飲食店のシフト作成にAIを活用すると、希望収集から人員配置、代打調整まで効率化できます。

AIツールを導入すれば、スタッフの希望提出を自動集約し、ポジションやスキルを考慮したシフト作成、労務チェック、人件費管理まで対応可能です。

本記事では、AIでできることや導入時の注意点、ツールの選び方を解説します。店舗運営全体を改善したい場合は、はたLuckの活用も検討してみてください。

飲食店のシフト作成にAIを活用してできること

飲食店のシフト作成に、AIや管理システムを活用してできることは以下のとおりです。

• スマホからの希望シフト提出と自動集約
• ポジション・スキル・人数を考慮した自動作成
• 違反や連勤の自動チェック
• 急な欠員時の代打打診を自動化
• 人件費予算とのリアルタイム突合

AI活用で仕組み化できる範囲をそれぞれ紹介していきます。

スマホからの希望シフト提出と自動集約

スタッフが専用アプリから希望休と勤務可能時間を提出すると、AIが自動でシフト作成画面に集約します。LINEや紙で受け取って店長がExcelに転記する工程がなくなり、転記ミスや確認漏れのリスクが下がります。

提出から集約までの流れを、従来とAI活用後で比較すると以下のとおりです。

提出画面では勤務希望の日時を選択するだけで完了するため、スタッフ側の入力負担も軽くなります。

ポジション・スキル・人数を考慮した自動作成

必要人数・ポジション・スキル要件を条件として入力すれば、AIが数秒〜数分でシフト原案を作成します。従来は店長がExcel上でホール・キッチンの人員を時間帯ごとに組み合わせる作業に毎週数時間かけていましたが、原案ベースの微調整に切り替えることで作業時間を大幅に短縮できます。

AIに渡す主な条件は以下のとおりです。

上記の条件を整理しておくと、AIは1週間分のシフト原案を一度に出力できます。

労基法違反や連勤の自動チェック

シフト案を入力すると、AIが連続勤務日数・休憩間隔・週の労働時間上限などを自動チェックし、違反箇所を警告します。

例えば、6時間超の勤務に休憩が入っていないケースや、特定スタッフの週合計時間が40時間を超えそうな場合はシフト作成中に検知が可能です。

店長が労基法を1つひとつ確認する必要がなくなり、見落としによる行政指導や罰則のリスクを下げられます。

厚生労働省の「労働時間法制の具体的課題について」によると、週44時間特例は「概ねその役割を終えている」と整理されています。飲食店を含む小規模事業場でも、今後は週40時間を前提にしたシフト管理がより求められるでしょう。

AIに最新ルールを設定しておけば、シフト作成と同時に違反を検知できるため、法改正のたびに店長が条文を読み込む負担も抑えられます。

急な欠員時の代打打診を自動化

当日欠勤が発生したとき、AIが勤務条件に合うスタッフへの一斉な代打依頼の配信が可能です。

返信の早いスタッフから自動でシフトに組み込まれるため、店長が従業員に電話やLINEで連絡する手間が減り、人員確保のスピードも上がります。配信先は勤務可能時間や保有スキルでフィルタリングされるため、応えやすいスタッフだけに通知が届き、無関係なスタッフに依頼が飛ぶこともありません。

チェーン店向けのシステムなら近隣店舗のスタッフにも依頼を広げられるため、自店舗で埋まらない場合の選択肢も増えます。

飲食店のように当日欠勤の発生頻度が高い業態では対応スピードが営業への影響を左右するため、自動化による負荷分散は経営の安定にもつながります。

人件費予算とのリアルタイム突合

シフト作成中に、人件費予算に対する消化率がシステム上に表示されます。

「ここで1人追加すると予算超過」「アイドル帯を1人減らせば予算内に収まる」といった判断を、その場で下せます。過去の売上データから時間帯別の必要人員を予測する機能を併用すれば、想定売上に対して過剰人員になっていないかの同時チェックも可能です。

本部やエリアマネージャーへの報告も、システム上の数値をそのまま使えるためデータで裏付けられます。感覚的な説明ではなく根拠付きで人員配置を示せるため、社内での合意形成のスピードが速まります。

飲食店の複雑条件にAIが対応する仕組み

AIが対応できる複雑条件と操作性のポイントは、以下の4点です。

• ホール・キッチン・責任者のポジション別配置
• 曜日・時間帯別の繁閑差に合わせた人員調整
• スタッフごとの勤務可能日数や個別事情の自動反映
• ITが苦手な店長・スタッフでも使える操作性

それぞれ順番に紹介します。飲食店のシフト管理のコツは、以下で詳しく解説しています。

飲食店のシフト管理における課題と作成のポイントとは？

ホール・キッチン・責任者のポジション別配置

「ホール2名、キッチン1名、責任者1名」のような時間帯ごとの構成条件をAIに渡すと、ポジションを同時に最適化したシフト案を出力します。

手作業だとホール優先で組んでキッチンが手薄になるなど偏りが出やすい作業を、余すことなくバランスを考えて組めるのが強みです。

スキルバランスの条件も設定でき、「新人スタッフには必ずベテランを隣に配置する」「責任者は常にどこかのポジションに含める」といったルールを事前に登録しておけば、AIが配置時に自動で反映します。

経験の浅いスタッフだけで時間帯を回すリスクが発生せず、現場のオペレーション品質を一定に保てます。

曜日・時間帯別の繁閑差に合わせた人員調整

金曜夜・土日ピーク・平日ランチなど、曜日や時間帯ごとに必要人数や人員構成を事前に設定すれば、AIが繁閑時間差に合わせて配置します。

曜日によってホール優先・キッチン優先と求める構成が変わっても、ルールに沿って自動で組み分けが可能です。

繁閑時間差を読み違えるとピーク時の人手不足や閑散時の過剰人員につながり、売上機会や人件費に直接影響します。過去の売上データや客数履歴と連動できるシステムを選べば、店長の経験則に頼らずデータに基づいた配置を継続でき、季節要因の見込み違いも抑えやすくなります。

雨天や近隣イベントといった想定外の繁閑要因も、ルール追加で対応していく運用が可能です。

スタッフごとの勤務可能日数や個別事情の自動反映

スタッフごとに「週◯日まで」「夜勤NG」「学生の試験期間は希望優先」「子どもの送迎で20時退勤」といった個別条件をAIに登録しておけば、シフト作成時に自動で反映します。

店長が一人ひとりの事情を頭の中で覚えておく必要がなくなり、失念による希望休の見落としや本人との認識ズレを防ぐことが可能です。

飲食店ではスタッフの雇用形態がパート・アルバイト・学生・主婦と多様で、それぞれ働き方の制約が異なります。個別条件をシステムに集約しておけば、新人店長や引き継ぎ担当者でも同じ品質でシフトを組めるようになり、属人化のリスクも下げられます。

スタッフ自身が条件を更新できるアプリであれば、ライフステージの変化に応じた条件変更を店長に毎回相談する必要がなくなり、双方の負担を軽くすることが可能です。

ITが苦手な店長・スタッフでも使える操作性

シフト管理アプリは、スタッフ向けと店長向けでUIが分かれており、スマホ操作に慣れていれば直感的に使えるよう設計されています。導入時に分厚いマニュアルを読み込まなくても操作が可能です。

飲食店ではスタッフの年齢層が10代から60代まで幅広く、ITリテラシーにも差があります。操作画面が簡素で迷いどころが少ない設計だと、年代を問わず全員が使える状態にしやすく、導入後の定着率も上がります。

外国人スタッフ向けの多言語対応があるかも、選定時のチェックポイントです。スタッフがアプリを開く前から情報が届く設計だと、確認漏れの抑制にもつながります。

飲食店でシフト作成にAIツールを導入する際の注意点

AIツールの導入時に押さえるべき注意点は、以下の4つです。

• 店舗の「暗黙ルール」を言語化してから設定する
• スタッフに事前に説明する
• 無理なく段階的に始める
• 無料トライアルとサポートで失敗リスクを下げる

導入する際は、これらのポイントを押さえて運用しましょう。

店舗の「暗黙ルール」を言語化してから設定する

AIツールを使う前に、店長の頭の中にある暗黙のルールを言語化して整理しておきましょう。

「新人は土日にベテランと組ませる」「金曜は店長が必ず入る」といった慣習はAIには見えないため、入力されない限り出力に反映されません。

棚卸しの対象は、以下の3つです。

• ポジション定義
• スキルレベル
• 個別条件

最初にホールやキッチン、責任者などポジションをどう区分するか、ベテラン・中堅・新人をどの基準で分けるか、スタッフごとの勤務制約や得意分野は何か、を書き出しましょう。

整理が終わったらシステムの設定項目に落とし込み、運用しながら抜けや矛盾を見つけたら都度更新していきます。最初から完璧を目指さず、1〜2か月の運用で固めていく方針で作成すると、現場に合ったルールへ調整しやすくなります。

スタッフに事前に説明する

導入の目的とスタッフ側のメリットを、導入前に丁寧に伝える工程を入れましょう。

スタッフへの説明なしでアプリだけ配布すると、「いまさら新しいツールを覚えさせられる」と受け取られ、希望提出が滞るなど運用が崩れる原因になります。

スタッフ目線の利点を伝えるようにし、具体的に活用できる情報を共有します。全員が同じ理解で使い始められるよう、説明会の開催や操作マニュアルの配布もセットで行います。導入後に問い合わせが集中すると店長の負担になるため、事前に疑問点を解消しておくほうが定着もスムーズです。

無理なく段階的に始める

導入は1店舗・1機能から始めて、運用に慣れてから範囲を広げていきましょう。

最初から全機能を全店舗で導入すると、現場が機能を使いこなせず、店長やスタッフの混乱が大きくなりやすくなります。

例えば、最初は希望収集だけアプリ化し、慣れてきたら自動作成、その次に代打調整・人件費管理と機能を順に広げていく流れが取り組みやすい構成です。各機能の定着を確認してから次に進めば、現場に過度な負担をかけずに済みます。

多店舗展開している企業の場合は、モデル店舗で成功事例を作ってから他店舗に横展開する進め方も有効です。先行店舗の運用ノウハウを横展開時のマニュアルや研修に反映できるため、後発店舗の立ち上がりも早くなります。

無料トライアルとサポートで失敗リスクを下げる

契約前に無料トライアルやデモ環境を試して、現場の操作感を確認しましょう。

資料や営業説明だけで判断すると、実際に触ったときの違和感が後からでてきて、運用立ち上げ後に「機能はあるが使われない」状態になる可能性があります。

トライアルは店長だけでなく、スタッフ数名にも操作してもらい、感想を集めると判断材料が増えます。世代やITリテラシーの異なるスタッフから声を集めることで、本格導入後に起きやすい操作面のつまずきの事前把握が可能です。

導入後のサポート体制も確認しましょう。問い合わせ対応時間や専任の相談窓口の有無、初期設定の伴走支援があるかを確認しておくと、立ち上げ期にトラブルが起きても止まらず進められます。伴走支援が手厚いサービスほど、定着までのスピードも高まります。

飲食店でシフト作成に最適なAIツールを選ぶ5つのポイント

AIツール選定時に確認すべきポイントは、以下の5つです。

1. スマホで希望提出・代打調整ができるか
2. ポジションやスキルを加味した自動作成ができるか
3. 多店舗・他店舗ヘルプに対応しているか
4. 勤怠・給与システムと連携できるか
5. 無料トライアル・サポート体制があるか

ぜひ、自店舗に合うツール選びの参考にしてみてください。

1. スマホで希望提出・代打調整ができるか

希望収集と代打調整を、店長・スタッフともにスマホで完結できるかを確認しましょう。

PC操作が前提のツールでは、管理者・スタッフ双方の対応環境が限られ、希望収集や変更対応のスピードが落ちる可能性があります。特に、複数店舗を管理している場合や店長が売り場・バックヤードを行き来する現場では、スマホで確認・承認・調整まで行えるかが運用定着のポイントになります。

確認したいのは、主に以下の3点です。

• LINEや紙で行っていた希望収集をアプリに一本化できるか
• スタッフが数タップで希望休や勤務可能時間を提出できるか
• 店長が出先からでもスマホで承認・代打調整まで完結できるか

導入前に実機で操作感を確認しておくと、自社の現場で無理なく使えるかを判断しやすくなります。

2. ポジションやスキルを加味した自動作成ができるか

ポジション別の必要人数とスキルバランスをルール化して反映できるかを確認しましょう。

単に人数を満たすだけのシフトを出すツールでは、ホールが手薄になる時間帯やベテラン不在の時間帯が発生し、結局店長が手作業で組み直す事態になります。

例えば、ホール・キッチン・レジ・責任者などポジションごとに必要人数を設定できるか、新人とベテランの組み合わせバランスを条件として加えられるか、を試用段階で確認します。

シフト作成機能の実用性は、実際の運用条件を設定したうえで、出力結果を確認して判断しましょう。

3. 多店舗・他店舗ヘルプに対応しているか

多店舗を運営している場合は、本部やエリアマネージャーが各店舗のシフトを横断的に管理できるかを確認しましょう。

店舗単位でしか管理できないツールでは、本部視点での人員配置や人件費の把握が難しく、店舗間のヘルプ調整にも時間がかかる可能性があります。複数店舗で人員を融通する運用を想定している場合は、他店舗スタッフのスキル区分や勤務可能時間を確認し、必要に応じてヘルプ依頼ができるかも重要な比較ポイントです。

1店舗のみで運営している場合は優先度の低い機能ですが、将来的に多店舗展開を見込んでいる場合は、対応製品を選んでおくと運用の切り替えを避けやすくなります。

4. 勤怠・給与システムと連携できるか

すでに勤怠管理システムや給与計算ソフトなどの労務管理ツール導入している場合は、シフト管理ツールと連携できるかを確認しましょう。

既存システムと連携できない場合、シフト予定・勤怠実績・給与計算用データを別々に管理する必要があり、確認作業や手動転記の負担が増える可能性があります。特に、シフト予定と勤怠実績の差分確認、人件費の予実管理、給与計算ソフトへのデータ出力まで対応できるかは重要な比較ポイントです。

契約前には、自社で利用している勤怠管理システムや給与計算ソフトとの連携可否を、製品ページや提案資料で確認しておきましょう。

5. 無料トライアル・サポート体制があるか

導入前に操作感を試せるか、導入後に十分なサポートを受けられるかも確認しましょう。

AIを活用したシフト管理ツールは、初期設定や運用ルールの整理に時間がかかる場合があります。自社だけで設定を進めると、現場の暗黙ルールをうまく反映できず、導入途中で運用が止まってしまう可能性があります。

特に確認したいのは、無料トライアルやデモ環境で実際の操作感を試せるか、初期設定の伴走支援があるか、導入後のチャット・電話・メールサポートの対応時間と範囲です。

初期設定の支援があるサービスであれば、ポジション分けや勤務ルールなどを整理しながら設定できるため、導入時のつまずきを抑えやすくなります。結果として、現場に定着するまでのスピードにも差が出ます。

【タイプ別比較】飲食店でのシフト作成に役立つAIツール

飲食店向けのシフト管理AIツールは、4タイプに分かれます。

それぞれのタイプを詳しく見ていきましょう。

勤怠管理連携型

勤怠打刻を主軸とし、シフト作成機能が付随する構成のツールです。

労働時間の集計や給与計算ソフトとの連携が前提で設計されているため、シフト予定と勤怠実績の突合や、人件費の管理を一気通貫で扱えます。

すでに勤怠管理システムを利用している飲食店にとっては、労務管理を1つの基盤に集約できる選択肢になります。

しかし、シフト作成自体の自動化はシンプルな構成にとどまる製品もあるため、複雑な条件処理を求める場合は機能範囲を事前に確認しておくと安心です。

希望集約特化型

希望シフトの収集や、急な欠員時の代打調整を効率化するタイプです。

LINEや紙で分散していたシフト希望をアプリに一本化することで、店長の集計工数や代打依頼の連絡負担を軽減できます。希望提出から確認・調整までの流れを整理しやすくなるため、まずはシフト管理の入口部分を効率化したい店舗に効果的です。

しかし、自動作成や勤怠連携などの機能は限定されている製品もあります。コストを抑えながら、希望収集や代打調整の煩雑さを解消したい飲食店に適しています。

AI自動作成特化型

複雑なシフトの自動作成ロジックに特化したタイプです。

ポジション・スキル・希望休・労働基準法など多数の制約条件を同時に処理する計算力に強みがあり、人の手では組み立てきれない大規模シフトを数分で出力できます。

スタッフ数や条件項目が多く、毎月の作成に膨大な時間がかかっている店舗に適しています。

しかし、希望収集や勤怠連携などの周辺機能は別ツールと組み合わせる必要が出るケースもあり、運用全体の設計を見据えて選ぶようにしましょう。

店舗DXオールインワン型

シフト管理だけでなく、情報共有・新人のオンボーディング・エンゲージメント施策までアプリで管理できるタイプです。

単にシフト作成を効率化するだけでなく、シフトワーカーの定着や活躍までを見据えて設計されています。勤務予定の管理に加えて、業務マニュアルの共有やスタッフの状態把握まで一元化できるため、店舗運営全体の品質向上につなげやすくなります。

代表的なサービスとしては、サービス業全般の店舗運営を支援するアプリ「はたLuck」があります。シフト作成・希望収集・代打調整に加え、スタッフ向けマニュアルの掲載、エンゲージメント測定、本部による店舗状況の把握までアプリ上で対応可能です。

離職率の改善や、複数店舗の運営品質を底上げしたい企業に適しています。

飲食店のシフト作成を変えた「はたLuck」活用事例

はたLuckは、飲食業界の多店舗運営企業で活用されています。ここでは、代表的な3社の事例を紹介します。

• 株式会社曲田商店（とんかつKYK）様
• 株式会社高倉町珈琲様
• 株式会社ハブ様

気になる事例からチェックしてみてください。

株式会社曲田商店（とんかつKYK）様

とんかつチェーン「KYK」を運営する株式会社曲田商店様は、はたLuckの導入により、店舗ごとに異なっていたシフト作成・管理の方法を一元化しました。

これまで店舗ごとに異なるフォーマットで管理していたシフト情報を統一したことで、本部は全店舗の状況を同じ形式で確認できるようになり、確認工数の削減につながっています。

また、シフト管理をデジタル化したことで、店舗単位では把握しきれていなかった勤務可能スタッフも可視化されました。ヘルプ募集機能を活用すれば、近隣店舗のスタッフへ応援を依頼できるため、社内リソースを有効に活用しやすくなります。

シフト作成・管理を一元化した例の詳細を読む

株式会社高倉町珈琲様

カフェチェーンを展開する株式会社高倉町珈琲様は、スタッフの働きやすさ向上を目的に、はたLuckを導入しました。

導入後は、情報確認やシフト提出をスマホで完結できるようになり、スタッフが必要な情報にアクセスしやすい環境が整っています。シフト提出のしやすさが向上したことで、出勤回数の増加にもつながっています。

また、シフト提出のUIがわかりやすくなったことで、提出期限が守られやすくなった点も改善ポイントです。店長が個別にリマインドする負担を抑えられるため、シフト作成のスケジュール管理もしやすくなります。

シフト管理アプリの導入で働きやすさが向上した事例の詳細を読む

株式会社ハブ様

英国風パブ「HUB」を運営する株式会社ハブ様は、シフト作成業務の効率化を目的に、はたLuckを導入しました。

導入後は、スタッフからの希望提出から集約までをアプリ上で完結できるようになり、紙やLINEからの転記、個別連絡にかかる工数が削減されました。これにより、シフト作成にかかる時間の短縮につながりました。

また、スタッフのスキルや経験を踏まえた人員配置をシステム上で設定できるため、ベテランと新人のバランスを考慮したシフト作成もスムーズになっています。業務効率化だけでなく、現場運営に必要な人員配置の精度向上のきっかけにもなりました。

業務効率化や人員配置精度の向上につながった事例の詳細を読む

まとめ

飲食店のシフト作成にAIツールを活用すれば、希望収集・自動作成・労務チェック・代打調整・人件費管理まで効率化できます。

導入時は、現場ルールの整理やスタッフへの説明を行い、段階的に運用するようにしましょう。

シフト管理だけでなく、店舗運営全体の改善まで進めたい場合は、情報共有やエンゲージメント施策まで一元化できる「はたLuck」の活用も検討してみてください。

サービス業におけるシフト作成は、店舗の売上や顧客満足度に直結する非常に重要な業務です。しかし、アルバイト中心のスタッフ構成や急な欠勤など、管理者を悩ませる特有の課題が多く存在します。

