シフト管理で現場のムダ・ムリ・ムラを改善！目的や管理方法を紹介

パート・アルバイトスタッフを店舗で多く雇用する店舗サービス業では、適切なシフト管理が必須です。店舗任せにするのではなく、本部のシフト管理担当者が適切な管理を行い、店長のフォローアップをしていくことで利益率を高め、現場のムダ・ムリ・ムラの改善を行っていきましょう。

ここでは、シフト管理の目的や手順、課題のほか、主なシフト管理の方法について解説します。

シフト管理とは？

シフト管理とは、パート・アルバイトなどシフト制で働くスタッフの希望と、店舗運営に必要な人員を調整した上で、適切な配置を行うことです。

シフト管理では、単純に必要な人数を組み合わせたシフトを作成するのではなく、いつ、どこに、どんなスキルを持ったスタッフが必要なのかを検討することが大切です。さらに、店舗運営の結果にもとづいて、現場のムダ・ムリ・ムラを洗い出し、シフトを改善していく必要もあります。

シフトを店舗任せにするのではなく、本部のシフト管理担当者が適切な管理を行うことで、店舗ごとのコストのバラつきを抑え、利益率の底上げを図りましょう。

シフト管理を行う目的

シフト管理を行う目的は、適切な人員配置をすることで業務効率を上げ、各店舗の利益を最大化させることです。

現場のスタッフが不足していたり、必要なスキルを持った人員が配置されていなかったりすると、サービスの質が低下し、顧客満足度や売上の低下を招いてしまいます。とはいえ、スタッフの数が多すぎると、人件費がかさんでしまいます。事業運営に適切なシフト管理を行い、過不足のないスタッフ配置を実現することで、コストの最小化と利益の最大化を目指すことが可能です。

また、近年、働き方の多様化が進む中で、より自由な働き方を求めるスタッフが増えています。「自分の都合に合わせて、週に1日や2日など、少しだけ働きたい」というスタッフが多い店舗では、その分、管理しなければいけないスタッフの数が増え、管理工数も増加してしまいます。

このような事情も、シフト管理やシフト周りの業務効率化の必要性を高めているといえるでしょう。

シフト管理は具体的にどう行う？

シフト管理は、具体的にどのようなことを行うのでしょうか。本部のシフト管理担当者と、実際にシフトを作成する店長の業務について、それぞれまとめました。

シフト管理の手順

1. 【本部】売上予測から適正シフトを作成する
2. 【店長】シフトを作成する
   1. スタッフからシフト希望を集める
   2. スタッフのシフト希望と、ポジション・時間ごとの必要人員をもとにシフト表を作成する
   3. 希望どおりのシフトが作れない場合、スタッフに個別連絡をして調整を行う
   4. 出来上がったシフトをスタッフに周知する
   5. 急な欠員などに応じて随時修正を行う
   6. 修正したシフトをスタッフに周知する
3. 【本部】適正シフトどおりにシフトが組めているかを確認する
4. 【本部】シフト作成の早い店舗・遅い店舗や人員が不足している店舗を把握し、店長に状況の確認とフォローを行う
5. 【本部】スタッフの勤怠表とシフト表を照らし合わせて予実管理を行う

また、シフト作成がスムーズに行われていない店舗に対しては、店長に改善要求をするだけでなく、何が原因なのかを聞き取り、課題解消のためのフォローを行いましょう。

さらに、結果を単月だけで見るのではなく、推移をチェックしていくことも必要です。課題が解決されているかどうか、業務効率が上がっているかどうか、新たな問題が発生していないかどうか、各店舗の状況の変化を継続的に確認します。

シフト管理の課題

続いては、シフト管理において留意しておきたい課題を、いくつかご紹介します。本部のシフト管理担当者は、これらの課題を解決するための方法を検討しましょう。

適正シフトでのシフトが組まれていない

本部のシフト管理担当者が適正シフトを提示しても、現場や店長が提示したシフトを組まないケースがあります。現場はスタッフが多いほど楽になりますから、スタッフを過剰に入れてしまうこともあるでしょう。

また、適正シフトとスタッフのシフト希望がマッチしない場合に、どちらを優先するのかという問題もあります。

現場の状況が見えない

スタッフにシフト希望を紙で提出してもらい、それにもとづいて店長がExcelなどを使ってシフトを組んでいる店舗も少なくありません。しかし、このようなやり方をしていると、本部のシフト管理担当者から各店舗のシフト作成状況を見ることができません。

