【ショッピングセンター管理業務】負担軽減ツールの活用がおすすめ

ショッピングセンターには複数のテナントが入っているため、管理業務において、一般的な店舗や企業よりも多くの課題があります。

管理にかかる負担をどのように改善すべきか、頭を悩ませている方もいるのではないでしょうか。人員を増やしたり、業務そのものを見直したりといった対策もできますが、アナログな方法では対処が難しい部分もあるでしょう。

そこでショッピングセンターの管理業務における課題や負担を軽減する方法、DX化によって改善する際のポイント、おすすめのツールなどを紹介します。

ショッピングセンター管理業務とは

ショッピングセンターの管理業務としては、主に従業員証の管理、お客様やスタッフの入退館管理、テナントへの情報共有などが挙げられます。

ショッピングセンターには複数の店舗・テナントが入っているため、個別の店舗や自社ビルで営業している企業とは、管理の仕方が異なります。

ショッピングセンターそのものへのお客様の出入りや、スタッフの入退館に加えて、各テナントにおける従業員証の発行などを管理しなければなりません。そのためショッピングセンターにおける管理業務では、一般的な店舗よりもコストがかかるほか、人的な労力も必要になるといえます。

ショッピングセンター管理の負担を軽減する方法

ショッピングセンター管理の負担を軽減するには、人出を増やして業務を分散させたり、ツールを導入してDX化を進めることで効率化したりといった方法が挙げられます。そのほか、業務のやり方を見直すことも有効でしょう。

人手を増やし、業務を分散させる

スタッフ個人の負担を軽減するには、人手を増やして業務を分散させる方法が考えられます。

たとえば、ショッピングモールには出入口も複数あり、特に関係者出入り口では入退館を目視で確認しているケースが多くあります。さらに、ショッピングモール内で働くスタッフの従業員証の発行や破棄などの管理も、人力で行われていることが多々あり、一人ひとりにかかる負担は大きくなっています。

これらの負担を軽減させるには、 業務に従事する人員を増やし、一人あたりが担当する範囲や量を軽減させることも一つの方法でしょう。

ツールを導入し、DX化を進める

業務の負担を軽減するには、ツールを導入してDX化し、作業を効率化するという方法もあります。前述の人手を増やす方法の場合は、全体の作業量そのものは変わりません。また、一人あたりの負担は軽減できても、全体の人件費が増えるといった問題も考えられます。

しかしDX化によって効率化することで、作業負担が減ったり、工程を軽減することが可能です。結果として人件費などのコストを抑える効果も見込めるでしょう。

たとえるなら、これまで手洗いしていた食器洗いを食洗機で行うようにしたり、お掃除ロボットを取り入れることで掃除機をかける時間を省いたりといったイメージです。

ショッピングモールの管理業務においては、相当な人的リソースが必要となる入退館管理や従業員証の発行、情報伝達などをデジタル化することによって、大幅に負担を軽減できるでしょう。

スタッフの業務のやり方を見直す

管理の負担を軽減するには、スタッフの業務のやり方を見直すことも重要です。

業務のやり方を見直すためには「どこで時間がかかっているか」「 何が原因で負担が発生しているのか」「手間や労力がかかる作業は何か」などを突き詰めて一つずつ考えていく必要があります。

ボトルネックになっているものがわかれば、その一つひとつに対して対策を考えていけます。

考えた結果、そもそも作業そのものが不要な場合もあるかもしれません。また、必要な業務であっても手順を変えて効率化したり、一部を削減したりなど、さまざまな対策が考えられます。

このような業務の棚卸しは、人員の採用やDX化と並行して、業務のやり方を随時見直すとより効果的です。

ショッピングセンター管理をDX化する際のポイント

ショッピングセンター管理のDX化においては、情報伝達やコミュニケーションの円滑化や入退館管理などのデジタル化のほか、セキュリティ性の高さがポイントとなります。

情報伝達・コミュニケーションを円滑にする

ショッピングセンターには複数のテナントが入っているため、情報伝達が複雑化するという課題があります。施設の運営側は各店舗スタッフとは直接つながりがないため、施設全体に関わるような防災訓練や点検などの周知徹底が難しいのが現状です。

