シフト作成はスマホでもできる？おすすめアプリと選び方を解説

シフトの希望を紙やLINEで集め、Excelに転記して、印刷して掲示する。そのような作業を毎月繰り返しながら、「もっと楽な方法があるはずだ」と感じている店長や管理者の方も多いでしょう。

ツールによっては、スマホでシフトを作成できるものもあります。現場に合ったツールを選べると、希望収集から確定・共有までの流れが一本化され、毎月の作業時間を大幅に短縮可能です。。

空いた時間を接客や人材育成に充てられるなど、シフト管理の改善は現場全体の余裕につながります。

本記事では、スマホでシフトを作成する方法から、ツールの選び方・おすすめアプリの比較まで解説します。シフト作業の負担を減らしたい方や、今のやり方を見直したいと考えている管理者の方は、ぜひ参考にしてください。

スマホでシフトを作成する方法

スマホでシフトを作成する方法は、大きく4つに分けられます。それぞれ使い勝手やコストが異なるため、職場の規模や運用スタイルに合わせて選ぶことが大切です。

表計算ソフトを利用する

スマホ版のExcelやGoogleスプレッドシートを使えば、テンプレートを活用したシフト表を作れます。セルに勤務時間や担当者名を入力するだけで表形式のシフトが完成するため、すでに表計算ソフトでシフトの作成に取り組んでいる場合には特に進めやすい方法です。

ただし、スマホでの細かいセル操作はPCより手間がかかります。確定後のスタッフへの共有も別途必要になるため、作業が完全に一本化されるわけではありません。

「Excelに慣れている」「まず手軽に試してみたい」という職場であれば、最初の選択肢として検討しやすいツールといえます。

共有カレンダーを利用する

ただし、生成AIが出力するシフトはあくまでたたき台です。労務ルールへの適合確認や最終調整は人の目で行う必要があり、現時点では補助的な使い方が現実的です。

クラウド型システムを利用する

シフト管理に特化したクラウド型システムは、現在もっとも導入が進んでいる方法です。スマホ・PCの両方からアクセスでき、希望収集から確定・共有まで一元管理できます。希望提出フォームの自動送信やシフト確定後の一斉通知など、手動では時間のかかる作業を自動化できる機能が揃っています。

月額費用が発生するものが多いものの、削減できる工数を人件費に換算すると費用を上回るケースは少なくありません。スタッフ数が多い職場や複数拠点を管理している場合は、早い段階で検討する価値があります。

シフト作成アプリを利用する

シフト作成に特化したスマホアプリは、クラウド型システムと比べてシンプルな設計のものが多く、少人数の職場や「まず手軽に試したい」という場面に向いています。

PC不要でスキマ時間にシフト管理が完結できる点が強みで、無料プランから始められるものも多く、インストール後すぐに使い始めることも可能です。

ただし、機能の幅や対応できる人数はアプリによって大きく異なります。職場の規模と用途を整理したうえで選ぶことで、導入後のミスマッチを防げます。

スマホアプリとPCシステムの使い分け

スマホアプリとPCシステムはそれぞれ得意な場面が異なります。職場の規模や管理の複雑さに応じてどちらを使うべきかが変わるため、ここでは3つのパターンに分けて解説します。

スマホアプリで十分な場合

スタッフ数が10〜15名以下で、シフトパターンがシンプルな単一店舗であれば、スマホアプリで十分に対応できます。希望収集・シフト作成・共有の基本的な流れはアプリ内で完結するため、PCを別途用意するコストも手間もかかりません。

飲食店や小規模な小売店など、少人数で現場を回している職場に特に向いています。まずスマホアプリから導入し、運用が安定してから機能の拡張を考えるアプローチが、現実的な進め方です。

PCシステムの利用が向いている場合

スタッフ数が多い、複数拠点を管理している、AIによる自動作成や人件費の分析が必要な職場には、PCシステムが適しています。データの一括処理や複雑なシフトパターンへの対応、勤怠・給与システムとの連携においては、PCシステムの方が圧倒的に有利です。

