シフト作成を自動化するツールとは？導入メリットとデメリットを解説

シフト作成を自動化するツールには、労力や人的ミスを減らせたり、最適な人員配置が簡単にできたりするメリットがあります。しかし、自動化によってシフトの質がかえって下がることもあるなど、さまざまなデメリットがあるのも事実です。この記事では、シフト作成を自動化するツールのメリット・デメリットや、おすすめのツールを紹介します。

シフト作成を自動化するツールとは   

シフト作成を自動化するツールは、人工知能技術を活用して、従業員のシフトを効率的かつ正確に作成するためのツールです。従来の手動でのシフト作成に比べて、時間と労力を大幅に削減できるのが特徴です。

例えば、従業員の希望や勤務可能時間、法的な労働規制などを考慮し、最適なシフトを自動的に生成します。データ分析機能も備えており、シフト作成のパターンや傾向を可視化することで、業務の効率化や従業員満足度の向上も図れます。

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シフト作成を自動化するツールを活用するメリット

シフト作成を自動化するツールを活用するメリットは、主に以下の5つです。

• シフト作成の手間・時間を削減できる
• 人的ミスを防ぎ、精度の高いシフトを作成できる
• 最適な人員配置ができ、人件費削減につなげやすい
• 労務管理を効率化できる
• データ分析による改善

それぞれ解説していきます。

シフト作成の手間・時間を削減できる

シフト作成を自動化するツールを導入することで、シフト作成にかかる手間と時間を大幅に削減できます。従来の手作業では、シフト作成に多くの時間がかかり、他の業務に支障をきたすことがありました。

しかし、シフト作成ツールは、工程を自動化し、短時間でシフトを完成させることができます。これにより、シフト作成に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることが可能になります。

人的ミスを防ぎ、精度の高いシフトを作成できる

シフト作成には、人的ミスがつきものです。特に手作業でのシフト作成では、入力ミスや計算ミスが発生するリスクがあります。

シフト作成を自動化するツールは、これらのミスを最小限に抑え、高精度のシフトを作成します。例えば、従業員の希望休や労働時間の制限を正確に反映することによって、シフト作成の精度が向上します。

最適な人員配置ができ、人件費削減につなげやすい

シフト作成を自動化すると、最適な人員配置が可能となり、人件費の削減にもつながります。

シフト作成ツールは過去のデータや予測データを分析し、必要な人員数を正確に算出します。これにより、過剰な人員配置を避け、必要最低限の人員で業務を効率的に回すことが可能に。結果として、人件費の削減が実現し、企業のコストパフォーマンスが向上します。

労務管理を効率化できる

シフト作成を自動化するツールは、労務管理の効率化にも貢献します。従業員の勤務時間や休暇の管理、法的な労働規制の遵守など、複雑な労務管理を自動化することで、管理者の負担を軽減します。

また、リアルタイムでのデータ更新やアラート機能により、問題が発生した際には迅速に対応することが可能です。労務管理の精度が向上し、法的リスクの軽減にもつながります。

データ分析による改善

シフト作成ツールは、シフト作成だけでなく、データ分析による業務改善にも役立ちます。過去のシフトデータや業務パフォーマンスデータを分析することで、業務のボトルネックや改善点を特定し、より効率的なシフト作成や業務運営が可能です。

例えば、特定の時間帯に業務が集中する場合、その時間帯に重点的に人員を配置するなどの戦略的な対応が可能です。業務全体の効率が向上し、企業の競争力が強化されます。

シフト作成を自動化する主なツール7選

ここでは、AIでシフト作成を自動化する主なツールを3つ紹介します。

• Optamo
• R-Shift
• HRBEST
• 勤務シフト作成お助けマン
• Shiftmation
• Airシフト
• ジョブカン勤怠管理

ひとつずつ見ていきましょう。

Optamo

Optamoは、最適化したアルゴリズムを用いて、AIがシフトを自動作成するクラウドサービスです。複数の条件に合うような従業員の組み合わせを、AIが提案してくれます。

