シフト管理はシステム活用がベスト！メリットと選び方を解説

スタッフの多い店舗や事業所にとって、シフトの管理は膨大な時間と手間がかかる業務のひとつです。そのため、少しでも業務負担を減らすためには、シフト管理システムの導入を検討する必要があります。

この記事では、シフト管理システムの機能や導入メリットのほか、チェックすべきポイントについて解説します。

シフト管理はここが大変！

店舗運営を任されている方の中には、シフト管理に苦労している方も少なくありません。シフト管理がうまくいくか失敗するかでスタッフのモチベーションや業務効率にも関わるので、マネジメント業務において重要なタスクのひとつだからです。

具体的にシフト管理のどういった点で苦労しているのでしょうか。皆さんが苦労している主なポイントを挙げてみました。

シフト表作成に時間がかかる

シフト管理において、もっとも時間がかかるのはシフト表の作成です。まず管理者は日時別にどのくらいの人員が必要になるのか把握しておかなければなりません。その上でスタッフにシフト希望を提出してもらい、なるべく不満がないように配置する必要があります。すべてのスタッフの希望を把握した上でシフトを組まなければならないため、作成には長い時間がかかります。

通常業務の時間を使ってシフト作成しなければならないだけでなく、なかには期日ぎりぎりになって提出するスタッフもいるため、短納期で作成しなければならない場合もあります。

人員配置が難しい

シフト作成でもっとも難しいのは適切な人員配置です。特に規模の大きい店舗では、多くのスタッフの希望を満たすようなシフトを作成しなければならないため、手間がかかります。もし公平性のない人員配置をした場合、スタッフが不満を抱えて、業務効率や生産性がダウンするため注意が必要です。

また、暇な時間帯の人員は抑えて、逆に忙しい時間帯には人員の数を増やしたり、スキルの高いスタッフを配置したり……といったことも検討しなければ、店舗の運営に支障をきたすこともあります。

さらにチェーン店の場合は、他店舗で人手が足りないときに、自店舗から働きたい人をヘルプに出す必要もあり、シフト管理が複雑になります。

ミスを防ぐのが難しい

シフトを作成するためには、スタッフからLINEやメール、もしくは直接口頭で希望を聞かなければなりません。しかし、シフト作成には以下のような人為的ミスがつきものです。

• シフト希望とは異なる日時に誤って人員を配置した
• シフト表をスタッフに共有し忘れた
• 一部のスタッフを働かせすぎてしまった
• 人件費を誤って計算した
• シフトの提出漏れがあった

その結果、欠員になる日が発生したり、スタッフを労務規定に違反するほど働かせてしまったりするなどの問題が起きます。しかし、人間がシフトを作成する以上、こういったミスを完全に防ぐのは難しいと考えておいた方がよいでしょう。

エクセルなどを使いこなすのが難しい

シフトを作成する際、エクセルを使う方も多いでしょう。しかし、シフト希望をエクセルに入力するのに手間がかかりますし、時間を節約するためには関数の知識が必要です。エクセルの関数は種類も多く、作業に慣れるまでには多くの時間がかかります。

さらに新たに管理者になった場合、前任者の使っていたエクセルを使おうとしてもうまくいかないケースもあります。古いバージョンでつくられたファイルだと、新しいバージョンで使えないことも考えられます。

シフト管理システムとは

前述の通り、シフト管理・作成には手間と時間がかかるうえに、ミスが発生することも少なくありません。そういったシフト管理の手間やミスを省くために活用したいのが「シフト管理システム」です。

シフト管理システムとは、スタッフのシフト作成業務をクラウド上で管理できるシステムのこと。しかし、シフト管理システムの機能は、シフトの作成だけにとどまりません。各社のシフト管理システムに搭載されている主な機能を見てみましょう。

シフト管理システムの主な機能は以下の4つです。

シフトの申請機能

スタッフがスマホやアプリからシフト希望を提出できる機能です。紙や口頭で伝えるよりも手軽に利用できるため、シフトの提出忘れも防げます。また提出されたシフト希望はリアルタイムで反映され、管理者は提出状況を一目で把握可能です。

シフトの作成機能

シフトの管理者がさまざまな条件や項目を考慮してシフトを作れる機能です。時間や曜日毎に必要なスタッフの人数やスキル、休憩時間などを考慮しながら作りやすくなります。人件費も自動で計算できるため、コスト削減をする際の手間もかかりません。