本記事では、サービス業のシフト作成が重要な理由や、よくある悩みとその解決策をわかりやすく解説します。効率化を成功させた企業の事例も紹介しますので、現場の負担軽減にぜひ役立ててください。

サービス業でシフト作成が重要な3つの理由

サービス業において、適切なシフト作成は店舗運営の成功を左右する重要な要素です。シフト作成が重要視される主な理由は、以下の3つです。

• 人員配置が顧客満足度を左右するため
• 従業員のモチベーションにも関わるため
• 店舗運営の効率化にもつながるため

それぞれの理由について、詳しく解説します。

人員配置が顧客満足度を左右するため

シフト作成における人員配置は、店舗の顧客満足度を直接的に左右する重要な要素です。スタッフの数が足りないと、お客様をお待たせしてしまい、サービスの質が著しく低下してしまいます。

経験豊富なスタッフと新人をバランスよく配置できれば、スムーズな対応が可能になり、お客様に心地よい時間を過ごしてもらえます。適切な人員配置を行うことは、リピーターを獲得し、店舗の評価を高めるための必須条件です。

従業員のモチベーションにも関わるため

適切なシフト作成は、現場で働くスタッフのモチベーション維持に大きく関わります。希望休が通らなかったり、特定のスタッフばかりに過度な負担が偏ったりすると、不満が蓄積して離職の原因になるでしょう。

個人のライフスタイルを尊重し、無理のない労働環境を提供することで、スタッフはやりがいを持って業務に取り組めます。スタッフが生き生きと働ける環境は、結果として質の高い接客サービスへとつながっていくでしょう。

店舗運営の効率化にもつながるため

精度の高いシフト作成は、無駄な人件費を削減し、店舗運営の効率化に直結します。来客予測に基づいた適切な人員配置ができれば、売上に対して適正な人件費率を維持できるでしょう。

シフト管理がスムーズに行われることで、店長や管理者は本来の業務である接客やスタッフ教育に多くの時間を割けるようになります。経営基盤を安定させるためにも、戦略的なシフト作成は欠かせない業務です。

サービス業のシフト作成におけるよくある悩み

サービス業の現場では、シフト作成時に多くの管理者が共通の課題に直面しています。シフト作成におけるよくある悩みは、以下の7つです。

• ピークタイムに人が足りなくなる
• 急な欠勤が起こってしまう
• パート・アルバイト中心で業務を回す必要がある
• 特定スタッフへの依存と休めない体制
• シフト希望が期限までに集まらない
• 労働時間の偏りが起こる
• 繁忙期と閑散期のシフト調整が必要となる

それぞれの悩みについて、深掘りしていきましょう。

ピークタイムに人が足りなくなる

サービス業のシフト作成では、ランチタイムなどのピークタイムに人が足りなくなることが大きな悩みです。忙しい時間帯に合わせて人員を確保できないと、現場が混乱し、クレームの発生や販売機会の損失につながります。

ピーク時でも安定した店舗運営をするには、短時間だけ働けるスタッフを確保したり、手の空いている部門から応援を呼んだりする柔軟な対応が求められます。ピークタイムの人員不足を解消することは、店舗の売上を最大化するための重要な課題と言えるでしょう。

急な欠勤が起こってしまう

当日の体調不良などによる急な欠勤への対応は、管理者を悩ませる大きな要因のひとつです。ギリギリの人数でシフトを組んでいる場合、ひとりの欠勤が店舗運営全体に致命的なダメージを与えます。急いで代わりのスタッフを探すために、管理者が休日を返上して電話をかけ続けるケースも少なくありません。

トラブルを最小限に抑えるためには、迅速にヘルプを要請できる連絡網を整備しておく必要があります。

パート・アルバイト中心で業務を回す必要がある

パートやアルバイトを中心とした人員構成は、シフトのパズルをより複雑にします。学生のテスト期間や主婦層の家庭の事情など、スタッフごとのライフスタイルに合わせた細かい調整が必要になるためです。

出勤できる日時が限られているスタッフが多いほど、希望通りにシフトを埋めることが難しくなります。多様な働き方を許容しつつ、店舗に必要な労働力を確保するバランス感覚が求められます。

特定スタッフへの依存と休めない体制

特定の優秀なスタッフに業務が依存し、休めない体制になってしまうことは深刻な問題です。一部のスタッフに頼り切った状態は、過度な負担を強いることになり、突然の退職リスクを高めます。

このような状況を防ぐには、誰かが抜けても業務が滞らないように、業務のマニュアル化や他のスタッフのスキルアップを図ることが急務です。全員が均等に休める属人化を排除した組織作りが、長期的な店舗運営には不可欠です。

シフト希望が期限までに集まらない

シフトの希望が提出期限までに集まらないことは、作成作業を大幅に遅らせる原因となります。管理者が個別に催促の連絡をする手間が発生し、他の重要な業務を圧迫してしまうからです。

実際、紙やメールでの提出方法はスタッフにとって手軽さがなく、提出を後回しにされがちです。スマートフォンから簡単に申請できる仕組みを導入するなど、提出のハードルを下げる工夫が求められます。

労働時間の偏りが起こる

シフト作成を手作業で行うと、スタッフ間の労働時間に偏りが生じやすくなります。よくシフトに入ってくれるスタッフに頼りすぎた結果、法定労働時間を超えてしまうというケースも考えられるでしょう。

反対に、あまりシフトに入れないスタッフは収入が減り、モチベーションの低下や離職につながってしまいます。全体の労働時間を可視化し、公平かつ適切な労働時間管理を行うことが重要です。

繁忙期と閑散期のシフト調整が必要となる

季節やイベントごとの繁忙期と閑散期に合わせて、柔軟なシフト調整を行うことは非常に困難です。繁忙期には短期アルバイトの採用や教育が必要になり、閑散期にはスタッフの労働時間を減らす調整を行わなければなりません。

バランスよくシフトを組むには、過去の売上データなどを参考に、正確な需要予測を立てて人員を配置する高度なスキルが求められます。無駄なコストを抑えつつ機会損失を防ぐためには、計画的な人員調整が不可欠です。

サービス業のシフト作成を改善する6つのコツ

複雑なサービス業のシフト作成を改善し、効率化を進めるための具体的な方法があります。シフト作成を改善するためのコツは、以下の6つです。

• 従業員のニーズを考慮する
• ピークタイムを先読みする
• 公平なシフト配分の仕組みを作る
• シフト変更の連絡フローを整備する
• シフト作成ツールで効率化を図る
• スタッフのスキルを可視化する

それぞれのコツについて、具体的に解説します。

従業員のニーズを考慮する

シフト作成においては、従業員一人ひとりのライフスタイルやニーズを最大限に考慮することが大切です。一方的にシフトを押し付けると、スタッフの不満が溜まり、結果としてサービスの質が低下してしまいます。

学生には試験休みの配慮を行い、主婦には保育園の送迎時間に合わせた勤務を提案するなど、柔軟な対応を心がけましょう。スタッフの要望に寄り添うことで働きやすい環境が生まれ、定着率の向上につながります。

ピークタイムを先読みする

店舗のピークタイムを過去のデータから先読みし、重点的に人員を配置することが効率的な運営のコツです。混雑する時間帯とそうでない時間帯のメリハリをつけることで、無駄な人件費を削減できます。

まずは、曜日や天候や近隣のイベント情報などを分析し、時間帯ごとの客数を精度高く予測しましょう。正確な予測に基づいた人員配置は、顧客満足度の向上とコスト削減の両立を実現します。

公平なシフト配分の仕組みを作る

スタッフ間の不満をなくすためには、誰が見ても公平なシフト配分の仕組みを作ることが重要です。特定のスタッフばかりが土日祝日に出勤したり、希望休が通らなかったりすると、職場の人間関係が悪化します。

休日取得のルールを明確にし、労働時間や希望休の反映率に偏りが出ないよう、全体を俯瞰して調整を行いましょう。公平性が保たれた職場はスタッフ同士の信頼関係を強固にし、チームワークを向上させます。

シフト変更の連絡フローを整備する

急な欠勤やシフトの交代が発生した際に備えて、明確な連絡フローを整備しておくことが不可欠です。連絡のルールが曖昧だと情報が管理者に伝わらず、当日のオペレーションに支障をきたします。

連絡フローを整備するためには、誰に、いつまでに、どのような手段で連絡するのかをマニュアル化し、全スタッフに周知徹底させましょう。連絡フローが整っていることで、トラブル発生時にも迅速かつ適切なリカバリーが可能になります。

シフト作成ツールで効率化を図る

シフト作成の抜本的な改善には、スマートフォンのアプリなどで完結する専用ツールの導入が最も効果的です。紙やExcelでの管理は回収や調整に莫大な時間がかかり、転記ミスなどのヒューマンエラーを引き起こします。

ツールを導入すれば、希望シフトの自動集計や人員の過不足を可視化する機能により、作業時間を大幅に短縮できるでしょう。デジタル化による業務効率化は、管理者の負担を減らし、働き方改革を推進する強力な武器となります。

効率的なシフト作成をおこないたい方は、ぜひ、以下からはたLuckの資料をダウンロードしてください。

スタッフのスキルを可視化する

スタッフのスキルを可視化することは、質の高いサービスを維持するための重要なコツです。誰がどの業務を担当できるのかを明確にしておかないと、特定のスタッフへの負担が偏ってしまいます。

スタッフのスキルを可視化するために、新人やベテランのスキルレベルを一覧表などで共有し、バランスよく配置できる仕組みを作りましょう。個々の能力を正確に把握することで、効率的な人員配置とスタッフの育成が同時に実現できます。

はたLuckでサービス業のシフト作成を効率化した企業事例2選

実際にシフト作成ツールである、はたLuckを導入し、サービス業のシフト管理を改善した事例を紹介します。ツールを活用して成果を上げているのは、以下の2社を例にあげてみましょう。

• 株式会社バンダイナムコアミューズメント
• 株式会社オオゼキ

それぞれの企業の導入背景と、得られた効果について見ていきましょう。

株式会社バンダイナムコアミューズメント

株式会社バンダイナムコアミューズメントは、大規模な店舗運営におけるコミュニケーションの課題を解決するために、ツールを導入しました。

シフト申請から共有までの流れをデジタル化し、言った言わないのトラブルを大幅に削減しています。また、スタッフがスマートフォンから手軽にシフトを確認できるようになり、情報の伝達がスムーズになりました。

店舗を可視化することで、現場力と働きがい（ES）を向上 | はたLuck

株式会社オオゼキ

食品スーパーを展開する株式会社オオゼキは、店舗間の応援調整や情報共有をスムーズにするために、ツールを導入しました。

各店舗のシフト状況を可視化することで、急な欠員が発生した際にも、近隣店舗からのヘルプ調整が容易になりました。そして、管理者の事務負担を大幅に削減し、お客様へのサービス向上に注力できる環境を実現しています。

「星を贈る」ことで、より強固なチーム作りをアシスト | はたLuck

はたLuckの資料は以下からダウンロードできますので、興味のある方はぜひ参考にしてください。

まとめ

サービス業のシフト作成は、スタッフの多様な働き方に対応しながら、店舗の生産性を維持するための重要な業務です。Excelや手書きでの管理には限界があり、転記ミスや調整にかかる膨大な時間が、管理者の大きな負担となっています。従業員のニーズに配慮しつつ、専用ツールを活用してシフト管理のデジタル化を進めることが、課題解決の近道です。

本記事で紹介したコツや導入事例を参考に、現場の負担を減らし、働きやすい環境作りを進めてみてください。

はたLuckでは、シフト作成の悩みを解決します。シフト作成業務の効率化を目指したい方は、無料で相談できるため、ぜひ問い合わせてみてください。

近年、地震や台風、豪雨などの自然災害が頻発しています。飲食店では火気を使用する施設であることに加え、多くの人が利用する場所であるため、適切な防災対策が経営上の大きな課題と言えるでしょう。

本記事では、飲食店における防災対策の重要性やメリット、取り組むべき具体的な対策方法について詳しく解説していきます。

飲食店における防災対策の重要性

飲食店は多くの人が集まる場所であり、災害時には混乱や危険が生じる恐れがあります。そのため、適切な防災対策を講じることは、店舗の運営者にとって重要な責務といえるでしょう。ここでは、飲食店が直面する災害リスクや防災対策の必要性についてまとめてみました。

飲食店が直面する災害リスク

飲食店は、一般的な事業所と比べると、さまざまな災害リスクを抱えています。特に日常的に火気を使用するような飲食店では火災リスクが高く、細心の注意が必要です。また、食品を扱う業態であれば、災害時の衛生管理も欠かせません。さらに、災害時には多くの避難者がいる場合もあり、パニックや混乱への対応も求められます。

防災対策の必要性

防災対策は、災害発生時の迅速な対応と被害の最小限に役立ちます。また、災害時に適切な対策を講じなければ、法的責任も問われるケースも少なくありません。事前に十分備えておけば、災害後の事業再開や日常生活への復帰をより早く、スムーズに進めることができます。

防災対策を行うメリット

防災対策を行うことのメリットとして、主に以下の3つが挙げられます。

従業員と顧客の安全確保

防災対策の最も重要なメリットは、従業員と顧客の安全を確保できることです。災害発生時に迅速かつ適切な対応をとることで、人命を守り、被害を最小限に抑えられます。たとえば、建物の耐震化や避難訓練の実施により、地震や火災などの緊急事態に備えられるでしょう。また、非常食や防災用品の備蓄は、災害発生直後の生存率を高めるのに役立ちます。

事業継続

防災対策を行うことで、災害発生時でも事業を継続または早期に復旧させることができます。事業継続計画（BCP）を策定し、平常時から備えを行うことで、被災時の影響を最小限に抑えられるでしょう。具体的には、重要な設備や情報の保護、代替拠点の確保、サプライチェーンの多様化などが挙げられます。

企業の社会的責任

適切な防災対策は、企業の社会的責任を果たせます。災害時には、地域住民の避難場所への提供や食料や水の支援を行うことで、地域社会に貢献できるでしょう。同時に、従業員の安全確保や雇用の維持も、企業の重要な社会的責任のひとつです。こうした取り組みは、企業イメージの向上や地域との良好な関係構築にもつながります。

災害の種類と飲食店特有のリスク

ここでは、起こり得る災害の種類と飲食店特有のリスクについて解説します。

地震

地震は予測が困難な災害であり、建物の損傷、設備の転倒、火災の発生など、複合的な被害をもたらす可能性があります。特に飲食店では、調理器具や食器の落下によるケガ、ガス漏れなどの二次災害にも注意が必要です。さらに、地震発生時の適切な避難誘導ができないと、顧客やスタッフの安全が脅かされる恐れがあります。

火災

飲食店は火気を日常的に使用するため、火災リスクが特に高くなっています。油を使用する調理場では出火の危険が増し、電気機器のショートや可燃物の不適切な取り扱いも出火要因となりかねません。このような火災が従業員の過失や設備の不備によるものであれば、法的責任を問われる可能性もあるため、十分な注意が必要です。

水害

台風や豪雨による浸水被害は、店舗運営に深刻な影響を与えることがあります。浸水によって店内や厨房が水没し、設備や食材が使用不能になるケースも少なくありません。このような状況では、電気系統のダメージによる停電や衛生状態の悪化によって食中毒リスクも高まります。

その他の災害

地震や火災、水害の他にも以下の災害が起こり得ます。

停電

突発的な停電は飲食店の運営に深刻な影響を及ぼします。調理機器が使用できなくなるだけでなく、冷蔵・冷凍設備の停止により食材の管理が困難になります。さらに、照明やレジシステムの停止は、顧客対応や会計処理に支障をきたし、営業の継続が難しくなるでしょう。

断水

断水によって、調理や食器洗浄ができなくなり、衛生管理に深刻な問題が生じます。また、トイレも使用できなくなるため、顧客サービスの質が低下することに加え、営業の継続が困難になるでしょう。

食中毒

食中毒は飲食店にとって最も警戒すべきリスクのひとつです。顧客の健康被害だけでなく、それに伴う営業停止処分や風評被害は、店舗の信頼性を大きく損なうほか、長期的な経営に致命的なダメージを与える恐れがあります。

感染症

感染症の流行は、飲食店の営業に大きな制約をもたらします。感染拡大防止のため、営業時間の短縮や座席数の削減が求められ、場合によってはアルコール提供の制限など、通常の営業スタイルの大幅な変更が必要になります。

飲食店特有のリスク

飲食店は以下のリスクが特に高まります。

火気使用

飲食店では調理のために日常的に火を使用するため、火災のリスクが高くなります。ガスコンロや揚げ物器の不適切な取り扱いが火災の原因となるケースも少なくありません。

食材の腐敗

停電や冷蔵設備の故障が起きてしまうと、食材が腐敗するリスクがあります。これは食中毒の原因となり、顧客の健康被害や営業停止などの深刻な問題を引き起こす恐れがあるでしょう。

顧客の密集

飲食店は多くの顧客が集まる場所であり、災害時にパニックが発生するリスクが高まります。特に狭い空間や出入り口が限られている場合、避難が困難になる恐れがあるため注意が必要です。

飲食店が行うべき防災対策

ここでは、飲食店が行うべき防災対策をハード面（施設や設備、機器、道具といった形ある要素）とソフト面（人材や技術、意識、情報といった無形の要素）にわけて解説します。

ハード面の対策

ハード面の対策は以下のとおりです。

地震対策

地震の際には、棚や重い調理器具が倒れる危険性があります。そのため、冷蔵庫や棚を壁や床に固定するほか、食器やボトルには滑り止めシートを設置するとよいでしょう。また、窓ガラスには飛散防止フィルムを貼り、照明器具は落下防止ワイヤーで補強することで、地震発生時の被害を最小限に抑えられます。

火災対策

火災のリスクは、厨房での火気使用が原因として多くなります。そのため、火気器具の周りに燃えるものを置かないようにするほか、適切な場所に消火器を設置することも大切です。また、厨房や店内に火災報知器を設置し、定期的に作動するか確認を怠らないようにしましょう。

水害対策

水害の際、店内の浸水や設備の損傷が心配されます。事前に窓に貼る防水シートや土嚢を準備しておくなど、店内の浸水を防ぐ対策が必要です。また、厨房や冷蔵庫などの設備や高い位置に配置するようにして、浸水被害を受けないようにしておくとよいでしょう。

設備の安全対策

設備の安全対策では、定期的な点検と適切なメンテナンスが欠かせません。ガス設備や電気設備の安全性を確認し、老朽化した部分は早めに修理や交換を行いましょう。また、非常時に備えて、主要設備の緊急停止方法を従業員全員が把握しておくことが大切です。

非常用設備の設置

非常用設備として、非常用発電機や蓄電池の設置を検討するとよいでしょう。非常用照明や携帯ラジオ、懐中電灯なども準備しておくことで、停電時も最低限の営業継続や安全確保が可能になります。

備蓄品の準備・管理

備蓄品は、従業員と想定される滞留者の3日分を目安に準備しておくことがおすすめです。食料、飲料水、簡易トイレ、毛布などを用意し、定期的に点検・更新します。また、救急用品や衛生用品も忘れずに備えましょう。

ソフト面の対策

ソフト面の対策は以下のとおりです。

従業員教育

災害時の役割分担や避難誘導方法、応急処置の基本を身に着けておくことも不可欠です。また、設備の安全な取り扱いや、緊急時の対応手順を定期的に確認します。従業員全員が防災意識を高め、冷静に行動できるよう継続的な教育をすることが大切です。

定期的な防災訓練の実施

防災訓練は避難誘導や消火、応急処置などさまざまな災害シーンを想定し、実践的な訓練を定期的に実施するようにしましょう。従業員の対応力を高められるほか、訓練後に反省会を開くことで改善点を洗い出し、訓練内容をブラッシュアップできます。

防災マニュアルの作成

防災マニュアルには災害時の対応手順や従業員の役割分担、避難経路、緊急連絡先などを明記します。店舗の特性や立地に応じたリスクを考慮し、具体的で実行可能な内容にすることを心がけましょう。防災マニュアルは、定期的に見直しを行い、最新の情報を反映させることが重要です。

