シフト管理がうまい店長の特徴とは？シフトの組み方のポイントを解説

シフト管理は、店長の力量が問われる重大な仕事のひとつです。ここでは、店長が抱えるシフト管理の悩みやシフト管理がうまい店長の特徴のほか、スタッフからの信頼を集めるシフト管理のポイントについて解説します。

シフト作成やコスト管理に課題を感じている方は、シフト管理の方法を見直してみましょう。

店長が抱えるシフト管理の悩み

シフト管理の問題を解決するためには、まず、どのような課題があるのかを知る必要があります。店長が抱える代表的なシフト管理の悩みは、下記のとおりです。

シフトの希望を集めるのが難しい

シフト作成には明確な期限があります。しかし、そもそもスタッフからシフトの希望が出てこなければ、シフト作成業務に入ることができません。

あらかじめシフト希望の提出期限を設けても、期限を忘れているスタッフがいたり、出勤頻度が低くて希望をヒアリングできないスタッフがいたりすると、予定どおりに取り掛かることができず、シフト作成に費やせる時間がどんどん短くなってしまいます。

かといって、シフト希望が出ていないスタッフに個別に問い合わせをするのも手間がかかり、通常業務を圧迫する原因となります。

シフト作成にかかる労力が大きい

シフト希望を紙で集めた場合、シフト表を作成するにあたっては転記が必要です。これには、時間と手間がかかりますし、転記ミスのおそれもあるでしょう。

さらに、希望をもとに時間や曜日、ポジション別に必要なスタッフの数を過不足なく確保できるシフトを考えるのは、難度の高い作業となります。

欠員が出た際などの調整が大変である

アルバイトやパートスタッフが多い店舗では、急な欠員が付きものです。とはいえ、急いで代わりのスタッフを探すのは簡単なことではありません。電話や私用SNSなどで個別にスタッフに連絡をとり、すぐに対応できる人を探すことになるでしょう。

スムーズにスタッフが見つからなければ、それだけ欠員調整に時間を取られ、通常業務が滞ることも。

さらに、時間をかけても、結局誰も見つからないという可能性もあります。少ない人数で店舗を回さなければいけなくなってしまえば、店長はもちろん、ほかのスタッフの負担も大きくなります。

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シフト管理がうまい店長の特徴とは？

シフト管理がうまくいくかどうかは、店長の手腕によるところが大きいものです。これから紹介するシフト管理がうまい店長の特徴を知り、今後の業務に活かしていきましょう。

適切な売上管理ができている

十分に余裕を持ったスタッフ数で店舗運営を行えば、欠員などの問題は起こりにくくなります。しかし、実際には人件費の問題がありますから、スタッフを無尽蔵に増やすわけにはいきません。そこで、シフト管理により、売上に応じた適切な人員配置を行う必要が出てきます。

つまり、適切な売上管理ができていなければ、そもそも適切なシフト管理をすることはできないのです。また、シフト管理も売上管理も、管理業務のひとつです。タスク管理やスケジュール管理、プロジェクト管理といった管理能力の高い店長は、シフト管理もうまい場合が多いでしょう。

本部からの依頼をスピーディーに実行している

店舗は、日々本部からさまざまな指示を受け取ります。こうした指示や依頼をスピーディーに実行する店長は、実行力が高い人だと言えるでしょう。

依頼の確認が遅かったり、確認はしていても実行できていなかったりする店長は、シフト管理においても必要な業務を後回しにしてしまい、うまく管理できない可能性が高まります。

各種ツールを使いこなしている

シフト作成において活用されるツールには、電話やチャットツール、シフト管理ツール、コミュニケーションツールなど、さまざまな種類があります。こうした多くのツールを使いこなし、その時々の状況に応じた最適なツールを選択・活用できれば、スムーズにシフト管理を行うことが可能です。

反対に、アナログな手法しか使えずに紙でシフト希望を集め、連絡は電話で行う、シフトの周知は店舗に貼り出すといった方法ばかりとると、「電話に出られなかったスタッフへの連絡が滞る」「スタッフの手間が増えて不満が溜まる」といった問題が起こる可能性があります。

