複数店舗のシフト管理を一括で行うメリットと役立つツールを紹介

シフト管理は、店舗ごとに行うのではなく、複数店舗をまとめて管理するのがおすすめです。本部のシフト管理担当者やSVが複数店舗のシフトを一括で管理できるようになると、店舗全体の利益率の底上げや業務の効率化につながります。

ここでは、複数店舗のシフトを一括で管理するメリットや、一括管理に役立つツールをご紹介します。

複数店舗のシフトを一括で管理するメリットとは？

多店舗展開をしている企業は、シフトをそれぞれの店舗任せにするのではなく、一括管理するのがおすすめです。一括管理によって、店舗ごとのシフトの作成状況を可視化できますし、店舗ごとの業務のムラを減らすこともできるでしょう。

さらに、一括管理をすることで、業務効率の向上にもつながる下記のようなメリットもあります。

売上に対する人件費予算を厳格に設定できる

シフトを一括管理することで、売上に対する人件費予算の設定をより広範囲で行えるようになります。

人件費の最適化は、店舗の利益率を上げるために重要なポイントです。売上に対して人件費が過多な店舗では、その分、利益率が下がってしまいます。そのため、売上に対する人件費予算の設定を店舗ごとに行い、適切な範囲に収めるといったことが行われてきました。

しかし、1店舗の中での最適化では、効果が限定的です。近隣店舗を含めた、エリア内の複数店舗の人員リソースを活用することで、より柔軟なシフト対応をとれるようになるでしょう。

習熟度の高いスタッフを活用できる

複数の店舗のシフトを一括管理することで、店舗間のスタッフの融通がきくようになります。スキルの高いスタッフに複数店舗で活躍してもらうことができれば、それだけオペレーションを安定させることができるでしょう。

さらに、習熟度の高いスタッフといっしょに働くことは、周囲のスタッフの成長にもつながります。効率の良い働き方や、顧客満足度を高める接客スキルなどを周囲のスタッフが学ぶことができれば、近隣エリア全体の、スタッフのスキルの底上げが可能です。

ヘルプの調整がしやすい

複数店舗でシフトを一括管理していれば、その分、動かせる人員リソースも大きくなります。これは、ヘルプの調整を行う際にも役立ちます。

店舗運営において、急な欠員は避けては通れない問題です。スタッフ自身や家族の急病などがあると、急きょシフトに入れないスタッフが出てしまいます。このような欠員は、前日や当日など、ぎりぎりにならないとわかりません。同じ店舗に勤めている限られたスタッフの中から、都合を合わせられる人を探すのは困難なこともあるでしょう。一方、欠員が出た店舗に出勤が可能な近隣店舗のスタッフ全員の中から探すのであれば、候補者が一気に広がります。

有能な店長に複数店舗を管理させることで生産性を上げられる

複数店舗のシフトを一括管理できるようにすることで得られる人件費の最適化や欠員調整のしやすさは、店長の負担の軽減にもつながります。店長が行わなければいけない業務を効率化し、負担を減らすことで、優秀な店長に複数の店舗運営を任せることも可能になります。

店舗運営の良し悪しは、店長の力量に大きく左右されます。有能な店長に、シフトを含めた複数の店舗運営を任せることができれば、生産性の高い店舗を増やしていくことができます。また、管理コストの削減にもつながるでしょう。

同時に、店長の立場からも、「複数店の店長を兼務する」という新たなキャリアの道筋を得られるため、やりがいの向上につながります。

複数店舗のシフトを一括で管理する方法

複数の店舗のシフトを一括で管理するためには、IT技術の活用が必須です。店長がExcelで作成したシフト表を店舗に張り出すといった方法では、一括管理は難しいでしょう。

ここでは、複数店舗のシフトの一括管理を可能にする、3つの方法をご紹介します。

Google スプレッドシート

Google スプレッドシートを使った共有方法には、コストをかけずに行えるという大きなメリットがあります。うまく社内に浸透させることができれば、シフト管理に役立てられるでしょう。