緊急時の対応手順の確認

緊急時の対応手順は、災害の種類や規模に応じて異なります。災害の種類や規模に合わせて、初期消火、避難誘導、負傷者の救護など、具体的な行動指針を定めましょう。また、従業員全員がこれらの手順を理解し、迅速に行動できるよう定期的な確認と訓練が必要です。

従業員の安否確認と二次災害防止対策

従業員の安否確認方法を事前に決めておき、災害時の連絡手段を確保しておくことも欠かせません。SNSや災害用伝言ダイヤルの活用も検討するほか、二次災害防止のために建物や設備の安全確認手順を定め、危険箇所への立ち入り禁止措置なども迅速に行えるよう準備しておきましょう。

近隣店舗・地域との連携

近隣の店舗や地域コミュニティとの連携を強化し、情報共有や共同訓練の実施や避難場所の確認など、日頃からの関係づくりが欠かせません。また、地域の防災計画を把握し、飲食店としての役割を明確にしておきましょう。

災害後の事業継続計画の策定

事業継続計画（BCP）では、災害後の早期営業再開に向けた具体的な手順を定めておくことが大切です。従業員の雇用維持や財務面での対策も盛り込み、総合的な復旧計画を策定しましょう。

飲食店の防災対策に活用できる「はたLuck」

飲食店の防災対策を講じるなら、はたLuckがおすすめです。ここでは、はたLuckの主な機能について、見ていきましょう。

重要なお知らせを「お知らせ」機能で従業員に通知

緊急時の情報伝達は、防災対策の要となります。はたLuckの「お知らせ」機能を活用することで、全テナントへの迅速な情報共有が可能となります。たとえば商業施設であれば、臨時営業等の連絡を一斉に通知することができるでしょう。

緊急時の対策を「マニュアル管理」で共有

防災対策のマニュアルやガイドラインをはたLuckの「マニュアル管理」機能で一元管理することで、必要な時に必要な情報にすぐにアクセスできる環境を整備できます。緊急時の対応手順の確認や、日常的な確認事項の参照がしやすくなります。

緊急時の状況報告にも使える「連絡ノート」

はたLuckには、日常的な業務連絡から緊急時の状況報告まで、全体への申し送り事項を掲載できる「連絡ノート」機能があります。店舗の店長からシフトワーカーに直接連絡できるため、お店の営業情報だけでなく簡易的な安否確認などにも活用できるでしょう。

「トーク」機能を活用してコミュニケーションも

はたLuckの「トーク機能」は一般的なトークアプリと似た操作性で、ストレスなく利用することができます。同じ部署やチーム内など、特定のメンバーのみでトークルームを作ることもできるため、非常時の状況確認はもちろん、店舗内のコミュニケーションを活性化するというメリットもあります。

飲食店の“万が一”にそなえて防災対策しよう

防災対策は、万が一の災害の際に店舗の継続的な発展と安全確保をするために欠かせません。適切な計画を徹底することで、災害時の被害を最小限に抑え、早期の営業再開が可能になります。防災訓練や備蓄品の管理、緊急時の対応手順を日頃より確認しておくことで、災害が発生した際に迅速かつ効果的に対応できるでしょう。

また、従業員全員が防災意識を持ち、役割分担を明確にしておくことで、混乱を避けられます。なお、防災対策は一度決めたら終わりではなく、定期的な見直しや改善を行い、強固な防災体制を築くことが大切です。

さらに、飲食店の防災対策に活用できるツールを導入するのもひとつの手です。なかでも、はたLuckは、緊急時のマニュアルを従業員に共有しやすい機能を搭載しているだけでなく、万が一の際の連絡ツールとして活用できます。効果的な防災対策を検討しているのであれば、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

はたLuckサービス概要資料、導入事例集

店舗サービス業向け、商業施設向け、それぞれのサービス概要資料をご用意しています。導入事例集も一緒にダウンロードが可能です。

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今回の記事では飲食店におすすめのシフト管理ツール10選と、選び方のコツについて紹介します。

飲食店におすすめのシフト管理ツール10選

飲食店におすすめのシフト管理ツールを10種類ご紹介します。それぞれに特徴が異なるので、どのツールが自分の店に適しているのかをチェックしながら見てみましょう。

FOODING JOURNAL

「FOODING JOURNAL」は外食企業に特化したシフト管理ツールです。シフト管理システムはもちろん、販売管理や商品の発注管理など外食産業で必要となる管理機能の多くを網羅しています。ハードウェアやソフトウェアの導入が不要であるほか、さまざまな給与ソフト等と連携できることから、すでに既存のシステムを使っている場合でも利用可能です。また、複数店舗で利用できるため、多店舗展開している場合においては導入コストが抑えられるでしょう。

「FOODING JOURNAL」はサポート体制が手厚いことも特徴のひとつ。24時間365日のサポート体制が整っており、夜間や早朝などにシステム不具合が生じた場合でも安心です。複数店舗を展開する経営者をはじめ、業務効率化に取り組みたいと考えている方は、一度検討してみるのもよいかもしれません。

かえる勤怠管理 飲食

「かえる勤怠管理 飲食」は飲食店に特化したシフト管理ツールで、飲食店で役立つ機能をリーズナブルに利用できると定評があります。初期費用および専用タイムレコーダー（1台）のレンタルが0円であることに加え、月々のコストも拠点毎の定額制となっています。また、タイムレコーダーはタブレット型でどこでも簡単に設置できるほか、スマホからでも打刻可能です。

その他の特徴として、飲食店の不規則になりがちなシフトでも管理しやすいよう柔軟な設定変更が可能である点が挙げられます。シフトのインポートも手軽に行えることから、シフト作成業務にかかる時間が短縮できるでしょう。

料理人（シェフ）

「料理人（シェフ）」はチェーン展開している飲食店をメインターゲットに、経営を支援することを目的としたシフト管理ツールです。勤怠システムでは「ワークスケジュール管理」や「勤怠管理」をはじめ、シフト管理に役立つ機能がそろっているほか、販売から購買、連絡管理まで幅広い業務をサポートしてくれます。

また、「料理人（シェフ）」のシステムサポートは24時間365日対応であるだけでなく、サポート専門の部隊が常駐しているのも特徴のひとつ。深夜や早朝といった時間帯は「チャット」でのサポートとするサービスが多い中、時間にかかわらず有人でのサポートを受けられることはメリットといえるでしょう。

MAIDO SYSTEM

「MAIDO SYSTEM（マイドシステム）」は飲食店売上管理システムを中心としたクラウド型のシフト管理ツールです。シフト管理はもちろん、売上や給与、連絡管理まで飲食店で必要となる機能が一通り搭載されています。また、月額1,980円から利用できることもあって、取り急ぎどういったシステムなのか試してみたいという方にとって使い勝手がよいサービスだといえるでしょう。

また、「MAIDO TIMECARD（マイドタイムカード）」を利用することで出勤や退勤の打刻のみならず、シフト管理についてもクラウドで一括管理が可能です。スタッフがスマホでシフト希望を出せるほか、シフト作成にかかる時間を削減できるでしょう。

はたLuck®

「はたLuck®」はチェーン店や多店舗経営で特に強みを発揮する、シフト管理ツールです。シフト希望の提出から調整、確定まで一連の流れがアプリ内で完結するほか、ヘルプの募集などもアプリを通じて行えます。また、シフト状況などのデータを集計し、店舗や曜日、ポジションなどの項目でシフトを分析できるため、店舗運営の効率化にも役立ちます。

また、「はたLuck®」ではCS（カスタマーサクセス）がシステムの導入から活用にいたるまでサポートを行ってくれます。そのため、これまでシフト管理ツールを使ったことがない方でも安心して利用できるほか、自社にあった最適な活用方法を見つけられるでしょう。

SHIFTEE

「SHIFTEE」は株式会社システムサポートが運営する、シフト管理システムです。ラインシフト作成機能や月間シフト作成希望が搭載されており、PCやスマホから提出したシフト希望が自動的に作成画面に反映されます。そのため、管理者が手入力を行う必要がないほか、入力ミスなどの心配もせずに済むでしょう。

1ユーザーあたり月額200円で利用できるLIGHT版、高機能なシフト作成ができる月額400円／名のFULL版、シフト自動作成機能がついている月額500円／名のFULL版と、用途に応じたプランを選択可能です。どのプランが適しているかわからない場合、まずはLIGHT版から試すことをおすすめします。

シフオプ

「シフオプ」はリクルートが提供する、シフト管理システムです。モデルシフト表示やシフト共有、メッセージ機能などシフト管理に役立つ機能が数多く揃っており、なにかと時間が取られがちなシフト作成業務を効率よく行えるでしょう。シフオプでは現場毎に人数の過不足や人件費を把握できるほか、スタッフの急な欠勤など万が一の際にはヘルプ募集の一斉送信機能も活用できます。

また、基本プランであれば1ユーザーあたり月額300円で利用できるほか、初期費用は一切かかりません。スタッフ数がそれほど多くない小～中規模の店舗経営者には使い勝手のよいシフト管理システムといえます。

R-Shift

「R-Shift」は小売業・サービス業に向いているシフト管理ツールです。AIによるシフトの自動作成が可能なほか、スタッフのスキルを考慮した作業割当ても自動で行えます。また、店舗の業態や特性にあわせて必要な機能をカスタマイズし、自身の店舗にあったサービスを利用できるのも特徴のひとつです。

「R-Shift」の初期費用については公式サイトから問い合わせが必要となるため、気になる方は一度連絡してみるとよいでしょう。

Sync Up

「Sync Up」は多店舗展開をしている方におすすめのシフト管理ツールです。出勤日の希望収集をはじめ、シフト表作成からヘルプの調整まで、シフトに関する一連の機能が揃っています。人件費や売り上げなどによる分析も1店舗に限らず、複数店舗でまとめて実施できることから業務効率化が期待できるでしょう。

また、UIが非常にシンプルで使いやすさに定評があり、システムが苦手な人でも直感的に操作を行うことが可能です。困ったことがあればサポートデスクへ問い合わせることもできます。

Airシフト

「Airシフト」はリクルートが提供するシフト管理システムで、初期費用無料な上、1ユーザーあたり月額110円からと手頃な価格で利用できます。シフトの収集から作成、調整や共有のみならず勤怠管理まで行える便利さで人気があるシステムです。

注意点として、Airシフトでは同じIDで複数店舗の登録が可能である一方、複数店舗でスタッフを共有できないことが挙げられます。そのため、1人のスタッフが複数店舗を受け持つ場合、シフト管理が少々複雑になる恐れがある点に気をつけなければなりません。

飲食店におすすめのシフト管理ツールの選び方

ひと言でシフト管理ツールといっても、その種類は多岐にわたります。シフト管理ツールを選ぶ際にチェックすべきポイントについて解説します。

シフト希望の収集が可能か

シフト管理ツールの中には、スマホやアプリを通じてスタッフが提出したシフト希望を管理画面に自動で反映するほか、シフト作成パターンが登録できる機能が備わったものがあります。また、勤務時間が不規則になりやすい飲食業界では日勤や夜勤など変則的な勤務形態にも対応できるか否かをチェックしておくとさらに使い勝手がよくなるでしょう。

多店舗展開に対応しているか

シフト管理ツールの中には多店舗展開に対応していないケースも見受けられます。多店舗展開に対応しているシステムを選ぶことで、自店舗のシフトはもちろん、他店舗の状況確認や比較等を行えることから経営分析がしやすく、業務効率化や売り上げの向上が見込めるでしょう。

ヘルプ調整機能があるか

スタッフの体調不良や家庭の事情などで欠員が生じてしまい、急遽ヘルプを募集しなければならないときもあるでしょう。そうした場合において、ツールを使わずにヘルプを募集するのは大変な労力と手間がかかります。ヘルプ調整機能が搭載されているシフト管理ツールを選ぶことで、ツール上でヘルプの募集を行えるほか、調整もしやすくなります。

法令や就業規則のチェックができるか

法令や就業規則のチェック機能が搭載されているかどうかも確認項目の一つです。労働基準法の規定により、毎週1日あるいは4週間のうち4日以上の休日を設定することが義務づけられています。また、労働基準法には他にも様々な細かい取り決めがなされており、それらをきちんと反映したシフトを作成できるツールを選ぶとよいでしょう。

無料トライアルが可能か

導入すべきか否か、悩んでいる場合は「無料トライアル」が可能であるかどうかを確認するとよいでしょう。サポートを受けつつ少ない店舗でまずは導入し、自社にフィットしたツールであるかどうかを慎重に見極める必要があります。また、実際に利用することで現場からリアルな声を聞けるほか、本格的に導入することになった際にはスムーズに運用できるでしょう。

サポート体制は充実しているか

シフト管理ツールの導入に当たり、サポート体制が充実しているか否かもチェックしておくことをおすすめします。サポートの程度はツールによって異なりますが、はじめて導入する場合にはベンダーのカスタマーサービスが併走してくれるタイプのツールを選ぶとよいでしょう。

たとえマニュアルや動画、AIのチャットボットが用意されていたとしても、それだけでは解決できない事象が起きるかもしれません。そのような場合に、カスタマーサービスが迅速に対応してくれるかどうかも確認しておくとより安心です。

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飲食店のシフト管理ツールなら「はたLuck®」がおすすめ

飲食店のシフト管理ツールなら「はたLuck®」がおすすめです。「はたLuck®」はサービス業に特化した店舗DXアプリであり、導入することでシフト管理がスムーズになるほか、ESの向上などにも繋がるでしょう。

はたLuck シフト管理機能概要資料

シンプルで使いやすいUIで、シフト申請・調整・確定・確認の全ての業務が管理可能です。他にも売上予測に基づいた適正シフトや近隣店舗と人材シェアが可能なヘルプ募集機能など豊富な機能をご用意しています。

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最適な人員配置をサポートしてくれる

2022年にリリースされた「予算連動マスター」では、売上や客数など店舗に応じた予算を細かく設定できるため、シフトの作成段階から最適な人員配置を実現することができます。また、シフト作成者の作業時間や負担の軽減にも繋がるほか、残業代も抑えられるでしょう。

「はたLuck®」では「適正シフト機能」により店別や曜日別、時間別に必要なリソースを役割別に設定できるほか、スタッフの最適な配置を把握することが可能です。「予算連動マスター」とあわせて活用することによって、より最適な人員配置を行うことができます。

店舗間でヘルプ調整ができる

「はたLuck®」には複数の店舗間でヘルプの募集や応募ができる「ヘルプ募集」機能が搭載されています。募集の仕方も一斉通知をはじめ、特定の店舗だけにヘルプ募集を行うことができます。そのため、ヘルプが必要となった店舗の近隣に位置する他店舗にのみ募集をかけるといったことが可能です。スタッフもアプリ上でヘルプへの応募ができるため、わざわざ個別に連絡を取ってヘルプに入れるか否かを確認する必要がありません。

勤務条件にあわせた労務アラートを表示

「はたLuck®」では勤務条件にあわせた労務アラートを表示する「カスタムアラート機能」が搭載されています。シフトの作成段階からスタッフの働き過ぎを防止できるほか、スタッフの勤務条件に応じて自由にカスタマイズできる点が特徴です。また、複数の労務アラートの設定も可能であり、個別の契約内容に基づいたシフトの作成をサポートしてくれます。スタッフが働きやすい環境を実現する上で、役立つ機能といえるでしょう。

固定シフトをあらかじめ登録できる

「定期シフト機能」では、スタッフが「固定の勤務シフトで働いている」「休みの曜日が決まっている」などといった場合において、固定シフトをあらかじめ登録できます。管理者が管理画面からスタッフのシフトをあらかじめ登録しておくことで、効率的にシフトの作成ができることはもちろん、申請も容易になるでしょう。

シフト管理ツールを活用して飲食店の業務を効率化しよう

今回は飲食店におすすめのシフト管理ツール10選と、選び方のポイントについて解説しました。本記事を読んでいる方の中にはExcelやGoogleスプレッドシートを活用し、手作業でシフト表を作成している方も多いかもしれません。

しかし、手作業でシフト表を作成すると多くの手間や時間がかかるほか、急遽ヘルプが必要になったときは別途対応を迫られることになるでしょう。こうした課題を解決し、業務効率化を目指すためにはシフト管理ツールの活用がおすすめです。今回ご紹介したツールの中から、自身のニーズに見合ったものを試しに使ってみてはいかがでしょうか。

はたLuck シフト管理機能概要資料

シンプルで使いやすいUIで、シフト申請・調整・確定・確認の全ての業務が管理可能です。他にも売上予測に基づいた適正シフトや近隣店舗と人材シェアが可能なヘルプ募集機能など豊富な機能をご用意しています。

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近年ではQSCにValue（価値）やHospitality（おもてなしの心）などを付けたものも登場し、さまざまに活用されています。

この記事では、QSCの詳しい意味と具体的な取り組み方、マクドナルドやファミリーマートなどの企業の取り組み事例を紹介します。QSC向上のために活用できる便利なツールも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

QSCとは

QSCとはQuality（提供するメニューの品質）、Service（接客の品質）、Cleanliness（お店の清潔さ）の頭文字を取ったものです。

マクドナルドの実質的創業者であるレイ・クロック氏が、マクドナルドの店舗経営のために導入しました。
マクドナルドの成功により多くの飲食業・サービス業で導入されるようになり、「飲食店・小売店経営の基本」といわれています。

QSCそれぞれの意味するところを以下で詳しく見ていきましょう。

Quality（クオリティ）

飲食店にとって、メインの商品である料理や飲み物などの品質は、最も重視されなくてはなりません。

ただし、ここでいう「品質」は、料理・飲み物の味だけでなく、ボリュームや温度、盛り付けなどの見た目、提供のスピードなど、料理・飲み物に関するすべての要素を含んでいます。

また、品質には価格設定も関わってきます。「品質のわりに価格が高い」と感じれば、顧客の満足度は低下します。価格はあくまでも、顧客が感じる品質に合わせて設定しなくてはなりません。

品質の向上に努めるとともに、品質が低下しないよう、定期的なチェックが必要です。チェーン展開する場合には、すべてのチェーン店で同じ品質が維持される必要があるでしょう。

Service（サービス）

飲食店が成功するには、料理の品質だけでなく、従業員の顧客に対する言葉や態度、コミュニケーションの取り方など、接客の品質も重要です。料理がどれほど美味しくても、従業員の態度が悪いとなれば顧客の満足度は低下します。

接客は、顧客の入店から退店までのあいだに、予約、入店案内、オーダー、料理の提供、お見送りの段階を経て進みます。各段階における接客の品質をそれぞれ向上させることが必要です。

Cleanliness（クレンリネス）

人が口に入れるものを扱う場所である飲食店にとって、お店の清潔さは厳しく求められます。店内の清掃を徹底し、清潔さを維持しなくてはなりません。

清掃は実際に食事をする客席部分だけでなく、トイレや受付、調理場など、客席からは直接見えない部分まで徹底することが大切です。1カ所でも清潔でない場所が見えてしまうと、「食器がきちんと洗えていないのでは？」などと、清潔さに対する疑念が顧客に芽生えてしまうからです。

また、お店の清潔さには従業員も含まれます。従業員の身だしなみや髪型、指先、あるいはユニフォームのシミや汚れ、着崩れなどがないよう、十分にチェックしましょう。

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QSCが重要視される理由

飲食店においてQSCは集客のしやすさに結びつき、売り上げにも影響するため、重要視されています。

飲食店が売上や利益を上げるためには、顧客を呼び込む必要があります。さらに新規顧客だけではなく、リピーターがどれほどいるかも売上に直結します。リピーターを獲得できない場合は、常に新規顧客を集客しなければならないでしょう。顧客が飲食店のリピーターとなるかどうかは、初めて来店した時の印象や居心地の良さが影響します。その印象を大きく左右するものが、QSCの3つの要素です。

クオリティは、味という飲食店において最も重要な要素です。どれほどおしゃれな飲食店であっても、味が美味しくなければリピートされません。また、接客の質や店内の清潔さも印象や居心地の良さに影響します。

QSCのどれか1つでも欠けると顧客満足度は上がりにくく、経営が悪化しかねないため、飲食店においてQSCは重要視されています。

近年になって新たに登場しているQSC＋「α」

より高い価値を提供し、顧客に選ばれるお店になるためには、QSCだけでは足りないという考え方も近年になって複数登場しています。
いずれも「QSC＋α」の形を取っている、その代表的な考え方を以下で見ていきましょう。