さらに災害など緊急事態時には、営業時間が急に変更になったり、休館になったりすることもあるため、スピーディーに連絡を取ることが求められています。

そういった情報を全館のスタッフに一斉通知できるシステムを構築することによって、防災訓練や営業時間変更などといった重要なお知らせが行き届かないといったリスクを、限りなく減らせます。

運営側は通知の手間を削減でき、 スタッフ側も必要な情報を逃すことがなくなるため、双方にとってメリットがあるといえます。

研修や入退館管理など業務のデジタル化を実現する

入退館管理や従業員証の発行などのデジタル化も実現できます。通常、ショッピングセンター内の店舗で新しいスタッフを雇用した場合は、従業員証を発行します。スタッフが入れ替わるたびに従業員証の発行作業が発生するため、手間や時間がかかる上、コストもかかります。

しかし、ツールを導入して管理をDX化することによって、これらの作業をデジタル化でき、効率化することができます。

たとえばICカードなどの物理的な従業員証の発行が不要となり、個人のスマートフォンを従業員証として使用できるシステムもあります。カードの発行や破棄にかかる手間や、管理コストを大幅に削減できるでしょう。

また、社員研修などをオンラインで開催することができるようになります。会議室などの場所の確保が不要となるほか、スタッフの移動時間も削減できます。さらにオンラインであれば、コロナ禍以降においても研修を開催しやすいといったメリットもあります。

このようにDX化を進めることで、さまざまな業務効率の改善やコストカットが期待できるでしょう。

セキュリティ性の高い入退館管理を実施する

ショッピングセンターではスタッフの入退館時に、従業員証の確認を行います。しかし、物理的なカードを目視で確認する従来の方法では、万が一従業員証が偽造されていても見抜けないリスクも否定できません。

また、目視で確認するだけのアナログの管理方法の場合、入退館時間やスタッフ名などを記録していないケースが多く、セキュリティの観点から万全な体制とは言えません。

管理をデジタル化することによって、入退館の時間や人物名がデータとして残ります。施設内に残っているスタッフなども容易に把握できるため、セキュリティ性の高い管理が行えます。

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📚関連記事を読む

＞商業施設における入退館管理システムの役割とサービスを解説

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ショッピングセンター管理の業務改善にはツールの導入がおすすめ

ここまでは、ショッピングセンター管理の負担を軽減する方法やポイントをお伝えしてきました。これらのポイントを踏まえると、ショッピングセンター管理の業務改善にはツールの導入がおすすめです。

情報伝達・コミュニケーションが円滑になるほか、研修や従業員証の発行などをデジタル化することによって業務を効率化できます。さらに、DX化による確かな入退館管理とログの保存によって、セキュリティ性の高い施設運営を実現できます。

手作業による従業員証の発行や情報の伝達、目視による入退館管理など、アナログ方式で改善できる範囲に限界があることは否めません。ツールを導入してDX化することによって、業務効率やセキュリティ性の大幅な改善が期待できます。

ショッピングセンターで「はたLuck®」を導入した事例

ここでは「はたLuck®︎」を導入し、ショッピングセンターのDXに取り組まれている会社を紹介します。

株式会社ダイドーフォワード

『アプリひとつでここまで解決できる！アナログな企業にこそ試してほしいSC運営の業務効率化』

神奈川県小田原市でエリア最大級のショッピングモール「ダイナシティ」を運営する、株式会社ダイドーフォワード。約2,000名に及ぶテナントスタッフの入退館管理や連絡業務を効率化し、よりテナントに寄り添った運営サポートを実現するため「はた Luck®」の導入を決定されました。

✉️導入事例(ダイドーフォワード)をダウンロードする

株式会社横浜岡田屋

『デジタルツールで業務効率化に成功。館を支えてくれるテナントさんの働きやすい環境づくりも実現』

横浜岡田屋は、神奈川県内で都市型ショッピングセンター「MORE’S（モアーズ）」を運営しています。少人数による、より効率的な施設運営を実現するために、デジタルツールの導入を検討されていました。他のツールもあるなかで「はたLuck®︎」を選んだ理由や導入経緯、その後の変化について聞いています。

