シフトのヘルプ調整がうまくいくコツ！メール・チャットの例文も紹介

さまざまな店舗で人手不足が深刻な状況の中、シフトのヘルプ調整に苦労しているケースもあることでしょう。ヘルプ調整は手間・時間がかかる上に、ヘルプに入る従業員にも心理的負担がかかります。

そこで本記事ではヘルプ調整がうまくいかない原因や、効率よく行うコツを解説します。ヘルプ調整がスムーズに行えるツールも紹介するので、ぜひ参考にしてください。

シフトのヘルプ調整をするときの課題・問題点

ヘルプを依頼する場合、調整に手間がかかる点や、他店からヘルプに入った従業員の心理的負担が大きいと言った課題があります。それぞれの問題点について詳しく見ていきましょう。

ヘルプ調整に手間がかかる

ヘルプ調整は、非常に手間のかかる作業です。同一店舗内でヘルプに入れる人を募るだけでなく、チェーン店のように多店舗展開している場合は他店にもヘルプが可能かどうかを確認する必要があります。この確認作業に手間と時間がかかります。

また、ヘルプを要請された店舗側も、各従業員に対して出勤可否を確認しなければなりません。さらに、ヘルプに入る従業員が決まった後も、店舗間で勤務時間や給与などの調整が必要となります。これらの調整は、店長などの責任者にとって大きな負担となるでしょう。

他店からヘルプに入った従業員の心理的負担が大きい

他店のヘルプに入る従業員にとっては、心理的負担が大きいこともあります。

通勤時間が長くなることや職場環境、担当する業務内容の違いがその一因です。難易度の高い仕事であるにも関わらず、通常の給与であることに不満を感じるケースもあります。

また、ヘルプ先で明確な指示や説明がなく、業務が進められなかったり、店舗独自のマニュアルに慣れず作業に時間がかかったり、といった働きづらさを感じる従業員も少なくありません。

さらにヘルプの依頼が店長の判断によって行われたり、特定の従業員だけが指名されたりする場合も、従業員にとっては心理的な負担となることがあります。不満を抱えた従業員に何度もヘルプを依頼すると、職場内の関係も悪化してしまいかねません。

シフトのヘルプ調整がうまくいかない原因

シフトのヘルプ調整がうまくいかない原因には、従業員の属性が偏っていることのほか、日常的にコミュニケーションが不足していること、店舗間でルールが統一されていないことなどが挙げられます。それぞれ詳しく解説していきます。

従業員・アルバイトの属性が偏っている

店舗内に同じ属性の従業員やアルバイトが集まっていると、希望する休みの曜日や時間帯が重なるケースが多くあります。

たとえばテスト期間中の学生アルバイトは、勉強に集中したいと思うでしょう。また、主婦（主夫）の従業員は、お子さんの保育園や学校の休みによって出勤できなくなることもあります。

「学生だけ」「主婦（主夫）だけ」といった同一の属性で構成されていると、特定の曜日や時期にシフトが埋まらなくなり、いつも誰かに無理をお願いしなければならない状況になってしまいます。

学生や主婦（主夫）のほか、シルバー世代など、異なる属性や生活スタイルを持つ従業員を均等に採用しましょう。そうすることでお互いのシフトの空きを適切な範囲で埋めることができます。

日常的にコミュニケーションが不足している

日常的にコミュニケーションが不足していると、ヘルプが必要な状況になっても協力が得られないことは、珍しくありません。

仮にヘルプに入る人員が決まったとしても、通常とは違う店舗やポジションに就いた際にもコミュニケーションが円滑に取れなければ、業務を滞りなく行うのは難しくなります。

また、日常の会話が不足していることによって各従業員の事情を把握しておらず、休みの希望が重なる時期などを予測できないこともあるでしょう。

店舗間でルールが統一されていない

ヘルプの調整がうまくいかない要因として、店舗間のルールの違いも挙げられます。独自のルールはヘルプに入る従業員にとって働きづらく感じることになります。本来の能力やスキルを十分に発揮できず、双方が満足できない状況に陥るでしょう。

一度ネガティブな印象を持たれると、次回からはヘルプを断られる可能性もあります。その結果、シフトの穴が埋まらない状況が生じてしまうのです。できるだけ各店舗の独自ルールを減らし、他の従業員も働きやすい環境を整えるとよいでしょう。