現場の状況が見えなければ、シフトを管理することも難しいでしょう。

シフトの作り方が統一されていない

シフト作成を現場や店長任せにしていると、それぞれが独自の方法でシフトを組むようになってしまいます。そうなると、効率良くシフトを組める店舗と、効率の悪い組み方をする店舗が出てしまい、業務効率にバラつきが出ます。

たとえ本部でシフトの作り方を指示したとしても、実際そのとおりにシフトが組まれているかどうかをチェックされなければ、結局、それぞれの店舗の組み方に改変されていってしまうでしょう。

勤務の予実管理ができない

シフトのデータと勤怠データをそれぞれ店舗が保有していて、本部のシフト管理担当者が把握できていない場合、シフトのデータどおりにスタッフが勤務しているかどうかを確認することができません。

さらに、勤怠データについても月々の締日にならないと確認できない状況では、データが上がってくるまで人件費がいくらかかる予定なのかを知ることもできません。シフト管理を行う上で、これは大きな課題です。

売上に対していくら人件費がかかる予定なのかを知るためのシフトデータと、実際にかかった人件費を確認するための勤怠データは、本部のシフト管理担当者側が随時確認できるようにしておく必要があります。

労働基準法違反のシフトを組んでしまっている

アルバイト・パートのシフトは、労働基準法に則って定める必要があります。例えば、18歳未満のスタッフは原則として22時以降に働くことができません。また、スタッフに週40時間を超えて働いてもらう場合は、36協定を結ぶ必要がありますし、8時間を超える勤務には1時間以上の休憩が必要です。

労働基準法について、店長の理解が不足していたり、うっかりしてしまったりすると、法律に抵触するシフトを組んでしまう可能性があります。

主なシフト管理の方法

たとえすべてのシフトを手書きで管理していたとしても、時間と手間をかければシフト管理を行うことは可能です。しかし、アナログでの管理は業務効率が悪く、ミスも起こりやすいものです。そのため、ITツールを活用したシフト管理が好ましいでしょう。

主なシフト管理の方法について、メリット・デメリットと併せてご紹介します。

Excel

Excelでのシフト管理は、手軽でコストをかけずに利用できるというメリットがあります。また、多くの社会人がある程度は扱えるソフトですから、難易度もそれほど高くないでしょう。

ただし、作業工数を減らすためにマクロなどを組もうとすると、専門的なIT知識が必要になります。また、紙や私用SNSを使って提出されたスタッフのシフト希望を、一つひとつ転記しなければいけないため、手間もかかります。転記ミスも発生しやすく、修正工数が追加でかかる可能性が高いという点もデメリットです。

さらに、Excel管理のシフト表は、リアルタイムで本部のシフト管理担当者が確認することが難しくなります。そのほか、スタッフの人数や過去のデータが増えてくると、どんどんファイルサイズが大きくなり、重くなって扱いづらいという問題もあります。

Google スプレッドシート

Google スプレッドシートも、Excelとほとんど同じようにデータを扱え、無料で使えるとても便利なツールです。Excelよりもスタッフや本部のシフト管理担当者への共有がしやすいというメリットがあります。

スタッフもファイルにアクセスできるようにして、シフト希望を自分で入力してもらえば、転記ミスは起こりません。また、本部のシフト管理担当者もシフトの作成状況をリアルタイムでチェックすることが可能です。

ただし、複数人でGoogle スプレッドシートを使用すると、誤操作のリスクが高まります。間違えて他人のシフトを変えてしまったり、削除してしまったりした場合、大きなトラブルに発展する可能性もあるでしょう。誰がどこを編集したのかもわかりにくく、問題が起こった場合の対処が困難です。

さらに、Excelと同様、スタッフの人数や過去のデータが増えると重くなりがちという難点もあります。

自社システム

自社システムを利用したシフト管理には、それぞれの企業の特性に合わせた設計ができるという大きなメリットがあります。

ただし、実際に稼働させるまでには多大な時間とコストが必要です。さらに、自社システムは一度組み上げた後も、必要に応じてメンテナンスを行わなければいけません。そのため、システムに対応できるエンジニアがいなくなってしまうと、改修を入れられなくなってしまうというリスクもあります。

シフト管理ツール

シフト管理ツールは、シフト希望の回収・集約から作成・共有までを一括で管理できる、シフト管理に特化した専用ツールです。

ツールの種類はいくつもありますが、多くは専用アプリを使って操作を行います。スタッフのスマートフォンにアプリを入れてもらうことで、個人の端末からいつでもシフトの提出や確認が可能です。また、本部のシフト管理担当者はそれぞれの店舗のシフト作成状況を、ツールの画面や分析結果を通してチェックすることができます。