アナログな手法が適したシーンもありますが、常に1つの方法で物事を解決しようとすると、業務効率が悪くなってしまうでしょう。

スタッフとの関係性が良い

スタッフと店長の関係性が良い店舗では、店長がスタッフのスキルやプライベートの事情を理解した上でシフトを作成できます。

欠員が出た際も、スタッフの個別の事情がわかっていれば、出られる可能性の高い人員に絞って声をかけられます。両者の関係性が良好なら、スタッフ側も「店長の頼みなら」とシフトに入ってくれる可能性が高まるでしょう。

スタッフと良い関係性を築くことは、「スタッフの働きやすい環境を整えて離職率を下げる」「職場の雰囲気を良くする」「シフト管理をスムーズにする」など、多くのメリットにつながります。

リマインドを丁寧に行っている

店長の指示や通達は、スタッフ内にうまく浸透しないこともあります。一度伝えて終わりではなく、リマインドを丁寧に行うことで、トラブルを未然に防ぎやすくなります。

シフト管理についても同様で、シフト希望の提出日を過ぎてから催促するよりも、事前に提出がないスタッフなどに対するリマインドを行ったほうが最終的な手間を削減できますし、店長とスタッフ、双方が気持ち良く働ける環境を整えやすいでしょう。

スタッフからの信頼を集めるシフト管理のポイント

シフトは、店舗で働くスタッフにとっても重要なものです。シフトの作り方によってスタッフからの信頼が左右されることもありますから、シフト作成は慎重に行いましょう。

続いては、スタッフからの信頼を集めるシフト管理のポイントについてご紹介します。

なるべく平等にシフトを組む

多くのスタッフが在籍している店舗内において、シフトに偏りがあると不公平に感じられる可能性があります。

例えば、「早番をやりたいスタッフが少ない」というときに、特定の人にばかり早番を任せると、不満が起こります。また、「ある人の休み希望はほぼ叶えられているが、自分の休みの希望は通らない」といったケースも不満の原因になるでしょう。

スタッフ間で不公平感が生まれないように、希望と必要人員を照らし合わせつつ、なるべく平等なシフトを検討することが大切です。

スタッフのスキルに合った仕事を割り振る

スタッフのスキルに見合わない高度な仕事を割り振ってしまうと、スタッフの負担になりますし、業務がスムーズに進まない可能性も出てきます。

スタッフのスキルを把握した上で、それぞれの能力と適正に合ったポジションに配置することが大切です。

各スタッフの事情をヒアリングしておく

それぞれのスタッフには、家庭や学校などのプライベートがあります。常に職場の事情で動けるわけではありませんから、各スタッフの事情を事前にヒアリングして無理のないシフトを組みましょう。

また、あらかじめ事情がわかっていれば、急な欠員など、シフト調整が必要になったときも、誰なら対応できる可能性が高いのかがすぐにわかります。

シフト作成は早めに行う

店舗で働くスタッフは、確定したシフトをもとにプライベートの予定を立てることになります。そのため、シフト確定がギリギリになってしまうと、スタッフに迷惑がかかります。早めにシフトを作成し、スタッフに周知しましょう。

ただし、そもそもスタッフのシフト希望が出そろわないと、シフト作成業務を行えません。そのため、希望の提出から作成まで、毎月同じスケジュールで進められる体制を整えておくことが大切です。

シフトにはある程度の余裕を持たせる

スタッフの人数を減らせば、それだけコストを下げて利益率を上げることができます。しかし、コストを削減しようとしてスタッフの人数を減らしすぎると、休憩が取れない、業務が回らないといった問題が起こります。また、このような状態で欠員が出ると、最悪、店舗運営自体ができなくなる場合も出てくるかもしれません。