シフトの調整機能

スタッフのシフト変更希望やイレギュラーな事態が発生した際に、シフトを調整できる機能です。具体的に「スタッフに急な予定が入り、別のスタッフと勤務時間を交代した」「店舗の営業時間が短くなったので、人員を1人削減したい」「他店舗で欠員が出たためヘルプを送る必要が発生した」といった場合に、スムーズに調整できます。

シフトの共有機能

シフトが完成した後、自動的にスタッフへ共有できる機能です。シフトが確定すると、メールやアプリで自動配信できます。管理者はシフトをわざわざ共有する手間が省け、スタッフはリアルタイムで確定シフトを確認可能です。このようにシフト管理システムにはさまざまな機能があります。

シフト管理システムは、業種や会社の規模などにあわせて適したものが異なります。例えば、医療機関や介護施設の場合、早番・遅番・夜勤などに対応したシステムや、シフトを表示する期間が1日・1週間・１カ月と選べるものもあります。

シフト管理システムを導入するメリットは

シフト管理システムを導入した場合、これまでのシフト作成・管理の仕方と比べてどのようなメリットがあるのでしょうか？ 導入するメリットについて解説します。

シフト表作成の短縮化・自動化

従来のやり方では、スタッフの数が多くなると、シフト希望を把握しにくくなり入力の手間も多くかかっていました。

しかし、シフト管理システムではシフト希望の収集はもちろん、事前に条件や項目を設定しておけばシフトを自動で作成可能です。もちろん、必要な人員やスキルのレベルなども考慮して作成するため、シフト表の作成にかかっていた時間を大幅に削減できます。

シフトの提出や確認がすべてオンラインで完結

シフト管理システムを使えば、以下の工程が全てオンラインで完結します。

• シフト希望の提出
• シフトの作成や調整
• シフトの共有

したがって、シフト表の催促や調整作業についてもスマホやアプリでできるので、手間がかかりません。

シフト管理の属人化をなくし、ミスを抑制できる

従来の方法では、管理者の能力がシフト作成の成否を担っていました。そのため、異動などによりスタッフのスキルや注意すべき点を把握していない管理者が担当すると、適切な人員配置ができない事態が発生することも少なくありません。

しかし、シフト管理システムの導入により、誰が担当者でも適切な人員配置に則ったシフト作成ができます。システムもある程度自動化されているので、初めてシフトを作成する場合でもミスを減らせるようになりました。

勤怠管理の負担を減らせる

スタッフが多い会社では、勤務形態の種類も多く、勤務コードの入力や勤怠データとの照合に多くの労力や時間がかかります。また、紙やエクセルでの管理となると、入力ミスなど人為的なミスが発生しやすくなります。しかし、システムの導入により、スタッフから提出されたシフトが自動で反映されるようになりました。

スタッフの勤務時間や給与の計算などの集計作業の自動化はもちろん、スタッフの労働時間も一目でわかるので、過重労働を避けられます。勤怠管理の負担が減ることで、より店舗での業務に集中しやすくなります。

シフト管理システム導入の際にチェックすべきポイント

シフト管理システムを導入すれば、適正な人員配置ができるだけでなく、管理者の負担も大幅に減らせます。とはいえ、自社に合っていないシステムを選ぶと、運用が上手くいかなかったり運用コストが高くなったりするリスクもあります。シフト管理システムを導入する際に、まずチェックすべきポイントをいくつか紹介します。

スタッフ全員が使いやすいか

シフト管理システムを導入する際には、まずは、管理者が使いやすいシステムでなければなりません。機能が豊富でも使いにくいシステムを導入すれば、シフト管理の負担が重くなります。直感的に操作ができ、後任者へ引き継ぐ際にも説明がしやすいシステムを選びましょう。

また、管理者だけでなく店舗で働くスタッフ全員が使いやすいシステムでなければなりません。シフト管理システムの多くは私用で使っているSNSと仕様が似ているため、簡単に利用することができます。さらに、テスト導入もできるので、スタッフが継続的に利用できそうか容易に判断することが可能です。また、シフトを共有できる機能があれば、確定したシフトをすぐにスタッフに伝えられるので双方の確認の手間を減らせます。

シフトの単位や条件などをどうやって設定するか

業態や会社の規模などによって異なるシフトの単位や条件をどのように設定するかも重要です。たとえば24時間営業している店舗のように夜も開いている場合は、夜勤・日勤などの1日単位、早番・遅番など時間単位のシフトが設定できるか確認しましょう。

