【シフト作成ツール】無料で使えるおすすめのサービスは？選び方も解説

毎月のシフト作成に何時間もかけた経験が一度はあると思います。。希望休の収集から調整・共有まで、LINEや紙でやり取りするたびに手間がかかり、ミスや漏れが起きやすい状況に悩んでいる方も多くいらっしゃるのではないでしょうか？

無料ツールを導入すれば解決する、というものではありません。一口に「無料」といっても、人数制限・機能制限・サポート体制の違いなど、ツールごとに条件は大きく異なります。そのため、目的を整理しないまま選んで「必要な機能が有料だった」と導入後に気づくケースは少なくありません。

一方で、職場の規模や業種に合ったツールを選べると、希望収集の自動化や共有の手間削減にとどまらず、シフト運用の仕組み化が現場の安定につながる可能性があります。シフト管理は、単なる作業効率の問題ではなく、アルバイトの定着にも影響する要素として捉えることが大切です。

本記事では、無料ツールの種類と選び方から、おすすめツールの特徴・限界まで解説します。コストをかけずにシフト作成の手間を減らしたい方や、今の運用をどこから見直せばよいか迷っている方は、ぜひ参考にしてください。

無料で使えるシフト作成ツールの種類

無料で使えるシフト作成ツールには、いくつかの種類があります。それぞれ仕組みや特徴が異なるため、ツール選びの前に自分の職場に合ったタイプを把握しておきましょう。

完全無料ツール

完全無料ツールは、登録も月額料金も一切かからず、費用ゼロで使い続けられるタイプです。広告を表示することで運営コストを賄う仕組みのため、利用者側に金銭的な負担が生じません。

使える機能はシフトの登録・確認・給与計算など基本的なものに絞られていますが、初めてデジタルツールを使う小規模店舗でも取り組みやすい点が魅力です。「とにかくコストをかけずに手書きやExcelから脱却したい」という職場の最初の選択肢として適しています。

制限付き無料プラン

制限付き無料プランでは、一定人数を超えると有料に切り替わるタイプと、利用できる機能に上限が設けられているタイプの2種類があります。

人数制限型は、登録スタッフ数が上限を超えた時点で月額料金が発生します。増員の見込みがある職場は、上限を事前に確認しておく必要があります。

機能制限型は基本的なシフト作成は無料で使えますが、希望収集の自動化やCSV出力といった機能が有料プランに限定されるケースが多い点に注意が必要です。機能面は完全無料ツールより充実していることが多く、規模拡大や運用の高度化を見越した導入に向いています。

Excelテンプレート

インターネット上で無料配布されているシフト表のひな型をダウンロードして使うタイプです。外部サービスへの登録が不要で、既存のPC環境でそのまま使えます。ただし、希望休の収集や完成後のシフト共有は別途LINEやメールで対応する必要があり、手作業の工数はどうしても残ります。

デジタル化の第一歩として活用できますが、アルバイトの人数が増えると管理の限界を感じやすくなるツールです。

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生成AI

ChatGPTなどの生成AIにシフトの条件を入力すると、シフト表の叩き台を作れます。ツール登録が不要でゼロコストから始められる点は、他のタイプにない強みです。

ただし、アルバイトからの希望収集・完成後の共有・変更管理といった機能は備わっておらず、シフト作成以外の工数は別途発生します。また、出力されたシフトが連続勤務日数や休憩時間など労働基準法上の制約を満たしているかどうかは、作成者が責任を持って確認しなければなりません。

単発のシフト作成補助として使う分には有効ですが、継続的な運用ツールとしては限界があります。

無料シフト作成ツールの選び方

無料ツールを選ぶ際は、機能の多さより「自分の職場の課題に合っているか」を基準にすることが重要です。ここでは、選定時に確認しておきたい7つの観点を解説します。

導入の目的を明確にする

「シフト作成の手間を減らしたい」「希望収集を自動化したい」「アルバイトにスマホで確認させたい」など、目的によって必要な機能は変わります。無料シフト作成ツールを導入する目的が曖昧なまま選ぶと、使い始めてから「この機能は有料だった」という状況になりやすいため注意が必要です。

まず現在の運用で一番困っている作業を1つ特定するところから始めましょう。課題を絞り込んでおくと、複数ツールを比べるときの判断基準がはっきりします。

利用可能人数で絞り込む

無料プランには、登録できるアルバイトの人数に上限が設けられているケースが多くあります。上限を超えた時点で有料切り替えが必要になるため、現在の人数だけでなく3〜6か月先の見込みも考慮して選ぶことが大切です。

10名以下の小規模店舗と20名超の職場では、向いているツールの種類が異なります。繁忙期にアルバイトの増減が激しい業種では、上限に余裕のあるプランを選んでおくと、予期しない課金トラブルを防ぎやすくなります。

