飲食店のシフト管理における課題と作成のポイントとは？

飲食店にとって、シフト管理は重要な業務のひとつです。しかし、シフト管理には手間がかかる上にトラブルも多いことから、店長の大きな負担になってしまうこともあります。

ここでは、飲食店におけるシフト管理の重要性やシフト管理にありがちな課題のほか、シフト管理のポイントについて解説していきます。シフト管理業務の負担を軽減し、スムーズな店舗運営を目指しましょう。

飲食店の業務特性からみるシフト管理の重要性

シフト管理は、どんな業界の店舗においても重要な仕事です。特に飲食店では、シフト管理が重視されるべき特性があると言えます。

まずは、飲食店におけるシフト管理の重要性について見ていきましょう。

ピークの時間帯や曜日が明確

飲食店では、土日やランチタイムといったピークの時間帯や曜日が決まっています。そのため、単純に毎日同じ人数のスタッフを配置するのではなく、必要なタイミングで必要なスタッフの数を確保できるようにシフトを組まなければいけません。

キッチン、ホールなどの役割分担がある

飲食店では、キッチン、ホールといった明確な役割分担がありますから、それぞれの役割ごとに必要なスタッフの人数を検討してシフトを組む必要があります。単純に「全体で◯名のスタッフがいれば店が回る」というシフトの組み方はできないのです。

スタッフの数が顧客満足度に直結しやすい

飲食店を訪れた人にとって、スタッフからのサービスは、料理の味や店舗の雰囲気などと同じように、重要な評価基準のひとつです。そのため、コスト削減のためにスタッフの数を削りすぎるのは得策ではありません。シフト作成においては、コストを意識するだけでなく、十分なサービスが行えるスタッフの数の確保についても検討する必要があります。

同時に、スタッフがモチベーションを維持してクオリティの高いサービスを提供できる環境を整えることも大切です。必要以上に人員を削ったり、学業や家庭との両立ができないような負担の大きいシフトを組んだりすることがないように留意しなければ、サービスのクオリティは下がってしまうでしょう。

飲食店のシフト作成の流れ

飲食店では、どのようにシフト作成が行われているのでしょうか。飲食店のシフト作成の大まかな流れは、下記のようになっています。

1. スタッフから店長にシフトの希望を伝える

メモやチャットツール、口頭、店舗に貼り出したカレンダーに書き込むなどして、スタッフから店長にシフトの希望を伝える。

2. シフト表を作成する

スタッフの希望、ポジション・時間ごとの必要人員をもとに、店長がExcel等でシフト表を作成する。

3. 希望どおりのシフトが作れない場合、スタッフに個別連絡をして調整を行う

私用SNS、電話などでスタッフと連絡をとり、シフトを調整する。

4. 出来上がったシフトをスタッフに周知する

店舗にシフト表を貼り出して、スタッフに確認してもらう。

5. 急な欠員等に応じて随時修正を行う

欠勤連絡が来たら、電話や私用SNSでシフトに入っていないスタッフに連絡をして出勤できる人を探す。

6. 修正したシフトをスタッフに周知する

修正をシフト表に反映させ、スタッフに伝達する。

これらのステップをすべて行うためには、多くの時間が必要になります。

飲食店のシフト管理にありがちな課題

飲食店のシフト管理には、さまざまな課題が付きものです。シフト管理を効率化するためには、まず、解決すべき課題を知らなければいけません。ここからは、シフト管理にありがちな課題について見ていきましょう。

シフト希望の収集が大変

アルバイトやパートの多い飲食店では、多くの場合、スタッフの希望をもとにシフトを作成します。しかし、スタッフ全員が期限までにシフトを提出してくれるとは限りません。また、出勤日数が少なく、提出期限までに店長と顔を合わせる機会がないスタッフもいるかもしれません。

毎月のシフト作成のたびに、シフトが出ていないスタッフに対して提出を促すのは、時間と手間がかかりますし、精神的にも負担になります。

シフト作成が大変

希望のシフトが出そろった後は、各人の希望をシフト表に転記し、店舗が必要とする人員と照らし合わせながら人員のやりくりを行うことになります。

転記にも作成にもまとまった時間が必要ですから、通常業務の合間に行うのは困難でしょう。結果として、残業して作成しなければいけなくなり、大きな負荷がかかります。

シフト調整や欠員調整が困難

飲食店のスタッフは、学生も多くなっています。そのため、「部活や塾でどうしても入れない時間帯がある」「年末年始やお盆は帰省で入れないスタッフが多い」など、人員のやりくりが難しいこともあるでしょう。

また、当日に急きょ欠員が出ることも多く、通常業務を回しながら急いで出勤可能なスタッフを探さなければいけないこともあります。

まとまった人員の入れ替えが起こりがち

飲食店は学生スタッフが多いことから、年度の替わる春先にはスタッフの入れ替えが多くなりがちです。定期的に多くのスタッフが入れ替わってしまうため、その都度教育が必要ですし、個人のスキルや特性、プライベートの事情なども把握し直さなければいけません。

前の店長と比べられてしまう

チェーンの飲食店では、スタッフだけでなく店長の異動も多い傾向があります。シフト作成の手順が店舗任せになっているチェーンの場合、その都度決まりが変わることから、「前の店長のときは電話でシフト希望を伝えていたのに、今度の店長は紙でないとダメで面倒」といった不満が出ることもあります。

飲食店のシフト管理のポイント

飲食店のシフト管理では、最適な人員構成でシフトを組むことを意識しましょう。コロナ禍以前は、多めのスタッフで店舗を回していても、土日の売上で収支を黒字に持っていくことができました。しかし、昨今では、このような稼ぎ時に頼った経営は難しくなってきています。

