シフト制とは？自由・固定・完全シフトの違い、運用時の注意点を解説

シフト制は、アルバイトやパートが多く働いている会社でよく利用されている勤務形態です。とはいえ、シフト制にはさまざまな種類があるため、これから導入を検討している会社は、各制度の違いについて理解しておく必要があります。

今回は、シフト制の種類や導入時の注意点を詳しく解説します。シフト制の導入を検討している人は、ぜひ参考にしてください。

シフト制とは

シフト制とは、従業員の働く曜日や時間を固定せず、一定期間ごとに労働日や労働時間を確定する勤務形態のことです。

シフト制を導入している企業の多くは、労働時間が短いアルバイト・パートを採用している、コンビニ・病院など1日の営業時間が8時間を超えるといった特徴があります。

固定制との違い

固定制とは、従業員の働く曜日や時間帯を固定する制度のことです。

固定制が導入されている職種は、授業スケジュールが決まっている塾や問合せ時間が決まっているコールセンターなどがあります。

固定制は、シフト制とは異なり、最初に決めた労働時間でずっと働くことが可能です。したがって、病気や事故といった不測の事態がない限り、一度決めたシフトを変更することは多くありません。

変形労働時間制との違い

シフト制・固定制以外にも変形労働時間制と呼ばれる制度があります。

変形労働時間制とは、業務によって月や年単位で従業員の労働時間を変えられる制度のことです。

労働基準法では原則1日の労働時間は8時間、1週間で40時間までと決まっています。

しかし、繁忙期に1日8時間労働のみでは人手不足が発生する会社や、閑散期に1日8時間も働かせると無駄な人件費が発生する会社もあるでしょう。

このような状況において変形労働時間制を導入すれば、繁忙期は1日10時間、閑散期は1日6時間というように労働時間を柔軟に変更できます。

シフト制には3種類ある

シフト制には自由シフト・固定シフト・完全シフトの3種類があります。これからシフト制の導入を検討している場合は、各制度のメリットやデメリットを確認しておきましょう。

自由シフト

自由シフトとは、従業員が働く曜日や時間帯を決めることができる制度を指します。例えば、月・土・日は12時〜20時、水・木は17時〜21時といった働き方です。

ここからは、自由シフトのメリットとデメリットについて解説します。

メリット

自由シフトのメリットは、従業員がプライベートの都合と両立して働けることです。自由シフトを導入している職場なら、テスト期間中だけシフトを少なめにしたい学生や子どもの都合に合わせて短時間だけ働きたい、急きょ休みを取らなければならない場合でも働きやすいでしょう。

デメリット

自由シフトのデメリットは、シフトを作成する負担が大きいことです。提出される希望シフトは毎回異なることが多いため、全員の希望を踏まえた上でシフトを作成する必要があります。

もう一つのデメリットは、シフトを毎回集める必要があることです。滞りなく集めるためには、期日の何日か前に提出を促さなければなりません。

さらに、期日までにシフトを提出してくれない従業員に対しては、リマインドをする必要があります。全従業員の希望がわからなければ、シフトの作成を始めることができないので、時間も限られています。

固定シフト

固定シフトとは、働く曜日や時間帯を固定するシフト制度のことです。例えば、月・火・土・日の12時〜18時までに決めたら、ずっとその曜日と時間で働き続けます。

ここからは、固定シフトのメリットとデメリットを解説します。

メリット

固定シフトは、曜日や時間帯を固定する制度のため、自由シフトのように何度もシフトを集める手間から解放されます。また、あらかじめシフトが決まっているので、シフトの共有も必要ありません。

デメリット

固定シフトのデメリットは、従業員が急きょ欠勤しなければならなくなった場合に欠員を埋めるのが難しい点です。欠員を埋められない場合は、店舗責任者が自ら休日出勤せざるを得なくなる可能性があります。

完全シフト

完全シフトとは、勤務先で決めた複数の勤務パターンに応じて、出勤する曜日や時間が決まる働き方です。深夜も営業している病院や工場などで導入されることが多い制度です。

完全シフトの例を挙げると、日勤と夜勤の2交代制や早番・中番・遅番の3交代制があります。固定シフトと似ている制度ですが、今日は早番、明日は遅番、明後日は中番というように、日によって従業員の勤務時間が異なるので注意しましょう。

