シフト作成をAIで自動化｜基礎知識からツール選びまで徹底解説

AIを活用すると、シフト作成の工数を約70%削減でき、法令違反や人員不足のリスクも抑えられます。シフト管理システムや生成AIを活用すれば、希望収集から人員配置、法令チェックまでを自動化できます。

本記事では、AIによるシフト作成の仕組み、ChatGPTなどで試せる無料ツール、自社に合うシステムの選び方までを丁寧に解説します。

HataLuck and Personが提供する「はたLuck AI」は、サービス業の多店舗運営に特化したAIエージェントです。現場責任者のマネジメントの迷いを減らしながら、はたらく人に寄り添い、収益につながる店舗運営をサポートします。現場の課題解決をしたい方は、お気軽にご相談ください。

AIによるシフト作成とは？

AIによるシフト作成とは、スタッフの希望休や労働条件、過去の売上データに基づく需要予測などをAIが分析し、最適な勤務表を自動生成する仕組みです。従来、店長やマネージャーが数日かけて行っていた複雑なパズルのような作業を数分で完結させ、人的ミスや不公平感のない配置を実現します。

特にシフト作成の威力を発揮するのは、飲食・小売・アパレルなどのサービス業です。時間帯による来客数の変動が激しく、多くのアルバイトを抱える現場では、AIによる「過不足のない人員配置」が人件費の最適化に直結します。目安としてスタッフ数が20名を超える規模や、多店舗展開をしている企業において、管理コストの削減と生産性向上が期待できます。

シフト作成を自動化・効率化するメリット

シフト作成を自動化して効率化するメリットは以下の４点です。

• シフト作成工数の削減
• 労働基準違反やシフトの抜け漏れを自動でチェック
• シフトの希望収集から周知までを一元化
• 急な欠勤時のヘルプ要請がスムーズに

それぞれ順番に見ていきましょう。

シフト作成工数の削減

シフト管理をオンラインで一元化することにより、作成工数を約70%削減できる見込みがあります。

最大の要因は、情報の「収集・転記・調整」の自動化です。例えば、スタッフがアプリで入力した希望がそのまま管理画面に反映されるため、紙やSNSの内容をExcelへ手入力する作業が不要になります。管理者はAIが作成した下書きを確認・修正するだけで完了します。

急な欠員の際に、一人ずつ電話やチャットで打診する手間を省き、ボタン一つで全スタッフへヘルプ募集を配信できるため、連絡コストを大幅に下げることが可能です。

さらに、本部が推奨する人員予算に沿って作成できるため、現場の負担を軽減しつつ、経営視点での最適なリソース管理を最小限の手間でできるようになります。

労働基準違反やシフトの抜け漏れを自動でチェック

シフト管理システムを導入すれば、労働基準法違反やスタッフの希望休の反映漏れを自動で検知できます。マネージャーや本部担当者の確認工数を削減しつつ、コンプライアンスリスクの低減にも効果的です。

労働基準法では、業種ごとの規定が設けられており、特定のサービス業では週44時間まで労働時間を延長できる「週44時間特例」が認められています。マネージャーや人事担当者には、こうした規定をふまえたシフト運用が求められます。

シフト管理システムなら、労働基準法に違反する勤務が組まれた場合に自動でアラートを通知。スタッフの希望休が反映されていないケースも検知できるため、確認作業の負荷を抑えられます。

シフトの希望収集から周知までを一元化

シフト管理システムを導入すれば、シフト希望の収集から作成後の周知までを一つのツール上で完結できます。シフト作成の作業工数を大幅に削減できる点が大きなメリットです。

従来のアナログな運用では、シフト作成に多くの手作業が発生していました。スタッフがグループLINEなどで希望を提出し、マネージャーがExcelに転記してシフトを作成。完成後はスクリーンショットを撮ってLINEで共有し、ミスが見つかれば集計をやり直してスクリーンショットを差し替える、といった煩雑なフローが必要でした。

シフト管理システムでは、スタッフがアプリ上で希望を入力すると、シフト作成画面に自動で反映されます。転記の手間が発生しないため、入力ミスや反映漏れを防げます。ボタン一つで全スタッフにシフトの周知ができるため、共有にかかる工数の削減も可能です。

急な欠勤時のヘルプ要請がスムーズに

急な欠勤が出た際も、シフト管理システムを活用すれば代替スタッフの確保をスマホひとつで完結できます。マネージャーがスタッフ一人ひとりに連絡する手間がなくなり、対応スピードも大幅に向上します。

