おすすめのシフト作成ツールを比較！主な機能とメリットも解説

毎月のシフト作成に数時間を費やし、完成させたと思ったら希望が重なって調整をやり直す、といった経験が一度はある方も多いのではないでしょうか。

シフト作成の負担は、作業量の問題だけではありません。ツールを導入しても現場に浸透しなかったり、勤怠システムと連携できずに転記作業が残ったりと、課題が複合的に絡み合っているケースは多くあります。そのため、「とりあえず導入した」だけでは、現場の負担が思うように減らないことも少なくありません。

一方で、自社の運用実態に合ったツールを選択できると、希望収集から表の作成・共有までが自動化されるにとどまらず、人件費の適正管理や労務リスクの事前検知など、現場運営の安定化に繋げることができます。シフト作成ツールは、単なる効率化の手段ではなく、職場環境を整える基盤として捉えることが大切です。

本記事では、シフト作成ツールの基本的な役割から主な機能・選び方・おすすめツールの比較まで解説します。ツールの導入を検討しているものの何を基準に選べばいいかわからない方や、現在の運用に課題を感じている店長・管理担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

シフト作成ツールとは

シフト作成ツールとは、単にシフトを作成するだけでなく、希望の収集や完成したシフトの共有までが可能なシステムのことです。シフト作成ツールの基本的な役割と、従来の管理方法との違いについて解説します。

シフト作成ツールの定義と役割

シフト作成ツールとは、シフト希望の収集・シフト表の作成・従業員への共有までを一元管理するシステムです。従来は店長や管理者が手作業で行っていた一連の作業を、デジタル上で完結できます。

ひとくちにシフト作成ツールといっても、製品によって対応範囲は異なります。勤怠打刻や給与計算との連携まで含む広義の製品もあれば、シフト作成・共有に特化した軽量な製品もあるため、一概に比較することはできません。自社に必要な機能の範囲をあらかじめ決めておくことが、導入後の活用度を左右します。

Excelや紙との違い

Excelや紙でのシフト管理は、希望休の収集から転記・共有まで、すべての工程が手作業です。工程が多いほど管理者の負担が集中しやすく、連絡ミスや転記ミスも起きやすい環境です。

シフト作成ツールを使うと、希望の収集から表の生成・通知までが自動化されます。修正が発生しても全員へ即時反映できるため「古いシフトを見て出勤してしまった」といったミスを防ぎやすくなります。管理者が調整作業に費やしていた時間を本来の業務へ充てられるようになる点も、ツール導入の大きなメリットです。

シフト作成ツールの主な機能

ここでは、シフト作成ツールが備える代表的な機能について解説します。選定前に機能の全体像を把握しておくと、自社に必要な範囲を判断しやすくなります。

シフト希望の自動収集

シフト作成ツールでは、アルバイトがスマートフォンから希望休や出勤可能時間を入力すると、管理者側に自動で集約されます。個別にLINEや電話で確認する手間がなくなるため、収集にかかる時間を削減できます。

LINEや専用アプリと連携できる製品では、アルバイトが新しいアカウントを作らずに希望を送信できる点が魅力です。日常的に使うアプリから操作できるため、現場への浸透がスムーズになりやすい傾向があります。回答期限のリマインド通知を自動送信できる製品もあり、催促の手間も省けます。希望収集の方法がシンプルかどうかは、現場での定着率に直結する重要な確認ポイントです。

シフト表の自動作成

収集した希望をもとに、あらかじめ登録したルールに従ってシフト表を自動生成できる機能です。最低人員数・特定スキルの配置条件・連続勤務の上限日数など、現場ごとの条件を登録しておくことで、条件を満たしたシフトが自動で出力されます。

AIを活用して最適配置を提案する製品もあり、シフトパターンが複雑な職場ほど効果が出やすい傾向があります。ただし、自動生成の精度は設定条件の細かさに依存するため、導入初期の設定作業が品質を左右する点は覚えておきたいところです。どれだけ丁寧に条件を登録できるかが、出力されるシフトの完成度を決める重要な要素です。

シフトの共有と調整

作成したシフト表は、ツール上から従業員全員へ一斉通知できます。紙での配布や個別連絡が不要になるため、共有にかかる時間と手間をまとめて削減できます。

急な欠員が出た際のヘルプ募集や、シフト変更の申請・承認もシステム上で完結できる製品が多く、公開後の調整もツール上で対応できる点が魅力です。変更があった場合は最新のシフトが自動で更新されるため、情報の行き違いが起きにくくなります。公開後の調整をどれだけスムーズに進められるかは、日常運用の負荷に直結する機能です。