ただし、導入コストや初期設定の手間はスマホアプリより大きくなります。組織の規模と予算のバランスを見ながら判断することが大切です。

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スマホとPCを併用する運用パターン

実際の現場では「シフトの作成・確認はPC、修正や緊急対応はスマホ」という使い分けがよく見られます。スマホとPC両対応のクラウド型システムを使えば、どちらからアクセスしても同じデータをリアルタイムで操作できます。

たとえば、管理者がPCで月次シフトを組み、急な変更が生じた際はスマホで素早く対処するといった運用です。この柔軟さを実現したい場合には、スマホとパソコンの両方に対応しているシステムを選びましょう。

スマホ向けシフト作成アプリを導入するメリット

スマホ向けシフト作成アプリを導入することで、管理者の日常的な業務負担を大きく減らせます。ここでは、現場で実感しやすいメリットを5つ取り上げます。

シフト希望の収集を自動化できる

シフト作成アプリを導入することで、口頭・紙・LINEと手段がバラバラだったシフト希望の収集を、アプリ一本に集約できます。スタッフがアプリ上で希望を提出すると管理者の画面に自動反映されるため、転記や集計の作業は不要です。

また、期限までに提出していないスタッフへ自動でリマインドを送る機能を持つアプリもあります。毎月繰り返される収集作業が自動化されるだけで、管理者の工数はかなり変わります。

隙間時間を活用できる

スマホアプリであれば、通勤中や休憩中、帰宅後など、PCを開けない場面でもシフト作業を進められます。シフトの確認・微調整・スタッフへの連絡といった細かい作業をその場で完結できるため、作業の先送りを減らせます。

これまで「シフト作成のためにオフィスに戻る」という手間が発生していた管理者にとっては、1日の中で使える時間が実感として増えるはずです。

確定シフトの共有作業を削減できる

アプリを使うとシフト確定後、ボタンひとつで全スタッフへ一斉通知できるため、個別の連絡作業が不要になります。電話・メール・印刷掲示といった複数の手段を使い分ける必要がなくなり、伝達漏れのリスクを下げることも可能です。

加えて、業務アプリ経由の通知はLINEなどの私用メッセージに埋もれにくく、スタッフの確認率が上がる傾向があります。共有にかかっていた時間を、接客など別の業務に充てられるようになります。

作成後の変更に対応しやすい

急な欠勤やシフト変更が生じた際も、アプリを通じてスマホからすぐに修正・再配信できます。場所を問わず対応できるため、休日や外出中でも現場への影響を最小限に抑えられます。

変更通知も自動でスタッフへ届くため、修正後に改めて周知連絡を取る必要もありません。突発対応が多いサービス業や飲食業の現場では、特に実感しやすいメリットといえます。

ヒューマンエラーを削減できる

デジタル管理に切り替えることで、手書きや転記作業で起きていた記入ミス・シフトの入れ違いを防げます。スタッフが提出した希望データがそのままシフト画面に反映されるため、手動転記によるミスは発生しません。

さらに、連続勤務や夜勤翌日の出勤など、労務ルール違反を自動検知してアラートを出す機能を持つアプリもあります。ミスによる修正や再連絡のコストがなくなることで、管理者・スタッフ双方の負担が軽くなります。

スマホ用シフト作成アプリの選び方

アプリによって料金体系や対応機能、スタッフの使い勝手は大きく異なります。ここでは、導入後に「思っていたものと違う」とならないために確認しておきたいポイントを解説します。

スタッフの利便性を確認する

管理者だけでなく、シフトを確認・提出するスタッフ側の使いやすさを最初に確認しておくことが大切です。使いにくければ、機能が充実していても現場には定着しません。スタッフがアプリを使わなくなると、結局は管理者への電話や口頭での問い合わせが増え、導入前と手間が変わらなくなってしまいます。

通知の受け取り方・シフト確認画面の見やすさ・希望提出の手順数など、スタッフ目線での操作フローを確認しておきましょう。可能であれば実際のスタッフに試用してもらい、使い勝手のフィードバックを得てから最終的な判断をするのが理想です。

料金体系を確認する

月額固定型・ID数課金型・機能別オプション型など、アプリによって料金の仕組みは異なります。スタッフ数が増えると月額が大きく変わるケースもあるため、現在の人数だけでなく、半年・1年後の規模も想定して試算しておくことが大切です。