パートやアルバイトの比率が高い飲食業や小売業では、当日欠勤への対応が日常茶飯事。従来はLINEや電話で一人ずつ依頼する必要があり、人員確保までに時間も手間もかかる業務でした。

シフト管理システムでは、勤務条件に合致するスタッフを自動でリストアップし、ワンクリックでヘルプ要請を送信できます。チェーン店向けのツールであれば、自店舗だけでなく近隣の系列店のスタッフにも要請を送れるため、店舗間でのスタッフの融通もスムーズです。

シフト作成にAIを導入する際の注意点

効率的にシフトを作成するには、シフト管理システムを導入する方法と生成AIを利用する方法があります。それぞれ特徴があり、注意するべき点があります。

• データを詳細に入力する
• 最終的な判断・微調整は人間がする
• 導入初期はスタッフに丁寧に説明する

それぞれ特徴が異なるため、注意しながら見ていきましょう。

データを詳細に入力する

シフト管理を効率化するには、あらかじめ必要なデータや指示内容を整理しておくことが大切です。シフト管理システムでも生成AIでも、与える情報が具体的であるほど、実用的なシフトを作成できます。

シフト管理システムは、登録するスタッフ情報の範囲によって活用度が変わります。名前と連絡先だけでもシフト作成や一斉連絡は可能ですが、スキルや時給まで登録しておけば、新人とベテランのバランスや月間人件費を考慮したシフト作成が可能です。

ChatGPTやGeminiといった生成AIを使う場合は、プロンプトの作り込みがポイントです。これらのツールはシフト作成に特化していないため、勤務日や担当スタッフなどの基本情報に加えて、休み希望や定休日といった条件を事前に整理して入力する必要があります。

最終的な判断・微調整は人間がする

シフト管理システムや生成AIが作成したシフト案は、マネージャーが確認・調整してから運用するのが基本です。これらのツールは入力されたデータしか判断材料にできず、現場の細かい事情までは拾えないといった理由があります。

特に反映しづらいのが、新人とベテランの組み合わせ方、スタッフ同士の相性、地域イベントで急に客足が伸びる日といった、マネージャーが経験から判断してきた要素です。

導入直後にシステムの出力をそのまま使うと、こうした暗黙の判断が抜け落ちて現場が混乱することがあります。

対策としては、マネージャーが修正した内容を条件としてシステムに登録していく運用が有効です。条件が蓄積されるほど次回以降の出力に反映されるため、運用を続けるほど現場に合ったシフト案が出るようになります。

導入初期はスタッフに丁寧に説明する

シフト作成にAIを導入する際は、定着させるために現場全員の協力が必要です。

導入初期は「使い慣れたLINEのほうが楽だった」といった声が出やすいため、説明会で操作方法を伝え、しばらくはLINEと併用できる期間を設けましょう。ツールの切り替えは段階的なほうがスタッフの負担感が小さく、定着しやすくなります。

併せて、スタッフ自身にとっての恩恵も伝えましょう。「シフトが早く決まるので予定を立てやすい」「体調不良時も代わりを見つけやすい」のように、自分の生活がどう変わるかが見えると、能動的にツールを使うようになります。

会社の効率化だけを前面に出しても、自分から動く動機にはつながりにくくなるため、ベネフィットを伝えて協力を得られるようにしましょう。

生成AI、シフト管理システムでシフトを無料で作成する方法

生成AIや無料のシフト管理システムを活用すれば、コストをかけずにシフト作成を自動化できます。

• 無料プランがあるAIツールやアプリを使う
• ChatGPT・Geminiで作成する
• GPTsで専用ツールを探す

それぞれ順番に見ていきましょう。

無料プランがあるシフト管理システムを使う

導入を検討する段階では、まず無料で試してから本契約に進むのがおすすめです。実際に操作してみることで、自社の業態や運用フローに合うかどうか判断がしやすくなります。

主要なシフト管理サービスの多くは無料プランや無料体験期間を用意しており、複数の製品を比較したうえで選ぶことが可能です。例えば、HataLuck and Personが運営する「はたLuck AI」は、商談内でもデモ環境を確認できます。気になる製品があれば、現場のマネージャーやスタッフにも触ってもらいながら検討すると、本格運用時の混乱を減らせます。

ChatGPT・Geminiで作成する

ChatGPTやGeminiといった無料の生成AIでも、シフト作成は可能です。追加コストや専門知識が不要なので、まずは手軽に試したい場合に向いています。

WebやSNSにはシフト作成用のプロンプト例が公開されており、条件部分を自社の状況に合わせて書き換えるだけで使えます。

ただし、シフト管理システムにある法令違反の自動チェックや、メッセージアプリとの連携機能はありません。スタッフのシフト希望はLINEや紙などで別途集め、プロンプトに貼り付ける手間も発生します。スタッフ数が多くなるほど入力作業の負担が増えるため、大人数を抱える法人には不向きといえます。

