1セット作っておくと、依頼のたびに迷わずに済みます。

棚卸しした情報は代行以外の選択肢にも使える資産になる

ルールを棚卸しすることの最大の価値は、その情報がシフト作成代行だけでなく、将来のシフト管理ツール導入・新任店長への引き継ぎ・本部への業務標準化提案など、様々な場面で再利用可能な「資産」となる点にあります。

例えば、「はたLuck」のようなシフトツールに登録をすれば、棚卸しした勤務条件やスキル情報をそのまま月次のシフト作成に活用できます。 一度きちんと整理しておけば、店長が変わってもシフト作成の質が維持され、毎月の作業負担そのものも段階的に軽くなっていきます。ルールを棚卸しすることは、シフト作成を代行するための単発の準備ではなく「仕組み化への入口」なのです。 

次の章では、代行を継続的に使い続けるべきか、別の方法に切り替えるべきかという判断軸を整理していきます。

代行を「使い続ける」か「別の方法に切り替える」かの判断基準

代行を一度使ってみると、「このまま毎月頼み続けてよいのだろうか」という新たな迷いが生まれる方もいるのではないでしょうか。

本章では、年間コストの試算、代行が有効に機能する場面と限界が来る場面、代行とDXツールの比較という3つの軸から、継続利用をしていくかどうかの判断材料を整理していきます。

毎月代行に頼み続けた場合の年間コストを試算する

シフト作成代行を毎月継続利用した場合、1回10,000円と仮定すると年間で12万円、4店舗運営なら年間48万円のコストとなります。

これに加えて、依頼のための情報整理時間（毎回1〜2時間）、業者との細かい修正や打ち合わせに要する時間、緊急時の割増料金が上乗せされる構造です。

例えば店長の時給換算を3,000円・代行のための準備時間を毎月1.5時間とすると、依頼1回あたり4,500円相当の見えないコストが発生し、年間では54,000円前後の追加負担となります。表面上の発注額だけで判断すると実際にかかってくるコストを過小に見積もってしまいやすいため、「発注額＋準備時間＋修正対応時間」の合算で考えるとよいでしょう。

代行が応急処置として有効な場面／限界が来る場面

代行が最も価値を発揮するのは、一時的な非常事態を乗り切る場面です。

店長の急病や退職、繁忙期の一時的な増員対応・産休代替期間の3ヶ月など・期間限定の事情に対する応急処置として使うのが本来の姿といえるでしょう。

一方で、毎月発生する定常業務として代行に頼り続けると、コストが累積するだけでなく、店長側にノウハウが蓄積されず、代行なしでは現場が回らないという新たな属人化を生む構造に陥ります。

「3ヶ月以内の期間限定なら代行、毎月の継続課題なら別の手段」という分岐を持っておくと、判断しやすくなります。

「代行 vs DXツール導入」の比較

年間10万～50万円の代行コストに対し、シフト管理ツールの月額費用は1店舗あたり数千円〜1万円台が中心です。

単純な損益分岐で見ると、2〜3ヶ月分の代行費用でツールの年間利用料をまかなえる計算となります。ツールは24時間365日稼働するうえ、希望収集・予算に応じた人員配置・労務上のチェックといった工程を継続的に支援できるため、毎月発生する課題への対応としては代行より持続性の高い選択肢です。

はたLuckのシフト機能では、事前に登録したスタッフの勤務条件・スキル情報をもとに、「適正シフト」で予算に応じて人員を配置し、「労務アラート」で労務ルール違反を事前に検知できる仕組みを備えています。代行に渡す情報とほぼ同じ内容を一度登録するだけで、毎月の作業をシステム側で効率化できる点が、継続的な負担軽減を目指すうえでの大きな違いです。

ここまで、相場・準備手順・継続判断の軸を整理してきました。

次の章では、それでも残る疑問にQ&A形式でお答えしていきます。

シフト作成代行に関するよくある質問（FAQ）

シフト作成代行について、細かい疑問が残っている方もいらっしゃるかもしれません。

本章では、代行を検討するうえで質問の多い3つの内容にお答えしていきます。

Q1. シフト作成を代行に頼むのは店長として問題ないのか？

業務の外出しは店長の能力不足ではなく、経営資源をどこに集中させるかという経営判断です。

本来、店長の役割は売場管理・スタッフ育成・売上改善といった付加価値の高い業務であり、シフト作成そのものではありません。代行で生まれた時間を本来業務に充てる選択は、店舗運営の質を高める正当な判断と捉えてよいでしょう。

Q2. 個人情報をシフト作成代行に渡す際に、最低限確認すべきことは？

NDA（秘密保持契約）の締結、情報の最小化（氏名は仮名化、連絡先は渡さない）、委託先のセキュリティ体制の3点を必ず確認しましょう。

個人情報保護委員会のガイドラインでは、委託元に委託先の選定・契約・把握に関する監督義務が課されており、これを怠ると漏えい時に委託元も責任を問われる可能性があります。はじめから運用ルールを整えておくのがよいでしょう。

Q3. 小規模店舗でも代行を頼む価値はあるか？

スタッフ数が10名前後の小規模店舗でも、勤務条件が複雑であれば代行の価値は十分にあります。

ただし、「毎月継続して頼む」のではなく、「月末の繁忙時だけ」「店長が研修で不在の月だけ」といったスポット利用のほうがコストパフォーマンスの高い選択肢となりやすいでしょう。

まとめ｜シフト作成代行は「応急処置」。次の一手を考えるきっかけに

シフト作成代行は、今月の業務を乗り切るための有効な応急処置です。ただし、毎月の負担を根本から減らすには、自店のルールを仕組みに落とし込む工程が欠かせません。

本記事で取り上げたポイントは3つあります。

　　①スポット代行の相場は1回数千円～1万円台が中心である

　　②失敗の多くは「ルールの伝達」「法令遵守」「個人情報管理」の3項目に集約される

　　③継続利用の判断は、年間コストとDXツールとの比較で決まる

棚卸ししたルールや情報は、代行のためだけでなく、ツール導入や引き継ぎといった場面で繰り返し活用することができます。一度の準備が将来にも活用できるという意味で、シフト作成はコストではなく投資として向き合う対象です。棚卸ししたルールや情報は、代行のためだけでなく、ツール導入や引き継ぎといった場面で繰り返し活用することができます。

はたLuckでは、店舗のシフト管理を支援する機能を提供しています。シフト作成の負荷を本格的に減らしたい方は、導入事例を確認のうえ、自社のニーズにマッチするかどうかをチェックしてみてください。

「複数店舗のシフト作成が店長頼みになっていて、残業時間が長くなっている…」

「LINEで集めた勤務希望を手入力するのに時間がかかり、なかなか作成に進めない」

シフト管理の仕組みを変えたいと考える担当者にとって、ツールの選択肢の多さはかえって頭を悩ませる要因になっていないでしょうか。

最も一般的な「SaaS型シフト管理システム（Software as a Service）」は、クラウド上でシフト管理に関する業務を一括で行うことができるサービスです。

導入で得られる効果は大きい一方、業態や規模、現場のITリテラシーによって最適なツールは変わってくるため、選定を誤ると「負担が減らずコストばかりかかってしまい、結局Excelでのシフト管理に戻った」というケースも珍しくありません。

本記事では、SaaS型シフト管理ツールを選ぶ際に知っておきたい判断基準と、主要10サービスの特徴、導入で失敗しないためのポイントを解説します。自社に合ったシフト管理ツールを選び、現場の負担と店長の属人化を同時に解消するためのヒントになれば幸いです。

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※本記事では、SaaS型シフト管理システムの選定基準とタイプ別の主要サービスを比較しています。シフト作成を外部に出す判断基準を知りたい方、継続的な委託の契約形態を知りたい方は以下の関連記事をご覧ください。

▼関連記事：シフト作成は外注すべき？｜失敗しないための判断基準と選び方

▼関連記事：シフト作成の委託で失敗しない契約形態・選定基準・運用設計

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SaaS型シフト管理システムを検討する現場が抱える共通課題

シフト管理システムの導入を検討する前に、まず規模や業種に関係なく見られる2つの共通課題を解説します。これらの課題に該当する場合には、シフト管理システムを導入するタイミングといえるかもしれません。

シフト作成業務が属人化している

シフト表は、作成担当者以外は修正・更新できない状態になっている場合がほとんどです。

これは、Excelのマクロや関数、スタッフ個別の勤務条件メモ、暗黙のシフトルールなど、シフト作成に必要な情報のすべてが作成者の頭の中にあるためです。

１人で作成完了するメリットがある一方で、このような状況下では、仮にシフト作成担当者が退職・異動した場合に、後任の担当者が「イチから覚えていく」という事態になりかねません。

労働政策研究・研修機構の調査（2024年）でも、人手不足対応の中で「業務の属人化解消」がサービス業の重要課題として挙げられており、シフト作成はその典型例といえるでしょう。

▼参照：独立行政法人労働政策研究・研修機構「人手不足とその対応に係る調査」（2024年）

法令遵守のための確認作業が追いつかない

シフト作成時に確認すべき法令項目は沢山あります。

例えば、高校生の深夜労働制限、36協定の上限、連続勤務日数などです。そして、これらの法令が改定されるたびに最新の法令に適応しなくてはなりません。

つまり、シフト作成の際には複数の法令を参照しなくてはならないということです。

手作業での確認は、店舗数が増えるほど見落としリスクが高まります。シフトを組んだ後で違反が判明すれば、組み直しの工数だけでなく、法的リスクも抱えることになります。（参照：厚生労働省 労働基準関係法制研究会 報告書）

▼関連記事：シフト作成は外注すべき？｜失敗しないための判断基準と選び方

属人化と法令対応という2つの課題は、いずれもシフト作成者個人の頑張りだけでは十分な対策を取ることができません。仕組みとしての対策が重要になるのです。

次の章では、SaaS導入の前に確認しておきたい3つの選定ポイントを整理します。

SaaS型シフト管理システムを選ぶ前に確認すべき3つのポイント

SaaS型シフト管理システムは、国内だけでも数十種類のサービスが展開されています。しかし「機能が多いほうが良い」「価格が安いほうが良い」という単純な比較では、自社に合ったツールを選ぶことは難しいのです。

本章では、SaaS型シフト管理システムを選ぶ前に確認しておきたい3つのポイントを整理します。比較表を眺める前に、まず自社の状況を3つの軸で言語化することが、選定の精度を大きく左右していきます。

業態によって重視すべき機能が異なる

シフト管理の難しさは、業態によって異なります。同じ「シフト作成」でも、制約条件が業態ごとに異なるためです。

・飲食
時間帯別の必要人数とスキル配置が最重要。ランチとディナーで求められるスキルが変わるため、ポジション割当の柔軟性が選定のポイントになる。

・ホテル
フロント・料飲・清掃で勤務形態が異なるため、部署横断の一括管理と36協定チェックが必要になる。

・小売
扶養内上限や未成年の労働時間制限といった個人条件が複雑化しやすく、自動チェック機能の精度が運用の負荷を左右する。

自社の業態を確認し、シフトの特性を踏まえて最優先機能を決めることが、SaaS比較のスタート地点です。各サービスの機能数を比較する前に、この一手間を入れるだけで選定の精度が大きく変わっていきます。 

規模によって「選ぶべきタイプ」が異なる

店舗数や管理人数の規模が変わると、現場で起きている課題の質も変わります。規模ごとに優先される課題を見極め、その解決に合うツールを選ぶことが、選定精度を高めるポイントです。

・1店舗・20名以下の場合
希望収集や日々の連絡の煩雑さが主な課題となるため、希望収集の自動化やコミュニケーション機能の使いやすさが選定の軸になる。

・3～10店舗の場合
店舗間のシフト可視化や勤怠管理の不備に対する課題に対応できるツールが必要になる。

・10拠点を超える場合
セキュリティ体制、導入サポート、段階的な規模の拡大が可能なツールが必要になる

規模が変われば、抱える課題も変わります。今の規模で何に困っているかを起点に選ぶことで、機能面での過不足の問題がなくなり、選んだツールが定着しやすくなります。 

自社のシフトルールが言語化できているかを確認する

SaaSの初期設定には、自店舗のシフトルールの入力が必要です。

「日曜はベテラン2名以上」「レジ研修済みスタッフを各時間帯に1名」といった条件が店長の頭の中にしかない状態では、どんなツールを入れても設定を進めることはできません。

ただし、ここで注意しておきたいのは、シフト管理アプリを導入する前にルールを完璧にルールを完璧にする必要はないということです。

ツールの初期設定プロセスそのものが、シフト作成ルールの言語化を促す機会にもなります。重要なのは「ルールを書き出せる状態にあるか」を事前に確認し、必要であれば導入支援サポートのあるサービスを選ぶことです。

▼関連記事：シフト作成は外注すべき？｜失敗しないための判断基準と選び方

おすすめのSaaS型シフト管理システム10選｜タイプ別に比較

SaaS型シフト管理システムを選ぶときに難しいのは、「どこから比較を始めればよいかわからない」という点ではないでしょうか。

ここからは、前章で整理した判断基準をもとに、SaaSを3つのタイプに分けて主要10サービスを紹介します。自社の業態と規模に近いタイプから確認することで、候補を効率よく絞り込むことができます。

多店舗・チェーン向け｜一括管理と適正配置に強いSaaS

複数店舗のシフトを本部から一括管理し、店舗間の人員調整やコンプライアンスチェックまでカバーするタイプです。店舗数が3拠点以上あり、シフト作成の標準化や人件費の最適化を本部主導で進めたい企業に向いています。

はたLuck

はたLuckは、サービス業の多店舗運営に特化したオールインワンプラットフォームです。

シフト機能では、曜日・時間帯ごとの予算に応じた「適正シフト」の設定、「シフトパターン」による必要人員の事前設定、近隣拠点との「ヘルプ募集」機能などが利用できます。

特徴的なのは、シフト管理だけにとどまらず、コミュニケーション・業務効率化・HRの3領域の機能を1つのアプリに集約している点です。

多店舗企業での利用実績があり、シフトに関わる業務全体の工数を約70%削減した事例も公開されています。多店舗のオペレーション標準化と従業員エンゲージメントの向上を同時に進めたい企業に適しています。

R-Shift（アールシフト）

R-Shiftは、小売・サービス業の店舗シフトに特化したシフト管理システムです。

AIを活用した最適化アルゴリズムとデータ分析技術を採用し、勤務時間・休日・スキル・従業員同士の組み合わせなど複雑な条件を考慮した自動作成が可能です。

月間シフトを指標化して診断・評価し、改善点を定量的に把握できる機能を備えている点が特徴です。全店舗のシフト状況を一元管理でき、業種・業態に応じてオーダーメイドで設定できる柔軟性が強みといえます。月額10万円〜の価格帯で、中規模以上のチェーン展開企業向けの本格運用に対応するサービスです。

出典：R-Shift

Optamo（オプタモ）

Optamoは、組み合わせ最適化アルゴリズムを応用した勤務シフト表・タスク表の自動作成クラウドサービスです。

スタッフのスキルや契約条件、勤務希望、労働規定などを考慮し、適材適所な人員配置を自動で行えます。

ラインナップは「Optamo for Shift」（勤務シフト最適化）と「Optamo for Task」（日別タスク最適化）の2種類があり、業務の単位や課題に応じて選択できます。

スタッフ専用サイトからの希望申請、応援機能（ヘルプ／募集）、勤怠管理サービスとの連携にも対応しており、シフト作成の属人化と作業負担の軽減を目指す企業に適したサービスです。

出典：Optamo

シェアフルシフト

2024年8月にSaaS型シフト管理サービス「Sync Up」から名称変更されたシェアフルシフトは、自動シフト作成機能を導入したサービスです。シェアフルシフトの特徴は、専用アプリからスタッフがシフト提出・確認・ヘルプ応募を行えるなど、現場スタッフが直感的に操作できる点です。

時間帯ごとの適正人数や人件費を設定し、過不足を確認しながらシフトを作成できます。

労働基準法・入国管理法のアラート機能による法令遵守、他店舗へのヘルプ要請、会社単位・事業所単位でのシフト分析データの出力にも対応しており、パーソルグループの人材知見を活かした多店舗管理に強みがあります。

出典：シェアフルシフト

小規模店舗向け｜低コストで始められるシフト作成SaaS

「まずはシフト作成のデジタル化から始めたい」という小規模店舗向けのタイプです。1〜2店舗規模で、まず希望収集や作成業務の効率化を目的に導入を検討する企業に向いています。

oplus（オプラス）

oplusは、基本機能が無料で使えるクラウド型シフト管理サービスです。

シンプルで直感的な操作性が特徴で、ブラウザやアプリからシフトの提出と編集ができます。提出された希望シフトは、シフト管理画面に自動で転記される仕組みです。

料金プランは無料の「スタンダードプラン」（上限100ユーザー）に加え、複数拠点管理や人件費計算に対応する「Proプラン」（月額100円／ユーザー）、勤怠管理機能まで含む「Pro+勤怠プラン」（月額200円／ユーザー）の3種類が提供されています。

初期費用ゼロから始められるため、「SaaS型のシフトツールをまずは試してみたい」と考えている小規模店舗の入口として適しています。

出典：oplus

Airシフト

Airシフトは、リクルートが提供する利用者数は80,000人以上のシフト管理システムです。シフト提出から作成、スタッフとのやりとりまでをツール内で完結できます。

過不足や概算人件費を可視化しながらシフトを作成でき、店舗をまたいだ人員配置の調整にも対応しています。スタッフ向けシフト管理アプリ「シフトボード」と連携することで、スタッフがいつでもどこでもシフトの提出・確認・連絡を行えます。「シフトボード」は2025年12月末時点で累計1,200万ダウンロードを記録しており、デジタル操作に不安があるスタッフでも導入しやすい設計です。

出典：Airシフト

シフオプ

シフオプは、初期費用無料、1ユーザーあたり月額300円で利用できるシフト管理システムです。シフトの基本操作はクリック＆ドラッグの2ステップで、Excelのような関数入力は不要です。

コンプライアンスリスクを回避するためのチェック機能を搭載し、36協定違反や未成年の深夜勤務制限などに対してアラートを自動表示します。スマホ・PC両対応で、スタッフはいつでもシフトの提出・確認ができます。

出典：シフオプ

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、「出勤管理」「シフト管理」「休暇・申請管理」「工数管理」の4機能を、自由に組み合わせて利用できるクラウド型勤怠管理システムです。シフト管理機能では、スタッフからのシフト申請を直感的な画面操作で管理でき、必要人数との過不足を時間帯ごとに確認できます。

シフト管理機能と出勤管理機能が標準で連動しているため、シフトと勤怠を別々のツールで管理する二重入力の手間がなくなります。料金プランは無料プラン（機能制限あり）と有料プランがあり、有料プランは1ユーザーあたり月額200円〜500円（利用する機能数に応じて変動・最低利用料金は月額2,000円）の体系です。シリーズ累計30万社以上の導入実績があり、デジタル化・AI導入補助金（旧IT導入補助金）の対象としても活用できます。 

出典：ジョブカン勤怠管理

業種特化型｜専門的な勤務体系に対応するSaaS

夜勤・交代制・中抜けシフト・様式9対応など、業種固有の複雑な勤務形態に対応した特化型SaaSです。汎用的なシフト管理とは異なるニーズを持つ現場向けのタイプといえます。

働き方マイスター

働き方マイスターは、セコム医療システムが提供する、看護師の勤務表自動作成と看護配置要件管理に特化したSaaSです。多くの看護師長との協働から生まれたサービスで、シフトを作る上での条件を3段階の優先度（必ず／原則／なるべく）で設定でき、法令遵守とスタッフの働きやすさを両立した勤務表を自動生成できます。

