シフトと勤怠を連携するメリットは？管理システムを選ぶときの注意点も解説

シフト管理と勤怠管理は重要な業務ですが、個別に行うと手間がかかり、ミスも増えやすくなります。そこで注目されているのが、シフトと勤怠の連携です。

この記事では、シフト管理と勤怠管理の業務範囲や連携するメリット、システム選びのポイントを解説します。また、連携する際におすすめのシステムも紹介しますので、ぜひご覧ください。

シフト管理と勤怠管理、それぞれの守備範囲

はじめに、シフト管理と勤怠管理のそれぞれの守備範囲を把握しておきましょう。働き方改革における役割についても解説します。

シフト管理の守備範囲

シフト管理は、従業員の勤務スケジュールを作成・調整する業務です。守備範囲としては以下が挙げられます。

• 人件費計画
• 人時計画
• シフト計画
• 作業計画
• 作業管理

シフト管理では計画がメイン業務となります。

具体的な業務内容には、従業員の希望や勤務可能時間を考慮したシフトの作成、欠員時のヘルプの手配、繁忙期や閑散期に応じた人員配置の調整などがあります。

勤怠管理の守備範囲

勤怠管理の守備範囲は、主に以下の3つです。

• 人件費管理
• 人時管理
• 勤怠管理

シフト管理では計画がメインであることに対し、勤怠管理では実績管理がメインです。

たとえば、従業員の出退勤時間や休暇などを正確に記録し、労働時間を管理することが業務の一例です。

働き方改革におけるシフト管理と勤怠管理の役割

働き方改革において、シフト管理と勤怠管理は重要な役割を担っています。

シフト管理では柔軟な勤務形態に対応することで、従業員の多様なライフスタイルを実現でき、満足度が高まります。一方で、勤怠管理は労働時間の把握と法令遵守をすることで、不適切な長時間労働を防ぎ、健康的な働き方を促進します。

結果として職場環境改善につながり、日本全体で進められている働き方改革に寄与します。

シフト管理と勤怠管理が抱える問題点

シフト管理と勤怠管理を行う上では、次の3つの問題点があります。

• 手作業による入力ミス
• 時間のかかる集計作業
• 異なるシステムでの管理による情報連携の難しさ

それぞれ説明していきます。

手作業による入力ミス

シフト管理や勤怠管理において手作業でデータ入力を行うと、ミスが発生しやすくなります。例えば、勤務時間の打ち間違いや休暇の見落とし、シフトの重複などが発生する場合があります。

このようなミスは、給与計算の誤りや不正確な労働時間の記録につながり、従業員とのトラブルを引き起こしかねません。

時間のかかる集計作業

シフト管理や勤怠管理の集計作業に時間を要することは、多くの企業が直面する問題です。従業員数が多い場合や複雑なシフトパターンがある場合、この問題は顕著になります。

月末の給与計算時期には、各従業員の勤務時間、残業、休日出勤などを一つ一つ確認し集計する必要があり、膨大な時間を要します。結果として、人事部門や管理者の業務効率が低下してしまいます。

異なるシステムでの管理による情報連携の難しさ

シフト管理や勤怠管理において、複数のシステムを併用すると、情報連携が難しくなります。

システム間でデータを移行する際、手動での入力が必要になると、時間がかかるだけでなく、ミスのリスクも高まります。異なるシステムを使う際は、CSVやExcelなどでインポート・エクスポートできる機能があると便利です。

シフト管理と勤怠管理を連携するメリット

次に、シフト管理と勤怠管理を連携するメリットを見ていきましょう。メリットは主に次の5種類です。

• 業務効率化
• 人件費削減
• 従業員満足度向上
• 法令遵守
• 労務管理の効率化

ひとつずつ説明していきます。

業務効率化

シフト管理と勤怠管理の連携には、スケジュール作成とシフト調整の自動化など、5つの業務効率化のメリットがあります。

• スケジュール作成とシフト調整の自動化
• 勤怠データの自動集計と分析
• 実働時間、残業時間、有給休暇などの正確なデータ取得
• 人事評価や給与計算の精度向上
• 勤怠に関する問い合わせ対応の削減

