【シフト管理】飲食店によくある課題と管理のポイント｜ツールの選び方も飲食店のシフト管理における課題と作成のポイントとは？

毎月のシフト作成に数時間かけているのに、提出期限を過ぎても希望が集まらない。ようやく確定したと思ったら欠員の連絡が入り、また一から調整をやり直す。こうした状況に追われた経験は、飲食店の店長であれば一度や二度ではないないと思います。

シフト管理の難しさは、希望収集や日程調整の手間だけではありません。飲食店には、ランチとディナーで必要な人数が変わるピークの波、ホールとキッチンそれぞれの役割ごとの人員確保、さらにアルバイトが働きやすい環境を保つことで顧客満足度にも影響するという複合的な事情を考慮しなければなりません。そのため、シフト管理を場当たり的な対応で続けていると、現場の負担が蓄積しやすくなります。

一方で、シフト管理の運用を見直した店舗では、作成にかかる時間の削減にとどまらず、欠員対応の手間が減り、アルバイトの定着率が上がるなどの変化が生まれやすくなります。シフト管理は単なる人員調整ではなく、店舗運営の安定を左右する仕組みとして捉えることが大切です。

本記事では、飲食店のシフト管理にありがちな課題から、ツールの選び方・移行の判断基準まで解説します。現場のシフト管理を効率化したい店長の方や、複数店舗の人件費をまとめて管理したいエリアマネージャーの方は、ぜひ参考にしてください。

飲食店のシフト管理にありがちな課題

飲食店のシフト管理には、さまざまな課題が付きものです。シフト管理を効率化するためには、まず、解決すべき課題を知らなければいけません。ここからは、シフト管理にありがちな課題について見ていきましょう。

シフト希望の収集が大変

シフト希望の収集は、毎月必ず発生する業務でありながら、手間がかかりやすい工程です。LINEや紙で希望を集めている場合、提出期限を過ぎても連絡がないアルバイトに個別で声をかけなければなりません。アルバイトの人数が多い店舗ほど、この確認作業だけで相当な時間を取られます。

また、希望が出そろった後は、内容をExcelや紙のシフト表に転記する作業が必要です。この転記の過程でミスが起きると、後からシフト全体を見直す手間につながります。希望収集から転記までの流れを一本化できていない場合、毎月同じ手順を繰り返すことになりやすい点が課題です。

シフト作成が大変

シフト作成は、収集した希望をもとに各曜日・時間帯の人員バランスを調整する作業です。飲食店では昼・夜・週末で必要な人数が異なるうえ、ホールとキッチンで求められるスキルも違います。こうした条件を頭の中で整理しながら調整するため、慣れた店長でも作成に数時間かかるケースは珍しくありません。

さらに、一度シフトを作成しても、変更依頼などを受けて修正すると連鎖的に別の枠が空いてしまうこともあります。修正のたびに全体を見直す手間が生じるため、繁忙期や人員が少ない時期はとくに負担が増しやすい傾向があります。

シフト調整や欠員調整が困難

確定したシフトに対して変更や欠員が発生した場合、代わりの人員を確保する作業が店長に集中します。空いているアルバイトを探して一人ひとりに連絡する方法は時間がかかるうえ、立て続けに断られるケースもあると思います。

また調整連絡が頻繁に来ることで、アルバイト側が負担を感じて連絡を避けるようになるケースも考えられます。こうした状況が続くと、欠員対応がさらに困難になる悪循環に陥りやすくなります。欠員が出るたびに個人の電話頼みで対応している店舗では、この課題を仕組みとして解決する手段の検討が急務かもしれません。

まとまった人員の入れ替えが起こりがち

飲食店では、学生アルバイトが卒業・就職のタイミングで一斉に辞めるケースが多く、3月から4月にかけて人員が大きく入れ替わる傾向があります。新しいアルバイトが業務に慣れるまでの間は、既存メンバーへの負担が増すとともに、シフトの穴が埋まらない状態が続きやすくなります。

