ホテルのシフト作成をAIで効率化！導入効果とシステム選びのポイント

Excelや手書きでのシフト作成は、希望休の集計から法令チェック、急な欠勤の対応まで含めると月10時間を超える業務になります。シフト管理AIを導入すれば、同じ作業を数時間まで圧縮し、空いた時間を接客やサービス改善に回すことが可能です。

本記事では、ホテルにシフト管理AIを導入するメリット、システム選びのポイント、導入後に変わることを解説します。

HataLuck and Personが提供する「はたLuck AI」は、サービス業の多店舗運営に特化したAIエージェントです。現場の判断を支え、マネジメントの迷いを減らしながら、はたらく人に寄り添い、収益につながる店舗運営をサポートします。現場の課題解決をしたい方は、お気軽にご相談ください。

ホテルでAIを活用したシフト作成でできること

シフト作成にAIを活用すると、以下のメリットがあります。

• スタッフの希望・スキル・法令を踏まえた自動作成
• 宿泊予約データと連動した必要人数の自動算出
• 急な欠勤時の代替スタッフ提案
• 希望休・夜勤回数の公平な割り振り

どんなことができるのか具体的に紹介していきます。

スタッフの希望・スキル・法令を踏まえた自動作成

ホテル向けのAIシフト作成ツールには、複雑な条件をワンクリックで最適なシフトを自動で組み立てられるツールがあります。

スタッフごとの希望休や勤務可能日を取り込みつつ、ベテランと新人のペアリング、英語対応可能な人材のフロント配置といったスキルベースの調整にも応じられます。さらに、労働基準法や就業規則を制約条件として組み込めるため、コンプライアンス違反のリスクを抑えながら現場の負担を軽減することも可能です。

これまでベテラン管理者の経験と勘に頼っていた判断軸をシステム化できるため、担当者の経験値に左右されずシフトを作成できます。

宿泊予約データと連動した必要人数の自動算出

AIシフト作成ツールは、宿泊予約データと連動して必要なスタッフ数を時間帯ごとに自動算出が可能です。

例えばチェックアウトが集中する土曜の午前帯にフロント3名、団体客が到着する夕方に追加1名といった配置を、PMS（宿泊管理システム）上の予約から導き出します。

令和7年版観光白書によると、宿泊・飲食サービス業の雇用人員判断D.I.（人手不足感を示す指標）は2025年もマイナス60前後で推移し、全業種で最も深刻な人手不足の水準が続いています。

データに基づいた人員配置は、担当者の感覚頼みの管理で起こる行列や人員余りを防ぐことが可能です。データを基準にすることで、人件費の最適化とサービス品質の維持を両立しやすくなります。

急な欠勤時の代替スタッフ提案

AIシフト作成ツールでは、急な欠勤が出た瞬間に勤務可能な代替スタッフの自動でリストアップが可能です。

例えば朝9時に遅番スタッフから欠勤連絡が入った際、休日設定や前後の勤務状況、連続勤務日数や休憩時間といった労働基準法の条件もクリアした候補3名をすぐに表示します。

帝国データバンク「人手不足に対する企業の動向調査（2026年1月）」によると、旅館・ホテルの非正社員の人手不足割合は44％にのぼります。ぎりぎりの人数で回している現場では欠員者の影響も小さくありません。

マネージャーや支配人が一人ずつ電話で打診していた代替探しを数秒で済ませられれば、現場の混乱を抑え、シフト調整に追われる時間も大きく減らせます。

希望休・夜勤回数の公平な割り振り

土日休みや夜勤回数の偏りをアルゴリズムが検知し、スタッフ間で均等になるよう自動で割り振りも可能です。

例えば直近3ヶ月の土日休み回数が少ない人に優先的に希望休を当てたり、夜勤が続いている人の翌月の負担を抑えたりといった調整をします。

厚生労働省「令和7年就労条件総合調査の概況」によると、宿泊・飲食サービス業の年次有給休暇取得率は50.7％と業種別で最も低く、全業種平均66.9％を16ポイント以上下回る水準です。