「今いくらかかるか」より「運用が定着したときにいくらになるか」を基準に比較することで、導入後に想定外のコストが発生するリスクを減らせます。

無料で利用できる範囲を確認する

無料プランは、利用人数・使える機能・保存できるデータ量などに制限が設けられていることがほとんどです。「5名まで無料」「月1回のシフト作成まで」など、制限の種類はアプリごとに異なるため、自職場の運用と照らし合わせて確認する必要があります。

無料の範囲内で業務が完結するかを事前に把握しておかないと、導入直後に有料プランへの切り替えが必要になる場合もあります。選定の精度を上げるためにも、試用期間中に無料範囲を意識した検証をしてください。

外部ツールとの連携方法を確認する

給与計算・勤怠管理・POSレジなど、すでに使っているツールとの連携可否は、導入後の運用効率を大きく左右します。API連携・CSV出力・URL連携など、連携の方式はアプリによって異なるため、既存ツールとの相性を事前に確かめておきましょう。

連携できない場合は二重に入力作業が必要になり、アプリ導入による工数削減の効果が相殺されてしまう可能性があります。現在使っているツールのリストを整理したうえで、連携可否を選定フローに組み込んでおくと安心です。

対応OSを確認する

iOSのみ・Androidのみ・両対応など、アプリによって動作するスマートフォンの種類が異なります。スタッフの端末がiPhoneとAndroidに混在している職場では、両OS対応のアプリでなければ一部のスタッフが利用できない状況が生まれます。

また、タブレットに対応しているアプリであれば、レジ横など店舗設置の端末での運用も選択肢のひとつです。職場全体の端末環境を先に把握してから対応OSを絞り込むと、選定ミスを防げます。

シフト希望の収集方法を確認する

アプリ内フォーム・LINE連携・メール送信など、スタッフがシフト希望を提出する方法はアプリごとに異なります。特にITツールへの抵抗感が強いスタッフが多い職場では、定着率を高めるためにもLINE連携など普段から使い慣れた手段を利用できるようにしておくことが有効です。

収集方法がスタッフに合っていないと希望の提出率が下がり、シフト作成の負担が逆に増えてしまう場合もあります。管理者側の機能だけでなく、スタッフが実際に使いやすい提出方法かどうかを必ず確認してください。

担当者の操作性を確認する

シフト作成者がストレスなく操作できる画面かどうかは、導入後の定着率に直結します。無料トライアルやデモ画面などを確認し、実際のシフト作成フローを一通り試してから判断することが重要です。

ドラッグ操作・一括入力・テンプレート保存など、繰り返し発生する作業を効率化できる機能があるかも確認しておきたいポイントです。「なんとなく使いやすそう」という印象ではなく、現場のシフト作成フローに沿って操作を検証することが、選定の精度を上げることにつながります。

スマホでのシフト作成におすすめのツール

ここでは、スマホでのシフト管理に対応したツールを4つ紹介します。それぞれ料金体系や得意な場面が異なるため、職場の規模や用途と照らし合わせて選んでください。

Airシフト

出典：Airシフト

リクルートが提供するクラウド型のシフト管理システムで、主要な機能はPCから、メッセージやシフトプレビューはスマホから利用できます。希望依頼・収集・確定・共有の全工程をシステム上で管理でき、Airレジなど他のAirシリーズとのデータ連携も可能です。

無料プランがあり、飲食・小売など幅広い業種での導入実績があります。ある程度の規模感がある店舗や、すでにAirシリーズを使っている職場に特に適しています。

oplus

出典：oplus

スタッフがスマホからでもPCからでも希望を提出できる仕組みが特徴のツールです。アプリのインストールが不要なため、スタッフ側の導入ハードルが低く、ITツールへの抵抗感がある職場でも受け入れられやすい傾向があります。

管理者はスマホ・PCどちらからでもシフトを作成・編集でき、確定後は一斉通知が可能です。無料プランは100ユーザーまで利用可能で、スタッフが多い飲食・サービス業の職場にフィットするツールといえます。