QSC+V（Value＝価値）

まずはQSCに「Value（＝価値）」を加えたものです。マクドナルドが提唱し、企業理念にもなっています。飲食店は顧客に対して単に料理や飲物ではなく、「価値」を提供するものであり、その価値の提供は、QSCが高いレベルで徹底されてはじめて可能になる、という考え方です。

マクドナルドではその価値を、「最高の店舗体験を提供し、顧客や従業員、地域住民が笑顔になること」と定義しています。
QSC+Vの考え方を取り入れようと思うなら、顧客に対してどのような価値を提供したいかをよく考えることが重要です。

QSC+H（Hospitality＝おもてなしの心）

次に、QSCに「Hospitality（ホスピタリティ）」を加えたものがあります。ホスピタリティは日本語なら「おもてなしの心」に当たるでしょう。

ホスピタリティは、従業員が単に決められた通りの接客を行うだけでなく、顧客に喜ばれることを常に意識し、積極的に行動することを意味しています。顧客がメニューを開く前に、アレルギーの有無を確認する、あるいは量を変更できることを説明する、などが例として挙げられます。

あるいは、顧客がリピーターであればその注文歴を把握しておき、いつもパスタを注文する顧客なら新作のパスタを提案する、なども一例です。ホスピタリティの高いサービスが提供できれば、顧客のリピート率向上やSNSでの口コミ投稿などにつながるでしょう。

QSC+A（Atmosphere＝雰囲気）

QSCに「Atmosphere（雰囲気）」を加えたものもあります。飲食店を選ぶ際、お店の雰囲気を重視する顧客は多くいます。雰囲気が気に入った顧客はリピーターになることもあるでしょう。

このQSC＋Aを実践するにあたって注意が必要なのは、「雰囲気」の好みは人によって千差万別だということです。「万人が好む雰囲気を作るのは難しい」ことを頭に置き、むしろコンセプトを明確にすることを心がけましょう。

あるコンセプトを定めたら、店構えから内装、調度品、従業員の服装やふるまい方などの細部に至るまで、そのコンセプトで統一します。そうすれば、そのコンセプト・雰囲気に惹かれた顧客が集まってくれることになるでしょう。

QSCの向上に必要な4つのステップ

QSCをどのようにしたら向上させられるかを解説します。

具体的な方法として、「顧客アンケートの実施・分析」「改善案の策定・共有」「改善案の実施とレビュー」「従業員満足度を向上させる」の4つが挙げられます。

顧客アンケートの実施・分析

QSC向上のため有効な方法としてまず挙げられるのは、顧客アンケートの実施です。自店舗のQSCが顧客からどのように思われているかを知るためには、直接聞いてみるのが一番だからです。

顧客アンケート実施の流れは以下になります。まずアンケート用紙を作成し、店内に設置します。

アンケートは、たとえば以下のような内容となるでしょう。

当店のことを知ったきっかけ

看板を見て、お店の前を通りかかって、チラシを見て、家族・友人などからの紹介、ホームページを見て、食べログを見て、ぐるなびを見て、などの選択式

当店を選んでいただけた理由

自由記入

QSCに関する質問

料理のおいしさは？
料理の提供時間は？
スタッフの接客態度は？
お店の活気・雰囲気は？
お店の清潔感は？
総合的な満足度は？
などの質問に1点～5点などの点数で答えてもらう

顧客の負担にならないよう、アンケートの項目が多くなりすぎないよう注意しましょう。アンケート用紙を置く場所は、テーブル上など顧客から見えやすい場所がおすすめです。

改善案の策定・共有

受け取ったアンケートは、日々従業員と共有するとともに、1週間や1カ月単位などで集計し、まとめておきましょう。そのうえで、アンケート結果について従業員と話し合います。

話し合いでは、改善すべき点と好評だった点の両方を洗い出します。

改善すべき点については、具体的な改善案を考えましょう。好評だった点については、それをより伸ばすための方法を考えると、顧客満足度の向上につながります。これらのアンケート結果や改善案は、従業員間で必ず共有しておきましょう。

改善案の実施とレビュー

改善策が決まったら実行に移し、結果をレビューします。このとき改善する業務については、行うべき作業内容や手順が従来と変わるケースが多いでしょう。

そのため作業手順が変わることを従業員に周知徹底することが大事です。またチェーン店などであれば、他の店舗で挙がった改善点も取り入れ、サービスの質を統一させておく必要があります。連絡ツールなどを活用し、漏れなく内容を伝えましょう。

新しい手順が定着するまでは、毎日朝礼で確認したり、定期的にチェックしたりする方法もあります。連絡ツールなどで周知するほか、その場限りで終わらせないためにも、改善策は必ずマニュアルに反映させておきましょう。

また、実施後にはQSCが改善されているかどうかを確認します。レビューをする際には、本記事内で説明する「QSC チェックシート」を用いると良いでしょう。

従業員満足度の向上も並行して努める

QSCを高めるためには、従業員満足度を向上させることも効果があります。QSC向上には従業員の協力が欠かせません。従業員がモチベーションを高く保って仕事をすれば、QSCは自然に向上していくといえるでしょう。

従業員満足度を高めるためには、社会保険や休暇制度など福利厚生の充実や、勤務時間が適切に調整され無理が出ないようにすることなどが大切です。

また、良い仕事をした従業員が店長や同僚から褒められる状況を意識的に作ると、従業員のモチベーションは大きく高まるでしょう。

QSC向上にチェックシートを活用しよう

QSCそれぞれについてチェックシートを作成・運用するのも、QSC向上に有効です。

QSCはどの店舗で誰がやっても、同じレベルになる必要があります。QSC向上のポイントを明記したチェックシートの作成と運用で、QSCレベルをバラツキなく維持することが可能となります。

また、チェックシートは作成して終わりではなく、従業員全員で共有し、定期的にQSCチェックを行うことが大切です。チェックシートの項目例をご紹介します。

Qualityに関するチェック項目の例

• 食材の鮮度は決められた基準をクリアしているか
• 調理手順はすべてマニュアルに記載され、それが確実に実行されているか
• 食材の廃棄量は決められた基準内に収まっているか
• 調理された料理がテーブルに運ばれるまでに遅れが発生していないか
• 料理の見た目は決められた基準の通りになっているか

Serviceに関するチェック項目の例

• 顧客に対する挨拶は励行されているか
• 笑顔で接客できているか
• 顧客が来店してから席に案内されるまでのルーティンが守られているか
• 顧客と過不足のないコミュニケーションを取り、必要な情報提供ができているか
• 混雑時の対応に問題が生じていないか
• クレーム時の対応オペレーションは守られているか

Cleanlinessに関するチェック項目の例

• 駐車場はきれいな状態を保てているか
• トイレは定時に点検されているか
• 客席の清掃状態に問題はないか
• テーブルや椅子は定期的に点検され、必要に応じて修理されているか
• テーブル上の調味料などは清潔に保たれているか
• 冷蔵庫に保存されている商品にカバーがかけられているか
• カウンターや棚などは整理整頓、清掃されているか
• 調理場の換気口やフードは毎日清掃されているか
• 感染症対策は決められた通りに実施されているか

QSC実践の具体例

QSC実践の具体例として、マクドナルドとファミリーマートを紹介します。

マクドナルド

前述の通りQSCはマクドナルドの創業者レイ・クロックにより、世界で初めて提唱されました。1955年にマクドナルド第1号店がオープンした際、QSCを具体的に実践するための15ページにわたるオペレーションマニュアルが、関係者全員に配布されました。

そのようなマニュアルを作成するレストランチェーンは当時どこにもなかったため、関係者は唖然としたそうです。

マクドナルドの品質管理はその後も徹底され、生産地から店舗までの安心・品質・衛生のための食品管理システムが構築されています。

その基準は

マクドナルドのグローバル基準：製品、原材料、オペレーション、設備などを仕様書・マニュアルに記載

日本国内の関連法規：食品衛生法、日本農林規格（JAS）、公正競争規約、健康増進法など

日本マクドナルドのローカル基準：科学的な知見や社会環境などから決められた自主基準から構成

上記の基準に合わない商品やサービス、店舗、オペレーションは世に出ることを許されません。

ファミリーマート

ファミリーマートではQSCをあえて「S＆QC」と読み替え、サービスを前面に出した取り組みを行っています。また、QSCはあくまでも基本であり、そこに「ホスピタリティ（おもてなしの気持ち）」付加することを全社員・加盟店に徹底しています。

独自の従業員育成システム「スタッフトレーナー養成講習会」「ストアスタッフ資格制度」などにもQSCが組み込まれ、QSCレベルの向上が図られます。ストアスタッフ資格制度で最優秀の「エクセレントスタッフ」を受賞した従業員を、「QSCトレーナー」として直営店に配属する制度も2017年に導入されました。

QSCの向上には「はたLuck」がおすすめ

QSCを向上させるためには はたLuck の導入がおすすめです。QSC向上に活用できる はたLuck の便利な機能を以下でご紹介します。

はたLuckサービス概要資料、導入事例集

店舗サービス業向け、商業施設向け、それぞれのサービス概要資料をご用意しています。導入事例集も一緒にダウンロードが可能です。

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店舗の改善点を共有できる「連絡ノート」機能

前述の顧客アンケートやその集計結果で店舗の改善案を共有するには「連絡ノート」機能が便利です。

「連絡ノート」は紙のノートをデジタル化したもので、店舗内の情報共有を簡単に行なえます。従業員のコメントも入れられるため、具体的な改善方法についてのディスカッションも可能です。

さらに「連絡ノート」機能はリアルタイムで送受信できるため、アンケート結果の共有に限らず、普段の申し送りでも重宝します。イレギュラーな出来事や重要な連絡事項などを、抜け漏れなく伝えるために便利なツールです。

紙の連絡帳とは異なり、店舗へ出勤しなくても伝言内容を確認できるため、スムーズな対応が可能となります。結果的にサービスの質が上がり、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

QSCチェックシートを手軽に確認できる「マニュアル」機能

前述のQSCチェックシートの運用には「マニュアル」機能の活用が適しています。

QSCチェックシートは従業員がそれを見ながら、定期チェックを行えるようにしておかなくてはなりません。「マニュアル」機能を活用すれば、QSCチェックシートをスマートフォンなどから、必要なタイミングで確認できます。

また、複数店舗を展開している飲食店の場合、はたLuckなら全店でマニュアルを共有できる点も便利です。他の店舗で発生したトラブルやクレームの改善策をすぐにマニュアルへ反映でき、サービスの質を全店舗で統一できます。

さらに 動画や画像でマニュアルを共有できるため、 調理手順なども伝えやすくなっています。全国展開をしている大規模チェーン店でも味の均一化を図ることができるため、QSCの向上にも役立ちます。

従業員に感謝の気持ちを伝える「星を贈る」機能

前述の従業員満足度を向上させるためには「星を贈る」機能が使えます。

はたLuckには「感謝」「応援」「期待」「頑張った」などの想いを伝える「星」を送る機能があります。QSC向上に貢献した従業員に「星」を送れば、従業員のモチベーションが高まるでしょう。

また、送られた「星」に対して、他の従業員から共感を示す「拍手」が送られれば、従業員は自信や自己肯定感を得ることができます。従業員のモチベーションややる気は、そのまま仕事の質にも反映される傾向があるため、星を送り合って良い雰囲気の職場にすることで、結果的にQSCの向上にもつながるでしょう。

飲食店における はたLuck の活用事例

株式会社大戸屋

『店舗改革の鍵となる「情報共有」と「教育サイクル向上」に貢献』

定食屋「大戸屋ごはん処」を展開する株式会社大戸屋。注文を受けてから一品一品丁寧にこしらえる「にっぽんの食卓ごはん」は、今や国内のみならず海外でもファンが増加しています。その味とサービスを一定のクオリティで実現し、さらに向上させていくためには、調理マニュアルをはじめ様々な情報をスムーズかつ正確に現場へ共有することが不可欠。

店舗改革の一環として導入された はたLuck の活用事例について、本部・SV（スーパーバイザー）・店長の各視点から詳しくお話を伺いました。

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QSC向上のためにさまざまなツールを活用しよう

Quality（メニューの品質）、Service（接客の品質）、Cleanliness（清潔さ）の頭文字を取ったQSCは、飲食店・小売店には欠かせない基本です。

近年ではValue（価値）やHospitality（おもてなしの心）、Atmosphere（雰囲気）などとも組み合わされながら、活用されるケースも少なくありません。

QSC向上のためには、顧客アンケートによる改善点の共有、QSCチェックシートの作成・運用、従業員満足度の向上などが有効です。

これら施策の実行に便利な はたLuck を活用し、QSCを向上させて繁盛店を作りましょう。

はたLuckサービス概要資料、導入事例集

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この記事では各オペレーションの改善ポイントや効率化のコツ、おすすめのツールも紹介します。

飲食店の運営に関わっている方は、ぜひ最後までお読みください。

飲食店のオペレーションとは

オペレーションとは、手順やマニュアルに従って作業を進めることや、一連の流れなどを指しています。目標達成に向けた店舗運営の仕組みや管理といった、広い意味でも使われます。

特に飲食店では、キッチン・フロア・バックヤードにおける業務フローを、それぞれ以下のように呼ぶケースが多いです。

• キッチンオペレーション
• フロアオペレーション
• バックヤードオペレーション

飲食店でオペレーションが重要な理由

飲食店でオペレーションが重要な理由には、サービスの質の均一化があります。そのほか、業務効率化や教育コストの削減、スタッフの負担軽減なども、理由として挙げられます。

サービスの質を均一にする

オペレーションが重要な理由のひとつは、サービスの質を均一にすることです。スタッフが独自の判断や段取りで仕事を進めるのではなく、手順通りに行うことで質が保たれます。

そのために、作業内容と業務フローをマニュアルで明確に定めておくことが重要です。いつでもマニュアルを見ることができる状態にしておき、それに沿ってオペレーションを進めることで誰が対応をしても同じ結果になりやすくなるでしょう。

特に飲食店において、料理の味や接客の仕方が日によって違ったり、スタッフごとに異なったりすることがなく、統一されていることは非常に重要です。

業務効率化により売上を拡大する

オペレーションを整えることで業務効率化が期待できます。

特に飲食店で発生する作業は多岐にわたるため、オペレーションをきちんと定めるだけでも店舗全体で見れば大幅に効率を改善することができます。

さらに、業務を効率化すると生産性が高まるので、これまでと同じスタッフの人数でも売上を上げやすくなるのです。

効率化により無駄なコストも削減できるので、結果的に利益が上がることも期待できるでしょう。

教育を効率化する

オペレーションを明確に定めておくことによって、社員教育も効率化できます。マニュアル化することで効率がよくなり、教育コストを削減することにもつながります。

また、業務の流れや手順がすべて細かく決まっていれば、教育係によって教える内容が変わることはありません。誰が教えても均一の内容となり、教わる側も全員同じ内容を身に付けることができます。

スタッフの業務負荷が減る

適切なオペレーションを行うことで、スタッフの負荷を減らす効果もあります。

特に飲食店はランチやディナーの時間帯など、 ピーク時にスタッフの業務量が増える点が課題です。単純な業務ボリュームが増えるだけでなく対応の早さも求められるので、店員の負担は増える傾向があります。

しかし、適切なオペレーションにすると効率良く仕事ができ、ピーク時にもトラブルなく対応できるようになります。さらにオペレーションそのものを見直すことで、不要な作業を削減できるでしょう。また業務や教育の効率化によって、スタッフの負担は軽減できます。

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関連記事を読む

＞【飲食店経営の基本】QSCとは？具体的な取り組み方まで紹介

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飲食店のオペレーションの種類

飲食店のオペレーションには、主に以下の3つの種類があります。

• キッチンオペレーション
• フロアオペレーション
• バックヤードオペレーション

各オペレーションの特徴や、効率化するための改善ポイントを見ていきましょう。

キッチンオペレーション

キッチンオペレーションとは、厨房で行う調理や、調理に付随するオペレーションのことです。調理方法だけでなく、食材の保管や衛生管理のほか、料理を提供するまでの一連の流れなどがマニュアル化されています。

お客様を待たせず、スピーディーに料理を提供するためには、キッチンオペレーションを整備することが重要です。

キッチンオペレーションの改善ポイント

キッチンオペレーションで特に重要な点は、作業の無駄をなくすことと、常に同じ品質の料理を提供することです。

混雑時にお客様をスムーズに回転させるには、複数のメニューを同時進行で作れるかどうかが、ひとつのポイントとなります。また、家族や友人同士で訪れたグループの料理を、同じタイミングで提供することも重要です。

作業効率を良くするためには、工程だけではなく導線にも配慮しましょう。また、食材の仕込みも料理の提供時間に影響するため、時間のかかる仕込みは営業前になるべく済ませておくと良いです。

質を均一化するには、食材の量や調理時間などを具体的に数値化したり、盛り付けの仕方をマニュアル化したりしましょう。

フロアオペレーション

フロアオペレーションとは、お客様が来店してから店舗を出るまでの接客の流れです。

席へのご案内やオーダーの取り方、料理の運び方といった飲食店のホールスタッフならではの作業がそのひとつです。テーブルの片付け・掃除や会計などもあります。

また、言葉づかいや笑顔・身だしなみ・挨拶の仕方といった内容もフロアオペレーションに含まれます。

フロアオペレーションの改善ポイント

フロアオペレーションは飲食店の印象を左右し、口コミにも大きく影響します。お客様に快適に過ごしてもらい、クレームを未然に防ぐ動きをしましょう。

たとえば追加注文をしたい人や、会計待ちのお客様がいないかといったことに気を配ります。

そのためには店内を把握しやすい席の配置や、スタッフが動きやすい導線にしておくことがポイントです。また、最小限の人数でホールを回せるように、役割分担を決めておきましょう。

バックヤードオペレーション

バックヤードオペレーションとは、店舗の運営や管理に関わる部分のオペレーションです。

たとえば食材の仕入れや在庫管理などが該当します。そのほか、事務や売上管理だけでなく、店内設備の維持管理などもバックヤードオペレーションに含まれます。

バックヤードオペレーションの改善ポイント

バックヤードオペレーションでは、在庫を適切に保つことが重要です。多すぎると廃棄することになるだけでなく、在庫管理の手間や保管スペースも必要になります。一方で少なすぎると、在庫切れによって機会損失につながりかねません。

仕入れのタイミングや数量、発注の仕方などを定めておきましょう。また、天気や周辺地域のイベントといった変則的な要素も言語化しておくと、オペレーションを担当する人による差を減らすことができます。

さらに厨房や店内の設備機器の維持管理も、通常通りに営業するためには重要です。設備機器の定期的なチェックやメンテナンスなども、バックヤードオペレーションに組み込んでおきましょう。

飲食店のオペレーションを運用・効率化するポイント

ここからは、飲食店のオペレーションを運用する際のポイントを解説します。

効率化するコツは、マニュアル化や定期的な見直し・フィードバックを行うほか、ITやツールを活用することです。

マニュアル化をする

オペレーションは、マニュアル化しておくことが重要です。

マニュアルがあることで、誰もが同じ内容を身に付けることができ、品質を均一に保てます。さらに、全国展開などの大規模であっても、マニュアルを共有することによって、離れた店舗にも内容を正確に伝えられます。

各自でマニュアルを見返すことが可能なら、研修期間の学びに使うだけでなく、実際の現場で気になることがあった場合にも、いつでも確認できます。

また、マニュアルで学んでもらうことによって、一人一人に口頭で教える必要がなくなり、教育を効率化できます。

定期的に内容の見直し・改善をする

オペレーションは一度確定した後も、そのままにせず、見直すことが必要です。現場の状況やお客様の行動の変化により、最適なオペレーションは変わっていきます。

そのため定期的に見直し、改善するポイントがないかどうかを検討してみましょう。

現場の状況や意見を反映させる

オペレーションには、現場の状況や意見を反映させることが大切です。机上で作ったマニュアルは、時として現場の状況と乖離している場合もあります。現場の店長・スタッフからもらった意見は積極的にオペレーションに反映させることがおすすめです。