少ない休みのなかで偏りが出ると、不公平感は普段以上に膨らみます。AIは過去の希望休・夜勤回数のデータをもとに均等に配分するため、マネージャーや支配人の好みや声の大きさに左右されないシフト作りができます。

ホテルのシフト作成にシフト管理AIシステムが向いている理由

ホテルの現場には、シフト作成だけでなく運用管理まで一貫して担えるシフト管理AIシステムが向いています。

24時間運営・繁閑差・複数職種（フロント、客室清掃、レストランなど）が絡み合い、状況も日々変わるため、表を一度組んで終わるツールでは追いつかないためです。それぞれの違いは以下の通りです。

比較項目	AIシフト自動作成ツール	シフト管理AIシステム
主な機能	シフトの自動作成	シフト作成＋運用管理全般
PMS（宿泊管理システム）との連携	✕	◯
急な欠勤への対応	✕	◯
公平性の管理	△	◯
人件費管理	✕	◯
スタッフ向け機能	△	◯

ホテル業界にシフト管理AIシステムが最適な理由は、以下の3つです。

• PMS連携︰宿泊予約の動きに応じた必要人数の自動算出
• 急な欠勤への即時対応︰勤務可能な代替候補者の提示
• 累積データの活用︰希望休・夜勤回数・人件費をふまえた継続的な配置改善

観光庁の令和5年「観光DX推進による観光地の再生と高度化に向けて」によると、宿泊施設の78%は従業員10名以下と小規模で、業務効率化と人員配置の最適化が課題となっています。

少人数で365日まわすホテルだからこそ、作って終わりのシフトではなく運用まで支える仕組みが、現場の負担軽減と収益改善の両軸につながります。

ホテル向けシフト管理AIの選び方

ホテル向けのシフト管理AIの選び方を紹介します。

• ホテル特有の勤務形態に対応しているか
• PMS・勤怠システムと連携できるか
• スマホでスタッフが希望提出・確認できるか
• 導入サポート・無料トライアルがあるか

選ぶポイントは複数あるため、しっかり押さえましょう。

ホテル特有の勤務形態に対応しているか

まずは、ホテル特有の勤務形態にどこまで対応できるか確認しましょう。

チェックポイントは、以下の3つです。

• 中抜け・夜勤明けの休み設定、早番・遅番の連続制限などをきめ細かく設定できるか
• 1ヶ月単位の変形労働時間制に対応し月単位で労働時間を調整できるか
• 早番・中番・遅番・夜勤などのシフトパターンを自由にカスタマイズできるか

厚生労働省の「令和7年就労条件総合調査の概況」によると、宿泊・飲食サービス業の週所定労働時間は40時間02分と全業種で最長です。

一般的な業種向けのツールでは設定項目が足りないことが多く、ホテルの実態に合わせて組めるか細かな確認が必要になります。

PMS・勤怠システムと連携できるか

シフト管理AIがPMSや既存の勤怠・給与計算ソフトとデータ連携できるかも、重要な選定ポイントです。以下の3点を確認してみてください。

• PMSと連動して、客室稼働率や予約数を自動で取り込みシフトに反映できるか
• 勤怠管理・給与計算ソフトとAPIで従業員情報や勤務実績を連携できるか
• CSV出力など他システムへの橋渡しに対応しているか

既存ツールと連携できないと、予約データを別途集計してシフトに反映し、出来上がったシフトを勤怠ソフトに手入力する二重入力が発生し、現場の負担が増えます。

観光庁・厚生労働省の「省力化投資促進プラン（宿泊業）」（令和7年6月）では、PMS導入によって転記ミスがなくなり、仕分け作業の時間を1〜2時間削減できた事例も紹介されています。連携機能の有無は現場の作業時間に直結するため、選定時には必ず対応範囲を確認しましょう。

スマホでスタッフが希望提出・確認できるか

スタッフが自分のスマホでシフトの希望提出や確認ができる仕組みも、重要な選定ポイントです。特に以下の3点を確認しましょう。

• 希望休や勤務可能日をスマホアプリやWebから提出できるか
• シフト確定後にスマホへ通知が届く仕組みがあるか
• パート・アルバイトの幅広い年齢層が直感的に操作できるか