メリット

完全シフトのメリットは、24時間営業せざるを得ない業態や業務時間を拡大させたい企業で活用できる点です。

例えば、工場や病院の場合、安全衛生上の理由により営業を休むことができません。完全シフト制を導入することで、24時間業務を行うことができます。

また、コンビニやカラオケ店のような業態の場合は、完全シフト制を導入して営業時間を長くすることで売上のアップも期待できるでしょう。

デメリット

完全シフトのデメリットは、従業員に支払う給料が高くなることです。従業員が22時から5時まで働く場合は、通常の時給に加えて1.25倍分の深夜手当を支給しなければなりません。その結果、売上が悪ければ、利益が減る可能性があります。

また、深夜も働ける人や就業時間がバラバラでも問題なく働ける人は多くないため、人材の確保に苦労するかもしれません。

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シフト制を導入する際の注意点

シフト制の導入をする際には、いくつか注意点があります。シフト制の導入を考えている企業は、ぜひ参考にしてください。

労働時間に対してシフト制が適しているかどうか

最初に労働時間に対してシフト制が適しているかどうか確認しましょう。労働時間に適していないのにシフト制を導入すると、生産性の低下や従業員の不満増加につながる可能性があります。

例えば、授業スケジュールが決まっている塾の場合は、自由シフトや変形労働時間制よりも固定制が適しています。

自由シフトにしてしまうと、毎週違う生徒を指導することになるので、生徒をサポートすることが難しくなるかもしれません。

変形労働時間制についても、深夜まで営業している塾は少ないため、採用する意義はあまりありません。

36協定を理解しているかどうか

シフト制を導入するに当たって労働基準法違反になるシフトを作成しないために、36協定について理解しておきましょう。

36協定とは、法定時間を超える労働が生じる際に、会社と従業員で締結する協定のことです。

時間外労働や休日労働が発生する場合は、36協定の締結のほか、労働基準監督署へ届出をしなければなりません。

加えて、36協定を締結した場合でも残業が制限なく認められるわけではなく、労働時間を以下の範囲に納める必要があります。

一般労働者の場合	1ヶ月で45時間、年間では360時間まで
1年単位の変形労働時間制の場合	1ヶ月で42時間、年間では320時間まで

これらの労働時間を超えて働くことについて36協定で同意があったとしても、特別条項を付けない限りは違法となる点に注意が必要です。

このようにシフト制を導入する際は、36協定について事前に理解しておきましょう。

募集の際には労働条件の提示が必要

求人を出す際、応募者が誤解しないように以下の労働条件を明確に決めて原則書面で提示する必要があります。

• 従事すべき業務
• 始業・終業時刻
• 休日
• 賃金

シフト制の導入時に始業時間や就業時間が日によって異なる場合は「早番は8時〜14時、遅番17時～22時」というように原則の時間を明示しなければなりません。

労働条件を明確に提示しなければ、認識の違いにより従業員に不満を持たれる恐れがあります。

運用方法を明確にしておく

シフトを導入する際は運用方法を明確にすべきです。

• 週ごとか月ごとか
• 提出期限はいつに設定するか
• シフトのパターンの設定
• シフトの提出方法
• シフトを変更する際のルール

シフトの運用方法を明確にしておくことで、従業員がシフトを提出する際に混乱しにくくなります。

シフト制を効果的に運用するには？

シフト制を効果的に運用するには、いくつかポイントがあります。初めてシフト制を導入する場合は、必ず理解しておきましょう。

適切なシフト作成

シフト制を効果的に運用するためには、適切なシフトを作成する必要があります。

適切なシフトを作れていなければ「従業員の生産性が上がらない」「従業員の不満がたまる」といった問題が起きるため、売上が伸びにくくなります。

職場に合ったシフト制を導入するだけでなく、顧客や従業員の満足度向上や売上アップのためのシフトを作成しなければなりません。

業務の効率化

自社の職種に適したシフト制を導入しても、シフトの提出や完成したシフトの共有に時間や手間がかかるようでは、店長だけでなくスタッフ全体に負担がかかるでしょう。

そのため、従業員に負担がかからない方法でシフト制を運用する必要があります。

例えば、シフトの提出や完成したシフトの共有が簡単にできる機能が付いているツールで運用をすれば、業務を効率化できるでしょう。

安定した勤務体制の構築

安定した勤務体制の構築も重要です。労働基準法や就業規則に則っており、各従業員にとって不公平感のないシフトを作成する必要があります。

従業員が不満を持たないシフトを作成できれば、従業員満足度も向上し、離職リスクを軽減できるようになるでしょう。

従業員とのコミュニケーション

シフト制を運用する上では、従業員とのコミュニケーションの活性化も重要です。全従業員の希望通りにシフトを作るのは簡単ではありません。

従業員から希望シフトを集める際に調整の余地があるか確認しつつ、従業員のライフスタイルに配慮したシフトを作成するために普段からコミュニケーションを取る必要があります。