登録できる内容は、スキルやポジションだけでなく、休暇の希望日や勤務条件など、さまざまです。

ヘルプ機能による人材配置やスキルにもとづいたシフトの最適化ができ、多くの業界に対応できるAIシフト作成ツールといえます。

R-Shift

R-Shiftは、AIを活用すると最短1分でシフトを自動作成できるのが特徴です。労働条件や希望数だけでなく、人員配置のバランスも考慮した精度の高いシフト作成を行えます。

作成されたシフトを100点満点で採点できるほか、各シフトデータの分析も可能です。また、自店舗に限らず、多店舗間でシフトの管理を行うこともできます。

HRBEST

HRBESTでは、組み合わせ最適化機能が搭載されています。組み合わせ最適化とは、多くの選択肢の中から、一定の条件を満たす組み合わせを導き出せる機能です。これによって、膨大な従業員の組み合わせの中から最適な人員を選び、シフト作成を行えます。

また、責任者として適任の従業員を選別する「責任者フラグ」の機能があるのも特徴です。事前に責任者フラグを設定することで、責任者をできる従業員がいない時間帯が発生することを防げます。

勤務シフト作成お助けマン

勤務シフト作成お助けマンは、JRシステムが運営するシフト作成自動化ツールです。スタッフの希望や勤務条件を設定し、自動作成ボタンを押すだけで、シフト表がすばやく作成できます。

各スタッフに割り合てられる「担当可能シフト」や、スタッフ同士の組み合わせの条件など、多様な勤務条件が設定可能なため、業種や業態を問わない幅広い導入実績があります。

Shiftmation

Shiftmationは、事前に設定した事業所の作成条件とスタッフの希望をもとに勤務シフトを作成できるツールです。シフト希望の提出は、各スタッフがスマホに表示されるカレンダーの日付をタップするだけで完了します。タスクや休憩も自動で割り当てられるため、シフト提出・作成業務を大幅に効率化します。

Air SHIFT

Air SHIFTは、POSレジアプリ「Air REGI」を運営するリクルートが提供しているシフト管理サービスです。同じAir IDを連携させることで、複数店舗で利用できます。

Air SHIFTは、シフトを自動で作成してくれるのはもちろん、シフト収集の時期になるとスタッフに自動でメッセージを送信してくれたり、急に欠員が出た際にチャット上でそのまま調整したりと、やりとりの手間も削減できます。

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、シフト管理のほか、出勤管理と休暇・申請管理もできるクラウド勤怠管理システムです。「早番」「遅番」といったパターンが決まっているシフトを自動で作成でき、ラインを引くように直感的な感覚でシフトが作成できる「ラインシフト」も併用可能です。

また、無料通話アプリ「LINE」と連携しており、LINE上で直近7日間後までのシフトを確認できます。

シフト作成を自動化するツールを活用するデメリット

シフト作成を自動化するツールを活用するデメリットは、主に以下の3つです。

• イレギュラーなシフト作成に対応しにくい
• 条件を細かく設定する必要がある
• 従業員の希望に柔軟に対応できない

それぞれ解説していきます。

イレギュラーなシフト作成に対応しにくい

シフト作成を自動化するツールは、過去のデータに基づいてシフトを自動生成するため、急な変更やイレギュラーな状況には対応が難しい場合があります。

たとえば、従業員の急な病欠や家庭の事情によるシフト変更などが発生した際、AIでは迅速に対応することが難しいです。このような場合、人間の手での調整が必要となり、手間が増えてしまうこともあります。

条件を細かく設定する必要がある

シフト自動作成ツールを活用するためには、事前に細かい条件設定が必要です。例えば、各従業員のスキルセット、勤務可能時間、法的な労働時間制限などを詳細に入力しなければなりません。

この設定作業には時間と労力がかかるため、初期導入時の負担が大きくなります。また、条件が変更された場合には、その都度設定を更新する必要があり、管理が煩雑になることもあります。