スケジュール作成とシフト調整の自動化

シフト管理と勤怠管理のシステムを連携すると、スケジュール作成とシフト調整を自動で行えるようになります。例えば、従業員のシフト希望や休暇申請などを反映させたうえで、AIが最適なシフトを提案してくれます。

シフト管理者にとっては、シフト作成にかかる時間と労力が削減され、他の重要な業務に注力できるようになります。

勤怠データの自動集計と分析

シフト管理システムと勤怠管理システムが連携することで、勤怠データの自動集計が可能になります。従業員の出退勤時間や休暇取得の情報がシステムに自動的に反映され、集計ミスやデータ入力の手間が大幅に削減されます。

また、集計したデータはリアルタイムで分析され、従業員の労働時間の把握や、業務効率の向上に役立ちます。

実働時間、残業時間、有給休暇などの正確なデータ取得

実働時間、残業時間、有給休暇などの正確なデータを取得できるようになることもメリットです。例えば、シフト計画と実際の打刻データを自動的に照合し、予定外の残業や早退などを即座に把握することができます。

システム連携により、有給休暇の取得状況や残日数も自動的に計算され、管理者と従業員の双方がリアルタイムで確認できるようになります。

人事評価や給与計算の精度向上

シフト管理と勤怠の連携をすると、人事評価や給与計算の精度が向上します。システム連携により、勤務時間や残業時間、休日出勤などのデータが自動的に給与計算システムに反映されるためです。これにより、手作業による入力ミスや計算ミスを防ぐことができます。

また、シフト遵守率や勤務態度などの客観的なデータを人事評価に活用することも可能になります。

勤怠に関する問い合わせ対応の削減

従業員からの勤怠に関する問い合わせを削減することも可能です。従業員はスマートフォンやパソコンを通じて、自分のシフトや勤務時間、残業状況、有給休暇の残日数をリアルタイムで確認できるため、管理者に問い合わせを行うことが減ります。

管理者は問い合わせ対応を減らすことができ、他の業務に集中できるようになるでしょう。

人件費削減

シフト管理と勤怠管理のシステムを連携することによって、残業時間の管理を徹底できるほか、最適な勤務シフトを作成できます。それによって、人件費削減が可能となります。

残業時間管理の徹底

シフト管理と勤怠管理システムを連携することで、残業時間の正確な管理が可能になります。従業員の実働時間や休憩時間をリアルタイムで追跡し、残業時間が過剰にならないように自動でアラートが発せられる仕組みです。

残業時間の管理を徹底することで、結果として人件費削減につながります。

勤務シフトの最適化

最適な勤務シフトを作成することができることもメリットです。例えば、過去の来客数データや売上データと連動させることで、適正な人員配置ができます。

システム連携により、従業員のスキルレベルや勤務可能時間、労働法規制などを考慮しながら、最適なシフトを作成できます。また、繁忙期や閑散期に応じて柔軟にシフトを調整することも可能になり、人件費の無駄を削減できます。

従業員満足度向上

シフト管理と勤怠管理の連携により、従業員満足度が向上するメリットもあります。柔軟な働き方に対応したり、透明性の高い人事評価をしたりすることが、従業員が心地よく働ける環境づくりにもつながります。

柔軟な働き方への対応

シフト管理と勤怠管理システムを連携すると、従業員が希望するシフトや、時短勤務、フレックス勤務といったさまざまな勤務形態をシステム上で一元管理できます。そのため、従業員が自分のライフスタイルに合わせて働ける環境を提供できるようになります。