こうした繁忙期と重なる時期の人員不足は、採用が間に合わなかった場合にとくに深刻です。入れ替わりのサイクルをあらかじめ把握して、早めに採用活動を進めておくことが、シフト管理の安定につながります。

シフト作成が属人化しやすい

シフト作成のルールや連絡手段が明文化されておらず、担当する店長の判断に委ねられているケースも少なくありません。提出方法や締切日が店長ごとに変わると、アルバイト側に混乱や不満が生まれやすくなります。

また、属人化が進むと担当者が不在のときにシフト調整が止まり、現場対応が遅れるリスクがあります。運用の手順をシステム上で決めておくことで、担当者が変わっても同じ品質でシフトを作成することが可能です。

スポットワーカーの活用を想定したシフト設計が必要

急な欠員が出た場合、既存のアルバイトだけでは補えないケースもあります。こうした場合への備えとして想定しておきたいのが、スポットワーカーの活用です。

スポットワーカーを活用する場合、依頼から当日までのリードタイムが短いため、事前にサービスへの登録や連携を済ませておかなければなりません。また、スポットワーカーはポジションや業務経験にばらつきがあるため、誰でも対応できる業務とそうでない業務をあらかじめ決めておくことが重要です。

既存アルバイトとスポットワーカーの両方を前提としたシフトの組み方に切り替えることで、欠員時の対応速度を上げやすくなります。

飲食店のシフト管理のポイント

飲食店のシフト管理では、最適な人員構成でシフトを組むことを意識しましょう。コロナ禍以前は、多めのスタッフで店舗を回していても、土日の売上で収支を黒字に持っていくことができました。しかし、昨今では、このような稼ぎ時に頼った経営は難しくなってきています。

続いては、飲食店の利益を最大化するためのシフト管理のポイントをご紹介します。

売上予測や予約状況に応じたシフト調整を行う

シフトは、店舗の状況に応じて組むべきものです。とはいえ、「午後から混み始めたからスタッフを増やそう」というわけにはいきません。そこで大切になるのが、売上予測や予約状況から混雑具合を推察し、それに合わせたシフトを組むことです。

実績にもとづく売上予測や予約状況を把握してシフト作成に活かすことができれば、最適な人員で店舗を回せるようになるでしょう。

エリア内の複数店舗で人件費を最適化する

10人のスタッフを確保したい場合、候補が15人しかいないのと100人いるのとでは、調整の難度がまったく異なります。シフト調整を行う際は、自店舗ではなく、近隣エリアの他店スタッフまで含めて候補を探すのが効率的でしょう。 候補のスタッフが増えることで、必要なスキルやポジションのスタッフを柔軟に調整することができます。

売上に対する人件費が適切かどうか細かいスパンで見ていく

いくら売上の多い店舗でも、売上に対する人件費が高すぎては、利益が上がりません。人件費が最適かどうか、定期的に確認する必要があります。

なお、人件費と売上のバランスは1ヵ月単位で結果を確認するだけでなく、半月ごとというように短いスパンでチェックするのがおすすめです。そうすれば、状況に応じて後半のシフトを調整し、1ヵ月の収支を黒字にすることができるでしょう。

曜日、時間ごとに最適な人員配置を行う

曜日や時間ごとに必要な人員は異なります。いつ、どのくらい、どんなスキルを持った人材が必要なのかをあらかじめ検討し、常に最適な人員配置で店舗を運営できるようにしましょう。

そのためには、人員配置を店長の感覚で行うのではなく、本部側からデータをもとに最適配置を提示したり、あらかじめ最適配置を決めてそれにもとづいたシフト作成を行ったりする必要があります。

欠員時にスムーズに人員を確保できる体制を作る

急な欠員が出たとき、店長が一人ひとりに電話をかけて回る対応は時間がかかるうえ、断り続けられるストレスも大きくなります。頻繁に連絡が来ることでアルバイト側も負担を感じ、離職につながるケースも想定されます。