はたLuckのシフト管理機能では、シフト表の共有・変更通知に加え、近隣エリアへのヘルプ募集にも対応しています。急な欠員が出た際も、ツール上で条件に合うアルバイトに依頼を送れるため、電話やLINEで個別に連絡を取る手間を減らせます。

勤怠・給与データとの連携

シフトデータを勤怠管理システムや給与計算ソフトと連携できる製品では、打刻データと予定シフトの照合・給与への反映が自動化されます。転記作業がなくなることで、月次の締め処理にかかる時間を短縮しやすくなります。

すでに社内で使っている勤怠・給与システムとの連携可否は、ツール選定で優先度が高い確認事項です。シフト作成だけに特化した軽量ツールは連携機能が限られる場合もあります。必要な連携の範囲を先にリストアップしてから比較を始めることが重要です。

シフト作成ツールを導入するメリット

ここでは、シフト作成ツールを導入することで現場にどのような変化が生まれるかを解説します。業務効率の改善から労務管理の適正化まで、幅広い効果が期待できます。

作業時間を削減できる

毎月のシフト作成に数時間を費やし、それでも希望が重なるたびに調整をやり直すといったように、店長や支配人にとってシフト作成は本来業務を圧迫する悩みの種になりやすいものです。シフト作成業務の負担が大きくて辛い、と感じている方も多いでしょう。

シフト作成ツールを導入すると、シフト希望の収集から表の作成・共有まで、管理者が手作業で行っていた工程がツール上で自動化されるため、シフト作成にかかる時間を大幅に短縮できます。急な変更への対応や欠員時のヘルプ調整も、ツール上で完結するため個別連絡の往復が減ります。

削減できる工数は職場の規模や運用方法によって異なりますが、月に数時間単位で管理者の負担が軽減されるケースは少なくありません。さらに、空いた時間を接客品質の改善や従業員育成に充てることで、現場全体の底上げにつながります。

ヒューマンエラーを防止できる

Excelや紙でのシフト管理は、希望の転記ミス・通知漏れ・古いシフトの見間違いなど、人的ミスが発生しやすい環境です。工程が多いほどミスの入り込む余地が増えるため、注意を払っても完全に防ぐのは難しい面があります。

シフト作成ツールでは入力・共有・更新がシステム上で一元管理されるため、転記作業そのものがなくなり、ミスの発生源を減らせます。変更があった際も全員が参照するシフト表がリアルタイムで更新されるため、情報の齟齬が起きにくい点が特徴です。ミス対応やクレーム処理に追われる時間が減ることで、管理者が本来の業務に集中しやすくなります。

人件費を適正にコントロールできる

シフト作成ツールの中には、売上予測や予算と連動して必要人員数を算出し、過不足のない配置を提案できる製品があります。「例月と同じ人数にする」という感覚的な配置から抜け出せるため、人件費の無駄を減らしやすくなります。

人員が多すぎる時間帯と足りない時間帯を可視化することで、データをもとに人件費を適正な水準に保てる点が特徴です。店舗ごとのシフトデータを本部が一元管理できる製品では、複数拠点の人件費状況を横断的に把握し、配置の偏りや過剰コストを早期に検知できます。現場任せになりがちな人員配置を本部主導で管理できる体制を整えることで、収益改善の手段として機能させられます。

労働管理を適正化できる

シフト作成ツールには、法定労働時間の超過や連続勤務日数の上限を事前にチェックするアラート機能を持つ製品があります。シフトの段階でリスクを検知できるため、実際に違反が発生する前に配置を修正できます。

外国籍人材や技能実習生を採用する職場では、在留資格ごとに定められた労働時間の上限管理が必要です。個別条件をシステム上で設定・管理できると、対応漏れによるコンプライアンスリスクを防ぎやすくなります。勤怠データとの連携により、残業の発生状況や出勤率をリアルタイムで把握することも可能です。担当者が変わっても一定の水準で運用を維持できる体制の構築につながります。

従業員満足度の向上につながる

スマートフォンから希望休を簡単に送信できる環境が整うことで、アルバイトが自分の希望を伝えやすくなります。希望を伝える手段が整っているだけで、「この職場は自分の都合を考えてくれる」という感覚が生まれやすくなります。

