シフト表のテンプレートを使うメリットデメリットとは？エクセルで作る手順まで徹底解説

最終更新日：2026/06/08

毎月のシフト作成に、多くの時間を費やしていませんか？

手書きや手入力での管理は、計算ミスや転記漏れの原因となりやすく、担当者の負担は増える一方です。

この記事では、すぐに使える無料テンプレートの紹介とExcelで見やすいシフト表を作る手順や便利な関数を解説します。シフト表をこれから作りたい方だけでなく、今すでに使っている方もすぐ実践できる業務効率化のためのコツを解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

シフト表の無料テンプレート

シフト表を効率的に作るための無料テンプレートは、数多く公開されています。主な入手先は、Microsoft Excelに最初から入っているもの、Microsoftの公式サイトからダウンロードできるもの、外部のテンプレート配布サイトの3つです。どれも無料で使えて、初心者でも簡単にきれいで見やすいシフト表が作れます。

Microsoft Excel内臓のテンプレート

Microsoft Excelを使えば、さまざまな目的に合わせたテンプレートを簡単に利用できます。ここでは、シフト表のテンプレートを見つけて活用する手順を説明します。

Excelを開き、空白のブックを選択
「ファイル」をクリックし、「その他のテンプレート」を選択
検索ボックスに「シフト表」と入力
使いたいシフト表のテンプレートをクリック

この手順でExcelを使えば、手間をかけずに目的に合ったテンプレートを見つけることができるでしょう。

Microsoft公式サイトのテンプレート

Excel内臓のシフト表では物足りないという方には、Microsoft公式サイトのシフト表テンプレートがおすすめです。Microsoft公式のテンプレートは無料で入手でき、シフト作成業務のデジタル化を考えている方にぴったりです。

Microsoft公式のテンプレートは、こちらから無料でダウンロードできます。

https://www.microsoft.com/ja-jp/office/pipc/template/result.aspx?id=13292

テンプレでは対応できない複雑なシフト管理や法律的な要点を網羅した安全性の高いシフト管理をしたい場合には、「はたLuck」のようなシフト作成支援ツールの活用もおすすめです。

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シフト表の種類

職場の特性や運営方法、従業員の勤務形態によって、最適なシフト表の形式は異なります。一般的に利用されているシフト表は、管理する期間や詳細度に応じて以下の種類に分類されます。

月間シフト
週間シフト
タイムシフト

月間シフト

月間シフト表は、1ヶ月単位で従業員の勤務スケジュールを管理する表です。長期的な人員配置や業務計画の策定に役立ちます。時間単位ではなく、日勤や夜勤、公休といった区分で管理されるのが特徴です。

月間シフト表は、医療関係職やアパレル販売員など、対人接客が中心で交代制を導入している職種でよく利用されています。月ごとのカレンダー形式のため、1日あたりの記載スペースが限られており、詳細な情報をすべて網羅するには不向きという側面があります。

週間シフト

週間シフトは、従業員の勤務予定を1週間単位で管理する表です。各従業員の勤務日と時間を週ごとにまとめることで、短期的なシフト作成が格段にスムーズになります。特に、学生アルバイトが多く、急な欠勤が発生しやすい飲食店やイベントスタッフなどの職場に最適です。

週単位で全体のスケジュールを把握できるため、急な人員不足が生じた際にも、その週のなかで柔軟に調整することが可能です。月間シフトよりも作成頻度が高いため、人手が不足しがちな曜日が把握しやすく、人員配置に関する問題を早期に発見・改善するのに役立ちます。

タイムシフト

タイムシフトとは、従業員一人ひとりの毎日の勤務予定を記載したシフト表のことです。この表により、従業員がいつ、どの時間帯に勤務するのかを一目で把握でき、勤務時間を分単位で正確に管理することが可能になります。特に、複数の従業員が異なる時間帯に勤務する職場でのシフト管理に役立ちます。

タイムシフトの作成には、雇用形態や氏名、役割、勤務開始・終了時刻、合計時間などの基本項目が必要です。毎日シフト表を作成・交換する手間はありますが、きめ細やかな人員配置が可能となり、人件費の効率化や稼働率の向上につながるというメリットがあります。