出力できる帳票は、複数書式の勤務表に加え、様式9・病棟管理日誌・週間計画表など豊富にそろっています。さらに、4か月先までの予測勤務表を作成し、看護配置要件の不足を事前に検知する機能も備わっています。スタッフからの希望は専用画面で受け付ける仕組みのため、転記時間とミスの削減につながります。

出典：働き方マイスター

miramos（ミラモス）

miramosは、コニカミノルタが提供する介護施設のシフト作成に特化したAI自動作成サービスです。AIがシフトのベースを自動で作成することで、修正の連鎖が起きにくく、簡単な手修正でシフトを完成できる点が特徴です。

人員配置や加算の要件を満たしているかをチェックする機能を搭載しており、返戻リスクの軽減にもつながります。勤務形態一覧表（様式9）の形式でダウンロードできるため、行政対応の効率化も実現します。

miramosは、職員同士の相性やペア、夜勤専従といった介護現場特有の条件にも事前設定で対応できる介護業界に特化したサービスです。

出典：miramos

タイプ別に候補を絞り込めたら、次に確認すべきは「導入後に現場で本当に使われるか」という視点です。次の章では、SaaS導入を成功させるために事前に確認しておきたいポイントを整理します。

シフト管理ツールの導入で失敗しないために確認すべきこと

せっかくツールを導入したのに「結局もとのやり方に戻ってしまった」という声を聞いたことはないでしょうか。

ツールの機能が優れていても、現場で使われなければ効果は生まれません。

本章では、導入後の定着を左右する2つの確認ポイントを整理します。比較段階で見落としがちな視点をおさえることで、SaaS導入の成功率を高めることができます。

現場スタッフが使いこなせるかを事前に検証する

SaaS選定の段階で最も見落とされやすいのが、「現場スタッフの使いやすさ」です。

管理者側の機能がどれだけ充実していても、希望シフトの提出や確認といったスタッフ側の操作が複雑であれば利用は進みません。

無料トライアル期間中に、ITに不慣れなスタッフに実際に触ってもらうことが、最も確実な検証方法といえます。「ベテランの店長が使えるか」ではなく、「初めてアプリを入れたパートの方が迷わず操作できるか」を基準にすることが重要です。

LINE連携やアプリ対応の有無、画面の文字の大きさ、操作ステップ数なども定着率に大きく影響を与えます。

段階的に導入するか、一斉導入するかを決める

複数店舗・複数拠点で導入する場合、1拠点で先行導入してから横展開する「段階導入」と、全店舗を一斉に切り替える「一斉導入」のどちらを選ぶかも、定着を左右する論点です。

段階導入はリスクが低い一方、拠点間で運用がバラバラになる期間が発生します。一斉導入は初期負荷が高いものの、標準化が一気に進む利点があります。判断の分かれ目となるのは、自社内で導入を推進する担当者の有無です。専任の推進担当を置くことができるのであれば一斉導入が可能になりますが、現場任せの導入となる場合は段階導入の方がリスクが少なく安全です。

中小企業庁の人手不足対応ガイドラインでも、業務改善ツールの導入は「小さく始めて成功体験を積む」ことが定着の鍵として挙げられています。

現場の使いやすさと導入プロセスを設計できると、SaaS導入の成功率は大きく高まります。次の章では、SaaS型シフト管理システムの検討段階でよく寄せられる質問にお答えします。

シフト管理関連のツールについてのよくある質問（FAQ）

SaaS型シフト管理システムの導入を検討する際、本部への上申資料を作る段階で「具体的な数字や根拠」が必要となります。

本章では、検討時に寄せられることが多い4つの質問にお答えします。社内提案や経営層への説明の際にご活用ください。

Q1. 月額費用の相場はどのくらいか？

無料プランを提供するSaaSもありますが、自動作成機能を使う場合はスタッフ1名あたり月額200〜400円が相場です。20名規模の店舗であれば、月額4,000〜8,000円程度が目安になります。

ただし、月額だけを見て判断するのではなく、Excelによる内製化を行った場合のコストと比較することが重要です。内製コストは、【シフト作成工数（月8〜12時間）×店長の時間単価＋作り直し工数＋シフトの組み間違いによる人員不足や売上機会の損失】という形で算出できます。

Q2. 小規模（1店舗・20名以下）でもSaaSを入れる意味はあるか？

小規模であってもSaaSを導入する意味は十分にあります。理由は大きく分けて2つあります。

1つ目は、スタッフの勤務条件が複雑な場合、規模に関わらず手作業の限界は同じであるためです。高校生・主婦層・シニアが混在する店舗では、20名でもExcel管理は困難であることが多く、ツール導入によって業務負担の低減が期待できます。

2つ目は、小規模のうちにSaaSへ移行しておくことで、店舗数を拡大した際の移行コストが抑えられるためです。はじめから標準化された運用を作っておくことにより、将来的な負担を減らすことが可能です。

Q3. SaaSと外注、どちらが自社に合うか？

SaaSは自社で運用する仕組み、外注は他者に任せる仕組みです。判断の分かれ目は、「ルールを自社で管理し続ける意思と体制があるかどうか」です。

外注を選ぶ場合でも、ルールの言語化作業そのものは必要になります。SaaSの導入準備と外注先への共有資料は、求められる内容に共通する部分が多いことも特徴です。詳しくは「シフト作成 外注」の記事をご覧ください。

▼関連記事：シフト作成は外注すべき？｜失敗しないための判断基準と選び方

Q4. 補助金や助成金は活用できるか？

2026年度から「デジタル化・AI導入補助金」（旧IT導入補助金）が開始され、SaaS型シフト管理システムも補助対象となる可能性が高い状況にあります。通常枠で最大450万円、補助率1/2〜2/3の支援内容となっています。

また、厚生労働省の「働き方改革推進支援助成金」も、勤怠・シフト管理ツールの導入に活用できる制度です。予算を理由に導入を見送る前に、これらの制度の活用可否を確認することが重要です。

▼参照：経済産業省「デジタル化・AI導入補助金 」

▼参照：厚生労働省「働き方改革推進支援助成金」

費用感や制度活用の方向性が見えてきたら、いよいよ具体的な導入計画に進んでいきます。次の章では、シフト管理ツール「はたLuck」を実際に導入した企業の事例から、ツール導入によってどのような効果が発揮されたのかをご紹介します。

【導入事例】ツール活用でシフト管理はどのように変わるか｜企業事例

「機能や価格は分かったが、実際に業務負担はどの程度変わるのだろうか？」と考える方も多いのではないでしょうか。

本章では、はたLuckを導入した2社の事例を「課題→施策→変化」の流れでご紹介します。

シフト作成業務の負荷軽減と店舗内コミュニケーション改善を両立｜株式会社ハブ様

英国風PUB「HUB」「82」を運営する株式会社ハブでは、シフト作成業務の負荷軽減と店舗内コミュニケーションの改善を目的に、はたLuckを導入しました。

導入前は、シフト作成・勤怠連絡・店舗運営の連絡が複数のツールに分散しており、店長の負荷が大きい状況でした。はたLuck導入後は、シフト作成と店舗内コミュニケーションを1つのアプリに集約することで、店長の業務工数が大幅に削減。シフト作成の効率化によって生まれた時間を、店舗運営の生産性向上やクルーへの還元につなげる取り組みが進んでいます。

▼関連記事：株式会社ハブ｜はたLuck導入事例

400人超のシフト管理を効率化し、スタッフが「たのしい」環境を実現｜株式会社東京ドーム様

東京ドームシティの施設運営を手がける株式会社東京ドームでは、ドーム場内の飲食・物販店舗を5エリアに分けて管轄しており、1エリアあたり100人単位、計400人以上のアルバイトスタッフが登録されています。

導入前は、1人の社員が5〜6店舗分のシフトをほぼ毎日作成する必要があり、シフト管理と情報共有に膨大な工数がかかっていました。以前のツールでは、メールでのシフト連絡が埋もれやすく、スタッフに情報が届かないことも課題となっていました。はたLuck導入後は、アプリ上でシフト作成・共有・連絡が一元化され、シフト管理業務の負荷とスタッフの心理的負担の両方が軽減されています。

▼関連記事：株式会社東京ドーム｜はたLuck導入事例

まとめ｜シフト管理システムは「選び方」で成果が変わる

シフト管理SaaSの選定で重要なポイントは3つあります。業態・規模・課題のフェーズで選定基準を分岐させること、現場スタッフの使いやすさを事前に検証すること、そしてシフトルールの言語化が定着の土台になるという視点です。

シフト管理SaaSへの投資は、店長の時間と現場の安定を取り戻すための投資です。属人化や法令対応に追われる時間を減らし、その分を接客や育成といった付加価値の高い業務に振り向けることにつながります。

はたLuckでは、サービス業の多店舗運営に特化したシフト管理機能を提供しています。シフト作成の負荷軽減と店舗運営の生産性向上を両立させたい方は、まずはお気軽に資料をダウンロードください。

「シフト作成を委託したいが、契約形態の違いがわからない」

「個人情報をどこまで外部の業者に渡してもよいのか、判断がつかない」

シフト作成を委託する方針は固まりつつあるものの、契約や運用面の判断ができず、業者選びを進められない人事・労務担当の方は少なくありません。 

本記事では、シフト作成を継続的に外部へ委託する際の契約形態の選び方、委託先に共有すべき情報の整理、運用設計のポイントを解説します。委託の具体的な検討を前へ進めるきっかけとして、参考にしていただければ幸いです。

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※本記事では、シフト作成を継続的に外部委託する際の契約形態や運用設計を解説しています。そもそも外注すべきかどうかの判断基準を知りたい方、スポットで今すぐ依頼したい方は以下の関連記事をご覧ください。

▼関連記事：シフト作成は外注すべき？｜失敗しないための判断基準と選び方

▼関連記事：シフト作成代行で失敗しないための手順｜相場・依頼先・準備のすべて

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シフト作成の委託とは｜外注・代行との違い

シフト作成の委託を検討する際、まず押さえておきたいのが「外注」「代行」との違いです。3つの言葉は混同されがちですが、自社が今どのフェーズにあるのかを整理することで、必要な情報にたどり着きやすくなります。 

まずは委託という選択肢が自社に合っているのかを確認するために、委託が適している規模・業態や、似た用語との違いについて整理します。

委託が適している規模・業態

シフト作成の継続委託が特に適しているのは、次のどちらかに該当している企業です。

• 拠点数が多く、本部主導でシフト作成プロセスを標準化したい企業
• スタッフの勤務条件が複雑で、シフト作成業務の負荷が大きい企業

整理すると、シフト管理の対象となる人数が多く、ルールが複雜化している場合には、シフト作成の委託が適しています。実は委託という選択肢は、飲食・宿泊・小売・介護など、シフト制を採用している業界で広く活用されているのです。

また、単月のみでのスポット依頼をしたい場合、委託はあまり適していません。最初にルールや条件のすり合わせに時間をかける必要があり、「自分で作成したほうが早かった」と感じる方が多いためです。

委託と外注・代行との違い

委託・外注・代行は、厳密には法的・辞書的に明確な区分があるわけではありません。外注は外部発注全般を指す総称として使われるのが一般的で、その中に業務委託や代行が含まれるという関係です。

ただし、シフト作成業務の文脈では、課題フェーズによって3つの言葉が使い分けられている場合があります。本記事では以下のように整理し、解説していきます。

・委託
外部に出す方針が固まったうえで、契約形態・選定基準・運用設計を具体的に詰めていくフェーズ

・外注
シフト作成を外に出すべきかどうかを判断する段階。内製・委託・ツール導入のどれが自社に合うかを比較検討するフェーズ

・代行
今月のシフトを誰かに作ってほしいというスポットの即時ニーズ

シフト作成の外注や代行についての詳しい情報を知りたい場合は、以下の記事をご覧ください。

▼関連記事：シフト作成は外注すべき？｜失敗しないための判断基準と選び方

シフト作成を委託する際の契約形態｜業務委託と請負の違い

専門業者から提示される契約形態は、業務委託契約か請負契約のどちらかが一般的です。それぞれ委託先への指示の出し方・成果物の定義・法的リスクが変わるため、違いを理解しないまま導入を進めると、シフト作成外注の際に「期待した結果が得られない」というリスクにつながります。 

本章では、シフト作成業務を委託する際の両者の違いと選び方を解説します。

業務委託契約（準委任）と請負契約の選び方

業務委託契約（準委任）と請負契約の違いをまとめると以下の表のようになります。

シフト作成業務は、スタッフの入退社や希望休の変動、繁閑の波など、毎月の条件変動が大きいため、完成品の仕様を事前に確定しにくい業務です。そのため、業務委託契約（準委任）型のほうが実務的にフィットするケースが多くなります。

偽装請負にならないための注意点

シフト作成を外部に委託する際に見落とされやすいリスクが、偽装請負です。

偽装請負とは、契約上は業務委託や請負の形式をとりながら、実態として発注側が委託先スタッフに直接指揮命令している状態のことです。

シフト作成業務が偽装請負だとみなされた場合、労働者派遣法違反として1年以下の懲役または100万円以下の罰金が科される可能性があり、企業名の公表対象にもなり得ます。

偽装請負にならないためには、業務指示を委託先の責任者経由で行うこと、作業時間や場所の細かな指定を避けること、契約段階で業務範囲と品質基準を明確に合意しておくことの3点が必要です。（▼参照：労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律）

契約形態と法的リスクが整理できたら、次に考えるべきは「委託先に何の情報を渡すか」です。共有する情報の質と範囲が、成果物の品質に大きく影響を与えます。

次章では、委託先に渡すべき情報セットと個人情報の取り扱いについて解説します。

委託先に共有すべき情報と個人情報の取り扱い

シフト作成を外部に委託したのに「結局自分で修正している」という状況に陥る原因の多くは、渡す情報の質にあります。情報が不足していれば成果物の精度が下がり、過剰に渡せば情報漏洩のリスクが高まります。

何をどこまで共有すべきかの線引きが、委託を成功させるためのポイントです。

委託先に渡すべき情報セット（勤務ルール・スキル要件・法令制約） 

委託先に共有すべき情報は、「人事・労務視点」と「現場オペレーション視点」の2軸で整理すると漏れが出にくくなります。

・人事・労務視点
36協定の上限時間、変形労働時間制の適用有無、有給残日数、扶養控除の区分、年少者（高校生など）の労働時間制限など

・現場オペレーション視点
各時間帯の最低配置人数、ポジション別スキル要件（レジ研修済み・調理補助可・フロント対応可など）、希望休の回収ルール、連勤回避ルール、繁閑の波（曜日・季節・イベント）など

この二軸を事前に整理しておくことで、委託先に渡すものと渡さないものの線引きが明確になります。

従業員の個人情報を外部に共有する際のリスクと対策

シフト作成に必要な情報には、勤務条件・有給残数・扶養区分・健康上の制約など、個人情報保護法が定める「個人データ」に該当するものが含まれます。

委託を経営層に上申する際、「従業員の個人情報を外部に渡して大丈夫か」という懸念が最大のハードルになることは珍しくありません。

リスクは、大きく分けて以下の3つです。

• 情報漏洩
• 従業員からの同意取得の漏れ
• 委託先のセキュリティ体制の不備

対策としては、NDA（秘密保持契約）の締結・委託先のプライバシーマークまたはISMS認証の確認・渡す情報の最小化（氏名ではなくスタッフIDで管理するなど）・従業員への事前説明と同意取得プロセスの設計が挙げられます。

個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）でも、委託元には委託先の安全管理措置の状況を把握し、必要かつ適切な監督を行う義務があると明記されています。これらの対策をチェックリストとして整理しておけば、経営層への説明材料としてそのまま活用することができます。

契約形態と共有情報の整理ができたら、次は「どの委託先を選ぶか」と「どう現場に定着させるか」の設計に入ります。

次章では、シフト作成業者の比較基準、現場マネージャーの巻き込み方、そして委託からDXツールへの段階移行について解説します。

シフト作成の委託先の選定基準と運用設計

契約形態を決め、共有すべき情報を整理できたとしても、委託先の選び方を誤れば成果にはつながりません。

本章では、シフト作成業者の比較基準・現場を巻き込む導入設計・委託からDXツールへの段階移行という3つの観点から解説します。

シフト作成業者を比較する5つのポイント

シフト作成業者の選定をコストだけで判断すると、委託後に「対応してもらえない業務があった」「セキュリティ体制が不十分だった」といったトラブルにつながりやすくなります。比較する際は、以下の5つの観点で整理することを推奨します。

1. 対応可能な勤務形態　　：変形労働時間制・シフト制・フレックスなど、自社の勤務形態に対応できるか
2. セキュリティ体制　　　：プライバシーマークやISMS認証の有無、データの保管場所・アクセス権限の設計
3. 36協定チェック機能　　：法定上限の超過を自動検知する仕組みがあるか
4. 拡張性　　　　　　　　：拠点数が増えた場合のスケーラビリティ、段階的な導入への対応可否
5. コミュニケーション体制：定例MTGの頻度、修正依頼のレスポンス速度、担当者の固定制かローテーション制か

5つの軸に優先順位をつけたうえで比較すれば、「自社に合うかどうか」が判断しやすくなります。

現場マネージャーを巻き込む導入設計

シフト作成の委託で見落とされがちなのが、従来のシフト作成者である現場マネージャーの心理的な抵抗です。

現場マネージャーがシフト作成の委託に納得していないと、「金曜夜はベテランが2名以上」など、シフト作成に必要な細かい情報を棚卸しできません。その結果、シフト作成を委託して出来上がったシフト表のクオリティが下がり、「やっぱり外部の業者に依頼してもうまくいかない」との結論が下されることになります。

現場マネージャーを巻き込むためのポイントは、以下の3点が重要です。

①「負荷を下げる」ことをアピール
シフト作成に使っていた時間を、接客・教育・売上管理に充てられることを伝える

②ルール棚卸しの必要性
現場のルールを一番知っているのはマネージャー自身であり、関与によって「自分のノウハウが活かされている」実感を持たせる

③段階的な導入
全拠点を一斉に切り替えるのではなく、試験導入した店舗で成果を出してから展開する

委託から自走（ツール移行）への段階設計

シフト作成の委託を、ゴールではなく仕組み化への通過点として捉えると、中長期的なコスト効率が最も高くなります。委託期間中に整理したルールを、そのままDXツールに実装して自走する体制に移行できるためです。

現実的な移行フローは以下の3フェーズです。

　フェーズ1：委託開始＋ルール棚卸し完了

　フェーズ2：一部拠点でツールによる作成を試行（委託と並行）

　フェーズ3：ツールに完全移行、委託契約は終了またはモニタリング契約へ

はたLuckの「シフト管理」機能や「シフト自動作成」機能では、曜日・時間帯ごとの人員予算やスキル要件を登録することで、委託先に渡していた情報をそのままツール上で管理することができます。

ここまで、シフト作成の委託に関する契約・情報共有・運用設計までを解説してきました。最後に、実際の検討段階に多い疑問をFAQ形式で整理します。 

シフト作成の委託に関するよくある質問（FAQ）

シフト作成の委託を検討する際にありがちな質問を整理しました。

費用相場、複数拠点への対応、委託とツール導入の優先順位という、判断に迷いやすいポイントを中心に解説します。

Q1. 委託の費用相場は？

シフト作成の委託費用は、拠点数・スタッフ数・勤務形態の複雑さによって大きく変動します。公的な統計はないため一概には言えませんが、業者の公開情報を横断すると1拠点あたり月額3〜10万円程度が目安になるケースが多いです。

スポット代行が1回5,000〜15,000円程度であることを踏まえると、3ヶ月以上継続するなら委託契約のほうがコスト効率が高くなります。複数社の相見積もりと、内製の「見えないコスト」との比較が判断の前提です。

