アパレル業界のシフト管理は大変？悩みを解決する方法を紹介

アルバイトやパートの多いアパレル業界では、適切なシフト管理が必須です。しかし、アパレル業界のシフト管理には多くの課題があります。毎月のシフト表作成にかかる手間を削減するとともに、利益を最大化できるシフト管理を行うためには、どうすればいいのでしょうか。

ここでは、アパレル業界におけるシフト管理の重要性や課題のほか、シフト管理のポイントについて解説します。

アパレルの業務特性からみるシフト管理の重要性

アパレル業界で働くスタッフの多くは、シフト制で働くケースが多いです。そのため、アパレル業界において、シフト管理は必ず行わなければならない重要な業務のひとつだと言えるでしょう。
加えて、アパレル業界特有の業務特性も、シフト管理の重要性を高めています。まずは、アパレル業界においてシフト管理が重要な2つの理由を紹介します。

顧客に価値を感じてもらえる人材育成、配置が必要

アパレル用品をインターネット通販で購入する人は、年々増加しています。インターネット通販が一般化している昨今、「わざわざ店舗に足を運んで買い物をするよりも、自宅で通販を利用したほうが手軽」と考える消費者も多くなってきています。このような状況の中で、店舗として一定の売上を上げていくためには、店舗にしかない価値を提供していかなければなりません。

インターネット通販にない店舗ならではのメリットのひとつに、アパレルスタッフによる適切なアドバイスや情報提供などが挙げられます。ですから、各スタッフのスキルレベルを把握した上で、消費者に価値を提供できるシフトを検討しましょう。同時に、高いスキルを持ったスタッフと新人スタッフを組ませて教育をするなど、スキルレベル向上につながるシフトを組むことも大切です。

業務内容が多岐にわたる

アパレル業界のスタッフは、来客対応やレジ打ちだけでなく、レジ締め、品出し、棚づくり、マネキンのコーディネイト、発注といったさまざまな業務をこなさなければいけません。しかし、それぞれのスタッフのスキルレベルによって、対応できる業務は異なります。

シフトを作成する際は、それぞれのスタッフがどの業務をどのくらいのレベルで行えるのかを把握し、必要に応じた配置を検討しなければいけません。
同時に、できるだけ多くの業務に対応できるスタッフを育成する必要もあります。該当の業務をカバーできるかどうかと、誰に何を教えるのかを考えた上でシフトを組む必要があるのです。

アパレル業界のシフト管理にありがちな課題

アパレル業界のシフト管理には、多くの課題があります。シフト管理をする上で、店長が抱えがちな悩みを5つご紹介します。

①人が少なく、欠員対応などが難しい

ショッピングセンターに入居しているアパレル店などの場合、売り場に2～3人程度しかスタッフがいないことも珍しくありません。このような店舗では、急な欠員が出たときに、出勤予定のスタッフで休んだスタッフの仕事をカバーするのが困難です。どうにかして出勤できるスタッフを探すことになりますが、対応できるスタッフがなかなか見つからないこともあります。

②スタッフの希望どおりのシフトを組むのが難しい

人手不足などの理由で、スタッフが希望する休みや勤務時間どおりにシフトを組めないこともあります。希望どおりの休みがなかなかとれないと、スタッフの疲労や不満が蓄積してしまうでしょう。

このような状況が続くと、モチベーションの低下からサービスレベルが下がったり、スタッフが離職してしまったりといった問題が引き起こされる可能性もあります。

③一部のスタッフの負荷が大きくなりがち

「スキルレベルが高く、効果的な接客ができるスタッフに多くシフトに入ってもらいたい」と思うのは、多くの店長に共通する希望でしょう。しかし、スキルが高いからといって、長時間の労働をさせたりレジ締めといった特定の業務を任せきりにしたりすると、該当のスタッフへの負担が大きくなりすぎてしまいます。シフトを作成する際は、ほかのスタッフとのバランスも考える必要があります。

④シフト希望の収集が大変である

固定シフト以外の店舗では、通常、シフトの希望を回収してからシフト表を作成します。

しかし、期限までに希望を提出しないスタッフがいたり、シフトが少ないスタッフの希望がなかなかヒアリングできなかったりして、スムーズに希望を収集できないことも多々あります。

⑤シフト作成に手間がかかる

シフト作成自体にも、多くの手間と時間がかかります。店長は、スタッフの希望を考慮しながらシフト表を作成し、全スタッフに周知するという一連の業務を、通常業務の合間に行わなければいけません。

アパレル業界のシフト作成の流れ

シフトの具体的な作成手順は店舗によって異なりますが、ここでは、アパレル業界における代表的なシフト作成の流れをご紹介します。

1. 本部が来店客数の予測を行い、店長に伝える

同じブランドの同じ店舗でも、平日の昼間と休日の昼間では予測される客数が異なります。また、新商品の発売日やセール初日など、多くの来客が見込めるタイミングもあるでしょう。そこで、まずは本部が来店客数の予測を行って店長に伝え、シフト作成の参考にしてもらいます。