業種で絞り込む

飲食・小売・介護・医療など、業種によって早番・遅番・夜勤といったシフトパターンの複雑さや出勤に関する制約は大きく異なります。夜勤連続不可・早番翌日の遅番不可といった制約ルールを細かく設定できるかどうかは、ツールによって差があります。

操作がシンプルな汎用型ツールは業種特有のルール対応が弱い場合があるため、自社の勤務形態と照らし合わせて確認する必要があります。医療・介護現場では人員配置基準への対応が求められるケースもあるため、業種特化型のツールも選択肢に入れておくと安心です。

希望シフトの収集方法で絞り込む

LINEや紙で希望収集をしている職場がアプリを導入する場合、スタッフにアプリのダウンロードを求めるツールは離脱のリスクが生まれやすくなります。URL共有型のツールはアプリなしでブラウザから入力できるため、スタッフ側の負担が少なく導入ハードルが低い点が強みです。

未提出者への自動催促機能があるかどうかも、希望収集の手間を大きく左右します。収集方法の変更はスタッフ全員に影響するため、現場に浸透しやすいかどうかも判断基準に含めて選ぶことが大切です。

勤怠管理連携の可否を確認する

無料のシフト作成ツールは、打刻や給与計算システムとの直接連携に対応していないケースが少なくありません。連携できない場合、シフトデータを手作業でエクスポートして別システムに取り込む作業が毎月発生します。

この転記作業が積み重なると、ツールを使っているにもかかわらず工数の削減につながらない状況になりかねません。現在使っている勤怠管理システムの名称を確認したうえで、対応しているツールかどうかを事前に調べておくことが重要です。

スマホ対応の有無を確認する

店長がPCをほとんど使わない職場では、スマホのみでシフト作成から共有まで完結できるかどうかが重要な判断基準になります。iOS・Android両方に対応しているかも確認が必要で、どちらか一方のみ対応のツールは現場によって使えない可能性があります。

タップで入力するカレンダー型と、スプレッドシートのような表形式では操作感が大きく異なるため、可能であれば実際の導入前にトライアルなどで試してみるとよいでしょう。スタッフが自分のスマホからシフトを提出・確認できる設計かどうかも、運用効率に影響します。

無料で利用できる範囲を確認する

「無料」と表示されていても、希望収集・シフト共有・CSV出力などの機能が有料プランに限定されているケースがあります。また、無料で使える期間がトライアル期間のみで、一定日数後に自動で有料に切り替わるツールも存在します。

導入前に公式サイトの料金ページで無料プランの対象機能を一覧確認し、必要な機能が無料の範囲内に含まれているか確認しましょう。「無料版で十分か」「どのタイミングで有料移行を検討するか」をあらかじめ決めておくと、導入後の判断がしやすくなります。

無料で使えるおすすめのシフト作成ツール

ここでは、無料で使えるシフト作成ツールの中から、現場での実用性が高い3つを紹介します。それぞれ無料で使える範囲や得意な用途が異なるため、自社の条件と照らし合わせて選んでください。

assift

出典：assift

assiftは、Googleアカウントがあれば追加の登録不要でログインでき、アルバイト10名までは完全無料で使えるブラウザ型のシフト作成ツールです。

アルバイトごとに働ける曜日や希望のシフトパターンを設定しておくと、ボタン一つでシフト表の下書きを自動作成できます。完成したシフトは専用URLを発行してLINEやメールで共有でき、変更内容もリアルタイムに反映されます。

11名以降は人数に応じた月額料金が発生するため、規模拡大を見据えて導入する場合は料金体系を事前に確認しておくことが大切です。

oplus

出典：oplus

oplusは初期費用・月額料金ともに無料で始められるクラウド型のシフト管理ツールです。スタッフ100名まで無料で使えるため、中規模以上の店舗でも無料枠内での運用が可能です。

シフト希望の収集から確定・共有まで一連の流れをアプリ上で完結でき、LINEでの個別連絡を減らせます。複数店舗の一括管理や人件費計算は有料のProプランが必要になりますが、10,000社以上の導入実績があり、操作画面がシンプルで直感的なため、初めてデジタル化に取り組む職場でも使いやすい点が特徴です。

ジョブカン勤怠管理

出典：ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、打刻・勤怠管理・シフト作成を一つのシステムで管理できるクラウド型ツールです。

出勤管理・シフト管理・休暇申請管理・工数管理の4機能から自由に組み合わせて使える設計になっており、無料プランを利用する場合は機能制限がかかります。

シフト管理機能では、アルバイトがスマホからシフト希望を提出し、管理者側で調整・確定・共有まで完結できます。将来的に給与計算システムとの連携を見据えている職場に向いているツールです。

