工場のシフト作成は難しい？シフト管理を劇的に効率化するコツや成功事例を解説

工場の交替制シフト作成に頭を悩ませていませんか。

工場では2直や3直といった複雑な勤務形態に加え、資格保有者の配置や法令の遵守など工場ならではの制約が多く存在します。実際、人員配置に膨大な時間を奪われている現場管理者は少なくありません。

この記事では、工場のシフト作成が難しい理由や交替制シフトの種類からよくある失敗例までを詳しく解説します。属人化を解消してシフト作成を劇的に効率化する5つのコツや、システムを活用して管理時間を大幅に短縮した成功事例も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

工場のシフト作成が難しい3つの理由

工場のシフト作成が難しいのは、現場特有の複雑な条件がいくつも重なっているからです。以下の理由を把握することで、どこを改善すべきかのヒントが見えてきます。

• 24時間稼働に合わせたシフトが必要
• スキル・有資格者に合わせたシフトが必要
• 法令を遵守したシフトが必要

それぞれ詳しく解説していきます。

24時間稼働に合わせたシフトが必要

工場のシフト作成では、24時間ラインを止めないための緻密な人員配置が求められます。一度機械を止めると再稼働に多大な時間とコストがかかる大型設備が存在するためです。

24時間稼働させるには、日勤から夕勤、そして夜勤へと切り替わるタイミングでスタッフが確実に入れ替わり、作業の進捗を漏れなく引き継ぐ必要があります。また、深夜帯に急な欠勤が出て人数が不足すると、不良品の発生や生産ライン全体がストップしてしまう恐れもあるでしょう。

全体のバランスを崩さずに24時間を隙間なく埋め尽くす人員パズルは、管理者の大きな負担となっています。

スキル・有資格者に合わせたシフトが必要

工場のシフトを組む際は、スタッフの保有資格や熟練度をパズルのように組み合わせる必要があります。現場にはフォークリフトの運転技能者や危険物を取り扱う資格を持った人材を、各時間帯に必ず配置する決まりがあるからです。

また、検品作業のリーダーやトラブル復旧ができるベテラン層を、経験の浅い新人が多いシフトにバランスよく分散させる配慮も欠かせません。

条件を満たす人員が特定の曜日に偏ってしまうとシフトが成立しないため、ただ人数を揃えるだけでは解決できない難しさがあります。

法令を遵守したシフトが必要

工場のシフト作成では、労働基準法などの法令を1分単位で厳密に守る必要があります。時間外労働の上限規制や連続勤務日数の制限を確実にクリアしなければならないためです。

厚生労働省によると、夜勤を含む交替制では、深夜業に対する割増賃金の計算や法定休日の確保が複雑になります。

昨日トラブル対応で残業したスタッフを今日のシフトに入れても法定労働時間を超えないか、などを都度確認する作業はミスの許されない責任の重い作業となります。

工場の交替制シフトの種類と特徴

工場で採用されている交替制シフトには、稼働状況に合わせた複数のパターンが存在します。以下の交替制の仕組みを理解することで、自社に最適な働き方を見つけることができます。

• 2直2交替制
• 3直3交替制
• 4直3交替制

それぞれの特徴を解説していきます。

2直2交替制

2直2交替制は、1日を2つの時間帯に分割して2つの班が交互に勤務する体制です。朝8時から夜20時までの昼勤と、夜20時から朝8時までの夜勤のように、12時間ずつラインを回します。

少ない班数で24時間フル稼働を実現できるため、自動車部品などの大量生産をおこなう工場でよく採用されています。1回の勤務時間が長い分だけ年間の休日数も多くなるため、まとまった休みを確保したいスタッフに好まれる働き方です。

3直3交替制

3直3交替制は、1日を8時間ずつ3つに区切り、3つの班が順番に勤務する体制です。法定労働時間の原則である1日8時間にぴったり収まるため、残業が発生しにくい仕組みです。

しかし、朝番から夕方番、そして深夜番へと数日ごとに勤務時間がスライドしていくため、生活リズムの調整には慣れが必要となります。長時間の連続作業による集中力低下を防げるため、細かな手作業が多い食品加工工場などで広く導入されています。

4直3交替制

4直3交替制は、スタッフを4つの班に分け、そのうち3つの班が8時間ずつ勤務して残りの1班が休日をとる体制です。常にどこか1つの班が休みになるため、土日や祝日に関係なく工場を365日動かし続けることができます。労働時間が短く休みも定期的に回ってくるため、スタッフの過労を防ぎやすい非常にクリーンな仕組みといえます。