総務省の「令和7年版情報通信白書」によると、2024年のスマートフォン世帯保有率は90.5%、インターネット利用端末でもスマートフォン（74.4%）がパソコン（46.8%）を大きく上回っています。

パート・アルバイトが多いホテル業界では、スマホで完結するツールを選ぶことで、従業員の利用ハードルを下げ、導入後の定着につなげやすくなります。

導入サポート・無料トライアルがあるか

導入サポートと無料トライアルの有無も、選定時に確認しておきたいポイントです。チェックポイントは、以下の3点です。

• 初期設定（スタッフ情報や勤務ルールの登録）を一緒に進めてくれるサポートがあるか
• 無料トライアル期間があり、現場が実際に使いこなせるか試せるか
• 導入後の問い合わせ窓口やマニュアル・チャットサポートの体制はあるか

中小企業庁の「2025年版中小企業白書小規模企業白書」によると、デジタル化に関する相談件数が「非常に増加している」または「やや増加している」と回答した支援機関は約6割にのぼり、ITに不慣れな現場の支援ニーズは急速に高まっています。

ホテル業界は小規模事業者が中心でIT専任者がいない現場も多いため、サポートが手薄なシステムだと設定や運用でつまずきがちです。トライアルで現場の使い勝手を確かめ、導入後も気軽に相談できるベンダーかを見極めましょう。

ホテルのシフト管理システム導入で変わること

ホテルのシフト管理システムを導入すると、単にシフト表を作りやすくなるだけではありません。

シフト作成にかかる時間の削減、急な欠勤への対応、管理職の業務負担軽減など、現場運営全体の効率化につながります。

• シフト作成時間が短縮
• 急な欠勤への対応を迅速化
• マネージャーおよび、支配人がコア業務に専念可能
• エンゲージメントと職場環境が改善

ホテルのシフト管理システムを導入することで、シフト作成や変更対応の負担を減らし、管理職が本来の業務に集中しやすくなります。

シフト作成時間が短縮

AIシフト管理ツールの導入で、シフト作成業務の短縮が可能です。

例えば共和建物管理株式会社では、A3用紙に鉛筆で書いて消しゴムで修正する方式で1日以上かけても組みきれなかったシフト作成が、はたLuck導入後は約3時間で完了するようになりました。

担当者が現場にいなくても他拠点からシフトを組めるうえ、スタッフ側もスマホで空き枠を確認して自分から出勤可能日を申し出てくれるため、調整のやり取りも減少しています。

削減できた時間は接客やレストランの売上施策、新人スタッフの育成といった本来注力すべき業務に振り向けられ、人件費あたりの付加価値も高められます。

▶共和建物管理株式会社がシフト管理負担が軽減した導入事例はこちら

急な欠勤への対応を迅速化

シフト管理AIの導入で、急な欠勤への対応も迅速化できます。

これまでマネージャーが電話で1人ずつ手配していた代替探しが、勤務可能な候補の自動表示から連絡までを数分で完了させられます。

観光庁の「宿泊旅行統計調査」（2024年確定値）によると、ビジネスホテルの客室稼働率は73.7%、シティホテルも72.3%と7割超で推移しており、1人欠けただけでフロントやレストランの回転に影響が出やすい状況です。

マネージャーは電話対応に時間を奪われず現場の運営に集中できるため、繁忙時間帯でも接客やオペレーションの質を保ったまま欠員をカバーできます。

マネージャーおよび、支配人がコア業務に専念可能

シフト管理AIの導入で、マネージャーや支配人が事務作業から解放され、コア業務に集中できるようになります。

シフト作成・調整・代替探しといった月数十時間規模の作業をAIに任せられる分、これまで後回しになりがちだったリピーター獲得策やスタッフ育成、サービス改善の検討に時間を割くことが可能です。

パーソル総合研究所の「中間管理職調査」では、負担感の高い管理職の64.7%が「時間不足から付加価値を生む業務に着手できない」と回答しています。シフト関連業務の自動化はこの課題の直接的な解決策となります。