希望が反映されやすくなると、職場への定着意欲につながりやすい点が特徴です。シフトが直前まで確定しない・急な変更が多いといった状況は離職理由になりうるため、ツール導入による運用の安定化が離職率の低減に寄与します。シフト管理の改善は業務効率化にとどまらず、働きやすい職場づくりの基盤と考えてください。

はたLuckでは、2ヶ月に1回・9問のチェックで職場単位のサーベイを実施し、改善の方向を提示するプログラムも提供しています。アルバイトが始業前後の勤務時間で簡単に回答でき、結果は定量データとして店長さんをはじめ、本部社員も確認することができます。サーベイを実施して終わりにせず、改善の方向まで一緒に確認できる点が、やりっ放しを防ぐうえで役立ちます。

シフト作成ツールの選び方

ここでは、シフト作成ツールを選ぶ際に確認すべきポイントを解説します。比較を始める前に判断軸を決めておくことで、自社に合った製品を絞り込みやすくなります。

ツールを導入する目的を明確にする

ツールを選ぶ前に「何を解決したくて導入するか」を明確にしておくことが、選定ミスを防ぐうえで重要です。希望収集の手間を減らしたいのか、シフト表の自動生成が必要なのか、勤怠・給与との連携まで求めるのかによって、適したツールが変わるためです。

課題が曖昧なまま比較を始めると、選んだツールを十分に現場で活用しきれない可能性があります。「今最も時間がかかっている工程はどこか」を起点に確認することで、必要な機能の範囲が見えてきます。

業種・勤務形態への対応状況を確認する

シフト作成ツールは製品によって得意とする業種や勤務形態が異なるため、自社の運用実態との相性を確認することが重要です。飲食・小売・介護・物流など、業種ごとにシフトパターンの複雑さや必要な配置条件が異なります。

変形労働時間制・フレックスタイム制・複数拠点の管理など、特殊な勤務形態への対応可否も事前に確認したい項目です。可能であれば実際の運用フローに近い条件でトライアルを実施することで、カタログスペックだけではわからない実態を検証できます。

既存システムとの連携可否を確認する

すでに社内で使っている勤怠管理システムや給与計算ソフトとの連携可否は、ツール選定で確認すべき項目のひとつです。連携できない場合、シフトデータを手動で転記する作業が残り、導入によって削減できる工数が限られてしまいます。

POS・人事システム・タイムレコーダーとの連携が必要かどうかも、選定前に社内で確認しておきましょう。連携仕様はAPIの公開有無やオプション費用の有無によって異なるため、ベンダーへの事前確認が欠かせません。

ツールの操作性を確認する

シフト作成ツールは管理者だけでなく、アルバイト・パートが日常的に使うものです。現場での操作のしやすさが定着率を左右するため、管理者目線だけで選ぶと導入後に使われなくなるリスクがあります。

スマートフォン対応・日本語UI・直感的な画面設計かどうかは、アルバイトが迷わず使えるかどうかの基準の1つになります。

無料トライアルがある製品は、管理者だけでなく実際に働くアルバイトにも試してもらいましょう。ITに不慣れな従業員が多い職場ほど、操作のシンプルさを優先して選ぶことで定着しやすくなります。

サポート体制を確認する

導入後に使いこなせるかどうかは、ベンダーのカスタマーサポート体制に左右される部分が少なくありません。初期設定の支援・操作マニュアルの充実度・問い合わせへの対応速度など、運用を支える体制を選定前に確認しましょう。

チャットや電話での問い合わせに対応しているか、対応時間帯が自社の営業時間に合っているかも重要な確認ポイントです。特にアルバイト数が多い職場では、トラブル発生時に迅速に対処できる体制があるかどうかが判断材料です。

はたLuckでは、導入後の運用定着まで伴走する支援体制を整えています。初期設定のサポートから活用に向けた継続的なフォローまで対応しており「導入したが使いこなせなかった」という状況を防ぎやすい体制になっています。

料金体系と費用対効果を確認する

シフト作成ツールの料金体系は、ユーザー数課金・固定料金・規模別見積りなど製品によって異なります。月額費用だけを比べても実際のコストはわからないため、初期費用・オプション料金・最低契約期間も含めたトータルコストで比較してください。

導入によって削減できる管理者の工数を時給換算すると、費用対効果を数字で検証しやすくなります。無料プランや低コストプランから始められる製品もあるため、まず試してから本格導入を判断するのもひとつの方法です。

