商業施設における入退館管理システムの役割とサービスを解説

商業施設（ショッピングセンター）における入退館管理システムとは、施設に出入りする人を管理するシステムです。

多くの来訪者や従業員を効率的かつ安全に管理するには、手作業や目視による入館処理だけではなく、入退館管理システムを導入することが推奨されます。

そこで本記事では、入退館管理システムの必要性や導入するメリット、認証技術について解説します。入退館管理ができるおすすめのアプリも紹介するので参考にしてください。

入退館管理システムとは

入退館管理システムとは、商業施設における人々の出入りを制御・管理・記録するシステムです。

ICカードや暗証番号、生体認証などの豊富な技術が活用されており、出入りする個人を識別できます。また、所属や役職などのさまざまな属性から、扉の開閉やロックなどの制御をすることも可能です。

入退館管理システムは大型ビルやオフィスのほか、ショッピングセンター、店舗など多くの場所で利用されています。近年では、クラウド型の入退館管理システムや人事労務関連と連携できるシステムも普及し、活用の幅が広がっています。

商業施設（ショッピングセンター）で入退館管理が必要な理由

商業施設において入退館管理が必要な理由は、主に不審者の入館を防ぐためや、出入りした人の記録を残すためです。

不審者の入館を防ぐため

商業施設で不審者の入館を防ぐためには、徹底した入退館管理が欠かせません。商業施設には不特定多数の人が頻繁に出入りしているため、関係者を装った不審者が侵入する可能性も考えられます。

しかし、入退館管理システムを導入すれば、部外者の侵入防止に効果的な対策を取ることができます。たとえば暗証番号や生体認証などによる入退館管理だけでなく、ICカードリーダーの利用状況の監視など、さまざまなシステムを活用することで商業施設内のセキュリティを確保できます。

いつ・どこに・だれが入館したかという記録を残すため

商業施設において、いつ・どこに・だれが入館したかという記録を残すことは重要です。施設に多数の人が出入りしている中で、万が一の事故が発生した場合には、迅速な対応が求められるためです。

入退館管理を行い入館した人物や時間を記録することで、事故発生時に滞在人数や関係者を把握するための重要な資料になります。そのほか、従業員の出勤・退勤時間の確認や不審者の特定をする際にも、入退館の記録は役立ちます。

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商業施設（ショッピングセンター）で入退館管理システムを導入するメリットとは

商業施設で入退館管理システムを導入するメリットには、セキュリティの強化や機密情報の管理ができることが挙げられます。また、関係者の入退館状況が把握できる点や、入退館管理業務の効率化につながることもシステム導入のメリットです。

セキュリティの強化につながる

入退館管理システムを導入し、ICカードや生体認証技術を使用することで、不正な出入りを防止することができ、セキュリティの強化につながります。

さらに入退館管理システムを活用することで、特定の場所への出入り制限や、部外者の侵入防止なども容易にできるようになります。たとえば、一部の施設やエリアにおいて従業員のみが入れるようにしたり、指定時間内のみ入館できるようにしたりといった制限をかけることも可能です。

また、システムによってはタイムスケジュールによる管理や在室管理、遠隔監視など、多彩なセキュリティ機能を備えているものもあります。

これらのように入退館管理システムを利用することによって、不正な侵入などのリスクを軽減し、安全な環境を維持することができるのです。

関係者の入退館状況が把握できる

商業施設に入退館管理システムを導入することで、関係者の入退館状況が把握できます。入退館管理システムは、誰がいつ該当箇所へ入退館したのかを記録するものです。

関係者の入退館状況が把握できることは、セキュリティ面で重要なだけではなく、従業員の労務管理を行う上でもメリットがあります。従業員の勤怠管理や労働時間の把握、勤務時間外の不正な出入りの防止などに役立ちます。

入退館管理業務の効率化につながる

入退館管理システムを導入することで、手作業による入退館管理業務を削減できます。例えば、名簿を使った入退館管理の業務をシステムで自動化することが挙げられます。

また、手間を削減するだけではなく、入退館手続きの時間を短縮できます。具体的には、ICカードや生体認証などによる入退館管理システムを導入することで、手続きをスムーズに行うことができます。