多様な働き方ができることは、特に育児や介護を行っている従業員にとって重要です。

透明性の高い人事評価

シフト管理システムと勤怠管理システムを連携することで、透明性の高い人事評価が可能になります。

従業員の出勤状況やシフト遵守率、残業時間などがリアルタイムで把握できるため、評価の際に公平かつ正確なデータに基づいた判断ができます。

法令遵守

シフト管理と勤怠管理を連携することで、労働時間を厳密に管理でき、労働基準法などの法令を遵守しやすくなるメリットがあります。

労働時間管理の厳密化

シフト管理システムと勤怠管理システムの連携により、従業員の労働時間を厳密に管理することが可能です。

システム上で打刻データが記録されるため、出退勤時間、休憩時間、残業時間などをリアルタイムで管理することが可能になります。管理者はいつでもデータを確認できるため、労働時間の適切な管理が行えます。

労働基準法などの法令遵守を支援

労働基準法や各種労働規制を遵守しやすくなることも、シフト管理と勤怠管理を連携するメリットのひとつです。

従業員の労働時間、休憩時間、残業時間などのデータがリアルタイムで管理され、法定労働時間を超えた際には自動的にアラートが発生します。違法な長時間労働や過剰な残業を未然に防ぐことができ、企業は法令遵守に努めることができます。

また、外国人従業員や社会保険未加入者に対しても、適切な労働条件の管理が可能となり、管理者の負担が大幅に軽減されます。

労務管理の効率化

シフト管理と勤怠管理の連携により、店舗運営の可視化や採用戦略の効率化も行えます。

店舗運営の可視化

店舗運営の状況をリアルタイムで可視化できるようになることもメリットです。たとえば、各従業員のシフトや勤務時間、残業状況が一目で把握できるため、適切な人員配置やスムーズな業務運営が可能となります。

さらに、複数店舗を展開する企業においては、全店舗のシフトデータを一括で管理できるため、労務管理の効率化ができます。

採用戦略の効率化

シフト管理と勤怠管理を連携することで、採用戦略の効率化が図れ、結果として労務管理の効率化にもつながります。

たとえば、特定のスキルを持つスタッフが不足している時間帯や、常に人手が足りない曜日などが明確になります。シフトの需要予測と実際の勤務実績を比較分析することで、必要な人材の質と量を正確に把握できるのです。

採用担当者は必要なタイミングで適切な人材を採用でき、過剰採用や不足を防ぐことができます。

シフト管理と勤怠管理を連携するシステムの選び方

前項では、シフト管理と勤怠管理を連携するメリットをお伝えしました。実際に連携する際には、以下の点を考慮してシステムを選びましょう。

• 必要な機能が搭載されているかどうか
• そのシステムでは、シフト管理と勤怠管理のデータをどのように連携できるのか
• 従業員がそのシステムを使いやすいかどうか
• 導入コストはどのくらいかかるのか
• 導入支援やシステムサポートが充実しているかどうか

それぞれ説明していきます。

必要な機能が搭載されているかどうか

シフト管理と勤怠管理を連携するシステムを選ぶ際、必要な機能が搭載されているかどうかは最重要のチェックポイントです。必要な機能がない場合、別システムの導入や手作業での対応が必要となり、業務効率が低下する恐れがあります。

チェックすべき主な機能には、シフト作成・管理、勤怠記録、有給休暇管理、残業管理などがあります。また、法令遵守のためのアラート機能や、データ分析・レポート作成機能も重要です。

業種や企業規模によって必要な機能は異なるため、自社の要件を明確にしてから機能をチェックすることが大切です。

どのようにデータ連携ができるのか

シフト管理と勤怠管理のデータ連携方法は、システム選びの重要なポイントです。

シフトデータが自動的に勤怠管理システムに反映され、実際の勤務時間との差異が確認できるのが理想的といえます。また、勤怠データをもとにシフトの自動調整ができるなど、双方向の連携が望ましいです。

API連携やデータエクスポート・インポート機能の有無、リアルタイム連携の可否なども確認しましょう。連携の頻度や方法が自社のニーズに合っているかを検討することが重要です。