Q2. 複数拠点を一括で委託できるか？

対応可能な業者は存在しますが、成否を分けるのは「拠点ごとのルール差異の吸収」です。書式もルールもバラバラな状態のまま委託しても、ベンダー側の工数が膨らみ、コストも品質も悪化します。

全拠点共通のルール（36協定、休日ルールなど）と拠点固有のルール（繁閑の波、スキル要件など）を事前に仕分けしておくことが、一括委託を成功させる前提条件になります。

Q3. 委託とツール導入はどちらが先か？

「まず委託でルールを整理し、その後ツールに移行する」という段階設計が最もリスクが低い進め方です。ルールが暗黙知のままツールを導入すると、設定の手戻りが頻発し現場の混乱を招きやすくなります。

ただし、1店舗で勤務条件がシンプルな場合はツール導入から始めたほうが早いケースもあります。自社の規模と条件の複雑さに応じて、委託先行かツール先行かを選ぶとよいでしょう。

まとめ｜シフト作成の委託は「仕組み化」への第一歩

シフト作成の委託を成功させるポイントは3つです。

　①業務委託（準委任）と請負の違いを理解し、偽装請負リスクを回避すること

　②委託先に渡す情報を「人事・労務視点」と「現場オペレーション視点」の2軸で棚卸しすること

　③委託をゴールではなく「仕組み化への通過点」として捉え、DXツールへの段階移行を見据えた設計にすること

シフト作成の委託は、コストではなく仕組み化への投資です。委託期間中に整理したルールは、そのままDXツールの初期設定として活用することができます。

はたLuckでは、委託で整理したルールをそのままツールに実装し、シフトの自動作成と標準化を支援しています。まずはお気軽に資料をダウンロードください。

「自社の業態にフィットする機能はあるか」「同じような規模の企業はどう活用しているのか」を確認したい方は、以下のページもあわせてご覧ください。

▼はたLuckのシフト機能一覧はこちら

「毎月のシフト作成に10時間以上かかっている」

「シフトを組める人が自分しかいない」

シフト作成の外注は上記の悩みを解消する選択肢の1つです。しかし、いざ調べ始めると代行・委託・ツールと選択肢が多く、自社にどれが合うのかを判断できないという方も多いのではないでしょうか？

本記事では、シフト作成を外注すべきかどうかの判断基準と、失敗しないための手順を、事業規模や課題フェーズ別に解説します。

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※本記事は「シフト作成を外注すべきか、別の方法がよいか」を判断したい方向けの解説となっています。

すでに継続委託する前提で、契約形態や委託先の選定基準を知りたい方、今月のシフトをスポットで誰かに頼みたい方は以下の関連記事をご覧ください。

▼関連記事：シフト作成の委託で失敗しない契約形態・選定基準・運用設計

▼関連記事：シフト作成代行で失敗しないための手順｜相場・依頼先・準備のすべて

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この記事のポイント

シフト作成の外注は「仕組み化」とセットで考えることが重要

• 外注で失敗する根本原因は「外注先の質」ではなく、発注する側のルールが正確に伝わっていないこと
• 代行・専門業者委託・DXツールはどれか1つではなく、規模と課題フェーズに応じて段階的に組み合わせるもの
• 事前にルールの棚卸しを行うことで、外注にも代行にもツールにも活用できる汎用的な土台ができあがる

シフト作成の外注は必要？判断基準を解説

シフト作成の外注は、どのようなときに必要なのでしょうか？

なぜ今、シフト作成の外注が注目されているのでしょうか？

シフト作成を外注すべきかどうかは、店舗の規模や課題のフェーズによって判断が変わります。

本章では、外注が注目されている背景、外注を考え始めるタイミング、そして自社の状況に合った判断基準を整理します。自社にとってシフト作成の外注が適しているのか、別の選択肢が良いのかを見極めるための参考としてご活用ください。

シフト作成の外注が注目される背景

近年、サービス業を中心にシフト作成の外注（代行サービスや専門業者、クラウドソーシングなど）が注目されているのは、店長業務が増加し続けているためです。

厚生労働省の令和6年雇用動向調査によれば、宿泊業・飲食サービス業の離職率は26.6%と全産業でもっとも高い水準にあります。そして、離職が多い理由の一つは「人手不足」です。

人手が足りない中、店長は現場オペレーション・採用・育成・売場管理・本部報告に加え、毎月のシフト作成までを一人で抱えるケースが少なくありません。限られた時間の中で店長業務をこなしていくためには、「店長でなくてもよい仕事」を誰かに委ねる必要があり、その結果、シフト作成を外部に委ねたいというニーズにつながっているのです。

このように業務を一部切り出すことによって、店長は店舗の売上アップや人材育成など、企業の目標達成につながる重要度の高い業務にリソースを当てることが可能になります。

外注を考え始めるきっかけになる3つのタイミング

シフト作成の外注は業務負担を減らす手段ですが、同時に「コスト要因」でもあるため、どのタイミングで検討すべきかを迷う方もいらっしゃるのではないでしょうか。

きっかけになるタイミングは主に3つです。この章では、外注を考え始めるポイントについて整理します。

1. シフト作成に多大な時間がかかっている

店長が毎月のシフト作成に何時間も費やしている状態であれば、シフト作成を外注すべきタイミングです。

多大な時間がかかっている場面の具体例として、店長が閉店後に残業をしたり持ち帰り残業などの個人の努力で対応しているケースがあります。

シフト作成業務に時間が取られると、優先して取り組むべき業務に十分な時間を割けません。飲食・小売・宿泊など、業態を問わずサービス業全般でシフト作成に負荷がかかっている状況が多く見られます。

2. シフトを組めるスタッフが1人しかいない

シフト作成のノウハウが店長や特定のベテランスタッフに集中していると、退職や異動が発生した際に、現場が機能不全に陥ります。

「あの人がいないとシフトが回らない」という認識が職場にある場合は、属人化が深刻な状況です。

店舗数が多くなるほど影響範囲も広がるため、多店舗展開している企業では特に早期の対策が求められます。

3. シフト公開後の修正依頼が常態化している

シフト公開後の修正は、業務負荷が高くなる１つの要因です。

修正依頼が頻発してしまう原因としては、以下の内容が考えられます。

• シフト希望収集の仕組みが整っていない
• スタッフの勤務条件が正確に反映されていない
• シフト作成のプロセスが適切ではない

修正対応に追われていると、根本の原因に手を打つ余裕すらない状態に陥りがちです。また、スタッフによっては「自分の希望が通っていない」という不満が蓄積し、離職の引き金になることもあります。

心当たりがある方は、シフト作成を見直すタイミングかもしれません。

規模・課題別の判断基準

いざシフト作成業務を改善しようと思っても、方向性が定まらず手段が決まらないケースもあるのではないでしょうか？

どの選択肢が自社に合うかは、店舗規模と直面している課題によって変わります。

ここでは規模帯と典型的な課題の組み合わせごとに、適した進め方を整理します。

1〜2店舗｜属人化が深刻

シフト作成者が限られる小規模事業者では、店長個人への負荷が集中しがちです。

規模が小さいぶん、外部委託よりも店舗内のプロセスを仕組み化する「DXツールの導入」を優先するほうが、コスト効率が高くなります。月額数千円から導入できるDXツールで毎月の工数を大幅に削減でき、ノウハウもデータとして蓄積されるため、属人化の根本解消につながるでしょう。

継続的な外注費を払うよりも投資対効果が出やすい規模帯です。

3〜10店舗｜店舗間でルールがばらついている

複数店舗を展開している場合には、店舗ごとにシフト表のフォーマットや作成方法などのルールのばらつきが生じることがあります。

この場合は、DXツール導入で全店共通の運用基盤を整えてルールを統一化することが効果的です。

繁忙期や店長交代時などツールだけではカバーしきれない場面のみを外注業者に依頼することで、コストを抑えながら柔軟性も確保することができます。

10店舗以上｜全社レベルでの標準化が未着手

拠点数が多くシフト作成ルールが全社レベルでバラバラな事業者では、まずBPO（Business Process Outsourcing＝企業の業務プロセスの一部を一括して請け負う専門的な外部事業者のこと）にシフト作成のプロセスを丸ごと外注すると効果的です。

委託によって全社共通のルールを整備し、その後DXツールへ移行する段階設計が、中長期的にもっともコスト効率が高くなります。なぜなら、いきなりツールを入れても現場に定着しないためです。また、BPO期間中に整理されたルールはツールの初期設定として使うことができるため、導入時の負担を減らすことができます。

このように、規模や課題ごとに整理してからシフト作成の外注の方向性を決定すると、シフト作成の課題を適切に対処できます。

シフト作成を外注する主な方法

シフト作成を外注する方法は大きく分けると3つあります。

個人やフリーランスに都度依頼する代行、BPOベンダーに継続委託する方法、そして外注ではなくDXツールで内製プロセスを効率化する方法です。それぞれ初期費用・運用コスト・向き不向きが異なるため、自社の規模や課題に照らし合わせて検討することが重要です。

代行サービス（ココナラ・ランサーズ等）の特徴と向き不向き

代行サービスとは、ココナラやランサーズといったクラウドソーシングを通じて、個人やフリーランスにスポットで依頼する方法です。

ココナラはスキル出品型で出品ページから直接購入、ランサーズは案件応募型で依頼を出して応募者から選定という流れでシフト作成を依頼できます。

代行サービスのメリットは、初期費用を抑えて、すぐに始められることです。費用は、店舗の人数やルールの複雑さによって異なりますが、スタッフ1名につき1回数百円程度で依頼することができるため、「今月だけ頼みたい」「繁忙期の1回だけ乗り切りたい」といったスポット利用に特に効果的です。

一方で、その都度代行サービスを依頼する際には、シフト作成のルールを毎回伝えなければならないこと、依頼先によって品質がばらつくことに注意する必要があります。

代行サービスは、応急処置などの単発利用に適していますが、継続的な利用にはコストの面でも品質の安定の面でも不向きです。

BPO・業務委託による継続的な外注

シフト作成のBPO（Business Process Outsourcing）では、月単位で継続的に依頼する形式が一般的です。

BPOのメリットは、代行のように都度依頼するのではなく、シフト希望収集から確定まで一連のプロセスを継続的に任せられることです。36協定など労働法令のチェック機能を備えた業者に依頼すれば、法令遵守のリスク管理にも対応できます。

ただし、デメリットとして契約面の準備が必要です。BPO先には従業員の勤務条件などの個人情報を共有することになるため、秘密保持契約の締結が前提になります。また、業務委託契約では発注側がBPO先に直接指示を出すことはできず、誤って従業員と同じように指示を出すと「偽装請負」と判断されるリスクもあります。

コストも月額数万〜数十万円と代行より高めであり、BPOは中規模から大規模の事業者に適した外注方法です。

外注ではなくDXツール・AIで内製改善する方法

3つ目の選択肢は、外注ではなくDXツールを導入し、シフト作成プロセスそのものを自動化・仕組み化する方法です。

DXツールのメリットは、ルールを一度設定すれば毎月の作成工数を大幅に減らせることです。スキルや勤務条件のデータが蓄積されるため、属人化の根本解決にもつながります。また、AIを搭載したシフト自動作成ツールを活用すれば、複雑な条件を考慮したシフトを数分で生成することも可能です。

一方で、デメリットとしては初期設定に一定の工数が必要なこと、現場への浸透に時間がかかることがあげられます。ルールが明文化されていない職場では、ツール導入前にまず棚卸しが必要になるため、一定の工数がかかります。

「はたLuck」のシフト管理機能では、勤務条件・スキル・時間帯別の必要人数をあらかじめ設定することで、複雑な条件を考慮したシフトを簡単に作成することができます。外注費を払い続けるよりも、自社のルールを仕組みに落とし込んで運用する方が、中長期的にコスト効率が高くなるケースは少なくありません。

▼関連記事：シフト自動作成のメリットとデメリット｜はたLuck

ここまでは、自社に適した外注の方法をご紹介してきました。方法を明確にすることができたら、次は効果を最大化するために「外注のメリット」を把握しておきましょう。

シフト作成の外注で得られるメリット

シフト作成の外注は、単に作業を代わってもらうだけではありません。むしろ、シフトの作成以外のメリットこそが、経営面においては重要となってきます。

この章では、それぞれのメリットを具体的に見ていきます。

店長の業務負荷を軽減し、本来業務に集中できる

シフト作成の外注によって得られる1つ目のメリットは、店長が本来業務に集中できる時間を確保できることです。

店長はシフト表の作成に多くの時間を割いており、閉店後の残業や自宅への持ち帰りが常態化しているケースも少なくありません。外注することで、シフト作成に費やしていた時間を売場管理や新人育成などに使えるようになります。

属人化を解消し、欠員・異動リスクに備えられる

外注業者に依頼することで、属人化を解消し、担当者の退職や異動の際の混乱を防ぐことができます。

シフト作成における属人化は、スタッフの希望条件やスキルといった業務情報の管理だけにとどまりません。Excelでのシフト作成時の関数やマクロの知識、アナログでのシフト作成時の条件の照らし合わせなど、シフト作成には多種多様なタスクが含まれます。

外注すれば、こうした業務を社内で担当する必要がなくなります。

外注を依頼するためにはルールやノウハウを言語化する工程が必要ですが、業務の言語化・マニュアル化を進めることでノウハウが組織の資産として明確になり、担当者が変わっても運用が止まらない状態をつくることができます。

「見えないコスト」を可視化し、経営判断の材料にできる

シフト作成を自社で行っていると、実は計上されていない見えないコストが積み上がっています。見えないコストを可視化できることも、外注検討の重要なメリットです。

見えないコストは、主に4つの要素で構成されます。

1. 店長のシフト作成工数×時給換算額
2. 公開後の修正・作り直し工数
3. シフトへの不満が引き金となった離職の採用コスト
4. シフトの組み間違いによる人員不足や売上機会の損失

外注を検討する際には、どの作業に対してどれだけの時間を要しているのか、シフト公開後の修正がどの程度の頻度で生じているのかを明らかにすることが重要です。これにより、従来のシフト作成業務の非効率性や、外注の費用対効果を定量的に測ることができます。

また、外注メリットを最大限に活かすためには、失敗しないためのポイントを知っておくとよいでしょう。次の章では、失敗しないための準備について解説します。

シフト作成を外注する際の注意点｜失敗しないための準備

外注を試みたものの「結局自分で作り直している」「かえって手間が増えた」という声は少なくありません。

実は、失敗の原因は外注先の質ではなく、発注する側の準備不足にあることがほとんどなのです。

ここでは、シフト作成の外注に失敗しないために整えておきたい、3つの準備について整理します。

シフト作成のルールを言語化して明確にしておく

外注で失敗する最大の原因は、シフト作成のルールが明文化されていないことです。

具体的には、以下のような細かいルールを店長のみが頭の中で把握していることがあります。

「日曜はベテランを2名以上配置する」

「レジ研修済みスタッフを各時間帯に1名は入れる」

「AさんとBさんは相性の問題で同じ日に入れない」

細かいルールが明文化されていない状態で外注先にシフト作成を依頼しても、業務がうまく回らず、現場から不満が噴出します。外注する前に、シフト作成時に考えなければならないルールや条件を徹底的に洗い出すことが重要です。

スタッフの勤務条件・スキル情報を一元管理しておく

外注先に情報を渡すためには、スタッフごとの勤務条件とスキル情報を一元管理しておく必要があります。

しかし、扶養内上限はExcel、高校生の時間制限は紙、有給残数は勤怠システム、スキルレベルは店長の記憶という具合に、情報がバラバラに管理されているケースが少なくありません。

情報が一元化されていないまま外注を依頼すると、業者からの確認の頻度が増えたり、シフト作成後に修正の必要性が生じたりするなどの非効率が生じ、外注のメリットが相殺されてしまいます。

複数拠点を抱える企業では、拠点ごとの管理方法を統一しておくとよいでしょう。

シフト提出のルールを定めておく

シフト作成が滞る原因を「スタッフの希望提出が遅いため」と捉えていないでしょうか？もしかしたら、その原因はスタッフ側ではなく「シフト希望提出ルールが整備されていないこと」にあるかもしれません。

シフト希望提出ルールの基本は、「提出期限・提出方法・フォーマット」です。提出方法やフォーマットを統一しておくことで、シフトの未提出状況が改善されるかもしれません。

また、この3つの基本をスタッフに浸透させる際に役立つのが、「シフト管理アプリ」です。

「はたLuck」では、棚卸ししたルールを取り込むことで、勤務条件・スキル・時間帯別人数を考慮したシフト作成をスムーズに進めることができます。外注の前段階としてルールを整理し、ツールに移行する設計が、中長期的にもっともコスト効率の高めることにつながるのです。

シフト作成についてのよくある質問（FAQ）

シフト作成の外注を検討する際によく寄せられる質問を整理しました。費用、規模別の判断、個人情報の取り扱いという、実務で判断に迷いやすいポイントを中心に解説します。

Q1. シフト作成の外注にかかる費用の相場は？

外注の費用は、方法によって大きく異なります。

目安としては、代行サービスは1回あたり5,000〜15,000円程度、BPO・業務委託は月額数万〜数十万円（拠点数やスタッフ数によって変動）、シフト作成代行サービスによっては月額定額制のプランも用意されています。DXツールは月額数千〜数万円＋初期設定工数が一般的です。

具体的な金額は要件次第で変わるため、単純な料金比較ではなく、自社の「見えないコスト」と照らし合わせて判断することが重要です。

Q2. 小規模な店舗でもシフト作成を外注する意味はあるか？

1店舗・20名以下の規模であれば、外注よりもまずルールの棚卸しとDXツール導入を優先した方がコスト効率が高くなるケースが多いです。店長1人の業務負荷を仕組みで軽減する方が、継続的な外注費を払うよりも投資対効果が出やすいためです。

ただし、「店長が1人しかシフトを組めず、不在時に誰も代われない」という状態であれば、スポット代行を保険的に活用する価値はあります。小規模店舗でもツール導入で負担を軽減できるケースが増えているため、まずは自社の属人化度を確認することから始めるとよいでしょう。

Q3. シフト作成を外注する際にスタッフの個人情報はどう扱うべきか？

シフト作成を外注するには、スタッフの勤務条件（扶養区分・有給残数・勤務可能時間など）を外注先に共有する必要があります。ただし、共有する情報は必要最小限にとどめ、秘密保持契約（NDA）を締結することが前提です。氏名を番号やアルファベットに置き換えて渡す運用も一般的です。

BPO委託の場合は、プライバシーマークやISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）の取得有無を確認することで、情報管理体制のリスクを事前に把握できます。契約前に、情報の取り扱い範囲・保管期間・破棄方法まで明文化しておくことが欠かせません。

まとめ｜シフト作成の外注は「仕組み化」とセットで考える

シフト作成の外注を検討する際は、単に「誰かに代わってもらう」という発想ではなく、店舗運営の仕組みそのものを見直す機会として捉えることが重要です。

本記事で解説してきたように、外注で失敗する根本原因は外注先の質ではなく、シフト作成のルール・勤務条件・希望収集フローが属人化していることにあります。代行・BPO委託・DXツールの3つの選択肢は二者択一ではなく、自社の規模と課題フェーズに応じて段階的に組み合わせるものです。そして、どの選択肢を選ぶにしても、ルールの棚卸しという土台がすべての出発点になります。

シフト作成の外注は、コストではなく店舗運営への投資です。まずは自社のシフト作成ルールを書き出すところから始めてみてください。

「はたLuck」のシフト管理機能では、勤務条件・スキル・時間帯別の必要人数をあらかじめ設定することで、複雑な条件を考慮したシフトを簡単に作成することができます。外注費を継続的に払い続けるのではなく、自社のルールを仕組みに落とし込んで運用したいとお考えの方は、まずはお気軽に資料をダウンロードください。