また、従業員同士がお互いに助け合えるように、業務専用のコミュニケーションツールの導入を検討しても良いでしょう。

シフト制を運用する際の注意点

シフト制を運用する際、注意しなければならない点がいくつかあります。トラブルを避けるために、これから紹介する注意点について、あらかじめ理解しておきましょう。

法令を遵守したシフトを作成できているか

シフト制を運用する際には法令を遵守したシフトを作成するようにしましょう。以下のような働かせ方をした場合、労働基準法違反に問われる可能性があります。

• 1日8時間、週40時間を超える労働
• 所定の休憩時間を取らせていない
• 時間外労働が年720時間を超えている
• 毎週1日または4週間で4日以上の休日を取らせていない
• 13日以上の連続勤務日数

作成したシフトが労働基準法違反に該当していないか必ず確認しましょう。

従業員の希望を反映できているか

なるべく従業員の希望が反映されたシフトを作成しましょう。

従業員の希望通りではないシフトを作成すると、仕事のモチベーション低下や職場の雰囲気が悪くなり、最悪離職を招くかもしれません。

トラブルにならないためには不公平のないシフトを作成することに加えて、シフト希望のルールを決めておきましょう。

従業員の健康状態を考慮したシフトを作成できているか

従業員の健康状態を考慮したシフトを作成することも重要です。長時間働いてくれるからといって、労働基準法の範囲ぎりぎりのシフトを作成すると、従業員の健康状態が悪化する可能性があります。

疲労が回復しなければ、生産性の低下やモチベーションの低下を招く恐れがあります。特定の従業員に大きな負担をかけすぎないようにしましょう。

業務量や来客数に応じた人員配置ができているか

シフトの作成では、業務量や来客数に応じた人員配置ができているかが重要です。

忙しい曜日や時間帯は人員を多め確保して、顧客が少ない時間帯は少ない人員で営業を回せるようにシフトを組みましょう。

また、スタッフによって経験やスキルが異なります。従業員の能力も考えてバランスの良いシフトを作りましょう。

加えて、トラブルがあっても対処できるように、どの時間帯にも最低一人は責任者やベテランのスタッフがいるシフトを作成しなければなりません。

予期せぬ人員不足に対応できるか

シフトを作成する際は予期せぬ人員不足に対応できるように、余裕を持って人員を配置すべきです。というのも、アルバイトやパートさんやむを得ない理由で欠勤や早退しなければならないことがあるからです。

人員ぎりぎりでシフトを組んでいた場合、一人でも人員が欠けたときに対応ができません。

一人休んでも問題なく営業が回るようにシフトを作ることを推奨します。

そして、シフトの欠員が出ても協力してもらうために、日頃から従業員と積極的にコミュニケーションを取っておきましょう。

効率よくシフト作成できているか

多くの会社では、シフトを作成するのは店長です。日々の業務もこなしながらシフトを作成しなければならないため、多くの負担がかかります。

特に従業員数が多い店舗で紙やExcelを使って作成していた場合、希望シフトの転記、シフトの作成、シフトの変更に多くの時間がかかるでしょう。

シフトを効率良く作成するために、シフト作成ツールの導入を検討すべきです。シフト作成を効率化できれば、顧客満足度や売上向上につながる施策に集中できます。

シフト制を効果的に運用するなら「はたLuck」

シフト制を効果的に運用したいと考えている人は「はたLuck」の利用を検討してはいかがでしょうか？

ここからは、はたLuckの機能について紹介します。

スタッフへのシフト提出依頼を自動化できる

紙での提出の場合、毎回シフトの提出のお願いや提出期限に遅れたスタッフに個別に連絡を取る必要があります。

しかし、はたLuckなら、シフトの提出依頼を自動化できます。期限までにシフトを提出していないスタッフには自動でアラートが出るため、こちらから連絡する手間が省けるでしょう。