続いては、飲食店の利益を最大化するためのシフト管理のポイントをご紹介します。

売上予測や予約状況に応じたシフト調整を行う

シフトは、店舗の状況に応じて組むべきものです。とはいえ、「午後から混み始めたからスタッフを増やそう」というわけにはいきません。そこで大切になるのが、売上予測や予約状況から混雑具合を推察し、それに合わせたシフトを組むことです。

実績にもとづく売上予測や予約状況を把握してシフト作成に活かすことができれば、最適な人員で店舗を回せるようになるでしょう。

エリア内の複数店舗で人件費を最適化する

10人のスタッフを確保したい場合、候補が15人しかいないのと100人いるのとでは、調整の難度がまったく異なります。シフト調整を行う際は、自店舗ではなく、近隣エリアの他店スタッフまで含めて候補を探すのが効率的でしょう。 候補のスタッフが増えることで、必要なスキルやポジションのスタッフを柔軟に調整することができます。

売上に対する人件費が適切かどうか細かいスパンで見ていく

いくら売上の多い店舗でも、売上に対する人件費が高すぎては、利益が上がりません。人件費が最適かどうか、定期的に確認する必要があります。

なお、人件費と売上のバランスは1ヵ月単位で結果を確認するだけでなく、半月ごとというように短いスパンでチェックするのがおすすめです。そうすれば、状況に応じて後半のシフトを調整し、1ヵ月の収支を黒字にすることができるでしょう。

曜日、時間ごとに最適な人員配置を行う

曜日や時間ごとに必要な人員は異なります。いつ、どのくらい、どんなスキルを持った人材が必要なのかをあらかじめ検討し、常に最適な人員配置で店舗を運営できるようにしましょう。

そのためには、人員配置を店長の感覚で行うのではなく、本部側からデータをもとに最適配置を提示したり、あらかじめ最適配置を決めてそれにもとづいたシフト作成を行ったりする必要があります。

欠員が出た際にスムーズに人員を確保できる体制を作る

欠員調整は、飲食店のスタッフ管理に欠かせない重要な業務です。欠員が出た際にスムーズに人員を確保できるよう、日頃から体制を整えておくことが大切です。

具体的には、欠員募集に役立つツールの導入、スタッフとの良好な関係性づくり、エリア内の他店舗との協力体制の構築などが挙げられます。

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「はたLuck®︎」で飲食店のシフト管理を見直そう

店舗マネジメントツール「はたLuck®︎」には、飲食店のシフト管理に役立つ機能がそろっています。シフトの作成はもちろん、欠員募集やスタッフ間のコミュニケーション促進など、シフト管理にまつわるさまざまな課題をまとめて解決できるため、シフト関連の業務負担の削減や業務効率化につながります。

シフトの収集～共有までをスムーズに行える

「はたLuck®︎」では、シフト希望の収集から共有までを、アプリで一貫して行えます。

スタッフは、自分の手元のスマートフォンのアプリからシフト提出ができ、店長などの管理者は希望が自動反映された画面から簡単にシフト作成が可能です。細かいシフト調整に便利なトーク機能や、確定したシフトをスタッフに知らせる通知機能なども搭載されていますから、シフト管理に関する業務をスムーズに進められます。

定期シフト機能でシフト作成を効率化

定期シフト機能は、決まった曜日で働いているスタッフのシフトを、あらかじめ登録しておける機能です。「固定の勤務シフトで働いている」「休みの曜日が決まっている」というスタッフがいる場合におすすめ。

複数の店舗を横断して管理していたり、キッチンやホールなど複数のポジションを管理していたりすると、複雑になりがちなシフト作成。定期シフト機能を活用すれば、効率化と負担削減がかなうでしょう。

ヘルプ募集機能でスムーズにヘルプスタッフを確保

ヘルプ募集機能を使えば、同じエリア内の他店舗など指定した店舗に向けヘルプスタッフの募集を発信できるうえ、スタッフはアプリから応募が可能に。スタッフ一人ひとりに連絡して都合を確認する手間や、双方の心理的負担が軽減されます。事前の情報提供やマニュアル共有もでき、スタッフは安心してヘルプ募集に応じることができます。

必要人件費を自動算出

「はたLuck®︎」には、シフトを作成した時点で必要な人件費を自動算出する機能がついています。給料の締め日まで待たなくても人件費がわかりますから、リアルタイムに売上データと照合し、振り返りを行えるでしょう。結果を次月以降のシフト作成に活用すれば、より適切な必要MH（マンアワー）の設定につながります。

適正シフトを簡単に実現

シフト管理においては、曜日や時間帯別の混雑状況、スタッフの習熟度などに応じた適正シフトを組むことが大切です。しかし、これを店長の感覚に頼って行うのは手間がかかりますし、実態にそぐわないシフトになってしまう可能性もあるでしょう。「はたLuck®︎」には、あらかじめ適正シフトを設定できる機能があるため、シフト作成時の悩みや負担を減らせます。

また、スタッフ別・日別・月別・ポジション（役割）別などの切り口で、出勤人数や時間、人件費を確認しながらシフトを組むことも可能です。「はたLuck®︎」の機能を活用して、適正シフトの実現とシフト作成の工数削減を行いましょう。

シフト管理の手法を見直して効率化を目指そう

来店客数を期待しづらい状況が続く中で、シフト管理による業務効率化やコスト削減の重要性が高まっています。利益を最大化するために、想定来店客数に応じた適切なシフト組みを行うとともに、状況に合わせて随時シフトを細かく見直していきましょう。

ただし、シフト管理は店長に多大な負担がかかる仕事です。すべてを店舗任せにするのではなく、シフト管理ツールを活用して、効率良く適切なシフトを組める環境を整えることをおすすめします。