このように、入退館管理システムを導入することで、手作業の削減や時間の短縮が可能です。

機密情報の管理対策ができる

入退館管理システムを導入することで、誰がどの部屋に出入りしたかを把握することができ、これにより、機密情報の漏洩を防ぎやすくなります。

また、入退館管理システムではゾーンセキュリティを強化できます。ゾーンセキュリティとは、役員や幹部・マネージャーなど、特定の人の出入りしか許可しないといったセキュリティ方法です。機密情報を多く取り扱う企業や、技術開発・研究などを行う企業にとっては、特に有効です。

入退館管理システムで用いられる主な認証技術

入退館管理システムで用いられる技術としては、主にテンキー認証やICカード認証のほか、バイオメトリクス認証やスマートフォン認証が挙げられます。

テンキー認証

テンキー認証は、事前に設定した番号を入力することで扉を解錠する方法です。比較的簡単に設置でき、導入・運用コストを抑えられる点がテンキー認証のメリットです。また、認証のためのカードやデバイスを持ち歩く必要がなく、手軽に使える点や紛失しない点も、来訪者や従業員にとっては使いやすいポイントとなります。

ただし、あくまでも入退館を制御するためのものであり、従業員の入退館状況などは記録できません。そのため、テンキー認証単体ではセキュリティレベルはそれほど高くないといえるでしょう。

テンキー認証は小規模な施設や、高いセキュリティレベルを求めていない場所での利用が適しています。また導入コストが低いため、予算の制約がある場合にも利用しやすい選択肢となります。具体的には、オフィスビル内の各フロアやセクションにテンキー認証を導入し、入館を制御するといった方法があります。特定の部署や担当者のみが該当エリアに入ることが可能となる管理方法です。

ICカード認証

ICカード認証は、ICチップが入ったカードや入館証をかざすことで入り口が解錠される方法です。ICカードを利用した入退館管理システムは、人の出入りが記録に残るため、何らかのトラブルが発生した際に入館者を特定できます。そのため、セキュリティ対策として非常に有効であり、出入りに制限を設けたい場所での利用や入館許可がない人の侵入を防ぐ目的などで利用される企業が多いです。

ICカード認証のメリットとしては、生体認証のような指紋登録などの作業が不要な点が挙げられます。カードを受け取った従業員は、すぐに入退館手続きが可能となります。

一方、ICカードそのものを破損・紛失する恐れもあります。また盗難された際には、盗難やカードのコピーにより、不正に入館されるリスクもゼロではありません。

ただし生体認証よりも導入が比較的簡単でコストも抑えやすくなっています。ICカード認証は最も主流な認証方法のひとつであり、セキュリティ性が高く、利用しやすい点がメリットです。

バイオメトリクス認証

バイオメトリクス認証は、指紋や静脈、網膜、顔、声などの人間の身体的特徴の情報を用いた解錠方法で、生体認証とも呼ばれています。身体的特徴は個々人によって違うため、なりすましのリスクが低く、セキュリティレベルや安全性が高いと言われています。

指や顔をスキャンするだけで認証が完了するため、入退館が非常にスムーズにできます。従業員や外来者にとってストレスの少ない認証方式というだけでなく、企業側も入館処理を行う手間がかかりません。また、本人の指紋や顔などを使うため、ICカードやスマートフォンを使った認証方式と異なり、紛失や盗難のリスクが低いというメリットがあります。

ただし、導入コストが比較的高い点はデメリットになると言えます。

スマートフォン認証

スマートフォン認証は、スマートフォンに搭載された認証機能を利用するものです。スマートフォン認証のメリットとしては、ICカードなどの物理的なカードを発行する必要がないことや、指紋認証や顔認証に比べて導入コストが低いことが挙げられます。

