DXが業務効率化につながるのはなぜ？事例と併せて解説！

DX（デジタルトランスフォーメーション）を推進することで、業務効率化や生産性向上につながると言われています。しかし、DXによって具体的に何が起こるのか、よくわからないと感じている人もいるのではないでしょうか。

ここでは、DXが業務効率化につながる理由と、その具体例についてご紹介します。また、DXを推進する上での注意点や、おすすめツールなどについても見ていきましょう。

DXとはデジタル技術の活用によって競争力を高めること

DXとは、デジタル技術の活用による課題解決と業務改革によって、企業の競争力を高めていくことを指す言葉です。

経済産業省が2020年に発表した「DXレポート2（中間取りまとめ）」では、コロナ禍において、企業の従来の文化・固定観念を変革することの重要性が明らかになったとしています。

2020年以降、新型コロナウイルス感染症の流行などによって、世界中が予測不能な大きな環境の変化に見舞われました。たとえコロナ禍が終息したとしても、今後もこのような否応のない変化に襲われる可能性は十分考えられます。その時々の情勢にスピーディーに対応し、生き残っていくためには、変革を恐れずに新たな技術の導入に取り組んでいく姿勢を持つことが大切だと言えるでしょう。

日本におけるDXの現状

日本では、既存のビジネスモデルの一部を置き換える手法として、DXを利用するケースが多くなっています。

先程ご紹介した経済産業省の調査によると、DXの取り組みの方向性について、「ビジネスモデル自体はこれからもあまり変わらない」または「現在のビジネスモデルを継続しつつ、新しいビジネスモデルも開拓する必要がある」と答えた企業が、2018年度、2019年度とも8割以上となっており、ビジネスモデルの抜本的な変革や、まったく新しいビジネスモデルの創造を目指す企業はごく少数にとどまっているようです。

一方で、デジタル化への取り組みの状況について「他社と比べて、かなり進んでいる」「他社と比べて、ある程度、進んでいる」と答えた企業は、2017年度の27.9％から年々増加しており、2019年度には39.4％と約4割に達しています。DXに積極的に取り組んでいる企業は、確実に増加していると言えるでしょう。

企業がDXに取り組むべき理由

企業がDXに取り組むべき理由には、どのようなものがあるのでしょうか。ここからは、その理由について解説していきます。

参考：DXとは？意味や推進事例、求められる背景をわかりやすく解説！

旧来のツールから脱却する必要性がある

前述のとおり、すでに一定数の企業がDXの推進に取り組んでいるため、アナログなツールを使った旧来の経営手法に固執していては、DXによる業務効率化を進めている企業に比べて競争力が劣ってしまう可能性が高まります。時代の変化にスピーディーに対応していくためにも、日本全体のDXの波に乗り遅れないためにも、時代に即した経営が求められるというわけです。

また、老朽化したシステムを使い続けることは、それだけでリスクになります。特に大企業では、外部のベンダーがそれぞれの企業に合った独自システムを作るケースが多くありました。しかし、企業の独自システムは、経年に従ってメンテナンスできる人材がいなくなってしまったり、システムの追加コストや時間が膨大であったりといった問題をはらんでいます。

こうした問題の解決には、現在主流になりつつあるクラウド型システムへの切り替えが効果的です。クラウド型のシステムでは、システム提供会社が随時メンテナンスやアップデートを行います。ユーザーが手を入れなくても、時代に即して進化していきますから、安心して使い続けることが可能です。ただし、メンテナンスやアップデートの頻度や継続性は、利用するシステムの提供会社によって異なりますので、サポート体制の整ったシステムを選びましょう。

政府によるDXの推進がなされている

現在、日本では政府がDXを推進しており、デジタル技術の導入にあたっては、「IT導入補助金」をはじめとした各種補助金などが利用できます。さらに、自治体や企業がDXの無料相談窓口を設けているケースもあり、DXに新たに取り組むにあたってのバックアップ体制も整いつつあると言えます。

とはいえ、このような制度はDXが十分普及すれば、その役割を終えるでしょう。補助制度を利用できるうちにDXに積極的に取り組むことで、コストを抑えて効率良く競争力を高めていくことができます。