また、各店舗の好事例を共有しあえると、自店舗では気づかなかったオペレーションの改善点が発見できます。

定期的に事例共有の場を設定したり、気軽に共有できるツールを使ったりすると良いでしょう。

スタッフの改善行動をフィードバックする

オペレーションの中で、スタッフの改善行動に対して褒めるなど、ポジティブなフィードバックをすることも必要です。

スタッフ全体のモチベーションアップにもつながるだけでなく、それによってオペレーションをより良くするためにスタッフが積極的に行動するようになるため、よりよい店舗運営にもつながるでしょう。

ITやツールを活用する

オペレーションを効率化するには、ITやツールの力が欠かせません。たとえばマニュアルをデジタルデータで共有したり、シフト調整をツール上で行なったりといったことができます。

それらをアナログで行うと、データの共有や連絡に時間がかかるだけでなく、内容が正確に伝わらないといった問題点もあります。ぜひ適切なツールを活用してみてください。

関連記事を読む

＞シフト管理はシステム活用がベスト！メリットと選び方を解説

飲食店のオペレーションには「はたLuck®︎」がおすすめ

飲食店のオペレーションを効率化するには「はたLuck®︎」の導入がおすすめです。

「はたLuck®︎」はマニュアルをデバイス上で閲覧できたり、スタッフ全員に情報共有できたりするほか、シフト調整がしやすい機能もあります。

マニュアル機能で教育を効率化できる

「はたLuck®︎」には、画像や動画などでマニュアルを共有できる機能があります。各自のスマートフォンからアクセスでき、デジタルコンテンツとして閲覧できる点が便利です。

スタッフが自身の都合のよい時間に内容を確認できるため、教育にかける時間やコストは最小限で済むでしょう。また、動画などで調理の仕方を伝えられる点も、飲食店に適した機能といえます。

情報共有でミスを減らせる

「はたLuck®︎」には情報を共有できる「連絡ノート」機能があり、重要な内容をスタッフ全員へ送信できます。

アナログでの申し送りと違い、送信した情報を管理できる点もポイントです。たとえば、送信した情報をスタッフがチェックしたかどうか、閲覧状況を確認できます。

本部からの業務指示を確実に共有でき、伝達漏れによるミスを減らせます。

シフト調整でキッチン・ホールの人員不足を防げる

「はたLuck®︎」では、ツール上でシフトの回収ができるだけでなく、シフト確定後の調整も行えます。

スタッフが体調不良などで休む場合には、店舗全員のスマートフォンに通知できます。さらに、代わりに出勤できる人をツール上で募集できるうえ、他店のスタッフへのヘルプ要請も可能です。

欠員の調整がスムーズに出来るため、店舗の人員不足を防ぐことができ、ホールやキッチンのオペレーションを適切に進められます。

飲食店における「はたLuck®︎」の活用事例

株式会社大戸屋

定食屋「大戸屋ごはん処」を運営する株式会社大戸屋様は、キッチンオペレーションを改善するために、「はたLuck®︎」を導入しました。

今や海外にもファンが増加するほど拡大を遂げている一方、味や品質は均一化する必要があります。そのなかで全国の店舗へマニュアルを周知徹底させることが、課題となっていました。

「はたLuck®︎」を導入してからは、スタッフが自身のスマートフォンでマニュアルを確認できるようになり、調理工程が均一化されています。

さらに動画で調理映像を共有できるため、外国籍スタッフにもわかりやすく調理工程を伝えることができるようになりました。

導入事例(大戸屋)をダウンロードする

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飲食店のオペレーションを効率化して売上をアップしよう

飲食店で業務を効率化して売上をアップするには、適切なオペレーションが欠かせません。

その点において、「はたLuck®︎」を利用すると、調理マニュアルをデジタル上で共有できるほか、重要な連絡事項をスタッフ全員に通知できます。さらに、欠員時のヘルプ要請までできる点がポイントです。

飲食店のオペレーションを効率化するなら、ぜひ「はたLuck®︎」の導入を検討してみてください。

はたLuckサービス概要資料、導入事例集

店舗サービス業向け、商業施設向け、それぞれのサービス概要資料をご用意しています。導入事例集も一緒にダウンロードが可能です。

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この記事では、飲食店が人手不足になっている理由や、状況を改善するための対策を解説します。

人手不足でお困りの方はぜひ参考にしてみてください。

【2024年】飲食店の人手不足の実態

まずは飲食店の人手不足について、7割以上の飲食店が人手不足である実態や、コロナの影響による業界離れの加速化について解説します。

約75％の飲食店が「人手不足」

株式会社帝国データバンクの調査によると、「非正社員の人手が不足している」と回答した飲食店は、2024年4月時点で約74.8%という結果が出ています。

全業種の中でも人手不足の割合が70%を超えているのは飲食店のみで、非正社員の人手不足の割合においても業種別で飲食店がトップとなりました。

飲食店に続いて人手不足が深刻な業種は旅館・ホテル業で約63%です。次いで各種商品小売業は約60%、人材派遣・紹介業で約59%と、いずれも60～65%程度に留まっています。この数値から、飲食店の人手不足の割合が突出して高いことが分かるでしょう。

また、正社員においても飲食店の人手不足の割合は約56%で、非正社員ほど高い割合ではないものの、全業種の中でも10番目に高い数値となっています。正社員・非正社員のいずれの場合も、人手不足が深刻な状況であることが分かります。

インバウンド需要で人手不足が際立つ

2024年3月には訪日外国人が初めて300万人を突破するなど、インバウンド需要が急増しています。これに伴い、飲食店の人手不足がさらに顕著になっています。

特に、求人を出しても応募者が集まりづらい地方の飲食店では人手不足が特に深刻であり、営業日数を削減せざるを得ない状況に迫られているところも少なくありません。また、多言語メニューの作成や外国人客とのコミュニケーションに対応できる人材が不足していることから、サービスの質の維持が課題となっている店舗が多いのも事実でしょう。

インバウンド需要の増加に伴って、客足の回復には大きな期待が寄せられる一方、人手不足が解消されなければ飲食店の経営そのものはコロナ禍と同様に厳しい状態が続くと考えられます。

飲食店で人手不足が起こりやすい理由

では、なぜ飲食店で人手不足が起こりやすいのでしょうか。主な理由を挙げて解説します。

長時間労働になりやすい

飲食店は営業時間が長いことが多いため、そこで働くスタッフも長時間労働になりやすいといった側面があります。24時間営業の店舗や休業日がない飲食店も、珍しくはないでしょう。

また社員やスタッフが働く時間は実際の営業時間内だけではありません。営業開始前の料理の仕込みや店内の掃除、閉店後の片付けなども行う必要があります。

24時間営業ではない場合も、開店から閉店まで通しで働くと長時間労働になってしまうでしょう。

給料・待遇が魅力的でない

飲食店は他の業種よりも給料が低い場合が多いとされています。

dodaの平均年収ランキング（2023年12月4日更新）によると、小売・外食業界の平均年収は359万円で、10の業種分類の中で第10位となっています。レストランに限ると平均年収は350万円でした。

給料は職場を選ぶ上で重要な要素ですから、給料・待遇が魅力的でないのは業界離れが進んでしまう一因です。

研修が不十分

飲食店はそもそも働き手が不足しているので、研修・教育に時間や労力、人件費をかけられない店舗が多いでしょう。

しかし、教育が行き届いていなければ業務の効率も上がらないため、さらに人手不足になるという悪循環になってしまいます。

また働く社員やスタッフとしても、しっかりと教育を受けていない状態で業務に追われる状況はストレスにもなるため、離職につながりやすいでしょう。

シフトの融通が効きにくい

飲食店はシフト制を採用している店舗がほとんどです。

そのため、休みの融通が効きにくく、急用や体調不良などで休みを取りづらいといった点も、人手不足に繋がる要因です。

シフト制の場合は、自分が休むのであれば、代わりに誰かに出勤してもらわなければなりません。

他の人に頼みづらかったり、代わりに入れる人がなかなか見つからなかったりするため、シフト制で休みを取ることに心理的負担を感じる人もいるでしょう。

クレーム対応でストレスが溜まる

クレーム対応によってストレスが溜まることも、人手不足になる原因のひとつです。

食中毒や異物混入を防ぐために注意を払っていたとしても、料理を提供するまでの所要時間や接客態度に対して不満を感じるお客様もいます。

さらにランチタイムや夕食時などの時間帯は接客も料理提供も慌ただしくなるため、その中でお客様が不満を感じないように業務を遂行することは簡単ではありません。

苦情を言うお客様にその場で対応したり、場合によっては改めて謝罪をしたりなど、クレーム対応をすることによるストレスは大きなものです。心理的負担を感じて離職を選択するスタッフも少なくはないでしょう。

評価されにくい環境

飲食店はスタッフの評価が難しいとされており、 それが人手不足に繋がっていることもあります。

完全歩合給の営業職であれば目に見える成績・成果がありますが、飲食店のスタッフの場合、そのような成果はありません。

また、現場スタッフが実際に業務を行う姿を店舗責任者が直接見る機会は少ないため、スタッフが適切な評価を受けにくい環境であると考えられます。

やりがいを重要視する人にとっては、離職を選択するひとつの要因となるかもしれません。

飲食店の人手不足を解消するための対策

では、飲食店の人手不足を解消するためにはどういった対策が考えられるのでしょうか。主な方法をご紹介します。

採用の幅を広げる

人手不足を解消するには、採用の幅を広げることが有効です。今までと同じような人材を求めるのではなく、募集の条件を見直してみましょう。

たとえば年齢の上限を引き上げたり、外国籍スタッフを雇用したりすることが挙げられます。

業務内容によっては未経験者を採用することも検討するとよいでしょう。

求人サービスを活用する

就職・転職活動をするときやアルバイト・パートを探すときには、求人サービスで次の職場を探す人が多いでしょう。そのため、まずは求人サービスに求人募集を出すことが有効です。

すでに活用している場合も、1つのサイトだけではなく複数のサイトに掲載してみるとよいでしょう。

評価制度を整える

評価制度を整えることも、人手不足を解消することにつながります。

スタッフは評価をされなければ、より評価をしてくれる職場へ転職する可能性があるからです。適正に評価されるとモチベーションが上がるので、仕事を継続しやすくなるでしょう。そのためには、きちんと評価できるような仕組みを作ることが大切です。

たとえば評価シートを作るのも、そのひとつです。どのような行動を評価するのか、具体的な項目を明記しておき、そこに評価を書き込めるようにするとよいでしょう。

また昇給・賞与について、あらかじめ基準を明確にしておくことで、スタッフの中に納得感が生まれます。さらに、その基準に向けて頑張ろうという向上心にもつながるでしょう。

研修制度を整える

職場に定着してもらうためには、研修をしっかりと行うことも必要です。

教育が行き届くことによって現場のクレームが減れば、離職率を下げることにつながります。 さらに研修によって業務の効率化ができるため、人手不足も解消できるでしょう。

研修内容は料理などの実務だけに限らず、接客やビジネスマナーに関しても行いましょう。マニュアルをあらかじめ作っておき、座学での研修のほか、実践形式でロールプレイをするのも有効です。

シフトの融通を効きやすくする

人手不足を解消するには、シフトの融通を効きやすくすることも大切です。休みを取りやすくすることが働きやすさにつながり、結果的に離職率を下げ、人手不足の解消につながります。

具体的には、休みを取りたい場合にヘルプで出勤する人を探しやすいような工夫をするとよいでしょう。ツールを活用して、ヘルプが必要なことを一斉通知できる仕組みを作ったり、代わりに出勤できる人をツール上で募ったりするのが有効な方法のひとつです。

シフトの効率化については、「シフト作成を効率化するには？課題やコツ、おすすめのアプリを紹介」でも詳しく解説しています。

業務の効率化

デジタルツールやデバイスを活用することで、業務の効率化を図ることも、人手不足の解消になります。

タブレットなどを用いて顧客自身が料理をオーダーできる形式にすると、スタッフが注文を取る必要がなくなり、労力を削減できます。また、なかには、完成した料理を配膳ロボットに客席まで運ばせている飲食店もあります。

さまざまなツールを活用して必要な作業量を減らすことによって、人手不足は大幅に解消できるでしょう。

コミュニケーションをとる

働きやすい職場環境は離職率を下げるだけでなく、 求人募集をかけた際にも応募が集まりやすくなることが予想されます。

そのためには、コミュニケーションをとり、人間関係を良好に維持することが重要です。

普段からコミュニケーションを取ることによって、シフトの交代を言い出しやすくなったり、分からないことがあるときに聞きやすくなったりする効果もあります。

また、やり取りする中でスタッフが抱える悩みや不満などに早めに気づくことができれば、適切な対処をして離職を防ぐことも可能になるでしょう。

飲食店の人手不足を解消するなら「はたLuck」がおすすめ

飲食店の人手不足を解消する対策のひとつとして「はたLuck」を活用することもおすすめです。
人手不足解消に効果的な「はたLuck」の特徴をご紹介します。

複雑なシフト作成が簡単

「はたLuck」では、シフトの希望の提出をスタッフへ依頼することも、回収することもアプリ上で行うことができ、回収結果は管理画面上で確認できます。シフトの希望が期限までに提出されていない場合には、該当のスタッフへ自動で通知が届く機能もあります。

スタッフに毎月提出をリマインドする必要がなく、回収した希望内容を手作業で整理することもなくなるため、シフト作成にかかる時間や労力を大幅に削減できます。

マニュアル機能で、教育コストを割かずに研修ができる

「はたLuck」にはマニュアル機能があり、画像や動画などのデジタルコンテンツとしてマニュアルを共有できます。スタッフは各自が持つスマートフォンからマニュアルを確認でき、いつでも閲覧可能です。

教育コストを割かずに研修ができるため、人手不足の解消につながります。

情報共有機能でミスを削減

「はたLuck」には情報共有機能があり、重要な情報をスタッフ全員へ周知できます。また、タブごとに情報を整理したり、各スタッフの閲覧状況を把握したりすることも可能です。

たとえば、送ったメッセージをスタッフが閲覧したかどうかチェックできるため、伝達漏れによるミスを防ぐことが可能です。また、特定の社員が既読であるかどうかも確認できるため、個別に連絡をする手間も省けます。

頑張った人に従業員割引のクーポンを贈れる

「はたLuck」には、従業員割引のクーポンを送れる機能があります。

頑張った人にクーポンを送ることによって、スタッフは評価されていると感じることができるでしょう。従業員の満足度向上やモチベーションアップを図ることができ、離職率低下につながります。

クーポンはスタッフ各自のスマートフォンで、専用アプリを使って閲覧・提示することが可能です。

手軽に感謝の気持ちを伝えられる

「はたLuck」には、感謝の気持ちとして「星を贈る」機能があります。スタッフ間のコミュニケーションを活性化できるほか、 感謝されることで仕事にやりがいを感じたり、モチベーションが上がったりする効果もあります。

「星」はアプリ上で簡単に贈ることができ、メッセージを添えることも可能です。

手間や時間をかけずに感謝の気持ちを伝えることで離職防止にもなり、 人手不足解消を図れます。

スタッフのモチベーションや働きぶりを利用データから可視化

「はたLuck」ではアプリの利用データを確認することが可能です。

たとえば情報共有機能や「星を贈る」機能などがどのように使われているかを可視化できるため、スタッフのモチベーションや働きぶりをチェックできます。それによってスタッフを評価しやすくなるでしょう。また、コミュニケーションが少ない店舗には改善策を講じるといったことも可能になり、離職を防ぐことにつながります。

飲食店での「はたLuck」活用事例

実際に「はたLuck」を導入している飲食店の活用事例を2つ紹介します。

株式会社大戸屋：マニュアル機能の活用で、習熟スピードと品質を改善

定食屋「大戸屋ごはん処」を運営する株式会社大戸屋様は、全国展開する店舗へ調理・業務マニュアルを共有するため、「はたLuck」を導入されています。

大戸屋様では多様なメニューを展開していますが、チェーン店であるため調理工程や品質は一律に保つ必要があり、マニュアルの周知徹底が課題とされてきました。

「はたLuck」を導入することにより、現在ではスタッフが自分のスマートフォンでマニュアルを閲覧でき、全国への共有を実現できています。調理方法を動画で共有することによって、「はたLuck」の導入前よりも分かりやすくなったと好評です。これにより習熟スピードと品質を改善できました。

大戸屋の導入事例をダウンロードする

タニザワフーズ株式会社：スピーディーなクレーム共有で現場の意識が変化

飲食店のチェーン店運営を手がけるタニザワフーズ株式会社様は、「はたLuck」をクレームの共有にも役立てています。

連絡ノートの情報共有機能を使い、前日の課題や当日の目標をスタッフ全員に周知徹底できるようになりました。さらに現場からリアルタイムで情報を発信することにより、クレームをすぐに共有するといった使い方をしています。

「はたLuck」の導入によってスピーディーなクレーム対応が可能となり、現場の意識改革につながっています。

タニザワフーズの導入事例をダウンロードする

飲食店の人手不足にはツールの活用が有効

飲食店において人手不足は深刻な状況となっており、店舗の存続や業績アップのためにも、働き手の確保は課題となっています。飲食店の人手不足を解消するためにはさまざまな対策方法はありますが、ツールを活用するのもひとつの手です。

「はたLuck」を活用すれば、シフト作成や教育にかかる労力を削減できるほか、情報共有機能でミスを減らすこともできます。さらに、頑張った人にクーポンや「星を贈る」といった機能で、スタッフのモチベーションアップを図ることができ、離職を防げるでしょう。

飲食店の人手不足を解消するなら、ぜひ「はたLuck」の導入を検討してみてください。

はたLuckサービス概要資料、導入事例集

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DX（デジタルトランスフォーメーション）化とは

DXとは、Digital Transformation（デジタルトランスフォーメーション）の略語で、企業がデジタル技術を活用し、ビジネスモデルや組織全体を変革していくことを意味します。自分の組織をどうしていきたいのかというビジョンを描く必要があるため、IT部門だけではなく、組織で一丸となって取り組まなければなりません。

経済産業省が発表した「デジタルガバナンス・コード2.0」では、DXは以下のように定義されています。

企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること

引用元：経済産業省「デジタルガバナンス・コード2.0」

DX化とデジタル化の違い

DX化とよく似た言葉に、デジタル化があります。

デジタル化とは、既存のシステムをデジタルに置き換えることです。DX化も既存のシステムをデジタルに置き換える点では同じですが、デジタル化の目的が「業務効率化」にあるのに対し、DX化の目的は「競争力の向上」にあります。

たとえば、紙の書類を電子化すること自体はデジタル化です。しかし、それに伴って承認プロセスの電子化や複数システムでのデータ共有が可能になり、担当者の業務負担が軽減されたことによって生産性が向上させることをDX化と呼びます。

DX化で実現できること

DX化を行うことにより、企業の生産性向上や競争力強化をはじめとした恩恵を受けられます。以下では、DX化で実現できることについて解説していきます。

企業が生き残るための必須施策

DX化を行う基本的な目的の一つは、高度デジタル化した市場においても新しい価値を提供し続けられる競争力を持つことです。これらは、企業が生き残る必須施策といえるでしょう。

以下では、DX化がもたらすメリットのうち、企業が存続するために必要な3つの施策について解説します。

市場環境の変化への迅速な適応

高度デジタル化社会においては環境が変化しやすく、市場環境の変化に対応できるかどうかが、企業存続の命運を分けます。

DX化を行うと、DX化施策の一部であるデジタル化の推進によって業務効率が向上し、市場環境の変化にもスピーディーに対応しやすくなります。

新たな価値の創造

すぐれたモノやサービスが溢れている現代においては、モノやサービス自体での差別化が難しく、ヒット商品を生み出してもすぐに新たなライバルが現れる可能性があります。そのため、常に新たな価値を生み出し続けられるかどうかが、企業が生き残るための条件となります。

DX化を推進すると、既存のサービスにはなかった新しいビジネスモデルが生み出される可能性があります。同じエリアにおける複数の宿泊施設の料金比較サービスから派生して「Airbnb」をはじめとした民泊サービスが生まれたことも、DX化がもたらした価値の一つです。

競争力強化

これまでにも見てきたように、たくさんのモノやサービスがひしめき合っている市場において、企業が生き残るためには、ほかの企業に負けない強い競争力が必要になります。DX化によって市場の変化への迅速な対応や、新たな価値の創造ができるようになれば、自ずと競争力も強化されるといえるでしょう。