また、経験やスキル・働ける時間などの条件の細かい設定も必要です。このようにシフトの単位や条件などを踏まえて、自社に適したシステムを利用する必要があります。

シフトはどうやって共有するのか

シフトを作成した際に共有する機能がついていれば、確定したときに自動的にスタッフへ通知します。そのため、わざわざメールや口頭で確定したシフトを知らせる手間がかかりません。

スタッフにとっても、シフトの把握漏れを防げるだけでなく、すぐにシフトがわかるので休日に別の予定を入れやすくなります。他店舗との共有もできれば、欠員時のヘルプ依頼もスムーズにできます。

費用面はクリアできるか

機能が豊富なシステムを選べば、便利な反面、費用は高くなります。
スタッフが少ない店舗なのに規模の大きい会社が使うようなシステムを導入した場合、すべての機能を活用できないだけでなく、費用が高くなります。したがって、スタッフの数や店舗の規模に応じて使いやすいシステムを選びましょう。

また、システムによって料金体系も下記のようにさまざまです。

• 利用ユーザー毎に月額料金が発生する
• 一定のユーザー数までは固定料金で利用できる
• 初期費用がかかる

無駄な費用を支払わないためにも、現在だけでなく将来的なスタッフ人数や会社の規模も踏まえて、費用が抑えられるシステムを選ぶべきです。

固定のシフトをあらかじめ登録できるか

シフトを作成していると、「このスタッフはいつも決まった曜日に出勤希望を出している」というケースがあります。そういったスタッフのシフトは、固定で登録できると便利です。「このスタッフはいつも○曜日に出勤する」という意識を持てることで、お互いにシフト間違えのリスクが軽減できる上、現場の連携もスムーズになるでしょう。

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シフト管理システムとしておすすめしたい「はたLuck®︎」

「はたLuck®︎」は、シフト管理システムを導入したい方におすすめです。どのような機能があるのか、どんなメリットがあるのか解説します。

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シフトの回収を自動化できる

「はたLuck®︎」を導入することで、シフトの回収を自動化できます。まず、シフトの申請開始日になると、スタッフのスマホに通知が届きます。希望のシフトを入力する際は、希望日と時間を選ぶだけです。申請されたデータは自動的に管理画面に反映されるので、エクセルなどに転記する手間もかかりません。

シフト作成や調整もオンラインで完結

「はたLuck®︎」ではシフトの作成や調整もオンラインで完結します。管理画面に反映されているデータを元にかんたんな操作でシフトの作成ができます。ポジションや休憩時間を細かく設定も可能です。加えて、人員の過不足を設定しておけば、一目で人が足りていない日時が把握できます。欠員募集もアプリ上でかんたんにできるので、スムーズに募集を開始できます。

シフト表の共有も自動でスタッフに通知

シフトが確定すると、スタッフに自動的にシフト表が共有されます。また、シフトの日時に変更があった場合も、対象のスタッフにのみ通知が届きます。そのため、管理者だけでなくスタッフにも利用しやすいシステムといえます。

決まったシフトはあらかじめ登録して効率化

「はたLuck®︎」の定期シフト機能を使えば、決まったシフトで働いているスタッフのシフトをあらかじめ登録しておくことができます。「固定の勤務シフトで働いている」「休みの曜日が決まっている」というスタッフがいる場合に、おすすめ。定期シフト機能でシフト作成の効率を上げれば、適正なシフトをより迅速にスタッフへ展開することができるでしょう。

ヘルプ募集はアプリ上でスムーズ＆手軽に

なかなかシフトが埋まらないときや、スタッフの欠勤が発生した際には、ヘルプ募集機能を使ってみましょう。同じエリア内の他店舗など指定した店舗に向けヘルプスタッフの募集を発信できるうえ、スタッフはアプリから応募が可能に。スタッフ一人ひとりに連絡して都合を確認する手間や、双方の心理的負担を軽減できるシステムです。

シフト管理を効率化して、業務効率を上げよう

シフト管理システムを導入すれば、膨大な時間と手間がかかるシフトの作成業務を効率化できます。加えて「シフトが集まらない」「シフト作成時の入力ミス」「確定したシフトを伝える手間」などの問題も解決できるので、より業務に集中しやすくなります。

ただし、自社の規模やスタッフの人数に合ったシステムを選ばなければ、使いこなせなかったり費用がかかりすぎたりするので注意が必要です。

「はたLuck®︎」は、シフトの集約から作成・調整、共有までスムーズに利用できるシステムです。管理者・スタッフ双方ともに操作しやすいため、ぜひ導入を検討してみてください。