製鉄所や化学プラントなど、お盆や年末年始であっても絶対にラインを止められない大規模工場で採用されるケースがほとんどです。

工場のシフト作成でよくある失敗

工場のシフト管理では、特有のトラブルや見落としが原因で現場が混乱することがあります。以下の失敗パターンをあらかじめ知っておくことで、事前に対策を講じることが可能です。

• 夜勤明けに休めないスタッフが出てくる
• ラインの停止でシフトが崩れる
• 業務の属人化で引き継ぎができない

それぞれ詳しく解説していきます。

夜勤明けに休めないスタッフが出てくる

不適切なシフトを組むと、夜勤明けのスタッフに十分な休息期間を与えられない失敗が起こります。急に欠員が出た際に、深夜に業務を終えたばかりのスタッフを、その日の夕方から再び呼び出してしまうようなケースが代表的です。

睡眠不足は集中力の著しい低下を招き、機械への巻き込まれ事故やフォークリフトの接触事故など重大な労働災害を引き起こします。シフト作成者の目視確認だけではミスが起きやすいため、システム等で休息時間を強制的に確保するルールの徹底が現場の命を守るでしょう。

ラインの停止でシフトが崩れる

機械トラブルや部品納入の遅れでラインが止まると、せっかく組んだシフトが根底から崩壊します。例えば、本来稼働するはずだった午前の作業が止まると、午後から急遽フル稼働になり、午後のスタッフに過酷な残業が発生します。

さらに、遅れを取り戻すために、休日予定だったスタッフを緊急で呼び出す事態にも発展しかねません。ラインが停止した際は別の作業に回すといったリカバリ手順を決めていないと、現場は指示待ち状態となり大混乱に陥ります。

業務の属人化で引き継ぎができない

シフト作成が特定の工場長や班長しかできない状態に陥るのも典型的な失敗です。この機械を操作できるのは誰か、スタッフ同士の相性はどうかなど、担当者の頭の中にしかない暗黙のルールが多すぎるためです。

この状態が続くと、担当者が急病で休んだ瞬間に翌月のシフトがまったく作れなくなってしまいます。スキルの可視化やルールの明文化をおこない、誰もが同じクオリティでパズルを組める体制に移行しなければなりません。

工場のシフト作成を効率化する5つのコツ

工場の複雑なシフト作成は、運用ルールとシステムを組み合わせることで劇的に時間を短縮できます。以下のコツを取り入れることで、管理者の負担を減らし精度の高いシフトを作成できます。

• 勤務形態と班分けのルールを明確にする
• スキル・資格の可視化をおこなう
• 夜勤明けの対策を定めておく
• 急な欠勤・ライン停止への対応を準備しておく
• シフト作成ツールを導入する

それぞれ詳しく解説していきます。

勤務形態と班分けのルールを明確にする

シフト作成を効率化する第一歩は、班のメンバー構成や交代のサイクルをマニュアル化することです。毎回ゼロベースでスタッフを割り当てるのではなく、基本となる型を作って当てはめる方式へと切り替えます。

例えば、A班はベテランと新人をセットにする、1週目は日勤で2週目は夜勤にするといったルールを崩さずに運用します。ベースとなる枠組みをガッチリ固めてしまえば、あとは有給休暇を取得するスタッフの穴埋めをおこなうだけで済むようになるでしょう。

スキル・資格の可視化をおこなう

スタッフ全員の保有資格や業務スキルは一覧表にして可視化しましょう。特定の機械を操作できる免許や、新人教育ができるスキルなどをデータとしてまとめることも重要です。

この表を見ながらシフトを組むことで、夜勤の班に有資格者が誰もいないといった致命的な配置ミスを防ぐことができます。特定のスキルを持つ人材が不足している現状も浮き彫りになるため、今後の計画的な人材育成にも役立てることが可能です。

夜勤明けの対策を定めておく

夜勤明けのスタッフには、次の勤務までに必ず一定時間以上の休息を設ける仕組みを作りましょう。夜勤を終えてから次の勤務に入るまでは最低でも11時間のインターバルを確保する、といったルールを社内規定で定めることをおすすめします。

