入館証は、会社や施設などに出入りする際に必須となる証明書です。セキュリティ上、重要なものであるため、管理は厳重にする必要があります。
しかし実際の現場では、入館証を紛失するケースも少なくありません。そこで本記事では、入館証の管理における注意点や紛失のリスク・要因、 紛失を防止するために有効な対策などを解説します。
紛失を高確率で防げる方法やおすすめのツールも紹介するので参考にしてください。
目次
入館証とは
入館証とは、特定の建物に入る際に身分を表す証明書のことで、会社の場合は社員証とも呼ばれます。カード型である場合が多く、 ICカードやプラスチックカードなどの種類があります。
入館証の発行や管理における注意点
入館証の発行や管理においては、注意しなければいけない点があります。たとえばカード発行の手間やコストがかかるほか、入館証の紛失や未回収などのリスクが考えられます。
入館証発行の手間やコストがかかる
入館証・社員証のカードは、社員が入社する度に発行しなければなりません。特に商業施設などアルバイト・パートが多く働く業態では入れ替わりが多く、入館証の発行にかかる手間やコストも大きなものになります。
ただしコストを抑える方法もあり、小型のシールプリンターなどで表面のシールを印刷する方法がそのひとつです。シールをプラスチックカードなどの表面に貼り付けることで入館証として使えます。
入館証を紛失するリスクがある
入館証の管理において、もっとも大きな注意点ともいえるのは、入館証を紛失するリスクがあることです。物理的にカードがなくなる損害だけではなく、紛失によって考えられる、さらなるリスクがあります。
入館証の紛失によるリスク
入館証を紛失することによるリスクは、個人情報の流出や建物への侵入などのセキュリティリスク、企業イメージの低下などが挙げられます。入館証には名前や顔写真が載っている他、会社名なども記載されています。紛失すると、その入館証を拾った人には、そうした名前や顔写真などが伝わってしまうでしょう。
また入館証を目視することで建物への立ち入りを許可している場合、なりすましによって建物へ入られる可能性もあり、セキュリティ面で不安があります。
入館証の紛失は、なくした本人にリスクがあるだけではなく、企業として信用を失うことにもなりかねません。紛失した本人以外の個人情報も流出するのではないかと疑惑の目を向けられたり、ずさんな管理体制に対して信用を失ったりするリスクがあります。
ここからは、入館証を紛失してしまう要因についても、見ていきましょう。
入館証を紛失する要因
入館証を紛失する状況として多く挙げられるのは、カードホルダーから抜け落ちてしまったり、カバンから入館証が出てしまったりといった状況です。たとえばカードホルダーが破損していて、隙間から入館証が落ちてしまうといった事例があります。
カバンの中に入館証を入れている場合には、荷物の出し入れの際に入館証も出てしまい、落としてしまうこともあります。また、飲み会などで紛失するケースもよく見られます。カバンごと紛失したり、知らぬ間に手元から入館証を離してしまったりなど、さまざまです。
このような状況を引き起こす要因としては、危機意識の低さからくるずさんな管理の他、過労による集中力低下などもあります。
さらに、カバンごとひったくりに遭う可能性も考えられます。紛失を完全に防ぐことは難しいですが、少なくとも本人の危機意識で気を付けられる点に関しては、徹底するようにしましょう。
入館証の携帯を忘れる場合がある
入館証は紛失のリスクだけではなく、必要な時に携帯していない可能性もあります。たとえば出勤する際に自宅に置いたままにしてしまい、所持するのを忘れるケースです。
その場合、会社に入れず自宅まで入館証を取りに戻ることもあります。また企業によっては、そうした入館証を取りに戻る時間を遅刻や欠勤扱いにするなどといった事務処理も必要となってしまいます。余計な手間や時間を使わずに済むよう、忘れずに携帯しましょう。
従業員の退職後に回収できないリスクがある
入館証を従業員の退職後に回収できないというリスクもあります。入館証を返し忘れた社員には、返却するために会社まで来てもらうか、書留などで郵送してもらう必要があります。人によっては、返却が億劫でなかなか応じないこともあります。