エクセルシフト管理が向いているケースとは

エクセルでのシフト管理は、職場の規模や勤務パターンによって適性が大きく変わります。小規模なチームであれば問題なく運用できますが、複雑な調整が必要な職場では限界が生じることもあります。エクセルでのシフト管理が特に効果的なのは、以下のようなケースです。

スタッフ数が少ない
勤務パターンが固定化されている職場
エクセル操作に慣れた担当者がいる
初期費用を抑えて手軽に始めたい
自社のルールに合わせて柔軟にカスタマイズしたい

一方で、以下のような状況では、エクセルでの管理には限界があります。

スタッフ数が多くシフト作成が煩雑になりがちな場合
早番・遅番・休暇など勤務パターンが多様な場合
シフト希望の収集や急な変更対応が多い場合
複数店舗間で人員を融通する必要がある場合

シフト作成する際に使える便利な関数

表計算ソフトでシフト表を管理する際、関数を使えば手作業での入力や計算の手間を大幅に省けます。さらに、計算ミスや入力漏れといったミスを防ぐ効果も期待できるでしょう。シフト作成する際に使える便利な関数は、以下のとおりです。

COUNTIF
VLOOKUP
SUMIF

COUNTIF

COUNTIF関数は、指定した範囲の中から、特定の条件に合うセルの数を数える機能です。この関数を使うと、「特定のスタッフの月間出勤日数」や「『早番』や『遅番』といった特定のシフトに入った回数」などを自動で集計できます。

COUNTIF関数の記述方法は、以下のとおりです。

=COUNTIF(範囲,検索条件)

VLOOKUP

VLOOKUP関数は、ExcelやGoogleスプレッドシートなどで指定した範囲の表を検索し、特定のデータに対応する値を取り出すことができる便利な機能です。

例えば、従業員名簿を別のシートに作成しておけば、シフト表に担当者名を入力するだけで、その人の役職や時給といった情報を自動で表示させることが可能です。これにより、手作業でのデータ入力ミスを防ぎ、作業効率を大幅に向上させることができます。

VLOOKUP関数の記述方法は、以下の通りです。

=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, [検索方法])

SUMIF

SUMIF関数は、指定した範囲のなかから、特定の条件に合うセルの値だけを合計できる便利な機能です。シフト表などで活用すれば、日々の労働時間を入力しておくだけで、「平日のみ」や「土日のみ」といった条件で総労働時間を自動計算することが可能です。

SUMIF関数の記述方法は、以下のとおりです。

=SUMIF(範囲, 検索条件, [合計範囲])

エクセルでシフト表を作る手順

Excelでシフト表を作成すると、関数を組み合わせることで勤怠管理や給与計算を自動化できます。ここでは、初心者の方でも効率的に表を作成するための手順を紹介します。

日付をDATE関数で入力する
曜日をWEEKDAY関数で入力する
出勤日数をCOUNTA関数で入力する
稼働人数をCOUNTIF関数で入力する
その日の出勤人数をSUM関数で入力する

1. 日付をDATE関数で入力する

シフト管理表を作成する際、日付の正確な入力は欠かせません。月間シフト表などでは、「〇年〇月」という形式で年月をわかりやすく表示するのが一般的です。

まず、Excelのシート上に「年」と「月」を入力するためのスペースを設けましょう。例えば、A1セルに「2020」、B1セルに「年」、C1セルに「4」、D1セルに「月」と入力します。

このように準備ができたら、日付を表示したいセルに「=DATE(A1,C1,1)」という数式を入力してください。すると、そのセルに「2020/04/01」のように、自動で日付が「年/月/日」の形式で表示されます。

2. 曜日をWEEKDAY関数で入力する

シフト管理表を作成する際は、日付と曜日をセットで入力すると、より見やすくなります。

例えば、B2セルに「2020/04/01」と日付が入っているとしましょう。B3セルに「=WEEKDAY(B2)」と入力すると、曜日が数字で表示されます。この数式をB3セルからAF3セルまでコピーすると、各日付に対応して「1」から「7」までの数字が割り振られます。