DXの推進が業務効率化や生産性向上につながるのはなぜか

DXについて漠然としたイメージしか持っていないと、自社にとってどのようなメリットになるのかがはっきりしないまま、闇雲にデジタル化を進めてしまいかねません。

ここからは、DXの推進がどうして業務効率化や生産性の向上につながるのか解説します。

業務の無駄やムラがなくなり、労働生産性が上がる

これまで、人の手で行っていた作業をデジタル化することで、担当者の違いによる業務のムラや、ヒューマンエラーをなくすことができます。また、人の手をかけずに今までと同じ業務ができるようになれば、工数が減り、労働生産性の向上につながります。

元々、日本は労働生産性が低く、先進7ヵ国の中では最下位です。アメリカの流通業の労働生産性を100とした場合、日本の流通業は40.5、飲食業は38.5ですから、非常に低いレベルだと言えるでしょう。これは、時間効率が悪く、付加価値を十分につけられていないことが原因です。

DXによって時間効率を上げれば、その分、付加価値につながる業務に時間を多く割けるようになります。また、業務のムラをなくすことは、商品品質やサービスレベルの向上につながります。

情報の蓄積・共有が容易になる

アナログ作業をデジタルに置き換えることで、これまで属人的に行われていた業務の具体的な流れや、実際にいつ何が行われたのかがデータとして可視化されます。また、業務の結果や成果についても、定量的なデータとして把握が可能です。

業務に関するさまざまなデータを蓄積し、分析することは、より効果的な経営戦略の立案につながります。また、データを社内ノウハウとして活用すれば、企業全体のスキルの底上げにもつながっていくでしょう。

各店舗や支店の内部状況が可視化される

複数の店舗や支店を持つ企業は、それぞれの運営が各店舗・支店任せになってしまうことがあります。しかし、これでは企業としてのコントロールができません。DXを推進し、各店舗や支店の状況の変化がデータとして見えるようになれば、どのようにPDCAを回していくのが効果的なのかをが検討しやすくなります。

また、売上と退職率の相関関係や、社内コミュニケーションの状況と顧客満足度の関連性といったさまざまなデータを比較したり、長期的な分析を行ったりすれば、成績の良い店舗・支店がどのような運営を行っているのかもわかります。成功事例を把握し、ほかの店舗・支店に横展開していけば、全体のサービスレベルや売上、顧客満足度、従業員満足度などを底上げしていくことができるでしょう。

働きがいを感じられる職場づくりにつながる

日本では、年々労働人口が減少しており、その中で必要な人材を確保するためには、働きやすい職場を作り、早期離職を防ぐ必要があります。

特に、非正規雇用労働者が増えている昨今においては、待遇格差や働きがいが感じられないといった問題が顕在化しています。企業は、非正規雇用労働者を含めたすべての人材を「コスト」ではなく「資産」と考え、資産を維持し、活用していくためのフォローを行う必要があるでしょう。

DXによる業務変革は、時間のかかるアナログ作業の効率化や、IT技術を駆使した研修制度の構築などを可能にします。さらに、一人あたりの労働生産性が向上し、売上の底上げができれば、従業員の待遇アップにもつながります。

DX推進による業務効率化の具体例

続いては、DXによって可能になる業務効率化の具体例をご紹介します。普段の業務をデジタル化することで、どのようなメリットがあるのか見ていきましょう。

生産性の低い事務作業にかかる時間が削減できる

手書きでの書類作成や書類のコピー、FAX、数字の手計算といったアナログ作業は、かつてどの企業でも当たり前に行われていたことでした。しかし、現在はこれらの作業を人の手で行う必要がなくなりつつあります。アナログ作業をデジタル化すれば、業務の多くを自動で処理できるようになりますし、人の手によるミスもなくせます。

アナログ作業の自動化によって時間が空けば、その分、生産性の向上につながる施策の立案やサービスレベル向上のための研修等に、多くの時間を使えるようになるでしょう。

情報伝達ツールの導入によって情報共有コストが削減できる

口頭で複数人に繰り返し同じことを伝達したり、情報共有メールの文面をその都度考えたりするのは、効率が良くありません。伝達漏れも起こりやすく、誰に情報が伝わっているのかわかりにくい場合もあるでしょう。

情報伝達に適したツールを導入すれば、伝えたい情報を簡潔に、伝えたい相手に一括で送信できるようになります。また、スピーディーかつ確実に情報を届けられるため、伝達漏れも防げます。相手が情報を確認したかどうかがわかるツールであれば、情報の見落としがないかどうかを送信した側から確認することも可能です。