欠員募集をアプリ上で発信し、空いているアルバイトが自発的に応募する仕組みに変えることで、双方の負担を下げやすくなります。日頃から近隣店舗との協力体制を確認しておくことも、安定した人員確保につながる手段の一つとして考えられます。

飲食店で使われるシフト管理ツールの種類

シフト管理に使われるツールは、大きく紙・Excel・無料ツール・有料ツールの4種類に分けられます。それぞれ導入コストや対応できる業務の範囲が異なるため、店舗の規模や課題に合わせた選択が必要です。ここでは、各ツールの特徴を解説します。

紙・Excel

紙やExcelは、コストがかからず、特別な知識がなくても利用できる点が最大のメリットです。小規模な店舗や、シフト管理を初めてデジタル化する段階では、まずExcelから始めるケースも少なくありません。

一方で、シフト希望の転記ミスや、変更のたびに再作成・再配布が必要になる手間が発生しやすい点が課題です。アルバイトの人数が増えるほど管理の複雑さが増し、月次のシフト作成だけで数時間を要することも珍しくありません。

また、修正履歴が残りにくいため、トラブルが起きた際に原因を追いにくい点もデメリットといえます。

無料シフト管理ツール

LINEのグループ機能や無料のシフト管理アプリを使うことで、希望収集や確定シフトの共有をデジタル化できます。紙・Excelと比べて連絡の手間を減らしやすく、導入のハードルが低い点が特徴です。

ただし、登録できるアルバイト数や利用できる機能に制限があるケースが多く、店舗規模が大きくなると対応しきれない場面が出てきます。試験的な導入や小規模店舗での活用には向いていますが、成長に合わせた見直しが必要になる場合があります。

有料シフト管理ツール

有料のシフト管理ツールを使うと、月額費用が発生する代わりに、希望収集から確定・共有・勤怠管理・人件費集計までを一元管理できます。アルバイトがスマートフォンから希望を提出でき、管理者側は自動反映されたデータをもとにシフトを作成できるため、作業時間を大きく削減可能です。

複数店舗を横断した人員調整や、欠員募集機能を備えているシステムもあり、多店舗展開している飲食店での活用に適しています。無料ツールで対応しきれない場合や、より効率良くシフトを作成したい場合には、有料シフト管理ツールの導入を検討しましょう。

無料と有料のシフト管理ツールの違い

無料と有料ではできることの範囲が大きく異なるため、店舗の規模や抱えている課題によって適したツールは変わります。ここでは、主な違いを項目ごとに解説します。

対応できるスタッフ数・店舗数

無料ツールの多くは、登録できるアルバイト数や管理できる店舗数に上限が設けられています。アルバイトの入れ替わりが多い飲食店では、上限に達して使えなくなるケースも少なくありません。

有料ツールは契約プランに応じて人数・店舗数を拡張できるものが多く、規模の変化に対応しやすい点がメリットです。将来的に店舗を増やす予定がある場合には、初期から対応範囲を確認し、利用人数や店舗数を増やせるツールを選ぶことも重要です。

欠員募集やシフト調整機能の差

無料ツールではシフトの収集・共有が中心で、欠員が出た際の募集機能を備えていないものも少なくありません。有料ツールには、アプリ上でヘルプ募集を発信しアルバイトが応募できる機能を持つものがあります。

欠員募集やシフト調整の機能があると、店長が個別に電話をかける手間を省け、欠員対応にかかる時間の削減を期待できます。シフト調整の頻度が高い店舗は、欠員募集やシフト調整機能を重視してシフト管理ツールを選んでください。

人件費分析や勤怠連携の範囲

無料ツールではシフトの可視化にとどまり、人件費の集計や勤怠管理との連携には対応していないことが多くあります。有料ツールでは、シフト作成時点で人件費を自動算出したり、勤怠・給与計算システムと連携したりできるものがあります。

データの二重入力が発生しないため、月末の集計作業の手間を削減可能です。人件費を売上と照らし合わせながら管理したい場合、事前にツールの対応範囲を確認することが重要です。