顧客満足度向上

DX化を推進することは、顧客ニーズへのスピーディーな対応や、新たな顧客体験の提供につながります。その結果、顧客満足度を向上につながるといえるでしょう。

顧客ニーズに迅速かつ柔軟に対応

DX化を推進することにより、市場だけでなく、顧客ニーズの変化にも迅速に対応しやすくなります。顧客のニーズを満たし続けることができれば、顧客満足度向上につながるといえるでしょう。

新たな顧客体験の提供

DX化を行うメリットの一つは、これまでになかったビジネスモデルを創出しうることです。新たな体験を提供すれば、顧客の満足度が向上するとともに、各企業へのロイヤリティが高まる可能性があります。

業務効率化・生産性向上

DX化施策が業務プロセスを簡略化・自動化することにより、業務効率化や生産性の向上が期待できます。

業務プロセスの見直し

デジタル化を行うと、業務プロセスが簡略化され、手間や時間の削減につながります。例えば、何らかの決裁をする際、紙の書類に各担当者が印鑑を押すプロセスを見直し、電子書類にシステム上で承認するプロセスに変更することなどもその一例です。

業務の自動化・効率化

デジタル化によって業務の一部が自動化され、人の手を離れます。これにより、担当者の負担が軽減され、業務効率化につながります。

コスト削減

デジタル化によって業務効率化が進むと、各業務にかかる時間が削減されます。業務時間が削減されれば、ほかの業務に割ける時間が増えるだけでなく、人件費の削減にもつながります。

小売業・飲食業・宿泊業におけるDX事例

ここでは小売業・飲食業・宿泊業におけるDX事例について、それぞれみていきましょう。

小売業

小売業界では、人手不足や業務効率化の課題に対応するため、さまざまなDX施策が導入されています。ここでは、代表的な事例を紹介します。

h4:セルフレジ・無人店舗導入によるレジ業務の効率化

レジ待ち時間の短縮と人件費削減を目的として、セルフレジや無人店舗の導入が進んでいます。商品のバーコードを読み取り、電子マネーやクレジットカードで支払いを済ませることで、従来のレジ業務の効率化が可能です。これにより、スタッフは接客や売場づくりなど、より付加価値の高い業務に時間を使えるようになります。

電子棚札導入による価格変更作業の効率化

従来、手作業で行っていた商品の値札変更作業を、電子棚札の導入によって自動化します。本部のシステムから価格情報を送信するだけで、店舗の電子棚札が自動的に更新されるため、作業時間を大幅に削減できます。また、タイムセールなどの価格変更も瞬時に反映できるため、販促活動の幅も広がるでしょう。

在庫管理システム導入による発注・検品業務の効率化

AIを活用した在庫管理システムにより、売上データや天候、イベントなどの要因を考慮した最適な発注量を自動で算出します。また、入荷商品の検品作業もバーコードやRFIDを活用することで、在庫の適正化と業務負担の軽減を同時に実現できます。

店舗レイアウト分析ツール導入による店舗運営の効率化

カメラやセンサーを活用して顧客の店内動線を分析し、最適な商品レイアウトを実現します。人気商品の配置や、関連商品の組み合わせなど、データに基づいた売場づくりが可能になり、売上向上につながるでしょう。

飲食業

飲食業界では、人手不足対策と顧客満足度向上の両立を目指し、さまざまなデジタル技術が導入されています。

h4:モバイルオーダーアプリの導入による注文の効率化

スマートフォンやタブレットを使用した注文システムにより、お客様の待ち時間短縮とスタッフの業務効率化を実現します。テーブルに設置されたQRコードを読み取り、メニューの閲覧から注文、支払いまでをお客様自身で完結できるため、スタッフの負担を軽減可能です。

ロボットによる配膳の自動化

自動走行ロボットによる配膳作業の自動化で、スタッフの身体的負担を軽減します。プログラムされたルートを走行し、複数のテーブルに同時に料理を運ぶことができるため、特に繁忙時の業務効率化に役立つでしょう。

AIによる需要予測に基づいた食材発注

過去の売上データや天候、イベント情報などをAIが分析し、最適な食材発注量を算出します。これにより、食材の廃棄ロスを削減しながら、機会損失も防ぐことが可能です。

セルフレジ導入による人件費削減

会計業務を自動化することで、人件費の削減と会計時の待ち時間短縮を実現します。特にフードコートやカフェなど、比較的単価の低い業態での導入が進んでいます。

h4:POSデータ分析による販売促進費の効率化

POSシステムで収集した販売データを分析し、効果的な販促施策を立案します。時間帯別の売上傾向や、人気メニューの組み合わせなどを把握することで、より効率的な販促活動が可能です。

宿泊業

宿泊業界では、人手不足対策と顧客サービスの向上を両立するため、さまざまなデジタル技術が導入されています。

スマートチェックインシステムの導入

従来のフロント業務を自動化し、チェックイン・チェックアウト時の待ち時間を短縮します。スマートフォンで事前に必要情報を入力し、到着後はキオスク端末で手続きを完了できるため、フロントスタッフの業務負担の軽減にもつながるでしょう。

客室管理システム導入による清掃業務の効率化

タブレットやスマートフォンを活用し、客室の清掃状況をリアルタイムで共有・管理します。チェックアウト情報と連携することで、効率的な清掃スケジュールを組めるほか、清掃スタッフの業務効率化にも役立つでしょう。

AIコンシェルジュによる顧客対応

AI搭載のチャットボットが、館内施設の案内や周辺観光情報の提供など、簡単な問い合わせに24時間対応します。多言語対応も可能なため、インバウンド観光客へのサービス向上にも効果的です。

その他

業種を問わず、共通して活用できるDX施策について紹介します。

従業員向けアプリ導入による情報共有の効率化

スマートフォンアプリを活用して、業務連絡や情報共有を一元管理します。掲示板やプリントアウトによる従来の連絡方法と比べ、リアルタイムでの情報共有が可能になり、確認漏れも防げます。

従業員教育システム導入による人材育成の効率化

オンライン研修システムにより、時間や場所を問わず効率的な教育を実施できます。動画コンテンツやクイズ形式の確認テストなど、さまざまな学習ツールを活用することで、効果的な人材育成が可能です。

勤怠管理システム導入による労働時間管理の効率化

ICカードやスマートフォンを使用した勤怠管理システムにより、出退勤管理や労働時間の集計を自動化します。また、シフト管理機能と連携すれば、より効率的な人員配置ができます。

多言語対応の翻訳システム導入による外国人従業員のサポート

AIを活用した翻訳システムにより、外国人従業員とのコミュニケーションを円滑化します。業務マニュアルや日々の連絡事項を多言語で提供することで、スムーズな業務遂行が可能です。

DX化を進めている企業事例

株式会社ローソン　

ローソンは、2018年以降、人手不足などの経営課題解決のためにDXへの推進を積極的に行っています。

従来からデジタル技術の活用を行ってきましたが、2015年に半自動AI発注システムの導入、2019年にセルフレジの運用を開始、2020年にLawson Goと呼ばれるレジを通り過ぎるだけで決済を行う仕組みを導入する施策も開始しました。

さらに、2022年6月から一部の店舗にカメラやマイクを設置して顧客の行動を分析する施策を始めています。店内に設置した8〜12台のカメラで顧客の入店、会計、退店と言った一連の流れを追跡することで、どの場所で足を止めたのか、手に取った商品が何なのかといった情報を収集しました。店舗にマイクを2,3台設置してファストフードの声掛けの効果を分析しています。

これらの施策によりPOSの売上データや会員カードのデータからはわからなかったデータが多数集まるようになり、施策の改善につなげています。

イオンリテール株式会社

イオンリテールは、顧客体験の向上を中心に据えたDX戦略を展開しています。同社では、グループ会社から得られる多様なデータを活用し、AIによる分析を行っているのが特徴です。たとえば、POSデータとWAONカードのデータを組み合わせて地域別の顧客の趣向を分析しています。

さらに、SNSデータを活用して重要なトピックやトレンドを抽出し、新商品開発に活かしています。また、AIを用いて商品名、セールスコピー、商品説明文を自動生成する取り組みも行っており、従来の手法よりも効果的な結果を得ています。

イオンは中国やASEANにも事業を展開しており、2019年4月には「Aeon Digital Management Center（DMC)」を設立。中国の最新リテールテックを日本に導入する取り組みを行っています。

株式会社物語コーポレーション

株式会社物語コーポレーションは、外食チェーンを展開する企業です。同社では、デジタル技術を活用して店舗運営の効率化と顧客体験の向上を図っています。具体的には、タブレット端末を使用したオーダーシステムの導入や、AIを活用した需要予測システムの開発などを行っています。

これらの取り組みにより、注文ミスの減少や待ち時間の短縮、食材の無駄の削減などの成果を上げています。また、顧客データの分析を通じて、個々の顧客に合わせたパーソナライズされたサービスの提供にも力を入れています。

くら寿司株式会社　

回転寿司チェーンを全国に展開するくら寿司株式会社では、人材不足と商品の廃棄量削減が課題でした。そこで、レーンを流れる商品の量や顧客の滞在時間をもとに、流す商品と量、タイミングを自動で分析するシステムを自社内で開発しました。

自社で一貫してシステム開発を行った背景には、開発コストを抑えることで、検証実験の回数を増やし、システムの精度を高められることがあります。また、店舗経験者の意見を反映しやすいことや、システム故障などの不測の事態にも即座に対応できることも、自社開発のメリットです。

このシステムのおかげで、商品を適切な種類と量、タイミングで流せるようになり、商品の廃棄量削減はもちろん、待ち時間の短縮によるお客様満足度の向上につながりました。業務が効率化されたことでスタッフの負担が減り、接客に力を注ぎやすくなったことも、DX化施策の功績です。

株式会社サッポロライオン

株式会社サッポロライオンは、ビヤホールチェーンを運営する企業です。同社では、デジタル技術を活用して業務効率化と顧客サービスの向上を図っています。具体的には、モバイルオーダーシステムの導入や、AIを活用した需要予測システムの開発などを行っています。

これらの取り組みにより、注文プロセスの簡素化や待ち時間の短縮、食材の無駄の削減などの成果を上げています。また、顧客データの分析を通じて、季節や時間帯に応じたメニュー提案や、個々の顧客の嗜好に合わせた推奨システムの開発にも取り組んでいます。

浦安ブライトンホテル東京ベイ

浦安ブライトンホテル東京ベイでは、ホテル業界におけるDX化を積極的に推進しています。主な策として、スマートフォンを使用したチェックインシステムの導入や、AIを活用した客室清掃の効率化、IoTデバイスを用いた客室内サービスの向上などを実施しました。

これらの取り組みにより、チェックイン時の待ち時間短縮や、清掃スタッフの業務効率化、顧客満足度の向上などの成果を上げています。また、顧客データの分析を通じて、個々の顧客に合わせたパーソナライズされたサービスの提供にも力を入れています。

三井ガーデン銀座築地

三井ガーデン銀座築地では、ホテル業界におけるDX化を推進し、顧客体験の向上と業務効率化を図っています。具体的には、顔認証システムを用いたスムーズなチェックインプロセスの導入や、スマートフォンアプリを通じた客室コントロールシステムの実装などを行いました。

これらの取り組みにより、チェックイン時の待ち時間短縮や、顧客の利便性向上、エネルギー消費の最適化などの成果を上げています。また、AIを活用した需要予測システムの導入により、効率的な人員配置や在庫管理を実現し、運営コストの削減にも成功しています。

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DX化の推進方法

ではDX化を推進するには、どのようなステップを踏めば良いのでしょうか。DX化の具体的な推進方法について、以下で詳しく解説します。

経営層のビジョン策定

DX化とは、企業のあり方を変えていく企業変革です。そのため、全社が一丸となってDX化実現に向かえるよう、会社のリーダーである経営層が方向性を強く打ち出す必要があります。

まずはDX化の目的を明確にし、全社的な協力を得られる状態をつくりましょう。

DX化の目的を明確にする

DX化を進める際には、経営層が社員に対して施策の方向性をきちんと示し、協力を仰ぐ必要があります。そうした方向性の基礎となるのが、DX化を行う「目的」です。DX化を行う目的が明確になっていると方向性がブレにくく、社員からの協力も得やすくなります。

全社的な取り組みにする

先ほどもお伝えしたように、DX化とは全社を巻き込んだ企業変革です。一部の部署にとどまらず、全社的な協力が得られるよう、社内への周知と認識のすり合わせが必要になります。各部署の上長だけでなく、現場担当者レベルにまでDX化の目的が伝わるよう、意識しましょう。

課題の特定

経営層によるビジョンが策定された後は、解決すべき課題の特定を行います。現状の課題を洗い出した後にDX化で解決できる課題を絞り込んでいくと、抜け漏れが出にくく、取り組むべき課題をスムーズに特定できます。

現在の業務課題を分析

まずは現在の業務における課題を分析しましょう。経営課題を発見するための手段としては「経営資金の可視化」「従業員成績の分析」「組織診断」「業務フローの見直し」などが挙げられます。

DX化で解決できる課題を特定

現在の業務課題を一通り洗い出したら、DX化で解決できそうな課題を絞り込んでいきます。可視化された課題の中には、人員補充や外注によって改善できるものもあるためです。

具体的な施策の立案

課題を特定した後は、具体的にどのような施策を打てるかを検討します。目的達成に適したツールの検討もあわせて進めましょう。

課題解決のための具体的な施策を検討

DX化で解決できそうな課題の中から、具体的な施策を検討します。施策ごとに必要な人員や費用、時間などを算出したうえで、行うべき施策に優先順位をつけましょう。

デジタルツールを導入

具体的な施策が決まったら、導入するデジタルツールを検討します。ツールごとに導入コストやサービス、使いやすさが異なるため、よく比較検討するようにしましょう。

従業員の教育・研修

DX化を成功させるためには、全社戦略にもとづいて全社的にDXに取り組む必要があります。そのためには従業員に対して教育・研修を行い、彼らの理解を得ることが不可欠です。

デジタルツールの使い方をレクチャーする

社員が導入したデジタルツールの使い方を理解できなければ、当然ながらDX化が進んでいきません。ツールの使い方の理解を現場任せにせず、運用ルールやマニュアルの作成はもちろん、必要があれば説明会や研修を行いましょう。

DX化への理解を深めるための工夫

社員にDX化を推進する意識を高めてもらうために、取り組みの意義を伝える機会を持つことも大切です。各部署の上長に一任せず、説明会を行うなど、社員に直接働きかけられるような場を設けましょう。

継続的な改善

DX化の取り組みは、会社を大きく変革する中長期的な試みであり、すぐに結果が出るとは限りません。そのため、PDCAサイクルを回し、経過を継続的に観察する必要があります。

定期的に進捗状況をレビュー

実施した施策が事前に決めていた戦略とプロセスにもとづいて実施できたか、あらかじめ定めていたKPIは達成できたかといった項目を定期的にチェックしましょう。その際に、収集したデータや従業員・顧客からの意見を踏まえ、結果を客観的に分析することも大切です。

必要に応じて施策を修正

分析した結果をもとに、必要があれば施策を修正します。課題設定にそもそも誤りがある場合は、課題の特定にまで遡ったうえで施策を再検討してください。

DX化に関するよくある質問

ここでは企業のデジタルトランスフォーメーション（DX）推進に関して、よくある質問とその答えについてまとめてみました。

Q：DXを導入することで企業にどんなメリットがありますか？

DXを導入すると、業務の効率がアップし、コストの削減が可能です。手作業をデジタル化することで作業時間が短くなることでミスが減るほか、データの一元管理によって情報共有がスムーズになり、意思決定のスピードが上がるでしょう。

さらに、オンラインサービスやパーソナライズ対応で顧客満足度が向上し、データ分析を活用すれば、新しいビジネスチャンスを見つけたり、市場の変化に素早く対応したりすることもできます。

Q：DX化を進める際に重要なポイントは何ですか？

成功のポイントは、明確な目標を持ち、経営層が積極的に関わることです。「デジタル化」が目的ではなく、経営の課題を解決することを意識しましょう。社内で目的や期待する効果を共有し、小さな成功を積み重ねながら進めるのが効果的です。

また、デジタルに強い人材の確保や育成、セキュリティ対策も欠かせません。必要に応じて外部の専門家や支援制度を活用するのもよいでしょう。

Q：DXの効果測定はどのように行うべきですか？

定量的・定性的な指標を組み合わせましょう。

業務効率化なら作業時間の削減率や処理能力の向上率、コスト削減額が基本指標です。顧客体験の改善なら、顧客満足度やNPS（推奨度）、継続率の変化を測定します。

DXを始める前に現状を測定し、定期的に確認することで、効果を見ながら改善できます。

Q：DXを進める上でのリスクは何ですか？

主なリスクは、社内の抵抗感やスキル不足です。DXに対する不安を減らすために、丁寧な説明や研修を行いましょう。

また、投資した分の効果が出ないリスクもあるので、費用対効果（ROI）を事前に計算し、段階的に進めることが大切です。

さらに、データ保護や不正アクセス対策などのセキュリティ対策も欠かせません。技術の進化に対応できるように、柔軟に拡張できるシステム設計を考えておくとよいでしょう。

Q：中小企業でもDXを実施できますか？

中小企業こそDXのメリットが大きいといえます。小規模な組織は意思決定が速いため、変化に柔軟に対応できるでしょう。クラウドサービスやSaaSを活用すれば、初期投資を抑えながら導入できます。

まずは業務の一部からDX化を進め、効果を確認しながら徐々に広げていくのが現実的です。また、国や自治体のDX支援制度や補助金を活用するほか、地域の商工会議所やIT専門家に相談するのもよいでしょう。

DX化を推進させるなら「はたLuck」

DX化を推進するためのツールにはさまざまなものがありますが、シフト管理業務の効率化や情報伝達の円滑化、コミュニケーションの活性化、スタッフのモチベーションアップなどが課題となっているケースでは、はたLuckの導入がおすすめです。

以下では、DX化に関するはたLuckの機能の一部をご紹介していきます。

「連絡ノート」機能やトーク機能で情報共有

はたLuckの「連絡ノート」機能やトーク機能を使うと、スタッフとの情報共有がスムーズに進みます。

「連絡ノート」機能」はスタッフ全員で共有したい連絡事項のやりとりに最適な機能です。トーク機能は特定のメンバーとのグループ会話が可能に。連絡事項や重要な情報などを気軽にやりとりでき、エリア担当者と店長や、店長と現場スタッフなど、立場の違う従業員同士のコミュニケーションの促進につながります。

シフト申請・調整・確定・共有までワンストップでできる

はたLuckのシフト機能では、スタッフはスマホからシフトを提出でき、店長は管理画面に自動反映された申請データをもとにシフトを作成できます。これにより、シフトの申請・回収に関する双方の手間を削減できます。シフトの確定後は、スタッフ各自のスマホに自動で通知が送られるため、共有も簡単です。

なお、募集をしてもシフトが埋まらない場合、近隣店舗にヘルプ募集をかけられる「ヘルプ募集」機能も搭載。シフトの回収・調整・確定・共有までをワンストップで行えます。

利用データが可視化される

はたLuckでは従業員一人一人に個人IDが付与されており、アプリ上で誰がどのような行動をとったかがわかる「行動データ」を取得できます。行動データの項目は、アプリへのログイン率（利用度）、「連絡ノート」投稿数・コメント・リアクション（コミュニケーション）、シフトの過不足・人件費（労務管理）などで、いずれも企業・組織単位での確認が可能です。

また、店舗内の人間関係とその影響力を表した「ネットワーク分析」によって、離職の可能性が高いメンバーを事前に察知できるほか、将来のリーダー候補になる人材も発掘も可能に。

従業員エンゲージメント向上につながるサーベイも搭載

従業員と会社のつながりの強さや信頼性のことを「従業員エンゲージメント」と呼びます。従業員エンゲージメントを高めることにより、会社への帰属意識が高まり、結果的に生産性向上につながる可能性があるのです。

はたLuckでは、この従業員エンゲージメントを高めるための「エンゲージメントプログラム for workplace」を提供しています。従業員に対して2ヶ月に1度のペースでアンケートを配信し、エンゲージメントスコアを測定。

測定したスコアは、はたLuckの行動データと組み合わせて解析でき、各職場におけるマネジメント課題の特定や改善アクションの方向性を探ることが可能に。現状の分析から改善アクションの提示までをワンストップで行い、職場環境と従業員エンゲージメントの向上をサポートします。