シフト作成や調整、シフトの共有もスムーズ

はたLuckを通して提出されたシフトは、自動でシフト作成画面に反映されるので、紙のように転記をする必要はありません。

シフトの作成や調整も手軽にできるので、大幅に時間を短縮できるでしょう。

また、確定したシフトは従業員のスマホに送信されるため、わざわざ店舗まで来て確認する手間と時間を減らせます。

定期シフト機能で決まったシフトはあらかじめ登録できる

はたLuckでは同じ曜日や時間帯に働いているスタッフのシフトをあらかじめ登録できるので、シフト作成にかかる時間を短縮できます。

特に固定制を導入している会社や毎回同じシフトで働いている従業員が多い会社では、ぜひ利用したい機能です。

従業員自身で設定済みのシフトを調整することもできます。

適正シフト機能を活用してコストに見合った業務運営が可能

はたLuckの適正シフト機能を活用すれば、売上や客数予算に基づいたシフトを誰でも簡単に作成可能です。

あらかじめ曜日や日ごとに繁閑の状況を設定しておくことで、必要な人員を簡単に確認できます。

予算通りの売上や利益を確保しやすくなるため、複数店舗を運営している会社におすすめの機能です。

ヘルプ募集もアプリ上で簡単にできる

はたLuckは、同じエリア内の他店舗に向けたヘルプ募集もアプリ上で簡単にできます。店舗全体だけでなく、特定のメンバーのみにヘルプ募集の配信をすることも可能です。

さらに、ヘルプ希望者の勤務履歴も確認できるため、ヘルプ募集している店舗が求めているスキルを持っている従業員かどうかを簡単に把握できます。

シフト作成アプリ「はたLuck」の導入事例

ここからは、シフト作成アプリ「はたLuck」の導入事例を紹介します。シフト作成アプリの導入を検討している人は、ぜひ参考にしてください。

株式会社東京ドーム

株式会社東京ドームは、東京ドームや後楽園ホールの運営や管理、流通、不動産賃貸など幅広く業務を展開している会社です。

株式会社東京ドームではイベント開催時、一人の社員が100人単位のシフトを作成しています。はたLuckの導入以前からシフト管理ツールを導入していましたが、シフト連絡をメールでしか送ることができないため、他のメールに埋もれて見落としが起きていました。

さらにシフトの作成自体は紙で行っていたので、手作業での修正やシフト変更の連絡を対面で行うなど、シフト関連業務に多くの時間がかかっていました。

しかし、はたLuckの導入後はシフトの作成時間が従来の7割程度まで削減。業務内容に関する情報の共有をする際も複数のエリアにまとめて「お知らせ機能」で一斉配信できるようになったため、業務負担が軽減しました。

✉️株式会社東京ドームの導入事例をダウンロードする

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共和建物管理株式会社

ビル管理事業を行う共和建物管理株式会社は、外国籍スタッフが多く在籍しているため、日本語と外国語の両方が理解できる一人の従業員がシフト管理や工程管理など全ての業務を担当していました。

さらに手書きでシフトを作成していたので1日で完成できない、また当日の作業分担を事務所のホワイトボードに書いているため、シフトの変更が簡単にできないといった課題がありました。

しかし、はたLuckの導入後は現場にいなくてもシフトの作成ができるようになったので、作成時間が3時間に減少したそうです。

完成したシフトは、全従業員に簡単に共有できるため、シフトの見落としも減りました。

✉️共和建物管理株式会社の導入事例をダウンロードする

▶️インタビュー動画URLをダウンロードする

株式会社バンダイナムコアミュ ーズメント

アミューズメント施設を運営している株式会社バンダイナムコアミューズメントでは、シフト作成業務が、店長の業務を圧迫し、適正なシフトを組めているかもわからない状況でした。

そこで、シフト管理の課題解決だけでなく、「店舗内のコミュニケーション」「マニュアル機能」「データによる店舗内状態の可視化」など店舗運営に必要な機能が備わっているはたLuckを導入したそうです。

はたLuckの導入後は、パソコンの管理画面にシフトが一括反映されたため、シフトの回収と転記の作業負担が軽減されました。また、本部のパソコンからでもシフトの管理状況が閲覧できるようになり、各店舗の適正な人員配置も確認が容易になったそうです。

✉️導入事例(バンダイナムコアミューズメント)をダウンロードする

▶️インタビュー動画URLをダウンロードする

シフト制のメリット・デメリットを理解して、効果的に運用しよう

シフト制には、自由シフト、固定シフト、完全シフトの3つがあり、それぞれメリットとデメリットがあります。

シフト制を導入する際に重要なことは、法律の遵守、適切なシフト作成と負担軽減が必要です。

シフト作成ツールの導入を検討している人には、はたLuckをおすすめします。はたLuckならスタッフの提出依頼やシフトの作成にかかる時間を削減可能です。

さらにヘルプ募集や売上・予算に基づいたシフトの作成が誰でも簡単にできるようになります。

はたLuckを導入して、シフト作成にかかる負担を軽減しましょう。