サポート体制や導入支援の有無

無料ツールでは、サポートがメールのみ、またはFAQのみに限られるケースが少なくありません。一方、有料ツールは電話・チャットでの問い合わせ対応や、導入時の初期設定支援を提供しているものがあります。

ITに不慣れなアルバイトが多い職場では、導入後に操作で詰まったときの相談窓口があるかどうかが定着率に影響します。無料トライアルを利用できる場合には、期間中に機能や使いやすさだけでなく、サポートの質も確認してください。

期間中にサポートの質を確認しておくと、導入後のギャップを防ぎやすくなります。

情報共有のしやすさ

無料ツールでは確定シフトの共有がLINEや口頭に依存するケースが多く、変更が全員に伝わらないリスクがあります。有料ツールはシフト変更をアプリ上で通知でき、アルバイト全員へ最新情報の通知を送ることも可能です。

情報の伝達漏れが起きると当日の欠員や混乱につながるため、共有の仕組みが整っているかは重要な確認ポイントです。複数のツールをまたいで連絡している状態は、管理コストが分散して非効率になりやすい点にも注意が必要です。

セキュリティや権限管理のレベル

無料ツールではアカウントの権限管理に関する機能が弱く、全員が同じ情報にアクセスできるケースも珍しくありません。シフト情報にはアルバイトの個人情報や勤務時間が含まれるため、閲覧・編集の権限を役職ごとに分けられるかどうかは重要です。

有料ツールでは店長・エリアマネージャー・アルバイトの権限を細かく設定できるものが多くあります。個人情報の取り扱いに関するリスクを下げるためにも、権限管理の仕組みはツール選定前に確認しておきたい項目です。

Excelや無料アプリから有料ツールへ移行する判断基準

現在のツールで何が限界かを明確にしないまま移行すると、コストだけがかかって課題が解消されないケースがあります。ここでは、有料ツールへの切り替えを検討するタイミングの目安を解説します。

シフト調整や欠員連絡に多くの時間を費やしている

毎月のシフト作成や欠員対応にかかる時間が2〜3時間を超えている場合、ツールの変更で工数を大きく削減できる可能性があります。特に欠員が出るたびに個別電話で対応している状態は、有料ツールのヘルプ募集機能で解消できるかもしれません。

店長がシフト管理に追われ、接客や教育に時間を割けていない課題感があれば、移行を検討する目安になります。シフト作成の際に作業時間を記録しておくと、ツール導入後の効果を検証しやすくなります。

従業員数が増えLINEでの個別連絡の負担が大きい

LINEなどを使って個別に連絡をしている場合、アルバイトが10名を超えたあたりから管理の限界を感じやすくなります。送り忘れや既読確認の漏れが起きやすくなり、情報伝達のミスが増えてしまう可能性があります。

有料ツールの中には、一斉通知や既読管理といった機能を搭載しているものも少なくありません。そのため、有料ツールを利用することで、コミュニケーションコストを下げながら情報伝達の精度を高められます。

スタッフの人数が少ないうちに仕組みを整えておくと、その後の規模拡大にもスムーズに対応できます。

曜日ごとの人件費比率をリアルタイムに把握したい

売上に対しての人件費比率は、飲食店にとって大きな問題です。しかし、月末に給与を締めてはじめて人件費が確定する運用では、シフトを調整できる余地がなくなってから問題に気づくことになります。有料ツールの人件費自動算出機能を使うと、シフトを作成した段階でコストを確認でき、前半の状況を見て後半のシフトを調整しやすくなります。

売上と人件費のバランスを感覚ではなくデータで管理したい場合には、人件費の自動算出機能を重視してシフト管理ツールを選んでください。利益率の改善を経営課題として意識している店舗ほど、リアルタイムな人件費把握の優先度は高くなります。

また複数店舗を運営されている場合、人件費は大きな負担になるため、早期見直しにより利益率にも寄与することができます。

飲食店でシフト管理ツールを選ぶ際のポイント

シフト管理ツールは種類が多く、機能だけで比較すると自店舗に合わないものを選ぶリスクがあります。以下のポイントを順に確認しながら絞り込むことで、導入後のミスマッチを防ぎやすくなります。