そういった事態を避けるためにも、退職する際に入館証をいつ返却するかといったタイミングなどを、あらかじめ規程で定めておきましょう。ただし早めに返却してしまうと、最後の出勤日に入れないといった状況にもなり得ることを加味する必要があります。
入館証・社員証は社員の所有物ではなく、会社からの貸与物なので、退職するのであれば返却する義務があります。さらにセキュリティ上の観点からも、必ず返してもらわなければなりません。
入館証の紛失や不携帯を防ぐ対策
ここまでは入館証の注意点をお伝えしました。 ここからは、実際に入館証の紛失や不携帯を防ぐための対策を紹介します。
スタッフの指導を徹底するのはもちろんのこと、スマートタグなどの紛失防止グッズを利用したり、指紋認証・顔認証などを導入したりするのも有効です。また、入館証をデジタル化するといった方法もあります。
スタッフへの指導を徹底する
まずはスタッフへの指導を徹底することが重要です。個人の意識だけに任せきりにせず、会社として教育を行いましょう。
入館証を紛失することの重大さや、紛失を避けるために厳重に管理することの大切さを伝えます。新入社員のみならず、他業種や小規模の会社から転職で入った中途採用者などにも指導が必要です。
具体的にスタッフ個人が気をつけるべき管理方法としては、カバンに入れる際は同じ位置にしまうことです。紛失には「そもそも、どこに置いたか思い出せない」というケースもあるため、定位置を決めることで紛失しにくくなります。
またファスナー付きの内ポケットなどに入れるのも、荷物の出し入れの際に落としにくく、有効な方法です。カードケースが劣化などにより破損していないかどうかも定期的にチェックしましょう。
また、ストラップを利用して入館証を首から下げるのも有効です。首から下げた状態で、さらに胸ポケットや内ポケットなどに入れると、落としづらくなります。
スマートタグなどの紛失防止グッズを利用する
入館証の紛失を防ぐだけでなく、実際に紛失した場合にも強い味方となるのがスマートタグなどの紛失防止グッズです。
スマートフォンなどのデバイスと連携すると、デバイスとスマートタグの距離が離れることによってアラームが鳴る仕組みです。昨今では各メーカーからさまざまなグッズが販売されています。
スマートフォンとの連携が切れた場所や時間をアプリ上に表示できる点も便利です。万が一どこかのお店に置き忘れていたりする場合は見当がつきます。
形状はタブ型・シール型・カード型など、さまざまなタイプがあるので使いやすいものを選ぶと良いでしょう。3cm角程度の小さなタグや、厚さ2mm程度で普通のクレジットカードと同じような厚みのスマートタグもあります。
指紋認証や顔認証などを導入する
指紋認証や顔認証などの生体認証を利用することによって、入館証そのものを発行しないという手段もあります。物理的な入館証が存在しなければ、紛失することがありません。
また、本人の顔や指紋で入館するのであれば、携帯するのを忘れて入れないといったこともないでしょう。生体認証には、顔認証や指紋認証の他に静脈認証などもあります。
生体認証は登録している本人でなければ入れないため、なりすましによる入館がほぼ不可能で、セキュリティ性は高いです。 ただし、設備を導入する必要があるため、費用がかかる点はデメリットでしょう。
電子錠を導入する
電子錠の施錠・解錠をデジタル化するサービスも存在します。入退館の際の施錠・解錠もデジタルで対応できるようになり、入館証紛失の対策としてもおすすめです。
デジタル化することによって、記録を残せる点も特徴で、セキュリティの強化にもつながります。
入館証をデジタル化する
紛失や不携帯の防止策としては、入館証をデジタル化する方法も有効です。
入館証そのものをデータで表示するため、物理的なカードが存在せず、紛失することがありません。その点では生体認証と同様ですが、導入するためのコスト面には違いがあります。
生体認証を行う設備機器のコストと比べると、デジタル入館証はコストを抑えた状態で導入できます。カード型の入館証をなくすという施策の中では、比較的取り組みやすいのがデジタル入館証だといえるでしょう。
また、従業員だけではなく外来者の入館受付をデジタル化する施策もあります。
たとえば建物内の清掃や設備の点検といったメンテナンス作業を行う人には、本来は入管処理が必要です。こうした従業員ではないけれども入館が必要な人に対しても受付をデジタル化できると、会社側は管理が簡単になり業務の効率化につながるうえ、 外来者側も入館証の紛失や不携帯の心配がなく、安心して作業にのぞめます 。