【「KW：シフト作成　プロンプト」の記事のリンクを貼る】

GPTsで専用ツールを探す

ChatGPTのGPTsやGeminiのGemは、特定の目的にカスタマイズされた生成AIです。ChatGPTではシフト作成に特化したGPTsも無料公開されています。

条件を入力してシフト案を作成できるため、単に生成AIのチャットでプロンプトを入力するより簡単に作成できます。生成AIの強みは、柔軟な対話と画像処理に対応できる点です。「この二人は仲が悪いから離して」のような曖昧な指示も理解するため、チャットでやり取りしながら微調整を進められます。手書きや紙のシフト表を画像として読み込ませ、Excel形式のデータに整理してもらう使い方も可能です。

しかし、スタッフからのシフト希望をチャット欄に貼り付ける必要があるため、シフト管理システムと比較すると不便な部分があります。

ChatGPTなどの生成AIでシフトを作成する基本的な流れ

ChatGPTなどの生成AIでシフトを作成する際は、まず必要な情報を整理します。具体的には、以下のような条件です。

• スタッフ数
• 勤務可能日
• 希望休
• 必要人数
• 営業時間
• 休憩時間
• 連勤上限
• 早番・遅番

次に、これらの情報をもとにプロンプトを作成します。「以下の条件をもとに、1週間分のシフト表を作成してください」のように目的を伝えたうえで、条件を箇条書きで入力すると、生成AIが判断しやすくなります。

出力されたシフトは、そのまま使わず必ず確認しましょう。希望休が反映されているか、必要人数を満たしているか、労働時間に無理がないかをチェックし、不備があれば「Aさんは月曜を休みにして再作成してください」など、修正指示を出して整えます。

関連記事：シフト作成プロンプト決定版！現場で使えるテンプレートと実践ガイド

シフト管理システムの選び方のコツ

さまざまなシフト管理システムがリリースされていますが、自社に最適なツールを選択するために重要な3つのポイントを紹介します。

• 自動化のレベルで選ぶ
• 条件設定の柔軟性で選ぶ
• 操作のしやすさで選ぶ

順に見ていきましょう。

自動化のレベルで選ぶ

シフト管理システムは、以下3つの種類があります。

	シフト作成の仕組み	マネージャーの役割	向いている職場
半自動型	スタッフがアプリで希望を提出し、マネージャーが手動で調整	シフトの調整・確定	スタッフ10名以下の小規模
ルール自動化型	「週40時間以内」「最低3名以上」などの事前ルールに沿ってシステムが自動作成	完成したシフトのチェック	スタッフ10〜50名規模
高度自動化型	過去のシフトデータとスタッフ希望からAIが自動で作成	シフトの確認・微調整	スタッフ50名以上、または複数店舗

半自動型は、希望収集と連絡のみ自動化され、シフトの組み合わせはマネージャー次第のため、少人数で全体を把握しやすい職場で力を発揮します。

ルール自動化型は、条件を設定すれば自動でシフトが組まれるため、規模が大きくなっても運用負荷を抑えやすく、もっとも汎用性の高いタイプです。

高度自動化型は、AIが過去データを踏まえて配置を提案してくれるため、数十人規模や複数店舗を抱える職場でシフト作成時間を大幅に削減できます。

それぞれの特徴を比較して、自社の規模や目的に合うタイプを選びましょう。

条件設定の柔軟性で選ぶ

シフト管理システムを選ぶ際は、自社の現場で必要な条件設定がどこまでできるかを見極めることが重要です。

いつものシフト作成で考慮している要素をシステム上で再現できないと、結局手作業の修正が必要になり、自動化の効果が落ちてしまいます。特に確認したいのは、以下3つの条件設定です。

確認項目	詳細
時間単位の柔軟性	「早番・遅番」のような固定枠だけでなく、15分単位など分刻みでシフトを組めるか
スタッフのペアリング指定	「新人Aさんには必ずベテランBさんを組み合わせる」といった、特定のスタッフ同士を一緒に配置するルールを設定できるか
スキルの必須条件	「レジ締め対応者を必ず1名含める」のように、特定スキルを持つスタッフを各シフトに配置できるか

これらの条件設定は、製品の機能一覧だけでは細かいレベルまで判断が難しい場合があります。導入前に実際の操作画面で確かめておくと、ミスマッチを防げます。

操作のしやすさで選ぶ

シフト管理システムは、操作のしやすさで選ぶことも欠かせません。

スタッフが日常的に使うツールのため、入力が面倒・分かりにくいと、希望提出が遅れたり「以前の方法のほうがよかった」という不満が出やすく、定着せずに運用が崩れる可能性があります。