▼関連記事：シフト自動作成機能のメリット・デメリットと注意点。自動作成の精度を上げるコツを解説します！

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月に一度のシフト作成に、丸一日近くを費やしてしまった経験をしたことがある方も多くいるでしょう。LINEやメールで希望を集め、Excelに転記し、過不足を調整して、ようやく配布したと思ったら修正依頼が入る。そのたびに作業が振り出しに戻る、という状況に悩む店長や管理者は少なくありません。

クラウド型シフト作成ツールを活用することで、希望収集から周知・人件費管理までを一元化でき、作業工数にとどまらず、ミスの削減や従業員の定着率改善につながる可能性があります。

本記事では、クラウド型シフト作成ツールの特徴・主な機能・選び方から、おすすめのサービス7選まで解説します。ExcelやLINEでの管理に限界を感じている方や、複数店舗のシフトをまとめて効率化したい方は、ぜひ参考にしてください。

クラウド型シフト作成ツールとは

クラウド型シフト作成ツールとは何か、ExcelやLINE運用との違いから導入が増えている背景まで順に解説します。

クラウド型シフト作成ツールの特徴

シフトの作成・収集・共有を、インターネット上で一元管理するツールです。データはクラウドサーバーに保存されるため、PCでもスマホでも、いつでもどこからでもアクセスできます。

複数の管理者が同時に操作でき、変更内容はリアルタイムで反映されます。インストールも不要で、ソフトウェアの更新作業を自分で行う必要もありません。店舗の規模や環境を問わず、比較的すぐに使い始められる点が特徴です。

Excelや紙との違い

ExcelやLINEでシフトを管理する場合、希望の収集・転記・調整・印刷・配布と工程がバラバラになりがちです。それぞれの手順で担当者が手を動かす必要があり、抜け漏れが起きやすい構造になっています。

クラウド型はこれらの工程を1つのツール上で完結可能です。Excelのようにファイルのバージョン管理に悩むことも、複数人が同時編集してデータが上書きされるリスクも起きにくくなります。

紙運用の場合、修正のたびに再印刷・再配布が必要になりますが、クラウド型なら修正後の情報がその場で全員に届きます。

クラウド型シフト作成ツールの導入が増えている背景

スタッフを中心とした人手不足が続くなか、少ない人員で現場を回すための効率化ニーズが高まっています。2019年の働き方改革関連法の施行以降、労働時間の適正管理が企業に求められるようになったことも、ツール導入の後押しになっています。

スマートフォンの普及により、スタッフがアプリで希望を提出・確認する運用が現実的になったこともひとつの要因です。一方で、月次のシフト業務に数時間以上を費やす店長は少なくなく、管理工数の削減が経営課題として認識されるようになっています。

こうした背景が重なり、クラウド型シフト管理ツールへの移行が進んでいます。

クラウド型シフト作成ツールの主な機能

クラウド型シフト作成ツールには、さまざまな機能が搭載されています。ここでは、クラウド型シフト作成ツールの主な機能を解説します。

希望シフトの収集

スタッフがスマホから希望日・希望時間を入力し、管理者に提出できます。提出期限が近づくとリマインド通知が自動で送られるため、管理者が個別に催促する手間がありません。

LINEやメールで希望を集めている場合、回答状況をひとつひとつ確認しながら集計する必要がありますが、クラウド型では誰が提出済みかを一覧で把握できます。また、収集した希望はシフト作成画面に自動で反映されるため、転記作業が発生しない点も現場の負担軽減につながります。

シフトの自動作成

収集した希望と、あらかじめ設定した勤務条件をもとに、ツールがシフトを自動生成します。人員の過不足や労務ルールへの抵触も自動でチェックされるため、確認漏れが起きにくい仕組みです。

AIによる最適化機能を搭載したツールでは、複雑な条件でも短時間でシフトが完成します。手作業では数時間かかっていた作業が大幅に短縮される傾向があり、月次業務の負担を減らすうえで効果を感じやすい機能です。

シフトの共有・通知

確定したシフトは、ボタン操作ひとつでスタッフ全員に一斉通知できます。修正が入った場合もリアルタイムで更新されるため、古い情報を元に出勤するトラブルを防ぎやすくなります。

業務専用アプリへの通知になるため、私用のメッセージに埋もれず確認しやすい点も利点です。個別の連絡対応が減ることで、管理者が本来の業務に集中できる時間が増えます。

勤怠管理ツールとの連携

シフトデータを勤怠管理ツールに連携することで、打刻との突合せを自動化できます。実績データを給与計算ソフトへ手入力する作業もなくなるため、月次の集計業務にかかる時間を減らせます。

ツール間のデータ連携が取れていれば、転記ミスや集計ミスのリスクを下げられる点もメリットです。ただし、連携できる外部ツールはサービスによって異なるため、現在使っているツールとの互換性は導入前に確認しなければなりません。

クラウド型シフト作成ツールのメリット

クラウド型シフト作成ツールにはさまざまなメリットがあります。クラウド型シフト作成ツールを導入することで、現場にどのような変化が生まれるのかを解説します。

シフト作成にかかる時間の削減

クラウド型シフト作成ツールを使うと、希望収集・転記・調整・共有という一連の作業がツール上で完結するため、工程ごとに発生していた手間がまとめて省けます。例えば、はたLuckでは、シフト作成業務の約70%の工数を削減可能です。

最新のシフト情報がリアルタイムで共有されるため、古い情報を元に出勤するトラブルも起きにくくなります。管理者がひとつひとつ目視で確認する負荷が下がることで、見落としによるミスが減りやすい環境が整います。

人件費の最適化

クラウド型シフト作成ツール上で曜日・時間帯ごとの必要人員をあらかじめ設定しておくことで、人員の過剰・不足どちらも防ぎやすくなります。概算人件費をツール上で確認しながらシフトを組めるため、感覚や経験に頼った人員配置から、データに基づいた判断へ移行可能です。

複数店舗を持つ企業では、本部が人件費の基準をツールに設定することで、店舗ごとのばらつきを抑えやすくなります。予算管理の精度が上がることで、月末に人件費が想定を超えていたという事態を防げます。

複数拠点での共有

クラウド上でデータを管理するため、本部と各店舗が同じ情報をリアルタイムで確認できます。店舗をまたいだシフトの調整や、近隣拠点へのヘルプ要請に対応できるツールもあります。

複数店舗のシフト状況を一元的に把握できるため、管理者が各店舗に個別で連絡を取る手間を削減できる点もメリットです。拠点数が増えるほど、クラウド管理による効率化の恩恵が大きくなる傾向があります。

従業員満足度の向上

スマホから希望を提出したりシフトを確認したりできることで、スタッフの利便性が高まります。希望が通りやすくなる・情報が届きやすくなるといった体験の改善による、定着率の向上も期待できます。

またシフトに関する問い合わせや連絡のやり取りが減ることで、職場のコミュニケーションがシンプルになり、対応工数も削減可能です。働きやすい環境が整うことで、採用・定着の面でもプラスの効果が生まれます。

関連記事：従業員満足度（ES）が上がらない理由とは？人事制度の設計・運用を見直す方法

クラウド型シフト作成ツールが向いている企業

クラウド型シフト作成ツールが特に効果を発揮しやすい企業の特徴を見ていきましょう。

スタッフ数が多い企業

スタッフの人数が増えるほど、希望収集・調整・周知の手間は比例して大きくなります。50名以上の規模になると、ExcelやLINEでの管理は現実的に追いつきにくくなるケースも少なくありません。

人数が多い現場では、シフトの重複や漏れも起きやすく、管理ミスのリスクが高まります。クラウド型なら人数が増えても管理の仕組み自体は変わらないため、規模の拡大に対応しやすい点が利点です。

希望回収に手間がかかる企業

LINEやメールで希望を集めている場合、回答が来ない・フォーマットがバラバラといった問題が起きやすくなります。催促の連絡に時間を取られ、本来のシフト作成に集中できないケースは少なくありません。

クラウド型では提出期限のリマインドを自動で送れるため、管理者が個別に催促する手間を省けます。提出状況が一覧で把握できるため、誰が未提出かをすぐに確認できる点も、回収業務の効率化につながります。

複数店舗を運営する企業

店舗ごとにExcelや紙でシフトを管理すると、本部が全体の状況を把握するのが難しくなります。各店舗のシフト状況をクラウド上で一元管理することで、人員の過不足を全体視点で調整可能です。

近隣店舗へのヘルプ要請や、エリアをまたいだ人材の融通が必要な現場にも対応しやすくなります。本部がシフトの基準やガイドラインをツールに設定できれば、店舗ごとの運用のばらつきも抑えやすくなるでしょう。

勤怠連携まで進めたい企業

シフト作成と勤怠管理を別々のツールで運用している場合、データの転記や突合せに毎月手間がかかります。クラウド型シフト管理ツールと勤怠管理ツールを連携させることで、実績データを自動で反映できるようになります。

給与計算との連携まで対応しているツールを選べば、月次の集計・計算業務の工数をまとめて削減可能です。ただし、連携できる外部ツールはサービスによって異なるため、現在使っているツールとの互換性は事前に確認してください。

Excel管理に限界を感じている企業

Excelでのシフト管理が定着している企業ほど、移行のハードルを感じやすい傾向があります。一方で、ファイルの共有・バージョン管理・転記作業といった課題は、Excelを使い続ける限り解消されません。

クラウド型への移行は操作に慣れるまでの期間が必要ですが、多くのサービスが無料トライアルを提供しています。現場の負担を減らすことを目的に導入を検討しているなら、まず試してみてください。

クラウド型シフト作成ツールの選び方

クラウド型シフト作成サービスには多くの種類があります。数あるサービスのなかから自社に合ったツールを選ぶために、確認しておきたいポイントを解説します。

導入の目的を明確にする

ツールを選ぶ前に、何のために導入するのかを決めておくことが先決です。「シフト作成の時間を減らしたい」「希望回収の手間を省きたい」「勤怠管理と連携したい」など、目的によって適したツールは異なります。

目的が曖昧なまま導入すると、機能が多すぎて使いこなせない、あるいは必要な機能が足りないといった問題が起きやすくなります。現場の課題を書き出し、優先順位をつけてから比較検討を始めることが、選択肢を絞るために重要です。

搭載されている機能を確認する

希望収集・自動作成・共有通知・勤怠連携など、必要な機能が揃っているかをリストアップして照合します。一見同じ「自動作成」でも、AIによる最適化型とルールベース型では対応できる複雑さが異なります。

不要な機能が多いと操作が複雑になるため、現場の規模と用途に合った機能構成かどうかも合わせて確認してください。機能の多さよりも、自社の運用に必要なものが過不足なく揃っているかを基準に判断することが大切です。

対応できる業種や規模を確認する

飲食・小売・介護・製造など、業種によってシフトの構造や必要な機能は異なります。導入後のギャップを防ぐためには、自社の業種に特化した実績があるツールを選ぶとよいでしょう。

従業員数や店舗数によっても最適なツールは変わります。サービスサイトで導入実績や対応業種を確認し、自社に近い事例があるかどうかをチェックしておくと判断の材料になります。

他ツールとの連携可否を確認する

現在使っている勤怠管理や給与計算ソフトとの連携が取れないと、二重入力が発生するリスクがあります。連携できる外部ツールはサービスごとに異なるため、導入前に互換性を確認しておくことが必要です。

APIによるカスタム連携に対応しているサービスであれば、既存の社内ツールとつなぎやすい場合もあります。将来的な拡張も視野に入れて、連携の範囲が広いツールを選ぶと、管理業務をまとめて効率化しやすくなります。

従業員・管理者の操作性を確認する

どれだけ機能が充実していても、現場のスタッフが使いこなせなければ定着しません。スタッフ向けのスマホ操作が直感的かどうか、管理者向けの管理画面が見やすいかどうかを、導入前に実際に触って確認することが大切です。

無料トライアル期間中に現場のメンバーにも使ってもらうと、使いやすさの判断がしやすくなります。初期設定のサポートや操作マニュアルが整っているかどうかも、スムーズな導入に影響するポイントです。

サポート体制を確認する

導入後に問題が起きたとき、問い合わせ窓口があるか・対応の速さはどうかを事前に確認してください。メール・電話・チャットなど対応チャネルが複数あるサービスのほうが、現場での急なトラブルに対応しやすくなります。

無料プランや低価格プランではサポートが制限される場合があるため、契約内容は細かく確認しなければなりません。初期導入時の支援が充実しているサービスを選ぶと、現場への定着がスムーズになります。

料金体系と費用対効果を確認する

月額従量課金・定額制・無料プランなど、料金体系はサービスによって異なります。初期費用やオプション料金、ユーザー数に応じた追加費用など、月額以外のコストも含めて試算しておくことが必要です。

無料プランは機能やユーザー数に制限があることが多く、業務の実態に合わないケースもあります。料金だけで判断するのではなく、削減できる工数や人件費と照らし合わせて費用対効果も考慮してください。

おすすめのクラウド型シフト作成ツール7選

ここでは、おすすめのクラウド型シフト作成ツールを紹介します。自社の規模や用途に合ったツールを選ぶ参考にしてください。

Oplus

出典：Oplus

Oplusは、無料から使えるシフト管理サービスで、スタッフが個人のスマホから希望を提出・確認できます。操作が直感的で、希望収集・シフト作成・共有を一通りカバーしているため、はじめてクラウド管理を導入する企業にも向いています。

有料プランは1ユーザーあたり月額100円から利用でき、小規模店舗でも導入しやすい料金体系です。

勤務シフト作成お助けマン

出典：勤務シフト作成お助けマン

勤務シフト作成お助けマンは、鉄道情報ツール（JRツール）が開発した、AIによる自動シフト作成に特化したサービスです。複雑な勤務条件や制約が多い職場でも、最適なシフトを自動生成できます。

医療・交通・製造など、シフト構造が複雑な業種での導入に向いています。導入の際には規模・要件に応じた個別見積もりが必要です。

Optamo

出典：Optamo

Optamoはタスク割り当てとシフト最適化を組み合わせた機能が特徴で、日別のタスク管理まで対応しています。組合せ最適化の技術を活用しており、人員配置の精度が求められる現場に適したツールです。

小売・物流・工場など、業務分担が細かく管理が複雑な職場での導入実績があります。

シフオプ

出典：シフオプ

シフオプはリクルートが提供するシフト管理サービスで、希望収集・作成・共有・勤怠連携まで一通り対応しています。欠員を可視化できるため、採用の最適化にも役立つツールです。

初期費用は無料で、1ユーザーあたり月額300円(税込)の基本プランと、1,000ユーザー以上が対象で月額料金固定のIDパックプランの2種類があります。

ジョブカン勤怠管理

出典：ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、シフト管理と勤怠管理を一体で運用できるサービスで、打刻から給与計算連携まで対応しています。業界トップクラスの導入実績を持ち、さまざまな業種・規模の企業に使われています。

シフト管理単独ではなく、勤怠管理も合わせて整備したい企業に適したツールです。月額費用はユーザー数と利用機能数に応じた従量制です。

Airシフト

出典：Airシフト

Airシフトは、リクルートが提供するシフト管理に特化したサービスで、直感的な操作性が特徴です。AirレジやAirメイトなどリクルートの他サービスと併用することで、経営視点から人員配置が適切かどうかを検討できます。

飲食・小売などサービス業の小〜中規模店舗での利用が多く、利用開始の翌月まで無料でトライアルで利用できます。有料プランも月額費用は比較的手頃な水準です。

スマレジ・タイムカード

出典：スマレジ・タイムカード

スマレジ・タイムカードは、シンプルな作りと使いやすさが魅力のクラウド型シフト管理ツールです。3ステップでシフトを作れる「かんたんシフト作成」でシフト作成工数を削減可能で、人員過不足やその日の人件費目安もわかります。

スマレジの売上や来店数と連携することで、繁忙期や閑散期、季節要因に合わせたシフトを作成できるため、外部要因を考慮しながらシフトを作成する必要がある企業に適しています。

レポート出力も可能な「はたLuck」

はたLuckは、シフト作成工数の削減だけでなく、従業員満足度の向上にも役立つクラウド型シフト作成ツールです。ここでは、はたLuckのシフト作成機能について紹介します。

希望収集からシフト周知までの一元管理

スタッフがスマホから希望を提出すると、管理者のシフト作成画面に自動で反映されます。確定後はボタンひとつで全員に一斉通知できるため、個別の連絡対応は不要です。

通知は業務専用アプリに届くため、私用メッセージに埋もれずスタッフが確認しやすい点も利点です。希望収集・作成・周知という一連の流れが1つのツール上で完結するため、工程をまたぐ手間がなくなります。

曜日・時間帯ごとの適正人員設定

曜日・時間帯ごとの予算に応じた人員体制を、あらかじめツールに設定できます。設定した基準をもとにシフトを組むため、店長の勘や経験に頼らない人員配置が可能です。

本部がガイドラインを設定することで、複数店舗のシフトにばらつきが生まれにくくなります。データに基づいた人員管理により、業務負荷と人件費のバランスを取りやすくなります。

近隣拠点へのヘルプ募集

急な欠員が出た際に、不足しているポジションを条件指定して近隣拠点のスタッフへ一斉配信できます。個別に連絡を取る手間がなく、人数合わせではなくポジション単位で戦力を確保できる点が特徴です。

募集内容をあわせて通知することで、当日の業務にもスムーズに対応しやすくなります。複数拠点を持つ企業にとって、欠員対応の属人化を防ぐ仕組みとして機能します。

出力・レポートによる人件費の可視化

店内掲示用のシフト表・人件費の一覧・勤怠ツール連携用データなど、用途に応じた出力に対応しています。人件費データをレポートとして出力することで、感覚に頼らない予算管理を実現できます。

本部が各店舗の人件費状況を定量的に把握できるため、経営判断のスピード向上にも役立つツールです。シフト作成と人件費管理を同一ツールで完結できることで、月次の集計にかかる手間を減らせます。

労務アラートと夜勤対応

労務ルールに抵触するシフトが設定された際に、ツールが自動で警告を表示します。夜勤翌日に出勤シフトが重なっている場合も警告が出るため、過重労働のリスクを事前に防げる仕組みです。

ルール違反を目視で確認する手間が省け、管理者の確認負荷が下がります。法令遵守の観点から、アラート機能はツールを選ぶ際に確認しておきたい項目のひとつです。

まとめ

クラウド型シフト作成ツールは、希望収集から共有・勤怠連携まで一連の作業をひとつのツールで管理できる仕組みです。ExcelやLINEで運用していた場合と比べ、転記ミスや連絡漏れが起きにくくなり、管理者の工数を大幅に削減できます。

導入を検討する際は、まず「何のために入れるのか」を決めることが先決です。目的が決まれば、必要な機能・対応業種・連携できる外部ツール・料金体系といった観点で選択肢を絞りやすくなります。

シフト管理の効率化にとどまらず、人件費の可視化や従業員の定着率改善まで視野に入れるなら、はたLuckの導入もあわせて検討してみてください。

毎月のシフト作成に時間を取られ、希望収集の連絡や調整に追われた経験が一度はあるでしょう。

その課題を解決するのに役立つのが、シフト作成ツールです。

自社の課題に合ったサービスを選べると、シフト作成にかかる時間の削減にとどまらず、ヒューマンエラーの防止やアルバイトの定着率向上など、店舗運営全体の改善につながる可能性があります。シフト管理ツールは、単なる作業効率化の手段ではなく、現場の働きやすさを左右する基盤として捉えることが大切です。

本記事では、シフト作成サービスの概要や主な機能から、導入メリット・選び方・おすすめサービス9選まで解説します。シフト業務の負担を減らしたい店舗管理者の方や、初めてツールの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

シフト作成サービスとは

シフト作成サービスとは、その名の通りシフト作成に便利なツールのことを指します。シフト作成サービスの概要と、Excelや紙との違い、導入が広がっている背景について解説します。