店舗内の状況を分析することで、好成績な店舗の特徴を掴むことができる

店舗内の情報伝達をデジタル化すると、誰からどのように情報発信されているのかが把握できるようになります。

成績の良い店舗の情報発信データを分析し、発信頻度や発信内容、スタッフへの伝達率、フィードバックの特徴を掴めば、運営手法をモデル化して他店に横展開し、生産性を改善することが可能です。

DX推進における課題と注意点

DX推進には、課題や注意点も存在しています。これからご紹介する気をつけるべき点をあらかじめ把握しておき、適切に推進することが大切です。

DXがうまく機能しない場合がある

そもそもの目的が定まらないままDXを進めてしまうと、「これまでのやり方のほうが実務に適している」「効果が出ているのかわからない」といった問題が起こってしまいがちです。また、従業員の側から「かえって面倒になった」という不満が出ることもあるでしょう。

なぜDXを推進するのか、DXによって何を実現したいのか、目的と意図をあらかじめ設定した上で導入を進めることが大切です。

従業員へのフォローが必要

DXのためにデジタルツールを導入したとしても、従業員が使いこなせなければ意味がありません。実際に現場でツールを利用することになる従業員に対して、導入の目的や使い方の説明を丁寧に行う必要があります。

また、ツールを導入したものの結局使われない事態を防ぐためには、実務フローにデジタルツールを組み込み、スムーズに運用へ移行できる環境を構築するといった工夫が効果的です。

また、せっかく導入したデジタルツールが使われないことがないように、導入段階で既存の業務をどのように置き換えていくのか、事前に運用設計をしっかり行い、実務に即したルールを策定することも必要です。

自社に合ったツールを選ぶ必要がある

DXにつながるデジタルツールには、さまざまな種類があり、それぞれカバーできる分野が異なっています。自社が解決したい課題に合わせたツールを選択しましょう。

ただし、利用するデジタルツールを増やしすぎると、コストがかさむ上に現場に浸透しにくくなってしまいます。最初から必要な機能がセットになったパッケージツールを選ぶのもひとつの手です。さまざまな機能がセットになったツールなら、それだけ現場での利用頻度も上がりますから、浸透しやすくなるというメリットもあります。

短期・長期の目標設定を行う

デジタルツールを導入する際は、必ず目標の設定が必要です。ただし、最初から劇的な効果を発揮するのは難しい場合が多いでしょう。

短期目標と中長期目標をそれぞれ設定し、ステップを区切って効果測定を行っていくことをおすすめします。

コストがかかる

デジタルツールの導入には、ある程度のコストがかかります。具体的な費用は導入するツールによって異なりますが、費用対効果を考えた上で検討する必要があります。

コストを抑えてDXを推進するためには、DX関連の補助金の活用や、比較的コストが低いクラウド型のツールを選択するのが効果的です。

DXに役立つツールを導入する際の具体的なステップ

DXに役立つツールを導入する際のステップについて、店舗マネジメントツール「はたLuck(R)」を例にご説明します。

1. 課題のヒアリング

導入企業とはたLuck(R)の担当者が、業界の動向や競合調査などを踏まえた上で、現状の課題と導入方針の策定を行います。

2. 業務の棚卸

現在、実際に現場で行っている業務の手順や内容を棚卸します。

3. 短期課題・中長期課題・長期課題の設定

はたLuck(R)を導入することで解決したい課題を、短期・中長期・長期に分けて検討・設定します。

4. テスト運用

少数の店舗で2ヵ月程度のテスト運用を行い、常用ツールとして活用できるか、短期課題の解決につながっているかを確認します。

5. 本導入

テスト運用の結果を踏まえ、半年から1年程度の時間をかけて全店舗に利用を広げていきます。

DXに役立つツールの導入を成功させるためのポイント

新しいツールを導入する際、現場とのすり合わせができていない状態でツールだけを導入すれば、うまくいかずに失敗に終わる可能性が高まります。事前に現場の状況を踏まえた上で運用設計を行い、テスト導入と効果測定を実施して本導入に活かしましょう。

なお、導入段階での支援をどの程度受けられるかは、ツールによって異なります。機能性はもちろんですが、サポート体制についても事前に確認した上でツールの選定を行うことが大切です。