操作性の確認の際は、以下2つをチェックしましょう。

• マルチデバイス対応
• 直感的なUI

スマホやタブレットからも操作できると、スタッフが出先や休憩中にも操作できて、希望提出のスピードが上がります。

また、マニュアルを読み込まなくても、感覚的に使えるツールなら教える側の負担も軽減し、入れ替わりの多い現場でも運用が安定します。

実際の使い勝手はマネージャーだけでなく、現場のスタッフにも試してもらい、意見を聞いたうえで選びましょう。

既存ツールとの連携で選ぶ

すでに勤怠管理システムを導入している場合は、製品ページの連携実績欄で自社のツールが連携対象に入っているかを確認しましょう。

中規模以上の法人では複数のシステムが並走することが多く、連携できないツールを追加すると、データの突合や転記作業が二重に発生して運用が煩雑になります。

勤怠管理システムと連携できれば、シフトの予定人件費と打刻実績を月中に突き合わせられるため、月末を待たずに人件費の超過の調整も可能です。打刻漏れがあれば自動でアラートが出るため、月末締めでの確認作業も減ります。複数店舗をまたいで勤務するスタッフの労働時間も合算して把握できるため、過重労働を見落とすリスクも抑えられます。

シフト管理の悩みをまるごと解決する「はたLuck」

シフト管理アプリの「はたLuck」は、基本的な機能からユニークな機能まで搭載されています。

主な特徴は以下の通りです。

• シフト管理・連絡・教育の一元化
• エンゲージメントプログラムによる魅力的な職場づくり
• 現場の負担削減と労務リスクの軽減を両立

それぞれ見ていきましょう。

シフト管理・連絡・教育の一元化

「はたLuck」は、シフト管理・連絡・教育の3領域を1つのアプリに集約できるツールです。

これまで紹介してきた選定基準を押さえながら、店舗運営に必要な周辺機能までカバーしています。

シフト関連は基本的な機能から、希望シフトの即時反映、スタッフへの一斉連絡、近隣エリア店舗へのヘルプ要請まで揃っています。教育機能も特徴的です。新人向けのマニュアル掲載に加え、動画で業務手順を伝える「スマート動画」や多言語翻訳機能を備えているため、外国人スタッフを含むチームの育成にも対応できます。

3領域がアプリ1つにまとまっているため、マネージャーの管理工数とスタッフの操作負担の軽減が可能です。

エンゲージメントプログラムによる魅力的な職場づくり

「はたLuck」は、シフト管理にとどまらず、スタッフのエンゲージメント向上を支援する機能まで備えています。現場の働きがいや定着率にまで踏み込めるのが大きな特徴です。

スタッフの定着率は、業務効率や教育コストに直結します。慣れたスタッフが長く働き続けるほど、シフト編成も安定し、新人教育にかかる時間も短縮できます。

エンゲージメントを測る中心機能が、本部からスタッフに配信できるサーベイ（アンケート）です。やりがいを感じているか、不満を抱えていないかを定期的に把握でき、回答結果から浮かび上がった課題にはAIが対応策を助言してくれる機能もあります。

さらに、スタッフ同士で「星」を贈り合えるコミュニケーション機能も備えており、現場内の感謝や称賛が見える化される設計になっています。

現場の負担削減と労務リスクの軽減を両立

「はたLuck」はシフト作成の効率化により、現場マネージャーだけでなく本部の人事担当者の業務負担も減らせます。

スタッフの労働状況が雇用形態を問わず一元的に見える化されるため、労働基準法違反のリスクを抑え、コンプライアンス対応の基盤になります。

また面倒な人事関連の書類提出もスマホから簡単なワークフローにて完結するため、紙の回覧や転記の工数を削減できます。

まとめ

シフト作成は働き方の多様化や法改正、コンプライアンス意識の徹底が求められるなかで従来のアナログ的な方法では限界を迎えています。

しかし、シフト管理システムや生成AIを活用すれば、シフト作成にかかる時間や調整の手間の削減が可能です。

例えば、希望休・勤務条件・人員配置のルールをもとにシフト案を作成できるため、マネージャーや人事担当者の負担軽減につながります。

さらに、はたLuckを導入すれば、シフト管理だけでなく、スタッフの状態把握やコミュニケーション改善にも役立ちます。現場の課題を早めに把握できれば、働きやすい環境づくりにもつながるでしょう。