ただし、社内でシフト表やシフト希望提出のための雛形を作成する場合は、ある程度の知識が必要になります。スタッフにも使い方を説明する必要がありますし、利用する人数が増えると動きが重くなってしまうこともあります。

また、Google スプレッドシートを利用する際は、誰がどこまで編集できるのかという権限の付与にも注意が必要です。誰でも編集できるようにしてしまうと、シフトが勝手に改変されてしまうリスクがあるためです。

自社システム

管理するスタッフ数が多い現場では、自社の専用システムを活用するケースもあります。自社の運用方法に合わせたシステムをオーダーメイドで作れる点がメリットです。

一方、「導入までに時間がかかる」「導入コストが高い」「社内にある程度知識を持った担当者が必要」といったデメリットもあります。また、すでにシステムが導入されている場合も、メンテナンスに手間がかかるうえ、修正対応できるエンジニアがいなくなると運用が困難になってしまう点に注意が必要です。

シフト管理ツール

シフト管理ツールとは、シフト管理に特化した専用ツールです。複数店舗のシフトを一括管理できる機能があらかじめ搭載されているため、担当者に特別な知識がなくても運用しやすいというメリットがあります。

また、多くのシフト管理ツールはクラウド型のため、スタッフが自分のスマートフォンから簡単にアクセスできます。ただし、導入時には店舗スタッフに浸透させるための説明会の実施などを行う必要があります。

複数店舗のシフトを一括管理できるおすすめのツール「はたLuck(R)」

複数店舗のシフトを一括管理するなら、店舗マネジメントツール「はたLuck(R)」が便利です。複数店舗のシフト管理に役立つ、はたLuck(R)の機能をご紹介します。

欠員募集・調整機能

欠員募集・調整機能とは、欠員が出た際に、アプリでスタッフ向けに一斉通知を出せる機能です。特定の店舗だけでなく、近隣店舗まで含めたエリア内のスタッフに対して募集をかけられます。

通知を受け取ったスタッフは、アプリ上から出勤可能であることを伝えられるため、メールや私用SNSなどでのやりとりは発生せず、手軽に必要な人員を確保できます。

トーク機能

トーク機能は、はたLuck(R)内で利用できるチャットツールです。欠員募集では、「1日は無理だが、半日なら出られる」といった細かい調整が必要になることもあります。また、他店舗のヘルプに行く際は、不安なことやあらかじめ知っておきたいことが出てくることもあるでしょう。トーク機能を使えば、アプリ内で個別のやりとりもできるので安心です。

また、うまく欠員が見つからなかった場合も、トーク機能でスタッフへ個別の問い合わせをすることが可能です。

連絡ノート機能

連絡ノート機能を使えば、各店舗でスタッフに共有しておくべき情報を、アプリ内で簡単に伝えられます。ヘルプで入ったスタッフも、その店舗で実施される当日のキャンペーンといった情報を自分のスマートフォンから確認が可能です。

また、連絡ノートは誰が閲覧したのかをチェックできるため、情報を確認できていないスタッフが可視化されます。他店からヘルプでシフトに入ったスタッフが連絡ノートを閲覧していなかった場合、店長が現場でフォローをすることもできるでしょう。

管理画面

はたLuck(R)の管理画面は、本部のシフト管理担当者やSVも閲覧できます。

店舗へ行かなくても、本部のパソコンから各店舗のシフト作成状況や、適正シフトどおりのシフトが組まれているかどうかがわかりますから、状況に応じたフォローをしやすくなるでしょう。

複数店舗のシフト管理にはツールの活用が便利

複数店舗を横断してシフト管理を行うことは、業務効率化に役立ちます。しかし、複数店舗の管理をアナログで行おうとすると、管理者である店長やSVの負担が大きくなり、丁寧なフォローができなくなったり、ミスが起こる原因になったりすることもあります。

シフト管理ツールを活用することで、こうした問題を解決するとともに、複数店舗を管理することで得られるメリットを最大化することが可能です。複数店舗の管理には、シフト管理ツールを活用しましょう。