商業施設の管理業務は何をする？DX化の必要性やDXツールを紹介

商業施設の管理業務は多岐に渡るうえ、情報伝達やセキュリティ管理の正確性と緊急時対応のスピードが求められます。業務品質を向上させるためには、その一部をデジタル化し、業務効率を上げるDX化が有効です。この記事では、商業施設の管理業務について解説し、DX化の必要性やDXツールを紹介していきます。

商業施設の管理業務内容

商業施設の管理業務とひとくちに言っても、各テナントや施設全体の管理、売上金の管理やお客様対応まで多岐に渡ります。まずは商業施設の管理業務について確認しましょう。

テナントの管理

商業施設におけるテナントの管理とは、契約更新の通知や交渉などを指します。入居テナントが多ければ多いほど、個々の要望やクレームへの対応は大きな負担となります。このほか、毎月の賃料や管理費、電気水道料の請求や入金確認などの売上金の管理も含めてテナント管理業務と呼ぶ場合もあります。

売上金の管理

商業施設の運営を継続するうえで、売上金の管理は必須です。売上金の管理業務には、毎月の賃料や管理費、電気水道料の請求や入金確認などが含まれます。全テナントが賃料を滞りなく入金してくれれば問題ありませんが、入居テナントの事情により、賃料を滞納された場合は契約事項に則って都度対応する必要があります。

施設の管理

商業施設をはじめとした建物の維持管理には、施設の管理が不可欠です。施設の管理には、清掃や空気環境、水質チェックなどの衛生管理、電気や水道、空調、エレベーターなどの建物設備管理のほか、建物の構造・劣化チェックをはじめとした中長期的な建物・設備保全、警備・防災業務などがあります。こうした施設管理業務は、商業施設を利用する人の快適さを維持するだけでなく、建物としての資産価値を守るうえでも重要です。

お客様対応・雑務

商業施設の管理業務には、施設の受付や、お客様からの要望、クレームへの対応が含まれることもあります。ときには、蛍光灯や電球が切れている、室内が暑い、寒い、乾燥しているといった細かな要望にも迅速に応えなければなりません。お客様が快適に買い物を楽しむことができる施設づくりも売上に関わる重要な業務の一つです。

商業施設の管理業務を行うポイント

商業施設の管理業務のポイントは、コミュニケーションをとることです。スタッフ間では正確かつ迅速な情報伝達が、施設のオーナーや出店企業とは日頃からコミュニケーションを取ることがそれぞれ求められます。

状況を正しく把握し、指示を出す

商業施設管理業務では、万が一トラブルが発生した場合でも影響を最小限に食い止めなければならないため、状況を正しく把握して指示を出す必要があります。特に警備・防災業務に関しては、対応のスピードが求められます。リモートでも正確かつ迅速な情報伝達をするためには、現場で対応するスタッフとすぐに連絡が取れるコミュニケーションツールが不可欠です。

施設のオーナーやテナント企業とコミュニケーションを取る

商業施設を管理するうえでは、施設のオーナーや売上金を納めてくれるテナント企業とコミュニケーションをとり、不満や困りごとに早い段階で対処しておくことが大切です。しかし、日々の業務に追われているオーナーやテナント企業が多く、定例会議以外に交流の場を持つのは難しいでしょう。さらに、会議で共有できるのは要件のみで、十分なコミュニケーションをとることはできません。

このような状況が続くと、家賃の滞納などのトラブルが起きたときにしか接点を持つことができず、最悪の場合は事前相談もなく撤退されてしまうことにもなりかねません。こうした事態を防ぐためにも、日頃からテキストベースであっても、コミュニケーションをとっておくことが大切です。

商業施設の管理におけるDX化の必要性

商業施設が競争力を高めるためには、商業施設管理業務のDX化が必要です。DXとは、Digital Transformation（デジタルトランスフォーメーション）の略で、企業がデジタル技術を活用し、ビジネスモデルや組織全体を変革していくことを指します。以下では、商業施設管理業務におけるDX化の必要性について解説します。