2. 店長がスタッフからシフトの希望を集める

本部による来店客数の予測と並行して、店長はスタッフからシフトの希望を集めます。私用SNSやシフト希望表への書き込み、Excelなどのツールが使われることが多いでしょう。

3. 来店客数予測とスタッフの希望をもとにシフトを作成する

来店客数の予測とスタッフからの希望をもとに、店長がシフト表を作成します。各スタッフのスキルや事情なども勘案したシフトを作る必要があります。

4. 希望どおりのシフトが組めない場合、スタッフに個別連絡をして調整を行う

スタッフの希望どおりにシフトを組むことができない場合は、店長は個別にスタッフへ連絡をして出勤日や出勤時間の調整を行います。限られたスタッフの中で調整する必要があるため、時に大きな困難を伴います。

5. 出来上がったシフトをスタッフに周知する

シフトが完成したら、スタッフに周知します。バックヤードに貼り出す場合が多いものの、シフトが少なく出勤日までに確認できないスタッフに対しては、個別の対応が必要なこともあります。

6. 急な欠員などに応じて随時修正を行う

一度シフトが確定しても、その後で欠員が出てしまうこともあります。そのような場合は、随時出勤できるスタッフを探して、シフトの修正を行わなければいけません。

アパレルのシフト管理のポイント

ここからは、スムーズに店舗を運営するために必要な、シフト管理のポイントをご紹介します。効率良く利益を上げられて、スタッフにとっても働きやすいシフトを目指しましょう。

シフト作成は早めに行う

アパレル業界で働くアルバイト・パートスタッフの中には、ダブルワークをしている人も多くいます。シフト作成が遅れると、ダブルワーク先のシフト希望が出せないといった問題も起きてしまいます。シフト作成は後回しにせず、できるだけ早めに行いましょう。

人間関係に配慮してシフト作成をする

同時に店舗に入るスタッフ数が少ない小規模店では、人間関係に配慮してシフト作成をする必要があります。すべてのスタッフが良好な関係を築いていれば問題ありませんが、人が集まればどうしても相性が合わない人もいます。円滑に店舗運営を行うためにも、ある程度の配慮が必要です。

なお、同時に多くのスタッフが入る大規模店では、それほど意識しなくても問題ない場合が多いでしょう。

複数店舗をまとめて管理する

チェーン店においては、近隣店舗を含めたエリア単位でシフト管理を行うことで、複数店舗のリソースを活用した人員配置が可能になります。シフトの柔軟性が上がり、欠員対応などもとりやすくなるため効果的です。

欠員が出た際にスムーズに人員を確保できる体制を作る

アパレル業界のシフト管理では、欠員対応がうまくいかないと多くの問題が発生します。欠員が出てしまったときの連絡手段の確保や連絡ツールの導入、スタッフとの良好な関係性づくり、近隣店舗との協力体制の構築などを進めましょう。

シフト管理を店舗任せにせず、本部が適正シフトを提示する

シフト管理を店舗任せにしていると、どうしても店長の負担が大きくなります。また、店舗ごとの人件費のばらつきも大きくなるでしょう。本部があらかじめ適正シフトを提示することで、どのようにシフトを組むべきかを示しましょう。

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定期シフト機能

定期シフト機能とは、決まったシフトで働いているスタッフのシフトをあらかじめ登録できる機能です。「固定の勤務シフトで働いている」「休みの曜日が決まっている」というスタッフがいる場合におすすめです。

まとめて登録する場合は、ぜひ「コピー入力」をご活用ください。また、スタッフ本人が自分の事情に合わせ、一度設定された定期シフトを個別に修正することもできます。

ヘルプ募集機能

ヘルプ募集機能を活用すれば、他店舗のスタッフに向けてヘルプスタッフの募集を出すことができます。指定した店舗に向けて募集を発信できるうえ、スタッフはアプリ上で応募できるため、これまでより気軽に募集・応募を行うことができます。

初めてヘルプに入るスタッフにも安心して働いてもらえるよう、事前の情報提供やマニュアル共有も可能に。募集内容に対してスタッフから質問もでき、事前に密なコミュニケーションを取れるようになっています。

マニュアル機能

「はたLuck®︎」には、業務別のマニュアルを用意・閲覧できる機能もついています。いつ、どこにいても手軽にマニュアルを閲覧できるので、シフトの少ないスタッフでも無理なくスキルの向上が目指せます。久しぶりの業務で不安なときも、マニュアル機能があれば安心です。

シフト管理の手法を見直して、円滑な店舗運営を目指そう

アパレル業界において、効率良くスムーズに店舗運営を行っていくためには、シフト管理方法の見直しが効果的です。従来のやり方に無駄がないか、シフト管理についてあらためて見直してみましょう。

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