コストを抑えることは大切ですが、スタッフの負担や実際の業務量も考えて、ある程度調整のきくシフトを組みましょう。

スタッフの勤務に関する希望をシフトに反映させる

シフトに関するスタッフの希望には、「◯◯日は休みたい」といったような希望休への要望と、「扶養内で働きたい」「最低◯◯万円は稼ぎたい」といった給与に対する要望の2種類があります。

毎月のシフト希望を見るだけでなく、面談時にどんな働き方をしたいのかヒアリングしておき、それを踏まえたシフトを作成することが大切です。

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「はたLuck®︎」で効率の良いシフト管理を目指そう

「はたLuck®︎」は、シフト管理をはじめとした店舗内のさまざまな課題を解決できる店舗マネジメントツールです。はたLuck(R)の機能のうち、シフト管理に役立つポイントをご紹介します。

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シフト提出の依頼から確定までが簡単

「はたLuck®︎」では、専用アプリ上から簡単にシフト希望の提出や確定シフトの閲覧ができます。期限までにシフト希望の提出がないスタッフに対しては、アプリから自動でアラートが出ますから、店長がシフトの収集状況を随時チェックしてリマインドを送る必要はありません。

また、入力されたシフト希望は、自動でシフト作成画面に反映されます。シフトの作成、調整、共有までをアプリ内で完結できますから、シフト管理業務を大幅に効率化できるでしょう。

決まったシフトはあらかじめ登録して効率化

定期シフト機能を使えば、決まったシフトで働いているスタッフのシフトをあらかじめ登録しておくことができます。「固定の勤務シフトで働いている」「休みの曜日が決まっている」というスタッフがいる場合に、おすすめです。

スタッフ本人が自分の事情に合わせ、一度設定された定期シフトを個別に修正することもできます。定期シフト機能でシフト作成の効率を上げれば、適正なシフトをより迅速にスタッフへ展開することができるでしょう。

ヘルプスタッフの募集はアプリ上でスムーズ＆手軽に

なかなかシフトが埋まらないときや、スタッフの欠勤が発生した際には、他店舗などからヘルプスタッフを募集する必要があります。ヘルプ募集機能を使えば、同じエリア内の他店舗など指定した店舗に向けヘルプスタッフの募集を発信できるうえ、スタッフはアプリから応募が可能に。スタッフ一人ひとりに連絡して都合を確認する手間や、双方の心理的負担が軽減されます。

事前の情報提供やマニュアル共有もでき、スタッフは安心してヘルプ募集に応じることができます。“ヘルプ体験”の質を高めることで、長期的には “ヘルプに入りたい”スタッフを増やすことにもつながります。

情報伝達がスムーズになる連絡ノート機能

「はたLuck®︎」には、キャンペーン情報などをスタッフに周知させるための連絡ノート機能もあります。ヘルプで入ったスタッフでも、店舗に行く前にアプリ上から業務連絡を確認できますから安心です。また、既読者の確認ができる機能もついているため、連絡を見ていないスタッフに対して店長がフォローを入れることもできます。

ポジション登録でシフト作成がスムーズに

「はたLuck®︎」には、スタッフの店舗内におけるポジションを登録しておける機能もあります。時間帯や曜日別に、必要なポジションごとのリソースを設定できる「適正シフト機能」と組み合わせれば、シフト作成にかかる手間を大きく軽減できます。

人件費がひと目でわかる計算機能

スタッフの時給や平均人件費をあらかじめ設定しておけば、シフトを組んだ際に計画人件費を算出できます。日別の人件費予算を設定して計画人件費との差分を確認することもできますから、店舗のコスト管理に役立ちます。

人力に頼ったシフト管理からの脱却を目指そう

店長の人力に頼ったシフト管理及び調整は、負担が大きくなりますし、再現性もありません。一部を自動化したり、売上に応じた適正シフトをあらかじめ設定しておいたりして、効率化を目指すことが大切です。

一方で、スタッフとの関係性の構築や、細かいプライベートの事情の把握などは、店長個人の資質が問われる部分です。人とシステム、両者の良いところを組み合わせて、スムーズなシフト管理を行いましょう。