店長のシフト管理はアプリで決まり!オススメな理由と選び方

シフト管理 店舗DXコラム
最終更新日:2022.08.15

シフト管理は、コスト管理にも直結する店長の重要な仕事の一つです。しかし、日々の業務に加え、シフト希望の回収から作成までを一人で行うのは大変なもの。そんなとき、おすすめしたいのがシフト管理アプリの活用です。

ここでは、店長がシフト管理アプリを使った方が良い理由とおすすめの選び方などについて解説します。シフト管理やコスト管理にお悩みの店長さん、ぜひお役立てください。

シフト管理アプリとは

シフト管理アプリとは、シフト希望の回収から作成までに必要な機能が備わったアプリです。スタッフがアプリ上で入力するだけでシフト希望を回収できたり、管理画面上で組んだシフトがそのままシフト表として反映されたりと、シフト管理業務を効率化することができます。

ただし、シフト管理アプリは種類ごとに機能や料金が異なるため、よく比較検討して選ぶことが大切です。

店長がシフト管理アプリを使った方が良い理由

店長がシフト管理アプリの導入を検討する際、どんなメリットがあるのか気になる方も多いのではないでしょうか。実際にシフト管理業務がどのように楽になるのかなど、シフト管理アプリを使うメリットをお伝えします。

シフト希望を回収しやすい

シフト希望の回収を紙ベースで行っている場合は、対面での提出が基本です。そのため、スタッフが提出し忘れて回収できなかったり、出勤頻度が低いスタッフがシフト希望を提出するためにわざわざお店に行かなければならなかったりと、店長・スタッフ双方に負担がかかってしまいがちです。

また、期日までにシフトを提出しないスタッフに対して、個別に連絡しなければいけないこともあるでしょう。ただでさえ日々忙しい店長が日常業務の合間を縫って、個別連絡をするのは大きな負担となります。

シフト管理アプリでは、スタッフがアプリ上でシフト希望を入力するだけで提出が完了するため、シフトを回収しやすくなります。また、シフト未提出のスタッフに自動でアラートが届く機能が搭載されているアプリを利用すれば、個別に連絡する手間も省けます。

シフト作成が簡単に

シフト回収後は、個々のシフト希望を踏まえてシフトを組みます。スタッフそれぞれの都合や所得制限、仕事の熟練度などを考慮してシフトを組まなければならないため、シフト作成は非常に手間がかかります。

さらに、シフト作成後もスタッフの人数が足りない場合は、個別に連絡してシフトを埋めなければいけません。どうしてもシフトが埋まらないときは、店長がやむをえずシフトに入ったり、他店舗からの欠員補充を募ったりすることもあるでしょう。

一方で、欠員募集機能が搭載されたシフト管理アプリがあれば、ボタン1つで欠員補充を募ることができます。さらに、早番や遅番といったポジションごとに募集できる機能があれば細かな調整もしやすくなるので、シフト管理アプリを選ぶポイントにしてみてください。

シフト連絡も楽になる

シフト表を職場に紙で掲示している場合は、スタッフが出勤したときに確認することになるため、出勤頻度の低いスタッフは確認が遅くなってしまいがちです。一方で、スタッフ全員に対して個別で連絡するのは手間がかかりますし、きちんと確認しているかどうかを把握するのも難しいでしょう。

シフト管理アプリの中には、シフト表をスタッフ全員に一斉送信できるものもあります。こうした一括送信機能を使えば、紙での掲示や個別の連絡よりも、店長の負担をはるかに軽減できます。

シフト変更の伝達ミスもなくなる

シフトに変更があったときは、勤務予定のスタッフに個別で伝える必要があります。しかし、連絡手段がないなど、出勤時に口頭で伝える方法しかない場合は、出勤頻度が低いスタッフには伝える機会がほとんどないうえ、伝達ミスが起きることも。また、スタッフにメールなどで個別連絡するのも手間がかかります。