シフト作成サービスの概要

シフト作成サービスは、スタッフの希望収集から、シフト作成・配布・管理までを一つのシステムで行えるクラウド型またはアプリ型のツールです。従来は管理者が手作業で進めていた一連の業務を、デジタル化によって大幅に効率化できます。

飲食・小売・介護など幅広い業種での導入が進んでおり、数名規模の小さな店舗から多店舗展開する企業まで、規模を問わず活用されています。料金形態も無料プランから月額課金型まで幅広く、初めて導入する場合でも始めやすい環境が整っているのが特徴です。

Excelや紙を利用する場合との違い

Excelや紙によるシフト管理は、作成・修正・配布のすべてを手作業で行うため、担当者の負担が大きくなりやすい傾向があります。複数人での同時編集が難しく、変更のたびにファイルを送り直す必要があるため、バージョンの行き違いやミスが起きやすいのも課題です。

一方、シフト作成サービスは希望の収集から配布まで自動化されており、作業時間を大きく削減できます。クラウド型であれば情報がリアルタイムで共有・更新されるため、管理者とスタッフの双方が常に最新のシフトを確認できます。

シフト作成サービスの導入が広がっている背景

慢性的な人手不足が続くサービス業では、限られた人員を無駄なく配置するニーズが高まっています。加えて、残業時間の管理や労働基準法の遵守など、労務コンプライアンスへの対応が以前より厳しく求められるようになったことも、ツール導入を後押しする要因の一つです。

また、政府が推進するデジタル化の流れを受け、紙やExcelからの移行が各業種で加速しています。スマホやクラウドの普及によって操作のハードルが下がり、中小規模の店舗でも導入しやすい環境が整ってきました。

シフト作成サービスの主な機能

シフト作成サービスには、業務効率化に役立つさまざまな機能が搭載されています。ここでは、シフト作成サービスの主な機能を5つ紹介します。

希望シフトの収集

スタッフがスマホやPC、LINEなどから希望シフトを提出できる機能です。管理者が一人ひとりに回収の連絡をしなくても、提出期限が近づくとリマインド通知が自動で送られるため、未提出者への個別フォローが不要になります。

集まったデータはシステム上に集約されるため、紙やExcelへの転記作業がなくなり、集計ミスや漏れのリスクを減らせます。受付期間や回答形式をカスタマイズできるサービスも多く、店舗ごとのルールに合わせた運用が可能です。

シフトの自動作成

収集した希望データと、必要人数やスキル、時間帯などあらかじめ設定した勤務条件をもとに、システムが最適なシフトを自動で生成します。労働時間の上限や連続勤務の制限なども条件として組み込めるため、手作業では見落としがちなルール違反をあらかじめ防げる仕組みです。

過去のシフトパターンを参照する機能を持つサービスもあり、繰り返し使うほど精度が上がる傾向があります。自動生成後に管理者が手動で微調整できる設計になっているため、現場特有の細かい事情にも対応できます。

勤怠管理システムとの連携

シフトデータを勤怠管理システムと連携させることで、実績との差異をリアルタイムで確認できます。出退勤のデータが自動でシフトに反映されるため、集計のための二重入力や転記作業がなくなります。

給与計算ソフトへのデータ連携に対応しているサービスも多く、月末の給与処理までを一元化可能です。ただし、連携できるシステムの種類はサービスによって異なるため、導入前に自社の既存ツールとの互換性を確認しておくことが重要です。

リスクアラート

設定した労働時間の上限を超えそうなスタッフを自動で検知し、管理者に通知する機能です。必要人員を下回る時間帯や、特定のスキルを持つ人員が不在になるケースも事前に警告されるため、シフト確定後の急なフォローを防ぎやすくなります。

法定休日の取得状況や残業規制など、労務上のリスクも自動で検出できます。アラートを受けた段階でシフトを修正できるため、トラブルが表面化する前に対処できる点が実務上の強みといえます。

完成シフト配信

確定したシフトをスタッフのスマホへプッシュ通知やメールで自動配信できるため、印刷や掲示板への貼り出しといった手間がなくなります。スタッフが自分のシフトをいつでもスマホで確認できることで、「シフトを確認し忘れた」という連絡対応を減らせる点もメリットです。

変更が生じた場合も差分のみを即時通知できるため、情報伝達のスピードが上がり、古いシフトが混在するリスクを防げます。紙での配布をなくすことで、印刷コストや配布作業の負担も合わせて削減できます。

シフト作成サービスを導入するメリット

シフト作成サービスの導入によって、さまざまなメリットが得られます。ここでは、シフト作成サービスを導入する6つのメリットを紹介します。

シフト作成時間の短縮

希望収集・調整・作成・共有までの一連の作業が自動化されることで、毎月数時間から半日以上かかっていたシフト業務を大幅に減らせます。特に複数店舗を管理している場合、一括操作できるため、拠点が増えても作業量が比例して膨らみにくい点は実務上の大きなメリットです。

短縮された時間は、接客やスタッフの指導、店舗改善など、より付加価値の高い業務に充てられます。シフト作成に追われていた時間を別の業務に回せることで、管理者の働き方を変えられるはずです。

最適な人員配置の実現

時間帯ごとの必要人数やスキル要件、売上予測などを条件として設定することで、過不足のない人員配置が可能です。繁忙時間帯への集中配置や、閑散時間帯の人数調整を自動で行えるため、店舗運営の無駄を減らせます。

スタッフのスキルや経験をシステムに登録・参照できるサービスでは、適切な人員を適切な時間帯に配置する判断はシステムの役割です。人員配置の精度が上がることは、サービス品質の維持と過重労働の防止を同時に進めることにつながります。

ヒューマンエラーの防止

Excelや紙での手作業では、転記ミス・計算ミス・バージョン管理のミスが起きやすい傾向があります。シフト作成サービスを使えば、同一スタッフの重複登録やシフト漏れ、勤務条件の違反をシステムが自動でチェックするため、確認作業の手間を大きく減らせます。

また、確定シフトの自動配信により、古いシフトが混在したり周知が漏れたりといったコミュニケーションのミスも防ぎやすくなる点もメリットです。ミスが減ることは再作業コストの削減につながるだけでなく、スタッフからの信頼を守ることにもつながります。

従業員満足度の向上

希望シフトが適切に反映されると、スタッフが「自分の都合を考慮してもらえている」と感じやすくなり、定着率の向上につながる傾向があります。シフトをスマホでいつでも確認・管理できる環境が整うことで、日常の利便性も確保可能です。

加えて、公平なシフト調整がシステム上で可視化されることで、特定のスタッフへの偏りに対する不満を減らせます。従業員満足度が上がると採用コストの削減や職場の雰囲気改善にも波及するため、経営上の投資効果として見ることが大切です。

関連記事：従業員満足度がサービス業において重要な理由とは？向上のための方法も

人件費の最適化

需要予測や売上データと連動してシフトを組めるサービスでは、必要以上の人員を配置することによるコスト超過を防ぎやすくなります。人員の過不足を数字で把握できるため、無駄なシフトインや残業の発生を事前に抑えることが可能です。

概算の人件費をシフト作成画面上でリアルタイムに確認できるサービスも多く、予算の範囲内でシフトを組む判断がしやすくなります。コストを抑えながらスタッフへの適正な労働配分を実現できる点は、人件費管理の精度を上げるうえで有効です。

属人化リスクの低減

シフト作成のルールや条件がシステムに蓄積されていくため、担当者が変わっても同水準のシフト管理を続けられます。これまで特定の担当者だけが把握していた「暗黙のルール」を、データとして共有・引き継ぎできる点が大きな違いです。

担当者の退職や急な不在が発生しても、引き継ぎにかかる時間とコストを最小限に抑えられます。業務を標準化することは、店舗運営の安定性を高め、いざというときのリスクを小さくすることにつながるでしょう。

シフト作成サービスの選び方

シフト作成サービスは数多くあります。ここでは、自社に合ったシフト作成サービスを選ぶための主なポイントを解説します。

導入の目的を明確にする

「シフトの作成時間を減らしたい」「希望収集の手間をなくしたい」「勤怠管理と一本化したい」など、目的によって最適なサービスは変わります。目的が曖昧なままツールを選ぶと、機能が多すぎて使いこなせない、あるいは必要な機能が足りないという状況に陥りやすくなります。

まず現場で起きている課題を書き出し、「何を解決したいのか」を優先順位とともに整理してください。目的を言葉にしておくことで、複数のサービスを比較するときの判断基準が明確になります。

自社の規模に合うプランを選ぶ

スタッフの人数・店舗数・拠点数によって、必要な機能や適切なプランは大きく異なります。小規模な店舗であれば、多くの場合無料プランや低コストのシンプルなツールで十分です。

一方、数十名以上の管理や多店舗展開が前提になる場合は、拠点間の一括管理・権限設定・レポート機能が充実したプランを選ぶ必要があります。将来的なスタッフ増加や店舗拡大も見越して拡張性を確認しておくと、短期間での再選定というコストを避けられます。

操作性を確認する

管理者だけでなくスタッフ全員が日常的に使うツールである以上、誰でも迷わず操作できる画面かどうかは重要な判断材料です。操作が複雑だと導入後の定着に時間がかかり、結果として現場で使われないまま形だけになるリスクがあります。

無料トライアルやデモ画面を活用し、実際の操作感を現場の担当者が体験したうえで判断してください。サービス提供会社のマニュアルやサポートガイドの充実度も、現場への浸透しやすさを左右します。

スマホ対応の可否を確認する

スタッフが希望の提出やシフトの確認をスマホで行えるかどうかは、現場での定着を大きく左右します。iOS・Android両方に対応しているか、専用アプリとブラウザのどちらで使えるかを事前に確認してください。

スタッフが使いやすいスマホアプリがあるかどうかは、希望提出率や情報共有のスピードに直結します。管理者もスマホから操作できるサービスであれば、外出中や複数店舗の巡回中でも対応できるため、業務の柔軟性が高まります。

外部システム連携の有無を確認する

既存の勤怠管理システムや給与計算ソフト、POSシステムとの連携可否は、導入後の運用効率に直結します。連携が取れないと、データの二重入力や手動での転記作業が残り、効率化の効果が半減する可能性があります。

対応している連携先の種類やAPI連携・CSV取り込みなどの連携方法は、導入前に確認しておくことが重要です。既存システムとのデータ連携が実現できれば、シフト管理から給与計算までをつながった形で運用できます。

サポート体制の充実度を確認する

導入直後はシステムの設定や操作に不慣れなため、電話・メール・チャットなどでのサポート対応があるかどうかが重要になります。問い合わせへの応答速度や対応時間帯、担当者の専門性はサービスによって異なるため、事前に確認しておくと安心です。

導入時の初期設定サポートや操作マニュアルの整備状況も、現場への展開スピードを左右します。長期利用を前提にするなら、機能アップデートの頻度や継続的な改善姿勢もサービス選定の基準に加えておくのがおすすめです。

料金体系と費用対効果を確認する

月額費用だけでなく、初期費用・オプション費用・ID追加費用なども含めたトータルコストで比較することが必要です。無料プランや低価格帯でもコア機能は十分なサービスがある一方、必要な機能が有料オプション扱いになっているケースもあるため注意してください。

シフト作成にかかっていた時間コストや、ミスによる損失、スタッフの離職コストも含めた費用対効果で判断することが大切です。初期費用ゼロや無料トライアルを活用し、実際の運用で効果を確認してから有料プランへ移行する進め方がリスクを抑えやすくなります。

おすすめのシフト作成サービス9選

ここでは、数あるシフト作成サービスの中から、機能・実績・使いやすさの面で特に参考になる9つのサービスを紹介します。

Airシフト

出典：Airシフト

リクルートが提供するシフト管理サービスで、飲食・小売を中心に幅広い業種で使われています。スタッフ向けアプリ「シフトボード」と連携しており、希望の提出から配布までを一つの流れで管理可能です。

Airシリーズの勤怠・概算人件費データや給与支払いツールとも連携できるため、店舗運営全体のデジタル化をまとめて進めたい場合に向いています。無料プランから利用でき、AirIDの登録から最短2分で使い始められる手軽さも強みです。

ジョブカン勤怠管理

出典：ジョブカン勤怠管理

累計30万社以上の導入実績を持つ、クラウド型の勤怠管理・シフト管理システムです。シフト作成・打刻・勤怠集計・給与計算ソフトへの連携まで一元管理できるため、バックオフィス業務全体の効率化を進めたい企業に向いています。

スマホ・タブレット・PCなど多様な端末に対応しており、業種や規模を問わず導入しやすい点も特徴です。ジョブカン給与計算と連携させることで、シフトから給与処理までをまとめて完結できます。

Shiftmation

出典：Shiftmation

日本航空など大手企業への導入実績を持つ、シフト自動作成サービスです。複雑な勤務条件や制約をAIが自動で考慮してシフトを生成するため、管理者が調整に費やす時間を大幅に削減できます。

スマホからの希望提出・確認・配布にも対応しており、現場のスタッフにとっても使いやすい設計です。多部門にまたがる複雑なシフト管理が必要な企業に、特に向いているサービスです。

Optamo

組み合わせ最適化の技術を活用し、シフトだけでなくタスクの割り当てまで自動で最適化できるクラウドサービスです。工場・医療・介護など、属人的な判断や複雑な制約条件が多い職場での導入実績が豊富です。

「Optamo for Shift」と「Optamo for Task」の2つのラインナップがあり、用途に応じて選べます。勤怠管理システムとのデータ連携にも対応しているため、既存環境との統合を進めやすいでしょう。

勤務シフト作成お助けマン

出典：勤務シフト作成お助けマン

鉄道情報システム株式会社が提供する、複雑な勤務制約に対応したクラウド型のシフト自動作成サービスです。鉄道・医療など、高度な勤務ルールが求められる業種での導入実績が豊富で、細かい条件設定に強みがあります。

AIが最適なシフトを自動生成するため、シフト作成にかかる時間と管理者の負担を大きく減らせます。「遅番」「早番」といった記号を割り当てるDayと時間帯を割り当てるTimeの2つのラインナップがあり、企業の規模や業態に応じた導入が可能です。

アールシフト

出典：アールシフト

小売業・サービス業を中心に、導入店舗数2万店超の実績を持つシフト管理システムです。直感的な操作画面と柔軟なカスタマイズ性が特徴で、現場目線の設計が多くの店舗に支持されています。

1か月間の無料お試し期間があるため、実際の操作感を確認してから導入の判断が可能です。人事データ連携やシフト診断などの機能も搭載されているため、最新情報の反映やシフトを改善しながら業務を進めたい企業に適しています。

らくしふ

出典：らくしふ

株式会社クロスビットが提供する、希望収集・シフト作成・共有に特化したシフト管理サービスです。LINEと連携した希望提出機能を持ち、スタッフが普段使いのアプリからそのまま操作できる点が大きな強みです。

アルバイト・パートが多い職場での使いやすさを重視した設計で、現場への定着率が高い傾向があります。機能がシンプルにまとまっており、初めてシフト管理ツールを導入する店舗にも向いているサービスです。

KING OF TIME

出典：KING OF TIME

株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する、勤怠管理の分野で長い実績を持つクラウドサービスです。ICカード・顔認証・スマホなど多様な打刻方法に対応しており、シフトの申請・承認フローも充実しています。

外部システムとの連携実績が豊富で、既存の給与計算ソフトや人事システムとスムーズにつなげられます。法改正への対応や機能アップデートが継続的に行われているため、長期にわたって安心して使い続けられるシステムです。

ジンジャー勤怠

出典：ジンジャー勤怠

人事・勤怠・給与・労務を一元管理できる「jinjer」シリーズの勤怠管理モジュールです。シフト管理・打刻・労働時間の集計・給与計算を同じプラットフォーム上で完結できるため、システム間のデータ連携にかかる手間を最小限に抑えられます。

人事データと連動したシフト管理が可能で、スタッフの異動や雇用形態の変更にもスムーズに対応できます。複雑な組織構造や就業規則への対応力が強みで、中規模から大規模の企業での導入実績が豊富です。

業務効率改善にも役立つ「はたLuck」

はたLuckは、業務効率改善にも役立つシフト作成サービスです。ここでは、はたLuckの主な機能を紹介します。

シフト管理機能

はたLuckのシフト管理機能は、予算と連動した形でシフトを組める点が特徴です。人件費を意識しながらシフトを編成できるため、コストの見通しを立てながら現場の人員を調整できます。

また、近隣エリアの店舗へのヘルプ依頼機能を備えており、急な欠員が出た際にも柔軟に対応可能です。スタッフがスマホから希望を提出・確認できる設計になっているため、管理者とのやりとりにかかる手間を大幅に減らせます。

シフト管理を起点に、コミュニケーション機能やHR機能と組み合わせることで、店舗運営全体の効率化につなげられます。

本部・現場間のコミュニケーション機能

「連絡ノート」機能を使うと、引き継ぎ情報をデジタル化して記録・共有できます。口頭での申し送りや紙のメモに頼っていた情報伝達を置き換えることで、伝え忘れや読み違いといったミスを防げる機能です。

本部からのお知らせを一人ひとりに直接配信することもできるため、重要な情報が特定のスタッフに届いていないという状況をなくせます。また、チャット形式の「トーク」機能により、業務連絡をはたLuck上に一本化できるため、LINEなど私用アプリへの依存から抜け出せます。

本部と現場の情報伝達がリアルタイムで完結することで、判断スピードと店舗運営の精度が上がるはずです。

スタッフのエンゲージメント向上機能

「星を贈る」機能を使うと、スタッフ同士の感謝や応援をデジタル上で可視化できます。誰がどんな場面で助けたかが見えるようになるだけで、チームワークが生まれやすくなり、職場の雰囲気改善につながる傾向があります。

「ミニボーナス」機能は、金銭以外の手段でスタッフの頑張りに報いる新しい選択肢です。加えて、エンゲージメントプログラムにより、職場の状態を測定・分析し、改善までをPDCAサイクルで回せます。スタッフの定着率を高め、早期離職を防ぐことは、採用コストの削減とサービス品質の安定化に直結する経営課題として捉えることが大切です。

教育支援機能

マニュアルをアプリ上でいつでも閲覧できるため、新人スタッフが現場で疑問を持ったときに自分で調べて解決できる環境を整えられます。「オンボーディングプログラム」は、活用することで、入社直後の定着と戦力化を体系的にサポートできる機能です。

さらに、AI による自動翻訳機能を搭載しており、外国籍スタッフへのマニュアル提供や情報共有をスムーズに進められます。教育コンテンツをデジタル化することで、店舗ごとの教育品質のばらつきを解消し、組織全体のスキルを底上げできます。

データ分析機能

エンゲージメントスコアや行動データをもとに、職場の課題を数字で把握・分析できます。これまで感覚や経験に頼っていたスタッフ管理を、データをもとにした意思決定へと移行できる点が、他のシフト管理ツールとの大きな違いです。

本部が複数拠点のデータを横断的に確認できるため、店舗ごとの課題を比較しながら優先して対処すべき問題を判断しやすくなります。データが蓄積されるにつれ、エンゲージメントと生産性・売上の関係を把握できるようになり、戦略的な組織づくりへの活用が広がっていきます。

まとめ

シフト作成サービスは、希望収集から作成・配布・管理までを一元化することで、管理者の業務負担を大きく減らせるツールです。Excelや紙での手作業と比べて、ミスが起きにくく、情報をリアルタイムで共有できる点がメリットです。

導入によって得られる効果はシフト作成時間の短縮にとどまらず、人員配置の最適化・人件費の管理・スタッフの定着率向上など、店舗運営全体に波及します。一方で、効果を最大限に引き出すには、導入前に自社の課題と目的を整理したうえで、規模・操作性・外部連携・サポート体制・料金体系を軸にサービスを比較することが大切です。