デジタル入館証を導入できるアプリ「はたLuck®︎」
入館証の紛失や不携帯を防ぐ方法としては、デジタル入館証が有効です。アプリ「はたLuck®︎」なら、デジタル従業員証を発行できる他、なりすましによる入館を防ぎセキュリティ面でも安心です。
✉️SC・商業施設向け「はたLuck®︎」の資料をダウンロードする
デジタル従業員証で入退館管理ができる
「はたLuck®︎」のアプリでは、デジタル入館証・従業員証を発行できます。即時発行が可能なうえに、入退館の際にはQRコードをかざすことによって入ることができます。従業員側は入館証を携帯する必要がなく、紛失の心配もない点が便利です。
また企業側にとっては、入館証の発行や管理の手間を削減できます。それだけでなく、退職した従業員のアカウントをすぐに削除できるため、入館証を回収できなくなる恐れもありません。
デジタル入館証のアカウントの管理は会社や施設管理者が行います。また、一度設定した後でも顔写真のデータを変更することができるといった点でも、アナログの入館証より利便性が高いです。
「はたLuck®︎」を活用した入館手順
この章では、実際に「はたLuck®︎」を活用して入館する手順を説明します。以下の手順でQRコードを発行し、入退館の手続きを進めましょう。
- 従業員自身がスマートフォンを使い発行申請を行う
- アプリ上でQRコードが発行される
- 建物の出入口に設置された端末にQRコードをかざす
- 入退館が可能になる
入退館に使うQRコードは、従業員自身のスマートフォン上で発行します。 出入口に設置された端末にQRコードをかざして、入退館を行う流れとなります。
QRコードの有効期限は5分間で、5分を超えると再度新しいコードを取得する必要があります。QRコードの使いまわしができないため、セキュリティ上も安心です。また、入館・退館時にはそれぞれ別の端末が設置されます。
「はたLuck®︎」の入退館管理での活用事例
この章では、実際に施設での入退館管理で「はたLuck®︎」を活用している商業施設の事例を紹介します。
株式会社ダイドーフォワード
『アプリひとつでここまで解決できる！アナログな企業にこそ試してほしいSC運営の業務効率化』
神奈川県小田原市でエリア最大級のショッピングモール「ダイナシティ」を運営する、株式会社ダイドーフォワード。約2,000名に及ぶテナントスタッフの入退館管理や連絡業務を効率化し、よりテナントに寄り添った運営サポートを実現するため「はたLuck®」の導入を決定されました。
株式会社横浜岡田屋
『デジタルツールで業務効率化に成功。館を支えてくれるテナントさんの働きやすい環境づくりも実現』
横浜岡田屋は、神奈川県内で都市型ショッピングセンター「MORE’S（モアーズ）」を運営しています。少人数による、より効率的な施設運営を実現するために、デジタルツールの導入を検討されていました。他のツールもあるなかで「はたLuck®︎」を選んだ理由や導入経緯、その後の変化について聞いています。
入館証の管理の効率化や紛失防止には「はたLuck®︎」がおすすめ
入館証は従業員の入退社のたびに発行・回収をする必要があるため、管理の効率化が欠かせません。またセキュリティ上の観点から、紛失を防止することも重要です。
「はたLuck®︎」であれば、アプリ上でデジタル従業員証を発行できるため、紛失する心配がありません。さらに退職者のアカウントはすぐに削除できるため、回収の手間がかからず、防犯上も安心です。物理的なカードを発行しないため、コストも削減できるでしょう。
入館証の管理や紛失防止に課題を感じている場合は、ぜひ「はたLuck®︎」を検討してみてください。
【商業施設・SC向け】はたLuckサービス概要資料、導入事例集
デジタル従業員証・入退館管理や、全従業員向けに一括配信が可能なお知らせ機能など、商業施設運営の業務効率化につながる機能をご用意しています。導入事例集も一緒にダウンロードが可能です。
店舗DXコラム編集部
HATALUCKマーケティンググループのスタッフが、記事の企画・執筆・編集を行なっています。店舗や施設を運営する方々向けにシフト作成負担の軽減やコミュニケーション改善、エンゲージメント向上を目的としたDXノウハウや業界の最新情報をお届けします。