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シフトのヘルプ調整をするメリット

シフトのヘルプ調整を行うと人件費を抑えられるだけでなく、「人員が足りない店舗」と「稼働時間を増やしたい従業員」がマッチングするといったメリットもあります。それぞれのメリットについて説明していきます。

人件費を抑えられる

シフトのヘルプ調整を行うメリットは、人件費を抑えられる点です。

ヘルプを活用せずに、シフトに穴をあけないようにする場合、常に人員を余剰に抱えなければなりません。必要な人員数と実際に採用している人数が同じ場合は、誰かが体調不良で休んだり、都合により休みの希望が重なったりするだけで、人員が足りなくなってしまいます。

しかしシフトのヘルプ調整を行えば、他店の従業員の手を借りることもでき、人員を余剰に採用する必要がなくなります。

一方的にヘルプを要請するだけではなく、互いの店舗でヘルプの人員を出し合えば、相互にメリットがあり、チェーン店の場合は企業全体で大きく人件費を抑えられるでしょう。

「人員が足りない店舗」と「稼働時間を増やしたい従業員」がマッチングする

シフトのヘルプ調整によって「人員が足りない店舗」と「稼働時間を増やしたい従業員」がマッチングするといったメリットもあります。

人手不足が深刻な中でも、もっと働きたいと考えている従業員は少なくありません。つまり、従業員と店舗間において、シフト調整のミスマッチが起きているのです。

一方、店舗側も特定の時間帯や曜日に人員が足りないといった悩みを抱えているケースが多くあります。

シフトのヘルプ調整を行うことによって、双方をマッチングさせることができ、こうした状況を解消できるのです。

シフトのヘルプ調整を効率よく行うコツ

シフトのヘルプ調整を効率よく行うには、普段から信頼関係を構築しておくことがポイントです。

また、シフトの過不足の状況を多店舗間で共有し、他店からのヘルプを受け入れる環境をつくることも必要です。ヘルプ時の交通費・給与についてもルール化しておくと、スムーズに進みます。それぞれのコツについて見ていきましょう。

普段から信頼関係を構築しておく

普段から信頼関係を構築しておくと、 ヘルプを依頼した際にも快く引き受けてもらいやすくなります。そのためには普段から気を配ってコミュニケーションをしたり、感謝の気持ちをもって接したりすることが大切です。そうすることで信頼関係を築き、従業員のエンゲージメントを高めていく必要があります。

他店にもヘルプをお願いする

シフトの調整でヘルプに入ってくれるのは、同一店舗の従業員とは限りません。複数の店舗を展開しているチェーン店などであれば、他店にもヘルプをお願いしましょう。

店舗独自のルールはわからないものの、商品・サービスの内容や、基本的な業務の流れは把握しているため、外部から人員を呼ぶよりも効率的です。ヘルプに入る従業員のスキルや依頼する業務内容によっては、即戦力として活躍してくれるでしょう。

また同一店舗内だけでなく、他店と相互にヘルプを出し合うことによって、人件費削減の効果は、より大きくなります。

他店からのヘルプを受け入れる環境をつくる

他店からのヘルプを受け入れる環境をつくることも大切です。

他店からヘルプに入る従業員は、いつもと違う環境で働くことへの心理的負担や、業務内容・手順などが異なることに対して働きにくさを感じることがあります。気持ちよく働いてもらうために、そういった面をしっかりとサポートしてあげましょう。

コミュニケーションを取って不安を解消してあげたり、店舗独自のルールをしっかりと伝えましょう。従業員が「まだわからないことがありそう」「慣れない環境でとまどっているかもしれない」といった素振りを見せたら、声がけをしてみても良いかもしれません。

シフト過不足の状況を多店舗間で共有

シフトの過不足の状況を店舗間で共有することも、ポイントの1つです。

他店の状況を把握しておくことによって、ヘルプの要請をする際、人員に余裕のある店舗から順に確認することができます。また稼働を増やしたい従業員がいれば、優先的にシフトに入れることも可能となります。

シフトを一度組んだ後も、従業員の都合や休みの申請によって状況は常に変わるため、リアルタイムに状況を共有するようにしましょう。 ただし共有する作業そのものに手間や時間がかかってしまうと、本末転倒になってしまいます。クラウドなどで一元管理や共有しやすいツールを用いるのがおすすめです。