はたLuckでDX化を進めた事例

はたLuckは、チャットツールなどのコミュニケーション機能も搭載したシフト管理アプリです。コミュニケーションの活性化やシフト業務の効率化によって、各社のDX化を推進します。以下では、はたLuckを導入した5つの企業の事例をご紹介します。

【小売業】株式会社グレープストーン

業種：洋菓子製造・販売
従業員数：391名（2024年5月現在）
店舗数：38店舗（2024年5月現在）
DX化の目的：シフト管理・情報共有の業務効率化

洋菓子の製造・販売や飲食店の経営を行う株式会社グレープストーン。本部と店舗間、および店舗内の情報共有のペーパーレス化と、シフト作成業務の効率化を目指してはたLuckを導入しました。

導入前はFAXや大学ノートを使用したアナログ運用が主流でしたが、はたLuck導入後はそうしたアナログでの情報共有が不要になり、ペーパーレス化を実現。今後も従業員がいきいきと働ける職場作りを目指し、さらなる有効活用を計画しています。

株式会社グレープストーンの導入事例をダウンロードする

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【飲食業】株式会社ハブ

業種：飲食サービス
従業員数：2,260名（2024年1月現在）
店舗数：105店舗（2024年1月現在）
DX化の目的：シフト作成業務の負荷軽減、店舗内のコミュニケーション改善

英国風PUB「HUB」「82」などを運営する株式会社ハブ。原材料の高騰や物流関連コストの上昇など環境の変化を受け、生産性向上を目的としてDX推進をスタートさせます。店舗業務を圧迫していたシフト作成業務の効率化と、正社員とアルバイト間のコミュニケーションの円滑化の両方を叶えるためにはたLuckを導入。

これまではシフト希望の回収や確定シフトの共有をプライベートなチャットツールで行っていたため、シフトに関する連絡・確認業務にかなりの時間を割かれていました。しかし、はたLuck導入後は、シフト希望の回収や確定シフトの共有がはたLuck上で完結できるようになり、シフト未提出のスタッフも一目で確認できるので、業務効率化を実現。
また、「連絡ノート」機能は情報の重要度をわかりやすく区分できるため、スタッフ側が必要な情報を確認しやすく、正社員とアルバイトの間のコミュニケーション課題も改善されました。

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【宿泊業】株式会社阪急阪神ホテルズ

業種：宿泊業
従業員数：約1,600名（2024年4月時点）
店舗数：17施設（2024年7月時点）
DX化の目的：業務効率化、従業員エンゲージメントの向上、コミュニケーション強化

「阪急ホテル」「阪神ホテル」などを運営する株式会社阪急阪神ホテルズは、2024年7月より全事業所および本社部門にはたLuckを導入しました。これまで紙ベースで行われていたシフト管理をアプリ上で一元管理することで、作業時間を大幅に削減することに成功しました。

「連絡ノート」機能の活用により、情報共有のスピードと確実性が向上。従来は伝達に時間がかかっていた情報も、迅速かつ正確に全従業員に共有できるようになりました。また、「星を贈る」機能を通じて、従業員間の相互承認と励まし合える職場環境の構築にも貢献しています。さらに、「エンゲージメントサーベイ」機能を利用することで、職場単位での課題を可視化し、継続的な職場環境の改善に取り組んでいます。

これらの取り組みにより、従業員のモチベーション向上とサービスの質の向上を同時に実現することを目指しています。

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DX化で業務効率化を図り、さらに企業を成長させよう

デジタル化を中心とした施策で競争力を強化し、「強い企業」をつくるDX化。その施策を実施する過程で必要なのが、デジタルツールの導入です。

サービス業に特化したDXアプリ「はたLuck」は、飲食サービスやアパレル、総合ビルマネジメントなど、さまざまな業種の企業が導入しており、業界業種問わず幅広くお使いいただけます。DX化の一環でコミュニケーションツールの導入を検討している企業は、店舗や期間を限定したテスト導入から試してみてはいかがでしょうか。

はたLuckサービス概要資料、導入事例集

店舗サービス業向け、商業施設向け、それぞれのサービス概要資料をご用意しています。導入事例集も一緒にダウンロードが可能です。

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ここでは、飲食店経営における業務効率化のメリットとポイントのほか、オペレーションごとの具体的な業務効率化の例をご紹介します。

飲食店経営における業務効率化のメリット

業務効率化には、一定のコストや労力がかかります。そのため、必要性を理解できなければ、積極的な推進には踏み出せません。

まずは、飲食店経営の業務を効率化することで得られるメリットについて知っておきましょう。

アルバイト、パートスタッフへの正確な情報共有が可能になる

多くのスタッフを抱える飲食店では、情報共有をスムーズに行う必要があります。ところが、飲食店のスタッフは、シフト制のアルバイトやパートスタッフが主ですから、毎日出勤してくるわけではありませんし、シフトの入り時間もまちまちです。

このような状況下で、スタッフに周知すべき情報を店長が個別に伝えていると、同じことを何度も繰り返さなければならず、非効率です。さらに、情報伝達が記録に残らないため、誰に情報が伝わっているのかが曖昧になってしまい、伝達ミスが起こるリスクも高まるでしょう。

そこで役立つのが、情報を効率良く、正しく伝えるための情報伝達ツールの導入です。写真などを添えて情報を伝えられるツールを使えば、口頭では伝達が難しい内容でも正しく伝えられますし、投稿内容を後から見返すことも可能です。

また、こうした投稿をノウハウとして蓄積をしていくことで、店長がいなくても正しい情報をスタッフが確認できるようになります。これは、サービスクオリティの向上や、新しく入ったスタッフの教育につながります。

サービス品質の向上につながる

業務効率化は、サービス品質の向上にも役立ちます。忙しいことも多い飲食店経営では、スタッフが目の前の業務をこなすことだけに意識を向けてしまい、顧客と向き合えていないケースがあります。

例えば、「21時がラストオーダーで、声掛けをしなければならない」というシーンで、「ラストオーダーです」と伝えるだけでは売上にはつながりにくいでしょう。一方、「そろそろラストオーダーのお時間ですが、最後の1杯どうしますか？」と一言添えると、新たな注文が入りやすくなる可能性があります。

このようなきめ細やかなサービスを行うためには、業務効率化によってスタッフの負担を減らすとともに、「どのような声掛けをすればいいのか」を周知するのが効果的です。

業務効率を上げて顧客と向き合う余裕を生み出し、情報共有をスムーズに行える体制を作ることで、売上につながっていきます。

人手不足対策になる

飲食店は、コロナ禍の影響を大きく受けている業界です。一時的な休業や客足の減少によってスタッフを減らした店舗では、新たなスタッフの確保が難しい状況にある場合が多いでしょう。

新規募集をかけてもうまく人が集まらなければ、限られた既存スタッフでサービスを回していかなければいけません。そのためには、業務を効率化し、人の手で行わなければいけない仕事を減らしていく必要があります。

飲食店経営における業務効率化のポイント

飲食店経営で業務効率化を進めるためのポイントは、「ECRSの原則を意識すること」「マニュアルを作成すること」の2点あります。両方を意識して業務効率を上げていきましょう。

ECRSの原則を意識する

ECRSの原則とは、「Eliminate」「Combine」「Rearrange」「Simplify」の4つの頭文字を取った言葉です。E、C、R、Sの順番で業務を見直すことで効率化ができるといわれています。

Eliminate（排除）

業務効率化を行う上で最初に考えるべきなのが、無駄な業務の排除です。これまで当たり前に行っていた業務の中に、「自社にとって必要性の低い仕事」「売上に影響を与えない仕事」などがないか考えてみましょう。

Combine（統合）

排除できなかった業務については、別の業務とまとめて統合できるかどうか検討します。業務自体をなくすことができなくても、別の業務と組み合わせることで、必要な労力やコストを減らすことができるでしょう。

Rearrange（順序入れ替え）

仕事をする上で、他者とやりとりを行うシーンは案外多いものです。このとき、何度も情報の行き来が発生すると、時間と労力が余計にかかってしまいます。できるだけ手戻りがないように、よりスムーズなやりとりができるよう、作業の順序を入れ替えられるかどうかも考えてみてください。

Simplify（簡素化）

最後に考えたいのが、業務を簡素化できるかどうかです。複雑な業務は、それだけ実施に時間がかかります。できるだけ業務を簡素化することで、負担を軽減しましょう。

マニュアルを作成する

人手不足の飲食店では、新人スタッフが入っても、OJTですべての業務を丁寧に教えるのが困難です。その上、教える人によってスタッフの習熟度が変わってしまうこともあります。

マニュアルを整備しておけば、こうした問題は起こりません。新人スタッフはいつでも正しい手順をマニュアルで確認できますから、OJTの不足を補うこともできるでしょう。

また、既存スタッフの教育でも、マニュアルの導入はメリットがあります。新規導入した機器類の操作方法や、新メニューの盛りつけ方といった新しい情報をマニュアル化して提供することで、スタッフ全員が、素早く必要レベルを満たしたサービスを行えるようになります。

これは、顧客に対するサービスクオリティの平準化につながるとともに、店舗で働くスタッフの「仕事内容がわからない」という不安感の解消にもつながる大きなメリットです。

オペレーションごとの具体的な業務効率化の例

飲食店では、キッチンやフロアなどの配置が決まっており、兼務はしないのが一般的です。オペレーションごとに、業務効率化の手法を検討しましょう。

キッチンオペレーションの業務効率化

キッチンオペレーションにおける業務効率化の具体例として、マニュアルの作成や順番の見直しが挙げられます。

効率良く調理手順を伝えるためのマニュアルを作成し、手軽に閲覧できる体制づくりをする

定期的に新メニューが発売される飲食店では、スタッフが頻繁に新たな調理手順を覚えなければいけません。しかし、新メニューが発売になるたびに、店長がすべてのスタッフに細かい手順を教えることはできないでしょう。また、調理手順のマニュアルを作成したとしても、それが「店舗に1台しかないパソコンに送られてくる」という場合、キッチンスタッフ全員が閲覧するのは難しいです。

こうした事態を防ぐために、作成したマニュアルをスタッフ一人ひとりがいつでも手軽に閲覧できる体制を整えることが大切です。誰もが正確な情報を得られて、いつでも見返せるようにしておくことで、新メニューのスムーズな展開が可能になります。

料理を作る順番を見直す

オーダーが入った順番に調理を進めていくと、調理時間の差によってうまくオーダーをさばけない可能性があります。効率良く料理を作れるように、調理手順やマニュアルを見直しましょう。

例えば、あらかじめ下ごしらえをしておける食材は手が空いた時間に処理しておく、まとめて調理すると効率が良い食材はなるべくまとめて調理する、メニューごとの調理時間を確認して最適な順番で調理をスタートするといった工夫が効果的です。

フロアオペレーションの業務効率化

直接、来店客と接する機会が多いフロアオペレーションの業務効率化は、顧客満足度に直結する重要なポイントです。より効率良く仕事ができないか、業務の見直しを行いましょう。

新メニュー情報やクレーム情報をスタッフ全員が共有できるようにする

新メニューの情報やクレーム情報は、同一店舗内で働くすべてのスタッフが共有すべきものです。当日出勤していないスタッフにも伝えられるように、口頭での伝達ではなく、一斉通知できるシステムを構築することが大切です。

座席の配置やスタッフの動線を見直す

フロア内の座席配置やスタッフの動線は、サービスの質に関わる問題です。より効率良くスタッフが巡回できる座席配置を検討するとともに、スタッフに対しても、効率の良い動き方を周知しましょう。

見落としなく客席全体に目を配ってサービスを提供するためには、目配りの重要性やそのためにはどうすればいいのかを店長からしっかり伝える必要があります。

成功事例を他店に横展開する

フロアスタッフの動き方やサービス提供に関する成功事例は、横展開しやすいものです。特定の店舗の成功事例を本部がキャッチして横展開していくことで、全体の売上の底上げを目指すことができます。

バックヤードオペレーションの業務効率化

バックヤードオペレーション業務も、飲食店における重要な業務のひとつです。ツールの導入によって効率化を進めやすい部分でもありますから、業務内容を見直してみましょう。

在庫管理ツールの導入

在庫管理ツールを導入することで、適切な食材の在庫量を自動で判定して、無駄のない発注ができるようになります。

シフト管理方法の見直し

「スタッフから個別に希望を集めてExcel等に転記し、シフト表を作成する」という管理方法では、非常に手間がかかります。シフト管理ツールを導入して、ツール上で作成、周知できるようにすれば、シフト管理にかかる時間を大幅に削減することが可能です。また、あらかじめ適正シフトを決めて登録しておけば、来客数予測等に合致した無駄のないシフトを組めます。

飲食店経営の効率化に役立つツール「はたLuck」

飲食店経営を効率化するためには、デジタルツールの導入が効果的です。店舗DXアプリ はたLuck には、情報共有やシフト作成の効率化に役立つ機能がそろっていますので、飲食店の業務効率化にご活用ください。

マニュアル機能

はたLuck では、動画や画像を活用した視覚的に内容を理解できるマニュアルを作成・格納することができます。

細かい配膳方法や新メニューの案内などをアナログで教えるのは非効率です。マニュアル機能を使えば、スタッフの都合の良い時間・場所でいつでも内容を確認できるため、スキルの定着や新人スタッフの教育に役立ちます。

連絡ノート機能

マニュアルではカバーできない細かい個別の指示については、連絡ノート機能を使うのが便利です。電話やメールなど、業務連絡のルートが多数存在すると、抜けや漏れが発生しやすくなります。通知を連絡ノートに集約することで、確実に情報を伝達できるでしょう。「見ました」ボタンがついているので、誰に情報が伝わっているのかも一目で確認できます。

また、店長が連絡ノートを積極的に使って「顧客目線を意識したサービス提供の仕方」などを発信することは、スタッフ全体の意識改革にもつながります。スタッフ一人ひとりの意識が顧客に向くようになれば、全体のサービス品質の向上、顧客満足度の向上、ひいては売上の向上につながります。

シフト管理機能

はたLuck では、従業員別・日別・月別・ポジション（役割）別などの切り口で、出勤人数・時間・人件費を確認しながらシフトを作成できます。コロナ禍の影響によって、以前のように多くの来店客を期待しづらい状況が続いていますから、想定来店客数に応じたシフトを組むことは非常に重要です。

粗利を確保するために、闇雲に人件費を削ろうとするケースもありますが、業務が回らなくなってしまうと長期的な不利益につながってしまいます。

例えば、ある月の人件費が売上に対して多すぎる場合、最後の3日間を店長だけで回せば、帳簿上は売上と人件費のバランスがとれるかもしれません。ところが、人手不足によるサービス品質の低下が起こる可能性も高いため、顧客からの印象が悪くなってしまうでしょう。そうなると、リピートが望めない上に、口コミなどで低評価を書かれる可能性もあり、長期的な売上の低下につながりかねません。

このような事態を防ぐためには、帳尻合わせのためのシフトを阻止し、常に適切なシフトを組んでいく必要があります。本部から各店舗のシフトが確認できるようにして、適正シフトを本部が提示できる体制を作ることが大切です。

飲食店での「はたLuck」活用事例

実際に はたLuck を導入している飲食店の活用事例を2つ紹介します。

株式会社大戸屋：マニュアル機能の活用で、習熟スピードと品質を改善

定食屋「大戸屋ごはん処」を運営する株式会社大戸屋様は、全国展開する店舗へ調理・業務マニュアルを共有するため、はたLuck を導入されています。

大戸屋様では多様なメニューを展開していますが、チェーン店であるため調理工程や品質は一律に保つ必要があり、マニュアルの周知徹底が課題とされてきました。

はたLuck を導入することにより、現在ではスタッフが自分のスマートフォンでマニュアルを閲覧でき、全国への共有を実現できています。調理方法を動画で共有することによって、はたLuck の導入前よりも分かりやすくなったと好評です。これにより習熟スピードと品質を改善できました。

導入事例(大戸屋)をダウンロードする

タニザワフーズ株式会社：スピーディーなクレーム共有で現場の意識が変化

飲食店のチェーン店運営を手がけるタニザワフーズ株式会社様は、はたLuck をクレームの共有にも役立てています。

連絡ノートの情報共有機能を使い、前日の課題や当日の目標をスタッフ全員に周知徹底できるようになりました。さらに現場からリアルタイムで情報を発信することにより、クレームをすぐに共有するといった使い方をしています。

はたLuck の導入によってスピーディーなクレーム対応が可能となり、現場の意識改革につながっています。

導入事例(タニザワフーズ)をダウンロードする

はたLuck で飲食店経営の業務効率化を進めよう

飲食店経営における業務効率化には、情報共有方法の見直しや動線の見直し、作業内容の見直しなど、さまざまな方法があります。すべてを一度に行うのは困難ですし、新しいやり方にスタッフが混乱してしまう可能性もありますから、できることから進めていきましょう。

はたLuckでは、カスタマーサクセスによる万全の導入支援体制を提供しています。新規ツールの導入に不安がある場合でも親身にサポートしていますから、お気軽にご相談ください。

はたLuckサービス概要資料、導入事例集

店舗サービス業向け、商業施設向け、それぞれのサービス概要資料をご用意しています。導入事例集も一緒にダウンロードが可能です。

資料ダウンロード

シフト管理の難しさは、希望収集や日程調整の手間だけではありません。飲食店には、ランチとディナーで必要な人数が変わるピークの波、ホールとキッチンそれぞれの役割ごとの人員確保、さらにアルバイトが働きやすい環境を保つことで顧客満足度にも影響するという複合的な事情を考慮しなければなりません。そのため、シフト管理を場当たり的な対応で続けていると、現場の負担が蓄積しやすくなります。

一方で、シフト管理の運用を見直した店舗では、作成にかかる時間の削減にとどまらず、欠員対応の手間が減り、アルバイトの定着率が上がるなどの変化が生まれやすくなります。シフト管理は単なる人員調整ではなく、店舗運営の安定を左右する仕組みとして捉えることが大切です。

本記事では、飲食店のシフト管理にありがちな課題から、ツールの選び方・移行の判断基準まで解説します。現場のシフト管理を効率化したい店長の方や、複数店舗の人件費をまとめて管理したいエリアマネージャーの方は、ぜひ参考にしてください。

飲食店のシフト管理にありがちな課題

飲食店のシフト管理には、さまざまな課題が付きものです。シフト管理を効率化するためには、まず、解決すべき課題を知らなければいけません。ここからは、シフト管理にありがちな課題について見ていきましょう。

シフト希望の収集が大変

シフト希望の収集は、毎月必ず発生する業務でありながら、手間がかかりやすい工程です。LINEや紙で希望を集めている場合、提出期限を過ぎても連絡がないアルバイトに個別で声をかけなければなりません。アルバイトの人数が多い店舗ほど、この確認作業だけで相当な時間を取られます。

また、希望が出そろった後は、内容をExcelや紙のシフト表に転記する作業が必要です。この転記の過程でミスが起きると、後からシフト全体を見直す手間につながります。希望収集から転記までの流れを一本化できていない場合、毎月同じ手順を繰り返すことになりやすい点が課題です。

シフト作成が大変

シフト作成は、収集した希望をもとに各曜日・時間帯の人員バランスを調整する作業です。飲食店では昼・夜・週末で必要な人数が異なるうえ、ホールとキッチンで求められるスキルも違います。こうした条件を頭の中で整理しながら調整するため、慣れた店長でも作成に数時間かかるケースは珍しくありません。

さらに、一度シフトを作成しても、変更依頼などを受けて修正すると連鎖的に別の枠が空いてしまうこともあります。修正のたびに全体を見直す手間が生じるため、繁忙期や人員が少ない時期はとくに負担が増しやすい傾向があります。

シフト調整や欠員調整が困難

確定したシフトに対して変更や欠員が発生した場合、代わりの人員を確保する作業が店長に集中します。空いているアルバイトを探して一人ひとりに連絡する方法は時間がかかるうえ、立て続けに断られるケースもあると思います。

また調整連絡が頻繁に来ることで、アルバイト側が負担を感じて連絡を避けるようになるケースも考えられます。こうした状況が続くと、欠員対応がさらに困難になる悪循環に陥りやすくなります。欠員が出るたびに個人の電話頼みで対応している店舗では、この課題を仕組みとして解決する手段の検討が急務かもしれません。