おすすめのシフト作成ツール比較

ここでは、シフト作成ツールの代表的な製品を紹介します。それぞれの特徴と向いている職場の規模・業種を確認しながら、自社に合うものを探してみてください。

ツール名	主な 対象	自動 作成	勤怠 連携	スマホ 対応	サポート 体制	複数機能	料金モデル
はたLuck	飲食 小売 サービス業	△	△	○	○	・コミュニケーション機能 ・業務効率化機能 ・HR機能	要問合せ
Airシフト	小規模〜中規模店舗	○	△	○	△	・タイムカード	ユーザー数課金
ジョブカン勤怠管理	中小〜中堅企業	○	○	○	○	・出退勤管理 ・残業時間の管理 ・工数管理	ユーザー数 機能課金
KING OF TIME	中小〜大企業	○	○	○	△	・残業時間管理 ・ワークフロー ・データ分析	ユーザー数課金
シフオプ	中規模〜大規模・多店舗	○	○	○	○	–	ユーザー数課金

はたLuck

はたLuckは、アルバイトが個人のスマートフォンから利用できる業務アプリで、シフト管理に加えて職場内のコミュニケーションを可視化できることが強みです。

感謝を「星」で贈り合える機能や2ヶ月に1回のサーベイ機能など、定着率向上に関わる機能が搭載されています。

職場内の情報共有やコミュニケーションの状況を定量データとして把握できるため、離職率の根本要因の特定に役立てられます。シフト作成の効率化と同時に、働きやすい職場環境づくりに取り組みたい店舗・企業に適したツールです。

Airシフト

出典：Airシフト

リクルートが提供するシフト管理ツールで、無料体験期間から始められる手軽さとシンプルな操作性が特徴です。シフト希望の収集や共有はスマートフォンで完結でき、ITに不慣れなアルバイトでも使いやすい設計になっています。

Airレジなどリクルートが提供する他サービスとの連携がしやすく、すでにAirシリーズを導入している店舗との親和性が高い点も魅力です。導入コストを抑えながら始めたい小規模店舗の最初の一歩として、検討しやすいツールといえます。

ジョブカン勤怠管理

出典：ジョブカン勤怠管理

シフト作成・打刻・勤怠集計・給与計算連携までを一元管理できる勤怠管理システムで、シフト機能も充実しています。変形労働時間制や複数雇用形態の混在など、複雑な勤務条件にも対応しており、中小〜中堅規模の職場での導入実績が多い製品です。

従業員数や機能数に応じた従量課金のため、規模が小さいうちはコストを抑えながら利用できます。シフト管理と勤怠・労務をまとめて効率化したい職場に適しています。

KING OF TIME

出典：KING OF TIME

打刻・勤怠管理・シフト作成を統合したシステムで、1人あたりの月額料金が比較的低く抑えられる料金体系が特徴です。顔認証・指紋認証・ICカードなど多様な打刻方法に対応しており、勤怠管理の精度を高めたい職場に向いています。

シフト自動作成機能に加え、法定労働時間の超過チェックや残業アラートなど労務管理を支援する機能も備えています。勤怠管理の強化とシフト効率化を同時に実現したい中規模以上の企業に適した製品です。

シフオプ

出典：シフオプ

多店舗・大規模施設向けのシフト管理システムで、複数拠点をまたいだシフト調整やヘルプ要員の管理に強みを持ちます。店舗間の人員融通・権限別の閲覧設定・複雑なシフトルールの自動化など、大規模運営に必要な機能が揃っています。

勤怠・給与システムとのデータ連携にも対応しており、管理業務の集約を進めたい企業に向く製品です。複数店舗を抱えるチェーン運営や、シフト管理の標準化を本格的に進めたい組織は検討してみてください。

まとめ

シフト作成ツールは、希望収集・シフト生成・共有・勤怠連携までの工程を自動化し、管理者の負担軽減と現場の安定運営に役立てられます。選定では、導入目的・業種との相性・既存システムとの連携・操作性・サポート・料金の6点を軸に比較することで、自社に合った製品を絞り込みやすくなります。

まずは導入の目的を明確化し、自社に合う製品の絞り込みを行うことが重要です。本記事で紹介したツールを参考に、自社の課題に合った製品の導入を進めてください。

はたLuckは、アルバイトが個人のスマートフォンで使える業務アプリです。シフト管理にとどまらず、職場内のコミュニケーションや情報共有を可視化することで、離職率の根本要因や店長のマネジメント課題を定量的に把握できます。感情や勘に頼らず、データをもとに現場の改善サイクルを回したい方は、まず資料をダウンロードしてご確認ください。