従業員の希望に柔軟に対応できない

シフト作成の自動化は、データに基づくため公平性が高い一方で、従業員一人ひとりの細かな希望や事情に対応することが難しくなります。

例えば、特定の従業員が特定の日に休みたいと希望しても、シフト作成を自動化すると全体の最適化を優先するため、その希望が反映されないことがあります。その結果、従業員の満足度が低下し、モチベーションの低下や離職率の増加につながる可能性があります。

より柔軟なシフト作成を望むなら「はたLuck」がおすすめ

シフト作成を自動化するツールには、デメリットがあることもお伝えしました。そこで、より柔軟なシフト作成を望む場合に活用したいのが、自動作成ではないものの、便利な機能が備わっているシフト作成ツールです。

はたLuckでは、売上や客数などにあわせたシフト調整や、適正シフトに基づいたシフト作成が可能です。

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シフト希望の収集がアプリでできる

はたLuckでは、従業員へのシフト提出の依頼から収集まで、アプリ上で行えます。

収集後のシフト希望のデータは自動的にアプリへ取り込まれるため、手で入力を行う必要はありません。そのままツール上でシフトを作成し、従業員へ共有できます。

売上や客数などにあわせてシフト調整できる

はたLuckでは、売上や客数などにあわせてシフト調整することが可能です。

売上や客数によって設定された予算に沿って、従業員の配置と人数の調整をおこなえます。

適正シフトに基づいたシフト作成が可能になる

はたLuckには「適正シフト機能」があります。店舗別や曜日別に必要な人数を登録しておくことで、適切に人員を配置できる機能です。

ツールに表示される適正シフトにあわせて従業員を配置することで、シフト作成にかかる労力や時間を減らすことができます。人件費の最適化にもつながるため、効率化とコスト削減の両方が実現可能です。

あらかじめ固定シフトを登録しておける

はたLuckには「定期シフト」機能が搭載されており、固定のシフトで働く従業員の勤務パターンを登録しておくことが可能です。毎週決まった曜日に休む従業員や、固定のシフトで働く従業員がいる場合に重宝するでしょう。

定期シフト機能によって、シフト作成が効率的になり、管理者の負担が軽減できます。また、設定された定期シフトは、従業員は各々の状況に応じて、各自で修正を行えます。

アプリ上でヘルプ希望を出せる

はたLuckには「ヘルプ募集機能」があり、アプリ上でヘルプの募集や応募が行えます。勤務日数を増やしたい従業員と、人員を募集したい店舗側をマッチングする機能です。

これにより、従業員の急な欠勤などにも対応しやすくなります。さらに特定の店舗のみにヘルプスタッフの募集をかけることもできます。

初めてヘルプに入る従業員が戸惑わないよう、アプリ上で事前に情報を共有できる点も便利です。

勤務条件にあわせた労務アラートが表示される

はたLuckには、従業員ごとの勤務条件に基づいて労務アラートが表示される「カスタムアラート機能」があります。

労働基準法に沿った管理を行えるのはもちろんのこと、個別の従業員にあわせたシフト作成が行えます。例えば、社会保険に未加入の従業員や、外国人従業員がいる場合の条件なども登録できます。

それぞれの勤務条件に即したアラートが表示されるため、個々の従業員にあわせたシフトが簡単に作成できます。

シフト作成を自動化するツールのメリット・デメリットをふまえて導入を検討しよう

AIを活用したシフト作成ツールでは、手間や時間を削減できるほか、人的ミスを減らすことも可能です。ただし、イレギュラーなシフト作成や従業員の希望に柔軟に対応することが難しいといったデメリットもあります。

そのため、AIを活用することだけにこだわらず、自社の状況に合うシフト作成ツールを選ぶことが重要です。

はたLuckでは、売上や客数にもとづいたシフト管理が行えるほか、適正シフト機能や労務アラート表示によって、適切なシフトの作成が可能です。シフト作成の効率化を図る場合はぜひ、はたLuckをご検討ください。