無料シフト作成ツールの限界

無料ツールは手軽に始められる反面、運用を続けるうちに壁にぶつかるケースがあります。ここでは、導入前に知っておきたい4つの限界について解説します。

人数増加時に費用が発生する可能性がある

人数制限付き無料プランは、登録人数が上限を超えた時点で有料に切り替わります。繁忙期にアルバイトを増員した際に、想定外のコストが発生するケースがあるため注意が必要です。

ツールによっては1名超過でも課金対象になるため、上限ちょうどで運用している職場は特に気をつけましょう。繁忙期と閑散期でアルバイトの人数差が大きい業種では、人数変動を見越した料金シミュレーションを事前に行っておくことをおすすめします。

長期的な運用コストを考えると、最初から有料プランを選ぶほうが結果的に安くなる場合もあります。

機能制限が設けられているケースがある

無料プランでは、シフトの自動作成・希望収集の自動催促・過去データの保存期間などに制限がかかることがあります。「シフト作成はできるが、アルバイトへの共有機能は有料」というように、使い始めてから制限に気づくケースも少なくありません。

制限の内容はツールによって異なるため、導入前に公式サイトの料金ページで無料範囲を確認することが大切です。必要な機能が有料に限定されている場合、無料ツールを使い続けることで手作業の工数が残る点も踏まえた判断が必要です。

広告が表示される場合がある

完全無料ツールは広告収入で運営されているため、操作画面内に広告が表示されることが一般的です。広告の表示頻度や位置はツールによって異なり、操作の邪魔にならないレイアウトのものもあれば、作業の流れを中断させる形式のものもあります。

広告を非表示にするオプションが有料で用意されているツールも多く、煩わしさが気になる場合は有料プランへの移行で解消できます。まずは無料で試しながら許容できるかどうかを判断し、業務への影響が大きければ有料移行を検討してください。

サポート体制が整っていない可能性がある

無料プランでは、メールや電話によるサポートが提供されていないケースがあります。操作でつまずいたときの対応がFAQやユーザーフォーラムのみに限られると、解決までに時間がかかりやすくなります。

現場での急なトラブル時にサポートを受けられないリスクは、業務への影響が大きい職場ほど深刻です。有料プランへの移行でサポート窓口が増えるツールも多いため、サポートの充実度は選定時の比較ポイントのひとつに含めておくことが重要です。

シフト管理を現場改善につなげる「はたLuck」

シフト管理ツールで作業効率を上げることは、現場改善の入り口に過ぎません。ここでは、シフト管理の質を高めながら、職場環境そのものの改善につなげるはたLuckの特徴を紹介します。

シフト管理の質向上による離職率の改善

「希望が通らない」「シフト変更の連絡が遅い」は、アルバイトが職場への不満を抱える代表的なケースで、離職の引き金になりやすい状況です。シフト管理ツールで希望収集・確定・共有を仕組み化すると、こうした不満の発生源を構造から減らせる可能性があります。

ただし、シフト運用の改善だけで離職率が下がるとは限りません。はたLuckでは職場単位のコミュニケーション状況を定量的に把握できるため、シフト管理の改善と並行して離職の根本要因を特定する手がかりになります。

コミュニケーションの可視化

シフトが機能していても、「誰が職場で孤立しているか」「誰がいつも助けているか」はシフト管理ツールだけでは見えません。はたLuckには感謝を「星」で贈り合える機能があり、誰が誰を助けたかが職場内で可視化されます。

良い行動が見える仕組みを整えることで、孤立や誤解が起きにくい職場の空気が生まれやすくなります。現場の雰囲気を変える為には、精神論で「仲良くしよう」と呼びかけるより行動が自然と見える状態をつくる方が効果的です。

定期サーベイによる改善サイクル

はたLuckでは2か月に1回・9問のチェックで職場単位の状況を把握し、改善の方向を提示するプログラムを提供しています。アルバイトは個人のスマホからすき間時間に回答でき、結果は定量データとして店長が確認できます。

ただし、サーベイは実施して終わりにすると効果が出にくいため、結果をもとに具体的な行動を起こすことが重要です。感情や勘に頼らず、数字をもとに改善サイクルを回したい職場で、継続的な改善を実施するのに役立ちます。

まとめ

無料のシフト作成ツールには、完全無料・制限付き無料プラン・Excelテンプレート・生成AIといった種類があり、職場の規模や運用スタイルによって向き不向きが異なります。

無料ツールには人数増加時の費用発生・機能制限・サポート体制の弱さといった限界もあります。長期的な運用コストを念頭に置き、有料移行の基準もあらかじめ決めておきましょう。

この記事を参考に、自社に合うシフト作成ツールを選んでみてください。