従業員が使いやすいかどうか

従業員にとって使いやすいかどうかも重要です。複雑で使いにくいシステムは、不正確なデータ入力や未入力の原因となり、管理者の負担増加にもつながります。

チェックポイントとしては、直感的なユーザーインターフェース、モバイル対応、多言語対応などが挙げられます。

また、従業員自身がシフト希望を入力できる機能や、勤怠データの確認・修正が容易にできる仕組みも重要です。可能であれば、実際に従業員に試用してもらい、フィードバックを得ることをおすすめします。

導入コストはどのくらいかかるのか

連携システムの導入コストは、企業の規模や必要な機能によって大きく異なります。

初期導入費用だけでなく、月額利用料、カスタマイズ費用、保守費用などもチェックしておきましょう。既存システムとの連携や、データ移行にかかる費用も確認する必要があります。

見積もりは複数社から取り、比較検討することをおすすめします。長期的な視点で、コスト削減効果や業務効率化によって得られる利益も考慮することが大切です。

導入支援やシステムサポートが充実しているかどうか

導入支援やサポート体制が充実しているかどうかは、新しいシステムをスムーズに運用するうえで重要です。

サポート体制が充実していると、不具合発生時や操作方法がわからないときに迅速に対応してもらえるため安心です。サポートには電話対応やメールサポートだけでなく、オンラインマニュアルやFAQなども含まれます。

サポート体制が不十分な場合、問題解決までに時間がかかり、業務に支障をきたす可能性があります。

シフト管理と勤怠管理をCSVデータで連携できる「はたLuck」

シフト管理と勤怠管理をスムーズに連携するには、データの連携のしやすさが重要です。そこで、CSVでデータを連携できるシステムはたLuckについて紹介します。

シフト提出の依頼からシフトの確定・共有までの手間を削減

はたLuckは、シフト提出の依頼からシフトの確定・共有までの一連を、アプリ内で完結させることができます。

従業員がアプリ上でシフト希望を提出し、回収したシフトは自動でシステムに入力されます。管理者はそれをもとにシフト表を作成することが可能です。さらに、確定したシフトはアプリを通じて即座にスタッフに共有されます。

「適正シフト機能」で人員配置の最適化も

はたLuckの「適正シフト機能」は、店舗別、曜日別、時間帯別に必要な人員を設定することで、最適な人員配置を行えます。過去の売上データや来客数などを分析し、必要な人員を算出することも可能です。

適正シフト機能を使用することで、シフト作成を効率的に行うことができ、人員配置の最適化と業務効率の向上が可能になります。

シフト作成も効率化する「定期シフト機能」も

はたLuckの「定期シフト機能」は、固定のシフトで働く従業員の勤務パターンを事前に設定できる機能です。

「定期シフト機能」を使用することで、毎回同じシフトを入力する手間が省け、シフト作成の効率がアップします。パートやアルバイトなど、規則的なシフトで働く従業員が多い企業には特に適しています。

法令遵守違反を防げる「労務アラート機能」も搭載

はたLuckの「労務アラート機能」は、労働基準法や就業規則に違反するシフトが組まれそうになった際に警告を発する機能です。

例えば、連続勤務日数の上限や休憩時間の確保、深夜労働の制限などをチェックし、問題がある場合にアラートを出します。法令遵守が容易になり、労務におけるリスクを大幅に軽減できます。

CSVデータで勤怠管理システムに取り込める

はたLuckでは、作成したシフトデータをCSV形式で出力し、他の勤怠管理システムに取り込むことができます。

現在ご利用中の勤怠管理システムに取り込めれば、手動でのデータ入力が不要となり、転記ミスのリスクも大幅に減少します。

シフト管理と勤怠管理を連携して、業務効率化や人件費削減をはかろう

シフト管理と勤怠管理を連携することで、業務効率化や人件費削減、従業員満足度の向上など、多くのメリットが得られます。効果を得るためには、システム選びの際に必要な機能や使いやすさ、導入コストなどをチェックすることが大切です。

はたLuckであれば、CSVデータでシフト管理と勤怠管理を連携することができ、効率的なシフト作成や人員配置の最適化、法令違反の防止などが行えます。シフトと勤怠の連携で、より効率的な労務管理を目指しましょう。