まずは自社の現場で何が課題になっているかを書き出すところから始め、自社に合ったツールを見つけてみてください。

シフト作成をパソコンで効率化したいと考えている方も多いでしょう。

パソコンでシフト作成を行う際、よく使われるのがエクセルです。エクセルによる管理は、導入コストがかからない点では優れています。

しかし、希望の収集・入力・共有がすべて手作業になるため、従業員の人数が増えるほど作業量も増え続けます。ツールを変えれば解決するとも限らず、自店舗の規模や運用に合った方法を見極めなければ、かえって手間が増えるケースも少なくありません。

一方で、自店舗に合ったシフト管理ツールを導入できると、収集や転記にかかる時間を減らせるだけでなく、ミスの防止や人件費の管理まで一元化できるなど、現場の安定にもつながります。シフト作成を単なる事務作業ではなく、店舗運営の土台として捉えることが大切です。

本記事では、パソコンを使ったシフト作成の主な方法からエクセル管理の課題、ツールの選び方とおすすめサービスまで解説します。シフト作成の効率化を進めたい方や、現在の管理方法に限界を感じている店長・管理者の方は、ぜひ参考にしてください。

パソコンを使ったシフト作成の主な方法

パソコンでシフトを作成する方法はいくつかありますが、ツールの種類によって操作のしやすさや機能の幅が大きく変わります。ここでは、代表的な3つの方法を紹介します。

表計算ソフト（エクセルなど）を使ったシフト作成

パソコンでシフトを作成する方法として、エクセルはもっとも普及している選択肢です。テンプレートが豊富で、追加費用なしにすぐ使い始められる点が支持される理由です。

ただし、希望の収集・入力・共有はすべて手作業で行わなければなりません。従業員の人数が増えるほど、確認や修正に費やす時間も増え、シフト作成そのものより段取りに追われる状況に陥りやすくなります。

小規模な店舗や「まずデジタル管理を試してみたい」という段階では有効ですが、運用が複雑化しやすい点はあらかじめ把握しておくことが大切です。

シフト管理専用のクラウドサービスやシステムを使ったシフト作成

シフト管理専用のツールを使うと、エクセルでは手動でこなしていた作業の多くを自動化できます。無料・有料それぞれのサービスがあるため、店舗の規模や必要な機能に合わせて選ぶことが重要です。

無料のシフト作成サービス・システム

無料のシフト作成サービスやシステムを使うと、パソコンから管理操作が可能で、従業員はスマートフォンからシフトを提出できます。インストールが不要でリアルタイムに情報を共有できるため、エクセルと比べて収集・共有にかかる手間を大幅に削減できます。

ただし、無料プランは登録できる人数や使える機能に制限があるケースがほとんどです。規模が大きくなると有料プランへの移行が必要になるため、導入前に上限を確認しておきましょう。

コストを抑えながらデジタル管理を始めたい店舗に向いている選択肢です。

有料のシフト作成サービス・システム

自動作成や勤怠との連携など、より高度な機能を求める職場には有料のシフト管理システムが適しています。従業員の人数が多い、複数店舗を管理している、給与計算まで一元化したいといった場合に特に効果を発揮します。

月額費用は発生するものの、シフト作成にかかる工数やミス対応のコストを考慮すると、費用対効果を感じられるはずです。無料トライアルを設けているツールもあるため、まず試してから契約を判断するのが失敗を防ぐ近道です。

生成AIを使ったシフト作成

近年は、ChatGPTなどの生成AIにスタッフの希望や必要人数、スキル条件などを入力し、シフトのたたき台を作らせる方法も使われるようになっています。複雑な割り当て作業をAIに任せられるため、初期の作業時間を短縮できる点がメリットです。

一方で、AIに正確な指示を出すための工夫が必要で、慣れるまでに一定の学習コストがかかります。また、スタッフの個人情報を入力することになるため、セキュリティ面での配慮も欠かせません。

現状では、AIだけで完結させるより、他のシフト管理ツールと組み合わせて補助的に活用するのが現実的な使い方といえます。

エクセルでシフトを作成する際の課題

エクセルでのシフト管理は手軽に始められる反面、運用を続けるなかで管理者の負担になりやすい課題がいくつかあります。ここでは、現場でよく起きる5つの問題を見ていきましょう。

シフト希望の収集に手間がかかる

エクセルでシフトを管理している職場では、希望の収集方法が統一されていないケースが少なくありません。紙・LINE・口頭とバラバラな方法で集めると、まとめる作業だけで相当な時間がかかります。

また、期限までに提出しない従業員への連絡も個別対応になりやすく、フォローに追われるうちに本来のシフト調整に充てる時間が削られていきます。収集方法が統一されていないと情報の見落としやダブルブッキングのリスクも高まります。

入力や転記のミスが発生する可能性がある

紙やLINEで集めた希望をエクセルへ手入力する工程は、ミスや行の取り違えが起きやすい作業です。従業員の人数が多いほど入力量が増えるため、確認作業も含めると毎週多くの時間を使っている企業も少なくありません。

さらに、ミスが発覚するタイミングはシフト確定後であることが多く、修正と再共有という二度手間が生じます。本人が入力した内容を自分でチェックする構造上、転記ミスを完全に防ぐのは難しく、エクセル運用の構造的な弱点といえます。

シフト作成が属人化する

エクセルで管理を続けると、関数やレイアウトを組んだ担当者しか正しく操作できない状態になりやすいという問題があります。引き継ぎ資料を用意していても実際に触ってみないと分からない部分が多く、担当者の異動や退職でシフト作成業務が止まるリスクがあります。

「あの人がいないと対応できない」という状態は、店舗運営に直結する問題です。属人化が進むほど後任者への教育にも時間がかかり、管理業務全体の非効率につながっていきます。

シフトの共有に手間がかかる

エクセルでシフトを作成する場合、完成したシフト表を印刷・写真撮影・PDF添付などで従業員に配布する作業が毎月繰り返し発生します。修正が入るたびに最新版を再送する必要があり「どれが最新か分からない」という混乱が従業員間で起きる可能性もあります。

加えて、メールでの共有は既読を確認できないため、見ていない従業員への個別フォローも管理者の仕事です。共有と連絡のやりとりが積み重なることで、管理者の隠れた業務負担になっている点は見過ごされがちです。

人員配置の最適化に手間がかかる

時間帯ごとの必要人数・スキル・連勤日数のルールなどを頭の中で組み合わせながらシフトを組む作業は、パズルに近い複雑さがあります。エクセルでは条件を視覚的に管理しにくく、過不足があっても全体を一目で把握するのが難しいという構造的な問題があります。

従業員の希望を最大限考慮しながら人件費も守るという、相反する条件をすべて人力でこなさなければならないのがエクセル管理の実態です。結果としてシフト作成に数時間から数日を要するケースも多く、管理者にとって毎月の精神的な負担になります。

パソコンで使えるシフト作成ツールの選び方

シフト管理ツールは種類が多く、何を基準に選べばよいか迷うケースも多いでしょう。ここでは、導入後に「思っていたものと違った」とならないために確認しておきたい5つのポイントを解説します。

シフト提出機能の使いやすさ

従業員側の操作が複雑だと、未提出者が増えて管理者のフォロー業務が増える可能性があります。スマートフォンから直感的に操作できるか、普段使い慣れたLINEと連携できるかなど、従業員目線での使い勝手を必ず確認しましょう。

また、提出期限のリマインドを自動で送れる機能があると、管理者が個別に催促する手間をなくせます。ツールは管理者だけが使いやすければよいわけではなく、従業員に「使いやすい」と感じてもらえることが、現場への定着につながる最大の条件です。

自動作成機能の有無

従業員の希望や必要人数などの条件をもとにシフトを自動で生成できる機能があると、作成にかかる時間を大幅に短縮できます。ただし、無料ツールは自動作成に対応していないか、基本的なパターンのみの対応にとどまるケースが多いため、機能の有無と精度は事前に確認しておきましょう。

従業員の人数が多い職場やシフトパターンが複雑な現場ほど、この機能の有無が日々の業務効率に直結します。

なお、自動作成はあくまでたたき台であり、最終的な調整は管理者が行う前提で設計されているツールがほとんどです。その点を理解したうえで活用すると、期待とのズレが生じにくくなります。

共有機能のわかりやすさ

確定したシフトを従業員へワンクリックで通知・共有できる機能があるかを確認しましょう。修正が入った際に自動で最新版へ更新される仕組みなら、「どれが最新か」という混乱を防げます。

従業員がいつでもスマートフォンでシフトを確認できる環境が整うと、急な問い合わせへの対応を減らすことが可能です。さらに、チャット機能が備わっているツールであれば、シフト調整の連絡をツール内で完結できるため、他の連絡と混ざってしまうことを避けられます。

勤怠連携のしやすさ

すでに導入している勤怠管理システムや給与計算ソフトと連携できるかを、ツールを選ぶ前に確認しておきましょう。連携できないと、シフトデータを別のシステムへ手動で転記する二度手間が残り、効率化が中途半端になります。

連携のトラブルを避けるためには、同じサービスブランド内にシフト管理と勤怠管理の両方が揃っているものを選ぶのがおすすめです。将来的に勤怠管理や給与計算まで一元化したい場合は、拡張性のあるサービスを最初から選んでおくと、後々の移行コストを抑えられます。

料金の妥当性

シフト管理ツールの料金体系は、完全無料・人数制限付き無料・月額課金の3パターンに分かれます。自社の規模と使いたい機能に照らして、どのパターンが合うかを判断しましょう。

月額費用は「1人あたり◯円」の従量課金型と、人数に関わらず一律料金型に分かれるため、従業員の人数が多い職場では一律型が割安になるケースがあります。初期費用・契約期間の縛り・サポート費用など、月額料金以外のコストも含めて総合的に比べることが大切です。

機能や操作性、従業員の反応を確認してから契約を判断するのが、失敗を防ぐ基本といえます。

パソコンで使えるおすすめのシフト作成ツール

シフト管理ツールは選択肢が多いため、それぞれの特徴を把握したうえで自店舗に合うものを選ぶことが大切です。ここでは、パソコンで使えるおすすめのツールを5つ紹介します。

Airシフト

出典：Airシフト

Airシフトは、リクルートが提供するシフト管理サービスです。シフトの提出から作成・連絡までをツール内で完結できる点が特徴で、従業員向けのシフトボードアプリと連携することで、希望提出から確認までの流れがスムーズになります。

また、チャット機能で従業員とのシフト調整もツール上で行えるため、LINEでのやりとりを減らせます。無料プランから始められ、有料プランは月額990円(税込)からと導入のハードルが低い点も、初めてシフト管理ツールを導入する店舗には選びやすいポイントです。

oplus

出典：oplus

oplousの最大の特徴は、100ユーザーまで無料で利用できる点です。そのため中規模の店舗でも費用をかけずにデジタル管理を始められます。従業員から収集した希望シフトが管理者の画面に自動で反映されるため、転記作業をなくせます。

さらに、メガホン機能を使うとシフト提出のリマインドを一斉に自動送信できるため、未提出者への個別フォローにかかる手間も削減できます。有料プランに切り替えると、リピートパターン設定や複数拠点の管理、人件費の計算といった機能を利用可能です。

ジョブカン勤怠管理

出典：ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、シフト管理・出勤管理・休暇申請・工数管理を一体で扱える複合型のシステムです。有料プランは月額220円(税込)からという低コストで、勤怠とシフトをひとつのシステムに統合したい職場に向いています。

自動作成機能が搭載されており、事前に設定した条件に沿ったシフトを作成できるため、作業の大幅な時間短縮が期待できます。複雑なシフトパターンにも対応しており、飲食・小売にとどまらず多業種で導入されているツールです。

assift

出典：assift

assiftは、従業員10名までは完全無料で使えるため、小規模店舗の「まず試したい」というニーズに合っています。インストール不要で使い始められ、作成したシフトをURL化してLINEやメールで共有できる手軽さが特徴です。

従業員ごとに働ける曜日や希望パターンをあらかじめ登録しておけば、ワンクリックでシフトを自動生成できます。11名以上は5名ごとに250円が加算される従量課金型のため、従業員が増えても月額コストを把握しやすい点も安心です。

スマレジ・タイムカード

出典：スマレジ・タイムカード

スマレジ・タイムカードは、POSレジ「スマレジ」との連携を前提に設計されたシフト管理サービスです。売上データと連動したシフト管理ができるため、需要の波が大きい飲食・小売業において、繁閑に合わせた人員配置を組みやすくなります。

タイムカード・シフト管理・勤怠集計が一体化しており、すでにスマレジを導入している店舗であれば特にスムーズな連携が可能です。シフト作成機能は月10名までであれば月額2,420円(税込)で利用できます。

シフト作成におすすめの「はたLuck」

シフト管理に課題を感じている店舗には、希望収集から配置管理まで、現場で必要な機能がひとつのアプリにまとまっている「はたLuck」がおすすめです。

ここでは、はたLuckの特徴について詳しく紹介します。

シフト希望提出をツールに集約

はたLuckでは、従業員がスマートフォンからシフト希望を提出できます。収集方法をひとつに絞ることで、紙・LINE・口頭とバラバラだったやりとりをなくせます。

提出状況はパソコンの管理画面でリアルタイムに確認でき、未提出者へのリマインドも自動で対応可能です。収集から確定までがはたLuck上で完結するため、管理者が複数のツールを行き来する手間がなくなります。

飲食・小売・サービス業の現場での利用を前提に作られているため、従業員への操作説明も最小限で済む点も導入しやすいポイントです。

事前の予算設定による適正シフトの作成

はたLuckには、曜日や時間帯ごとの人員体制をあらかじめ設定したうえでシフトを組める仕組みが備わっています。シフト作成中に予算との差異をリアルタイムで確認できるため、仕上げてから「予算オーバーだった」と気づくロスがなくなります。

従業員の希望を叶えながら人件費も守るという、管理者が毎月抱える相反する課題に、数字ベースで向き合える点が特徴です。感覚に頼っていたコスト管理が数値で見えるようになることで、上長への説明や報告もしやすくなります。

労務アラートの表示

はたLuckは、法定労働時間や連続勤務日数など労務上のルール違反が生じそうなシフトを自動で検知し、アラートで知らせます。シフトを確定する前に問題を発見できるため、修正の手戻りや労働基準法違反のリスクを未然に防げます。

エクセル管理では担当者が自力で確認しなければならなかった法令チェックを、システムが自動で補わなければなりません。労務管理への意識が高まっている現在、このアラート機能は従業員への安全配慮という観点からも、見落とせない機能といえます。

ヘルプ募集機能

はたLuckには、シフトが埋まらないときや急な欠員が出た際に、近隣店舗の従業員へアプリを通じてヘルプを募集できる機能があります。これまで店長同士が電話やLINEで個別に調整していた手間が省け、従業員側も自分の都合に合わせて自発的に応募できます。

複数店舗を展開する飲食・小売業では、自店舗だけでは対応しきれない突発的な人手不足が起きることも少なくありません。エリア全体のリソースをうまく活用できる仕組みは、現場の安定稼働を支えるうえで実用的な機能です。

各スタッフへのポジション割り当て機能

はたLuckでは、出勤時間だけでなく「誰がどのポジションを担当するか」までシフト上で設定できます。配置の抜けや漏れを事前に防げるため、当日の口頭確認や張り紙は不要です。

スキルや経験に応じたポジション管理がシステム上で完結するため、飲食・小売のように役割分担が細かい現場で特に効果を発揮します。また、ポジションの履歴がデータとして蓄積されるため、従業員の成長管理や採用計画を立てる際の参考としても活用できます。

まとめ

パソコンを使ったシフト作成には、エクセルや専用サービス、生成AIを使うといった方法があります。

エクセルでのシフト管理は導入コストがかからない反面、希望収集・転記・共有といった作業がすべて手動になるため、従業員の人数が増えるほど管理者の負担が積み重なっていきます。シフト作成に毎月数時間を費やしている、ミスや共有の混乱が続いているという状況であれば、専用ツールへの切り替えを検討するタイミングです。

シフト管理の効率化を進めたい方や、人件費管理と現場の安定を両立させたい方は、ぜひ本記事で紹介したツールを参考にしてみてください。

雇用保険とは？基本をわかりやすく解説

まず、雇用保険の基本について見ていきましょう。

雇用保険の目的と役割

雇用保険は、労働者が失業した際の生活保障や、再就職支援を目的とした社会保険制度です。具体的には、失業給付の支給や、再就職支援、能力開発支援などを通じて、労働者の生活と雇用の安定を確保する役割を担っています。また、企業の雇用維持や労働者の雇用継続を支援する制度としても機能しています。

雇用保険が従業員・雇用主双方にとって重要な理由

雇用保険は従業員と会社の双方にとって大きなメリットがある制度です。従業員の立場からすると、万が一失業してしまっても、失業給付を受けながら次の仕事を探すことができるため、生活の心配をせずに求職活動に専念できます。

また、キャリアアップのための職業訓練費用の支援や、子育て中の方への育児休業給付金など、さまざまな支援を受けることが可能です。

一方、雇用主にとっても、従業員の雇用を維持するための支援を受けられるといった利点があります。雇用保険に加入している会社は福利厚生が充実していると求職者から評価され、優秀な人材の採用がしやすくなります。さらに、従業員も安心して長く働き続けることができるため、離職の防止にもつながるでしょう。

保険料の負担割合 

雇用保険料は、雇用主と従業員で分け合って負担する仕組みになっています。一般的な雇用保険料の負担割合は、以下の通りです。

参考：令和７（2025）年度 雇用保険料率のご案内

従業員の負担分は毎月の給料から自動的に天引きされ、雇用主の負担分と合わせて会社が納付します。雇用保険料は、会社の負担がおよそ6割、従業員の負担がおよそ4割の割合となっており、失業時の給付や雇用の安定のための制度を支えています。

サービス業における雇用保険の重要性

サービス業では、パートやアルバイトなどの非正規雇用が多いため、雇用保険の重要性が特に高いと言えます。労働時間や雇用期間が短い従業員でも、一定の条件を満たせば加入できるため、従業員の生活保障や雇用の安定性にプラスの効果をもたらすでしょう。

雇用保険の加入条件

雇用保険の加入条件は、労働者の雇用形態や労働時間、雇用期間などによって定められています。

基本的な加入要件

雇用保険の基本的な加入要件は以下のとおりです。

これらの条件を満たす労働者は、原則として雇用保険に加入する必要があります。

労働時間による基準

週の所定労働時間が20時間以上であることが、雇用保険加入の基準となります。この基準は、実際の労働時間ではなく、労働契約で定められた所定労働時間に基づいて判断されます。変形労働時間制を採用している場合は、年間の平均で週20時間以上となることが必要です。

雇用期間による基準

雇用見込み期間が31日以上であることも、加入条件の一つです。短期的な雇用契約であっても、更新により31日以上の雇用が見込まれる場合は、加入対象となります。季節労働者など、一時的な雇用であっても、この基準を満たせば加入が必要です。

賃金による基準

賃金に関する具体的な最低基準は設けられていませんが、労働の対価として賃金が支払われることが前提となります。そのため、賞与や手当などの諸手当も含めた総支給額が対象です。

年齢による制限

2017年の雇用保険法改正により、年齢制限が撤廃され、65歳以上の労働者も加入対象となりました。企業は、雇用保険の加入条件（週の所定労働時間が20時間以上、31日以上の雇用見込みなど）を満たす労働者を、年齢に関係なく加入させる義務があります。

また、65歳前から継続して雇用されている場合は、特別な手続きなしで引き続き適用されます。ただし、定年後に勤務形態が変わり短時間勤務になると、所定労働時間の基準を満たさない可能性があるため、注意が必要です。

外国人労働者の加入条件

国籍を問わず外国人労働者は、日本人労働者と同様の条件で雇用保険に加入する必要があります。ただし、留学生のアルバイトなど、一部の在留資格では異なる扱いとなる場合があるため、事前に確認しておくことが大切です。