ジョブカン勤怠管理

出典：ジョブカン勤怠管理

シフト管理にとどまらず、打刻・勤怠集計・給与計算との連携まで対応するオールインワン型のクラウドサービスです。スマホから打刻・シフト確認・各種申請への対応ができ、管理者はシフト作成から労務管理までを一元化できます。

初期費用は無料で30日間の無料トライアルがあり、スタッフ数と利用機能数に応じた従量課金型のため中規模以上の職場にも対応しています。シフト管理と勤怠・給与を別々のツールで管理していて、業務をひとつに集約したい職場の移行先として有力な選択肢です。

assift

出典：assift

PC・スマホ両対応のシフト管理ツールで、希望収集からシフト表の作成・共有までブラウザ上で完結します。初期設定が簡単で、専門知識がなくても短時間で使い始められる操作性のシンプルさが強みです。

無料プランでも基本的なシフト作成機能が使えるため、ITツールに不慣れな管理者でも定着しやすい設計になっています。PCをあまり使わない職場や、シフト管理をまずデジタル化したいという店舗の最初の一手として向いています。

シフト作成の工数を削減できる「はたLuck」

ここでは、シフト管理に特化した機能を持つ「はたLuck」について解説します。希望収集から確定・周知までの一連の流れを一本化できるため、シフト作成にかかる時間を大幅に減らせます。

希望収集から確定・周知までの一元管理

はたLuckは、シフト希望の提出・作成・確定後の一斉通知まで、1つのアプリ内で全工程が完結します。提出された希望は作成画面に自動反映されるため、転記作業が発生しません。

確定後はボタンひとつで全スタッフへ通知でき、業務アプリ経由のため私用メッセージに埋もれにくい点も実用的です。シフトに関わる連絡のやり取りをまとめて削減できる点が、はたLuckの魅力です。

適正シフトによる人件費の最適化

曜日・時間帯ごとに予算に基づいた人員体制をあらかじめ決めておくことで、担当者の経験や勘に左右されないシフト作成が実現します。本部がガイドラインを設定することで、店舗ごとのシフトの質のばらつきを抑え、過剰な人員配置の防止が可能です。

そのため、多店舗展開している企業が全店舗の人件費をまとめてコントロールする場面で特に効果を発揮します。現場の業務負荷を下げながら人件費を適正化できる点は、管理者だけでなく経営層にとっても見逃せないメリットです。

欠勤時のヘルプ募集機能

急な欠勤が発生した際、不足しているポジションを近隣拠点のアルバイトへ一斉配信でヘルプ依頼できます。個別に電話やメッセージで連絡する必要がなく、条件に合う人材へまとめてアプローチできるため、対応にかかる時間を大幅に短縮できます。

ポジション単位での募集ができるため、人数を埋めるだけでなく即戦力となる人材を確保しやすい点も便利です。突発的な欠員対応の手間とミスマッチを同時に解消できる、サービス業の現場に合った機能といえます。

シフト作成工数70%削減の実績

はたLuck導入企業では、シフト作成1回あたりの平均業務時間が約70%削減されたという実績があります。シフトに関わるすべての業務がオンライン上で完結することで、転記・連絡・修正といった付随作業がほぼなくなるためです。

削減効果を全店舗・年間で換算すると、人件費に換算して約540万円の差分が生まれるという試算もあります。空いた時間を接客など付加価値の高い業務に充てることで、工数削減以上の効果につなげられます。

まとめ

スマホでのシフト管理には、表計算ソフトや共有カレンダーといった身近なツールから、クラウド型システムや専用アプリまで幅広い選択肢があります。職場の規模やシフトの複雑さによって適切な方法は異なるため、まず職場の状況を整理したうえで選ぶことが大切です。

アプリを選ぶ際は、料金体系・対応OS・外部ツールとの連携可否に加え、スタッフ側の使いやすさまで確認することが選定ミスを防ぐポイントです。管理者だけが使いやすいツールでは、スタッフの希望提出率が上がらず、結果として管理者の負担が減らない場合もあります。

この記事を参考に、スマホでシフト作成ができるツールの導入を検討してみてください。