✉️導入事例(横浜岡田屋)をダウンロードする

「はたLuck®︎」はショッピングセンター管理業務をサポートするツール

ショッピングセンター管理業務を改善するためにツールを導入するなら、「はたLuck®︎」がおすすめです。

「はたLuck®︎」では、従業員証のデジタル化やセキュリティレベルの高い入退館管理、スタッフへの情報伝達などが容易に行えます。そのほか、館内で使えるクーポンの発行によりスタッフの満足度を向上させる仕組みもあります。それぞれ紹介していきます。

✉️SC・商業施設向け「はたLuck®︎」の資料をダウンロードする

従業員証のデジタル化

「はたLuck®︎」には「デジタル従業員証」の機能があり、従業員証をアプリ上で即時発行できるので便利です。

物理的なカードを発行しないため、従業員証を発行する手間や時間を削減できるほか、紛失などの心配もありません。さらに退職時に従業員証を回収する必要もないので、未回収のままになるトラブルも防げます。

デジタル従業員証は、 スタッフが自分の端末から申請を行うことによって、アプリ上でQRコードが発行される仕組みとなっており、管理者の発行工数を削減できます。

入退館管理と連動させたセキュリティレベルの向上

「はたLuck®︎」では、ショッピングモールなどの施設のマニュアル閲覧や、オンライン研修の視聴などを、入退館管理と紐づけることができます。

たとえば「研修動画やマニュアルは、入館中のみ閲覧可能」といった設定ができます。店舗外での閲覧や、社外へのデータ持ち出しなどの情報漏洩を防止でき、セキュリティの向上につなげられます。

施設で働く従業員一人ひとりに情報を届けることができる

「はたLuck®︎」には「OPC情報配信」の機能があり、施設で働く従業員一人ひとりに情報を届けることができます。

OPC情報配信とは、施設のオペレーションセンターからのお知らせのことです。ショッピングセンターの運営側から、テナントで働くスタッフ個人の端末に一斉に情報発信ができる仕組みとなっています。

従来ではテナントのスタッフ個人とのつながりがなく、運営側から直接連絡することはできませんでしたが、DX化によって可能になりました。実際に導入した店舗からは「コロナ禍や災害などによる営業時間変更の情報がリアルタイムで届いて便利」といった声があります。

さらに配信した情報の開封率をチェックできるため、重要な情報が行き渡っているかどうかを運営側で確認できることも安心につながります。

入退館管理のデジタル化も実現

「はたLuck®︎」では、入退館管理もデジタル化できます。ショッピングモールへ出入りする際は、デジタル従業員証のQRコードを読み取ることによって、入退館管理をできるシステムです。さらに、読み取ったデータもログとして残ります。

QRコードは、スタッフ自らが申請を行うことによってアプリ内で発行され、申請から承認までのすべてがデジタル化されています。

また、一定時間を経過するとQRコードは更新され、使い回しができない仕組みとなっているため、セキュリティ性も高いといえます。

クーポンの発行で従業員満足度を向上

「はたLuck®︎」では、クーポン発行の機能も実装に向けて開発しています。たとえば、入館中の従業員だけが利用できるクーポンを発行することで、スタッフの満足度を向上することも可能となる予定です。

よい仕事をしてくれたスタッフへクーポンを送ることができれば、その場で評価でき、働きがい向上にもつながると考えられます。従業員証や入退館管理と同じシステムを使うことによって、クーポンの見逃しも防げるでしょう。

さらに、従業員向けにクーポンを発行することによって、来客の少ない閑散タイムの収益化も狙えるといった、テナント側にもメリットがあります。

「はたLuck®︎」でショッピングセンター管理の課題解決を目指そう

ショッピングセンターの管理業務においては、従業員証や入退館の管理、情報の周知など、さまざまな課題があります。 これらの管理の負担を軽減し、業務を改善するには、「はたLuck®︎」のツールを導入するのがおすすめです。

デジタル従業員証をアプリ上で即時発行できるため、カードの発行や廃棄に手間がかかりません。さらに入退館管理もデジタル化でき、ログをデータで残せるだけでなく、一定時間で QRコードが更新されるなど、セキュリティ性も高いといえます。

OPC情報配信機能による一斉通知で、営業時間の変更などもスタッフ全員へスムーズに伝えられます。ショッピングセンターの管理業務にお悩みの方は、ぜひ「はたLuck®︎」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。