パート・アルバイトの雇用保険加入

ここでは、パート・アルバイトの雇用保険について見ていきましょう。

短時間労働者の適用基準

パートやアルバイトなどの短時間労働者についても、一定の要件を満たせば雇用保険への加入が必要です。適用基準は正社員と基本的に同じですが、以下の労働時間や雇用期間については特に気をつけなくてはなりません。

週所定労働時間の要件

短時間労働者の場合も、週20時間以上という基準は変わりません。ただし、シフト制で勤務する場合は、月間の所定労働時間を週平均に換算して判断されるため、繁閑の差が大きい業態では、この換算作業が重要になります。

月額賃金の要件

短時間労働者の雇用保険加入に関して、特定の月額賃金の要件は設けられていません。ただし、労働の対価として適切な賃金が支払われていることが前提となります。

複数の事業所で働く場合の取り扱い

労働者が複数の事業所で働いている場合、それぞれの事業所での労働時間が週20時間未満であっても、合算して週20時間以上となるケースがあります。この場合、各事業所での雇用保険の取り扱いが問題となりますが、原則として主たる賃金を受ける事業所で加入することになります。

学生アルバイトの特例

一般的に、学生は雇用保険の加入対象外とされています。ただし、以下のようなケースは例外的に加入が認められることがあります。

雇用保険の加入手続きの流れ

ここでは、雇用保険の加入手続きの流れについて見ていきましょう。

必要書類の準備

雇用保険の加入手続きには、雇用保険被保険者資格取得届や本人確認書類、労働条件通知書などの書類が必要です。事業主は、これらの書類を漏れなく準備する必要があります。

手続きの期限

加入手続きは、労働者を雇用した日の翌日から起算して10日以内に行わなくてはなりません。期限を過ぎた場合でも手続きは可能ですが、できるだけ早期に手続きをすることをおすすめします。

提出先と方法

手続きは、事業所の所在地を管轄するハローワーク（公共職業安定所）で行います。電子申請システムを利用することで、オンラインでの手続きも可能です。

雇用保険に関する注意点

雇用保険に関する注意点は、以下の通りです。

従業員の加入状況の管理方法

従業員の雇用保険加入状況を適切に管理するためには、労働時間や雇用期間を正確に把握することが欠かせません。特に、パートやアルバイトの場合は、労働時間の変動に注意が必要です。

労働時間の適切な把握

従業員の労働時間を適切に把握するためには、タイムカードやICカード、勤怠管理システムなどを活用し、正確に記録することが大切です。特に、変形労働時間制を採用している場合は、週平均の労働時間の適切な計算が求められます。

雇用保険に関する帳簿書類の管理

雇用保険関係の帳簿書類は、法定保存期間である4年間の保管が必要です。被保険者資格取得届や喪失届の控え、賃金台帳などを適切に保管しましょう。

試用期間中の扱い

試用期間中であっても、雇用保険の加入要件を満たす場合は、加入手続きが必要です。試用期間の有無にかかわらず、雇用開始日から被保険者となります。

遡及適用

加入要件を満たしているにもかかわらず未加入であった期間がある場合、遡って加入手続きを行わなくてはなりません。この場合、未納の保険料も併せて納付することになります。

違反した場合の罰則

雇用保険法に違反した場合、罰則が科される恐れがあります。例えば、届出義務違反や虚偽の届出を行った場合は、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金*に処されます。

*参考：労働新聞社

雇用保険加入状況の管理を効率化する方法

雇用保険加入状況の管理を効率化する方法には、主に以下の3つがあります。

シフト管理・勤怠管理システムの導入

シフト管理や勤怠管理をシステム化することで、労働時間の把握や保険料の計算が効率化されます。特に、パートやアルバイトが多い職場では、システムの導入が有効です。

シフト作成時の注意点

シフトを作成する際は、雇用保険の加入要件を考慮する必要があります。週20時間以上という基準を意識しながら、適切なシフト配分を行いましょう。

人事労務担当者の負担軽減

システムの導入により、手作業での計算や書類作成の手間が軽減されます。また、エラーのリスクも低減され、より正確な管理が可能です。

雇用保険に関するよくある質問（FAQ）

ここでは、雇用保険に関するよくある質問を5つ取り上げてみました。

Q1. 週20時間未満のパートは雇用保険に加入できますか？

週20時間未満の労働者は、原則として雇用保険の加入対象とはなりません。ただし、労働時間が増加して週20時間以上となった場合は、その時点で加入が必要となります。

Q2. 試用期間中の従業員も雇用保険に加入できますか？

試用期間中であっても、雇用保険の加入要件（週20時間以上の労働時間、31日以上の雇用見込み期間）を満たす場合は、加入が必要です。雇用形態や試用期間の有無は、加入の判断に影響しません。

Q3. 雇用保険料はいつから発生しますか？

雇用保険料は、被保険者資格を取得した月から発生します。月の途中で雇用された場合でも、その月の初日に遡って保険料が発生します。

Q4. 退職後、雇用保険はいつまでもらえますか？

失業給付（基本手当）の給付日数は、離職理由や被保険者であった期間、年齢などによって異なります。一般的には90日から360日の範囲で設定されています。

Q5. 副業をしている従業員の雇用保険はどうなりますか？

複数の事業所で働く場合、原則として主たる賃金を受ける事業所で雇用保険に加入します。ただし、それぞれの事業所での労働条件によって判断が異なる場合があるため注意が必要です。

労働時間を把握しやすくするシフト管理ツール「はたLuck」

雇用保険や労働時間の管理については多くの課題が存在しますが、シフト管理アプリ「はたLuck」を活用することで、これらの課題を効率的に解決できます。

パート・アルバイトの希望に応じたシフトが組める

はたLuck のシフト作成機能を使えば、シフトの回収から作成・確定までをスムーズに行えます。シフト希望はスタッフが自分のスマートフォンから入力するため、回収の手間がかかりません。期限までに未提出のスタッフにはアラートが届くため、個別連絡の必要もなくなります。

回収されたシフト希望は、シフト作成ツールに自動的に反映されるため、転記は不要、転記ミスもなくなります。また「適正シフト機能」を使えば、店舗別・曜日別・ポジション別などで適正な人数のスタッフを手軽に配置できます。人件費の算出機能や、労働基準法に違反するシフトを組むとアラートを出す機能も搭載されているので、安心してシフトを作成できるのがポイントです。

パート・アルバイトとのコミュニケーションツールも搭載

はたLuckの「トーク機能」は使い慣れた私用SNSと操作性が似ているため、ストレスなく利用できます。また、特定のメンバーとのグループ会話が可能であり、連絡事項や重要な情報などを気軽にやり取りできるため、店長とSV間でコミュニケーションを取る際にも活用できます。

パート・アルバイトの属性に従って設定できる労務アラート機能も使える

はたLuckの「労務アラート機能」は、労働基準法や就業規則に違反するシフトが組まれそうになった際に警告を発する機能です。

例えば、連続勤務日数の上限や休憩時間の確保、深夜労働の制限などをチェックし、問題がある場合にアラートを出します。法令遵守が容易になり、労務におけるリスクを大幅に軽減できます。

雇用保険の加入条件を把握するためにシフト管理ツールを導入しよう

雇用保険の適切な管理を行うためには、従業員一人ひとりの労働時間を正確に把握することが欠かせません。特にパートやアルバイトが多い職場では、頻繁なシフト調整や、月ごとの労働時間の変動などが想定されるため、手作業での管理は非常に大変です。

そこで、従業員の労働時間の把握が容易にできる、シフト管理ツールの導入をおすすめします。シフト作成や変更の手間も大幅に削減できるほか、労働時間が基準を超えそうな従業員を事前に把握できるため、法令遵守の面でも安心です。

より確実な法令遵守と効率的な労務管理を両立させるためにも、ぜひシフト管理ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

はたLuck シフト管理機能概要資料

シンプルで使いやすいUIで、シフト申請・調整・確定・確認の全ての業務が管理可能です。他にも売上予測に基づいた適正シフトや近隣店舗と人材シェアが可能なヘルプ募集機能など豊富な機能をご用意しています。

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企業経営において、従業員の労働時間と休憩時間を適切に管理することは最も重要な責務の一つです。本記事では、労働基準法で定められた基準から実践的なシフト作成の方法まで、経営者やシフト管理者の方々に向けて、わかりやすく解説します。

労働時間と休憩｜知っておくべき基礎知識

労働基準法で定められている労働時間と休憩に関する基本的なルールを理解することは、事業運営において非常に重要です。ここでは、労働時間の原則から特殊な勤務形態における規定まで、押さえておくべき基礎知識をわかりやすく解説します。

労働基準法の基本原則

労働基準法は、従業員の適切な労働条件を確保するための最も基本的な法律です。特に労働時間と休憩に関する規定は、企業経営において必ず押さえておくべき重要な内容となっています。ここでは、人事労務管理の基盤となる基本的な考え方について解説します。

労働時間の原則と時間外労働について

労働基準法では、1日8時間、1週間40時間を法定労働時間と定めています。

この時間を超えて従業員を働かせる場合には、労使協定（36協定）の締結と届出が必要です。36協定を締結した場合でも、時間外労働には月45時間、年間360時間以内といった明確な上限が設けられており、特別な事情がある場合でも年間720時間を超えることはできません。

また、単月では休日労働も含めて100時間未満、複数月の平均では80時間以内という制限がある点にも注意しましょう。

休憩時間の原則

労働時間が一定時間を超える場合、使用者は従業員に対して休憩時間を与える必要があります。

具体的には、労働時間が6時間を超える場合は少なくとも45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩を与えなければなりません。この休憩時間は労働時間の途中に設定し、原則として全従業員に一斉に与える必要があります。

また、休憩時間中は従業員が自由に利用できるようにしなければなりません。

割増賃金（時間外労働、休日労働、深夜労働）について

法定労働時間を超えて従業員を働かせる場合や、深夜時間帯（22時から翌5時）に働かせる場合には、通常の賃金に割増率を乗じた割増賃金を支払わなければなりません。

時間外労働の場合は通常の賃金の25％以上、休日労働の場合は35％以上、深夜労働の場合は25％以上の割増賃金が必要です。さらに、時間外労働と深夜労働が重なる場合は、50％以上の割増賃金を支払わなければなりません。

サービス業における労働時間と休憩の特例

サービス業では、営業時間や顧客の来店状況に応じて柔軟な勤務体制が求められることから、労働基準法では通常の労働時間や休憩時間の原則とは異なる特例が設けられています。ここでは、サービス業特有の労働時間制度について、その概要と活用方法を解説します。

変形労働時間制の導入要件と注意点

変形労働時間制には複数の種類があり、事業の特性に応じて選択できます。1年単位の変形労働時間制では、繁忙期と閑散期に応じて労働時間を柔軟に配分することが可能です。この制度を導入する際は、労使協定の締結と届出が必要となり、1日10時間、1週52時間という上限を遵守しなければなりません。

1か月単位の変形労働時間制では、月間の所定労働時間を平均して法定労働時間以内に収めることが求められます。この制度の導入には、労使協定または就業規則での規定が必要です。

また、フレックスタイム制では、一定期間の総労働時間を定めた上で、従業員が始業・終業時刻を選択できるようになります。必要に応じてコアタイムを設定することも可能です。

シフト制勤務における労働時間管理のポイント

シフト制勤務では、法定労働時間の遵守はもちろん、勤務と勤務の間に適切な休息時間を確保することが重要です。シフトの変更が必要な場合はできるだけ早めに従業員に通知し、十分な準備時間を設けるようにしましょう。また、労働時間を正確に記録し、適切な管理を行うことも大切です。

休憩時間の例外規定（交替制勤務など）

交替制勤務などの特殊な勤務形態では、一斉付与の原則に例外が認められています。従業員が交替で休憩を取得するほか、休憩時間を分割して取得することが可能です。ただし、この場合でも、法定の休憩時間を確実に確保し、従業員が実質的に休憩を取れる環境を整備するようにしましょう。

労働時間管理の重要性

働き方改革が進む中、適切な労働時間管理は企業経営における最重要課題のひとつとなっています。従業員の健康維持と企業の生産性向上の両立には、計画的な労働時間管理が欠かせません。

適切な労働時間管理のメリット

労働時間を適切に管理することは、企業にとってさまざまなメリットをもたらします。従業員の健康管理から経営リスクの低減まで、具体的なメリットについて詳しく見ていきましょう。

スタッフの健康とモチベーションの向上

適切な労働時間管理は、従業員の健康維持とモチベーションの向上に大きく貢献します。過重労働を防止することで、心身の健康を守り、ワークライフバランスの実現が可能となるでしょう。業務効率が向上し、離職率の低下につながるほか、従業員が活き活きと働ける職場環境が整うことで、職場全体の活性化も期待できます。

組織のコンプライアンス対策

労働時間管理を徹底することは、企業のリスク管理において大きな意味を持ちます。具体的には労働基準監督署の調査に適切に対応できるだけでなく、未払い残業代の発生や労働災害のリスクを低減できるでしょう。また、適切な労働時間管理は企業イメージの維持・向上にも役立ちます。

労働時間の見える化と効果測定

労働時間を適切に管理するためには、まず現状を正確に把握し、その効果を測定することが重要です。近年のデジタル化により、より詳細な労働時間の分析が可能になっており、これを活用することで効率的な人員配置や業務改善につなげられます。

データ分析を活用した労働時間の最適化

労働時間を可視化することで、部署別・個人別の労働時間の実態を正確に把握できます。業務の繁閑を明確に理解し、無駄な残業を削減できるのはもちろん、データに基づいて人員配置を最適化し、業務プロセスを改善することもできるでしょう。

効率的な休憩の取り方

休憩時間は、単なる仕事の中断ではなく、従業員の生産性と健康を維持するために欠かせない時間です。効果的な休憩の取り方を知ることで、より充実した職場環境を作れます。

休憩の質を高める方法

休憩の質の向上は、従業員のパフォーマンスを最大限に引き出すことにつながります。ここでは限られた休憩時間を最大限活用し、心身ともにリフレッシュできる方法について解説します。

労働効率を損なわない休憩のスケジューリング

効果的な休憩時間の活用は労働生産性の向上に直結します。一般的に人間の集中力は時間の経過とともに低下していくため、集中力が低下しやすい時間帯に休憩を設定することが効果的でしょう。短時間であってもこまめな休憩を心がけることで、疲労の蓄積を防げます。

また、休憩時間を分散させれば、業務の継続性を保ちながら、従業員一人一人が十分な休息を取ることが可能になります。さらに、休憩後にスムーズに業務に戻れるよう、休憩前に作業の区切りをつけるのもよいでしょう。

心理的および肉体的休養の重要性

質の高い休憩を実現するためには、仕事から完全に離れる時間を確保することが大切です。休憩室などのリフレッシュできる環境を整備し、軽い運動や深呼吸などで心身をリフレッシュすることを推奨します。また、同僚との適度なコミュニケーションを取ることで、メンタル面でのリフレッシュ効果も期待できます。

効果的な休憩制度の設計

休憩時間は、単なる仕事の中断ではなく、従業員の生産性と健康を維持するために不可欠な時間です。効果的な休憩の取り方を知ることで、より充実した職場環境を作ることができます。

フレキシブルな休憩時間の導入

業務の繁閑や個人の生活リズムに合わせて休憩時間を調整できる柔軟な制度が求められています。休憩時間の分割取得を認めたり、休憩時間の前倒しや後ろ倒しを許容したりすることで、より効果的な休憩を実現できるでしょう。

スタッフのニーズに応じた休憩環境の整備

快適な休憩環境の整備は、休憩の質を高める上で大切です。休憩室の整備に加え、休憩時間中の私用電話やSNS利用に関するルールを明確にすれば、従業員が安心して休憩時間を過ごせる環境を作ることができます。

また、休憩時間の確実な取得を促す声かけや、休憩時の代替要員を確保するのもひとつの手でしょう。

よくある労働時間・休憩時間の違反事例

労働時間と休憩時間に関する法令違反は、企業に重大な影響を及ぼす可能性があります。ここでは、実際によく見られる違反事例とその対策について、解説します。

休憩時間に関する違反事例

休憩時間の管理は一見簡単に思えますが、実際の運用では様々な問題が発生しやすい分野です。特に小売業やサービス業では、顧客対応との兼ね合いから違反につながるケースも少なくありません。以下では、典型的な違反事例とその予防策について詳しく見ていきましょう。

休憩時間の付け方の誤り

実際には休憩を取れていないにもかかわらず、記録上は休憩を取得したことにする違反事例は少なくありません。また、休憩時間中に電話対応や作業指示を行うことも違反となる点に注意しましょう。休憩時間の一斉付与が原則であるにもかかわらず、これらが守られないケースや、休憩時間の付与タイミングが不適切なケースもあります。

休憩時間の分割における問題

休憩時間を分割して付与する場合、最低限必要な休憩時間が確保できていないケースがあります。また、休憩時間の記録方法が適切でない場合や、分割休憩時の代替要員が確保されていない場合も問題となるでしょう。これらの違反を防ぐためには、明確なルールを設定し、適切な運用を行うことが大切です。

労働時間管理の違反事例

労働時間管理に関する違反は、企業にとって深刻な問題につながる可能性があります。特に意図せず発生してしまうケースも多く、事前に注意点を把握しておくことが欠かせません。ここでは、実際によく見られる違反事例とその予防策について解説します。

変形労働時間制の運用ミス

変形労働時間制を導入する際に、労使協定の締結や届出を怠るケースが見られます。また、対象期間の設定を誤ったり、労働時間の限度を超過したりするケースも少なくありません。特定期間における時間外労働の上限を超えてしまうことも重大な違反となります。

労働基準監督署の指摘ポイント

労働基準監督署は労働時間の適切な把握、36協定の締結状況と運用状況、割増賃金の計算と支払い、労働条件の明示などを重点的にチェックします。これらの項目について、日頃から適切な管理を行うようにしましょう。

効率的かつ適切な労働時間・休憩時間の管理方法

労働時間と休憩時間を効率的かつ適切に管理することは、事業運営の根幹を支える重要な要素です。法令遵守と業務効率の向上を両立させるための、実践的な管理手法について見ていきましょう。

シフト作成の基本原則

シフト作成は、労働時間と休憩時間の管理において最も大切な業務です。法令に則った適切なシフトを作成することで、従業員が安心して働ける環境を整備できます。ここでは、シフト作成時に押さえておくべき基本原則について見ていきましょう。

法令遵守のポイント

シフトを作成する際は、法定労働時間の遵守を最優先に考える必要があります。休憩時間を適切に配置し、勤務と勤務の間に十分な休息時間（インターバル）を確保するように努めましょう。特に深夜勤務を含むシフトでは、従業員の健康管理の観点から、より慎重な配慮が求められます。

効率的なシフトの組み方

効率的なシフトを作成するためには、まず業務量を正確に予測することから始めましょう。その上で、各従業員のスキルバランスを考慮しながら適切な人員配置を行います。また、勤務の連続性にも配慮し、従業員が無理なく働ける環境を整えることが大切です。公平なシフト分配により、従業員のモチベーション維持にもつながります。

繁閑期への対応方法

小売業やサービス業では、季節や時期によって業務量が大きく変動します。この繁閑の波に対して適切なシフト管理を行うことは、業務効率と従業員満足度の両立において大きな課題です。それぞれの時期に応じた効果的な対応方法を見ていきましょう。

繁忙期のシフト調整

繁忙期に向けては、早めの人員確保と応援体制の構築が求められます。業務量の増加が見込まれる場合は、休憩時間を柔軟に設定し、時間外労働を適切に管理することで対応しましょう。ただし、法定の制限を超えないよう、細心の注意を払う必要があります。

