店舗運営を効率化するコツとは?効率化の手法を事例とともに紹介

店舗運営 店舗DXコラム
公開日:2022.01.12
最終更新日:2022.01.12

店舗運営に伴う多種多様な業務を効率化することは、経費の削減や利益率の向上、集客力アップにつながります。とはいえ、日々の業務に追われていると、なかなか効率化のための施策を考えたり、着手したりする余裕がないと感じられるかもしれません。しかし、そうしているあいだにも、どんどん無駄な時間や手間、コストがかさんでいってしまいます。

ここでは、店舗運営を効率化するメリットや店舗運営の手法、店舗運営効率化の事例をご紹介します。


店舗運営を効率化するメリット

カフェスタッフ

店舗運営を効率化することで得られるメリットについて、「労力が減る」「人件費が減る」といったイメージを持たれている人も多いでしょう。しかし、店舗運営の効率化には、単純な経費削減だけではない、多くのメリットがあります。

まずは、店舗運営を効率化するメリットを解説します。

自店舗にしか出せない価値が創出できる

店舗運営を効率化することができれば、付加価値や重要度の高い業務に多くのリソースをさけるようになります。これは、それぞれの店舗が持つ独自の価値を高めることにつながります。

かつて、社会全体が消費に積極的であった時代は、「そこに店がある」というだけで、ある程度の顧客を獲得できました。しかし、現在では、顧客側が自分の目的に合う店舗を事前に選んで利用する傾向が強くなっています。

さらに、これまで店舗で買っていた商品がオンライン通販でも手軽に買えるようになったことから、そもそもリアルの店舗に足を運ばない消費者も増えています。現代において、リアル店舗への集客は非常に厳しい状況にあると言えるでしょう。このような状況を限られた予算や人材で打破するためには、業務の効率化が不可欠です。

デジタル技術の活用で「過程」の把握が可能になる

デジタル技術の活用は、店舗運営の効率化に必須の要素です。パソコンを使った情報伝達や、POSレジの利用といったことは、すでに多くの店舗で行われています。しかし、「店舗のパソコンに送られてきた情報を、店長が手書きでノートに書き写してスタッフに伝達」という体制では、IT技術を活用しきれておらず、効率があまり良くない状態と言えるでしょう。

情報がスタッフまでうまく伝達されない可能性がありますし、情報を送った本部側から店舗の状況を確認することもできません。そのため、「キャンペーンを実施したはずだが、思ったよりも売上が上がらなかった」といった事態になっても、その理由がわからないというわけです。そもそもスタッフに伝わっていないのか?伝わっていたが実行力が足りなくて出来栄えが悪かったのか?といった形で理由が特定できません。

こうした状態を改善するためには、情報伝達の過程を可視化できるシステムの活用が効果的です。本部が現場の状況や顧客のリアルな声をキャッチできる体制を整えることで、より適切で効果的な施策をとれるようになります。

確実に情報が伝わるようになる

店舗運営における問題のひとつに、情報の分散があります。紙のノートや私用SNS、メールなど、複数のツールで情報をやりとりしていると、情報が分散してしまい、確認漏れや伝達漏れが起こりやすくなります。これは、非常に効率の悪い状態だと言えるでしょう。

業務効率化によって、情報共有やコミュニケーションに利用するツールを1つに集約できれば、必要な相手に、必要なタイミングで確実に情報を伝えられます。伝達ミスがなくなりますし、情報確認にかかる時間と手間の削減にもつながります。

業務効率化に必要な「ECRS(イクルス)の原則」

虫眼鏡

「ECRS(イクルス)の原則」とは、業務効率化を考える際に意識したい4つの視点のことです。

これからご紹介する順番で業務の見直しをしていくことで、無駄を洗い出し、削減できると言われています。

Eliminate(排除)

最初に、現在行っている中に無駄な業務がないかを考え、排除していきます。当たり前だと思っていた仕事の中に、やらなくても良いことが混ざっているというのは、往々にしてあることです。

例)

  • 売上につながらないサービスを廃止する。
  • 無駄な会議をやめる。

Combine(統合)

排除できなかった業務については、ほかの業務と統合できないか検討します。複数をまとめて処理することで、効率良く業務を回せます。

例)

  • 決済とオーダーをまとめてできる、セルフオーダーシステムを導入する。
  • 複数のコミュニケーションツールを1つにまとめて、情報伝達漏れをなくす。

Rearrange(順序入れ替え)

業務の順序を入れ替えることによって効率化を行います。手戻りの防止や二度手間になっている業務の削減につながります。

例)

  • オンライン来店予約の手順を変えて効率化する。
  • 情報共有フローを見直して、効率良く現場に浸透させる。

Simplify(簡素化)