まとまった人員の入れ替えが起こりがち

飲食店では、学生アルバイトが卒業・就職のタイミングで一斉に辞めるケースが多く、3月から4月にかけて人員が大きく入れ替わる傾向があります。新しいアルバイトが業務に慣れるまでの間は、既存メンバーへの負担が増すとともに、シフトの穴が埋まらない状態が続きやすくなります。

こうした繁忙期と重なる時期の人員不足は、採用が間に合わなかった場合にとくに深刻です。入れ替わりのサイクルをあらかじめ把握して、早めに採用活動を進めておくことが、シフト管理の安定につながります。

シフト作成が属人化しやすい

シフト作成のルールや連絡手段が明文化されておらず、担当する店長の判断に委ねられているケースも少なくありません。提出方法や締切日が店長ごとに変わると、アルバイト側に混乱や不満が生まれやすくなります。

また、属人化が進むと担当者が不在のときにシフト調整が止まり、現場対応が遅れるリスクがあります。運用の手順をシステム上で決めておくことで、担当者が変わっても同じ品質でシフトを作成することが可能です。

スポットワーカーの活用を想定したシフト設計が必要

急な欠員が出た場合、既存のアルバイトだけでは補えないケースもあります。こうした場合への備えとして想定しておきたいのが、スポットワーカーの活用です。

スポットワーカーを活用する場合、依頼から当日までのリードタイムが短いため、事前にサービスへの登録や連携を済ませておかなければなりません。また、スポットワーカーはポジションや業務経験にばらつきがあるため、誰でも対応できる業務とそうでない業務をあらかじめ決めておくことが重要です。

既存アルバイトとスポットワーカーの両方を前提としたシフトの組み方に切り替えることで、欠員時の対応速度を上げやすくなります。

飲食店のシフト管理のポイント

飲食店のシフト管理では、最適な人員構成でシフトを組むことを意識しましょう。コロナ禍以前は、多めのスタッフで店舗を回していても、土日の売上で収支を黒字に持っていくことができました。しかし、昨今では、このような稼ぎ時に頼った経営は難しくなってきています。

続いては、飲食店の利益を最大化するためのシフト管理のポイントをご紹介します。

売上予測や予約状況に応じたシフト調整を行う

シフトは、店舗の状況に応じて組むべきものです。とはいえ、「午後から混み始めたからスタッフを増やそう」というわけにはいきません。そこで大切になるのが、売上予測や予約状況から混雑具合を推察し、それに合わせたシフトを組むことです。

実績にもとづく売上予測や予約状況を把握してシフト作成に活かすことができれば、最適な人員で店舗を回せるようになるでしょう。

エリア内の複数店舗で人件費を最適化する

10人のスタッフを確保したい場合、候補が15人しかいないのと100人いるのとでは、調整の難度がまったく異なります。シフト調整を行う際は、自店舗ではなく、近隣エリアの他店スタッフまで含めて候補を探すのが効率的でしょう。 候補のスタッフが増えることで、必要なスキルやポジションのスタッフを柔軟に調整することができます。

売上に対する人件費が適切かどうか細かいスパンで見ていく

いくら売上の多い店舗でも、売上に対する人件費が高すぎては、利益が上がりません。人件費が最適かどうか、定期的に確認する必要があります。

なお、人件費と売上のバランスは1ヵ月単位で結果を確認するだけでなく、半月ごとというように短いスパンでチェックするのがおすすめです。そうすれば、状況に応じて後半のシフトを調整し、1ヵ月の収支を黒字にすることができるでしょう。

曜日、時間ごとに最適な人員配置を行う

曜日や時間ごとに必要な人員は異なります。いつ、どのくらい、どんなスキルを持った人材が必要なのかをあらかじめ検討し、常に最適な人員配置で店舗を運営できるようにしましょう。

そのためには、人員配置を店長の感覚で行うのではなく、本部側からデータをもとに最適配置を提示したり、あらかじめ最適配置を決めてそれにもとづいたシフト作成を行ったりする必要があります。

欠員時にスムーズに人員を確保できる体制を作る

急な欠員が出たとき、店長が一人ひとりに電話をかけて回る対応は時間がかかるうえ、断り続けられるストレスも大きくなります。頻繁に連絡が来ることでアルバイト側も負担を感じ、離職につながるケースも想定されます。

欠員募集をアプリ上で発信し、空いているアルバイトが自発的に応募する仕組みに変えることで、双方の負担を下げやすくなります。日頃から近隣店舗との協力体制を確認しておくことも、安定した人員確保につながる手段の一つとして考えられます。

飲食店で使われるシフト管理ツールの種類

シフト管理に使われるツールは、大きく紙・Excel・無料ツール・有料ツールの4種類に分けられます。それぞれ導入コストや対応できる業務の範囲が異なるため、店舗の規模や課題に合わせた選択が必要です。ここでは、各ツールの特徴を解説します。

紙・Excel

紙やExcelは、コストがかからず、特別な知識がなくても利用できる点が最大のメリットです。小規模な店舗や、シフト管理を初めてデジタル化する段階では、まずExcelから始めるケースも少なくありません。

一方で、シフト希望の転記ミスや、変更のたびに再作成・再配布が必要になる手間が発生しやすい点が課題です。アルバイトの人数が増えるほど管理の複雑さが増し、月次のシフト作成だけで数時間を要することも珍しくありません。

また、修正履歴が残りにくいため、トラブルが起きた際に原因を追いにくい点もデメリットといえます。

無料シフト管理ツール

LINEのグループ機能や無料のシフト管理アプリを使うことで、希望収集や確定シフトの共有をデジタル化できます。紙・Excelと比べて連絡の手間を減らしやすく、導入のハードルが低い点が特徴です。

ただし、登録できるアルバイト数や利用できる機能に制限があるケースが多く、店舗規模が大きくなると対応しきれない場面が出てきます。試験的な導入や小規模店舗での活用には向いていますが、成長に合わせた見直しが必要になる場合があります。

有料シフト管理ツール

有料のシフト管理ツールを使うと、月額費用が発生する代わりに、希望収集から確定・共有・勤怠管理・人件費集計までを一元管理できます。アルバイトがスマートフォンから希望を提出でき、管理者側は自動反映されたデータをもとにシフトを作成できるため、作業時間を大きく削減可能です。

複数店舗を横断した人員調整や、欠員募集機能を備えているシステムもあり、多店舗展開している飲食店での活用に適しています。無料ツールで対応しきれない場合や、より効率良くシフトを作成したい場合には、有料シフト管理ツールの導入を検討しましょう。

無料と有料のシフト管理ツールの違い

無料と有料ではできることの範囲が大きく異なるため、店舗の規模や抱えている課題によって適したツールは変わります。ここでは、主な違いを項目ごとに解説します。

対応できるスタッフ数・店舗数

無料ツールの多くは、登録できるアルバイト数や管理できる店舗数に上限が設けられています。アルバイトの入れ替わりが多い飲食店では、上限に達して使えなくなるケースも少なくありません。

有料ツールは契約プランに応じて人数・店舗数を拡張できるものが多く、規模の変化に対応しやすい点がメリットです。将来的に店舗を増やす予定がある場合には、初期から対応範囲を確認し、利用人数や店舗数を増やせるツールを選ぶことも重要です。

欠員募集やシフト調整機能の差

無料ツールではシフトの収集・共有が中心で、欠員が出た際の募集機能を備えていないものも少なくありません。有料ツールには、アプリ上でヘルプ募集を発信しアルバイトが応募できる機能を持つものがあります。

欠員募集やシフト調整の機能があると、店長が個別に電話をかける手間を省け、欠員対応にかかる時間の削減を期待できます。シフト調整の頻度が高い店舗は、欠員募集やシフト調整機能を重視してシフト管理ツールを選んでください。

人件費分析や勤怠連携の範囲

無料ツールではシフトの可視化にとどまり、人件費の集計や勤怠管理との連携には対応していないことが多くあります。有料ツールでは、シフト作成時点で人件費を自動算出したり、勤怠・給与計算システムと連携したりできるものがあります。

データの二重入力が発生しないため、月末の集計作業の手間を削減可能です。人件費を売上と照らし合わせながら管理したい場合、事前にツールの対応範囲を確認することが重要です。

サポート体制や導入支援の有無

無料ツールでは、サポートがメールのみ、またはFAQのみに限られるケースが少なくありません。一方、有料ツールは電話・チャットでの問い合わせ対応や、導入時の初期設定支援を提供しているものがあります。

ITに不慣れなアルバイトが多い職場では、導入後に操作で詰まったときの相談窓口があるかどうかが定着率に影響します。無料トライアルを利用できる場合には、期間中に機能や使いやすさだけでなく、サポートの質も確認してください。

期間中にサポートの質を確認しておくと、導入後のギャップを防ぎやすくなります。

情報共有のしやすさ

無料ツールでは確定シフトの共有がLINEや口頭に依存するケースが多く、変更が全員に伝わらないリスクがあります。有料ツールはシフト変更をアプリ上で通知でき、アルバイト全員へ最新情報の通知を送ることも可能です。

情報の伝達漏れが起きると当日の欠員や混乱につながるため、共有の仕組みが整っているかは重要な確認ポイントです。複数のツールをまたいで連絡している状態は、管理コストが分散して非効率になりやすい点にも注意が必要です。

セキュリティや権限管理のレベル

無料ツールではアカウントの権限管理に関する機能が弱く、全員が同じ情報にアクセスできるケースも珍しくありません。シフト情報にはアルバイトの個人情報や勤務時間が含まれるため、閲覧・編集の権限を役職ごとに分けられるかどうかは重要です。

有料ツールでは店長・エリアマネージャー・アルバイトの権限を細かく設定できるものが多くあります。個人情報の取り扱いに関するリスクを下げるためにも、権限管理の仕組みはツール選定前に確認しておきたい項目です。

Excelや無料アプリから有料ツールへ移行する判断基準

現在のツールで何が限界かを明確にしないまま移行すると、コストだけがかかって課題が解消されないケースがあります。ここでは、有料ツールへの切り替えを検討するタイミングの目安を解説します。

シフト調整や欠員連絡に多くの時間を費やしている

毎月のシフト作成や欠員対応にかかる時間が2〜3時間を超えている場合、ツールの変更で工数を大きく削減できる可能性があります。特に欠員が出るたびに個別電話で対応している状態は、有料ツールのヘルプ募集機能で解消できるかもしれません。

店長がシフト管理に追われ、接客や教育に時間を割けていない課題感があれば、移行を検討する目安になります。シフト作成の際に作業時間を記録しておくと、ツール導入後の効果を検証しやすくなります。

従業員数が増えLINEでの個別連絡の負担が大きい

LINEなどを使って個別に連絡をしている場合、アルバイトが10名を超えたあたりから管理の限界を感じやすくなります。送り忘れや既読確認の漏れが起きやすくなり、情報伝達のミスが増えてしまう可能性があります。

有料ツールの中には、一斉通知や既読管理といった機能を搭載しているものも少なくありません。そのため、有料ツールを利用することで、コミュニケーションコストを下げながら情報伝達の精度を高められます。

スタッフの人数が少ないうちに仕組みを整えておくと、その後の規模拡大にもスムーズに対応できます。

曜日ごとの人件費比率をリアルタイムに把握したい

売上に対しての人件費比率は、飲食店にとって大きな問題です。しかし、月末に給与を締めてはじめて人件費が確定する運用では、シフトを調整できる余地がなくなってから問題に気づくことになります。有料ツールの人件費自動算出機能を使うと、シフトを作成した段階でコストを確認でき、前半の状況を見て後半のシフトを調整しやすくなります。

売上と人件費のバランスを感覚ではなくデータで管理したい場合には、人件費の自動算出機能を重視してシフト管理ツールを選んでください。利益率の改善を経営課題として意識している店舗ほど、リアルタイムな人件費把握の優先度は高くなります。

また複数店舗を運営されている場合、人件費は大きな負担になるため、早期見直しにより利益率にも寄与することができます。

飲食店でシフト管理ツールを選ぶ際のポイント

シフト管理ツールは種類が多く、機能だけで比較すると自店舗に合わないものを選ぶリスクがあります。以下のポイントを順に確認しながら絞り込むことで、導入後のミスマッチを防ぎやすくなります。

導入目的の明確化

ツールを選ぶ前に、導入することで何を解決したいのかを明確にしておきましょう。「シフト作成の時間を減らしたい」「欠員対応を楽にしたい」「人件費を見える化したい」では、必要な機能がそれぞれ異なります。

目的が曖昧なまま機能の多さや価格だけで選ぶと、使われない機能にコストを払い続ける可能性があります。まずは、現場の店長とエリアマネージャーが感じている課題をそれぞれ洗い出してから各ツールの比較を始めてください。

スマートフォン対応の有無

スマートフォンに対応しているかどうか、事前に確認しておくことも重要です。

飲食店のアルバイトはPCを持っていないケースも多く、スマートフォンから操作できるかどうかがツールの定着率を左右します。希望提出や確定シフトの確認がスマートフォンでできない場合、結局口頭やLINEでの補完が必要になることも少なくありません。

特に若年層が多い職場では、アプリのUIがシンプルで直感的に操作できるかどうかも重要な確認ポイントです。無料トライアルを活用できる場合には、実際にアルバイトに試してもらって使いやすさを確かめてみてください。

多店舗管理対応の有無

複数店舗を運営している場合には、多店舗管理対応の有無も確認しておきましょう。

店舗が複数ある場合には、各店舗のシフトを個別に管理するだけでは店舗間のヘルプ調整が難しくなります。エリアマネージャーが複数店舗の状況を一つの画面で確認できるかどうかも、選定基準のひとつです。

対応していないツールを選ぶと、店舗数が増えるにつれて管理コストが比例して増大しやすい傾向があります。将来的に出店を予定している場合は、現時点での規模だけでなく拡張性も含めて確認することが重要です。

スタッフ・管理者の使いやすさ

ツールは管理者だけでなく、アルバイト全員が日常的に使うものであるため、双方にとっての操作性が重要です。管理者側の機能が充実していてもアルバイト側の操作が複雑だと希望提出率が下がり、結局口頭確認に戻るケースがあります。

導入前にデモや無料トライアルを活用し、管理者とアルバイトの両方の視点で操作感を確認しておきましょう。対象のアルバイトの年齢層やスマートフォンの習熟度に合ったUIかどうかも、判断材料のひとつです。

欠員募集・応援依頼機能の有無

急な欠員への対応は飲食店のシフト管理における頻度の高い課題であり、この機能があるかどうかで運用負担が大きく変わります。アプリ上で募集を発信しアルバイトが応募する仕組みがあると、個別連絡の手間を省きながら対応スピードを上げやすくなります。

近隣店舗への応援依頼に対応しているツールであれば、自店舗だけでは人員が足りない場合の選択肢を広げることが可能です。欠員対応に費やしている時間が多い店舗は、この機能の優先度を高く設定することで、より高い業務効率化の効果を期待できます。

勤怠・給与計算システムとの連携

勤怠・給与計算システムとの連携についても、導入前に確認しておきましょう。

シフト管理と勤怠管理が別システムで動いている場合、月末にデータを手動で転記する作業が必要です。連携できるツールを選べば二重入力をなくせるため、集計ミスのリスクと作業時間の両方を削減しやすくなります。

導入前に、現在使っている勤怠・給与計算システムとの連携可否を確認しておくことが重要です。直接連携できない場合にはCSVファイルでデータを出力、取り込みできるかどうかも選定段階で確認しておくと導入後の運用を決めやすくなります。

サポート体制の充実度

ツールの導入直後は操作方法の問い合わせが発生しやすいため、サポートの質が現場への定着速度に影響します。電話・チャットでの問い合わせ対応があるか、初期設定の支援が含まれているかを導入前に確認しておきましょう。

ITに不慣れなアルバイトが多い職場では、管理者が自分で問題を解決できる環境が整っているかどうかも重要です。また、飲食店の場合にはサポートの対応時間についても事前に確認し、必要な時に利用できるか考慮してツールを選定してください。

料金体系と費用対効果

ツール選定の際には、単純な月額費用だけでなく、初期設定費用やアカウント数による従量課金の有無も含めた総コストで比較してください。安価なプランでも必要な機能が使えない場合、結局上位プランへの変更が必要になり割高になるケースがあります。

シフト管理にかかっている時間を時給換算して現状のコストを算出すると、ツール導入の費用対効果を判断しやすくなります。可能であれば無料トライアルを活用し、実際の運用で効果が出るかを確認してから契約を判断するのがおすすめです。

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「はたLuck」で飲食店のシフト管理を見直そう

店舗マネジメントツール「はたLuck」には、飲食店のシフト管理に役立つ機能がそろっています。シフトの作成はもちろん、欠員募集やスタッフ間のコミュニケーション促進など、シフト管理にまつわるさまざまな課題をまとめて解決できるため、シフト関連の業務負担の削減や業務効率化につながります。

はたLuck シフト管理機能概要資料

シンプルで使いやすいUIで、シフト申請・調整・確定・確認の全ての業務が管理可能です。他にも売上予測に基づいた適正シフトや近隣店舗と人材シェアが可能なヘルプ募集機能など豊富な機能をご用意しています。

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シフトの収集～共有までをスムーズに行える

「はたLuck」では、シフト希望の収集から共有までを、アプリで一貫して行えます。

スタッフは、自分の手元のスマートフォンのアプリからシフト提出ができ、店長などの管理者は希望が自動反映された画面から簡単にシフト作成が可能です。細かいシフト調整に便利なトーク機能や、確定したシフトをスタッフに知らせる通知機能なども搭載されていますから、シフト管理に関する業務をスムーズに進められます。

定期シフト機能でシフト作成を効率化

定期シフト機能は、決まった曜日で働いているスタッフのシフトを、あらかじめ登録しておける機能です。「固定の勤務シフトで働いている」「休みの曜日が決まっている」というスタッフがいる場合におすすめ。

複数の店舗を横断して管理していたり、キッチンやホールなど複数のポジションを管理していたりすると、複雑になりがちなシフト作成。定期シフト機能を活用すれば、効率化と負担削減がかなうでしょう。

ヘルプ募集機能でスムーズにヘルプスタッフを確保

ヘルプ募集機能を使えば、同じエリア内の他店舗など指定した店舗に向けヘルプスタッフの募集を発信できるうえ、スタッフはアプリから応募が可能に。スタッフ一人ひとりに連絡して都合を確認する手間や、双方の心理的負担が軽減されます。事前の情報提供やマニュアル共有もでき、スタッフは安心してヘルプ募集に応じることができます。

必要人件費を自動算出

「はたLuck」には、シフトを作成した時点で必要な人件費を自動算出する機能がついています。給料の締め日まで待たなくても人件費がわかりますから、リアルタイムに売上データと照合し、振り返りを行えるでしょう。結果を次月以降のシフト作成に活用すれば、より適切な必要MH（マンアワー）の設定につながります。

適正シフトを簡単に実現

シフト管理においては、曜日や時間帯別の混雑状況、スタッフの習熟度などに応じた適正シフトを組むことが大切です。しかし、これを店長の感覚に頼って行うのは手間がかかりますし、実態にそぐわないシフトになってしまう可能性もあるでしょう。「はたLuck」には、あらかじめ適正シフトを設定できる機能があるため、シフト作成時の悩みや負担を減らせます。

また、スタッフ別・日別・月別・ポジション（役割）別などの切り口で、出勤人数や時間、人件費を確認しながらシフトを組むことも可能です。「はたLuck」の機能を活用して、適正シフトの実現とシフト作成の工数削減を行いましょう。

シフト管理の手法を見直して効率化を目指そう

来店客数を期待しづらい状況が続く中で、シフト管理による業務効率化やコスト削減の重要性が高まっています。利益を最大化するために、想定来店客数に応じた適切なシフト組みを行うとともに、状況に合わせて随時シフトを細かく見直していきましょう。

ただし、シフト管理は店長に多大な負担がかかる仕事です。すべてを店舗任せにするのではなく、シフト管理ツールを活用して、効率良く適切なシフトを組める環境を整えることをおすすめします。

はたLuck シフト管理機能概要資料

シンプルで使いやすいUIで、シフト申請・調整・確定・確認の全ての業務が管理可能です。他にも売上予測に基づいた適正シフトや近隣店舗と人材シェアが可能なヘルプ募集機能など豊富な機能をご用意しています。

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