シフトの確定後に変更があった際に、シフトが変更されたアルバイトのみに自動でプッシュ通知が届くアプリを使用すれば、伝達ミスの予防や工数の削減につながります。

スタッフもメリットが多い

連絡事項を紙のノートで共有している場合、スタッフは出勤前にノートを読み込む必要があるため、時間に余裕を持って出勤しなければいけません。久しぶりに出勤するスタッフの場合は出勤前にすべての連絡事項を確認できないこともあるでしょう。

また、シフト希望の提出や急な連絡をしたいときも、わざわざ職場に行かなければならないなど、不便が多くなってしまいます。

シフト管理アプリを導入すると、店舗への移動中など、自分の好きなタイミングで店舗からの情報を確認できるため、出勤時に紙のノートをまとめて確認する必要がなくなります。シフト提出や急な病欠の連絡もチャットで済ませられるなど、すぐに連絡ができることもスタッフのメリットのひとつです。

店長がシフト管理アプリを選ぶときのポイント

シフト管理アプリとひとくちに言っても種類はさまざまで、機能や料金が異なります。複数のアプリを比較検討したうえで、自分の店に必要な機能は何か、予算は見合うかを考えて選ぶことが大切です。各アプリの機能を比較したうえで決めきれないときは、求める機能に優先順位をつけて選んでみてください。

自分のお店に適したシフト管理アプリを選ぶときのポイントをチェックしてみましょう。

シフト作成・変更がしやすいかどうか

シフトの作成時には、アルバイトのシフト希望だけでなく、個別の熟練度(スキル)や人件費予算など考慮しなければいけない点が数多くあります。単純にシフト希望をもとに作成できるだけでは手作業や確認の工数を削減することは難しいでしょう。

シフト管理アプリ導入の主な目的の一つは、シフト管理業務の工数削減であることを忘れてはいけません。まずは店長自身がシフト作成・変更がしやすいか、シフト管理業務が楽になりそうかを念頭に置いて比較検討してみましょう。

スタッフとのコミュニケーションをとりやすいかどうか

シフト管理アプリの中には、個別のチャットなどコミュニケーション機能が含まれていないものもあります。

個別のチャット機能が搭載されたアプリを使用すれば、グループメッセージのようにメッセージが流れていきにくいため、確認漏れが少なく、緊急度の高い要件を漏れなく伝えられます。また、私用SNSを代用することによる情報漏洩のリスクや精神的負担の軽減にもつながります。

スマホやPC問わず使えるか

シフト管理アプリの中には、スマホやPCのいずれかしか使用できないものもあります。スタッフ全員がスマホとPCの両方を持っているとは限らないため、アプリを使用できる端末は多いに越したことはありません。

利用料金がどのくらいかかるか

シフト管理アプリには無料のものや購入するもの、月々の定額利用料金を支払うものなど、支払い方法や料金に違いがあります。せっかく素晴らしい機能を兼ね備えていても、利用料金が高く、継続的に使えなければ、現実的ではありません。

また、機能が充実するほど料金も高くなる傾向がありますが、自社にとっては必要ない機能が付いている場合もあります。自社に必要な機能が揃っているアプリを2~3つ程度に絞り、決めきれない場合は、利用料金やサポートの充実度を比較してみるのも方法の1つです。

テスト導入ができるか

いくら自社の運用に合いそうなアプリでも、実際の使い勝手はやはり導入してみなければわかりません。また、規模が大きな会社など、一気に全社導入するのに抵抗があるケースもあるでしょう。

実際の使い勝手を知りたい方におすすめなのが、テスト導入です。一定期間利用したうえで本契約をするか決めることができるメリットがあります。テスト導入は有料のケースもありますが、期間を定め、小さなコストで導入するかどうかを検討できるのも魅力です。

シフト管理アプリの導入を検討していて、実際に使ってみたい方は、テスト導入の可否と利用料金を調べてみるとよいでしょう。

店長におすすめのシフト管理アプリ「はたLuck(R)」

はたLuck(R)は、チャットツールなどのコミュニケーション機能も搭載したシフト管理アプリです。数あるはたLuck(R)の機能の中でも、シフト管理に役立つポイントをご紹介します。

はたLuck(R)は多くの企業・店舗が導入!