施設で働く一人ひとりに情報を届けられない

商業施設管理業務にはたくさんのスタッフがかかわっており、一堂に会する機会がほとんどないため、施設で働くスタッフ全員に情報を行き届かせるのは至難の業です。しかし、情報共有がうまくいかず、出勤しているスタッフ間で情報共有に抜け漏れがあると、トラブルに発展することもあります。特に施設のセキュリティや警備に関する情報が行き届いていない場合は、甚大な被害を及ぼすことにもなりかねません。

そのため、全スタッフに向けて情報を正確かつ迅速に届けられるコミュニケーションツールの導入などを検討し、業務の品質向上を目指す必要があります。

施設で働く人のモチベーションを上げる方法が少ない

商業施設の管理に携わるすべてのスタッフの働きぶりを把握することは難しく、評価につながりにくいため、スタッフのモチベーションを上げる機会がどうしても少なくなってしまいます。また、仕事の特性上、他のスタッフと顔を合わせることが少ないこともモチベーションを維持しにくい理由のひとつです。こうしたスタッフのモチベーション低下は、離職率の増加にもつながります。

スタッフが業務連絡を気軽に行えるコミュニケーションツールを導入すれば、就業中の意識が高まり、小さな気づきが生まれやすくなります。さらに、普段は目立たないスタッフであっても、積極的な投稿を行うことでチーム内での認知度や評価が高まり、モチベーションの向上につながるでしょう。

従業員証の発行に手間とコストがかかる

ICカードの従業員証を採用している場合、従業員証を発行するたびに一定の手間やコストがかかります。そのため、繁忙期の応援など大量のスタッフを期間限定で採用する際は、コストパフォーマンスが悪くなってしまいます。従業員証を電子化できれば、カード発行・回収・廃止のための出社や手間が省け、業務効率化につながります。

入退館管理のセキュリティレベルが低い

名簿への記入などアナログな方法で入退館管理を行っていると、スタッフ以外の人の入館を防ぎにくく、セキュリティレベルに不安が残ります。また、ICカードなど物理的な社員証を用いる場合も、カードを紛失して他人の手にわたる危険性があるため、万全の方法とはいえません。

従業員証を電子化しておけば、従業員証を表示できるスマホなどの端末を紛失した場合にも、リモートから失効手続きがすみやかに行えます。セキュリティレベルを向上させるには、従業員証の電子化をはじめとした入退館管理のデジタル化が必要です。

商業施設の管理業務を「はたLuck®︎」で改善しよう

商業施設の管理業務のDX化を実現する方法の一つとして、「はたLuck®︎」の導入が挙げられます。「はたLuck®︎」には、デジタル従業員証による入退館管理機能や施設研修をオンラインで行える「e研修」機能、施設で働く従業員の手元に直接お知らせを配信する「OPC情報配信」など、商業施設の管理業務に必要な機能が搭載されています。

さらに、外来作業者の受付業務をデジタル化する「外来作業者連携」、施設で働くスタッフに館内で使えるクーポンを発行する「クーポン」機能などもあります。

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デジタル従業員証でペーパーレス化

従業員証をデジタル化することでペーパーレスを実現します。「はたLuck®︎」のデジタル従業員証は即時発行でき、ICカードなどの従業員証を発行するよりも時間と手間がかからないため、業務効率化にもつながります。

また、外来作業者にメールでQRコードを送付し、受付業務をデジタル化することも可能です。

入退館管理のデジタル化でセキュリティレベルを向上

「はたLuck®︎」のデジタル従業員証で入退館を管理すると、スタッフになりすました第三者の入館を防ぐことができます。また、万が一デジタル従業員証が入った端末を紛失しても、管理者がすみやかに失効できるため、第三者に悪用されるリスクが低くなります。

また、入退館や金庫室の施錠開錠をデジタル化し、記録も残す施錠管理機能も現在開発中です。施錠管理機能が実装されると、金庫室の鍵を紛失して第三者に渡る心配がなく、セキュリティレベルをさらに引き上げることができます。

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＞商業施設における入退館管理システムの役割とサービスを解説

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スタッフ全員に情報発信ができ、緊急時の対応も安心

「はたLuck®︎」のOPC情報配信は、必要な情報をスタッフ全員に共有できる機能です。タイムリーな情報共有が可能になるため、緊急時の対応など、情報伝達の正確性とスピードが求められる商業施設の管理業務にはうってつけといえます。