導入目的の明確化

ツールを選ぶ前に、導入することで何を解決したいのかを明確にしておきましょう。「シフト作成の時間を減らしたい」「欠員対応を楽にしたい」「人件費を見える化したい」では、必要な機能がそれぞれ異なります。

目的が曖昧なまま機能の多さや価格だけで選ぶと、使われない機能にコストを払い続ける可能性があります。まずは、現場の店長とエリアマネージャーが感じている課題をそれぞれ洗い出してから各ツールの比較を始めてください。

スマートフォン対応の有無

スマートフォンに対応しているかどうか、事前に確認しておくことも重要です。

飲食店のアルバイトはPCを持っていないケースも多く、スマートフォンから操作できるかどうかがツールの定着率を左右します。希望提出や確定シフトの確認がスマートフォンでできない場合、結局口頭やLINEでの補完が必要になることも少なくありません。

特に若年層が多い職場では、アプリのUIがシンプルで直感的に操作できるかどうかも重要な確認ポイントです。無料トライアルを活用できる場合には、実際にアルバイトに試してもらって使いやすさを確かめてみてください。

多店舗管理対応の有無

複数店舗を運営している場合には、多店舗管理対応の有無も確認しておきましょう。

店舗が複数ある場合には、各店舗のシフトを個別に管理するだけでは店舗間のヘルプ調整が難しくなります。エリアマネージャーが複数店舗の状況を一つの画面で確認できるかどうかも、選定基準のひとつです。

対応していないツールを選ぶと、店舗数が増えるにつれて管理コストが比例して増大しやすい傾向があります。将来的に出店を予定している場合は、現時点での規模だけでなく拡張性も含めて確認することが重要です。

スタッフ・管理者の使いやすさ

ツールは管理者だけでなく、アルバイト全員が日常的に使うものであるため、双方にとっての操作性が重要です。管理者側の機能が充実していてもアルバイト側の操作が複雑だと希望提出率が下がり、結局口頭確認に戻るケースがあります。

導入前にデモや無料トライアルを活用し、管理者とアルバイトの両方の視点で操作感を確認しておきましょう。対象のアルバイトの年齢層やスマートフォンの習熟度に合ったUIかどうかも、判断材料のひとつです。

欠員募集・応援依頼機能の有無

急な欠員への対応は飲食店のシフト管理における頻度の高い課題であり、この機能があるかどうかで運用負担が大きく変わります。アプリ上で募集を発信しアルバイトが応募する仕組みがあると、個別連絡の手間を省きながら対応スピードを上げやすくなります。

近隣店舗への応援依頼に対応しているツールであれば、自店舗だけでは人員が足りない場合の選択肢を広げることが可能です。欠員対応に費やしている時間が多い店舗は、この機能の優先度を高く設定することで、より高い業務効率化の効果を期待できます。

勤怠・給与計算システムとの連携

勤怠・給与計算システムとの連携についても、導入前に確認しておきましょう。

シフト管理と勤怠管理が別システムで動いている場合、月末にデータを手動で転記する作業が必要です。連携できるツールを選べば二重入力をなくせるため、集計ミスのリスクと作業時間の両方を削減しやすくなります。

導入前に、現在使っている勤怠・給与計算システムとの連携可否を確認しておくことが重要です。直接連携できない場合にはCSVファイルでデータを出力、取り込みできるかどうかも選定段階で確認しておくと導入後の運用を決めやすくなります。

サポート体制の充実度

ツールの導入直後は操作方法の問い合わせが発生しやすいため、サポートの質が現場への定着速度に影響します。電話・チャットでの問い合わせ対応があるか、初期設定の支援が含まれているかを導入前に確認しておきましょう。

ITに不慣れなアルバイトが多い職場では、管理者が自分で問題を解決できる環境が整っているかどうかも重要です。また、飲食店の場合にはサポートの対応時間についても事前に確認し、必要な時に利用できるか考慮してツールを選定してください。