はたLuck(R)は、数多くの企業や店舗で導入されています。多くの企業が導入している実績は、使い勝手の良さの一つの指標になるでしょう。

また、シフト管理アプリの中には特定の業種に特化したものもありますが、はたLuck(R)は飲食店やスーパーマーケット、アパレル、総合ビルマネジメントなど、幅広い業種の企業が導入しています。このことから、業種を問わず、汎用性が高いアプリだといえます。

シフトの回収を自動化

はたLuck(R)は、スタッフがシフト希望をアプリ上で入力するだけでシフト回収が完了します。回収したシフトはそのまま、店長の管理画面上に表示されるため、転記によるミスが減るとともに、店長の負担も軽減できるでしょう。

また、シフトを提出し忘れているスタッフには自動でアラートが届きます。店長がシフトを出していないスタッフに個別に連絡する手間が省けるため、スムーズにシフト希望を回収できるでしょう。

シフト作成や調整もオンラインでできる

はたLuck(R)は、スタッフ別・日別・月別・ポジション(役割)別などの切り口で、出勤人数や時間、人件費などを確認しながらシフトを組むこともできます。

こうした要素を総合的に判断しながら試行錯誤の末にシフトを組む工程と比較すると、手間と時間が大きく削減できるといえるでしょう。また、さまざまな条件を鑑みながらシフトを組むことで、適正シフトの実現に近づきます。

シフト表の共有も自動でスタッフに通知できる

はたLuck(R)では、完成したシフト表がスタッフに自動的に共有・通知されるため、個別に連絡する手間が省けます。店舗に紙で掲示する場合と違い、出勤日が少ないスタッフもスマホで確認できるため、わざわざ店舗に出向かずに済むなど、店長とスタッフ双方にメリットがあるといえるでしょう。

また、確定したシフトを修正する際に、関係するスタッフに限定して通知できる機能も搭載されています。この機能を使えば、シフトの修正も簡略化されるうえ、シフト確認漏れによる欠員を防ぐことができます。

コスト管理もしやすい

はたLuck(R)では、シフト作成時に個人の人件費や店舗の平均人件費を設定することで、必要な人件費が算出される機能がついています。人件費が算出されると、リアルタイムで照らし合わせられるため、人員の過不足を把握したうえで翌月のシフトを組むことが可能です。コスト管理をしたいと思いつつ、シフトを組むことだけで精一杯になってしまっていた店長向きの機能といえます。

トーク機能でコミュニケーションもとりやすい

はたLuck(R)には、スタッフと個別に連絡がとれるトーク機能があります。一般的なチャットツール同様に気軽に連絡がとれるため、シフト変更・調整の連絡をする際にも便利です。

また、スタッフから店長への連絡手段としても使えるため、家庭の事情などあまり知られたくないことを個別で伝えられたり、困ったことがあったら相談できたりと、スタッフが店長に気兼ねなく連絡しやすくなります。このようにスタッフと円滑なコミュニケーションをとることで、スタッフの働きやすい環境づくりにつながるでしょう。

店長がシフト管理の手間を削減したいなら、アプリを使おう!

多岐にわたる店長業務の中でも、とくに重要なシフト管理業務。人件費をはじめとしたコスト管理や、店の運営に直接関わる大切な仕事でありながら、個々の事情を汲んで反映しなければいけない難しい仕事です。

日常業務をひっ迫しうる工数の多い仕事だからこそ、シフト管理業務を効率化できれば他の業務もスムーズに進めやすくなります。その第一歩が、シフト管理アプリの導入です。数あるシフト管理アプリの中から自社に合ったものを選び、シフト管理業務の工数削減を目指してみませんか。