閑散期の人員配置

閑散期には、従業員の教育訓練や設備のメンテナンスなど、普段手が回りにくい業務に時間を充てられます。また、年次有給休暇の計画的な付与を促すことで、従業員のワークライフバランスの支援も可能です。業務の平準化を図り、より効率的な運営を実現しましょう。

従業員の希望と公平性の両立

効率的なシフト管理において、従業員の希望を尊重しながら公平性を保つことは欠かせません。個々の事情や要望に配慮しつつ、組織全体のバランスを維持するための方法について解説します。

希望シフトの取り入れ方

希望シフト制を効果的に運用するためには、明確な提出期限と調整ルールの設定が重要です。優先順位を明確にし、公平性を確保しながら、可能な限り従業員の希望に沿ったシフト作成を心がけます。

公平なシフト配分の実現

シフトの公平性を保つためには、不人気な時間帯や休日出勤を特定の従業員に偏らせないよう注意が必要です。繁忙時間帯の勤務も平等に分配し、個人の事情にも配慮しながら、全体的なバランスを取ることが重要です。

労働時間・休憩時間の管理を助ける「はたLuck」

労働時間と休憩時間の管理には多くの課題が存在しますが、シフト管理アプリ「はたLuck」を活用することで、これらの課題を効率的に解決できます。

アプリ内でシフトの回収・調整・共有まで完結 

はたLuckでは、シフトの回収から調整、共有までをワンストップで行えるため、店長や従業員の負担を軽減できます。

たとえば、スマートフォンからシフト希望を提出できることで、手動での入力ミスを防げるほか、シフトの変更が必要な場合もアプリ内で調整やヘルプ募集が行えます。

確定したシフトは即座に通知されるため、従業員はリアルタイムでシフトを確認できるほか、店舗まで確認しに行く必要がありません。これらの機能により、管理者と従業員双方の負担軽減が見込めます。

適正シフトに基づいたシフト作成ができる 

はたLuckには「適正シフト機能」があります。この機能では、店舗別や曜日別に必要な人数を登録しておくことで、適切な人員配置が可能です。ツールに表示される適正シフトにあわせて従業員を配置すれば、シフト作成にかかる労力や時間を減らせるでしょう。人件費の最適化にもつながるため、効率化とコスト削減の両方が実現可能です。

変形労働時間制のシフト作成にも対応

はたLuckでは、1か月単位や1年単位の変形労働時間制に対応したシフト作成が可能です。変形労働時間制を導入している場合、繁忙期と閑散期の労働時間の調整が求められますが、はたLuckを活用することで適正なシフトを組むことが容易になります。

勤務条件にあわせた労務アラートを表示 

はたLuckの「労務アラート機能」は、労働基準法や就業規則に違反するシフトが組まれそうになった際に警告を発する機能です。

例えば、連続勤務日数の上限や休憩時間の確保、深夜労働の制限などをチェックし、問題がある場合にアラートを出します。法令遵守が容易になり、労務におけるリスクを大幅に軽減できます。

繁閑期に活用できる予算連動マスタ

シフト機能にある「予算連動マスタ」を活用すれば、売上や客数に応じた必要な人員のみを配置できるようになります。繁閑期に人員の過不足が簡単に把握できるほか、余剰に人員を配置して採用コストが高くなるリスクも減らせるでしょう。

アプリ上でヘルプ募集もできる

はたLuckには「ヘルプ募集」機能があり、アプリ上でヘルプの募集や応募が行えます。勤務日数を増やしたい従業員と、人員を募集したい店舗側をマッチングする機能です。

これにより、従業員の急な欠勤などにも対応しやすくなります。さらに特定の店舗のみにヘルプスタッフの募集をかけることもできます。初めてヘルプに入る従業員が戸惑わないよう、アプリ上で事前に情報を共有できる点も便利です。

シフト管理の最適化で労働時間と休憩を適正に

適切な労働時間と休憩時間の管理は、従業員の健康維持と企業の生産性向上を両立させる上で不可欠です。本記事で解説した内容を参考に、自社の労働時間と休憩時間の管理を見直してみてはいかがでしょうか。

また、はたLuckの活用によって法令遵守と効率的な運営を実現し、より働きやすい職場環境を作ることができます。シフトと勤怠の連携で、効率的な労務管理を目指しましょう。

はたLuckサービス概要資料、導入事例集

店舗サービス業向け、商業施設向け、それぞれのサービス概要資料をご用意しています。導入事例集も一緒にダウンロードが可能です。

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この記事では、シフト管理と勤怠管理の業務範囲や連携するメリット、システム選びのポイントを解説します。また、連携する際におすすめのシステムも紹介しますので、ぜひご覧ください。

シフト管理と勤怠管理、それぞれの守備範囲

はじめに、シフト管理と勤怠管理のそれぞれの守備範囲を把握しておきましょう。働き方改革における役割についても解説します。

シフト管理の守備範囲

シフト管理は、従業員の勤務スケジュールを作成・調整する業務です。守備範囲としては以下が挙げられます。

• 人件費計画
• 人時計画
• シフト計画
• 作業計画
• 作業管理

シフト管理では計画がメイン業務となります。

具体的な業務内容には、従業員の希望や勤務可能時間を考慮したシフトの作成、欠員時のヘルプの手配、繁忙期や閑散期に応じた人員配置の調整などがあります。

勤怠管理の守備範囲

勤怠管理の守備範囲は、主に以下の3つです。

• 人件費管理
• 人時管理
• 勤怠管理

シフト管理では計画がメインであることに対し、勤怠管理では実績管理がメインです。

たとえば、従業員の出退勤時間や休暇などを正確に記録し、労働時間を管理することが業務の一例です。

働き方改革におけるシフト管理と勤怠管理の役割

働き方改革において、シフト管理と勤怠管理は重要な役割を担っています。

シフト管理では柔軟な勤務形態に対応することで、従業員の多様なライフスタイルを実現でき、満足度が高まります。一方で、勤怠管理は労働時間の把握と法令遵守をすることで、不適切な長時間労働を防ぎ、健康的な働き方を促進します。

結果として職場環境改善につながり、日本全体で進められている働き方改革に寄与します。

シフト管理と勤怠管理が抱える問題点

シフト管理と勤怠管理を行う上では、次の3つの問題点があります。

• 手作業による入力ミス
• 時間のかかる集計作業
• 異なるシステムでの管理による情報連携の難しさ

それぞれ説明していきます。

手作業による入力ミス

シフト管理や勤怠管理において手作業でデータ入力を行うと、ミスが発生しやすくなります。例えば、勤務時間の打ち間違いや休暇の見落とし、シフトの重複などが発生する場合があります。

このようなミスは、給与計算の誤りや不正確な労働時間の記録につながり、従業員とのトラブルを引き起こしかねません。

時間のかかる集計作業

シフト管理や勤怠管理の集計作業に時間を要することは、多くの企業が直面する問題です。従業員数が多い場合や複雑なシフトパターンがある場合、この問題は顕著になります。

月末の給与計算時期には、各従業員の勤務時間、残業、休日出勤などを一つ一つ確認し集計する必要があり、膨大な時間を要します。結果として、人事部門や管理者の業務効率が低下してしまいます。

異なるシステムでの管理による情報連携の難しさ

シフト管理や勤怠管理において、複数のシステムを併用すると、情報連携が難しくなります。

システム間でデータを移行する際、手動での入力が必要になると、時間がかかるだけでなく、ミスのリスクも高まります。異なるシステムを使う際は、CSVやExcelなどでインポート・エクスポートできる機能があると便利です。

シフト管理と勤怠管理を連携するメリット

次に、シフト管理と勤怠管理を連携するメリットを見ていきましょう。メリットは主に次の5種類です。

• 業務効率化
• 人件費削減
• 従業員満足度向上
• 法令遵守
• 労務管理の効率化

ひとつずつ説明していきます。

業務効率化

シフト管理と勤怠管理の連携には、スケジュール作成とシフト調整の自動化など、5つの業務効率化のメリットがあります。

• スケジュール作成とシフト調整の自動化
• 勤怠データの自動集計と分析
• 実働時間、残業時間、有給休暇などの正確なデータ取得
• 人事評価や給与計算の精度向上
• 勤怠に関する問い合わせ対応の削減

スケジュール作成とシフト調整の自動化

シフト管理と勤怠管理のシステムを連携すると、スケジュール作成とシフト調整を自動で行えるようになります。例えば、従業員のシフト希望や休暇申請などを反映させたうえで、AIが最適なシフトを提案してくれます。

シフト管理者にとっては、シフト作成にかかる時間と労力が削減され、他の重要な業務に注力できるようになります。

勤怠データの自動集計と分析

シフト管理システムと勤怠管理システムが連携することで、勤怠データの自動集計が可能になります。従業員の出退勤時間や休暇取得の情報がシステムに自動的に反映され、集計ミスやデータ入力の手間が大幅に削減されます。

また、集計したデータはリアルタイムで分析され、従業員の労働時間の把握や、業務効率の向上に役立ちます。

実働時間、残業時間、有給休暇などの正確なデータ取得

実働時間、残業時間、有給休暇などの正確なデータを取得できるようになることもメリットです。例えば、シフト計画と実際の打刻データを自動的に照合し、予定外の残業や早退などを即座に把握することができます。

システム連携により、有給休暇の取得状況や残日数も自動的に計算され、管理者と従業員の双方がリアルタイムで確認できるようになります。

人事評価や給与計算の精度向上

シフト管理と勤怠の連携をすると、人事評価や給与計算の精度が向上します。システム連携により、勤務時間や残業時間、休日出勤などのデータが自動的に給与計算システムに反映されるためです。これにより、手作業による入力ミスや計算ミスを防ぐことができます。

また、シフト遵守率や勤務態度などの客観的なデータを人事評価に活用することも可能になります。

勤怠に関する問い合わせ対応の削減

従業員からの勤怠に関する問い合わせを削減することも可能です。従業員はスマートフォンやパソコンを通じて、自分のシフトや勤務時間、残業状況、有給休暇の残日数をリアルタイムで確認できるため、管理者に問い合わせを行うことが減ります。

管理者は問い合わせ対応を減らすことができ、他の業務に集中できるようになるでしょう。

人件費削減

シフト管理と勤怠管理のシステムを連携することによって、残業時間の管理を徹底できるほか、最適な勤務シフトを作成できます。それによって、人件費削減が可能となります。

残業時間管理の徹底

シフト管理と勤怠管理システムを連携することで、残業時間の正確な管理が可能になります。従業員の実働時間や休憩時間をリアルタイムで追跡し、残業時間が過剰にならないように自動でアラートが発せられる仕組みです。

残業時間の管理を徹底することで、結果として人件費削減につながります。

勤務シフトの最適化

最適な勤務シフトを作成することができることもメリットです。例えば、過去の来客数データや売上データと連動させることで、適正な人員配置ができます。

システム連携により、従業員のスキルレベルや勤務可能時間、労働法規制などを考慮しながら、最適なシフトを作成できます。また、繁忙期や閑散期に応じて柔軟にシフトを調整することも可能になり、人件費の無駄を削減できます。

従業員満足度向上

シフト管理と勤怠管理の連携により、従業員満足度が向上するメリットもあります。柔軟な働き方に対応したり、透明性の高い人事評価をしたりすることが、従業員が心地よく働ける環境づくりにもつながります。

柔軟な働き方への対応

シフト管理と勤怠管理システムを連携すると、従業員が希望するシフトや、時短勤務、フレックス勤務といったさまざまな勤務形態をシステム上で一元管理できます。そのため、従業員が自分のライフスタイルに合わせて働ける環境を提供できるようになります。

多様な働き方ができることは、特に育児や介護を行っている従業員にとって重要です。

透明性の高い人事評価

シフト管理システムと勤怠管理システムを連携することで、透明性の高い人事評価が可能になります。

従業員の出勤状況やシフト遵守率、残業時間などがリアルタイムで把握できるため、評価の際に公平かつ正確なデータに基づいた判断ができます。

法令遵守

シフト管理と勤怠管理を連携することで、労働時間を厳密に管理でき、労働基準法などの法令を遵守しやすくなるメリットがあります。

労働時間管理の厳密化

シフト管理システムと勤怠管理システムの連携により、従業員の労働時間を厳密に管理することが可能です。

システム上で打刻データが記録されるため、出退勤時間、休憩時間、残業時間などをリアルタイムで管理することが可能になります。管理者はいつでもデータを確認できるため、労働時間の適切な管理が行えます。

労働基準法などの法令遵守を支援

労働基準法や各種労働規制を遵守しやすくなることも、シフト管理と勤怠管理を連携するメリットのひとつです。

従業員の労働時間、休憩時間、残業時間などのデータがリアルタイムで管理され、法定労働時間を超えた際には自動的にアラートが発生します。違法な長時間労働や過剰な残業を未然に防ぐことができ、企業は法令遵守に努めることができます。

また、外国人従業員や社会保険未加入者に対しても、適切な労働条件の管理が可能となり、管理者の負担が大幅に軽減されます。

労務管理の効率化

シフト管理と勤怠管理の連携により、店舗運営の可視化や採用戦略の効率化も行えます。

店舗運営の可視化

店舗運営の状況をリアルタイムで可視化できるようになることもメリットです。たとえば、各従業員のシフトや勤務時間、残業状況が一目で把握できるため、適切な人員配置やスムーズな業務運営が可能となります。

さらに、複数店舗を展開する企業においては、全店舗のシフトデータを一括で管理できるため、労務管理の効率化ができます。

採用戦略の効率化

シフト管理と勤怠管理を連携することで、採用戦略の効率化が図れ、結果として労務管理の効率化にもつながります。

たとえば、特定のスキルを持つスタッフが不足している時間帯や、常に人手が足りない曜日などが明確になります。シフトの需要予測と実際の勤務実績を比較分析することで、必要な人材の質と量を正確に把握できるのです。

採用担当者は必要なタイミングで適切な人材を採用でき、過剰採用や不足を防ぐことができます。

シフト管理と勤怠管理を連携するシステムの選び方

前項では、シフト管理と勤怠管理を連携するメリットをお伝えしました。実際に連携する際には、以下の点を考慮してシステムを選びましょう。

• 必要な機能が搭載されているかどうか
• そのシステムでは、シフト管理と勤怠管理のデータをどのように連携できるのか
• 従業員がそのシステムを使いやすいかどうか
• 導入コストはどのくらいかかるのか
• 導入支援やシステムサポートが充実しているかどうか

それぞれ説明していきます。

必要な機能が搭載されているかどうか

シフト管理と勤怠管理を連携するシステムを選ぶ際、必要な機能が搭載されているかどうかは最重要のチェックポイントです。必要な機能がない場合、別システムの導入や手作業での対応が必要となり、業務効率が低下する恐れがあります。

チェックすべき主な機能には、シフト作成・管理、勤怠記録、有給休暇管理、残業管理などがあります。また、法令遵守のためのアラート機能や、データ分析・レポート作成機能も重要です。

業種や企業規模によって必要な機能は異なるため、自社の要件を明確にしてから機能をチェックすることが大切です。

どのようにデータ連携ができるのか

シフト管理と勤怠管理のデータ連携方法は、システム選びの重要なポイントです。

シフトデータが自動的に勤怠管理システムに反映され、実際の勤務時間との差異が確認できるのが理想的といえます。また、勤怠データをもとにシフトの自動調整ができるなど、双方向の連携が望ましいです。

API連携やデータエクスポート・インポート機能の有無、リアルタイム連携の可否なども確認しましょう。連携の頻度や方法が自社のニーズに合っているかを検討することが重要です。

従業員が使いやすいかどうか

従業員にとって使いやすいかどうかも重要です。複雑で使いにくいシステムは、不正確なデータ入力や未入力の原因となり、管理者の負担増加にもつながります。

チェックポイントとしては、直感的なユーザーインターフェース、モバイル対応、多言語対応などが挙げられます。

また、従業員自身がシフト希望を入力できる機能や、勤怠データの確認・修正が容易にできる仕組みも重要です。可能であれば、実際に従業員に試用してもらい、フィードバックを得ることをおすすめします。

導入コストはどのくらいかかるのか

連携システムの導入コストは、企業の規模や必要な機能によって大きく異なります。

初期導入費用だけでなく、月額利用料、カスタマイズ費用、保守費用などもチェックしておきましょう。既存システムとの連携や、データ移行にかかる費用も確認する必要があります。

見積もりは複数社から取り、比較検討することをおすすめします。長期的な視点で、コスト削減効果や業務効率化によって得られる利益も考慮することが大切です。

導入支援やシステムサポートが充実しているかどうか

導入支援やサポート体制が充実しているかどうかは、新しいシステムをスムーズに運用するうえで重要です。

サポート体制が充実していると、不具合発生時や操作方法がわからないときに迅速に対応してもらえるため安心です。サポートには電話対応やメールサポートだけでなく、オンラインマニュアルやFAQなども含まれます。

サポート体制が不十分な場合、問題解決までに時間がかかり、業務に支障をきたす可能性があります。

シフト管理と勤怠管理をCSVデータで連携できる「はたLuck」

シフト管理と勤怠管理をスムーズに連携するには、データの連携のしやすさが重要です。そこで、CSVでデータを連携できるシステムはたLuckについて紹介します。

シフト提出の依頼からシフトの確定・共有までの手間を削減

はたLuckは、シフト提出の依頼からシフトの確定・共有までの一連を、アプリ内で完結させることができます。

従業員がアプリ上でシフト希望を提出し、回収したシフトは自動でシステムに入力されます。管理者はそれをもとにシフト表を作成することが可能です。さらに、確定したシフトはアプリを通じて即座にスタッフに共有されます。

「適正シフト機能」で人員配置の最適化も

はたLuckの「適正シフト機能」は、店舗別、曜日別、時間帯別に必要な人員を設定することで、最適な人員配置を行えます。過去の売上データや来客数などを分析し、必要な人員を算出することも可能です。

適正シフト機能を使用することで、シフト作成を効率的に行うことができ、人員配置の最適化と業務効率の向上が可能になります。

シフト作成も効率化する「定期シフト機能」も

はたLuckの「定期シフト機能」は、固定のシフトで働く従業員の勤務パターンを事前に設定できる機能です。

「定期シフト機能」を使用することで、毎回同じシフトを入力する手間が省け、シフト作成の効率がアップします。パートやアルバイトなど、規則的なシフトで働く従業員が多い企業には特に適しています。

法令遵守違反を防げる「労務アラート機能」も搭載

はたLuckの「労務アラート機能」は、労働基準法や就業規則に違反するシフトが組まれそうになった際に警告を発する機能です。

例えば、連続勤務日数の上限や休憩時間の確保、深夜労働の制限などをチェックし、問題がある場合にアラートを出します。法令遵守が容易になり、労務におけるリスクを大幅に軽減できます。

CSVデータで勤怠管理システムに取り込める

はたLuckでは、作成したシフトデータをCSV形式で出力し、他の勤怠管理システムに取り込むことができます。

現在ご利用中の勤怠管理システムに取り込めれば、手動でのデータ入力が不要となり、転記ミスのリスクも大幅に減少します。

シフト管理と勤怠管理を連携して、業務効率化や人件費削減をはかろう

シフト管理と勤怠管理を連携することで、業務効率化や人件費削減、従業員満足度の向上など、多くのメリットが得られます。効果を得るためには、システム選びの際に必要な機能や使いやすさ、導入コストなどをチェックすることが大切です。

はたLuckであれば、CSVデータでシフト管理と勤怠管理を連携することができ、効率的なシフト作成や人員配置の最適化、法令違反の防止などが行えます。シフトと勤怠の連携で、より効率的な労務管理を目指しましょう。

はたLuckサービス概要資料、導入事例集

店舗サービス業向け、商業施設向け、それぞれのサービス概要資料をご用意しています。導入事例集も一緒にダウンロードが可能です。

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