このような時間の使い方の変化は、リピート率や客室単価の向上を通じて、施設全体の収益にもつながります。

エンゲージメントと職場環境が改善

エンゲージメントや職場環境の改善も、シフト管理AIの導入から生まれる効果のひとつです。

ロイヤルホテル小倉内の中国料理レストラン「龍鳳」では、スタッフのエンゲージメントが低く接客への指摘もあり、業務連絡に私用トークアプリを使うことで公私混同の懸念があるという3点が課題でした。

はたLuck導入後は、感謝を送り合う「星を贈る」機能でスタッフ同士の声かけが日常化し、「連絡ノート」機能で勤務日数の少ないアルバイトにも情報がもれなく届くようになりました。

結果としてお客様から「スタッフが楽しそうに働くようになった」との声が届き、エンゲージメントスコアの改善と離職率の低下にもつながっています。

ホテルのシフト作成・運用を一元化する「はたLuck」

「はたLuck」は、シフト作成や運用に関する業務をアプリでまとめて管理できるサービスです。ここでは、ホテル現場で役立つ主な機能を紹介します。

• シフトの希望収集から周知までアプリで一元化
• ヘルプ募集機能で急な欠勤にも対応可能
• 労務アラートで法令違反を未然に防止

シフト管理の手間や属人化に課題を感じている場合は、自社の運用に合う機能があるか確認してみてください。

シフトの希望収集から周知までアプリで一元化

シフトの希望収集から確定・周知までを、アプリで完結できます。

スタッフはスマホから希望休や勤務可能日を提出し、AIが最適なシフトを自動作成、確定後はそのままスマホでシフトの確認が可能です。

店舗の壁に貼り出していた紙の表は不要になり、マネージャーが印刷して配布したり、休みのスタッフに別途連絡を入れたりする手間もなくなります。

はたLuckのように連絡ノートやお知らせ機能と連動するツールなら、補足の周知も同じアプリで済むため、情報の取りこぼしも防げます。シフトをめぐる連絡や調整の時間を、スタッフ・マネージャー双方でスムーズなやり取りが可能です。

ヘルプ募集機能で急な欠勤にも対応可能

ヘルプ募集機能を備えたシフト管理AIなら、急な欠勤にもワンタップで対応できます。

マネージャーが欠員情報を入力するだけで、勤務条件を満たすスタッフのスマホに一斉通知が送られ、出勤できるスタッフが自分で手を挙げる仕組みです。

共和建物管理株式会社でも、スタッフがスマホでシフトの空きを確認し「ここ出られます」と自発的にカバーを申し出てくれるようになりました。マネージャーがスタッフに電話で打診する手間がなくなり、人員調整の時間も短縮できます。

労務アラートで法令違反を未然に防止

労務アラート機能があれば、法令違反リスクを未然に防げます。

はたLuckの場合、連続勤務日数や休憩時間、夜勤明けの勤務など、労務ルールに抵触するシフトをシステムが自動検知し、確定前に警告を表示する仕組みです。

特に夜勤翌日のシフト登録には専用の「夜勤対応」機能で警告が出るため、ホテルの24時間運営でも勤務間インターバルの管理が漏れにくくなります。変形労働時間制を採用している施設にとっても、月単位の労働時間を自動集計できる機能を備えたツールを選べば、複雑な計算ミスのリスクを抑えることが可能です。

労務問題によるネガティブな評判を防ぎ、長年積み上げてきたホテルのブランド価値を守れます。

まとめ

ホテルのシフト作成は、24時間運営や繁閑差など条件が複雑で、手作業では限界があります。

シフト管理AIを導入すれば、マネージャーや支配人は事務作業から解放され、接客や顧客体験の向上といったコア業務に集中できます。人手不足が続くホテル業界において、シフト業務の効率化は経営対策の一つです。

「はたLuck」は、シフト作成・周知・ヘルプ募集・労務アラートをアプリで一元管理できるサービスです。まずは無料トライアルや資料請求で、自社の運用に合うかどうか確かめてみてください。