この状態では、まだ数字でしか表示されていないため、わかりやすくするために表示形式を調整しましょう。B3セルからAF3セルまでを選択した状態で右クリックし、「セルの書式設定」を選びます。

「表示形式」タブで「ユーザー定義」を選択し、「種類」の欄に「aaa」と入力すると、数字が「月・火・水…」といった日本語の曜日に変わります。「ddd」と入力すれば、英語の曜日（Mon, Tue, Wed…）で表示することもできます。

3. 出勤日数をCOUNTA関数で入力する

従業員が月に何日出勤したかを把握するには、COUNTA関数が便利です。COUNTA関数はセルに文字や数字など、何らかの値が入力されている場合に、そのセルを自動的に数え上げる機能を持っています。

出勤日数を表示したいセルにCOUNTA関数を入力すると、月間の出勤日数が自動で計算されます。これにより、手作業での集計作業が不要になり、迅速かつ正確に月間の出勤日数を確認できるようになります。

4. 稼働人数をCOUNTIF関数で入力する

早番・遅番・日勤・夜勤などのシフト制を導入している場合、各時間帯で実際に勤務する人数を正確に把握することは、人員配置を最適化するために重要です。COUNTIF関数を使えば、稼働人数の集計を効率的に行うことが可能です。

COUNTIF関数を利用するには、まずシフト管理表に各従業員がどのシフトに就くかを正確に入力しておく必要があります。シフト区分が入力されている列全体を選択し、検索条件として「早番」のように具体的なシフト区分を指定します。

これにより、COUNTIF関数は指定した範囲内で「早番」と記載されているセルの数を自動的にカウントし、その時間帯の稼働人数を瞬時に把握することができます。

5. その日の出勤人数をSUM関数で入力する

日々の出勤人数を把握するのに、SUM関数は効果的な機能です。SUM関数は、指定した範囲の数値を合計する関数です。COUNTIF関数と組み合わせると、各時間帯の出勤者数を正確に把握できます。これらの人数をSUM関数で合計すれば、その日の総出勤人数を簡単に計算できます。

さらに、シフト管理表の書き方を工夫すれば、SUM関数を使って従業員ごとの月間総労働時間を計算することも可能です。

シフト表を作成するのが難しい状況にある方には、シフト作成ツールの導入がおすすめです。シフト作成ツールは、管理者の手間を省き、従業員が円滑に業務できるよう安定したシフト管理を実現します。シフト作成ツールに関する詳しい情報は、こちらをご覧ください。

関連記事：【2025年最新】シフト管理システム12選｜導入事例や選び方も解説

シフト作成にテンプレートを使うメリットデメリット

多くの企業では、シフト表をイチから作成するのではなく、公開されているテンプレートを活用しています。テンプレートを使えば作成時間を大幅に短縮できますが、運用面での課題も存在します。自社の規模や管理の複雑さに合わせて、テンプレートの特性を理解しておくことが重要です。

メリット

シフト作成にテンプレートを使えば、完成されたフォーマットがあるため、すぐにシフト作成に着手でき、担当者の業務負担を軽減できます。多くのテンプレートは無料で利用でき、専用のシフト管理システム導入にかかるコストを抑えることが可能です。

勤務時間や日数を自動計算する機能を使えば、手計算による集計ミスや入力漏れを防ぎやすくなります。さらに、労働時間の上限チェックや休憩時間に関する注意喚起機能が備わったテンプレートも存在し、労働基準法を考慮したシフト管理が容易になります。

デメリット

会社独自の勤務形態や複雑な社内ルールがある場合、テンプレートの基本的な機能だけでは対応が難しいことがあります。また、高度なカスタマイズや修正を行おうとすると、Excelやスプレッドシートに関する専門的な知識が求められるケースも少なくありません。

さらに、Excelファイルをメールなどで共有する際には、どのファイルが最新版かわからなくなる、複数人での同時編集ができないといった問題が起こりがちです。その結果業務の遅延につながる可能性があります。加えてテンプレートが古い場合、最新の労働基準法に対応しておらず、意図せず法令違反となるリスクも考えられます。