ヘルプ時の交通費・給与についてルール化する

他店からヘルプに入ってもらうと、通勤にかかる交通費が変わるほか、 勤務する時間帯や 業務内容によって時給が変わる場合もあります。

さらに、ヘルプに入った従業員は、普段とは違う職場環境による心理的負担や働きにくさなどもあり、通常の時給では納得しないことも多いです。

ヘルプに入った従業員が不満を感じないよう、ヘルプ時の交通費・給与についてはルール化しておきましょう。しかし、ヘルプを依頼するたびに時給や交通費を計算するのは、手間と時間がかかります。

解決策としては、一定額のヘルプ手当を支払うことがおすすめです。店舗側はその都度計算する必要がありません。また、従業員側も金額を把握した上でヘルプを引き受けるかどうかを判断できます。

シフト変更・ヘルプ調整をするときのメール・チャットの例文

前の章では、店舗側がヘルプの調整をする時のコツをお伝えしました。ここでは、店長側・従業員側のそれぞれが、シフト変更・ヘルプ調整をお願いする際のメール・チャットの例文を紹介します。

ポイントは、シフト変更が必要な理由とお詫びの気持ちをしっかりと伝えることです。また、チャットの場合はあまり長文にならないよう、簡潔にまとめて送りましょう。

（文例：店長から従業員へ）

お疲れ様です。◯◯店の店長の◯◯です。
急な連絡で恐縮ですが、〇月〇日の人手が不足しており、ヘルプをお願いできる方を募集しております

皆さまにお声がけさせていただきたく、メール（チャット）を送らせていただきました。

募集要項は以下のとおりです。
・日時：
・勤務場所：
・仕事内容：

ご参加いただける方は、◯◯までご連絡いただければと思います。 急なお願いとなりますが、ご協力いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。

（文例：従業員から店長へ）

〇〇店長

お疲れ様です。シフトの変更についてご相談です。
〇月〇日の〇時～〇時にシフトを入れておりましたが、◯◯の予定と重なってしまったため、別の日に変更させていただけませんでしょうか。 ご迷惑をおかけし申し訳ありませんが、何卒よろしくお願いいたします。

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「はたLuck®」ならシフトのヘルプ調整も簡単

ここまでは、ヘルプ調整をするときのコツをお伝えしてきましたが、よりスムーズに行うには「ヘルプ募集」機能があるアプリ「はたLuck®」の活用がおすすめです。

「ヘルプ募集」機能でスムーズ＆手軽にスタッフ確保

「はたLuck®︎」には、人員配置を最適化するヘルプ募集機能があります。ヘルプスタッフの募集から応募、出勤前のマニュアル共有やコミュニケーションまでアプリ上で完結できるのが特徴です。同じエリア内の他店舗など指定した店舗に向けヘルプスタッフの募集を一気に発信でき、スタッフ一人ひとりに連絡して都合を確認する手間や、双方の心理的負担が軽減されます。

事前の情報提供やマニュアル共有もでき、スタッフは安心してヘルプ募集に応じることができます。“ヘルプ体験”の質を高めることで、長期的には “ヘルプに入りたい”スタッフを増やすことにもつながります。

「星を贈る」機能で従業員のヘルプ体験が向上する

「はたLuck®︎」には、従業員同士で感謝のしるしを送り合える「星を贈る」機能があります。

ヘルプに入ってくれた従業員や、その従業員をフォローしてくれた方に星を送って、感謝の気持ちを伝えることができるのです。

ヘルプに入った側、受け入れた側の双方にとって「ヘルプ体験」が向上することで、ヘルプ調整がしやすくなったり、他店を含めた従業員の交流や信頼関係の構築につながったりします。

アプリでヘルプ募集や情報共有をして、シフト調整を効率よくしよう

シフトのヘルプ調整には、他店との情報共有や従業員への確認など、手間と時間がかかります。しかしヘルプ調整をうまく行うことによって、店舗と従業員のマッチングができるほか、人件費の削減も可能となります。

「はたLuck®」なら「ヘルプ募集」機能があり、シフトのヘルプ調整がスムーズに行えます。ヘルプ調整にお悩みの場合は、ぜひ「はたLuck®」の導入をご検討ください。