料金体系と費用対効果

ツール選定の際には、単純な月額費用だけでなく、初期設定費用やアカウント数による従量課金の有無も含めた総コストで比較してください。安価なプランでも必要な機能が使えない場合、結局上位プランへの変更が必要になり割高になるケースがあります。

シフト管理にかかっている時間を時給換算して現状のコストを算出すると、ツール導入の費用対効果を判断しやすくなります。可能であれば無料トライアルを活用し、実際の運用で効果が出るかを確認してから契約を判断するのがおすすめです。

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「はたLuck」で飲食店のシフト管理を見直そう

店舗マネジメントツール「はたLuck」には、飲食店のシフト管理に役立つ機能がそろっています。シフトの作成はもちろん、欠員募集やスタッフ間のコミュニケーション促進など、シフト管理にまつわるさまざまな課題をまとめて解決できるため、シフト関連の業務負担の削減や業務効率化につながります。

シフトの収集～共有までをスムーズに行える

「はたLuck」では、シフト希望の収集から共有までを、アプリで一貫して行えます。

スタッフは、自分の手元のスマートフォンのアプリからシフト提出ができ、店長などの管理者は希望が自動反映された画面から簡単にシフト作成が可能です。細かいシフト調整に便利なトーク機能や、確定したシフトをスタッフに知らせる通知機能なども搭載されていますから、シフト管理に関する業務をスムーズに進められます。

定期シフト機能でシフト作成を効率化

定期シフト機能は、決まった曜日で働いているスタッフのシフトを、あらかじめ登録しておける機能です。「固定の勤務シフトで働いている」「休みの曜日が決まっている」というスタッフがいる場合におすすめ。

複数の店舗を横断して管理していたり、キッチンやホールなど複数のポジションを管理していたりすると、複雑になりがちなシフト作成。定期シフト機能を活用すれば、効率化と負担削減がかなうでしょう。

ヘルプ募集機能でスムーズにヘルプスタッフを確保

ヘルプ募集機能を使えば、同じエリア内の他店舗など指定した店舗に向けヘルプスタッフの募集を発信できるうえ、スタッフはアプリから応募が可能に。スタッフ一人ひとりに連絡して都合を確認する手間や、双方の心理的負担が軽減されます。事前の情報提供やマニュアル共有もでき、スタッフは安心してヘルプ募集に応じることができます。

必要人件費を自動算出

「はたLuck」には、シフトを作成した時点で必要な人件費を自動算出する機能がついています。給料の締め日まで待たなくても人件費がわかりますから、リアルタイムに売上データと照合し、振り返りを行えるでしょう。結果を次月以降のシフト作成に活用すれば、より適切な必要MH（マンアワー）の設定につながります。

適正シフトを簡単に実現

シフト管理においては、曜日や時間帯別の混雑状況、スタッフの習熟度などに応じた適正シフトを組むことが大切です。しかし、これを店長の感覚に頼って行うのは手間がかかりますし、実態にそぐわないシフトになってしまう可能性もあるでしょう。「はたLuck」には、あらかじめ適正シフトを設定できる機能があるため、シフト作成時の悩みや負担を減らせます。

また、スタッフ別・日別・月別・ポジション（役割）別などの切り口で、出勤人数や時間、人件費を確認しながらシフトを組むことも可能です。「はたLuck」の機能を活用して、適正シフトの実現とシフト作成の工数削減を行いましょう。

シフト管理の手法を見直して効率化を目指そう

来店客数を期待しづらい状況が続く中で、シフト管理による業務効率化やコスト削減の重要性が高まっています。利益を最大化するために、想定来店客数に応じた適切なシフト組みを行うとともに、状況に合わせて随時シフトを細かく見直していきましょう。

ただし、シフト管理は店長に多大な負担がかかる仕事です。すべてを店舗任せにするのではなく、シフト管理ツールを活用して、効率良く適切なシフトを組める環境を整えることをおすすめします。