また、ルール違反となるシフトを入力した際にエラーが出るような仕組みを構築することが重要です。

適切な休息による疲労回復は、ヒューマンエラーによる労働災害の防止や離職率の低下に直結する重要な取り組みとなります。

急な欠勤・ライン停止への対応を準備しておく

トラブルが発生した際の応援要請ルールや、代替スタッフの確保手順をあらかじめ決めておきましょう。突然スタッフが休んだ際に、管理者が慌てて個人的な電話で出勤を頼み込むのは非常に非効率です。

欠員が出たらまずは別ラインのスタッフを回し、それでも足りない場合は全体チャットでヘルプを募集するといった手順をルール化します。事前に対応フローが定まっていれば、焦らず迅速にシフトの穴を埋めて生産への影響を最小限に抑えることができます。

シフト作成ツールを導入する

シフト作成の負担を根本的に解決するには、工場向けに特化したシフト管理ツールの導入が最も効果的です。専用ツールを使えば、スタッフのスマートフォンから集めた休み希望が自動で管理画面に反映されます。

また、有資格者が足りない場合や連続勤務が長すぎる場合にも、システムが瞬時に検知してアラートを出してくれるツールもあります。毎月何時間もかかっていたシフト作成業務がわずかな時間に短縮され、管理者は本来の業務に集中し、向上の生産性も改善するでしょう。

はたLuckは工場特有のシフト管理の課題にも柔軟に対応し、管理者の業務効率化だけでなく工場の経営課題にもアプローチした適切な解決策をうつことができます。現状起きている課題について無料で相談できるので、ぜひお問い合わせください。

はたLuckでスタッフのシフト管理を効率化した企業事例3選

シフト管理ツールのはたLuckを導入して、業務改善に成功した製造現場や店舗の事例を紹介します。以下の事例を参考に、自社にどのように活用できるかをイメージしてみてください。

• 株式会社グレープストーン（洋菓子製造・飲食）
• 株式会社名鉄ミライート

それぞれ詳しく解説していきます。

株式会社グレープストーン

事業内容　：洋菓子の製造・販売 従業員数　：391名（2024年5月現在） 利用職場数：38店舗（2024年5月現在） 利用機能　：はたLuckアプリ

株式会社グレープストーンは、製造現場と店舗をつなぐ情報共有の基盤としてはたLuckを導入しました。

導入以前は紙ベースの掲示物に頼っており、製造スケジュールやシフト変更の連絡がスタッフ全員に伝わるまでに多大なタイムラグが発生していました。

アプリを導入したことで、急なシフト調整の連絡も全従業員のスマートフォンへダイレクトに届くようになりました。伝達漏れによる配置のズレがなくなり、工場と店舗が一体となったスムーズな生産体制が構築されています。

FAXや大学ノートが主流のアナログ運用から脱却！本部と店舗で紙と時間の削減を実現 | はたLuck

株式会社名鉄ミライート

事業内容　：レストラン及び売店の経営 従業員数　：約1,200名（2021年7月時点） 利用職場数：全27店舗（2021年7月時点） 利用機能　：はたLuckアプリ

株式会社名鉄ミライートは、はたLuckの導入により、情報伝達の効率化と人員配置の「見える化」を実現しました。

以前はシフト作成を紙やExcelでおこなっていたため現場に多大な手間がかかり、本部からは当日の出勤状況がリアルタイムで把握できないという課題を抱えていました。

アプリ導入により、スタッフはスマホから簡単にシフト申請ができるようになり、管理者のシフト作成やアナログな転記作業にかかる工数も大幅に削減されています。また、全スタッフへ直接かつスピーディーな情報発信が可能になったことで、削減できた時間を適切な人員配置の検討やサービス向上といった、本来の業務改善に充てられるようになっています。

情報伝達力の向上とシフト管理の見える化で業務改善を推進｜はたLuck

はたLuckの資料は以下からダウンロードできますので、興味のある方はぜひ参考にしてください。

まとめ

工場のシフト作成は、24時間稼働や複雑なスキル管理が求められるため、非常に難易度の高い業務です。夜勤明けの休息不足やライン停止による混乱を防ぐには、事前のルール作りとシステムの活用が欠かせません。

まずは、班分けの固定化やスキルマップの作成をおこない、シフト作成にかかる時間を少しずつ減らしていきましょう。

さらに、はたLuckのようなツールを導入することで、管理者の負担をなくし、スタッフが安全に働ける環境を整えることができます。工場特有の複雑なシフト課題にも対応できるので、シフト作成や管理に課題を感じている方はぜひお問い合わせください。