シフト管理ツールを導入するメリット

シフト管理ツールを導入することで、シフト管理の課題を解決し、適切な管理が行えるようになります。具体的なメリットを見ていきましょう。

適正シフトの提示が可能になる

シフト管理ツールの管理画面は、店長だけでなく本部のシフト管理担当者側からも見ることができます。

シフト作成状況をリアルタイムで把握できるため、適正シフトどおりにシフトが組まれているかどうかや、スムーズにシフト作成を行えているかどうかを随時確認でき、必要なフォローを行えます。

店舗ごとの比較ができる

シフト管理ツールを活用することで、複数店舗のシフト状況をツール上でまとめて確認できるようになります。

シフト作成完了までの時間が早い店舗と遅い店舗、人員が足りている店舗と慢性的に人員が足りていない店舗、利益率の高い店舗と低い店舗などの比較も簡単にできますから、改善点を把握しやすくなるでしょう。このような比較は、必要なフォローをスピーディーに行うために役立ちます。

予実管理が簡単になる

シフトデータをCSV出力する機能がついているシフト管理ツールなら、勤怠管理システムに一括でシフトデータを取り込むことが可能です。

シフトデータを手入力しなくても予実管理を行えるようになるため、業務の効率化につながります。

作業割り当てをしながらシフト作成できる

シフト管理ツールの中には、スタッフのスキルやポジションを登録できるものもあります。どのような業務ができるスタッフなのかをツール上で確認しながらシフトを組めるため、より過不足のないシフト調整が可能です。

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シフト管理のおすすめのツール「はたLuck®︎」

シフト管理をスムーズに行うためには、ツールの導入がおすすめです。そこで、店舗マネジメントツール「はたLuck®︎」に搭載されている、シフト管理に役立つ5つの機能を紹介します。

✉️はたLuck®︎の「シフト機能」資料をダウンロードする

適正シフト機能

「はたLuck®︎」では、日別・月別・ポジション別といった複数の切り口から、適正シフトを設定できます。

適切な出勤人数・時間・人件費を確認しながらシフト作成を行うことで、人員の最適配置ができるとともに、店長のシフト作成負担を減らし、工数の削減が可能になります。

人件費の算出

「はたLuck®︎」には、シフト作成時に必要な人件費を自動で算出する機能が搭載されています。売上データと人件費データを照合し、振り返りを行うことで、次月以降、より適切な「必要MH」（必要マンアワー。店舗運営を行う上で必要なスタッフの合計勤務時間を表す単位）の設定ができるようになります。

勤怠システムとの連携

はたLuck(R)のシフトデータは、CSVデータとして出力することが可能です。現在ご利用中の勤怠システムに一括で取り込めることができれば、予実管理の効率化につながります。

本部担当者やSVが管理画面で担当店舗のシフト管理が可能

「はたLuck®︎」上で作成されたシフトは、本部のシフト管理担当者やSVも、ツール上から確認できます。現地へ行かなくても、担当店舗のシフト作成状況や適正シフトでシフトが組まれているか状況を把握できますから、業務効率化につながります。

情報漏洩リスクを低減できる

「はたLuck®︎」には、ツール上でやりとりができるトーク機能が搭載されています。シフトに関する個別のやりとりをする際も、私用SNSや電話、紙などを使う必要がありません。

トーク機能でやりとりした内容は、個人の端末へのダウンロードができないため、情報漏洩リスクを下げられるでしょう。

定期シフト機能で効率化

定期シフト機能は、ある程度決まった曜日に働くスタッフがいる場合に、シフトをあらかじめ登録しておける機能です。コピー入力を活用すれば、まとめて登録も可能に。定期シフト機能を上手に使うことで、シフト作成のムダ・ムリ・ムラの改善につながります。

ヘルプ募集機能でヘルプスタッフの確保

ヘルプ募集機能は、なかなかシフトが埋まらないときや、スタッフの欠勤が発生した際におすすめ。同じエリア内の他店舗など指定した店舗に向けヘルプスタッフの募集を発信できるうえ、スタッフはアプリから応募が可能になります。双方に負担が生まれがちなヘルプスタッフの募集をより気軽に行えるようにし、負担やミスの少ない連携を実現しましょう。

シフト管理ツールの活用がコストの最適化につながる

シフト管理ツールは、日々進化しています。将来的には、「売上予測にもとづいたモデルシフトを登録して、実際のシフトとの差分を見る」といった機能を搭載するツールも出てくるでしょう。このような機能は、単純にシフト作成にかかる工数を減らすだけでなく、コストの最適化、利益の最大化につながる大きなメリットになります。

自社に合ったシフト管理ツールを活用して、効率の良い店舗運営を目指しましょう。