非番のスタッフもスキマ時間に確認できるため、出勤の頻度が少ないスタッフでも情報の抜け漏れが起きにくくなります。また、連絡事項を紙のノートに記載する場合と比べると、スタッフが出勤前にノートを確認する手間が省け、スタッフの負担も軽減されます。

コミュニケーション活性化によるモチベーションの向上

「連絡ノート」機能を活用することで、部門を超えたコミュニケーションが活性化され、スタッフのモチベーションアップにつながることもあります。

商業施設の管理業務に携わるスタッフの働きぶりを評価できる場面は少なく、スタッフのモチベーションが低下してしまいがちです。しかし、業務連絡や引き継ぎ業務、小さな気づきを気軽に発信してもらうことで、普段は目立たないスタッフの活躍が可視化され、管理者からの評価につながりやすくなります。自分の働きぶりを管理者に見てもらえていると思うと、スタッフのモチベーションも自ずと向上するはずです。

また、清掃や警備といった部門を超えた全体への連絡事項を共有したことで、他部門の業務への理解が深まり、横連携が強化された事例もあります。たとえば、清掃員でなくてもゴミを拾ったり、清掃員が壁から釘が出ていたのを見つけて施設担当に伝えたりといった意識の向上が見られました。

施設で働く人にクーポンを提供し、モチベーションを改善できる

施設で働くスタッフに館内で利用できるクーポンを発行できる機能も搭載されています。「はたLuck®︎」の利用データをもとに普段頑張っているスタッフに限定してクーポンを発行することもでき、モチベーション向上効果が期待できます。また、スタッフの館内での購買行動を促進するため、閑散期における施設の収益化にもつながります。

研修やマニュアルをデジタル化

「はたLuck®︎」に、電子マニュアルや研修動画をアップロードすることも可能です。スタッフがいつでも手元のスマートフォンで必要な情報に直接アクセスできる環境を整えておくと、スタッフを教育する管理者の負担を軽減するだけでなく、スキルの定着も期待できます。

施設のオーナーや出店企業とのコミュニケーションツールとしても

施設のオーナーや出店企業とコミュニケーションをとりたいときにも、「はたLuck®︎」は有効です。

「はたLuck®︎」には、必要な情報を発信・管理・確認・報告できる「連絡ノート」機能が搭載されています。施設全体にかかわる連絡事項を「連絡ノート」に投稿すれば、個別に連絡する手間が省け、管理業務の負担を軽減できます。連絡事項を確認後に「見ました」ボタンを押してもらうルールをつくっておけば、確認漏れによるトラブルが起きにくくなります。

「はたLuck®︎」の商業施設での導入事例

この章では、実際に施設での入退館管理で「はたLuck®︎」を活用している商業施設の事例を紹介します。

株式会社ダイドーフォワード

『アプリひとつでここまで解決できる！アナログな企業にこそ試してほしいSC運営の業務効率化』

神奈川県小田原市でエリア最大級のショッピングモール「ダイナシティ」を運営する、株式会社ダイドーフォワード。約2,000名に及ぶテナントスタッフの入退館管理や連絡業務を効率化し、よりテナントに寄り添った運営サポートを実現するため「はたLuck®」の導入を決定されました。

✉️導入事例(ダイドーフォワード)をダウンロードする

株式会社横浜岡田屋

『デジタルツールで業務効率化に成功。館を支えてくれるテナントさんの働きやすい環境づくりも実現』

横浜岡田屋は、神奈川県内で都市型ショッピングセンター「MORE’S（モアーズ）」を運営しています。少人数による、より効率的な施設運営を実現するために、デジタルツールの導入を検討されていました。他のツールもあるなかで「はたLuck®︎」を選んだ理由や導入経緯、その後の変化について聞いています。

✉️導入事例(横浜岡田屋)をダウンロードする

「はたLuck®︎」を活用して、商業施設の管理業務をより効率的に

「はたLuck®︎」には、商業施設の管理業務を効率的に行える機能がたくさん備わっています。管理業務の一部をデジタルツールに任せると人為的なミスが減り、スタッフの業務効率化が進みます。人だからこそできる業務に注力できれば、結果的にさらに業務品質を高められるでしょう。

商業施設における管理業務の業務効率化や品質向上を目指し、業界内での競争力を高めたいとお考えの企業は、「はたLuck®︎」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。