ただしスマートフォン自体を紛失したり盗難されたりした場合には、認証が不可能になるといったリスクがあります。

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商業施設での「はたLuck®」の活用事例

この章では、実際の商業施設において「はたLuck®」を活用している事例を紹介します。

株式会社ダイドーフォワード

『アプリひとつでここまで解決できる！アナログな企業にこそ試してほしいSC運営の業務効率化』

神奈川県小田原市でエリア最大級のショッピングモール「ダイナシティ」を運営する、株式会社ダイドーフォワード。約2,000名に及ぶテナントスタッフの入退館管理や連絡業務を効率化し、よりテナントに寄り添った運営サポートを実現するため「はた Luck®」の導入を決定されました。

✉️導入事例(ダイドーフォワード)をダウンロードする

株式会社横浜岡田屋

『デジタルツールで業務効率化に成功。館を支えてくれるテナントさんの働きやすい環境づくりも実現』

横浜岡田屋は、神奈川県内で都市型ショッピングセンター「MORE’S（モアーズ）」を運営しています。少人数による、より効率的な施設運営を実現するために、デジタルツールの導入を検討されていました。他のツールもあるなかで「はたLuck®︎」を選んだ理由や導入経緯、その後の変化について聞いています。

✉️導入事例(横浜岡田屋)をダウンロードする

入退館管理システムを導入するなら、「はたLuck®︎」がおすすめ

前の章では、スマートフォン認証やIC カード認証などを紹介しましたが、入退館管理システムを導入するなら「はたLuck®」がおすすめです。

入退館管理を「はたLuck®」でデジタル化することによって、セキュリティレベルの向上や業務の効率化が目指せます。

入退館管理のデジタル化でセキュリティレベルの向上が期待できる

「はたLuck®」にはアプリ上で入館証を発行できる機能があり、入退館管理をデジタルで行えます。アナログの入退館管理と比べると、なりすましによる入館を防ぎやすく、セキュリティレベルの向上が期待できる点が特徴です。

さらに、アプリの管理は施設管理者が行うことができるので、退職した従業員のアカウントをすぐに削除することも可能です。入館証を回収できなくなるといったリスクもありません。

紙やカード式従業員証の発行作業、従業員の棚卸し業務が効率化できる

「はたLuck®」ではデジタル入館証を発行できます。紙の入館証をデジタル化することで、入館証の発行・管理の効率化、入館手続きの簡素化、人員削減、人的ミスの削減などのメリットがあります。

従業員証の発行・管理の効率化

「はたLuck®」で入館証をデジタル化することによって、紙やカード式の従業員証の発行作業を行う必要がなくなります。入館証の管理や棚卸しなどの手間を削減でき、業務の効率化ができる点が特徴です。

特に従業員数の多い企業では、入館証の管理・発行に多くの工数がかかるため、デジタル化できる点は大きなメリットといえるでしょう。

入館手続きの簡略化

さらに、デジタル化することで簡略化できるのは入館証の発行・管理だけではありません。入館する際の手続きも、手作業よりデジタルの方が簡略化できます。

アナログの場合は警備員が目視で入館証をチェックしますが、「はたLuck®」のデジタル入館証ならQRコードを読み取るだけでよく、目視確認は必要ありません。

出入り口に用意された端末に、従業員が自ら読み込ませるだけで入退館の処理が可能です。人員を削減できる以外にも、アナログの場合に起こりがちな人的ミスをなくすこともできます。

これらのメリットにより、業務の効率化が図られ、スムーズな施設運営が実現します。

「はたLuck®︎」で商業施設のDX化を進めよう

商業施設には不特定多数の人が出入りしているため、不審者の入館を防ぐためにも入退館管理は重要です。また従業員の勤怠管理を行う上でも、入退館の記録は役に立つでしょう。

「はたLuck®」なら、デジタル入館証を発行できる上に、外来作業者の入退館管理もデジタルで行えます。物理的なカードの発行や管理などの手間が削減でき、業務の効率化につながることも期待できます。

商業施設の入退館管理を効率化したいと考えている場合は、ぜひ「はたLuck®」の導入を検討してみてください。