アルバイト・パートが多い店舗・企業のDXに役立つ「はたLuck(R)」

はたLuck(R)は、アルバイトやパートスタッフが多い店舗などにおすすめのツールです。はたLuck(R)の持つ複数の機能のうち、代表的な4つの機能をご紹介します。

連絡ノート機能

連絡ノート機能は、はたLuck(R)のアプリ内で使える情報共有システムです。スタッフ全員に一括で情報を伝達できるため、情報共有コストの大幅な削減につながります。スタッフ側も、随時必要な情報を受け取ることができますから、シフトに入った際にスムーズに業務をスタートすることができます。連絡ノートに書かれた情報をナレッジとして蓄積したり、共有したりすれば、現場力の向上にもつながるでしょう。

シフト管理機能

スタッフからのシフト希望の収集、作成、周知、調整をすべてアプリ上で行える機能が、シフト管理機能です。紙でシフトを管理すると、膨大な手間がかかるうえ、人的ミスも発生しやすくなります。ツールを活用して効率を上げることで、店舗の競争力向上といった、本来注力すべき業務に十分なリソースを割けるようになります。

マニュアル機能

テキスト・動画・画像を使ったマニュアルの作成や公開ができる機能も搭載されています。スタッフは、アプリを通して自分のスマートフォンから手軽にマニュアルの確認が可能です。

マニュアル機能を活用して十分なスタッフ教育を行うことは、店舗の接客レベルやサービスレベルの向上につながります。スタッフ側も、いつでもマニュアルを見返して正しい手順を確認できますから、安心して仕事に取り組めるでしょう。

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レポート機能

各店舗のアプリの利用データは、本部側から確認することが可能です。スタッフの利用頻度や、情報共有の浸透度合いなどを確認・分析することで、どのようにな店舗運営を行うべきなのかが見えてきます。

「はたLuck」によるDX事例

最後に、はたLuckを導入した3社のDX事例をご紹介します。自社のDX推進の参考にしてください。

株式会社メガスポーツ様の事例：効率の良い情報伝達が可能に

株式会社メガスポーツ様では、これまで紙のノートで行っていた情報共有をはたLuckの「連絡ノート」機能に切り替えたことで、効率の良い情報伝達ができるようになりました。

さらに、店舗内のスタッフ同士や店長からほかのスタッフに感謝や激励の気持ちを伝えられる「星を贈る」機能の活用で、店舗内のコミュニケーションが活性化し、スタッフのモチベーションアップにもつながったということです。

＞株式会社メガスポーツ様の導入事例を詳しくみる

株式会社名鉄ミライート様の事例：店舗間のコミュニケーションが活発に

株式会社名鉄ミライート様では、「情報伝達」と「シフト」という2つの課題をまとめて解決できる可能性がある点に魅力を感じて、はたLuckの導入を決めました。

同社が運営するレストランには、高速道路のSA内など、店舗間のコミュニケーションが難しい立地の店舗もあります。しかし、デジタルツールを活用することで、物理的な距離の問題を解消し、店舗間のコミュニケーションを密にとれる体制づくりができると感じているということです。

＞株式会社名鉄ミライート様の導入事例を詳しくみる

三井不動産グループ様の事例：セキュリティの高い入退館管理が可能に

三井不動産グループ様では、運営しているショッピングセンターの従業員証をはたLuck上で管理できる「デジタル従業員証」にしたことで、発行と管理にかかる工数の削減につながりました。また、デジタルで入退館を管理することで、目視で確認していた従来と比べてセキュリティレベルの向上にもつながっています。

さらに、施設内で働くスタッフに対する情報の一斉送信にもはたLuckを活用しています。これまで、店長を通して行っていた情報伝達を管理本部から直接行うことができるため、防災訓練や営業時間の変更、災害時の安否確認などの連絡もスムーズにできるようになりました。

できるところからDXを推進していこう

企業の競争力を高め、時代の変化に対応していくために、DXを推進していくことは大切です。まずは、現在抱えている課題を洗い出し、それを解消できるデジタルツールを選定することから始めてみてはいかがでしょうか。

DXにつながるツールを提供している企業は数多くあるため、何ができるのか話を聞いてみるだけでも参考になるはずです。はたLuckでも定期的にオンライン相談会を開催しています。ぜひお気軽にご相談ください。