ここまでのステップで改善できなかった業務については、今よりも単純化できないかどうか検討します。

例)

  • 業務報告テンプレートを作成して、報告の手間をなくす。
  • シフト管理ツールを導入して、シフト作成の手間を減らす。

「はたLuck(R)」で店舗運営を効率化しよう

店舗サービス業に特化した店舗マネジメントツール「はたLuck(R)」には、さまざまな機能が搭載されています。中でも、店舗運営の効率化につながる4つの特徴をご紹介します。

シフト提出の依頼から確定まで簡単にできる

はたLuck(R)を使えば、これまで店長が個別に行っていたシフト希望の収集や転記、シフト作成、周知などを、まとめてアプリ内で行えます。シフト調整や欠員募集も簡単にできるため、店長の負担を大幅に軽減できるでしょう。

また、スタッフ側も、各自のスマートフォンから手軽にシフト希望の提出や確認ができるので、手間を減らせます。

適正シフト機能でスムーズにシフトが組める

適正シフト機能とは、シフト作成画面にあらかじめ本部やSV(スーパーバイザー)が決めた適正シフトを表示させる機能です。 事前に適正シフトを決めておくことで、各店舗で適正コストでの業務運営を徹底することが可能になります。

マニュアル掲載機能でスタッフ教育を効率的に行える

画像や動画などを使ったマニュアルを掲載できる機能も、はたLuck(R)にはあります。わかりやすいマニュアルをあらかじめ用意しておくことで、新人スタッフの教育にかかるコストと手間を削減できるでしょう。

新商品、新キャンペーンに関するマニュアルも掲載できるので、既存スタッフも、好きな時間と場所でマニュアルを確認でき、安心して業務に取り組むことができる上、スキルの定着にもつながります。

連絡ノート機能で細かい指示が発信できる

連絡ノート機能

連絡ノート機能は、業務連絡やマニュアルではカバーできない、細かい指示の発信に適しています。「見ました」ボタンで既読者の確認ができるため、業務連絡の実行率アップにもつながります。また、情報伝達を連絡ノートに集約することで、伝達漏れも防げるでしょう。

「はたLuck(R)」を駆使した店舗運営効率化の事例

店舗運営を効率化するためには、ECRSの順で現在の業務を見直すとともに、必要に応じてIT技術を活用するのが効果的です。ここでは、はたLuck(R)の連絡ノート機能を駆使した店舗運営効率化の事例を紹介します。

小売店の事例:レベルの高い接客が可能な体制づくりを行う

インターネット通販が発達する中で小売店が売上を伸ばすためには、通販ではできないきめ細やかなサービスが必要とされます。しかし、短時間しか勤務しないアルバイトスタッフが、一つひとつの商品の情報を熟知して来店客に説明するのは困難です。スタッフ向けのマニュアルノートなどに情報を書いておく方法もありますが、すべてのスタッフが読み込んで内容を把握するのは難しいでしょう。

この問題を解決したのが、はたLuck(R)の「連絡ノート」機能です。連絡ノート機能に書かれた情報は、スタッフが個人のスマートフォンアプリから都合の良いタイミングで確認でき、過去の投稿も簡単に見直せます。実際に、連絡ノート機能でレベルの高い接客ができる体制を作り、売上達成率アップにつながった小売店もあります。

アパレル店の事例:スタッフ側から売上アップにつながる情報を共有

小売店の事例とは違い、スタッフ側からの連絡ノートを使った発信が、売上アップにつながったケースもあります。

あるアパレル店では、スタッフが売上アップにつながったコーディネートやセールストークを連絡ノートに投稿して他店と共有。個別の店舗だけでなく、全体の売上アップに貢献しました。

また、この店舗では、現場での商品評価をスタッフがアプリ上に投稿し、本部に顧客の生の声を届けることも行っています。通常、本部からは見えにくい顧客の反応がわかることから、商品開発の参考になっているということです。

飲食店の事例:日々の引き継ぎを記入し、店舗スタッフ全体のチーム化が進む

飲食店では、日々さまざまな引き継ぎが必要になります。これに連絡ノートを活用することで、自分の担当業務以外の仕事についてスタッフが意識しやすくなったという事例もあります。

それぞれの役割のスタッフが記入した連絡ノートを見ることで、店舗スタッフ全体のチーム化が進み、担当業務にとらわれない協力体制を作れるようになりました。

自社に合ったツールで店舗運営効率化を目指そう

店舗運営を効率化するためには、自社に合った方法やツールを選択することが大切です。店舗運営を行う上での課題や無駄が発生している箇所を洗い出した上で、それを解消するための方法を検討しましょう。

はたLuck(R)では、店舗運営DXについてのオンライン相談会を行っています。業務効率化に関するお悩みや疑問がある場合は、お気軽にご相談ください。